Với vai trò là một nhà viết kỹ thuật, nhiệm vụ chính của bạn là đơn giản hóa các chủ đề phức tạp để người đọc thông thường có thể hiểu dễ dàng.
Bạn phải có khả năng trình bày các khái niệm kỹ thuật và phức tạp bằng ngôn ngữ đơn giản và dễ hiểu.
Chúng tôi hiểu điều đó. Viết kỹ thuật là một công việc đầy thách thức. Nó đòi hỏi kỹ năng viết, chỉnh sửa và định dạng tốt, đồng thời cần cân bằng giữa tính chính xác và sự đơn giản.
Hướng dẫn viết kỹ thuật này sẽ giúp bạn hiểu cách tạo ra các tài liệu hiệu quả hơn, nâng cao kỹ năng viết kỹ thuật của mình, đồng thời tránh những lỗi thường gặp.
Với tư cách là một nhà viết kỹ thuật, hãy áp dụng các nguyên tắc tốt nhất này để đảm bảo tài liệu kỹ thuật của bạn chính xác, súc tích và dễ hiểu.
Viết kỹ thuật là gì?
Viết kỹ thuật giúp mọi người, bất kể chuyên môn, có thể tiếp cận thông tin, ý tưởng, quy trình và hướng dẫn phức tạp. Khi bạn bắt đầu tạo tài liệu kỹ thuật tập trung vào người đọc, công ty/sản phẩm của bạn sẽ có cơ hội thu hút và giữ chân khách hàng tốt hơn.
Tài liệu kỹ thuật được sử dụng trong các trường kỹ thuật khác nhau để:
- Hướng dẫn sử dụng
- Quy trình vận hành tiêu chuẩn
- Tài liệu dự án
- Tài liệu phần mềm
- Tài liệu đào tạo
- Báo cáo kỹ thuật
- Bài báo khoa học
- Tài liệu API
Nếu bạn đang tìm cách vượt qua những phức tạp của viết kỹ thuật một cách tự tin, đây là những mẹo viết kỹ thuật giúp bạn thực hiện điều đó một cách dễ dàng.
10 Mẹo Viết Kỹ Thuật Để Nâng Cao Kỹ Năng Viết Của Bạn
1. Hiểu rõ đối tượng độc giả
Bước đầu tiên để viết tài liệu kỹ thuật không phải là thực sự viết. Thay vào đó, hãy dành thời gian để hiểu đối tượng của bạn là ai — để đáp ứng nhu cầu cụ thể của họ trong bài viết của bạn.
Ngay cả những nhà văn kỹ thuật giàu kinh nghiệm nhất cũng không bỏ qua bước xây dựng kết nối con người bằng cách đề cập đến các chủ đề kỹ thuật khóa trong tài liệu của bạn.
Vậy, làm thế nào để bạn hiểu đối tượng độc giả của mình? Dưới đây là một số câu hỏi bạn có thể bắt đầu:
- Vai trò hoặc chức năng công việc của họ là gì? Họ là người dùng cuối, kỹ thuật viên, quản lý hay một nhóm khác?
- Nền tảng kỹ thuật và mức độ chuyên môn của họ về chủ đề này là gì?
- Trong bối cảnh nào người đọc sẽ sử dụng tài liệu này — để học tập, khắc phục sự cố hay đưa ra quyết định?
- Họ sẽ có những công việc hoặc câu hỏi cụ thể nào?
- Loại giọng điệu và ngôn ngữ nào là phù hợp?
Hãy cùng tìm hiểu qua một ví dụ.
Bạn đang sử dụng công cụ soạn thảo trợ giúp để viết hướng dẫn sử dụng cho một ứng dụng phần mềm mới.
Đối tượng mục tiêu: Người dùng lần đầu có kiến thức cơ bản về máy tính và cần hướng dẫn sử dụng ứng dụng của bạn.
Để đáp ứng nhu cầu của họ, tài liệu viết kỹ thuật của bạn nên:
- Có hướng dẫn từng bước cho tất cả các công việc quan trọng mà họ sẽ thực hiện
- Viết bằng ngôn ngữ rõ ràng, súc tích
- Định nghĩa các thuật ngữ kỹ thuật và viết tắt
- Bao gồm ảnh chụp màn hình hoặc sơ đồ để hướng dẫn họ trực quan qua các bước tiếp theo
Khi bạn điều chỉnh thông điệp của mình cho phù hợp với nhu cầu và trình độ kiến thức của họ, bạn có thể tạo ra các tài liệu kỹ thuật giúp họ dễ dàng sử dụng sản phẩm của bạn.
Ngược lại, viết kỹ thuật hiệu quả cho người dùng quản trị viên sẽ yêu cầu ngôn ngữ cao cấp hơn.
2. Tạo dàn ý
Sau khi xác định nhu cầu của độc giả, hãy tạo một dàn ý với các chủ đề chính và tiêu đề phụ mà bạn muốn đề cập. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một cấu trúc nền tảng cho tài liệu kỹ thuật của mình và giúp quá trình viết trở nên trơn tru hơn.
Khi viết dàn ý, hãy cân nhắc:
- Câu hỏi khóa: Một số câu hỏi khóa mà họ muốn có câu trả lời là gì?
- Giải quyết vấn đề: Vấn đề mà bạn đang giúp họ giải quyết là gì?
- Mục đích: Người đọc sẽ sử dụng tài liệu kỹ thuật của bạn để làm gì?
Sử dụng những hiểu biết này để định hình các phần chính của dàn ý, sau đó chia thành các chủ đề hoặc tiểu mục nhỏ hơn, mỗi chủ đề tập trung vào nhu cầu hoặc mục tiêu cụ thể của đối tượng độc giả.
Bảng trắng ClickUp rất hữu ích để brainstorming phác thảo, ghi chép ý tưởng, thêm hình ảnh và bản vẽ, và tạo liên kết nhiệm vụ liên quan.
Ví dụ, đối với hướng dẫn sử dụng cho một ứng dụng phần mềm mới, bạn sẽ phải hướng dẫn người dùng cài đặt, thiết lập và sử dụng các tính năng cơ bản của phần mềm. Dàn ý sẽ bao gồm:
- Giới thiệu
- Mục đích của phần mềm
- Tổng quan về các tính năng
- Yêu cầu hệ thống
- Yêu cầu về phần cứng
- Yêu cầu phần mềm
- Các bước cài đặt
- Tải xuống phần mềm
- Quy trình cài đặt từng bước
- Bắt đầu
- Thiết lập ban đầu
- Tạo tài khoản
- Các tính năng cơ bản
- Tổng quan về bảng điều khiển chính
- Cách sử dụng phần mềm
- Trường hợp sử dụng
- Các công việc phổ biến và cách thực hiện
- Ví dụ thực tế
- Các thông báo lỗi phổ biến và cách khắc phục
- Danh sách các vấn đề thường gặp
- Hướng dẫn khắc phục sự cố từng bước
- Câu hỏi thường gặp
Viết kỹ thuật tốt bắt đầu bằng việc tạo ra một dàn ý chi tiết, bao quát đầy đủ thông tin cần thiết một cách logic và toàn diện để tài liệu của bạn trở nên hữu ích cho người đọc.
Thu hút sự tham gia của nhóm trong các phiên làm việc bằng cách sử dụng các kỹ thuật ý tưởng khác nhau, chẳng hạn như bảng trắng, bản đồ tư duy, tạo mẫu và lập kịch bản.
3. Nghiên cứu chủ đề của bạn bằng phương pháp 5W1H
Các nhà văn kỹ thuật giỏi nhất sử dụng khung 5W1H (Ai, Cái gì, Khi nào, Ở đâu, Tại sao và Như thế nào) để bao quát các khía cạnh thiết yếu của nội dung văn bản, đảm bảo tài liệu phù hợp với đối tượng độc giả trong lĩnh vực kỹ thuật.
| Hiểu rõ phương pháp 5W1H |
| Ai: Xác định đối tượng mục tiêu của bạnXem xét chuyên môn, vai trò của họ và cách họ sẽ sử dụng tài liệu của bạn. Điều chỉnh nội dung cho phù hợp với họ sẽ giúp bài viết của bạn hiệu quả và có giá trị hơn. Ví dụ: Họ là người dùng cuối cần hướng dẫn từng bước hay là nhà phát triển cần tài liệu API chi tiết? |
| Nội dung: Xác định mục đích và phạm vi của tài liệuQuyết định mục tiêu chính, chủ đề cụ thể và mức độ chi tiết cần thiết. Điều này giúp bạn tạo ra một tài liệu tập trung và toàn diện. Ví dụ: Tài liệu này nhằm giải thích một tính năng mới của phần mềm hay là hướng dẫn khắc phục sự cố thường gặp? |
| Khi nào: Xác định dòng thời gian và các cột mốc quan trọng (nếu có)Đặt ra dòng thời gian và các cột mốc để mọi người làm việc theo đúng tiến độ và đáp ứng các thời hạn quan trọng. Ví dụ: Tính năng mới sẽ được phát hành khi nào? Tài liệu phải sẵn sàng khi nào? |
| Nơi: Xác định các nguồn thông tin tốt nhấtChọn các nguồn đáng tin cậy và có liên quan để đảm bảo tài liệu kỹ thuật của bạn chính xác và đáng tin cậy. Ví dụ: Sử dụng các tài liệu kỹ thuật nội bộ, các nguồn trực tuyến đáng tin cậy hoặc phỏng vấn các chuyên gia trong lĩnh vực đó. |
| Tại sao: Hiểu tầm quan trọng và sự liên quan của chủ đề của bạnHãy nghĩ về cách tài liệu của bạn sẽ giải quyết vấn đề, cải thiện quy trình hoặc tăng kiến thức cho độc giả. Ví dụ: Tài liệu có giúp người dùng giảm thời gian ngừng hoạt động, tăng năng suất hoặc hiểu rõ hơn về một hệ thống phức tạp không? |
| Làm thế nào? – Xác định cách hiệu quả nhất để trình bày thông tin của bạnChọn định dạng phù hợp nhất dựa trên nhu cầu và sở thích của đối tượng, như hướng dẫn sử dụng, báo cáo kỹ thuật hoặc hướng dẫn trợ giúp trực tuyến. Dù định dạng là gì, hãy đơn giản hóa ngôn ngữ trong biểu mẫu để đảm bảo thông tin dễ hiểu. Ví dụ: Bạn nên sử dụng hướng dẫn từng bước, bao gồm các hình ảnh minh họa hay cung cấp giải thích chi tiết? |
4. Tạo nội dung phù hợp với nhân cách người dùng
Dựa trên đối tượng độc giả mục tiêu, bạn có thể điều chỉnh phong cách viết của mình theo các cách sau:
- Chọn giọng điệu và ngôn ngữ phù hợp nhất
- Xác định mức độ chi tiết kỹ thuật phù hợp để bao gồm
- Dự đoán và giải quyết các câu hỏi hoặc thắc mắc của họ
- Cấu trúc tài liệu sao cho dễ dàng điều hướng và hiểu rõ
Nếu bạn đang viết hướng dẫn sử dụng cho người dùng cuối và quản trị viên, cách tiếp cận của bạn sẽ khác như sau:
| Aspect | Hướng dẫn người dùng cuối | Hướng dẫn cho quản trị viên |
| Ngôn ngữ | Đơn giản, không kỹ thuật | Thêm thông tin kỹ thuật |
| Tone | Thân thiện, gần gũi | Chính thức |
| Hướng dẫn | Các bước thực hiện công việc khóa | Chi tiết về cài đặt, cấu hình và khắc phục sự cố |
| Hình ảnh | Nhiều ảnh chụp màn hình và hình ảnh minh họa | Nó có thể bao gồm ít hình ảnh hơn |
| Tập trung | Lợi ích cho công việc hàng ngày | Hoạt động trơn tru trên toàn tổ chức |
| Trình độ kiến thức | Cơ bản | Kiến thức IT chuyên sâu |
| Các chủ đề được đề cập | Lợi ích của phần mềm | Cài đặt, cấu hình, khắc phục sự cố, bảo mật |
| Người dùng được đề cập | Người dùng cuối | Quản trị viên, nhân viên IT |
Ở giai đoạn này, hãy xem xét việc tạo một tài liệu phạm vi công việc nêu chi tiết công việc cần hoàn thành, bao gồm mục tiêu, công việc, phụ thuộc và bất kỳ thông tin liên quan nào khác cần thiết để hướng dẫn dự án hoàn thành thành công.
ClickUp Brain, công cụ viết AI tích hợp của ClickUp, giúp bạn tạo tài liệu kỹ thuật và phạm vi công việc trong vài phút. Sử dụng menu thả xuống với các đề xuất để hoàn thành câu, thay đổi bảng màu, cập nhật kiểu chữ, thêm ghi chú và tóm tắt cuộc họp, và hoàn thành tài liệu trong một phần nhỏ thời gian.
5. Sắp xếp thông tin một cách hiệu quả
Ở giai đoạn này, hãy tự hỏi bản thân: "Làm thế nào để độc giả có thể tìm thấy thông tin họ cần một cách nhanh chóng và dễ dàng?"
Điểm mấu chốt là tổ chức thông tin một cách logic và dễ dàng quét qua.
Dưới đây là cách thực hiện:
- Sử dụng tiêu đề và tiêu đề phụ để giúp người đọc nhanh chóng tìm thấy thông tin họ cần
- Sử dụng danh sách và dấu đầu dòng để nhấn mạnh các điểm chính và giúp văn bản dễ đọc hơn
- Bao gồm hình ảnh, sơ đồ, bảng và các yếu tố đa phương tiện khác để minh họa các khái niệm phức tạp và làm cho tài liệu của bạn hấp dẫn hơn
- Sử dụng định dạng nhất quán — kiểu phông chữ, kích thước, màu sắc và khoảng cách trong toàn bộ tài liệu
- Sắp xếp thông tin một cách logic, bắt đầu từ những khái niệm cơ bản nhất và dần dần chuyển sang các chủ đề phức tạp hơn
Sử dụng ClickUp Docs để cải thiện tài liệu kỹ thuật của bạn
Đối với quá trình phát triển sản phẩm của bạn, có thể liên quan đến nhiều thành viên trong nhóm, hãy cân nhắc sử dụng ClickUp Docs để xác định mục tiêu và đối tượng của bạn, phác thảo các yêu cầu về sản phẩm, thêm nghiên cứu người dùng và đảm bảo tính nhất quán trên toàn bảng.
Sử dụng Docs để tạo, chỉnh sửa, quản lý giao tiếp kỹ thuật và cộng tác với nhóm của bạn trong thời gian thực. Mọi người đều có thể thêm nhận xét; quản lý dự án có thể gắn thẻ thành viên nhóm và phân công nhiệm vụ trong ClickUp Docs.
Để trình bày thông tin một cách hiệu quả, bạn có thể thêm các phần, hình ảnh và bảng để tài liệu kỹ thuật của bạn trở nên hấp dẫn hơn.
ClickUp Docs cung cấp các tùy chọn định dạng khác nhau, bao gồm kiểu tiêu đề, lựa chọn màu sắc, tùy chọn phông chữ và khoảng cách đoạn văn, để phá vỡ sự đơn điệu và nâng cao khả năng đọc của tài liệu.
Mẹo chuyên nghiệp 💡: Sử dụng mẫu tài liệu kỹ thuật hoặc mẫu kỹ thuật để phác thảo các tính năng và công dụng của sản phẩm, trình bày chi tiết và tính năng, đồng thời ghi lại kiến thức về sản phẩm cho nhân viên hiện tại và tương lai.
6. Có một hướng dẫn phong cách để đảm bảo tính nhất quán
Khi nhiều người cùng làm việc trên một tài liệu kỹ thuật, sự không nhất quán và lỗi có thể xuất hiện nếu phong cách của họ không thống nhất.
Hướng dẫn phong cách (Style guide) giống như một lực lượng thống nhất, đảm bảo tiêu chuẩn nhất quán trong các tài liệu kỹ thuật.
Tại sao hướng dẫn phong cách là cần thiết:
- Đảm bảo tính nhất quán: Giữ phong cách viết thống nhất trên tất cả các tài liệu, điều này rất quan trọng cho tính dễ đọc và chuyên nghiệp
- Tiết kiệm thời gian: Với các hướng dẫn được định sẵn, người viết sẽ mất ít thời gian hơn để quyết định cách định dạng nội dung, từ đó có thể tập trung hơn vào việc viết thực tế
- Giảm lỗi: Hướng dẫn phong cách giúp giảm thiểu sự không nhất quán và lỗi, đảm bảo tất cả các tài liệu đáp ứng cùng tiêu chuẩn chất lượng
Ví dụ: Mẫu Quy trình và Thủ tục ClickUp cho phép bạn ghi chép và quản lý các quy trình ở một nơi. Tạo hướng dẫn từng bước cho các nhiệm vụ lặp lại để chuẩn hóa quy trình và thủ tục làm việc của nhóm bạn.
Bạn sẽ được cộng điểm khi sử dụng Nền tảng quản lý dự án của ClickUp để giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, cho phép họ thêm thông tin kỹ thuật vào các mẫu có sẵn và theo dõi tiến độ công việc trên một nền tảng duy nhất.
Đọc thêm: Cách viết báo cáo: từ ý tưởng đến hoàn thành
7. Nắm vững các nguyên tắc cơ bản của tài liệu kỹ thuật
Đảm bảo nắm vững các nguyên tắc cơ bản, bất kể loại tài liệu kỹ thuật bạn đang tạo.
Tuân thủ sự chính xác
Trong tất cả các tài liệu kỹ thuật, hãy trình bày thông tin một cách khách quan. Tránh sử dụng ngôn ngữ cảm tính hoặc ý kiến cá nhân. Ý kiến chủ quan có thể làm sai lệch nội dung bài viết và làm giảm uy tín của bạn.
- Ví dụ, thay vì nói "Bạn sẽ thích tính năng này!", hãy nói "Tính năng này có thể giảm thời gian xử lý dữ liệu của bạn tới 40%"
Tránh sử dụng ngôn ngữ mơ hồ
Sử dụng ngôn ngữ chính xác để đảm bảo độc giả hiểu rõ những gì họ sẽ nhận được và cách thực hiện theo hướng dẫn của bạn.
- Thay vì nói "Tiến tới bước tiếp theo", hãy cung cấp chi tiết cụ thể: "Nhấp vào nút "Tiếp theo"
Sử dụng giọng văn chủ động
Sử dụng giọng văn chủ động giúp văn bản của bạn trực tiếp và thu hút người đọc.
- Thay vì viết, "Việc cài đặt phần mềm sẽ cần được cập nhật hàng tháng," hãy viết, "Bạn sẽ cần cập nhật phần mềm hàng tháng."
Sử dụng trình tạo thông số kỹ thuật của ClickUp để tạo ý tưởng, quy trình và khung cho tài liệu sản phẩm và quy trình của bạn.
Nếu bạn là thành viên của nhóm phần mềm chịu trách nhiệm ghi chép API, kiến trúc, luồng dữ liệu và các mô-đun mới, hãy sử dụng công cụ viết kỹ thuật của ClickUp Brain để tạo các tài liệu kỹ thuật toàn diện — nhằm giảm thiểu hiểu lầm, cải thiện sự hợp tác và đẩy nhanh quá trình phát triển.
Trợ lý viết AI kiểm tra chính tả và ngữ pháp, viết lại các đoạn văn bản và tóm tắt các đoạn văn dài để tăng tính rõ ràng và chính xác.
8. Viết rõ ràng và súc tích
Khi viết nội dung, nói chung, bạn nên rõ ràng và súc tích để truyền tải ý của mình. Nhưng trong viết kỹ thuật, điều này là hoàn toàn cần thiết.
Việc truyền đạt những ý tưởng phức tạp giúp độc giả nhanh chóng nắm bắt được những điểm chính mà không bị lạc hướng hoặc bối rối.
Vậy, làm thế nào để bạn có thể làm cho văn bản kỹ thuật của mình rõ ràng và súc tích hơn?
Bằng cách đơn giản hóa ngôn ngữ của bạn.
| Chuyên ngành | Phương án đơn giản hơn | Ví dụ |
| Không thể thay đổi | Không thể thay đổi | 'Sử dụng cấu trúc dữ liệu không thể thay đổi' → 'Sử dụng cấu trúc dữ liệu không thể thay đổi' |
| Tối ưu hóa | Cải thiện hoặc tổ chức lại | 'Tối ưu hóa mã nguồn để dễ bảo trì hơn' → 'Cải thiện mã nguồn để dễ bảo trì hơn' |
| Phần mềm trung gian | Phần mềm trung cấp hoặc kết nối | 'Áp dụng phần mềm trung gian xác thực' → 'Sử dụng phần mềm trung gian để xác thực' |
Hãy nhớ rằng tài liệu kỹ thuật hiệu quả cần có sự lặp lại và tinh chỉnh. Lên kế hoạch cho các phiên phản hồi với nhóm của bạn, họ có thể chỉ ra những tính năng mà bạn có thể bỏ sót.
ClickUp Forms sẽ giúp bạn thu thập phản hồi từ các thành viên nhóm được chỉ định theo định dạng có cấu trúc. Phần hay nhất là nó được tích hợp vào nền tảng ClickUp, giúp bạn dễ dàng theo dõi công việc của mình hơn.
9. Sử dụng các yếu tố đa phương tiện
Chia nhỏ các đoạn văn và văn bản dài bằng các yếu tố hấp dẫn về mặt thị giác như sơ đồ, hình ảnh hoặc video. Chúng giúp bạn minh họa ý của mình dễ dàng hơn.
Ví dụ: thêm ảnh chụp màn hình vào hướng dẫn sử dụng để chỉ cho người dùng biết chính xác nơi cần nhấp và những gì họ sẽ thấy ở mỗi bước.
Hãy nhớ thêm các yếu tố đa phương tiện chất lượng cao, phù hợp và rõ ràng. Sử dụng chú thích để giải thích nội dung của từng hình ảnh và mối liên hệ của hình ảnh đó với văn bản xung quanh.
Sự tích hợp của ClickUp với các công cụ như Figma, GitHub, Zoom, YouTube và các công cụ đa phương tiện khác giúp việc thêm các yếu tố trực quan để hỗ trợ nội dung của bạn trong Không gian Làm việc ClickUp trở nên dễ dàng hơn.
10. Sử dụng ví dụ phù hợp
Bạn muốn giúp độc giả dễ dàng hiểu nội dung bạn muốn truyền đạt bằng một định dạng hấp dẫn.
Hãy thể hiện, đừng chỉ nói.
Điều này cũng áp dụng cho viết kỹ thuật.
Bao gồm các ví dụ để làm cho bài viết kỹ thuật của bạn hấp dẫn, thân thiện với người dùng và dễ tiếp cận. Ví dụ giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt các khái niệm phức tạp bằng cách cho thấy cách chúng hoạt động.
Để tăng giá trị, hãy chọn các ví dụ nêu bật các tính năng khóa, minh họa các trường hợp sử dụng thiết yếu hoặc hướng dẫn từng bước các quy trình công việc phổ biến. Sử dụng các ví dụ chi tiết và cụ thể để cung cấp thông tin rõ ràng về chủ đề.
Mẹo chuyên nghiệp💡: Đoạn mã, ảnh chụp màn hình và mẫu kết quả là những ví dụ tuyệt vời trong tài liệu kỹ thuật.
Đọc thêm: 15 mẫu nghiên cứu điển hình tốt nhất để sử dụng trong ClickUp và Word
Nâng cao kỹ năng viết kỹ thuật: Những lỗi thường gặp cần tránh
1. Ngôn ngữ chuyên ngành và ngôn ngữ phức tạp
Tài liệu kỹ thuật của bạn phải dễ tiếp cận với khách hàng và độc giả từ mọi nền tảng.
Cách tránh sai lầm này:
✅ Sử dụng các công cụ viết kỹ thuật như ClickUp Brain để đơn giản hóa việc viết của bạn
✅ Cung cấp ví dụ để minh họa các khái niệm phức tạp
✅ Hãy để một người không chuyên môn đọc lại bài viết của bạn để đảm bảo tính rõ ràng
✅Thêm giải thích cho các thuật ngữ kỹ thuật
2. Bỏ qua định dạng thích hợp
Các khối văn bản dài liên tục, thiếu tiêu đề lớn và bố cục hình ảnh kém khiến nội dung kỹ thuật khó tìm kiếm và khó hiểu.
Cách tránh sai lầm này:
✅ Chia các đoạn văn dài thành các đoạn ngắn hơn, dễ quản lý hơn
✅ Sử dụng tiêu đề và tiêu đề phụ mô tả để sắp xếp nội dung
✅ Sử dụng danh sách, hộp văn bản và dấu đầu dòng để làm nổi bật thông tin quan trọng
✅ Đảm bảo có đủ khoảng trắng để tài liệu có không gian thở
3. Sử dụng ngôn ngữ mơ hồ và không rõ ràng
Ngôn ngữ mơ hồ và không rõ ràng có thể gây nhầm lẫn cho độc giả.
Cách tránh sai lầm này:
✅ Sử dụng ngôn ngữ chính xác
✅ Tránh sử dụng các cụm từ như 'có thể', 'thường thì' hoặc 'một chút'
✅ Định nghĩa tất cả các từ viết tắt và ký hiệu được sử dụng
✅ Cung cấp ví dụ cụ thể để minh họa quan điểm của bạn
✅ Sử dụng giọng văn chủ động và hướng dẫn trực tiếp
4. Bỏ qua nhu cầu của độc giả
Không xem xét nhu cầu của độc giả sẽ khiến tài liệu của bạn trở nên mơ hồ.
Cách tránh sai lầm này:
✅ Hiểu rõ nền tảng, mục tiêu và điểm khó của độc giả
✅ Điều chỉnh nội dung cho phù hợp với trình độ chuyên môn của độc giả
✅ Tập trung vào thông tin quan trọng và hữu ích nhất cho độc giả của bạn
✅ Thu thập phản hồi của người dùng và lặp lại dựa trên ý kiến của họ
5. Coi trải nghiệm người dùng là vấn đề phụ
Khi bạn tập trung vào việc viết mà không xem xét trải nghiệm của người dùng, tài liệu của bạn có thể trở nên khó hiểu và không đạt được mục đích.
Cách tránh sai lầm này:
✅ Cấu trúc nội dung một cách logic và trực quan
✅ Cung cấp các công cụ hỗ trợ điều hướng như bảng mục lục và tham chiếu chéo
✅ Bao gồm hướng dẫn tham khảo nhanh và bảng tóm tắt để dễ dàng truy cập thông tin quan trọng
✅ Làm cho nội dung của bạn dễ tìm kiếm và dễ đọc với các tiêu đề lớn và định dạng rõ ràng
✅ Kiểm tra tài liệu của bạn với người dùng thực tế để xác định và khắc phục các vấn đề về khả năng sử dụng
Sẵn sàng nâng cấp tài liệu kỹ thuật của bạn với ClickUp?
Hãy tưởng tượng nếu tất cả các tài liệu kỹ thuật của bạn — SOP, hướng dẫn sử dụng, hướng dẫn thực hành và trường hợp sử dụng — góp phần vào thành công của công ty hoặc sản phẩm của bạn.
Điều này hoàn toàn có thể thực hiện được: với nội dung rõ ràng và phần mềm như ClickUp, bạn có thể nâng cao kỹ năng viết kỹ thuật của mình
Để làm được điều này, hãy bắt đầu bằng việc áp dụng các mẹo viết kỹ thuật của chúng tôi. Sau đó, sử dụng ClickUp để brainstorming ý tưởng, thu thập phản hồi từ đồng nghiệp, tích hợp đa phương tiện và tận dụng ClickUp Brain làm trợ lý viết AI của bạn.
Bắt đầu tạo tài liệu kỹ thuật mà người dùng của bạn sẽ yêu thích bằng cách đăng ký ClickUp miễn phí.