Là một quản lý dự án, bạn biết rằng cách bạn hoàn thành công việc cũng quan trọng không kém lý do bạn làm việc đó và công việc bạn đang thực sự làm. Khả năng theo dõi tất cả các quy trình kinh doanh là chìa khóa để giữ cho nhóm đi đúng hướng và tránh sự cố.
Phần mềm tài liệu hóa quy trình là một bổ sung quan trọng cho khung quản lý dự án của bạn.
Ở đây, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn những điều cần tìm kiếm trong phần mềm tài liệu hóa quy trình kinh doanh (BPMS) và chia sẻ một số công cụ yêu thích của chúng tôi để hoàn thành công việc. 💪
Bạn nên tìm kiếm điều gì trong phần mềm tài liệu hóa quy trình kinh doanh?
Tài liệu hóa quy trình đóng vai trò như một lộ trình cho các dự án của bạn. Đây là công cụ quan trọng mà bạn có thể tận dụng để đào tạo nhân viên mới, theo dõi các dự án tạo ra doanh thu lớn và cung cấp cái nhìn tổng quan về mọi công việc mà công ty đang thực hiện.
Tìm kiếm phần mềm tài liệu hóa quy trình phù hợp sẽ giúp tối ưu hóa quy trình này, tiết kiệm thời gian và chi phí trong dài hạn. ✨
Phần mềm tài liệu hóa quy trình kinh doanh tốt nên:
- Cung cấp các công cụ để thu thập và ghi chép phản hồi về quy trình: Các cuộc phỏng vấn, cuộc họp và nhật ký thực địa cung cấp cho bạn thông tin chi tiết từ các thành viên quan trọng trong nhóm, những người hiểu rõ các quy trình mà họ tham gia. Phản hồi này sau đó sẽ giúp bạn thiết lập các thủ tục
- Tính năng chế độ xem tổ chức: Một số quy trình tài liệu tốt hơn ở một số khía cạnh nhất định. Các công cụ tài liệu hóa quy trình tốt nên có các công cụ tổ chức cho các phương tiện khác nhau, bao gồm bài viết, nghiên cứu điển hình và nhật ký
- Cung cấp tích hợp: Nếu bạn làm việc với nhiều phần mềm liên quan đến kinh doanh, bạn sẽ muốn chúng hoạt động cùng nhau, không xung đột với nhau. Hãy tìm một công cụ quy trình có thể tích hợp với các phần mềm khác mà bạn sử dụng thường xuyên
- Dễ sử dụng và dễ chia sẻ: Nhiều nhà quản lý dự án sử dụng phần mềm quy trình cho nhân viên mới và quản lý quy trình làm việc. Chọn một phần mềm dễ chia sẻ với tất cả các thành viên trong nhóm của bạn và có giao diện thân thiện với người dùng
10 Phần mềm tài liệu hóa quy trình tốt nhất
Hình dung hoặc tổ chức các quy trình đằng sau bất kỳ công việc, dự án hoặc hoạt động kinh doanh nào với phần mềm tài liệu hóa quy trình.
Tại đây, bạn sẽ tìm thấy 10 công cụ tài liệu dự án tốt nhất để thử, cho dù bạn đang tìm cách đơn giản hóa quá trình nhập môn của nhân viên, ghi lại các quy trình hoạt động tiêu chuẩn hay tạo cơ sở kiến thức chuyên sâu. 🛠️
1. ClickUp
Với ClickUp, việc ghi chép quy trình và theo dõi SOP trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Với hàng tá quy trình tài liệu trong các mẫu, bạn có thể dễ dàng tạo danh sách kiểm tra cho các công việc lặp lại, theo dõi các bước quy trình và soạn thảo sơ đồ cho các bên liên quan khác nhau.
Sử dụng các chế độ xem khác nhau của ClickUp để có được một bản trình bày trực quan về tất cả các công việc đang tiến độ trong chế độ Xem danh sách hoặc chuyển sang chế độ Xem bảng để xem xét kỹ hơn các phân khúc kinh doanh và dự án riêng lẻ.
Với Mẫu tài liệu quy trình công ty của ClickUp, bạn có thể nhập chi tiết nhiệm vụ hoặc quy trình để các thành viên trong nhóm hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của công ty. Sử dụng mẫu này để tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới hoặc để trình bày các kỳ vọng của công ty.
Mẫu biên bản cuộc họp S-Corp và mẫu thời gian nghỉ phép tích hợp sẵn giúp bạn dễ dàng quản lý nhân viên chỉ với vài cú nhấp chuột. ✍️
Các tính năng tốt nhất của ClickUp
- Nhờ giao diện người dùng dễ sử dụng và có thể tùy chỉnh, bạn có thể cá nhân hóa công cụ để đáp ứng nhu cầu kinh doanh cụ thể của mình
- Tạo wiki công ty bằng ClickUp Docs, nơi bạn có thể sắp xếp, kết nối với quy trình làm việc và chia sẻ với người dùng có liên quan
- Cộng tác thời gian thực giúp mọi người cập nhật thông tin về các dự án và quy trình đang diễn ra
- Các chế độ xem đa dạng và các loại tài liệu khác nhau, bao gồm các công cụ vẽ sơ đồ, cho phép bạn tạo các quy trình tài liệu bằng văn bản và hình ảnh
Giới hạn của ClickUp
- Phiên bản miễn phí có giới hạn năm người dùng, điều này có thể là trở ngại nếu bạn có một nhóm lớn hơn
- Một số người dùng mới thấy rằng số lượng tính năng quá nhiều có thể khiến họ choáng ngợp lúc đầu, nhưng mức độ tùy chỉnh cao khiến quá trình học tập trở nên đáng giá đối với phần mềm tài liệu này
Giá ClickUp
Xếp hạng và đánh giá ClickUp
- G2: 4.7/5 (6.500+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (3.500+ đánh giá)
2. Integrify
Integrify cung cấp phần mềm tự động hóa tài liệu mà không cần mã hóa. Process Builder có giao diện kéo và thả để tạo, cộng tác và kiểm tra các quy trình của bạn. Chế độ xem Foresight và Hindsight cung cấp thông tin chi tiết về các công việc phụ thuộc để xác định bất kỳ điểm nghẽn tiềm ẩn nào.
Các tính năng tốt nhất của Integrify
- Tích hợp với nhiều hệ thống doanh nghiệp và cung cấp khả năng nhập và xuất với Excel
- Dễ dàng thiết lập nhắc nhở và thông báo có thể tùy chỉnh để các thành viên trong nhóm luôn được cập nhật thông tin và tuân thủ tiến độ
- Môi trường mã thấp giúp công cụ này dễ tiếp cận hơn với tất cả các thành viên trong nhóm, không chỉ những người biết ngôn ngữ mã hóa
Giới hạn của Integrify
- Có bản dùng thử miễn phí, nhưng không có kế hoạch miễn phí
- Một số người dùng cho rằng phần mềm này bị giới hạn đối với các nhóm lớn và dự án quy mô lớn
Giá cả của Integrify
- Dựa trên đăng ký: Giá tùy chỉnh cho từng ngân sách tùy thuộc vào số lượng người dùng và mức giảm giá theo cấp
Đánh giá và nhận xét về Integrify
- G2: 4.4/5 (30+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (20+ đánh giá)
3. SmartDraw
Tạo tài liệu quy trình với sơ đồ, biểu đồ quy trình công việc và bản tóm tắt tổ chức của SmartDraw. Các biểu đồ và sơ đồ dựa trên biểu đồ cung cấp hình ảnh rõ ràng về các giai đoạn quy trình khác nhau.
Các mẫu như sơ đồ luồng cho phép bạn hình dung bất kỳ dự án nào từ đầu đến cuối, trong khi bản đồ tư duy giúp bạn dễ dàng có cái nhìn tổng quan về cấu trúc tổ chức với các công cụ tài liệu hóa quy trình. 🗂️
Các tính năng tốt nhất của SmartDraw
- Hơn 70 mẫu khác nhau bao gồm sơ đồ mặt bằng và biểu đồ quy trình làm việc để hợp lý hóa việc lập bản đồ quy trình
- Tích hợp liền mạch với các công cụ như Tài liệu Google, Microsoft Office, Jira và Confluence của Atlassian để hỗ trợ luồng công việc của bạn
- Dễ dàng nhập các tệp Visio và Lucidchart để chuyển đổi công cụ mà không gặp rắc rối
Giới hạn của SmartDraw
- Một số người dùng cho rằng thanh điều hướng bên cạnh gây nhầm lẫn và không có đủ tùy chỉnh cho các nhóm lớn hơn
- Một số người dùng phát hiện ra lỗi trong phần mềm, đặc biệt là khi tự động lưu
Giá cả của SmartDraw
- Người dùng đơn lẻ: 9,95 USD/tháng
- Nhiều người dùng: 8,25 USD/tháng cho 5 người dùng trở lên
Đánh giá và nhận xét về SmartDraw
- G2: 4.6/5 (230+ đánh giá)
- Capterra: 4.1/5 (110+ đánh giá)
4. Bit. ai
Bit. ai là một công cụ hợp tác tại nơi làm việc được thiết kế để hợp lý hóa tài liệu dự án. Với công cụ tài liệu hóa quy trình này, bạn có thể tạo wiki, hướng dẫn tương tác và cổng thông tin khách hàng. Được thiết kế cho cá nhân, nhóm nhỏ và tổ chức lớn, bạn có thể tận dụng phần mềm này cho dù đang làm việc trong các dự án nhỏ hay phức tạp.
Các tính năng tốt nhất của Bit.ai
- Việc nhập dữ liệu quy trình trở nên dễ dàng khi sử dụng một trong hàng chục mẫu có sẵn
- Trình chỉnh sửa AI thông minh giúp dọn dẹp công việc của bạn và đưa ra các đề xuất cải tiến
- Nhanh chóng liên kết các tài liệu, nhúng liên kết và thêm tiện ích thông minh để cung cấp bối cảnh
Hạn chế của Bit.ai
- Phiên bản miễn phí giới hạn tệp ở 5 MB, điều này có thể gây khó khăn cho người dùng muốn sử dụng các yếu tố tiêu tốn nhiều dữ liệu như video, biểu đồ và các đồ họa khác
- Một số người dùng cho rằng các tùy chọn định dạng và phông chữ bị giới hạn, khiến việc đáp ứng các tiêu chuẩn thương hiệu nội bộ trở nên khó khăn hơn
Giá cả của Bit. ai
- Miễn phí
- Pro: 8 đô la Mỹ/thành viên/tháng
- Kinh doanh: 15 USD/thành viên/tháng
Đánh giá và nhận xét về Bit. ai
- G2: 4/5 (10+ đánh giá)
- Capterra: 5/5 (5+ đánh giá)
5. Pellio
Với Pellio, bạn có thể tạo tài liệu quy trình kinh doanh chỉ trong ba bước đơn giản. Bắt đầu bằng cách tạo quy trình bằng trình chỉnh sửa văn bản phong phú. Nhúng hình ảnh, video và tệp để hỗ trợ tài liệu. Tiếp theo, chia sẻ quy trình làm việc với các thành viên nhóm có liên quan. Cuối cùng, phân công công việc và ngày đáo hạn để dự án được thực hiện đúng tiến độ. 🗓️
Các tính năng tốt nhất của Pellio
- Tạo các công việc từng bước cho từng thành viên trong nhóm và theo dõi tiến độ của họ trong một giao diện gọn gàng
- Trình chỉnh sửa văn bản phong phú tạo cơ sở dữ liệu quản lý kiến thức trong vài phút và bảng điều khiển tổng quan cho phép bạn xác định các quy trình không hiệu quả
- Gán các cấp độ truy cập khác nhau cho tài liệu dựa trên vai trò của các thành viên trong nhóm
Giới hạn của Pellio
- Hỗ trợ khách hàng chỉ giới hạn ở email, do đó, việc tìm kiếm giải pháp có thể mất nhiều thời gian hơn so với khi sử dụng các công cụ phần mềm khác
- Công cụ này chỉ hỗ trợ tiếng Anh, gây khó khăn cho các công ty thường xuyên sử dụng các ngôn ngữ khác
Giá cả của Pellio
- Lite: $15/tháng
- Startup: $47/tháng
- Pro: $97/tháng
Đánh giá và nhận xét về Pellio
- G2: Không có
- Capterra: Không có thông tin
6. Evernote
Evernote là ứng dụng công việc, công việc và lịch trình phổ biến trong giới quản lý dự án và những người muốn tăng năng suất làm việc. Ban đầu là một ứng dụng ghi chú, hiện nay Evernote được các doanh nghiệp sử dụng để quản lý quy trình, dự án và lịch trình. Dễ dàng thêm hình ảnh, âm thanh và tệp PDF, đồng thời biến bất kỳ ghi chú nào thành công việc để thêm vào lịch trình của bạn.
Các tính năng tốt nhất của Evernote
- Các ứng dụng tích hợp bao gồm Slack, Google Drive, MS Teams, Zapier và nhiều hơn nữa
- Chọn từ hàng chục mẫu để phát triển khung kế hoạch chiến lược hoặc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc
- Kết nối lịch trình và ghi chú với tích hợp lịch trong phần mềm tài liệu
- Giao diện người dùng trực quan giúp dễ dàng theo dõi các quy trình kinh doanh
Giới hạn của Evernote
- Một số người dùng mong muốn có thêm các tùy chọn định dạng để tổ chức tốt hơn với công cụ tài liệu này
- Theo một số người dùng, quá trình đồng bộ hóa đôi khi chậm và không đáng tin cậy
Giá cả của Evernote
- Miễn phí
- Cá nhân: $14.99/tháng
- Chuyên nghiệp: $17.99/tháng
Đánh giá và nhận xét về Evernote
- G2: 4.4/5 (1.900+ đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (8.000+ đánh giá)
7. Hightail
Sử dụng Hightail, một công cụ quản lý quy trình, để sắp xếp công việc, phân công nhiệm vụ theo dõi và theo dõi các cuộc thảo luận về dự án. Cập nhật trực tiếp các bước tiếp theo giúp mọi người luôn biết những gì đang diễn ra và những gì sẽ xảy ra tiếp theo. Tính năng chia sẻ tệp cho phép bạn tải lên, gửi và lưu trữ các tài liệu của công ty một cách an toàn. Sử dụng công cụ cộng tác sáng tạo để thu thập và thảo luận về các tài sản trực quan. 📊
Các tính năng tốt nhất của Hightail
- Phần mềm chia sẻ tệp đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm có quyền truy cập vào các công cụ cần thiết để xử lý phần công việc của mình trong dự án
- Các tính năng nội dung hình ảnh và trực quan là lý tưởng nếu bạn đang tìm cách chia sẻ, phê duyệt và xem trước tài liệu hình ảnh và video
- Tích hợp với Adobe và Zapier giúp tạo nội dung trực quan nhanh hơn và lập lịch hiệu quả hơn
Giới hạn của Hightail
- Các tính năng quản lý dự án chỉ có sẵn trong gói Teams và Gói Doanh nghiệp
- Một số người dùng gặp sự cố khi chia sẻ tệp hoặc hình ảnh
Giá cả của Hightail
- Lite: Miễn phí
- Pro: $12/tháng
- Nhóm: 24 USD/tháng
- Kinh doanh: 36 USD/tháng
Đánh giá và nhận xét về Hightail
- G2: 4.2/5 (680+ đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (280+ đánh giá)
8. ProcessMaker
Tự động hóa quy trình làm việc bằng ProcessMaker, một công cụ tái cấu trúc quy trình kinh doanh được thiết kế để hợp lý hóa ngay cả những dự án phức tạp nhất. Phần mềm mã thấp cho phép bạn kéo và thả các công việc trong Process Modeler để tạo bản đồ tư duy trực quan và sơ đồ brainstorming. Sử dụng Form Builder để thu thập dữ liệu và phản hồi từ các thành viên trong nhóm và tận dụng chế độ xem bảng điều khiển để hiểu rõ hơn về những gì đang diễn ra trong toàn công ty.
Các tính năng tốt nhất của ProcessMaker
- Kết nối với các ứng dụng của bên thứ ba bao gồm Salsforce và Oracle bằng API
- Sử dụng công nghệ tự động hóa để hợp lý hóa quy trình làm việc và giảm thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại
- Quét và lưu trữ tệp để giữ phiên bản kỹ thuật số của tất cả tài liệu kinh doanh của bạn
Giới hạn của ProcessMaker
- Đường cong học tập dốc hơn có nghĩa là bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn để tìm hiểu nền tảng ban đầu, đôi khi làm trì hoãn dự án nếu bạn cần bắt tay ngay vào công việc
- Một số người dùng cho rằng giao diện không được thanh lịch như họ mong muốn hoặc yêu cầu mã hóa nhiều hơn dự kiến
Giá cả của ProcessMaker
- Tiêu chuẩn: 1.495 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: 2.479 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Tùy chỉnh: Dành cho ngân hàng, giáo dục đại học và các giải pháp nhúng
Đánh giá và nhận xét về ProcessMaker
- G2: 4.3/5 (270+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (170+ đánh giá)
9. Document360
Với Document360, bạn có thể tạo cơ sở kiến thức công ty để chia sẻ nội bộ với nhân viên hoặc bên ngoài với khách hàng. Đối với tài liệu hóa quy trình, bạn có thể tạo hướng dẫn kỹ thuật và SOP như sổ tay nhân viên và khung tiếp thị. Soạn thảo tài liệu hệ thống, hướng dẫn và tài liệu tham khảo để nhân viên sử dụng để hỗ trợ công việc của họ. 🌻
Các tính năng tốt nhất của Document360
- Nhóm Document360 sẽ xử lý việc di chuyển từ các hệ thống cơ sở kiến thức khác cho bạn. Điều đó có nghĩa là bạn không phải lo lắng về việc mất thời gian chuyển đổi
- Chọn từ hàng chục mẫu để tạo kho lưu trữ kiến thức và hướng dẫn
- Giao diện trực quan giúp việc sử dụng trở nên đơn giản, ngay cả đối với nhân viên mới
Giới hạn của Document360
- Hiện tại, chỉ có một người có thể chỉnh sửa tài liệu tại một thời điểm, giới hạn chức năng khi cần sự hợp tác của nhóm
- Một số người cho rằng bảng điều khiển phân tích không mạnh mẽ bằng các sản phẩm của đối thủ cạnh tranh
Giá cả của Document360
- Miễn phí
- Tiêu chuẩn: 149 USD/dự án/tháng
- Chuyên nghiệp: 299 USD/dự án/tháng
- Kinh doanh: 399 USD/dự án/tháng
- Enterprise: 599 USD cho mỗi dự án mỗi tháng
Đánh giá và nhận xét về Document360
- G2: 4.7/5 (340+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (160+ đánh giá)
10. Gluu
Bạn đang tìm cách tạo hướng dẫn tương tác và cơ sở kiến thức mà nhân viên của bạn thực sự thích sử dụng? Hãy sử dụng Gluu để phát triển các tài liệu trực quan và hợp tác cho các quy trình kinh doanh của bạn. Trình thiết kế quy trình tích hợp giúp loại bỏ các phỏng đoán trong việc lập bản đồ quy trình, phân công công việc và tạo lịch trình một cách dễ dàng.
Các tính năng tốt nhất của Gluu
- Tính năng kiến trúc quy trình của Gluu xác định các quy trình trùng lặp để hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn
- Giao quyền kiểm soát và quyền hạn cho các thành viên khác nhau trong nhóm để phân công quản lý và giám sát
- Các thay đổi sẽ tạo ra thông báo ngay lập tức, giúp tất cả thành viên trong nhóm luôn cập nhật tiến độ và thông tin
Giới hạn của Gluu
- Phần mềm này nhằm mục đích hợp lý hóa các quy trình nội bộ, nhưng một số người dùng mong muốn nó cũng hỗ trợ chia sẻ bên ngoài cho cơ sở kiến thức được thiết kế cho khách hàng
- Các chế độ xem bộ lọc không được lưu, vì vậy bạn phải nhập lại mỗi khi thoát và mở lại tài liệu
Giá cả của Gluu
- Cơ bản: $12/tháng
- Pro: $25/tháng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Gluu
- G2: Không có
- Capterra: 4.6/5 (20+ đánh giá)
Tạo tài liệu quy trình hiệu quả hơn
ClickUp là giấc mơ của mọi nhà quản lý dự án. Với hàng trăm mẫu để lựa chọn, bạn có thể tạo tài liệu nhanh hơn cho tất cả các quy trình của mình. Từ sổ tay nhân viên và danh sách kiểm tra nhập môn đến quy trình ngân sách cho các dự án và lịch cho các cột mốc, bạn sẽ tìm thấy mọi thứ cần thiết để bắt đầu tạo tài liệu.
Hãy thử các giải pháp quản lý dự án miễn phí của ClickUp ngay hôm nay!