Chúng ta đều đã từng tham gia những cuộc họp bất ngờ, làm xáo trộn công việc trong ngày và khiến mọi người bối rối không biết chuyện gì vừa xảy ra.
Theo Báo cáo thường niên về chỉ mục xu hướng công việc năm 2022 của Microsoft, người dùng Teams trung bình đã trải qua mức tăng đáng kinh ngạc 252% thời gian họp hàng tuần so với năm 2020, và số cuộc họp hàng tuần cũng tăng 153%.
Mặc dù việc tăng tần suất cuộc họp đôi khi có thể khiến bạn cảm thấy quá tải, nhưng việc kiểm tra thường xuyên là rất quan trọng để duy trì sự liên lạc nhất quán và sự thống nhất trong nhóm.
Cuộc họp định kỳ là một cách hiệu quả để đạt được điều này. Hãy khám phá các phương pháp hay nhất để lập kế hoạch và lên lịch cho các cuộc họp định kỳ nhằm tối đa hóa tác động của chúng.
Cuộc họp định kỳ là gì?
Cuộc họp định kỳ là các cuộc họp được lên lịch trước và lặp lại hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý. Các khoảng thời gian đều đặn này đảm bảo giao tiếp liên tục, giúp các thành viên trong nhóm của bạn truyền đạt ý tưởng, tiến độ và vấn đề một cách hiệu quả vào đúng thời điểm.
Một ví dụ về cuộc họp định kỳ là cuộc họp đứng, trong đó mỗi người tham gia trình bày ngắn gọn về công việc hiện tại của mình. Một cuộc họp đứng thành công sẽ cung cấp những thông tin quan trọng cho trưởng nhóm và thiết lập dòng thời gian rõ ràng để hoàn thành dự án.
🧠 Thông tin thú vị: Cuộc họp đứng trung bình kéo dài khoảng 15 phút — đủ ngắn để mọi người tập trung nhưng đủ dài để nhóm thống nhất với nhau. Tuy nhiên, rút ngắn thời gian họp đứng hơn nữa có thể tăng sự tham gia của nhóm, vì nó khuyến khích cập nhật ngắn gọn và ít lạc đề.
Tầm quan trọng của các cuộc họp định kỳ
Khi được quản lý hiệu quả, các cuộc họp định kỳ có thể thúc đẩy năng suất và cải thiện quá trình ra quyết định. Các công ty có thể hưởng lợi từ việc kiểm tra thường xuyên, giúp làm rõ mục tiêu và giải quyết các thách thức đang diễn ra.
Dưới đây là cách thực hiện:
Tính nhất quán và trách nhiệm
Các cuộc họp định kỳ giúp duy trì sự liên lạc và trách nhiệm giải trình nhất quán, cho dù nhóm của bạn làm việc tại văn phòng hay từ xa. Do bản chất của mình, các cuộc họp này yêu cầu người tham dự phải chuẩn bị trước, chia sẻ thông tin cập nhật và tham gia tích cực vào các cuộc thảo luận.
Theo dõi tiến độ
Các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng theo dõi các dự án dài hạn và dòng thời gian để xem xét công việc đang tiến hành, thảo luận về tiến độ dự án và giải quyết mọi vấn đề. Tính chất có cấu trúc của các cuộc họp định kỳ tạo ra nhịp điệu, đảm bảo tất cả người tham gia biết thời gian và địa điểm họp. Điều này đặc biệt hữu ích khi quản lý các nhóm lớn hoặc các dự án phức tạp.
Xây dựng nhóm
Các cuộc họp định kỳ giúp phát triển tinh thần đồng đội và sự hiểu biết lẫn nhau, điều này rất cần thiết để tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và hợp tác. Chúng cho phép các thành viên trong nhóm cùng nhau giải quyết thách thức, tìm kiếm sự giúp đỡ và ăn mừng các cột mốc quan trọng.
Cũng nên đọc: 10 công cụ họp trực tuyến tốt nhất cho nhóm (miễn phí và trả phí)
Các phương pháp hay nhất để tổ chức các cuộc họp định kỳ hiệu quả
Mặc dù các cuộc họp định kỳ rất hữu ích, nhưng chúng cũng có thể dẫn đến các vấn đề nếu không được tổ chức đúng cách
Ví dụ: nếu bạn hủy một cuộc họp định kỳ mà không thông báo trước, mọi người có thể lãng phí thời gian chờ đợi cuộc họp
Để tránh những tình huống như vậy, chúng tôi khuyên bạn nên áp dụng các phương pháp hay nhất sau đây để có những cuộc họp hiệu quả:
Đặt mục tiêu rõ ràng
Tất cả các cuộc họp định kỳ mà bạn lên lịch phải có mục tiêu rõ ràng. Bằng cách này, mọi người có thể biết cách chuẩn bị cho cuộc họp. Không cài đặt mục tiêu cuộc họp rõ ràng có thể làm giảm năng suất, lãng phí thời gian mà lẽ ra có thể dành cho các công việc có thể thực hiện được.
Điều này cũng giúp các cuộc thảo luận tập trung, đảm bảo mọi người tham gia hiểu và làm việc để đạt được kết quả mong muốn. Với tất cả ý kiến của mọi người được đưa ra trên bảng, bạn có thể quyết định hướng đi để đạt được mục tiêu của mình.
Chọn tần suất và thời lượng phù hợp
👀 Bạn có biết? Theo Báo cáo thường niên về chỉ mục xu hướng công việc năm 2023 của Microsoft, các cuộc họp không hiệu quả được báo cáo là nguyên nhân hàng đầu làm giảm năng suất, với quá nhiều cuộc họp đứng thứ ba.
Điều này nhấn mạnh lý do tại sao việc chọn tần suất và thời lượng phù hợp cho các cuộc họp là quan trọng — cân bằng hợp lý có thể giúp tránh gián đoạn không cần thiết và duy trì năng suất.
Bạn có muốn tham gia cuộc họp định kỳ hơn hai lần một tuần không? Trừ những trường hợp đặc biệt, bạn sẽ thảo luận về những vấn đề gì hàng ngày mà không có tiến độ thực sự?
Các cuộc họp kéo dài quá lâu sẽ làm mất sự tập trung của người tham gia, khiến họ mất tập trung khỏi mục đích và lãng phí thời gian. Đó là lý do tại sao, nếu bạn tổ chức một cuộc họp định kỳ một hoặc hai lần mỗi tuần, thời lượng lý tưởng là 30–60 phút.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Điều chỉnh tần suất cuộc họp để phù hợp với nhu cầu của nhóm — quá thường xuyên sẽ dẫn đến kiệt sức; quá ít sẽ làm mất phương hướng.
Tạo và chia sẻ chương trình làm việc
Chương trình nghị sự cung cấp thông tin quan trọng về cuộc họp, giúp người tham gia biết những gì sẽ diễn ra. Biết những gì sẽ được thảo luận trong cuộc họp giúp tiết kiệm thời gian và đi thẳng vào vấn đề.
Trước khi bạn bị choáng ngợp bởi các câu hỏi về những thông tin cần đưa vào chương trình họp trong tương lai và nơi chia sẻ thông tin đó, chúng tôi đã có sẵn câu trả lời cho bạn!
Chương trình họp lý tưởng bao gồm các thông tin như thời gian, địa điểm và chủ đề thảo luận. Để sắp xếp và cấu trúc thông tin này, bạn có thể sử dụng Mẫu chương trình của Clickup, cho phép bạn chia sẻ tất cả thông tin quan trọng ở một nơi.
Chi tiết cuộc họp có thể bao gồm loại, phạm vi, ngày, giờ và địa điểm (phòng họp trực tiếp hoặc liên kết cho các cuộc họp từ xa ). Với mẫu này, bạn có thể:
- Gán vai trò cụ thể cho người tham gia, chẳng hạn như người điều hành, người ghi chú và người tham dự, đảm bảo sự rõ ràng về trách nhiệm
- Tạo bảng tóm tắt chương trình làm việc, các mục hành động tương ứng và người chịu trách nhiệm cho từng công việc
- Theo dõi tiến độ của từng người tham dự, đảm bảo họ đạt được mục tiêu đúng thời hạn và duy trì trách nhiệm với nhóm
- Thêm chi tiết sau cuộc họp vào chương trình làm việc của bạn, chẳng hạn như tóm tắt cuộc họp (hoặc liên kết ghi âm cuộc họp) và thông tin về cuộc họp tiếp theo.
Để chia sẻ chương trình này, bạn có thể sử dụng liên kết công khai hoặc liên kết hạn chế, tải xuống dưới định dạng PDF, HTML hoặc markdown và gửi qua email. Bạn cũng có thể tải tệp lên Google Drive và đính kèm liên kết tệp vào lời mời cuộc họp đã lên lịch trong lịch của mọi người.
Việc chia sẻ chương trình làm việc này với các thành viên trong nhóm nội bộ trở nên dễ dàng hơn với ClickUp — ứng dụng làm việc toàn diện — giúp tập trung quản lý dự án, tài liệu và kiến thức. Bạn có thể mời trực tiếp các thành viên trong nhóm mong muốn vào tài liệu hoặc chia sẻ tài liệu trong không gian làm việc hoặc không gian nhóm trên ClickUp.
Khuyến khích sự tham gia
Sẽ không có ý nghĩa gì nếu tổ chức một cuộc họp mà không có ai tham dự, phải không? Vai trò của bạn không chỉ dừng lại ở việc lập kế hoạch và lên lịch họp. Bạn cần đảm bảo các cuộc họp nhóm này diễn ra vui vẻ, hiệu quả và hấp dẫn để khuyến khích mọi người đưa ra nhiều quan điểm khác nhau trong cuộc họp.
Sau khi lên lịch cuộc họp, hãy vạch ra rõ ràng và thống nhất các hành động tiếp theo để biến các cuộc thảo luận trong cuộc họp thành kết quả cụ thể. Tuy nhiên, nếu bạn ghét ghi chú (như tất cả chúng ta!), bạn có thể sử dụng Mẫu Biên bản Cuộc họp của ClickUp để tạo ghi chú cuộc họp có cấu trúc.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Lập chương trình nghị sự bằng cách sử dụng các chỉ số, dòng thời gian dự án hoặc KPI để đảm bảo các cuộc họp hướng đến kết quả thay vì chỉ là một loạt các cập nhật trạng thái.
Định dạng dễ sử dụng của mẫu, với các trang được tạo sẵn để tóm tắt cuộc họp, đảm bảo bạn ghi lại được các kết quả và bài học quan trọng. Đây là một công cụ cộng tác tuyệt vời cho cả người dùng mới bắt đầu và người dùng có kinh nghiệm, đồng thời có thể tùy chỉnh hoàn toàn.
Hơn thế nữa? Với ClickUp Brain, bạn có thể tự động tóm tắt các cuộc thảo luận trong cuộc họp và biến chúng thành các nhiệm vụ có thể thực hiện được. Sau đó, bạn có thể giao các nhiệm vụ này cho các thành viên trong nhóm của mình trong ClickUp và gửi nhắc nhở tự động để cập nhật tiến độ của họ.
Bằng cách này, những người tham gia cuộc họp có thể tập trung ngay vào các mục hành động của mình và cam kết hoàn thành đúng thời hạn. Điều này cũng cho phép nhóm của bạn tập trung vào các hoạt động có giá trị cao thay vì bị sa lầy vào công việc hành chính.
Với ClickUp Brain, bạn có thể dễ dàng tạo chương trình họp bằng cách nhập các chi tiết quan trọng như mục tiêu, người tham gia và chủ đề. Điều này giúp hợp lý hóa quá trình lập kế hoạch và đảm bảo mọi người đều hiểu rõ trước khi cuộc họp bắt đầu.
Nhưng để tất cả điều kỳ diệu này trở thành hiện thực, bạn cần có các công cụ phù hợp. Các công cụ như ClickUp, Lịch Google, Zoom và trợ lý hỗ trợ AI giúp quản lý lịch trình, ghi chép và theo dõi các cuộc họp định kỳ. Chúng ta sẽ thảo luận chi tiết hơn về chúng trong phần tiếp theo!
Với các tính năng quản lý nhiệm vụ toàn diện của ClickUp như tự động cập nhật nhiệm vụ, bạn có thể đảm bảo các nhóm của mình luôn đi đúng hướng với các mẫu lặp lại cho các dự án quan trọng, cung cấp thông tin liên lạc nhất quán và theo dõi tiến độ.
🧠Thông tin thú vị: McKinsey báo cáo rằng các công ty đi đầu trong việc áp dụng AI đang giảm chi phí trung bình từ 5-10%. Đồng thời, họ đang chuyển trọng tâm của nhân viên sang các công việc có giá trị hơn và thúc đẩy sự đổi mới. Điều này có thể giúp rút ngắn chu kỳ thử nghiệm R&D hoặc phát triển mã, hoặc đơn giản là khuyến khích sự sáng tạo trong các nhóm.
Cũng nên đọc: Cách tổ chức cuộc họp tổng kết
Cách lên lịch cuộc họp định kỳ
Đặt mục tiêu rõ ràng, lựa chọn tần suất họp phù hợp và tận dụng các công cụ như ClickUp Meetings, Lịch Google và Zoom có thể giúp các cuộc họp trở nên hiệu quả, hấp dẫn, thúc đẩy tiến độ dự án và đảm bảo trách nhiệm giải trình.
Cũng nên đọc: 10 ứng dụng lập lịch tốt nhất cho chủ doanh nghiệp nhỏ trong năm 2024
Lên lịch các cuộc họp định kỳ trong các công cụ họp khác nhau
Nếu bạn đang tìm kiếm một nơi để tập trung các lịch của mình và theo dõi tất cả các cuộc họp và công việc, ClickUp là công cụ phù hợp cho bạn. Ứng dụng này tích hợp với các ứng dụng lịch hiện có của bạn và đồng bộ với chúng trong thời gian thực.
Nếu bạn có cuộc họp được lên lịch trong sự kiện Lịch Google, Zoom hoặc Lịch Apple, bạn có thể xem tất cả những cuộc họp này trong Chế độ xem Lịch ClickUp. Bạn cũng có thể tạo các nhiệm vụ nhỏ trước và sau cuộc họp và thiết lập nhắc nhở để hoàn thành chúng nhằm đảm bảo năng suất cuộc họp cao.
Nếu nhiều công việc và cuộc họp được lên lịch trong cùng một ngày, bạn có thể kéo và thả chúng vào các vị trí thích hợp và điều chỉnh mức độ ưu tiên để làm nổi bật các công việc và cuộc họp quan trọng trước. Ngoài ra, chế độ xem hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng cho phép bạn hình dung công việc của mình và theo dõi tiến độ trong khoảng thời gian liên quan.
Đồng bộ hóa ClickUp với các ứng dụng lịch
Dưới đây là các bước để đồng bộ ClickUp với các ứng dụng lịch khác:
- Mở ClickUp. Chuyển đến menu hành động nhanh bằng cách nhấp vào biểu tượng bên cạnh biểu tượng hồ sơ của bạn ở góc trên bên phải
- Điều hướng đến Trung tâm ứng dụng
- Chọn tất cả các ứng dụng bạn muốn tích hợp với ClickUp
- Trong cửa sổ mới, nhấp vào kết nối và bạn sẽ được chuyển hướng đến trang đăng nhập tài khoản Google được liên kết với Lịch Google
- Đồng ý với các điều khoản và điều kiện cần thiết và đặt quyền truy cập. Sau khi hoàn thành, nhấp vào Cho phép và bạn đã hoàn tất
Trong ClickUp, tất cả các sự kiện được xác định là Nhiệm vụ ClickUp. Sau khi tích hợp lịch, bạn có thể sử dụng Mẫu cuộc họp của ClickUp để tổ chức các cuộc họp (công việc) của mình.
Mẫu này hiển thị tất cả các công việc đã lên lịch và chi tiết của chúng, bao gồm chủ đề, ước lượng thời gian, ngày đáo hạn và mức độ ưu tiên.
Tạo nhiệm vụ lặp lại (cuộc họp) trong ClickUp
Bây giờ bạn đã tích hợp ClickUp với các lịch khác, hãy xem cách lên lịch cuộc họp trong ClickUp:
- Mở ClickUp và chuyển đến Chế độ xem Lịch, hoặc sử dụng Chế độ xem Nhiệm vụ để tạo sự kiện mới
- Nhấp vào nút Thêm công việc ở góc trên bên phải để bắt đầu lên lịch cuộc họp
- Thêm tiêu đề cuộc họp, ngày đáo hạn, mức độ ưu tiên và các chi tiết khác
- Để làm cho công việc trở thành định kỳ, hãy chuyển đến cuộc họp từ bảng điều khiển bên trái và điều hướng đến cuộc họp bạn muốn đặt làm định kỳ. Trong cột ngày đáo hạn, nhấp vào biểu tượng lịch và nhấp vào Đặt định kỳ ở góc dưới cùng bên trái
- Giao công việc này cho các thành viên nhóm thích hợp. Để đặt nhắc nhở, hãy chuyển đến công việc trong lịch, nhấp chuột phải vào công việc và nhấp vào Nhắc tôi
- Lưu và xem cuộc họp cùng với các công việc, dự án và thời hạn trên lịch tập trung của bạn
Việc tập trung mọi thứ ở một nơi giúp quản lý một nhóm lớn trở nên dễ dàng hơn nhiều. Nếu một công việc tiến độ chậm, bạn có thể chỉnh sửa mức độ ưu tiên hoặc đặt nhắc nhở để hoàn thành nhanh chóng. Bạn cũng có thể thêm trình theo dõi thời gian vào bất kỳ công việc (cuộc họp) nào và theo dõi thời gian dành cho mỗi cuộc họp.
Lên lịch các cuộc họp định kỳ trong Lịch Google
Ai chưa từng nghe về Lịch Google? Ứng dụng này miễn phí và dễ sử dụng.
Hãy xem cách bạn có thể lên lịch cuộc họp định kỳ trong Lịch Google:
- Mở Lịch Google, nhấp vào nút 'Tạo' ở góc trên cùng bên trái và chọn Sự kiện từ menu thả xuống
- Nhập chi tiết cuộc họp, chẳng hạn như tiêu đề, ngày và thời gian cuộc họp
- Trong menu thả xuống "Không lặp lại", chọn mẫu lặp lại — có thể là hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc tùy chỉnh để phù hợp với tần suất ưa thích của bạn
- Gửi yêu cầu cuộc họp đến những người tham dự cuộc họp bằng cách nhập địa chỉ email của họ
- Đặt bất kỳ nhắc nhở hoặc thông báo cần thiết nào, sau đó nhấp vào Lưu
- Sự kiện lịch của bạn sẽ được tạo và thêm vào Lịch Google của tất cả những người tham gia được mời
Lên lịch các cuộc họp nhóm định kỳ trong Zoom
Thực hiện các bước sau để lên lịch cuộc họp định kỳ trong Zoom:
- Đăng nhập vào tài khoản Zoom của bạn
- Nhấp vào tùy chọn Lên lịch cuộc họp từ bảng điều khiển
- Điền tiêu đề, mô tả và thời gian cuộc họp
- Chọn hộp Cuộc họp định kỳ
- Chọn cài đặt lặp lại, bao gồm tần suất, ngày kết thúc và số lần cuộc họp sẽ lặp lại (hàng ngày, hàng tuần, v.v.). Sau khi hoàn tất, nhấp vào Lưu
- Sao chép liên kết cuộc họp đã tạo hoặc gửi lời mời cuộc họp trực tiếp đến những người tham gia
Tích hợp ClickUp với Lịch Google và Zoom cho phép bạn lên lịch và quản lý các cuộc thảo luận đồng thời đảm bảo chi tiết cuộc họp được lưu trữ ở một nơi. Bạn cũng có thể đặt nhắc nhở để thông báo cho người tham gia trước cuộc họp, khuyến khích họ tham gia nhiều hơn.
Tích hợp ClickUp Zoom là một cách tuyệt vời để tăng năng suất bằng cách kết nối quản lý nhiệm vụ với hội nghị truyền hình.
Đây là những việc cần làm cho bạn:
- Lên lịch cuộc họp dễ dàng: Bạn có thể lên lịch cuộc họp Zoom định kỳ trực tiếp từ Nhiệm vụ ClickUp, giúp quá trình này trở nên nhanh chóng và dễ dàng
- Luôn cập nhật: Nhận thông báo về các cuộc họp Zoom mới liên quan đến công việc của bạn, giúp nhóm của bạn luôn cập nhật thông tin
- Bắt đầu cuộc họp ngay lập tức: Khởi chạy cuộc họp Zoom trực tiếp từ Nhiệm vụ ClickUp hoặc Trò chuyện bằng các lệnh đơn giản
- Truy cập bản ghi âm: Nếu bạn ghi âm cuộc họp, ClickUp có thể liên kết đến bản ghi âm và bản ghi chép, giúp bạn dễ dàng tìm thấy thông tin quan trọng
Sự tích hợp này giúp bạn hợp lý hóa quy trình làm việc bằng cách kết hợp quản lý dự án với các công cụ giao tiếp, giúp mọi thứ trở nên hiệu quả hơn!
Cũng nên đọc: 25 giải pháp phần mềm quản lý cuộc họp và chương trình làm việc tốt nhất năm 2024
Luôn tổ chức và cập nhật với ClickUp
Không ai có thể khẳng định rằng họ nhớ tất cả các mục trong danh sách công việc hàng tuần của mình (và nếu có, thì họ đang nói dối!). Các cuộc họp định kỳ giúp bạn dễ dàng ghi nhớ và theo dõi mọi việc bằng cách duy trì giao tiếp nhất quán, theo dõi tiến độ dự án và thúc đẩy sự hợp tác trong nhóm. Các cuộc họp hiệu quả là công cụ mạnh mẽ để giữ kết nối giữa các nhóm, đặc biệt là trong môi trường làm việc kết hợp và từ xa như hiện nay.
ClickUp giúp lập lịch các cuộc họp định kỳ dễ dàng, lưu giữ tất cả chi tiết cuộc họp của bạn ở một nơi và cho phép dễ dàng theo dõi các mục hành động và tiến độ. Khả năng tích hợp mạnh mẽ với các công cụ họp mà bạn sử dụng hàng ngày khiến nó trở thành lựa chọn hoàn hảo để tập hợp các nhiệm vụ và cuộc hội thoại của bạn vào một nền tảng duy nhất.