Các dự án có xu hướng phát triển liên tục trong suốt chu kỳ của chúng, và các công việc và nguồn lực cũng phát triển theo. Cách tiếp cận quản lý công việc thiếu tổ chức sẽ dẫn đến một loạt các email khẩn cấp, thời hạn sắp đến và vô số công việc, khiến bạn và nhóm của bạn cảm thấy quá tải và không biết bắt đầu từ đâu.
Nhưng nếu có một cách để biến danh sách công việc thành lộ trình chiến lược để đạt được thành công thì sao?
Đó là ma trận ưu tiên hành động dành cho bạn!
Ma trận ưu tiên hành động là gì?
Ma trận ưu tiên hành động (APM) là một công cụ quản lý thời gian cung cấp giải pháp mạnh mẽ để ưu tiên các công việc và cơ hội phù hợp cần theo đuổi. Nó khác với ma trận ưu tiên truyền thống dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp, thay vào đó, nó phân chia công việc dựa trên nỗ lực và tác động.
APM phân biệt các công việc và dự án dựa trên nỗ lực cần thiết và tác động tiềm năng. Nó giúp bạn quản lý thời gian và nguồn lực hiệu quả bằng cách giúp bạn ưu tiên các công việc quan trọng nhất.
Tóm lại, ma trận là một cách đơn giản nhưng hiệu quả để quản lý thời gian của bạn. Nó cho phép bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên khối lượng công việc tốt hơn, giảm thiểu nỗ lực lãng phí do thiếu hiệu quả và đạt được mục tiêu của mình một cách chiến lược.
Hiểu khái niệm về ma trận ưu tiên hành động
APM dựa trên ý tưởng rằng không phải tất cả các công việc đều giống nhau: một số công việc có tác động đáng kể nhưng yêu cầu nỗ lực tối thiểu, trong khi những công việc khác có thể tốn thời gian nhưng tác động tổng thể không đáng kể.
Câu trả lời nằm ở việc sắp xếp thứ tự ưu tiên của các công việc theo nỗ lực cần thiết và tác động kết quả. Ma trận này có bốn phần được chia bởi trục nỗ lực (từ thấp đến cao) và trục tác động (từ thấp đến cao).
APM cung cấp một khung để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các sáng kiến dựa trên sự phù hợp chiến lược và yêu cầu về nguồn lực. Cách thức như sau:
- Tập trung chiến lược: APM đánh giá các sáng kiến dựa trên tác động của chúng đối với việc đạt được các mục tiêu chiến lược
- Phân bổ nguồn lực hiệu quả: Các sáng kiến chiến lược thường đòi hỏi nguồn lực đáng kể. APM, bằng cách xem xét nỗ lực cùng với tác động, cho phép đưa ra quyết định sáng suốt về phân bổ nguồn lực
- Xác định cơ hội: APM xác định các "thành công nhanh" tiềm năng có thể mang lại kết quả sớm sau khi thực hiện dự án và xác thực hướng đi chiến lược
- Quản lý rủi ro: APM giúp bạn đánh giá mức độ cấp bách của các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến các hành động chiến lược. Bằng cách ưu tiên các rủi ro có tác động lớn và cấp bách, bạn có thể tập trung vào các chiến lược giảm thiểu chủ động
- Sự linh hoạt chiến lược: Các kế hoạch chiến lược không phải là cố định. Bằng cách theo dõi tác động của các hành động đã hoàn thành được vạch ra trên ma trận, APM giúp các nhà quản lý đánh giá hiệu quả của chúng và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết
APM cũng giúp bạn lập kế hoạch và đặt mục tiêu bằng cách thu hẹp khoảng cách giữa tầm nhìn tổng thể và hành động hàng ngày. Bằng cách xác định các công việc có tác động lớn, ma trận giúp bạn chuyển mục tiêu dài hạn thành các bước hành động cụ thể.
Điều này đảm bảo bạn đang làm việc những việc thực sự quan trọng và kế hoạch hàng ngày của bạn phù hợp với tầm nhìn tổng thể để đạt được thành công.
Ma trận ưu tiên hành động bao gồm những gì?
APM được chia thành bốn phần — trục dọc đo lường tác động và trục ngang đo lường nỗ lực cần thiết.
Các thành công nhanh chóng
Một thành công nhanh chóng mang lại tác động tối đa và yêu cầu nỗ lực thấp. Những công việc này mang đến cơ hội tuyệt vời để nhanh chóng đạt được tiến độ và cảm thấy thành tựu.
Hãy làm những việc này trước!
Trong một dự án phần mềm, việc sửa một lỗi ưu tiên cao được người dùng báo cáo có thể là một ví dụ về thành công nhanh chóng, nếu nhóm của bạn có thể làm việc đó kịp thời.
Các dự án lớn
Đây là những công việc có giá trị cao và tác động lớn, nhưng cũng đòi hỏi nỗ lực đáng kể. Chúng có thể liên quan đến việc lập kế hoạch, thực hiện và phân bổ nguồn lực phức tạp.
Tập trung vào các dự án lớn sau khi hoàn thành các công việc nhanh chóng.
Ví dụ: Phát triển một tính năng cốt lõi mới trong sản phẩm phần mềm của bạn có thể là một bước ngoặt cho chức năng của sản phẩm, nhưng sẽ đòi hỏi bạn phải commit thời gian và nỗ lực.
Công việc cần hoàn thành
Công việc bổ sung là những công việc có mức độ ưu tiên thấp, tác động nhỏ và yêu cầu nỗ lực tương đối ít. Mặc dù không quan trọng, nhưng chúng có thể giúp mọi việc diễn ra suôn sẻ.
Cân nhắc phân công hoặc lên lịch các công việc thay thế cho thời gian ngừng hoạt động. Một ví dụ là dọn dẹp mã hoặc biến không sử dụng trong phần mềm của bạn. Việc này giúp cơ sở mã được tổ chức gọn gàng nhưng có thể không quan trọng đối với chức năng hiện tại.
Công việc vô ơn
Công việc vô ơn là công việc có tác động thấp nhưng đòi hỏi nỗ lực cao. Những công việc này đòi hỏi nhiều công sức nhưng ít mang lại kết quả.
Cố gắng loại bỏ hoặc hợp lý hóa các công việc đó.
Ví dụ: Đối với một nhóm phát triển phần mềm, việc duy trì mã cũ không còn là chức năng cốt lõi có thể rất cần thiết cho hoạt động liên tục, nhưng có thể không quan trọng về mặt chiến lược cho tương lai.
Làm thế nào để tạo ma trận ưu tiên hành động?
APM đảm bảo rằng nhóm của bạn tập trung vào các công việc quan trọng nhất. Đây là một công cụ hữu ích để trực quan hóa và quản lý công việc.
Sử dụng mẫu ma trận ưu tiên đáng tin cậy hoặc công cụ quản lý dự án chuyên dụng như ClickUp cho bài tập này:
1. Xác định mục tiêu của bạn
Trước khi bắt tay vào từng công việc riêng lẻ, hãy lùi lại một bước. Bức tranh tổng thể mà bạn đang hướng tới là gì? Đó có thể là hoàn thành một dự án, ra mắt một sản phẩm hoặc bất kỳ mục tiêu nào mà bạn muốn nhóm của mình đạt được.
Tập trung vào mục tiêu rõ ràng để hướng dẫn việc sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc.
Tạo tài liệu chia sẻ trong ClickUp để cùng nhau thảo luận về các mục tiêu của bạn và chọn ra mục tiêu quan trọng nhất.
2. Phân chia mục tiêu
Bây giờ bạn đã biết mục tiêu cuối cùng của mình, đã đến lúc vạch ra chiến lược. Với mục tiêu trong đầu, hãy chia nhỏ nó thành các công việc riêng lẻ, có thể thực hiện được.
Sử dụng Nhiệm vụ ClickUp cho bước này có thể giúp bạn dễ dàng hơn trong việc liệt kê mọi thứ cần thiết để đạt được mục tiêu của mình.
Đây là hướng dẫn từng bước để đạt được mục tiêu của bạn. Phần hay nhất là gì? Bạn có thể sử dụng Trạng thái nhiệm vụ tùy chỉnh và Trường tùy chỉnh của ClickUp để xây dựng và theo dõi quy trình làm việc được cá nhân hóa để hoàn thành nhiệm vụ.
3. Ưu tiên và giao hạn chót
Chỉ định mức độ ưu tiên (cao, trung bình, thấp) và thời hạn cho từng nhiệm vụ ở giai đoạn này. Bạn có thể đặt mức độ ưu tiên và dòng thời gian thực tế cho các nhiệm vụ quan trọng nhất bằng cách sử dụng Biểu đồ Gantt trong ClickUp.
4. Phân loại công việc
Sử dụng các mẫu sắp xếp thứ tự ưu tiên để phân loại và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc dựa trên nỗ lực và tác động.
Mẫu Bảng trắng Ma trận ưu tiên hành động của ClickUp cung cấp bốn danh mục: Phân tích từng nhiệm vụ và phân loại chúng vào danh mục phù hợp nhất dựa trên nỗ lực cần thiết và tác động của chúng đối với việc đạt được mục tiêu của bạn.
- Tác động lớn, nỗ lực ít (việc cần làm trước tiên): Những công việc này yêu cầu nỗ lực tối thiểu và mang lại kết quả đáng kể – hãy ưu tiên những công việc này trước tiên
- Tác động lớn, nỗ lực cao (chiến lược): Đây là những khoản đầu tư dài hạn quan trọng. Hãy đánh giá cẩn thận nỗ lực cần thiết trước khi thực hiện chúng
- Tác động thấp, nỗ lực thấp (Phân công): Những công việc này có thể không quan trọng. Hãy cố gắng phân công những công việc này hoặc loại bỏ chúng hoàn toàn
- Tác động thấp, nỗ lực cao (cân nhắc loại bỏ): Đây là những công việc tiêu tốn nhiều năng lượng, đòi hỏi nhiều nguồn lực nhưng mang lại lợi ích tối thiểu. Hãy nỗ lực loại bỏ những công việc như vậy
5. Phân công công việc và hợp tác
Bước tiếp theo là phân công công việc cho các thành viên cụ thể trong nhóm.
Phân loại công việc giúp quản lý tài nguyên hiệu quả bằng cách giảm khả năng quá tải một số tài nguyên của nhóm trong khi các tài nguyên khác không được sử dụng hết. Để lập kế hoạch tài nguyên tối ưu, hãy xem xét sử dụng chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp.
6. Theo dõi tiến độ và điều chỉnh
Thiết lập thông báo về tiến độ công việc để bạn luôn được cập nhật và duy trì đà làm việc. Tổ chức các cuộc họp thường xuyên để thảo luận về tiến độ, giải quyết các trở ngại và phân loại lại công việc nếu có sự thay đổi về mức độ ưu tiên.
Hãy nhớ rằng, khả năng thích ứng là chìa khóa thành công.
Nếu bạn muốn tinh chỉnh cách tiếp cận của mình để sắp xếp thứ tự ưu tiên hơn nữa, Nền tảng Quản lý thời gian của ClickUp cung cấp một bộ tính năng quản lý thời gian mạnh mẽ.
- Theo dõi thời gian: Trực tiếp trong các công việc, các thành viên trong nhóm có thể bắt đầu, dừng và theo dõi thời gian dành cho mỗi công việc. Điều này cho phép ghi lại chính xác nỗ lực cần thiết cho mỗi công việc
- Bảng chấm công và chế độ xem khối lượng công việc: Bảng chấm công của ClickUp cung cấp chế độ xem tổng hợp thời gian mà mỗi thành viên trong nhóm đã sử dụng. Các nhà quản lý có thể tận dụng chế độ xem khối lượng công việc để theo dõi sức chứa của nhóm và đảm bảo các công việc được phân công hiệu quả
- Lập lịch và phụ thuộc: ClickUp cho phép lập lịch các nhiệm vụ và cài đặt sự phụ thuộc giữa chúng. Điều này đảm bảo sự hiểu biết rõ ràng về dòng thời gian tổng thể của dự án và giúp xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn
Dưới đây là một số lưu ý quan trọng:
- Sử dụng ghi chú dán để dễ dàng di chuyển và cộng tác trên ma trận vật lý
- Cân nhắc sử dụng hệ thống chấm điểm (ví dụ: 1–10) để định lượng mức độ ưu tiên và tác động
- Hãy nhớ rằng APM là một công cụ linh hoạt. Xem xét và điều chỉnh các ưu tiên của bạn khi cần thiết
Bây giờ, hãy xem cách áp dụng APM vào các tình huống kinh doanh và trường hợp sử dụng khác nhau.
Ứng dụng của Ma trận ưu tiên hành động
Ma trận là một công cụ đa năng có thể áp dụng trong nhiều bối cảnh khác nhau:
- Tập trung vào hành động: Sử dụng ma trận để xác định các hành động khóa cần thiết để đạt được mục tiêu cụ thể. Tập trung vào việc điền vào các ô 'Thành công nhanh' và 'Dự án lớn' để đảm bảo tiến độ
- Quản lý dự án: Xếp hạng các công việc trong một dự án lớn và đảm bảo bạn đang làm những công việc quan trọng nhất trước tiên. Ma trận sẽ giúp bạn xác định những trở ngại tiềm ẩn ('Công việc vô ơn') có thể cần thêm nguồn lực hoặc kế hoạch
- Lập kế hoạch kinh doanh: Sử dụng ma trận để sắp xếp thứ tự ưu tiên các sáng kiến trong gói doanh nghiệp, đảm bảo nhóm của bạn tập trung vào các hoạt động mang lại tác động lớn nhất
Ví dụ, APM có thể giúp bạn hình dung khối lượng công việc của từng thành viên trong nhóm bằng cách vẽ biểu đồ các công việc của họ trên ma trận. Điều này sẽ đơn giản hóa việc xác định các thành viên trong nhóm có thể đang bị quá tải với các công việc khẩn cấp, cho phép phân bổ nguồn lực tốt hơn. Các công việc đòi hỏi nhiều nỗ lực nhưng ít quan trọng có thể được thuê ngoài hoặc sắp xếp lại lịch trình.
APM cũng giúp điều chỉnh phạm vi dự án. Ma trận được sử dụng để đánh giá các thay đổi hoặc bổ sung được đề xuất cho phạm vi dự án. Nếu một thay đổi được đề xuất đòi hỏi nhiều nỗ lực nhưng không quan trọng, nó có thể được hoãn lại để xem xét sau hoặc bị từ chối hoàn toàn. Điều này đảm bảo nhóm tập trung vào các kết quả cốt lõi.
Ưu và nhược điểm của ma trận ưu tiên hành động
Ma trận ưu tiên hành động là một cách hiệu quả để cải thiện quản lý thời gian và tập trung. Dưới đây là những lợi ích hàng đầu của nó:
- Nó cho phép bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, từ đó tăng hiệu quả và năng suất
- Ngoài ra, ma trận giúp bạn điều chỉnh các công việc của mình cho phù hợp với mục tiêu, đảm bảo bạn đang làm việc thực sự quan trọng
- APM có thể giảm căng thẳng và ngăn khối lượng công việc của bạn trở nên quá tải, giúp bạn kiểm soát khối lượng công việc của mình tốt hơn
Mặc dù APM là ma trận quản lý thời gian đã được thử nghiệm và chứng minh hiệu quả, nhưng những nhược điểm tiềm ẩn của việc triển khai ma trận này bao gồm:
- Tính chủ quan trong đánh giá tác động và nỗ lực: Ma trận dựa trên đánh giá của bạn về tác động và nỗ lực. Để giảm thiểu tính chủ quan, hãy huy động những người khác tham gia vào quá trình đánh giá, đặc biệt là khi làm việc để đạt mục tiêu của nhóm
- Đơn giản hóa quá mức các dự án phức tạp: Ma trận có thể không nắm bắt được tất cả các sắc thái của các dự án phức tạp. Chia nhỏ các dự án lớn thành các công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn để đảm bảo đánh giá chính xác hơn
- Phạm vi giới hạn: Ma trận tập trung vào việc ưu tiên các công việc riêng lẻ. Cũng cần xem xét các công việc có liên quan với các ưu tiên cạnh tranh và giới hạn nguồn lực tiềm năng
Bắt đầu sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của bạn với ClickUp!
Ma trận ưu tiên hành động là một công cụ mạnh mẽ để tổ chức các công việc và tối đa hóa năng suất của bạn. Bằng cách hiểu tác động và nỗ lực cần thiết cho mỗi công việc, bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt về việc phân bổ thời gian và đạt được mục tiêu của mình.
Mặc dù có thể có sự chủ quan trong việc đánh giá công việc và những giới hạn tiềm ẩn trong việc xem xét mức độ khẩn cấp, nhưng lợi ích của sự tập trung và rõ ràng vượt xa những nhược điểm này.
Ưu tiên công việc quan trọng và loại bỏ những công việc vô bổ. Tạo Ma trận ưu tiên hành động của bạn ngay hôm nay! Đăng ký ClickUp miễn phí.