{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Yêu cầu dự án là gì?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Yêu cầu dự án là các tiêu chuẩn, yếu tố hoặc điều kiện cụ thể mà một dự án cần đáp ứng để thành công. Yêu cầu giúp nhóm dự án hiểu mục tiêu của họ là gì, họ có những giới hạn nào và họ muốn đạt được điều gì. " } } ] }
Quản lý dự án có trách nhiệm xác nhận, ghi chép và sắp xếp thứ tự ưu tiên các yêu cầu dự án. Những công việc này rất quan trọng đối với sự thành công của dự án, nhưng cũng đi kèm với một loạt thách thức.
Nhiều dự án hiện đại là một phần của hệ sinh thái hoặc chương trình lớn hơn, nơi thành công của chúng phụ thuộc vào sự phối hợp của nhiều dự án phụ thuộc lẫn nhau. Việc xác định yêu cầu trở nên phức tạp vì nó liên quan đến việc điều chỉnh các mục tiêu giữa các sáng kiến khác nhau, quản lý các phụ thuộc và duy trì kiến trúc dự án được phối hợp tốt.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giới thiệu các chiến lược, công cụ và kỹ thuật để khám phá mục tiêu thực sự đằng sau dự án được yêu cầu và cách truyền đạt mục tiêu đó đến nhóm dự án. 🌐
Tải xuống Mẫu Yêu cầu Quản lý Dự án ClickUp để làm theo và bắt đầu sắp xếp các công việc của bạn!
Yêu cầu dự án là gì?
Yêu cầu dự án là các tiêu chuẩn, yếu tố hoặc điều kiện cụ thể mà một dự án cần đáp ứng để thành công. Yêu cầu giúp nhóm dự án hiểu mục tiêu của họ là gì, họ có những giới hạn nào và họ muốn đạt được điều gì.
Chúng cũng đảm bảo rằng tất cả mọi người tham gia vào dự án đều biết những gì được mong đợi và dự án vẫn đi đúng hướng. Yêu cầu bao gồm những việc cần làm, thời gian hoàn thành và chi phí.
Bằng cách theo dõi các yêu cầu và thường xuyên kiểm tra xem các cột mốc có được đáp ứng hay không, các nhà quản lý dự án có thể giảm thiểu rủi ro, đưa ra lựa chọn đúng đắn và tập trung vào việc hoàn thành đúng thời hạn!
Tìm hiểu thêm về kế hoạch quản lý yêu cầu !
Tại sao việc thu thập yêu cầu dự án lại quan trọng?
Hiểu và thu thập các yêu cầu dự án là một quá trình quan trọng trong quản lý dự án. Quá trình này đảm bảo sự thống nhất và hiểu biết giữa tất cả các bên liên quan đến dự án, từ thành viên nhóm đến các bên liên quan và người dùng cuối.
Tầm nhìn chung này, đạt được thông qua một quy trình minh bạch, đặt ra những kỳ vọng rõ ràng và tạo thành một khía cạnh cơ bản của việc lập kế hoạch, thực thi và kiểm soát dự án hiệu quả. Việc thu thập các yêu cầu giúp tạo ra các kế hoạch, dòng thời gian và ngân sách dự án thực tế, đồng thời cung cấp thông tin cho các quyết định liên quan đến phân bổ nguồn lực, phân công công việc và lập lịch trình dự án.
Nó đóng vai trò là điểm chuẩn để đo lường tiến độ dự án và thiết lập các mục tiêu cụ thể, có thể định nghĩa được để nhóm phấn đấu đạt được. Đây cũng là một biện pháp chủ động giúp xác định các vấn đề, rủi ro tiềm ẩn và giảm thiểu chúng ngay từ giai đoạn lập kế hoạch. Cách tiếp cận dự đoán này giúp giảm thiểu khả năng xảy ra những bất ngờ không mong muốn sau này, hạn chế sự chậm trễ của dự án hoặc khả năng vượt chi phí.
Các loại tài liệu yêu cầu dự án khác nhau
Mọi dự án thành công đều phụ thuộc vào sự hiểu biết vững chắc về các yêu cầu của dự án. Yêu cầu dự án là nền tảng cho việc lập kế hoạch, thực hiện và thành công cuối cùng của dự án. Chúng ta sẽ đi sâu vào bốn loại yêu cầu dự án riêng biệt mà các nhà quản lý dự án và các bên liên quan cần thống nhất trước khi bắt đầu bất kỳ công việc nào.
Yêu cầu chức năng
Yêu cầu chức năng mô tả các chức năng, hành động và hành vi cụ thể mà sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng của dự án phải thể hiện. Yêu cầu chức năng thường được thể hiện bằng các thuật ngữ rõ ràng và có thể đo lường được. Không có chỗ cho sự mơ hồ! Các yêu cầu này rất quan trọng vì chúng là cơ sở để thiết kế, phát triển và thử nghiệm các tính năng cốt lõi của dự án.
Ví dụ về các yêu cầu chức năng bao gồm:
- Xác thực người dùng: Hệ thống phải cho phép người dùng đăng nhập an toàn bằng tên người dùng và mật khẩu
- Xử lý thanh toán: Ứng dụng phải xử lý các giao dịch thẻ tín dụng và tạo biên lai thanh toán
- Xác thực mục nhập dữ liệu: Hệ thống phải thực thi các quy tắc xác thực dữ liệu để đảm bảo thông tin chính xác và nhất quán
Yêu cầu phi chức năng
Yêu cầu phi chức năng tập trung vào các thuộc tính và đặc điểm chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng của dự án. Không giống như yêu cầu chức năng, chúng không mô tả các hành động hoặc chức năng cụ thể. Thay vào đó, yêu cầu phi chức năng thiết lập các tiêu chí để đánh giá hiệu suất tổng thể, bảo mật, khả năng sử dụng và khả năng mở rộng của dự án.
Chúng rất cần thiết để đáp ứng kỳ vọng của các bên liên quan đến dự án và đảm bảo thành công của dự án ngoài các chức năng cốt lõi. Ví dụ về các yêu cầu phi chức năng bao gồm:
- Hiệu suất: Ứng dụng phải đáp ứng yêu cầu của người dùng trong vòng hai giây cho 90% các tương tác
- Bảo mật: Hệ thống phải tuân thủ các tiêu chuẩn ngành về bảo vệ và mã hóa dữ liệu
- Khả năng sử dụng: Giao diện người dùng phải trực quan và dễ tiếp cận đối với người khuyết tật
Yêu cầu kỹ thuật
Yêu cầu kỹ thuật bao gồm các khía cạnh kỹ thuật của dự án, bao gồm phần cứng, phần mềm, nền tảng và công nghệ cần thiết để thực hiện dự án thành công. Các yêu cầu này cung cấp hướng dẫn cho nhóm phát triển và công nghệ được lựa chọn phù hợp với mục tiêu của dự án.
Hiểu các yêu cầu kỹ thuật là rất quan trọng để đảm bảo một giải pháp tích hợp tốt và tương thích. Ví dụ về các yêu cầu kỹ thuật bao gồm:
- Tương thích hệ điều hành: Ứng dụng phải tương thích với các hệ điều hành Windows, macOS và Linux.
- Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu: Dự án sẽ sử dụng Oracle làm hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu chính.
- Ngôn ngữ lập trình: Hệ thống sẽ được phát triển bằng Python và JavaScript
Yêu cầu kinh doanh
Yêu cầu kinh doanh xác định các mục tiêu và kết quả cấp cao mà dự án hướng tới từ góc độ kinh doanh. Chúng cung cấp bối cảnh rộng hơn cho dự án và điều chỉnh dự án cho phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Hiểu rõ các yêu cầu kinh doanh là chìa khóa để các nhà quản lý dự án chứng minh rằng dự án mang lại giá trị hữu hình và đáp ứng nhu cầu của lãnh đạo.
Ví dụ về yêu cầu kinh doanh bao gồm:
- Tăng thị phần: Dự án phải góp phần tăng 10% thị phần trong vòng sáu tháng sau khi ra mắt
- Giảm chi phí: Ứng dụng này giúp giảm chi phí vận hành bằng cách tự động hóa các quy trình thủ công
- Sự hài lòng của khách hàng: Sản phẩm cuối cùng của dự án phải nâng cao sự hài lòng của khách hàng bằng cách hợp lý hóa các dịch vụ hỗ trợ
Cách viết và ghi chép các yêu cầu dự án
Bước 1: Xác định phạm vi và mục tiêu dự án
Bước đầu tiên trong việc xác định yêu cầu là tạo tài liệu dự án nêu rõ phạm vi và mục tiêu của dự án. Điều này sẽ giúp bạn xác định ranh giới cho những gì dự án cần hoàn thành, cũng như cung cấp lộ trình để đạt được mục tiêu đó. Đảm bảo bao gồm tên của các bên liên quan đến dự án cho từng hàm hoặc nhóm để mọi người đều thống nhất về quyền sở hữu.
Xem thêm các tài liệu dự án cần thiết khác!
Bước 2: Thu thập các yêu cầu kinh doanh và của các bên liên quan
Sau khi xác định phạm vi và mục tiêu, đã đến lúc chuyển sang giai đoạn thu thập yêu cầu. Quá trình này bao gồm việc thu hút các bên liên quan chính tham gia thu thập yêu cầu, bối cảnh và kiến thức chuyên môn về những nội dung cần được đưa vào kết quả dự án.
Trong các phiên này, hãy đặt câu hỏi giúp bạn xác định các yêu cầu chức năng và phi chức năng cho dự án của mình. Đảm bảo ghi chép lại những phát hiện của bạn, vì điều này sẽ giúp bạn tạo ra một bộ yêu cầu rõ ràng và toàn diện!
Bonus: Công cụ quản lý yêu cầu!
Bước 3: Ghi chép các yêu cầu
Sau khi tất cả các yêu cầu đã được thu thập, điều quan trọng là tạo một tài liệu duy nhất nêu rõ tất cả các yêu cầu. Tài liệu này không chỉ bao gồm các yêu cầu chức năng, phi chức năng và yêu cầu của người dùng mà còn bao gồm bất kỳ hạn chế hoặc giả định nào được đưa ra trong quá trình này.
Phần thưởng: Thêm dòng thời gian và ngân sách ước tính cho dự án dựa trên các yêu cầu đã thu thập. Điều này sẽ giúp bạn tạo ra một kế hoạch thực tế để triển khai!
Bước 4: Xem xét và xác nhận các yêu cầu
Sau khi các yêu cầu dự án đã được ghi chép, điều quan trọng là phải xem xét chúng với các bên liên quan chính và xác nhận rằng chúng là chính xác. Quá trình này nên bao gồm việc xem xét lại bất kỳ giả định nào được đưa ra trong các buổi hội thảo thu thập yêu cầu, cũng như xác nhận bất kỳ hạn chế nào có thể đã được xác định.
Đây cũng là cơ hội để thảo luận về cách những thay đổi đối với các yêu cầu có thể ảnh hưởng đến các khía cạnh khác của dự án. Khi tất cả các bên liên quan đã thống nhất về các yêu cầu, tài liệu có thể được hoàn thiện và chia sẻ với cả nhóm!
Bước 5: Giám sát và kiểm soát các yêu cầu
Giám sát và kiểm soát các yêu cầu dự án sẽ là một phần trong khối lượng công việc hàng ngày của bạn để hỗ trợ nhóm dự án. Bằng cách giám sát chặt chẽ các yêu cầu, các nhà quản lý dự án có thể đánh giá sự thay đổi phạm vi và thực hiện các điều chỉnh để dự án tập trung vào mục tiêu. Điều này giúp giảm thiểu tác động đến dòng thời gian, chi phí và sự ổn định tổng thể của dự án.
Để kiểm soát hiệu quả các yêu cầu dự án, việc triển khai quy trình kiểm soát thay đổi chính thức sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Quy trình này đánh giá và phê duyệt các thay đổi yêu cầu để phù hợp với mục tiêu dự án.
Sử dụng ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu (RTM) để liên kết các kết quả dự án với các yêu cầu cụ thể, giúp hiển thị tiến độ một cách rõ ràng. (Thông tin chi tiết sẽ được cung cấp sau!)
5 chiến lược để quản lý các yêu cầu dự án
Một kế hoạch chi tiết và có cấu trúc tốt sẽ là nguồn thông tin chính xác để quản lý các yêu cầu của dự án và đạt được các mục tiêu mong muốn. Dưới đây là năm chiến lược sẽ giúp bạn quản lý các yêu cầu dự án một cách hiệu quả!
1. Tìm hiểu thông tin chi tiết từ các trưởng dự án
Xếp hạng các yêu cầu đã thu thập là công việc không thể thương lượng đối với nhóm dự án. Quá trình này giúp tất cả các bên liên quan thống nhất về mục tiêu và mục đích của dự án, đồng thời giữ cho dự án đi đúng hướng.
Hiểu mối quan hệ giữa các yêu cầu và xác định những yêu cầu quan trọng nhất cho sự thành công của dự án là những yếu tố khóa để ưu tiên hiệu quả. Bằng cách thiết lập các ưu tiên rõ ràng, nhóm có thể tập trung vào việc triển khai các tính năng và chức năng thiết yếu nhất, tối đa hóa tác động của dự án và mang lại giá trị cho các bên liên quan.
Quan trọng hơn, nó bao gồm tất cả các phụ thuộc mà bạn cần biết. Bạn sẽ có thể tạo một chuỗi hoạt động logic để một công việc được hoàn thành trước khi công việc khác bắt đầu. Điều này giúp tránh sự kém hiệu quả và chậm trễ do các công việc được thực hiện không theo thứ tự!
2. Tổ chức các buổi workshop thu thập yêu cầu
Hội thảo tìm hiểu yêu cầu về cơ bản là các phiên brainstorming để thảo luận về các yêu cầu của một dự án. Các hội thảo này có sự tham gia của các bên liên quan từ các bộ phận có liên quan như phát triển, tiếp thị, bán hàng và CNTT, những người tập hợp lại để brainstorming và tinh chỉnh các ý tưởng thành các yêu cầu dự án cụ thể. Trong các phiên này, các công cụ như bản đồ tư duy hoặc bảng trắng kỹ thuật số có thể được sử dụng để cộng tác theo thời gian thực hoặc không đồng bộ.
Sau khi tất cả các yêu cầu đã được đánh giá và sắp xếp theo mức độ ưu tiên, nhóm dự án có thể chuyển sang phát triển kế hoạch dự án chi tiết. Kế hoạch này sẽ bao gồm dòng thời gian, ngân sách, phân bổ nguồn lực và bất kỳ nguồn lực nào khác cần thiết để hoàn thành dự án thành công.
Tham khảo bản đồ tư duy hoặc Bảng trắng từ hội thảo và tiếp tục lấy thông tin khi cần thiết!
3. Thực hiện quy trình quản lý dự án Agile
Trong bối cảnh kinh doanh ngày nay với nhịp độ nhanh và phát triển nhanh chóng, quản lý dự án linh hoạt đã trở thành một phương pháp quan trọng để thực hiện dự án thành công. Các phương pháp linh hoạt được thiết kế để thích ứng với sự thay đổi, thúc đẩy sự hợp tác và ưu tiên nhu cầu của khách hàng, khiến chúng rất phù hợp để giải quyết sự phức tạp của các dự án hiện đại.
Quản lý dự án Agile vượt trội trong việc thích ứng với thay đổi, ưu tiên nhu cầu của khách hàng, thúc đẩy sự hợp tác, đẩy nhanh thời gian ra thị trường và thúc đẩy cải tiến liên tục.
Khi thiết lập hệ thống quản lý yêu cầu nhanh, điều quan trọng là phải xem xét các yếu tố sau:
- Thiết lập vai trò và trách nhiệm cho từng bên liên quan
- Tạo một bộ tiêu chí để xác định khi nào nên hoặc không nên thực hiện thay đổi đối với các yêu cầu
- Xác định quy trình rõ ràng để quản lý các thay đổi đối với yêu cầu dự án
- Thiết lập cơ chế báo cáo cho phép các bên liên quan theo dõi tiến độ và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn
- Thiết lập các kênh liên lạc giữa các bên liên quan để mọi người được thông báo về bất kỳ thay đổi hoặc cập nhật nào
4. Áp dụng quy trình kiểm soát thay đổi
Xây dựng quy trình kiểm soát thay đổi mạnh mẽ là điều cần thiết để quản lý các thay đổi đối với yêu cầu dự án và đảm bảo rằng chúng được đánh giá, phê duyệt và thực hiện đúng cách.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước nhanh chóng để tạo ra một quy trình kiểm soát thay đổi hiệu quả!
Xác định các loại thay đổi: Xác định các loại thay đổi khác nhau có thể xảy ra trong dự án, chẳng hạn như thay đổi phạm vi, sửa đổi yêu cầu, điều chỉnh lịch trình hoặc phân bổ lại nguồn lực. Phân loại thay đổi giúp hiểu được tác động của chúng và xác định các cấp phê duyệt phù hợp.
Xây dựng quy trình yêu cầu thay đổi: Thiết lập quy trình rõ ràng để gửi yêu cầu thay đổi. Xác định định dạng, tài liệu và thông tin cần thiết mà các bên liên quan phải bao gồm trong yêu cầu thay đổi của họ. Điều này giúp xác minh rằng các yêu cầu thay đổi được cấu trúc tốt và bao gồm tất cả các chi tiết cần thiết để đánh giá.
Tiến hành đánh giá thay đổi và phân tích tác động: Phát triển các tiêu chí để đánh giá các yêu cầu thay đổi. Xác định ai sẽ chịu trách nhiệm đánh giá các thay đổi được đề xuất và tiến hành phân tích tác động. Phân tích này cần xem xét các yếu tố như dòng thời gian dự án, ngân sách, tính sẵn có của nguồn lực và rủi ro tiềm ẩn.
Thiết kế quy trình phê duyệt và xem xét: Chỉ định cơ quan phê duyệt hoặc bảng kiểm soát thay đổi chịu trách nhiệm xem xét và phê duyệt hoặc từ chối các yêu cầu thay đổi. Thiết lập lịch xem xét thường xuyên để đánh giá các yêu cầu thay đổi kịp thời, tránh chậm trễ trong việc thực hiện dự án.
Thực hiện kế hoạch truyền thông: Thông báo cho tất cả các bên liên quan về các yêu cầu thay đổi, đánh giá và quyết định. Lưu giữ tài liệu chi tiết về từng yêu cầu thay đổi, quá trình đánh giá và quyết định cuối cùng để đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình.
Thêm các thay đổi đã được phê duyệt: Sau khi yêu cầu thay đổi được phê duyệt, hãy kết hợp các thay đổi vào kế hoạch dự án và thông báo các cập nhật cho nhóm dự án và các bên liên quan khác. Theo dõi tiến độ thực hiện để xem các thay đổi có được thực hiện đúng cách hay không.
Giám sát và đo lường tác động: Liên tục giám sát tác động của các thay đổi đã được phê duyệt đối với tiến độ, ngân sách và phạm vi của dự án. Thường xuyên xem xét hiệu quả của quy trình kiểm soát thay đổi để xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
5. Sử dụng Ma trận truy xuất yêu cầu (RTM)
Ma trận truy xuất yêu cầu (RTM) tập hợp tất cả các chiến lược mà chúng tôi đã đề cập vào một nơi duy nhất dưới dạng kỹ thuật số. Mục đích của ma trận này là thiết lập và duy trì mối liên kết rõ ràng giữa các yêu cầu dự án và các kết quả dự án. Dưới đây là cách sử dụng RTM:
- Xác định yêu cầu: Bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả các yêu cầu của dự án vào cột đầu tiên của ma trận
- Bản đồ kết quả đầu ra: Trong các cột sau, lập bản đồ từng yêu cầu với các kết quả đầu ra tương ứng của dự án, chẳng hạn như tài liệu thiết kế, mô-đun mã, trường hợp thử nghiệm và hướng dẫn sử dụng. Điều này thiết lập mối quan hệ trực tiếp giữa những gì cần được cung cấp và các yêu cầu thúc đẩy những kết quả đầu ra đó
- Xác minh và xác nhận: Trong quá trình thực hiện dự án, RTM giúp đảm bảo mọi yêu cầu đều được đáp ứng. Khi mỗi sản phẩm được hoàn thành, hãy xác minh và xác nhận rằng nó đáp ứng các yêu cầu liên quan được liệt kê trong RTM
- Phân tích tác động: Khi có thay đổi về yêu cầu hoặc phạm vi dự án, hãy sử dụng RTM để tiến hành phân tích tác động. Xác định những kết quả cần đạt được bị ảnh hưởng bởi những thay đổi và đánh giá tác động của chúng đối với dòng thời gian và nguồn lực của dự án
- Kiểm soát phạm vi: RTM hỗ trợ kiểm soát phạm vi bằng cách cung cấp sự hiểu biết rõ ràng về phạm vi yêu cầu. Bất kỳ yêu cầu mới nào cũng phải được thêm vào ma trận và nhóm phải kiểm tra xem tất cả các kết quả cần đạt được có được xác định và giải quyết hay không
- Kênh truyền thông: RTM thúc đẩy sự minh bạch giữa các bên liên quan đến dự án. Nó cung cấp chế độ xem toàn diện về cách mỗi yêu cầu đóng góp vào kết quả dự án, giúp dễ dàng truyền đạt tiến độ và trạng thái cho các bên liên quan
- Tài liệu dự án: RTM là một phần quan trọng của tài liệu dự án. Nó giúp tuân thủ các quy định và kiểm tra tuân thủ bằng cách chứng minh sự phù hợp giữa các yêu cầu và sản phẩm được giao
Bắt đầu với Mẫu Ma trận Truy xuất nguồn gốc ClickUp!
Quản lý các yêu cầu dự án của bạn trong thời đại kỹ thuật số
Viết yêu cầu dự án là một trụ cột cơ bản trong việc thiết lập toàn bộ cơ cấu quản lý dự án để đảm bảo thành công của bất kỳ dự án nào. Các yêu cầu được xác định rõ ràng và có cấu trúc sẽ đóng vai trò như bản thiết kế hướng dẫn toàn bộ vòng đời dự án, từ lập kế hoạch và thực hiện đến giám sát và kiểm soát.
Bằng cách đầu tư thời gian và nỗ lực vào quá trình thu thập yêu cầu, các nhà quản lý dự án và các bên liên quan có thể đặt ra những kỳ vọng rõ ràng, giảm thiểu rủi ro và điều chỉnh tất cả các thành viên trong nhóm hướng tới một mục tiêu chung!