Quy trình quản lý phát hành: Các bước, thách thức và phương pháp hay nhất

Bạn đến đây vì bạn đang gặp khó khăn với quy trình phát hành phần mềm? Bạn cảm thấy mình chỉ còn một cuộc họp trạng thái nữa là sẽ bỏ cuộc?

Bất kỳ ai tham gia vào quá trình phát triển phần mềm đều biết rằng việc đưa các tính năng mới và độc đáo ra thị trường không phải là điều dễ dàng. Đây là một quá trình có tổ chức cao và phức tạp, chắc chắn sẽ gặp phải các vấn đề trong quá trình triển khai bản phát hành.

Đây là sự thật: các tác động tích cực của một quy trình quản lý phát hành có mục tiêu có thể bao gồm phần mềm chất lượng cao, cải thiện quy trình giao hàng và đồng nghiệp hài lòng.

Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn qua các giai đoạn, thách thức và các phương pháp hay nhất của quy trình quản lý phát hành — với các ví dụ thực tế, mẹo chuyên nghiệp và mẫu để giúp bạn tự tin phát hành sản phẩm.

Quản lý phát hành là gì?

Về cơ bản, quản lý phát hành giảm thiểu rủi ro, yêu cầu theo dõi và kiểm tra, đảm bảo khách hàng và triển khai nhất quán — theo cách ít gây gián đoạn nhất.

Các thay đổi được theo dõi, kiểm tra và sửa chữa nhiều lần nếu cần trước khi phát hành thành công.

Bản phát hành (hoặc đơn vị phát hành) là việc triển khai một hoặc nhiều thay đổi thành phần cho một sản phẩm vào môi trường sản xuất.

Quản lý phát hành là việc lập kế hoạch, lên lịch và thử nghiệm sản phẩm qua các giai đoạn và môi trường khác nhau.

Nhiều người nhầm lẫn giữa triển khai và quản lý phát hành. Triển khai là hành động kỹ thuật đẩy mã vào sản xuất, trong khi quản lý phát hành bao gồm quá trình lập kế hoạch, điều phối và truyền thông rộng hơn.

Để đạt được thành công trong việc phát hành và tồn tại trong thời đại cạnh tranh này, các nhà quản lý sản phẩm sẽ theo dõi các chỉ số KPI và số liệu để đảm bảo người dùng có thể sử dụng những cải tiến này để hỗ trợ kinh doanh của họ.

Nếu bạn không phát hành liên tục, bạn đang gây hại cho hoạt động kinh doanh của mình.

Tại sao? Cam kết phát hành phần mềm thường xuyên giúp sản phẩm của bạn trở nên đáng tin cậy và ổn định — những đặc điểm thiết yếu cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Tần suất thường xuyên là bao nhiêu? Một lần một năm, hai lần một năm? Hãy cân nhắc một số điểm sau: tầm quan trọng của các bản cập nhật, khả năng tương thích của người dùng cuối và các phụ thuộc của phần mềm hiện tại.

Tại Workpuls, Giám đốc điều hành Ryan Fyfe cho biết: “Tốc độ phát hành của Workpuls là theo lịch trình hàng tháng. Hầu hết các tuần, chúng tôi phát hành tài liệu mới vào thứ Hai tuần sau và cung cấp miễn phí cho tất cả thành viên trên trang web của chúng tôi, với một số trường hợp ngoại lệ (ví dụ: vấn đề đã được tải xuống quá nhiều lần hoặc cần chỉnh sửa thêm). Ngoài những trường hợp ngoại lệ đó, không có sự chậm trễ giữa thời điểm xuất bản và thời điểm tài liệu có sẵn. ”

Hãy cùng xem xét bốn phương án cần xem xét cho việc triển khai phiên bản của bạn:

Các nhà quản lý phát hành có thể dễ dàng rơi vào suy nghĩ “chúng ta phải xem xét mọi tình huống có thể xảy ra” để làm cho tính năng trở nên hoàn hảo.

Nếu bạn thất bại, bạn có thể khiến sản phẩm trở nên khó sử dụng và gây khó khăn cho người dùng.

Mặc dù quản lý phát hành chắc chắn là một công việc khó khăn từ đầu đến cuối, nhưng lợi ích mang lại vượt xa những khó khăn.

Hơn nữa, các nhóm tự tin rằng những gì họ đưa ra hoạt động hiệu quả.

Phần thưởng: Mẫu ra mắt sản phẩm

Tại sao bạn nên áp dụng quy trình quản lý phiên bản?

Nếu bạn có thể loại bỏ việc phỏng đoán và tăng năng suất theo giờ, ai có thể cho rằng kế hoạch phát hành Agile là không cần thiết?

Dưới đây là những lợi ích đáng chú ý khi triển khai chiến lược quản lý phiên bản:

🔁 Giữ liên tục

✨ Chất lượng như mọi thứ về Tom Hanks

💬 Đây là phần bình luận

Về cơ bản, tất cả chúng ta đều muốn tạo ra những sản phẩm mà bản thân muốn sử dụng, vì vậy sự hào hứng và hành trình của chúng ta trong quá trình này sẽ góp phần vào quá trình quản lý phát hành.

👉 Hãy tham khảo các ví dụ về OKR sản phẩm này cho nhóm sản phẩm của bạn!

Từ hỗn loạn đến rõ ràng: 6 bước của quy trình phát hành

Khi công nghệ hiện đại ngày càng trở nên tinh vi, các nhà phát triển đã mở đường cho việc phát hành các tính năng mới nhanh hơn và an toàn hơn.

Khung công tác linh hoạt phát hành các thay đổi lặp đi lặp lại trong dòng thời gian phát triển được gọi là sprint thời gian cố định (cách phát hành thường xuyên của đầu bếp). Với phương pháp phân phối linh hoạt, các nhóm có thể phối hợp tốt hơn các hoạt động phát hành để giảm thiểu tác động đến kinh doanh.

Bằng cách chia nhỏ khối lượng công việc lớn thành các công việc có thể quản lý được và sắp xếp chúng vào danh sách công việc sản phẩm, nhóm sản phẩm có thể quản lý và đánh giá để lập kế hoạch.

“Chúng tôi tuân theo phương pháp Agile, vì vậy chúng tôi thường phát hành các mục bảo trì và cải tiến lặp đi lặp lại cùng với công việc dài hạn cho các bản phát hành lớn hơn, có thể bán được trên thị trường,” Allie Wolff, Giám đốc Tiếp thị Sản phẩm tại Benchmark Email cho biết.

“Chúng tôi tập trung vào việc phát hành một tính năng mới mỗi quý. Chúng tôi có những mục tiêu lớn và không thiếu ý tưởng. Mọi thứ đều có thể khi bạn có nguồn lực không giới hạn, nhưng giống như hầu hết các doanh nghiệp, đó không phải là thực tế đối với chúng tôi. Với việc phân bổ nguồn lực đôi khi là một trở ngại, chúng tôi cẩn thận sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các mục phát hành để có thể duy trì tiến độ và tiếp tục mang lại giá trị cho người dùng. ”

Bước 1: Dẫn đường đến phát hành

Bước đầu tiên liên quan đến người quản lý sản phẩm (hoặc người quản lý phát hành), nhóm sản phẩm (chủ sở hữu, nhà phân tích và nhà tiếp thị) và các bên liên quan chính để xác định tầm nhìn.

Ariana Dugan, Phó chủ tịch phụ trách sản phẩm tại Interplay Learning, chia sẻ: “Chúng tôi thường xuyên tổ chức các cuộc họp “đội” liên chức năng cho các lĩnh vực trọng tâm chính, trong đó chúng tôi xem xét các bản phát hành và thiết kế quan trọng sắp tới để đảm bảo mọi người đều biết những gì sẽ xảy ra, khi nào và tại sao. ”

Tiếp theo, nhóm sẽ xác định các tính năng cần cải thiện ưu tiên cho kinh doanh và khách hàng trong lộ trình phát hành tiếp theo.

“Các bản phát hành của chúng tôi được sắp xếp theo thứ tự dựa trên những gì chúng tôi cho là sẽ có tác động lớn nhất phù hợp với mục tiêu chiến lược, tính mùa vụ của khách hàng và một loạt các lợi ích nhanh chóng và lỗi mà chúng tôi biết nhiều khách hàng sẽ đánh giá cao,” Dugan tiếp tục. “Chúng tôi sử dụng ma trận ưu tiên và nhiều cuộc thảo luận lành mạnh hàng quý để thống nhất các ưu tiên và thứ tự này giữa các hàm và cấp độ trong tổ chức. ”

Các yếu tố quyết định bao gồm:

Cách tốt nhất để tránh phải quay lại từ đầu là tạo sự tham gia của các nhóm khác nhau ngay từ đầu khi lập kế hoạch sprint. Nhưng tất nhiên, việc làm đúng ngay từ đầu luôn dễ dàng hơn.

Tiếp theo, người quản lý phát hành xác định phạm vi công việc (với các cân nhắc của các bên liên quan khóa) để tạo ra một kế hoạch chi tiết về các yêu cầu xây dựng, phân tích khả thi, ưu tiên và thử nghiệm các ý tưởng sản phẩm.

Quá trình tiếp nhận này rất quan trọng để đảm bảo tính toàn diện, vì nó nêu rõ giá trị của bản phát hành.

👉 Bắt đầu lập kế hoạch của bạn với Mẫu lộ trình với dòng thời gian trong Trung tâm mẫu của ClickUp. 🚀

Bước 2: Con đường dẫn đến mã

Các nhóm kỹ thuật và DevOps làm việc trong các nhánh tính năng cụ thể của họ để chuyển đổi các yêu cầu sản phẩm và kỳ vọng của các bên liên quan thành lộ trình.

Các nhánh tính năng là các phân đoạn của dòng nhánh chính, nơi tất cả các nhánh tính năng được thu thập và tích hợp để đẩy vào sản xuất.

Một nhóm phát triển được chỉ định cho một nhánh tính năng cụ thể có thể xây dựng, thử nghiệm và thực hiện bất kỳ thay đổi nào mà không gây gián đoạn hoặc mất ổn định cho các nhánh tính năng khác. Tuy nhiên, việc tích hợp tất cả mã quá sớm trong chu kỳ phát triển có thể tạo ra xung đột và vô tình gây ra sự chậm trễ.

Sự phân chia này cho phép các nhà phát triển thực hiện công việc đồng thời và nhận phản hồi nhanh chóng.

“Tôi nhận thấy rằng việc trao đổi và họp với đồng nghiệp là rất quan trọng khi quản lý sản phẩm,” Alyssa Parr, Chủ sở hữu sản phẩm tại Jomo247, chia sẻ. “Tiếp xúc trực tiếp (ngay cả qua Zoom!) giúp tránh mọi hiểu lầm và cho phép cả hai bên dễ dàng giải thích những gì chúng tôi cần từ nhau. ”

Bước 3: Kiểm tra QA Wild Wild

Nhóm QA (Đảm bảo chất lượng) tìm kiếm các rủi ro tiềm ẩn trong môi trường thử nghiệm ổn định dựa trên các tiêu chí đã thiết lập. Tại đây, nhóm QA có thể xác định chính xác thời điểm các tính năng gặp sự cố và xử lý chúng bằng cách liên tục chạy các bài kiểm tra thường xuyên.

Môi trường thử nghiệm rất hữu ích để kiểm tra các tính năng với một nhóm nhỏ người dùng trước khi phát hành toàn bộ. Điều này cho phép kiểm tra và theo dõi hiệu suất một cách tích cực trước khi sản phẩm được cung cấp cho người dùng cuối.

Matthew Ramirez, Nhà sáng lập Rephrase Media và công cụ Paraphrase, khuyên nên sử dụng danh sách kiểm tra để tổ chức phương pháp quản lý triển khai:

“Việc phát hành sản phẩm rất căng thẳng vì có rất nhiều thứ có thể xảy ra sai sót. Có một danh sách kiểm tra với tất cả các mục cần hoàn thành trước khi phát hành có thể giúp giảm bớt một phần căng thẳng liên quan đến việc phát hành sản phẩm. Một danh sách kiểm tra tốt cũng sẽ giúp bạn không bỏ sót bất kỳ bước nào hoặc quên bất kỳ điều quan trọng nào trong quá trình phát hành. ”

Tự động hóa hợp lý hơn là tăng thêm giờ làm việc của nhân viên.

Một trong những cách tốt nhất để đảm bảo tăng độ tin cậy là tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại càng nhiều càng tốt.

Tự động hóa ClickUp cho phép tần suất phát hành nhanh hơn và giảm thiểu lỗi do con người. Ngoài ra, các nhánh tính năng sẽ có thời gian tồn tại ngắn (lý tưởng cho các sprint có thời gian giới hạn) và các nhóm có thể chủ động thực hiện thay đổi. Nó có thể kích hoạt các bài kiểm tra, chỉ định các bản sửa lỗi và đảm bảo các công việc QA không bao giờ bị bỏ sót.

Giờ đây, các nhánh tính năng được đẩy lên nhánh chính!

Bước 4: Giữ bình tĩnh và chuẩn bị

Sau khi thử nghiệm đã vượt qua môi trường thử nghiệm một cách an toàn và các thay đổi đã được giải quyết, nhóm tiếp thị sản phẩm sẽ soạn thảo ghi chú phát hành để xác nhận các tính năng triển khai.

Sau đó, sau khi xem xét và phê duyệt ban đầu, chủ sở hữu tính năng nên kiểm tra lần cuối bất kỳ tài liệu nào.

Cùng với kế hoạch phát hành cho người dùng cuối, tài liệu đào tạo và áp dụng cho các bộ phận nội bộ cũng phải chi tiết và sẵn sàng.

Albin Poignot, đồng sáng lập Linky Product, đã nói rất hay: “Ghi chú phát hành được bao gồm trong một trung tâm tài liệu trung tâm có sẵn cho toàn bộ công ty. Tùy thuộc vào công ty, đó có thể là wiki, hệ thống quản lý phiếu yêu cầu hoặc tài liệu được chia sẻ. ”

“Nhưng tôi luôn tránh sử dụng các hệ thống quản lý phiên bản (như Git). Mục tiêu là tránh các chi tiết kỹ thuật khi độc giả chỉ muốn biết các tính năng bị ảnh hưởng,” Albin giải thích.

Việc chuyển giao kiến thức cho nhân viên hỗ trợ là rất quan trọng vì họ giúp khách hàng sử dụng sản phẩm đúng mục đích.

👉 Tiết kiệm thời gian viết và sử dụng Mẫu ghi chú phát hành trong Trung tâm mẫu của ClickUp.

Bước 5: Chuyển sang sản xuất

Phiên bản phần mềm mới được xây dựng và thử nghiệm của bạn sẽ được gửi đến sản xuất để người dùng sử dụng!

Nhóm tiếp thị xuất bản các ghi chú phát hành nội bộ và bên ngoài, liên lạc với khách hàng và tổ chức lại mọi thứ nếu có thay đổi khẩn cấp.

Chia sẻ bản phát hành mới nhất của bạn với người dùng

Bước 6: Thu thập ý kiến thích và không thích

Các nhóm sẽ có nguy cơ phải đảm nhận thêm công việc nếu không thực hiện đóng triển khai sau khi phát hành.

Nói cách khác, đừng bỏ qua bước này!

Báo cáo hiệu quả, cơ hội cải tiến và giám sát tình trạng hệ thống là những việc cần thiết phải thực hiện. Ngoài ra, phản hồi trung thực của người dùng cũng có sẵn để thực hiện bảo trì và đáp ứng yêu cầu của người dùng.

Aravind Nallasivam, Kiến trúc sư giải pháp tại Claysys, khuyên: “Nếu có bất kỳ vấn đề nghiêm trọng nào được báo cáo trong các phiên bản phát hành chính, thì ưu tiên sẽ được chuyển sang khắc phục và sửa chữa các vấn đề đó trước khi tiếp tục phát triển sản phẩm. Đôi khi, đây là một thách thức khi có những lỗi mất thời gian khắc phục bất thường. ”

Kiểm tra sự chấp nhận của người dùng (hay còn gọi là lắng nghe ý kiến thích và không thích của người dùng) là công việc có lợi cho bạn, vì vậy điều này sẽ được phản ánh vào chu kỳ phát triển phần mềm và đảm bảo rằng bản phát hành tiếp theo sẽ tốt hơn bản trước!

Phần thưởng: Tìm hiểu thêm về các phong cách quản lý sản phẩm khác nhau với từ điển thuật ngữ quản lý sản phẩm của chúng tôi !

Thực hành tốt nhất trong quản lý phiên bản

Mọi chiến lược quản lý phát hành thành công đều chia sẻ một số nguyên tắc cơ bản. Dưới đây là một số phương pháp hay nhất đã được chứng minh để giảm rủi ro và cải thiện kết quả phân phối:

🛠️ Những thách thức phổ biến trong quản lý phát hành (và cách vượt qua chúng)

Ngay cả khi sử dụng các công cụ tốt nhất, quản lý phát hành vẫn có thể gặp phải các rào cản. Dưới đây là cách để vượt qua chúng:

Giải thích phạm vi phát hành một cách chung nhất

Bạn có thể đo lường thành công của bản phát hành nếu tất cả những gì nhóm có là các nhiệm vụ và ngày đáo hạn? Đây không phải là hành vi nhanh nhẹn và có thể dễ dàng dẫn đến sự mở rộng phạm vi. → Giải pháp: Sử dụng Mục tiêu và Tài liệu ClickUp để xác định kết quả có thể theo dõi và điều chỉnh toàn bộ nhóm ngay từ đầu.

Hạn chế tài nguyên

Mặc dù các nhóm có thể đang làm việc trong các nhánh tính năng, nhưng điều quan trọng là phải duy trì kết nối giữa các vai trò để duy trì luồng công việc và quản lý các yêu cầu thay đổi. → Giải pháp: Chế độ xem Khối lượng công việc và Dòng thời gian của ClickUp giúp bạn thấy được các điểm nghẽn và cân bằng lại tài nguyên ngay lập tức.

Từ chối các phương pháp kiểm tra tự động

Kiểm tra chất lượng thủ công tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi, đặc biệt là trong các sprint diễn ra nhanh. → Giải pháp: Sử dụng ClickUp Automations để chuẩn hóa danh sách kiểm tra thử nghiệm, thực thi kiểm tra trước khi phát hành và tích hợp với các công cụ thử nghiệm của bạn.

Ưu tiên quá trình quản lý hơn rủi ro

Các quy trình và công cụ thiếu tính linh hoạt sẽ làm chậm quá trình đổi mới và quyền sở hữu. → Giải pháp: Cho phép nhóm tự chủ với các quy trình công việc có thể tùy chỉnh trong ClickUp, cho phép sắp xếp lại thứ tự ưu tiên và giải quyết vấn đề mà không cần thủ tục rườm rà.

Trả lời thoải mái

Sự chậm trễ trong phản hồi của các bên liên quan sẽ làm chậm trễ việc phát hành và gây khó khăn cho các nhà phát triển. → Giải pháp: Tập trung giao tiếp với các Bình luận và Tài liệu được chỉ định trong ClickUp để đảm bảo phản hồi được thực hiện ngay lập tức, hiển thị và có thể theo dõi.

Bonus: Xem ngay hướng dẫn của chúng tôi về các công cụ quản lý phiên bản! 💜

Tổng hợp tất cả: Quản lý phát hành hiệu quả`

Mặc dù phần mềm tiếp tục thay đổi cách thức làm việc của các tổ chức, nhưng nó cũng có mặt nhân văn. Vì vậy, chúng tôi tìm ra những cách mới để giúp mọi người kết nối và đơn giản hóa những thách thức trong cuộc sống.

Các tổ chức trong tất cả các ngành công nghiệp đã cam kết liên tục cập nhật sản phẩm của mình để cung cấp cho mọi người thiết kế, thử nghiệm khả năng sử dụng và kết quả tốt hơn với mỗi bản nâng cấp mới.

ClickUp cung cấp cho các nhóm một không gian làm việc kết nối để lập kế hoạch, tự động hóa và quản lý mọi bản phát hành — từ sắp xếp công việc tồn đọng đến phân tích sau khi ra mắt.

Chúc bạn thành công trong quá trình chuyển đổi số. Chúng tôi luôn ủng hộ bạn!

✨ Sẵn sàng thử ngay? Đăng ký miễn phí và bắt đầu quản lý bản phát hành tiếp theo của bạn một cách rõ ràng và tự tin.