Bạn có bao giờ cảm thấy lo lắng trước cuộc họp? Bạn biết đấy, cảm giác bạn phải vội vàng soạn thảo một chương trình nghị sự giống như danh sách mua sắm hơn là lộ trình cho một phiên họp hiệu quả?
Nhưng không nhất thiết phải như vậy. Một chương trình họp tập trung là chìa khóa để biến các cuộc họp của bạn từ những cuộc họp lãng phí thời gian thành những cuộc thảo luận tập trung, đạt được kết quả thực sự.
Chương trình họp là bản phác thảo hoặc kế hoạch có cấu trúc để tiến hành cuộc họp. Chúng đóng vai trò như bản đồ đường đi, hướng dẫn các cuộc thảo luận và đảm bảo cuộc họp diễn ra đúng hướng và hiệu quả.
Trong bài viết này, hãy cùng khám phá một số mẫu chương trình họp và thảo luận về các lựa chọn thay thế tốt hơn được thiết kế để đơn giản hóa quy trình và tăng năng suất của nhóm bạn.
Điều gì tạo nên một mẫu chương trình họp tốt?
Một mẫu chương trình họp tốt nên nêu rõ mục đích của cuộc họp, các điểm thảo luận chính và thời gian phân bổ cho từng điểm.
Dưới đây là một số tính năng khóa của mẫu hiệu quả cho chương trình họp:
- Các phần được xác định rõ ràng: Nên có các khu vực được chỉ định cho thông tin cơ bản như tiêu đề cuộc họp, ngày, giờ, tên người tham dự và chủ sở hữu chương trình nghị sự
- Mục tiêu cuộc họp: Một mẫu tốt sẽ nhắc bạn xác định các mục tiêu muốn đạt được vào cuối cuộc họp
- Các mục chương trình có cấu trúc: Nên liệt kê các chủ đề sẽ được thảo luận, lý tưởng nhất là kèm theo mô tả ngắn gọn và ước lượng thời gian cho mỗi chủ đề. Điều này giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các cuộc thảo luận và giúp mọi người tập trung
- Mục hành động: Mẫu phải bao gồm một phần để ghi lại các mục hành động trong cuộc họp. Điều này giúp phân công quyền sở hữu và đảm bảo việc theo dõi sau cuộc họp
- Tính linh hoạt: Mặc dù cấu trúc rất quan trọng, nhưng một mẫu tốt cho phép tùy chỉnh. Tùy thuộc vào loại cuộc họp cụ thể, bạn có thể thêm hoặc xóa các phần
Việc kết hợp các tính năng này vào các mẫu chương trình họp Tài liệu Google của bạn sẽ đảm bảo mọi người luôn đi đúng hướng và cuộc thảo luận diễn ra hiệu quả.
📮ClickUp Insight: 37% nhân viên gửi ghi chú theo dõi hoặc biên bản cuộc họp để theo dõi các mục hành động, nhưng 36% vẫn dựa vào các phương pháp khác, không thống nhất.
Nếu không có hệ thống thống nhất để ghi lại các quyết định, những thông tin quan trọng mà bạn cần có thể bị chôn vùi trong các cuộc trò chuyện, email hoặc bảng tính. Với ứng dụng đa năng cho công việc như ClickUp, bạn có thể ngay lập tức biến các cuộc hội thoại thành nhiệm vụ có thể thực hiện được trong tất cả các nhiệm vụ, cuộc trò chuyện và tài liệu của mình, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin nào.
Mẫu chương trình họp Tài liệu Google
Đừng tìm đâu xa, các mẫu Tài liệu Google là cách nhanh chóng và dễ dàng để tạo chương trình họp.
Cũng như các cuộc họp khác nhau về mục đích và kết quả, từ cuộc họp khởi động dự án đến cuộc họp riêng, các mẫu Tài liệu Google miễn phí này cung cấp các giải pháp phù hợp với nhu cầu của bạn.
1. Mẫu chương trình họp đăng ký tham dự của Tài liệu Google
Mẫu chương trình họp đăng ký tham dự của Google Tài liệu do Trung tâm quản lý thiết kế nhằm giúp các nhà quản lý và nhân viên tiến hành các cuộc họp đăng ký tham dự hiệu quả. Cấu trúc của mẫu này đơn giản hóa quy trình, đảm bảo cuộc họp giữa nhân viên và nhà quản lý diễn ra hiệu quả.
Bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa mẫu này trong Tài liệu Google hoặc Microsoft Word hoặc sao chép vào một tài liệu Google hiện có. Mẫu bắt đầu với một tổng quan rõ ràng, bao gồm các liên kết đến các tài liệu liên quan và biểu đồ theo dõi mục tiêu. Mỗi cuộc họp có một phần riêng, cho phép bạn tạo lịch sử đăng ký tham dự.
Mẫu chương trình họp đơn giản này khuyến khích giao tiếp cởi mở. Phần đăng ký tham dự cá nhân cho phép nhân viên và quản lý chia sẻ cảm xúc của họ. Phần phản hồi riêng biệt khuyến khích văn hóa phản hồi mạnh mẽ. Nó cho phép cả nhân viên và quản lý đưa ra những lời phê bình mang tính xây dựng và nêu bật những lĩnh vực cần phát triển.
Người tham gia có thể sử dụng phần "Mục cần thảo luận" để yêu cầu ý kiến hoặc hỗ trợ từ người quản lý của họ. Người quản lý cũng có một không gian được chỉ định để theo dõi các điểm thảo luận và phân công công việc.
2. Mẫu lịch trình cuộc họp Tài liệu Google
Mẫu lịch trình cuộc họp của Tài liệu Google giúp đơn giản hóa việc chuẩn bị cuộc họp cho cả người trình bày và người tham dự. Các chi tiết quan trọng như ngày, giờ, địa điểm và tên người trình bày được bao gồm, giúp tránh nhầm lẫn.
Một phần dành riêng cho mục đích cuộc họp giúp làm rõ mục tiêu và kết quả mong muốn, giúp người tham gia chuẩn bị sẵn sàng để đóng góp hiệu quả.
Mẫu chương trình họp miễn phí này của Tài liệu Google đảm bảo các cuộc thảo luận tập trung. Các chủ đề cụ thể, thời gian phân bổ và người trình bày được chỉ định giúp cuộc hội thoại đi đúng hướng. Thời gian ước lượng cho mỗi mục chương trình giúp nâng cao hiệu quả bằng cách quản lý kỳ vọng và đảm bảo tất cả các điểm được đề cập.
3. Mẫu chương trình họp nhóm Tài liệu Google
Mẫu chương trình họp nhóm Tài liệu Google thúc đẩy trách nhiệm và ngăn ngừa sự nhầm lẫn trong cuộc họp toàn thể bằng cách sử dụng mô tả chi tiết về từng mục chương trình, bao gồm ai chịu trách nhiệm về việc gì. Ngoài ra, các phần để xem xét các mục hành động trong quá khứ và đề xuất các điểm chương trình trong tương lai đảm bảo tính liên tục, mang đến cho bạn sự rõ ràng và tự tin để dẫn dắt các cuộc họp hiệu quả liên tiếp.
Mẫu chương trình họp tiêu chuẩn này giúp tài liệu rõ ràng và giữ cho các cuộc họp nhóm đi đúng hướng bằng cách phân công vai trò ghi chú và chấm công. Thời gian được khối để đánh giá cuộc họp hiện tại cho phép nhóm của bạn cải thiện hiệu quả cuộc họp liên tục.
Cách tiếp cận có cấu trúc tốt này có thể biến cuộc họp sắp tới của bạn thành một cuộc thảo luận tập trung, đạt được kết quả thực sự.
*Cũng nên đọc: Các mẫu khởi động dự án tốt nhất mà bạn có thể sử dụng ngay hôm nay
Hạn chế của việc sử dụng Tài liệu Google cho chương trình họp
Tài liệu Google là một công cụ tuyệt vời cho sự hợp tác chung, nhưng nó cũng có những giới hạn khi nói đến việc quản lý chương trình họp cụ thể.
Dưới đây là một số giới hạn cần lưu ý:
- Thiếu tính năng họp tích hợp: Tài liệu Google không có các tính năng được thiết kế riêng cho chương trình họp, như mẫu sẵn có hoặc tích hợp với các công cụ lập lịch. Bạn có thể sử dụng nó với Lịch Google, nhưng sẽ tốn nhiều nỗ lực thủ công hơn
- Định dạng tĩnh: Một hạn chế khác là định dạng tĩnh của Tài liệu Google. Chương trình họp thường thay đổi, với các mục được thêm, xóa hoặc sắp xếp lại trong cuộc họp. Tuy nhiên, Tài liệu Google là tài liệu tĩnh, khiến việc thay đổi trở nên rườm rà và kém hiệu quả
- Không theo dõi thời gian: Các khoảng thời gian trong chương trình họp chỉ hữu ích nếu chúng ta có thể theo dõi chúng trong cuộc họp. Việc phân bổ khoảng thời gian cho từng mục trong chương trình rất hữu ích. Tài liệu Google không có tính năng này, vì vậy bạn sẽ cần theo dõi thời gian thủ công hoặc sử dụng một công cụ riêng. Điều này có thể làm cho việc chuẩn bị cuộc họp của bạn trở nên phức tạp hơn
- Giới hạn mục hành động: Việc phân công công việc và theo dõi tiến độ các mục hành động rất khó trong Tài liệu Google. Không có hệ thống để phân quyền sở hữu hoặc ngày đáo hạn
- Thách thức về tổ chức: Quản lý chương trình làm việc trong Tài liệu Google có thể trở nên khó khăn khi bạn tích lũy nhiều chương trình làm việc theo thời gian. Tìm kiếm thông tin cụ thể hoặc các cuộc thảo luận trước đây có thể rất phức tạp
Đọc thêm: Mẫu chương trình hội nghị cho sự kiện ngành tiếp theo của bạn
Các lựa chọn thay thế cho mẫu chương trình họp Tài liệu Google
Những giới hạn của Tài liệu Google cho thấy sự cần thiết của các giải pháp thay thế vượt trội, cung cấp các tính năng được thiết kế đặc biệt để đơn giản hóa việc quản lý cuộc họp. Hãy xem các mẫu miễn phí này để bắt đầu!
1. Mẫu chương trình họp 1:1 của ClickUp
Mẫu chương trình họp 1-1 của ClickUp là một mẫu tài liệu có cấu trúc được thiết kế để tạo điều kiện cho các cuộc họp hiệu quả và có tổ chức giữa các nhà quản lý và thành viên nhóm.
Mẫu này giúp theo dõi các điểm thảo luận chính, mục hành động, phản hồi và mục tiêu, đảm bảo mọi cuộc họp một-một đều có ý nghĩa và hướng đến kết quả.
Với các phần được tạo sẵn để đáp ứng các kỳ vọng, ghi chú, theo dõi và mục hành động, mẫu này giúp hợp lý hóa giao tiếp và thúc đẩy trách nhiệm giải trình. Cho dù bạn đang tiến hành kiểm tra hàng tuần hay đánh giá hiệu suất, mẫu này sẽ lưu giữ mọi thứ ở một nơi để dễ tham khảo và cải tiến liên tục.
2. Mẫu chương trình họp ClickUp
Mẫu chương trình nghị sự của ClickUp đơn giản hóa quá trình lập kế hoạch và giữ cho các cuộc họp hiệu quả. Khóa là tập trung vào các mục tiêu đã đặt ra. Mẫu này cho phép bạn phác thảo các chủ đề và mục tiêu, đồng thời chỉ định các mục hành động kèm theo thời hạn. Điều này giúp mọi người cùng hiểu nhau và có trách nhiệm với công việc.
Một lợi thế khác là sự tham gia được cải thiện. Bằng cách cung cấp chương trình nghị sự được tổ chức tốt trước, những người tham dự có thể chuẩn bị sẵn sàng để thảo luận các chủ đề.
Mẫu này cũng cung cấp các trạng thái, trường và chế độ xem tùy chỉnh để tinh chỉnh chương trình làm việc của bạn. Nó thậm chí còn tích hợp với các công cụ quản lý dự án để mang lại quy trình làm việc toàn diện hơn.
3. Mẫu chương trình họp lãnh đạo ClickUp
Mẫu chương trình họp lãnh đạo của ClickUp giúp đảm bảo tất cả các chủ đề liên quan được đề cập trong cuộc họp lãnh đạo của bạn. Mẫu này cung cấp các phần để nêu bật thành tích, chỉ số, cột mốc trong tương lai, trở ngại tiềm ẩn và cập nhật về nhân viên.
Điều này mang đến cho nhóm của bạn một không gian để brainstorming và tổ chức các cuộc họp chính thức mang tính hợp tác và hiệu quả.
Mẫu chương trình họp miễn phí này cũng giúp theo dõi tiến độ. Nó bao gồm không gian để ghi chép các quyết định được đưa ra trong cuộc họp và phân công công việc cho các thành viên trong nhóm để mọi người đều biết trách nhiệm của mình.
4. Mẫu chương trình họp bảng ClickUp
Mẫu chương trình họp hội đồng quản trị của ClickUp bao gồm danh sách việc cần làm với các nhiệm vụ có thể được chia thành các công việc con. Phân tích chi tiết này đảm bảo không bỏ sót bất kỳ khía cạnh quan trọng nào của bất kỳ mục chương trình nào.
Bạn có thể theo dõi tiến độ của từng mục trong chương trình họp trong suốt cuộc họp hội đồng bằng cách tạo trạng thái tùy chỉnh cho từng công việc.
Mẫu này được thiết kế để tối đa hóa năng suất và hiệu quả của các cuộc họp hội đồng quản trị, đảm bảo rằng nhóm của bạn:
- Tham gia thảo luận về các vấn đề quan trọng để đạt được kết quả đáng kể
- Đạt được sự hiểu rõ về các quyết định và các hành động tiếp theo
- Đảm bảo sự chú ý tỉ mỉ đến từng chi tiết, tránh bỏ sót bất kỳ thông tin nào
5. Mẫu biên bản cuộc họp ClickUp
Mẫu Biên bản cuộc họp của ClickUp giúp bạn bắt đầu ghi chép hiệu quả một cách thân thiện với người mới bắt đầu. Nó cho phép bạn ghi lại mọi thứ, từ chương trình đến mục tiêu và nhiệm vụ được giao.
Mẫu này cũng bao gồm các phần sau:
- Thay đổi trong biên bản cuộc họp trước: Phần này cho phép bạn ghi lại bất kỳ thay đổi, sửa đổi hoặc mục hành động nào cần thực hiện đối với biên bản cuộc họp trước đó
- Thông báo: Không gian này dành cho bất kỳ thông báo nào cần được gửi đến nhóm
- Cập nhật của ủy ban: Phần này dành cho các cập nhật từ bất kỳ ủy ban nào có liên quan đến nhóm
- Các điểm thảo luận: Đây là phần chính của chương trình họp, nơi bạn liệt kê các chủ đề sẽ được thảo luận trong cuộc họp
- Tóm tắt các mục hành động: Bạn có thể sử dụng phần này để xem lại các mục hành động từ cuộc họp trước và chỉ định quyền sở hữu để hoàn thành chúng
6. Mẫu ghi chú cuộc họp ClickUp
Mẫu Ghi chú cuộc họp của ClickUp được thiết kế để ghi chép ghi chú một cách hợp tác trong cuộc họp và phân công các mục hành động sau đó. Mẫu này bao gồm các phần cho ngày họp, tiêu đề, tên người tham dự, kỳ vọng và danh sách gạch đầu dòng để ghi chép ghi chú trong cuộc họp.
Phần mục hành động cho phép bạn tạo nhiệm vụ và giao chúng cho người tham dự trực tiếp từ tài liệu ghi chú cuộc họp bằng cách sử dụng @mentions của ClickUp.
Mẫu ghi chú cuộc họp hợp tác này cho phép các thành viên trong nhóm cập nhật ngắn gọn cho những người khác bằng cách ghi lại những việc họ đã làm trước đó, những việc họ sẽ làm trong ngày hôm nay và bất kỳ trở ngại nào cản trở tiến độ.
Liên quan: Mẫu chương trình họp Google Trang tính & Mẫu Gói Doanh nghiệp Tài liệu Google!
Kiểm soát cuộc họp của bạn với các mẫu của ClickUp
Chương trình họp được xác định rõ ràng giúp các nhóm duy trì năng suất và tránh lãng phí thời gian và tài nguyên. Mẫu chương trình họp của Tài liệu Google có thể hữu ích, nhưng ClickUp hợp lý hóa toàn bộ quá trình họp, từ lập kế hoạch trước cuộc họp đến theo dõi sau cuộc họp.
Phần hay nhất? ClickUp cung cấp một loạt các mẫu chương trình họp miễn phí, để bạn có thể dễ dàng biến các cuộc họp kinh doanh không hiệu quả thành động lực mạnh mẽ thúc đẩy tiến độ.
Ngoài ra, giải pháp quản lý dự án tất cả trong một của ClickUp cung cấp một bộ tính năng quản lý cuộc họp vượt xa các mẫu đơn thuần. Bên cạnh việc tích hợp liền mạch với các công cụ yêu thích của bạn, nó còn cải thiện các cuộc họp của bạn với các tính năng tích hợp như theo dõi thời gian, phân công công việc dễ dàng và theo dõi mục tiêu tự động. Hơn nữa, ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp, cũng có thể tăng tốc các hoạt động sau cuộc họp bằng cách nhanh chóng tóm tắt ghi chú cuộc họp và tạo các mục hành động.
Thay đổi cách thức diễn ra các cuộc họp của bạn; dẫn dắt các cuộc họp thông minh và hiệu quả hơn với ClickUp. Dùng thử ClickUp ngay hôm nay!