Hãy tưởng tượng bạn đang ngồi tại bàn làm việc, trước mặt là một đống giấy tờ cao ngất. Thật bực bội, phải không? Quản lý tài liệu thủ công không chỉ quá sức mà còn tốn thời gian. Nhưng nếu bạn có thể ngồi thư giãn và để phần mềm tạo ra các tài liệu quan trọng cho bạn thì sao? Hãy bước vào thế giới của phần mềm tự động hóa tài liệu.
Cách thức hoạt động: Công cụ tự động hóa tài liệu sử dụng các mẫu định sẵn và trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động hóa tài liệu trong vài giây.
Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn 10 công cụ tự động hóa tài liệu tốt nhất để sử dụng.
Phần mềm tự động hóa tài liệu là gì?
Hệ thống tự động hóa tài liệu sử dụng kết hợp các mẫu được định sẵn và trí tuệ nhân tạo (AI) tiên tiến để chuyển đổi quy trình tạo tài liệu thủ công của bạn.
Hãy nghĩ về nó theo cách này: bạn nhập dữ liệu của mình, và nền tảng tự động hóa tài liệu sẽ xử lý từ đó, tạo ra tài liệu của bạn trong vài giây. Bạn đang tự động hóa công việc vốn tẻ nhạt và tốn thời gian. Nhanh chóng, dễ dàng và hơn hết là hiệu quả.
Nghe có vẻ đơn giản. Nhưng đừng để sự đơn giản đó đánh lừa bạn. Phần mềm tự động hóa tài liệu là một công cụ mạnh mẽ. Đây là công cụ cải tiến quy trình giúp giảm đáng kể khả năng xảy ra lỗi do con người, nâng cao năng suất và cho bạn nhiều thời gian hơn để tập trung vào những việc thực sự quan trọng — phát triển kinh doanh.
Bạn nên tìm kiếm điều gì trong các công cụ tự động hóa tài liệu?
Việc lựa chọn phần mềm tự động hóa tài liệu phù hợp có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Thị trường đã bão hòa và chất lượng rất khác nhau. Biết những gì cần tìm kiếm trong các công cụ tạo tài liệu có thể tạo ra sự khác biệt. Dưới đây là danh sách các tính năng bạn nên chú ý:
- Dễ sử dụng: Phần mềm của bạn nên có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà không yêu cầu kỹ năng kỹ thuật phức tạp
- Tích hợp: Phần mềm phải dễ dàng tích hợp với các ứng dụng và công cụ khác mà bạn đã sử dụng trong quy trình làm việc của mình
- Bảo mật: Do bạn sẽ làm việc với dữ liệu nhạy cảm, phần mềm phải có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ
- Tính năng AI: Tìm kiếm phần mềm sử dụng AI để nâng cao hiệu quả và giảm lỗi
- Tùy chỉnh: Phần mềm phải cho phép bạn tùy chỉnh các mẫu tài liệu để đáp ứng nhu cầu cụ thể của bạn
Mục tiêu là tìm ra giải pháp tự động hóa quy trình tài liệu phù hợp với nhu cầu của bạn và giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn.
10 phần mềm tự động hóa tài liệu tốt nhất
Dưới đây là các công cụ tạo tài liệu yêu thích của chúng tôi trên thị trường. Hãy cùng khám phá và tìm ra công cụ phù hợp nhất với bạn.
1. ClickUp
Hãy tưởng tượng ClickUp là trợ thủ đắc lực của nhóm bạn, cho dù nhóm của bạn chỉ có một người hay 1.000 người. Đây là một nền tảng năng suất mạnh mẽ và là một trong những công cụ viết tốt nhất trên thị trường. Nó được thiết kế để tăng cường sự hợp tác và xử lý tất cả công việc của bạn dưới một mái nhà kỹ thuật số. Bạn có tài liệu dự án cần cập nhật, định dạng hoặc chia sẻ? ClickUp Docs sẽ hỗ trợ bạn. Và nó không chỉ dành cho bạn. Bạn có thể chia sẻ tài liệu với bất kỳ ai.
ClickUp Docs cung cấp các trang con lồng nhau trong một tài liệu duy nhất, giúp bạn dễ dàng sắp xếp các tài liệu liên quan. Bạn lo lắng về những thay đổi bất ngờ? Đặt mức độ bảo vệ để bảo mật công việc của bạn.
Điểm nổi bật nhất: Phần mềm quản lý tài liệu ClickUp là lựa chọn lý tưởng cho công việc từ xa theo thời gian thực và không đồng bộ. Tất cả tài liệu liên quan đều có thể truy cập trong bối cảnh công việc và dự án, nghĩa là bạn có thể nói lời tạm biệt với việc chuyển đổi ứng dụng. Thật tiện lợi phải không?
Các tính năng tốt nhất của ClickUp
- Xuất nội dung dưới dạng tài liệu PDF
- Mẫu tài liệu miễn phí cho mọi trường hợp sử dụng
- Hợp lý hóa quy trình làm việc với AI, đưa ra dự đoán thông minh và cải thiện năng suất tổng thể với ClickUp AI
- Thêm bảng, hình ảnh, video và hơn thế nữa để tạo trải nghiệm đa phương tiện phong phú
- ClickUp Docs cho phép chỉnh sửa cộng tác theo thời gian thực
- Kiểm soát truy cập cho tài liệu pháp lý để ngăn chặn các thay đổi không mong muốn
Giới hạn của ClickUp
- Sự phong phú của các tính năng có thể khiến người dùng mới cảm thấy choáng ngợp
- Thỉnh thoảng xảy ra tình trạng tải chậm
Giá ClickUp
- Miễn phí vĩnh viễn
- Không giới hạn: 5 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Business Plus: 19 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
- ClickUp AI có sẵn trên tất cả các gói trả phí với giá 5 USD/thành viên Không gian Làm việc/tháng
Xếp hạng và đánh giá ClickUp
- G2: 4.7/5 (8.000+ đánh giá)
- Capterra: 4. /7/5 (3.000+ đánh giá)
2. PandaDoc
Hãy nghĩ về PandaDoc như một nhà vô địch quản lý tài liệu, giữ mọi thứ đi đúng hướng — phê duyệt, nhận xét, theo dõi phiên bản — bất cứ điều gì bạn muốn. Cần cộng tác trên một tài liệu? Muốn chỉnh sửa trong thời gian thực? PandaDoc sẽ giúp bạn. Mọi người luôn đồng bộ và không bỏ lỡ bất kỳ cập nhật nào.
Nhưng điều tuyệt vời hơn nữa là PandaDoc không chỉ giúp quản lý tài liệu; nó giống như một người hiệu đính riêng trong nhóm của bạn, giúp bạn loại bỏ lỗi và tăng cường hiệu suất công việc xử lý tài liệu.
Với PandaDoc, việc tạo ra các tài liệu hoàn hảo trở nên thật dễ dàng. Quy trình làm việc của nhóm bạn trở nên suôn sẻ, lỗi giảm thiểu và năng suất tăng vọt.
Các tính năng tốt nhất của PandaDoc
- Giao diện kéo và thả giúp việc tạo tài liệu trở nên dễ dàng
- Tích hợp mượt mà với hầu hết các nền tảng CRM
- Phân tích cung cấp thông tin chi tiết quý giá về hiệu suất của tài liệu của bạn
Giới hạn của PandaDoc
- Ứng dụng di động có thể hoạt động hiệu quả hơn
- Cần có thời gian học để thành thạo tất cả các tính năng của phần mềm quản lý tài liệu
Giá cả của PandaDoc
- Miễn phí eSign
- Gói cơ bản: $19/tháng
- Kinh doanh: 49 USD/tháng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét về PandaDoc
- G2: 4.7/5 (2.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (1.000+ đánh giá)
3. Docupilot
Dưới đây là phần mềm tự động hóa tài liệu tiên tiến sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn rất nhiều. Docupilot giúp bạn loại bỏ công việc nặng nhọc trong quản lý tài liệu. Giao diện thân thiện với người dùng cho phép bạn nhanh chóng tạo và sắp xếp tài liệu, từ đề xuất bán hàng đến hóa đơn. Tất cả là về tùy chỉnh, cho phép bạn điều chỉnh từng tài liệu theo nhu cầu của mình.
Công cụ này rất hữu ích khi cần tự động hóa việc tạo tài liệu. Với Docupilot, bạn có thể sử dụng các mẫu tài liệu hiện có hoặc thiết kế mẫu mới, sau đó tự động điền vào bằng dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như Google Trang tính, hệ thống CRM hoặc biểu mẫu web. Tính năng này có thể hợp lý hóa quá trình tạo/lập tài liệu.
Docupilot ra đời để hỗ trợ sự hợp tác với các tính năng chia sẻ và kiểm soát truy cập. Nó cho phép bạn chia sẻ tài liệu một cách an toàn với các thành viên trong nhóm, khách hàng hoặc bất kỳ ai khác có nhu cầu. Và với tính năng kiểm soát truy cập, bạn có thể quyết định ai có thể xem, chỉnh sửa hoặc quản lý tài liệu của mình.
Các tính năng tốt nhất của Docupilot
- Tự động tạo tài liệu từ các mẫu
- Kết nối với hơn 1.000 ứng dụng
- Cho phép các doanh nghiệp sử dụng thương hiệu của mình trong các tài liệu
Giới hạn của Docupilot
- Tùy chọn thiết kế giới hạn trong trình chỉnh sửa tài liệu
- Có thể không cung cấp nhiều tính năng như một số đối thủ cạnh tranh
Giá cả của Docupilot
- Gói cơ bản: $29/tháng
- Ưu đãi đặc biệt: $99/tháng
- Pro: $149/tháng
Đánh giá và nhận xét về Docupilot
- G2: 4.9/5 (4+ đánh giá)
- Capterra: 5/5 (40+ đánh giá)
Phần thưởng: Xem 10 phần mềm chỉnh sửa tài liệu tốt nhất
4. ExperLogix
Mục tiêu chính của ExperLogix là loại bỏ sự đơn điệu trong quá trình tạo tài liệu. Cho dù bạn đang xử lý báo giá, đơn đặt hàng hay bảng kê vật liệu phức tạp, ExperLogix đều mang đến hiệu quả hoàn toàn mới cho quy trình làm việc của bạn. Nhưng chính xác là như thế nào?
Vâng, điều kỳ diệu nằm ở giao diện cấu hình trực quan của nó. Phần mềm này cho phép bạn tạo các mô hình phức tạp phản ánh chính xác các sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Và nhờ công cụ quy tắc thông minh, bạn có thể loại bỏ lỗi, hợp lý hóa quy trình bán hàng và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Công cụ này cũng xuất sắc trong việc tích hợp liền mạch. Nó hoạt động tốt với các hệ thống CRM và ERP của bạn, để bạn có thể nhanh chóng lấy dữ liệu và bắt đầu quá trình tạo/lập tài liệu. Nó giống như có một siêu anh hùng khai thác dữ liệu trong tay bạn.
ExperLogix cung cấp các giải pháp quản lý tài liệu toàn diện, bao gồm kiểm soát phiên bản và tính năng cộng tác thời gian thực. Vì vậy, cho dù bạn đang làm việc trên bản đề xuất bán hàng hay bản đặc điểm kỹ thuật, ExperLogix luôn đảm bảo nhóm của bạn luôn đồng bộ.
Các tính năng tốt nhất của ExperLogix
- Giúp các nhóm báo giá chính xác các sản phẩm phức tạp
- Tích hợp mượt mà với các nền tảng CRM và ERP hàng đầu
- Cung cấp hình ảnh 2D và 3D của sản phẩm trong quá trình cấu hình
Giới hạn của ExperLogix
- Việc thiết lập ban đầu có thể phức tạp do phạm vi tính năng rộng
- Giao diện có thể thân thiện hơn với người dùng
Bảng giá ExperLogix
- Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét từ ExperLogix
- G2: 4.6/5 (60+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (6+ đánh giá)
5. Klippa DocHorizon
Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm tự động hóa tài liệu tiên tiến mang lại kết quả, thì cuộc tìm kiếm của bạn đã kết thúc tại đây. Với Klippa, quản lý tài liệu không còn là công việc nhàm chán nữa.
Hãy tưởng tượng những chồng giấy vô tận trên bàn làm việc của bạn biến thành các tệp kỹ thuật số có thể tìm kiếm một cách kỳ diệu. Đó là sức mạnh của Klippa. Phần mềm này sử dụng công nghệ OCR tiên tiến để nhận dạng, trích xuất và xác minh thông tin từ các tài liệu vật lý, biến chúng thành dữ liệu kỹ thuật số trong nháy mắt. Và điều tuyệt vời nhất? Phần mềm này có thể xử lý tài liệu ở mọi định dạng.
Vượt xa số hóa, Klippa nâng tầm với khả năng tự động hóa. Cho dù xử lý hóa đơn, hợp đồng hay đơn đặt hàng, Klippa cho phép bạn tự động hóa toàn bộ quy trình, từ thu thập dữ liệu đến xác thực và phê duyệt.
Các tính năng tốt nhất của Klippa DocHorizon
- Trích xuất thông tin từ tài liệu một cách tự động với công nghệ OCR
- Hoạt động trơn tru với các phần mềm hiện có của bạn
- Tự động hóa quy trình làm việc giúp tự động hóa toàn bộ vòng đời tài liệu
Giới hạn của Klippa DocHorizon
- Giao diện có thể trực quan hơn
- Có thể quá mạnh mẽ đối với các doanh nghiệp nhỏ
Giá cả của Klippa DocHorizon
- Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét về Klippa DocHorizon
- G2: Chưa có
- Capterra: 4.7/5 (10+ đánh giá)
6. Jotform
Hãy làm quen với Jotform, bộ công cụ kỹ thuật số giúp bạn dễ dàng tạo các khảo sát được cá nhân hóa. Các mẫu và loại câu hỏi đa dạng cho phép bạn thiết kế các khảo sát phù hợp hoàn hảo với nhu cầu của mình.
Với trình tạo biểu mẫu thân thiện với người dùng của Jotform, việc tạo các khảo sát phức tạp không còn là thách thức, và nền tảng này tích hợp liền mạch với hơn 150 ứng dụng kinh doanh.
Các tính năng độc đáo của nó, như phân nhánh, bỏ qua logic và logic có điều kiện, đảm bảo người trả lời có trải nghiệm phù hợp.
Các công cụ báo cáo và phân tích tích hợp cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về kết quả khảo sát, trong khi tính năng xuất dữ liệu đảm bảo tích hợp liền mạch với các hệ thống khác.
Các tính năng tốt nhất của Jotform
- Cung cấp hơn 400 mẫu biểu mẫu sẵn sàng sử dụng
- Thu thập và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả
- Tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác nhóm trên các biểu mẫu
Giới hạn của Jotform
- Tùy chỉnh giới hạn trên một số trường biểu mẫu
- Cần thêm các công cụ phân tích nâng cao
Giá cả của Jotform
- Starter: Miễn phí
- Bronze: $34/tháng
- Bạc: $39/tháng
- Gold: $99/tháng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét về Jotform
- G2: 4.7/5 (1.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (1.000+ đánh giá)
Tham khảo các lựa chọn thay thế cho Jotform!
7. Conga Composer
Conga Composer là công cụ tạo tài liệu dựa trên đám mây giúp bạn thoát khỏi công việc giấy tờ hàng ngày. Công cụ này chuyển đổi dữ liệu từ Salesforce thành các tài liệu động mà bạn có thể gửi đi bất cứ đâu.
Điểm thú vị của Conga là nó dễ dàng tập hợp dữ liệu từ nhiều báo cáo Salesforce. Sau đó, bạn có thể hợp nhất dữ liệu này thành các tài liệu chi tiết, được cá nhân hóa ở các định dạng khác nhau như Word, Excel, PDF hoặc PowerPoint. Điều này có nghĩa là không còn phải sao chép và dán thủ công. Không còn lỗi.
Conga cho phép bạn lên lịch gửi tài liệu và quản lý chúng từ bất kỳ thiết bị nào, bất kỳ địa điểm nào. Công cụ này cũng đảm bảo dữ liệu của bạn được bảo vệ tốt với các cơ chế bảo mật mạnh mẽ của Salesforce. Vì vậy, bạn có thể yên tâm làm việc hàng ngày với sự an toàn cho các thông tin nhạy cảm của mình.
Các tính năng tốt nhất của Conga Composer
- Hoạt động trực tiếp trong Salesforce
- Giúp bạn duy trì tính nhất quán của thương hiệu
- Cung cấp nhiều tùy chọn gửi như email và lưu trữ đám mây
Giới hạn của Conga Composer
- Yêu cầu người dùng không có kiến thức kỹ thuật phải có thời gian học tập
- Có thể cần thêm các công cụ Conga để sử dụng đầy đủ các chức năng
Giá cả của Conga Composer
- Liên hệ để biết giá cả
Đánh giá và nhận xét về Conga Composer
- G2: 4. ⅘ (600+ đánh giá)
- Capterra: 4.4 (80+ đánh giá)
8. HotDocs
HotDocs có thể chuyển đổi các tài liệu và biểu mẫu thường sử dụng của bạn thành các mẫu có thể tái sử dụng, giúp đảm bảo tính nhất quán và giảm thiểu lỗi. Chúng tôi đang nói đến các hợp đồng, thỏa thuận, biểu mẫu – bất cứ thứ gì bạn muốn. Bây giờ, hãy nghĩ về tất cả thời gian bạn sẽ tiết kiệm được khi không phải làm lại từ đầu mỗi lần.
Một trong những tính năng nổi bật của HotDocs là giao diện phỏng vấn thu thập dữ liệu. Đây là một phiên hỏi đáp tương tác thu thập dữ liệu để tạo tài liệu. Điều này đảm bảo các tài liệu được tạo ra phù hợp, chính xác và đầy đủ.
Tích hợp? Không thành vấn đề. HotDocs tương thích hoàn hảo với các hệ thống khác. Nó có thể tích hợp mượt mà vào các hệ thống và quy trình hiện có của bạn, dù đó là hệ thống CRM, quản lý vụ việc hay hệ thống cho vay.
Việc lưu trữ tài liệu trở nên đơn giản với HotDocs. Phần mềm này lưu trữ an toàn tất cả các tài liệu bạn tạo, giúp truy xuất nhanh chóng và dễ dàng. Do đó, bạn sẽ tiết kiệm thời gian tìm kiếm tệp và có thêm thời gian để làm những việc quan trọng hơn.
Các tính năng tốt nhất của HotDocs
- Chuyển đổi các tài liệu hiện có thành các mẫu linh hoạt
- Tích hợp với các hệ thống hiện có của bạn
- Hoàn hảo cho các ngành công nghiệp cần tài liệu phức tạp, không có lỗi
Giới hạn của HotDocs
- Giao diện có thể hiện đại và thân thiện với người dùng hơn
- Quá trình tạo các mẫu phức tạp có thể tốn nhiều thời gian
Giá cả của HotDocs
- Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét về HotDocs
- G2: 4.4/5 (80+ đánh giá)
- Capterra: 4. ⅕ (60+ đánh giá)
9. Documate
Documate (hiện được gọi là Gavel. io) cung cấp giao diện câu hỏi thân thiện với người dùng để thu thập dữ liệu cần thiết cho việc tạo/lập tài liệu. Điều này giúp đảm bảo các tài liệu kết quả không chỉ chính xác mà còn được cá nhân hóa cao.
Phần mềm này cho phép bạn chuyển đổi các tài liệu tiêu chuẩn thành các mẫu thông minh. Điều này có nghĩa là bạn có thể tạo các tài liệu tùy chỉnh theo yêu cầu mà không cần một dòng mã nào.
Hãy nói về tích hợp. Documate tích hợp trơn tru vào quy trình làm việc hiện tại của bạn. Phần mềm này linh hoạt, dễ thích ứng và tương thích tốt với các phần mềm khác. Ngoài ra, phần mềm này hỗ trợ xuất dữ liệu ở nhiều định dạng, giúp bạn dễ dàng sử dụng dữ liệu của mình ở những nơi khác.
Các tính năng tốt nhất của Documate
- Dễ sử dụng, không yêu cầu kiến thức lập trình
- Xử lý các quy trình làm việc phức tạp và quy tắc
- Cho phép nhiều người dùng làm việc trên cùng một quy trình công việc
Giới hạn của Documate
- Đường cong học tập dốc hơn so với một số đối thủ cạnh tranh
- Các tùy chọn thiết kế có thể được cải thiện hơn nữa
Giá cả của Documate
- Lite: $83/tháng
- Giá tiêu chuẩn: $165/tháng
- Nhóm: 290 USD/tháng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét về Documate
- G2: 5/5 (10+ đánh giá)
- Capterra: Không có sẵn
10. Woodpecker
Woodpecker là công cụ lý tưởng nếu bạn đang tìm kiếm trải nghiệm tự động hóa tài liệu liền mạch ngay trong Microsoft Word. Một cứu tinh cho những ai dành hàng giờ đồng hồ vật lộn với các tài liệu Word.
Điểm độc đáo của Woodpecker là cho phép bạn chuyển đổi các tài liệu Word tiêu chuẩn thành các mẫu động. Bạn biết tất cả những hợp đồng, hóa đơn hoặc đề xuất tẻ nhạt mà bạn phải tạo lại nhiều lần? Woodpecker biến chúng thành các mẫu linh hoạt, sẵn sàng để được cá nhân hóa một cách nhanh chóng và chính xác.
Bạn đang tìm cách dễ dàng để lưu trữ và truy xuất tài liệu? Woodpecker lại sẵn sàng giúp bạn. Phần mềm này sắp xếp tất cả các mẫu của bạn một cách gọn gàng trong Word, để bạn luôn có thể truy cập chúng bất cứ khi nào cần.
Các tính năng tốt nhất của Woodpecker
- Hoạt động trong giao diện Word quen thuộc
- Chuyển đổi các tài liệu Word hiện có thành các mẫu có thể tái sử dụng
- Lưu trữ dữ liệu an toàn để sử dụng lại trong tài liệu Word
Giới hạn của Woodpecker
- Giới hạn ở Microsoft Word
- Có thể hưởng lợi từ các tính năng nâng cao hơn
Giá cả của Woodpecker
- Gói cơ bản: $39/tháng
- Pro: $99/tháng
- Nhóm: 299 USD/tháng
Đánh giá và nhận xét của Woodpecker
- G2: Không có
- Capterra: 4.6/5 (30+ đánh giá)
Tạo tài liệu và điều phối nhóm trong ClickUp
Phần mềm tự động hóa tài liệu là một công cụ mạnh mẽ giúp tăng cường năng suất. Nó là cây đũa thần biến điều ước "Tôi ước mình có thể đơn giản hóa công việc" thành hiện thực.
ClickUp giúp tự động hóa, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu dễ dàng, để mọi người có thể làm việc cùng nhau hiệu quả. Nền tảng này cũng bao gồm các công cụ quản lý nhiệm vụ miễn phí để giữ cho các nhóm làm việc cùng nhau và có tổ chức.
Cho dù là viết báo cáo, điều phối công việc hay làm việc cùng nhau, ClickUp giúp các nhóm hợp tác suôn sẻ và đạt được mục tiêu của mình. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay!