Mặc dù nhiều hình thức giao tiếp mới đã xuất hiện trong những năm qua, tài liệu vẫn là phương pháp chia sẻ thông tin và cập nhật thông tin cho các thành viên trong nhóm đã được thử nghiệm và chứng minh hiệu quả. Có rất nhiều trình chỉnh sửa tài liệu trên thị trường, gần như tương ứng với số lượng mục đích sử dụng của chúng.
Miễn là khách hàng sử dụng Word, PDF và văn bản thuần túy để truyền tải thông tin, phần mềm chỉnh sửa sẽ vẫn là một thị trường rất bão hòa. Việc phân loại các sản phẩm để tìm ra sản phẩm bạn cần có thể rất khó khăn. Hướng dẫn này nhằm giúp bạn tập trung vào các lựa chọn của mình!
Phần mềm chỉnh sửa tài liệu là gì?
Trình chỉnh sửa tài liệu là một loại phần mềm tạo, sửa đổi và định dạng tài liệu kỹ thuật số. Chúng thường điều chỉnh giao diện của tài liệu và lưu dưới các định dạng tệp khác nhau, chẳng hạn như Microsoft Word và PDF. Chúng thường cho phép cộng tác và bao gồm các công cụ để cải thiện kỹ năng viết của bạn, chẳng hạn như trợ giúp viết bằng AI hoặc trình kiểm tra chính tả.
Bạn nên tìm kiếm điều gì trong phần mềm chỉnh sửa tài liệu?
Khi đánh giá phần mềm chỉnh sửa tài liệu, bạn cần một giải pháp có thể phát triển cùng với yêu cầu của bạn. Dưới đây là một số điều cần lưu ý:
- Tính năng cộng tác: Cộng tác thời gian thực cho phép nhiều người dùng làm việc trên một tài liệu cùng lúc. Các tính năng như bình luận, theo dõi thay đổi và lịch sử phiên bản mang lại nhiều lợi ích hơn
- Tương thích tệp: Phần mềm phải tương thích với nhiều định dạng tệp. Quan trọng nhất, phần mềm phải tương thích với các định dạng mà doanh nghiệp của bạn sử dụng
- Mẫu: Một trình chỉnh sửa tốt có kho lưu trữ các mẫu cho các loại tài liệu phổ biến. Chúng giúp tiết kiệm thời gian và tối đa hóa tính nhất quán
- Tích hợp đám mây: Khả năng truy cập tài liệu ở mọi nơi và đảm bảo tất cả người dùng có phiên bản cập nhật mới nhất giúp công việc từ xa trở nên dễ dàng hơn nhiều
- Truy cập ngoại tuyến: Bạn có thể không có kết nối internet ổn định. Phần mềm chỉnh sửa tốt cho phép truy cập ngoại tuyến vào các tệp của bạn
- Tích hợp với các công cụ khác: Các doanh nghiệp hiện đại hoạt động hiệu quả nhất khi tất cả các công cụ trong hệ thống công nghệ của họ có thể giao tiếp với nhau
- Truy cập di động: Ứng dụng di động hoặc giao diện đáp ứng di động giúp bạn truy cập tài liệu dễ dàng hơn khi đang di chuyển
10 phần mềm chỉnh sửa tài liệu tốt nhất
Chúng tôi đã tổng hợp danh sách các phần mềm chỉnh sửa tài liệu và công cụ cộng tác tài liệu tốt nhất hiện có trên thị trường!
1. ClickUp
ClickUp là một nền tảng năng suất tất cả trong một với Docs — một công cụ tạo/lập và chỉnh sửa nội dung mạnh mẽ. Để tạo ra một gói quản lý dự án hiệu quả, bạn có thể sử dụng các công cụ quản lý tài liệu của nó để theo dõi và sử dụng tài liệu trong thời gian dài sau khi đã xuất bản và chia sẻ chúng.
Một trọng tâm chính của nền tảng ClickUp là sự hợp tác. Các dự án và nhiệm vụ của chúng chỉ diễn ra suôn sẻ nếu mọi người có thể làm việc cùng nhau hiệu quả. ClickUp Docs duy trì trọng tâm này. Sử dụng các tính năng chỉnh sửa tài liệu của nền tảng, bạn sẽ tìm thấy một hệ thống hợp tác hiệu quả giúp mọi người luôn đồng bộ hoàn hảo.
AI đã thay đổi phương pháp tạo/lập nội dung gần như chỉ trong một đêm. ClickUp AI mang tính năng này vào quá trình chỉnh sửa tài liệu của bạn. Với tính năng này, bạn sẽ có thể viết rõ ràng hơn và giao tiếp tốt hơn với khách hàng và thành viên trong nhóm.
Các tính năng tốt nhất của ClickUp
- Công cụ hợp tác thời gian thực
- Quản lý công việc và dự án tích hợp
- Nhiều lựa chọn mẫu
- Theo dõi các thay đổi và lịch sử phiên bản
- Tính năng hạn chế quyền truy cập đối với người dùng cụ thể
Giới hạn của ClickUp
- Bộ tính năng phong phú của nó có thể tạo ra một đường cong học tập cho một số người dùng
- Không phải tất cả các chế độ xem đều có sẵn trong ứng dụng di động — hiện tại
Giá ClickUp
Xếp hạng và đánh giá ClickUp
- G2: 4.7/5 (2.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (2.000+ đánh giá)
2. Tài liệu Google
Google đã cách mạng hóa việc chỉnh sửa tài liệu với sự ra đời của Tài liệu Google. Đây là nền tảng đầu tiên cho phép nhiều người chỉnh sửa cùng một tài liệu đồng thời. Tài liệu Google là một phần của bộ ứng dụng dựa trên đám mây lớn hơn và kết hợp với Google Trang tính và Google Trình chiếu để hoàn thiện bộ công cụ phần mềm văn phòng điển hình.
Tính chất trực tuyến của nó đã khiến nó trở thành một trong những nền tảng đầu tiên tạo điều kiện chia sẻ tài liệu. Mặc dù nó không có nhiều tính năng như các trình xử lý văn bản chuyên dụng tiên tiến nhất, nhưng bạn sẽ tìm thấy nhiều tiện ích bổ sung để mở rộng chức năng của nó. Chế độ ngoại tuyến có sẵn trên thiết bị di động.
Các tính năng tốt nhất của Tài liệu Google
- Hợp tác mượt mà trong thời gian thực
- Trí tuệ nhân tạo tích hợp
- Tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng Google khác
- Hỗ trợ tiện ích bổ sung của bên thứ ba
Giới hạn của Tài liệu Google
- Tùy chọn định dạng nâng cao bị giới hạn
- Hiệu suất có thể chậm lại khi làm việc với các tài liệu lớn
Giá Tài liệu Google
- Miễn phí
- Business Starter: 6 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Tiêu chuẩn kinh doanh: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Business Plus: 18 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Liên hệ bộ phận bán hàng để biết giá
Xếp hạng và đánh giá Tài liệu Google
- G2: 4.6/5 (40.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (27.000+ đánh giá)
Thêm: Xem 10 phần mềm thay thế và đối thủ cạnh tranh tốt nhất của Tài liệu Google năm 2024
3. Microsoft Word
Microsoft Word, một phần mềm lâu đời trong ngành, là một trong những ứng dụng xử lý văn bản thành công nhất từ trước đến nay. Phần mềm này đã thiết lập tiêu chuẩn cho các tính năng nâng cao và định dạng tài liệu.
Microsoft bao gồm Word trong phạm vi 365 cùng với Microsoft PowerPoint và Excel. Word tích hợp liền mạch với tất cả các sản phẩm cùng bộ Office. Có nhiều mẫu, cho phép tạo/lập tài liệu nhanh chóng và các công cụ nghiên cứu tích hợp giúp quá trình viết diễn ra suôn sẻ.
Không giống như nhiều ứng dụng chỉnh sửa tài liệu khác, Word cho phép bạn mở và chỉnh sửa tệp PDF.
Các tính năng tốt nhất của Microsoft Word
- Tính năng định dạng nâng cao
- Công cụ chỉnh sửa đồng tác giả thời gian thực
- Tích hợp liền mạch với các ứng dụng Microsoft khác
- Tính năng chỉnh sửa tài liệu PDF
- Thư viện mẫu phong phú
Giới hạn của Microsoft Word
- Nó có thể tiêu tốn nhiều tài nguyên trên các máy tính cũ
- Một số tính năng nâng cao ban đầu khó nắm bắt
- Có thể phát sinh vấn đề tương thích với các trình chỉnh sửa khác
Giá cả của Microsoft Word
- Kinh doanh cơ bản: 6 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Tiêu chuẩn kinh doanh: 12,50 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Business Premium: 22 USD/tháng cho mỗi người dùng
Đánh giá và nhận xét về Microsoft Word
- G2: 4.6/5 (4.900+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (13.000+ đánh giá)
4. GatherContent
Là một chương trình toàn diện tập trung vào tạo/lập nội dung và cộng tác, GatherContent có nhiều tính năng cho phép người dùng làm việc trên cùng một tài liệu trong thời gian thực. Nền tảng này cung cấp nhiều hơn hầu hết các trình chỉnh sửa tài liệu và bao gồm một giải pháp quản lý nội dung hoàn chỉnh. Bạn có thể dễ dàng tạo hướng dẫn phong cách và nhúng chúng vào tài liệu của mình để hợp lý hóa quá trình chỉnh sửa và đảm bảo tính nhất quán của nội dung.
Các tính năng tốt nhất của GatherContent
- Tính năng tổ chức, lập kế hoạch và sản xuất nội dung trên một nền tảng duy nhất
- Công cụ quản lý dự án để điều phối việc tạo/lập nội dung
- Tính khả dụng của các mẫu có thể tùy chỉnh
- Khả năng nhúng hướng dẫn phong cách trực tiếp vào môi trường chỉnh sửa.
- Cộng tác dựa trên đám mây theo thời gian thực để tạo/lập nội dung
Giới hạn của GatherContent
- Khó khăn cho người dùng mới sử dụng hệ thống quản lý nội dung
- Các giới hạn tiềm ẩn trong tích hợp với các nền tảng khác
Giá cả của GatherContent
- Bắt đầu: $99/tháng
- Giá: $299/tháng
- Transform: $799/tháng
- Enterprise: Liên hệ bộ phận bán hàng để biết giá
Đánh giá và nhận xét về GatherContent
- G2: 4.3/5 (80 đánh giá)
- Capterra: 4.2/5 (17 đánh giá)
5. Notion
Notion là một công cụ đa năng và khá toàn diện cho cá nhân và nhóm nội dung. Nó cho phép bạn tạo và chỉnh sửa các tài liệu có tệp phương tiện, văn bản và bảng. Giống như nhiều nền tảng khác, Notion gần đây đã triển khai các tính năng AI để bạn có thể truyền tải thông điệp của mình một cách hiệu quả.
Các tính năng tốt nhất của Notion
- Hợp nhất tất cả công việc và kiến thức của bạn vào một nơi
- Công cụ AI tích hợp
- Khả năng quản lý dự án đa năng
- Một cộng đồng cung cấp kiến thức lớn
Giới hạn của Notion
- Giao diện có thể gây choáng ngợp
- Khả năng ngoại tuyến giới hạn
Giá cả của Notion
- Miễn phí
- Thêm: 8 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 15 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Liên hệ với chúng tôi để biết giá
Đánh giá và nhận xét về Notion
- G2: 4.7/5 (4.500+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (1.850+ đánh giá)
6. Bit. ai
Những người tạo ra Bit.ai đã thiết kế nền tảng của họ như một công cụ quản lý kiến thức và cộng tác tài liệu từ đầu đến cuối.
Các tính năng của nó tập trung vào việc cho phép các thành viên trong nhóm làm việc với những người dùng khác để tạo và chỉnh sửa nội dung. Mặc dù thiếu một số tính năng nâng cao của các trình chỉnh sửa tài liệu khác, nhưng nó xử lý tốt các tính năng cơ bản. Bạn có thể tùy chỉnh tài liệu bằng nội dung kỹ thuật số từ nhiều nguồn và định dạng tệp khác nhau. Giao diện trực quan, thân thiện với người dùng và linh hoạt, phù hợp với nhiều quy trình công việc.
Các tính năng tốt nhất của Bit.ai
- Các công cụ để làm phong phú tài liệu của bạn bằng hình ảnh, video, nội dung xã hội, tệp đám mây và hơn thế nữa
- Tính năng theo dõi ai đã chỉnh sửa tài liệu và khi nào
- Không gian làm việc linh hoạt, hợp tác
- Tích hợp rộng rãi với các sản phẩm khác
Giới hạn của Bit.ai
- Công cụ định dạng giới hạn
- Phụ thuộc vào kết nối internet để truy cập tài liệu
- Không có ứng dụng di động chuyên dụng
Giá cả của Bit. ai
- Miễn phí
- Pro: 8 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 15 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Liên hệ bộ phận bán hàng để biết giá
Đánh giá và nhận xét của Bit. ai
- G2: 4/5 (21 đánh giá)
- Capterra: 5/5 (8 đánh giá)
7. Evernote
Chủ yếu là một ứng dụng ghi chú, Evernote cho phép bạn tạo các tài liệu đồng bộ trên nhiều thiết bị trên tất cả các hệ điều hành chính. Các tài liệu có thể là văn bản, hình ảnh, âm thanh hoặc tệp PDF.
Evernote kết hợp ghi chú, công việc và lịch trình để tạo ra một giải pháp quản lý công việc cơ bản nhưng hiệu quả. Một tính năng độc đáo là khả năng cắt và chú thích thông tin từ các trang web, biến Evernote thành một công cụ thiết yếu để tổ chức thông tin nhanh chóng. Nó cũng có thể chụp và chỉnh sửa ghi chú viết tay.
Các tính năng tốt nhất của Evernote
- Tự động đồng bộ hóa trên các thiết bị
- Cải thiện ghi chú bằng văn bản, hình ảnh và các phương tiện khác
- Bao gồm chức năng quản lý công việc tích hợp
- Có khả năng tìm kiếm mạnh mẽ
- Lưu và chú thích trang web
Giới hạn của Evernote
- Khả năng định dạng hạn chế so với một số ứng dụng khác
- Phiên bản miễn phí có nhiều hạn chế hơn so với một số đối thủ cạnh tranh
- Một số người dùng cảm thấy giao diện không trực quan
Giá cả của Evernote
- Miễn phí
- Cá nhân: $14.99/tháng
- Chuyên nghiệp: $17.99/tháng
- Teams: 24,99 USD/tháng cho mỗi người dùng
Đánh giá và nhận xét về Evernote
- G2: 4.4/5 (2.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (8.000+ đánh giá)
8. Dropbox Paper
Sản phẩm này là công cụ chỉnh sửa tài liệu miễn phí cho bất kỳ người dùng nào có tài khoản Dropbox. Bạn có thể tạo tài liệu mới trực tiếp từ ứng dụng Dropbox. Công ty thậm chí còn cung cấp thư viện nội dung để giúp bạn bắt đầu.
Paper tận dụng tối đa tính năng kiểm soát phiên bản của Dropbox, cho phép bạn quay lại các phiên bản trước của tài liệu. Tích hợp này cũng cho phép sản phẩm đồng bộ dễ dàng với bất kỳ thiết bị máy tính để bàn hoặc thiết bị di động nào. Bạn thậm chí có thể sử dụng các tính năng bảo mật của Dropbox để bảo vệ tài liệu khỏi những người xem trái phép.
Các tính năng tốt nhất của Dropbox Paper
- Tính năng cộng tác thời gian thực
- Các tính năng quản lý công việc trong trình chỉnh sửa tài liệu
- Hỗ trợ nhúng phương tiện đa phương tiện
- Hỗ trợ thiết bị di động
- Tự động tạo/lập bản trình bày từ tài liệu
Giới hạn của Dropbox Paper
- So với các trình xử lý văn bản chuyên dụng, phần mềm này có các tùy chọn định dạng giới hạn
- Nó không có nhiều tính năng như các hệ thống quản lý tài liệu chuyên dụng
Giá cả của Dropbox Paper
- Miễn phí
- Thêm: $9.99/tháng
- Chuyên nghiệp: $16,58/tháng
- Teams Standard: 15 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Teams Advanced: 24 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Liên hệ bộ phận bán hàng để biết giá
Đánh giá và nhận xét về Dropbox Paper
- G2: 4.1/5 (4.400+ đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (200+ đánh giá)
9. WPS Writer
Trình chỉnh sửa tài liệu này là một phần của gói WPS Office. Nó có thể mở các tài liệu Microsoft Word và các định dạng khác, nhưng PDF là một điểm đáng chú ý. WPS Office có một ứng dụng hoàn chỉnh tập trung vào chỉnh sửa PDF, vì vậy nó có thể là một trong những công cụ tốt nhất để chỉnh sửa tệp PDF trên thị trường.
Là một bộ ứng dụng văn phòng hoàn chỉnh, WPS Writer có nhiều tính năng soạn thảo và chỉnh sửa tài liệu nâng cao mà một số nền tảng khác không có. Điều này khiến nó trở thành một sự thay thế Microsoft Word hiệu quả.
Các tính năng tốt nhất của WPS Writer
- Một phần của bộ ứng dụng văn phòng hoàn chỉnh
- Khả năng tương thích đa nền tảng
- Lựa chọn các mẫu chuyên nghiệp miễn phí
- Công cụ hợp tác thời gian thực
- Các công cụ tích hợp cho trình chỉnh sửa PDF
Giới hạn của WPS Writer
- Phiên bản miễn phí có nhiều hạn chế
- Các vấn đề tương thích đã phát sinh với các tính năng nâng cao của Microsoft Office
- Giao diện người dùng kém trực quan hơn so với các ứng dụng văn phòng khác
Giá cả của WPS Writer
- Miễn phí
- WPS Pro: $35/năm
- WPS Business: Liên hệ bộ phận bán hàng để biết giá
Đánh giá và nhận xét về WPS Writer
- G2: 4.4/5 (250+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (1.300+ đánh giá)
10. Atlassian Confluence
Confluence là wiki dựa trên web của Atlassian. Các tính năng chỉnh sửa tài liệu của nó cho phép các doanh nghiệp tạo ra một nguồn thông tin duy nhất trong tổ chức của họ.
Hệ thống kiểm soát phiên bản của Confluence cho phép bạn quay lại các phiên bản khác nhau của tài liệu. Phần mềm này cũng có thể tích hợp với các sản phẩm Atlassian và công cụ quản lý dự án khác để tăng hiệu quả của tài liệu.
Các tính năng tốt nhất của Atlassian Confluence
- Tập trung vào hợp tác từ xa
- Công cụ tổ chức nâng cao để theo dõi nội dung
- Tích hợp với các công cụ quản lý dự án phổ biến
- Cung cấp một nguồn thông tin thống nhất
Giới hạn của Atlassian Confluence
- Các thao tác của nó đòi hỏi thời gian để thành thạo
- Giao diện có thể gây nhầm lẫn
- Cần có kết nối internet để truy cập tài liệu
Giá cả của Atlassian Confluence
- Miễn phí
- Tiêu chuẩn: 5,75 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Premium: 11 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Liên hệ bộ phận bán hàng để biết giá
Đánh giá và nhận xét về Atlassian Confluence
- G2: 4. 1/5 (3.500+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (3.000+ đánh giá)
Tải xuống Trình chỉnh sửa tài liệu tốt nhất
Chúng tôi đã xem qua một danh sách dài các trình chỉnh sửa tài liệu. Trình chỉnh sửa phù hợp nhất với bạn phụ thuộc vào nhu cầu chỉnh sửa tài liệu của bạn. Mặc dù ít có tính năng chỉnh sửa PDF, một số trình chỉnh sửa là trình xử lý văn bản rất tiên tiến, trong khi một số khác hướng đến việc ghi chú cơ bản. Để có một giải pháp quản lý dự án và công việc toàn diện và mạnh mẽ, hãy thử ClickUp. Nó có tất cả các công cụ bạn cần để chỉnh sửa tài liệu và hơn thế nữa.