Mục tiêu rất dễ đặt ra. Nhưng đạt được chúng? Đó là lúc mọi thứ trở nên rắc rối.
Một công việc biến thành mười công việc. Ưu tiên thay đổi. Mọi người mất dấu ai đang làm việc gì, và đột nhiên, "kế hoạch rõ ràng" đó không còn rõ ràng nữa.
Nhưng không nhất thiết phải như vậy.
Mẫu kế hoạch hành động giúp bạn vạch ra chính xác những việc cần làm, ai sẽ thực hiện và thời hạn hoàn thành mà không cần phải bắt đầu lại từ đầu mỗi lần.
Trong bài đăng trên blog này, bạn sẽ tìm thấy một số lựa chọn mẫu kế hoạch hành động miễn phí của ClickUp để chuyển từ việc đặt mục tiêu sang đạt được mục tiêu mà không gặp phải sự lộn xộn.
Hãy bắt tay vào làm ngay! 📝
Kế hoạch hành động là gì?
Kế hoạch hành động là một chiến lược chi tiết vạch ra các bước cụ thể cần thiết để đạt được một mục tiêu hoặc mục đích cụ thể. Nó chia các dự án lớn thành các công việc nhỏ hơn, dễ quản lý với thời hạn và trách nhiệm được xác định rõ ràng.
Kế hoạch hành động đảm bảo rằng tất cả các bên chịu trách nhiệm hiểu rõ vai trò của mình và những việc cần làm để đạt được mục tiêu. Kế hoạch này giúp theo dõi tiến độ, xác định các trở ngại tiềm ẩn và điều chỉnh chiến lược khi cần thiết.
🧠 Thông tin thú vị: Kế hoạch hành động là một phần của chiến lược quân sự cổ đại. Các tướng quân ở La Mã và Trung Quốc cổ đại đã ghi chép lại các chiến lược chiến đấu từng bước — phiên bản đầu tiên của kế hoạch hành động.
Cách tạo kế hoạch hành động
Bạn đã có mục tiêu. Giờ là lúc vạch ra kế hoạch để hoàn thành mục tiêu đó. Dưới đây là cách xây dựng kế hoạch hành động để mọi việc diễn ra suôn sẻ. 👇
- Xác định mục tiêu của bạn: Bắt đầu bằng cách nêu rõ mục tiêu bạn muốn đạt được. Đảm bảo mục tiêu đó là cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn (SMART)
- Danh sách các bước có thể thực hiện: Xác định các công việc khóa sẽ thúc đẩy dự án tiến lên. Hãy chính xác, mỗi hành động phải có mục đích và kết quả rõ ràng
- Phân công trách nhiệm: Xác định ai sẽ chịu trách nhiệm cho từng công việc. Phân công nhiệm vụ rõ ràng giúp tăng cường trách nhiệm và hiệu quả
- Đặt thời hạn: Thiết lập dòng thời gian thực tế cho từng công việc. Thời hạn giúp duy trì đà tiến độ và đảm bảo hoàn thành dự án đúng hạn
- Phân bổ nguồn lực: Dành riêng các công cụ, ngân sách và vật liệu cần thiết cho từng công việc. Bằng cách này, bạn có thể duy trì tiến độ công việc suôn sẻ mà không phải tranh giành nguồn lực giữa chừng
- Theo dõi tiến độ: Thường xuyên xem xét tiến độ của từng công việc. Điều này cho phép điều chỉnh kịp thời và giữ cho kế hoạch hành động đi đúng hướng
- Đánh giá và điều chỉnh: Thường xuyên kiểm tra tiến độ so với kế hoạch và sẵn sàng điều chỉnh khi cần thiết. Nếu có điều gì đó không hiệu quả, hãy thực hiện những thay đổi cần thiết
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Lập kế hoạch phòng ngừa sự phá hoại (vâng, từ chính bạn trong tương lai). Bạn trong tương lai có thể trở nên lười biếng, quá tải hoặc mất tập trung. Viết một dòng dưới mỗi công việc: 'Nếu tôi không muốn làm việc này, tôi sẽ...' Đây là một biện pháp phản công có sẵn.
Điều gì tạo nên một mẫu kế hoạch hành động tốt?
Một mẫu kế hoạch hành động dự án tốt cho bạn biết chính xác những việc cần làm, ai sẽ làm và khi nào phải hoàn thành. Hãy phân tích những đặc điểm làm cho một mẫu thực sự hiệu quả. 🎯
- Bao gồm các phần có thể điều chỉnh: Có các trường tùy chọn có thể tùy chỉnh, thêm hoặc xóa tùy theo nhu cầu của dự án
- Khuyến khích nhập liệu nhất quán: Sử dụng các trường có cấu trúc như bảng hoặc danh sách kiểm tra để giữ cho các mục nhập của người dùng thống nhất
- Làm rõ quyền sở hữu công việc: Tách riêng các trường cho người được giao, thời hạn và các phụ thuộc để dễ dàng theo dõi trách nhiệm
- Cho phép cập nhật liên tục: Hỗ trợ thay đổi trạng thái, ghi chú hoặc thời gian theo thời gian thực mà không làm hỏng định dạng mẫu
- Hỗ trợ sử dụng cộng tác: Chứa nhiều người đóng góp với không gian dành riêng cho nhận xét hoặc cột mốc được chia sẻ
- Ưu tiên sự rõ ràng về mặt thị giác: Sử dụng khoảng cách, kiểu chữ và tiêu đề lớn nhất quán để nội dung có thể được quét qua một cách nhanh chóng
- Cung cấp hướng dẫn tích hợp: Bao gồm các hướng dẫn ngắn gọn hoặc văn bản giữ chỗ để giúp người dùng điền chính xác vào từng phần
20 mẫu kế hoạch hành động miễn phí
Bắt đầu với một trang trống sẽ làm chậm tiến độ công việc. Cho dù bạn đang khởi động một dự án hay điều chỉnh nhóm của mình, một mẫu kế hoạch hành động kinh doanh sẵn sàng có thể tạo ra sự khác biệt.
ClickUp, ứng dụng làm việc toàn diện, cung cấp các mẫu cho các nhóm, mục tiêu và tiến độ thực tế.
Hãy khám phá một số mẫu tốt nhất từ nền tảng quản lý dự án này mà bạn có thể bắt đầu sử dụng ngay lập tức. 🤩
1. Mẫu kế hoạch hành động ClickUp
Mẫu Kế hoạch hành động ClickUp là không gian lý tưởng để biến các mục tiêu lớn thành các công việc tập trung, dễ quản lý trên bảng trắng kỹ thuật số. Mẫu này được thiết kế để chia nhỏ chiến lược của bạn thành các bước rõ ràng và theo dõi tiến độ công việc của bạn trong thời gian thực.
Mẫu kế hoạch hành động trống được tổ chức thành ba hàng ngang: Đánh giá hàng tuần, Đánh giá hàng tháng và Đánh giá hàng quý. Bạn có thể lập bản đồ các nhiệm vụ bằng cách sử dụng ghi chú dán và sắp xếp chúng thành ba cột đơn giản: Cần làm, Đang làm và Đã hoàn thành. Thiết lập này trong Bảng trắng ClickUp cung cấp cho bạn một nhịp điệu rõ ràng để đánh giá tiến độ và điều chỉnh các ưu tiên.
Cần tùy chỉnh? Bạn có thể điều chỉnh các phần, thêm chi tiết và điều chỉnh bố cục cho mọi thứ, từ danh sách kiểm tra khi bắt đầu đến triển khai trên mạng xã hội.
📌 Lý tưởng cho: Các nhóm mong muốn chia nhỏ các dự án phức tạp thành các công việc có thể quản lý được, đảm bảo các bước rõ ràng để đạt được mục tiêu.
📮 ClickUp Insight: Xây dựng kế hoạch hành động là một chuyện, tuân thủ các ưu tiên phù hợp lại là một chuyện khác. Khảo sát của chúng tôi cho thấy 76% chuyên gia sử dụng hệ thống riêng để quản lý công việc, nhưng 65% vẫn mặc định chọn những việc dễ dàng hơn là tiến độ có ý nghĩa.
ClickUp giúp kế hoạch hành động luôn tập trung. Với quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI và các cờ ưu tiên tùy chỉnh, bạn có thể đánh dấu những việc quan trọng nhất và thực hiện kế hoạch của mình một cách rõ ràng và có mục đích.
2. Mẫu kế hoạch hành động khắc phục của ClickUp
Mẫu Kế hoạch Hành động Khắc phục của ClickUp giúp bạn nhanh chóng và rõ ràng chuyển từ xác định vấn đề sang thực hiện các biện pháp khắc phục. Mẫu này được thiết kế để giúp việc giải quyết vấn đề trở nên dễ dàng hơn và có thể thực hiện được, đặc biệt là khi rủi ro cao và thời gian là yếu tố quan trọng.
Bạn có thể sử dụng mẫu này làm mẫu đánh giá hiệu suất để:
- Xác định và chỉ ra những gì không hiệu quả: Bắt đầu với 'Các lĩnh vực cần cải thiện' để xác định chính xác những khoảng cách về hiệu suất
- Xác định nguyên nhân gốc rễ: Phân tích từng vấn đề và tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ, sử dụng phần chuyên dụng 'Vấn đề và Nguyên nhân gốc rễ'
- Khám phá các giải pháp thực tế: Sử dụng khu vực 'Giải pháp khả thi' để brainstorm và đánh giá các phương án khác nhau trước khi đưa ra kết luận
- Xác định thành công bằng số: Thiết lập phần "Đo lường thành công" với các chỉ số KPI hoặc các chỉ số cụ thể
📌 Lý tưởng cho: Các nhóm giải quyết các vấn đề về hiệu quả quy trình bằng cách xác định nguyên nhân gốc rễ và thực hiện các biện pháp phòng ngừa để cải thiện quy trình hoạt động.
📖 Đọc thêm: Mẫu biểu mẫu hành động khắc phục miễn phí
3. Mẫu kế hoạch hành động gắn kết nhân viên của ClickUp
Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một cuộc họp nhóm ngoài công ty hoặc triển khai một chiến lược truyền thông nội bộ mới, bạn cần một kế hoạch hành động để mọi việc diễn ra suôn sẻ. Mẫu Kế hoạch hành động gắn kết nhân viên của ClickUp cung cấp một cách cụ thể để lập bản đồ các sáng kiến này và điều chỉnh các mục tiêu để phát triển nhóm tốt hơn.
Đây là tài liệu ClickUp có cấu trúc, có thể chỉnh sửa và chứa đầy các ví dụ sẵn sàng sử dụng.
Dưới đây là những việc bạn có thể làm với nó:
- Danh sách và sắp xếp các mục hành động, chẳng hạn như phiên phản hồi hoặc chương trình đào tạo
- Phân công công việc trực tiếp trong Tài liệu với người phụ trách và thời hạn hoàn thành
- Chia sẻ thông tin cập nhật, xin phê duyệt và lưu trữ mọi thứ ở một nơi
- Theo dõi kết quả có thể đo lường được để xem công việc nào hiệu quả và công việc nào không hiệu quả
📌 Lý tưởng cho: Các chuyên gia nhân sự và trưởng nhóm tập trung vào việc nâng cao tinh thần làm việc thông qua các sáng kiến có mục tiêu và kết quả có thể đo lường được.
🔍 Bạn có biết? Walt Disney đã sử dụng một biểu mẫu kế hoạch hành động cho các dự án sáng tạo. Ông được cho là đã chia mọi ý tưởng thành ba giai đoạn: người mơ mộng, người thực tế và người phê bình — về cơ bản là lập kế hoạch, thực hiện và đánh giá.
4. Mẫu kế hoạch hành động khảo sát mức độ tương tác của ClickUp
Bạn có một đống kết quả khảo sát mức độ tương tác và không biết bắt đầu từ đâu? Mẫu kế hoạch hành động khảo sát mức độ tương tác của ClickUp giúp bạn chuyển phản hồi của nhân viên và khách hàng thành hành động tập trung, có thể đo lường được.
Trong mẫu, bạn sẽ tìm thấy các bảng có thể chỉnh sửa giúp bạn:
- Ghi lại kết quả khảo sát vào cột "Mô tả vấn đề" và "Khu vực" để nắm bắt vấn đề đang xuất hiện ở đâu, cho dù đó là trong một nhóm hoặc quy trình cụ thể
- Sử dụng các phần 'Nguyên nhân gốc rễ' và '4M 1E' để đi sâu hơn và xác định chính xác nguyên nhân gây ra sự không hài lòng
- Theo dõi tác động bằng cột 'Chỉ số giải pháp'. Đặt điểm chuẩn để biết liệu thay đổi có hữu ích hay không
- Điền vào trường "Người chịu trách nhiệm" và "Ngày hoàn thành" để đảm bảo mọi mục hành động đều được tiến hành với trách nhiệm rõ ràng
📌 Phù hợp cho: Quản lý nhân sự phân tích phản hồi của nhân viên để phát triển các chiến lược khả thi nhằm nâng cao sự tham gia và hài lòng của nhân viên.
5. Mẫu Kế hoạch Hành động Khẩn cấp cho Doanh nghiệp Nhỏ của ClickUp
Hãy coi mẫu này như kế hoạch "phá kính trong trường hợp khẩn cấp" của bạn.
Mẫu Kế hoạch Hành động Khẩn cấp cho Doanh nghiệp Nhỏ của ClickUp vạch ra chính xác những việc cần làm tiếp theo — ai làm gì, đi đâu và làm thế nào để duy trì hoạt động kinh doanh ngay cả khi mọi thứ dường như hỗn loạn.
Ví dụ: một sự cố mất điện xảy ra tại tiệm bánh địa phương vào giờ cao điểm buổi sáng. Với mẫu này, bạn đã có sẵn một kế hoạch từng bước để thực hiện — liên lạc với nhân viên, liên hệ với nguồn điện dự phòng, thủ tục hoàn tiền và danh sách kiểm tra để di chuyển hàng hóa dễ hỏng.
Sử dụng mẫu này để:
- Ghi chép các hành động phản ứng rõ ràng, đơn giản cho các trường hợp khẩn cấp khác nhau dựa trên nhu cầu kinh doanh thực tế của bạn
- Tổ chức các chi tiết liên lạc khẩn cấp, như sở cứu hỏa địa phương, chủ nhà, đại diện bảo hiểm hoặc hỗ trợ CNTT, ở một nơi an toàn và dễ truy cập
- Phân công vai trò trong nhóm để mọi người đều biết trách nhiệm của mình khi bị áp lực
- Lên lịch các buổi tập huấn hoặc ôn tập bằng cách sử dụng ngày đáo hạn công việc và nhắc nhở định kỳ
- Thêm ghi chú chi tiết, sơ đồ mặt bằng và tệp khóa vào từng phần
📌 Lý tưởng cho: Chủ doanh nghiệp nhỏ chuẩn bị cho các sự kiện không lường trước, đảm bảo phản ứng có tổ chức để duy trì hoạt động.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng biểu tượng cảm xúc làm dấu hiệu khẩn cấp trong kế hoạch hành động của bạn. Bạn có thể thử các mã biểu tượng cảm xúc trực quan: lửa cho khẩn cấp, rùa cho chậm, và đồng hồ cát cho có thời hạn. Điều này rất thú vị và não bộ của bạn xử lý hình ảnh nhanh hơn từ ngữ.
6. Mẫu kế hoạch hành động khẩn cấp trong xây dựng của ClickUp
Một giàn giáo sập, một đường ống gas bị vỡ, hoặc một vụ say nắng – các tình huống khẩn cấp trong xây dựng có thể leo thang nhanh chóng, và do dự không phải là lựa chọn.
Mẫu Kế hoạch Hành động Khẩn cấp trong Xây dựng của ClickUp cung cấp cho bạn một khung thực tế, sẵn sàng sử dụng để xử lý các tình huống khủng hoảng tại các công trường đang hoạt động. Bạn sẽ có các bước được xác định trước, vai trò được phân công và các quy trình an toàn sẵn sàng để thực hiện.
Dưới đây là những việc bạn có thể làm với nó:
- Lập bản đồ các tình huống khẩn cấp để mọi thành viên trong đội biết phải làm gì dựa trên các mối đe dọa cụ thể tại nơi làm việc của bạn
- Phân công các vai trò khẩn cấp như nhân viên an toàn, trưởng nhóm ứng cứu khẩn cấp và nhân viên liên lạc
- Sử dụng hình ảnh và bảng để tạo danh sách kiểm tra trực quan và sơ đồ cụ thể cho từng trang web
📌 Phù hợp cho: Quản lý công trường xây dựng cần tạo các quy trình khẩn cấp chi tiết để bảo vệ công nhân và tuân thủ các quy định an toàn.
7. Mẫu kế hoạch hành động khẩn cấp tại nơi làm việc của ClickUp
Mẫu Kế hoạch hành động khẩn cấp tại nơi làm việc của ClickUp cho phép bạn lập kế hoạch, theo dõi và thực hiện từng bước trong phản ứng khẩn cấp của mình.
Với tính năng quản lý công việc tích hợp, bạn có thể theo dõi tiến độ của các cuộc diễn tập an toàn và chuẩn bị cho trường hợp khẩn cấp. Mẫu này cũng cho phép bạn lưu trữ tất cả các quy trình khẩn cấp và danh sách liên lạc có liên quan ở một nơi, đảm bảo dễ dàng truy cập trong trường hợp khẩn cấp.
Các cột mốc và tự động hóa trong ClickUp lên lịch và theo dõi các bài tập thường xuyên, đảm bảo nhóm của bạn luôn sẵn sàng. Ngoài ra, chúng còn giúp bạn ghi lại các nhiệm vụ phục hồi sau khủng hoảng và phân công trách nhiệm để nhanh chóng tiếp tục hoạt động.
📌 Lý tưởng cho: Các tổ chức đang xây dựng kế hoạch sơ tán toàn diện và các quy trình an toàn để bảo vệ nhân viên trong trường hợp khẩn cấp.
🔍 Bạn có biết? Lập kế hoạch hành động dẫn đến những cải thiện có thể đo lường được trong kết quả của tổ chức. Các tổ chức phát triển và thực hiện kế hoạch hành động có thể đạt được những cải thiện đáng kể trong các chỉ số hiệu suất khác nhau.
8. Mẫu kế hoạch hành động xử lý sự cố ClickUp
Một sự cố an ninh mạng xảy ra vào lúc 2 giờ sáng không phải là thời điểm để tìm hiểu ai đang làm gì hoặc các tệp khôi phục được lưu ở đâu. Đó là lúc Mẫu kế hoạch hành động sự cố của ClickUp phát huy tác dụng.
Nếu hệ thống CNTT của bạn gặp sự cố ở nhiều địa điểm, mẫu này sẽ giúp bạn thực hiện các hành động nhanh chóng, có tổ chức bằng cách vạch ra rõ ràng các bước tiếp theo. Thêm các chi tiết quan trọng vào các phần như:
- Tóm tắt tình huống: Bao gồm bản đồ, trạng thái hệ thống hoặc bối cảnh liên quan để nhanh chóng làm rõ vấn đề
- Kế hoạch thực hiện: Phân chia công việc với người phụ trách, thời hạn và các yếu tố phụ thuộc
- Thông tin liên hệ của nhóm xử lý sự cố: Danh sách vai trò, số điện thoại và trách nhiệm để phối hợp nhanh chóng
- Phê duyệt kế hoạch sự cố: Sử dụng các trường ký xác nhận tích hợp sẵn để ghi lại các phê duyệt và theo dõi trách nhiệm
Không giống như mẫu trước, tập trung vào sự chuẩn bị chủ động, Mẫu kế hoạch hành động sự cố được thiết kế riêng cho phản ứng tức thời, phản ứng nhanh và quản lý sự cố liên tục.
📌 Lý tưởng cho: Các nhóm quản lý khủng hoảng phối hợp ứng phó với sự cố, đảm bảo hành động nhanh chóng và hiệu quả để giảm thiểu tác động.
9. Mẫu kế hoạch hành động SMART của ClickUp
Bạn đang cố gắng giảm 15% tỷ lệ khách hàng rời bỏ trong quý tới? Đó là một mục tiêu vững chắc, nhưng sẽ vô ích trừ khi bạn chia nhỏ thành các bước rõ ràng, phân công trách nhiệm và đặt thời hạn thực hiện. Mẫu Kế hoạch hành động SMART của ClickUp biến mục tiêu lớn và mơ hồ đó thành một kế hoạch cụ thể.
Đây là một tài liệu có cấu trúc giúp bạn xác định và ghi lại các mục tiêu SMART để bạn có thể tạo một kế hoạch toàn diện với các công việc và nguồn lực cần thiết để hoàn thành chúng.
Trong mẫu, bạn sẽ có:
- Bảng phân tích mục tiêu SMART cung cấp năm trường có cấu trúc để bạn xác định rõ phạm vi của từng mục tiêu
- Hướng dẫn từng bước để giúp bạn hoàn thành từng phần
- Phần Theo dõi, nơi bạn có thể thêm các kết quả chính, danh sách hỗ trợ cần thiết và theo dõi ngày đánh giá
📌 Lý tưởng cho: Cá nhân và nhóm cài đặt mục tiêu SMART với các bước hành động rõ ràng và chỉ số hiệu suất chính (KPI).
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Viết ra một công việc mà bạn sẽ cố tình bỏ qua. Gọi đó là "công việc hy sinh". Hãy xây dựng sự linh hoạt để có thể bỏ qua một số việc nếu có chuyện bất ngờ xảy ra. Điều này sẽ rèn luyện bạn tập trung vào những việc cần thiết và tránh bị kiệt sức.
10. Mẫu kế hoạch hành động mục tiêu SMART của ClickUp
Việc khởi động một vòng phản hồi khách hàng mới trong vòng 30 ngày nghe có vẻ tuyệt vời trên giấy cho đến khi bạn nhận ra rằng không ai rõ về các kết quả cần đạt được hoặc ai là người chịu trách nhiệm. Mẫu Kế hoạch hành động mục tiêu SMART của ClickUp giúp thu hẹp khoảng cách đó.
Mặc dù trông giống với Mẫu kế hoạch hành động SMART, nhưng mẫu này phục vụ mục đích khác. Cả hai mẫu đều dựa trên phương pháp SMART, nhưng mẫu trước phù hợp hơn cho việc thực hiện dự án toàn diện với trọng tâm là quản lý công việc. Trong khi đó, mẫu này được thiết kế riêng để đặt mục tiêu và theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu cụ thể.
Sử dụng các nhãn trạng thái như Lập kế hoạch, Thực hiện, Đánh giá và Hoàn thành để đặt mục tiêu công việc chuyên nghiệp. Những nhãn này đặc biệt hữu ích khi làm việc với nhiều cộng tác viên hoặc báo cáo lên cấp trên.
📌 Lý tưởng cho: Các chuyên gia vạch ra kế hoạch chi tiết để đạt được các mục tiêu SMART, tăng cường sự tập trung và trách nhiệm.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tận dụng phần theo dõi tình trạng mục tiêu tích hợp sẵn để điều chỉnh hướng đi trước khi bị tụt hậu. Tính năng này rất hữu ích cho mọi việc, từ đạt chỉ tiêu hiệu suất hàng quý đến triển khai chương trình đào tạo mới cho các bộ phận.
11. Mẫu kế hoạch hành động hàng ngày của ClickUp
Mẫu Kế hoạch hành động hàng ngày của ClickUp giúp bạn tổ chức ngày của mình một cách có mục đích hơn.
Bạn có thể sử dụng nó để vạch ra một kế hoạch rõ ràng, hướng đến hành động cho ngày hôm đó. Ví dụ: giả sử bạn đang phải xoay xở giữa một bản trình bày cho khách hàng, hai bản cập nhật cho các bên liên quan và xem xét các phiếu sprint. Thay vì một danh sách công việc rời rạc, mẫu này giúp bạn cấu trúc ngày làm việc với kế hoạch nhanh chóng và điều chỉnh linh hoạt.
Mẫu này cho phép bạn:
- Đánh dấu công việc có tác động lớn để bạn không bị chôn vùi trong các mục phản ứng
- Phân bổ khối thời gian thực tế cho từng công việc để ngày làm việc dễ quản lý hơn
- Sử dụng Trường Tùy chỉnh như Bộ phận, Loại công việc, Mức độ phức tạp của công việc và Tiến độ mục tiêu để sắp xếp các công việc cụ thể
- Theo dõi tiến độ trong khi thực hiện với các thẻ trạng thái công việc và chỉ báo trực quan được tích hợp sẵn
📌 Lý tưởng cho: Những người lập kế hoạch hàng ngày để sắp xếp công việc nhằm tối đa hóa năng suất và đảm bảo hoàn thành mục tiêu thành công.
12. Mẫu ma trận ưu tiên hành động ClickUp
Một số quyết định không cần cuộc họp dài. Chúng chỉ cần một mẫu ma trận rõ ràng và một vài ghi chú dán.
Giả sử bạn đang ở giữa dự án và công việc tồn đọng ngày càng nhiều. Bạn đang phải xoay xở giữa việc sửa lỗi, cập nhật tính năng, đánh giá nội bộ và phản hồi vào phút chót từ các bên liên quan. Mẫu Ma trận ưu tiên hành động ClickUp giúp bạn kéo và thả các công việc vào một trong bốn danh mục rõ ràng:
- Thành công nhanh (Tác động lớn, Nỗ lực ít): Sửa mã hai dòng giúp cải thiện trải nghiệm người dùng ngay lập tức
- Dự án lớn (Tác động lớn, Nỗ lực cao): Tương tự như việc cải tổ luồng công việc mới, việc này tốn thời gian nhưng mang lại giá trị lâu dài
- Các công việc cần bổ sung (Tác động thấp, Nỗ lực cao): Các công việc tiêu tốn tài nguyên nhưng không mang lại kết quả đáng kể. Các công việc cần xem xét lại
- Công việc không được đánh giá cao (tác động thấp, nỗ lực thấp): Những công việc này sẽ không thay đổi nhiều. Hãy phân công cho người khác hoặc bỏ qua chúng
Bắt đầu với vùng màu xám ở bên cạnh — ghi tất cả công việc của bạn vào đó bằng các ghi chú dán kỹ thuật số. Sau đó, khi bạn đã đánh giá nỗ lực và tác động, hãy di chuyển chúng qua ma trận ưu tiên hành động. Bạn thậm chí có thể mã hóa màu sắc cho các ghi chú để phản ánh các bộ phận, chủ sở hữu hoặc mức độ khẩn cấp.
📌 Lý tưởng cho: Các nhóm ưu tiên công việc dựa trên tác động và nỗ lực, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định chiến lược và phân bổ nguồn lực.
🔍 Bạn có biết? Nghiên cứu phân tích 94 nghiên cứu khác nhau cho thấy những người lập kế hoạch hành động cụ thể, như quyết định thời gian, địa điểm và cách thức hành động, có nhiều khả năng thực hiện kế hoạch hơn. Sự sắp xếp thêm này tạo ra sự khác biệt.
13. Mẫu kế hoạch hành động quản lý ClickUp
Mẫu Kế hoạch hành động quản lý của ClickUp được thiết kế để khởi động một kế hoạch chiến lược, quản lý các phản ứng quan trọng hoặc điều phối các nhóm xung quanh các cải tiến hoạt động.
Giả sử bạn đang dẫn dắt một sáng kiến toàn công ty nhằm tự động hóa quá trình nhập việc của nhân viên — làm việc với bộ phận CNTT để thiết lập tài khoản, bộ phận nhân sự để hợp lý hóa việc thu thập tài liệu và bộ phận vận hành để điều phối việc giao thiết bị.
Các hành động chính bạn có thể thực hiện bằng mẫu này:
- Phác thảo mục tiêu nhập môn của bạn trong phần Mục tiêu để mỗi bộ phận biết vai trò và kết quả công việc của mình
- Chia sáng kiến thành các công việc con như 'Tạo danh sách kiểm tra nhập học', 'Cung cấp phần mềm' hoặc 'Gửi bộ tài liệu chào mừng', mỗi công việc có dòng thời gian và người phụ trách
- Đánh dấu các trở ngại tiềm ẩn và ghi chép kế hoạch khắc phục trong mỗi mục hành động để luôn chủ động
📌 Lý tưởng cho: Các nhà lãnh đạo phát triển các chiến lược có cấu trúc để đạt được các mục tiêu của tổ chức, điều chỉnh nỗ lực của nhóm phù hợp với mục tiêu kinh doanh và dự án.
14. Mẫu kế hoạch hành động chung của ClickUp
Kế hoạch hành động chung chỉ hiệu quả khi cả hai bên cam kết thực hiện từng bước để hoàn thành nhiệm vụ. Mẫu Kế hoạch hành động chung của ClickUp cung cấp cho bạn cấu trúc để thực hiện điều đó mà không cần trao đổi email qua lại, bỏ dở công việc hoặc thay đổi kỳ vọng.
Là trưởng dự án, bạn đang quản lý quá trình tiếp nhận khách hàng sau khi ký kết hợp đồng. Nhóm của bạn đang xử lý các thời hạn nội bộ như cuộc họp khởi động và thiết lập hệ thống, trong khi khách hàng chịu trách nhiệm về các công việc như cung cấp quyền truy cập và điều phối các bên liên quan.
Mẫu này giúp bạn xác định các mục tiêu chung ngay từ đầu, như các chỉ số thành công của quá trình nhập môn hoặc các mục tiêu thí điểm, để tiến độ luôn gắn liền với kết quả. Ngoài ra, bạn có thể phát hiện sớm các trở ngại bằng cách sử dụng nhận xét, cập nhật công việc hoặc thay đổi thời hạn để kế hoạch của bạn có thể điều chỉnh theo nhu cầu.
📌 Lý tưởng cho: Các nhóm đa chức năng và quản lý dự án cần phối hợp các mục tiêu chung, xác định trách nhiệm và theo dõi tiến độ của quy trình kinh doanh một cách hợp tác.
15. Mẫu kế hoạch hành động tiếp thị ClickUp
Ra mắt sản phẩm vào quý tiếp theo và chuyển từ chiến lược sang hành động không phải là điều dễ dàng. Mẫu Kế hoạch hành động tiếp thị ClickUp cung cấp cho bạn một không gian sẵn sàng cho các nhiệm vụ để lập bản đồ chi tiết cho mọi chiến dịch tiếp thị của bạn.
Giả sử bạn đang lên kế hoạch triển khai một tính năng phần mềm mới. Bạn sẽ cần một kế hoạch thực tế để hoàn thành dự án tiếp thị sản phẩm thành công. Nó cung cấp các công việc sẵn sàng sử dụng giúp bạn xây dựng kế hoạch đó từ đầu và đưa trực tiếp vào thực hiện.
Đây là cách nó giúp bạn hoàn thành công việc:
- Đo lường tiến độ bằng các mục tiêu như lượng khách hàng tiềm năng, mục tiêu lưu lượng truy cập trang web hoặc tỷ lệ chuyển đổi
- Phân tích nhân cách khách hàng, điểm yếu và kênh ưa thích để điều chỉnh chiến lược tiếp cận
- Ghi lại chi tiết dự án từ các chiến dịch trước để không lặp lại sai lầm
- Sử dụng menu thả xuống được mã hóa bằng màu sắc và trường người được giao để xác định quyền sở hữu và thời hạn
- Tải trực tiếp các bản trình bày chiến dịch, quảng cáo sáng tạo hoặc bản nháp email vào mẫu
📌 Lý tưởng cho: Các nhóm tiếp thị lập kế hoạch chiến dịch, phân bổ nguồn lực và đang theo dõi hiệu suất trên các kênh khác nhau.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đặt cho kế hoạch của bạn một tên mã nội bộ kỳ lạ. Gọi nó là "Chiến dịch Spaghetti", "Dự án Snooze Crusher" hoặc bất cứ cái tên thú vị nào. Điều này sẽ tạo ra sự đầu tư cá nhân và làm cho các bản cập nhật trở nên ít khô khan hơn.
16. Mẫu kế hoạch hành động tuyển dụng ClickUp
Tuyển dụng nhiều vai trò khác nhau đòi hỏi sự phối hợp. Với cấu trúc và hiển thị phù hợp, bạn có thể tiến hành nhanh chóng mà không bỏ sót các bước quan trọng. Đó chính xác là những gì Mẫu kế hoạch hành động tuyển dụng của ClickUp mang lại.
Mẫu này được cài sẵn danh sách kiểm tra tuyển dụng bao gồm mọi giai đoạn quan trọng, từ xem xét sơ yếu lý lịch đến thư mời làm việc. Mỗi bước có thể được phân công, vì vậy bạn có thể giao các mục như "Lên lịch phỏng vấn đầu tiên" cho nhân viên tuyển dụng và "Xem xét ứng viên cuối cùng" cho người quản lý tuyển dụng.
Mẫu danh sách việc cần làm này giúp bạn:
- Kiểm tra thư xin việc/sơ yếu lý lịch để đảm bảo sự phù hợp về kỹ năng
- Thiết lập cuộc phỏng vấn đầu tiên
- Đồng bộ nội bộ với nhà tuyển dụng/quản lý tuyển dụng
- Lên lịch đánh giá nội bộ cho các ứng viên cuối cùng
- Chuẩn bị/gửi thư mời làm việc (nếu có)
📌 Phù hợp cho: Phòng Nhân sự tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, từ đăng tin tuyển dụng đến onboarding, đảm bảo tuyển dụng nhân tài hiệu quả.
17. Mẫu chiến lược và kế hoạch hành động truyền thông nội bộ của ClickUp
Khi các nhóm phát triển hoặc mở rộng ra nhiều địa điểm, việc liên lạc có thể nhanh chóng trở nên hỗn loạn. Mẫu Chiến lược và Kế hoạch hành động liên lạc nội bộ của ClickUp cung cấp một khuôn khổ để khắc phục vấn đề đó bằng cách xác định các lỗ hổng, hợp lý hóa các bản cập nhật và xây dựng một hệ thống có thể mở rộng theo quy mô của nhóm bạn.
Giả sử bộ phận của bạn đang mở rộng qua nhiều múi giờ và các bản cập nhật bị thất lạc trong các cuộc trò chuyện, email và cuộc họp. Mẫu này giúp bạn xây dựng một kế hoạch có cấu trúc rõ ràng về những gì cần truyền đạt, ở đâu, tần suất và ai là người chịu trách nhiệm.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Kiểm tra các thói quen giao tiếp hiện tại, lập bản đồ quy trình làm việc của nhóm và xác định những điểm còn tồn tại
- Xây dựng chiến lược từng bước với dòng thời gian và kết quả có thể đo lường được
- Sử dụng các tính năng như việc con lồng nhau, thẻ ưu tiên, nhiều người được giao và nhãn tùy chỉnh để sắp xếp các hành động, phân quyền sở hữu và theo dõi các cải tiến
- Ghi lại phản hồi của các bên liên quan, sở thích của nhóm và các trở ngại đang gặp phải để chiến lược truyền thông của bạn phát triển cùng với sự phát triển của nhóm
📌 Lý tưởng cho: Các nhóm truyền thông muốn xây dựng chiến lược để cải thiện luồng thông tin và sự tham gia trong tổ chức.
📖 Cũng nên đọc: Cách tạo kế hoạch cuộc đời
18. Mẫu kế hoạch 30-60-90 ngày của ClickUp
Mẫu kế hoạch 30-60-90 ngày của ClickUp cung cấp cho bạn một nền tảng có cấu trúc để giúp ai đó hoàn toàn sẵn sàng trong ba tháng đầu tiên.
Giả sử bạn đang tuyển dụng một chủ dự án mới chịu trách nhiệm hợp lý hóa các hoạt động giữa các bộ phận. Bạn có thể chia quá trình đào tạo của họ thành ba giai đoạn tập trung:
- 30 ngày đầu tiên: Phân công công việc để giúp họ quan sát quy trình làm việc, gặp gỡ các thành viên quan trọng trong nhóm và ghi chép các vấn đề khó khăn
- 30 ngày tiếp theo: Đặt mục tiêu để giới thiệu các cải tiến, dẫn dắt các sáng kiến thử nghiệm và bắt đầu sở hữu các cuộc họp đứng của nhóm
- 30 ngày cuối cùng: Chuyển sang chế độ lãnh đạo — phân công công việc một cách tự tin, hoàn thiện hệ thống và báo cáo kết quả đo lường được
📌 Lý tưởng cho: Nhân viên mới phác thảo mục tiêu và chiến lược trong ba tháng đầu tiên, đảm bảo quá trình nhập môn có cấu trúc.
19. Mẫu kế hoạch công việc dự án ClickUp
Giả sử bạn đang triển khai một công cụ nội bộ mới trên ba bộ phận. Bạn có các phụ thuộc, ngày bắt đầu khác nhau và các công việc với mức độ nỗ lực hoàn toàn khác nhau. Mẫu Kế hoạch Công việc Dự án ClickUp cung cấp cho bạn mọi thứ bạn cần để quản lý mà không bỏ sót bất kỳ chi tiết nhỏ nào.
Bạn có thể ghi lại ngày bắt đầu thực tế, so sánh thời lượng dự kiến với thời lượng thực tế và đánh dấu sự chậm trễ ngay lập tức. Sử dụng Trường Lịch trình để phát hiện rủi ro sớm: màu xanh lá cây có nghĩa là bạn đang đi đúng hướng, màu vàng cho thấy sự chậm trễ nhỏ và màu đỏ cảnh báo bạn về các công việc cần chú ý ngay lập tức.
Bạn cũng sẽ có các Trường Tùy chỉnh như:
- Nỗ lực (1–5) để nắm bắt mức độ phức tạp của công việc
- Thời lượng thực tế Ngày để đánh giá độ chính xác của dòng thời gian
- Trì hoãn (Ngày) để xác định các điểm nghẽn
- Thời lượng Ngày để lập kế hoạch thông minh hơn cho các dự án trong tương lai
📌 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án chi tiết phạm vi, dòng thời gian và kết quả dự án để đảm bảo thực hiện dự án thành công.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các ví dụ về mục tiêu 1-5-10 năm để chia nhỏ kế hoạch dài hạn thành các bước dễ quản lý. Điều này giúp bạn dễ dàng điều chỉnh các công việc hàng ngày cho phù hợp với các cột mốc lớn và duy trì sự tập trung trong thời gian dài.
20. Mẫu mục tiêu hàng ngày của ClickUp
Tương tự như Mẫu kế hoạch hành động hàng ngày, Mẫu mục tiêu hàng ngày của ClickUp hỗ trợ lịch trình bận rộn bằng cách kết nối các hành động hàng ngày của bạn với kết quả dài hạn. Điểm khác biệt là nó tập trung vào kết quả trước tiên, lý tưởng để đặt mục tiêu rõ ràng và theo dõi tiến độ mỗi ngày.
Giả sử bạn đang dẫn dắt một dự án ra mắt sản phẩm và phải xoay xở giữa các cột mốc dài hạn với việc kiểm tra hàng ngày, đánh giá thiết kế và sửa chữa đột xuất. Mẫu này giúp bạn lập bản đồ các mục tiêu nhỏ mỗi sáng để ngày của bạn trực tiếp đóng góp vào chiến lược lớn hơn.
Bạn có thể sử dụng các chế độ xem tích hợp sẵn như Ghi chú hàng ngày, Danh sách ghi chú và Hướng dẫn bắt đầu để giữ các ưu tiên và tiến độ gắn kết với nhau cho một cách tiếp cận thống nhất. Dễ dàng chuyển các mục hành động chưa hoàn thành sang ngày hôm sau mà không làm mất đà và đánh dấu các mục tiêu khi bạn hoàn thành hoặc điều chỉnh lại khi kế hoạch thay đổi.
📌 Lý tưởng cho: Các cá nhân muốn đặt mục tiêu hàng ngày, duy trì trách nhiệm và tiến độ ổn định để đạt được các mục tiêu lớn hơn.
Hãy biến mọi hành động thành kết quả với ClickUp
Bất kể kích thước nhóm của bạn hay mức độ phức tạp của mục tiêu, một mẫu kế hoạch hành động kinh doanh vững chắc sẽ tạo ra con đường rõ ràng dẫn đến thành công. Nó mang lại sự rõ ràng, đặt ra các ưu tiên và giúp mọi người tập trung vào các công việc phù hợp với các bước được xác định rõ ràng và danh sách việc cần làm.
Với các mẫu miễn phí của ClickUp để cung cấp hướng dẫn, bạn có thể tiết kiệm thời gian và bỏ qua quá trình thiết lập để bắt đầu ngay vào việc thực hiện và theo dõi tiến độ. Chỉ cần chọn một mẫu phù hợp với nhu cầu của bạn, tùy chỉnh để phù hợp với quy trình làm việc của bạn và bắt đầu thực hiện.
Và đó chưa phải là tất cả. Với các công việc, tài liệu, trò chuyện và phân tích, tất cả trong một nền tảng dễ sử dụng được hỗ trợ bởi AI, ClickUp giúp bạn hoàn thành mọi việc mà không cần chuyển đổi giữa hàng tá ứng dụng khác nhau.
Sẵn sàng bắt đầu chưa? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!