Trong thời đại công nghệ số đầy phiền nhiễu này, chúng ta đều bị dằn vặt bởi một mảng công việc và trách nhiệm chuyên môn và cá nhân ngày càng mở rộng. Thật buồn cười khi chúng dường như nhân lên nhanh hơn tốc độ chúng ta hoàn thành chúng trong danh sách công việc cần làm phải không? ✔️
Nhưng hôm nay chúng ta không ở đây để than vãn, mà là để đánh bại sự quá tải! Trong nhiều năm, các chuyên gia về năng suất đã tập trung vào một số cách để giúp bạn sắp xếp các công việc cá nhân và kiểm soát thời gian của mình, và chúng tôi đã tổng hợp chúng cho bạn!
Cho dù bạn là một người đa nhiệm giàu kinh nghiệm muốn tinh chỉnh cách làm việc hay một người mới bắt đầu hành trình quản lý công việc, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích:
- Những lợi ích hàng đầu của việc theo dõi các công việc hàng ngày
- Mẹo quản lý công việc hiệu quả hơn
- Công cụ và mẫu theo dõi công việc
Vậy, bạn đã sẵn sàng khám phá những phương pháp tốt nhất để giảm căng thẳng, tăng năng suất và đạt được những mục tiêu của mình chưa?
Lợi ích của việc theo dõi công việc tại nơi làm việc
Chúng ta đều biết công việc không có tổ chức sẽ dẫn đến điều gì: căng thẳng, lo lắng và tự ti, đặc biệt là tại nơi làm việc. 🫠
Tuy nhiên, việc theo dõi công việc một cách tỉ mỉ không chỉ giúp bạn tránh được căng thẳng! Một số lợi ích khác bao gồm:
- Năng suất cao hơn—Khi danh sách công việc được kiểm soát, đầu óc bạn sẽ minh mẫn hơn, giúp bạn dễ dàng xác định và giải quyết các vấn đề trong công việc, đồng thời theo đuổi các cột mốc phát triển
- Điều chỉnh mục tiêu: Theo dõi công việc trong nhóm giúp tất cả thành viên hoạt động hướng tới cùng mục tiêu và xây dựng tinh thần đoàn kết
- Quản lý thời gian hiệu quả hơn: Theo dõi công việc giúp bạn phân bổ thời gian một cách hợp lý. Bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên các yếu tố như thời hạn hoàn thành hoặc mức độ khẩn cấp và phân bổ thời gian làm việc cho phù hợp
- Trách nhiệm: Khi các công việc được theo dõi, sẽ không có chỗ cho sự mơ hồ. Mọi người đều biết mình phải làm gì, từ đó thúc đẩy văn hóa trách nhiệm
- Hình dung tiến độ: Thật sự rất đáng giá khi nhìn thấy những gì mình đã đạt được. Theo dõi công việc cho phép bạn hình dung tiến độ đã đạt được, từ đó thúc đẩy tinh thần và động lực để tiếp tục phấn đấu đạt được các chỉ số KPI hoặc mục tiêu phát triển cá nhân
- Cải thiện khả năng ra quyết định: Có cái nhìn tổng quan về tất cả các công việc và trạng thái của chúng giúp bạn dễ dàng đưa ra quyết định sáng suốt hơn
15 mẹo của chuyên gia về cách theo dõi công việc tại nơi làm việc
Chúng tôi có một kho tàng các phương pháp giúp bạn dễ dàng theo dõi công việc của mình. Từ các phương pháp đã được thử nghiệm và chứng minh hiệu quả đến các công cụ và chiến lược hiện đại, chúng tôi có tất cả những gì bạn cần. 💫
1. Đặt mục tiêu rõ ràng
Hiểu rõ mọi việc cần làm sẽ giúp bạn theo dõi công việc hàng ngày dễ dàng hơn. Hơn nữa, tưởng tượng mình hoàn thành mục tiêu thành công có thể thúc đẩy động lực và sự tập trung.
Đặt 2-3 mục tiêu chính cho mỗi ngày. Những mục tiêu này phải đóng góp trực tiếp vào mục tiêu hàng tuần và hàng tháng của bạn.
Cách tốt nhất để đặt mục tiêu là đảm bảo chúng là những mục tiêu SMART. Xác định mục tiêu cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn cho từng công việc và dự án.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Giữ tiến độ với dòng thời gian rõ ràng, mục tiêu có thể đo lường và theo dõi tiến độ tự động với ClickUp Goals
2. Sử dụng phần mềm quản lý công việc đáng tin cậy
Trong cuộc chiến để theo dõi công việc hiệu quả, một trong những vũ khí mạnh mẽ nhất mà bạn có thể sử dụng là công cụ quản lý công việc. Các công cụ mới như ClickUp mang đến sự đổi mới và hiệu quả trong tầm tay bạn, đơn giản hóa việc theo dõi công việc với các tính năng như:
- Thông báo có thể tùy chỉnh để luôn theo dõi tiến độ với các nhắc nhở kịp thời
- Tự động hóa công việc để thực hiện các công việc lặp đi lặp lại một cách tự động và tiết kiệm thời gian
- Theo dõi tiến độ để hình dung sự chuyển động và cập nhật dòng thời gian giao hàng
- Công cụ phân tích tạo báo cáo chi tiết để xác định các lĩnh vực cần cải thiện
- Tích hợp trò chuyện, công việc và quản lý kiến thức — tất cả đều được hỗ trợ bởi AI
ClickUp đi kèm với bộ quản lý nhiệm vụ trực quan, được thiết kế để thực hiện đa nhiệm, tổ chức và quản lý các dự án ở mọi quy mô một cách liền mạch.
Còn gì tốt hơn? Với ClickUp Brain, bạn có thể giảm đáng kể thời gian và năng lượng tinh thần dành cho việc tạo và giám sát nhiệm vụ. Trợ lý AI kết hợp xử lý ngôn ngữ tự nhiên và các lời nhắc được tạo sẵn, cho phép bạn:
- Tạo công việc và dòng thời gian dự án trong vài giây
- Tạo mục hành động và công việc con trong bối cảnh công việc
- Tóm tắt các chủ đề bình luận và ghi chú cuộc họp để cập nhật thông tin về công việc
Nếu bạn đang lãnh đạo một nhóm đa chức năng lớn, hãy sử dụng chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp như một trợ lý quản lý công việc của bạn. Bố cục này cho phép bạn có cái nhìn toàn diện về các nhiệm vụ, ngày đáo hạn và sự cân bằng khối lượng công việc của nhóm.
Chế độ Xem bảng cũng hiệu quả không kém, cung cấp cho bạn định dạng giống bảng tính để theo dõi công việc. Các cột có thể tùy chỉnh hỗ trợ lưu trữ chi tiết, sắp xếp, lọc và thực hiện nhanh các hành động hàng loạt.
3. Lên lịch mọi thứ trong lịch của bạn
Làm chủ lịch của bạn là một chiến lược hiệu quả để luôn hoàn thành công việc. Ghi tất cả công việc và cuộc họp vào một nơi giúp bạn theo dõi mọi thứ và tránh bỏ sót những việc quan trọng.
Hãy làm theo các mẹo lập lịch sau để duy trì năng suất và hiệu quả:
- Phân chia thời gian: Phân bổ các khoảng thời gian cụ thể cho các công việc, cuộc họp và giờ nghỉ khác nhau. Điều này giúp tránh làm nhiều việc cùng một lúc và đảm bảo tập trung vào công việc. Lên lịch các công việc ưu tiên cao trong thời gian năng suất cao nhất của bạn.
- Thời gian dự phòng: Thêm thời gian dự phòng giữa các công việc và cuộc họp để đề phòng trường hợp chậm trễ hoặc vượt quá thời gian dự kiến
- Gộp các công việc tương tự: Nhóm các công việc tương tự lại với nhau để giảm thiểu việc chuyển đổi bối cảnh và nâng cao hiệu quả
- Công việc lặp lại: Lên lịch trước các công việc và cuộc họp lặp lại để tránh phải vội vàng vào phút chót
- Đồng bộ lịch: Đồng bộ lịch công việc và lịch cá nhân để tránh xung đột lịch trình.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tích hợp Lịch Google với Lịch ClickUp cho phép bạn xem mọi thứ trong một chế độ xem dễ dàng.
4. Lập danh sách công việc cần làm
Tạo danh sách công việc hàng ngày dựa trên lịch và mục tiêu tổng thể của bạn. Xem lại và điều chỉnh danh sách này thường xuyên để phản ánh những thay đổi về ưu tiên và thời hạn.
Ghi chú các việc cần làm vào danh sách kiểm tra giúp giảm bớt căng thẳng khi phải tự nhắc nhở bản thân về các công việc. Ngoài ra, ghi chép các công việc hàng ngày cũng giúp bạn lên kế hoạch hoàn thành chúng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Các công cụ như danh sách việc cần làm trực tuyến của ClickUp cho phép bạn thêm công việc vào danh sách của mình từ mọi nơi. Thêm định dạng, màu sắc và liên kết các mục với người được giao hoặc công việc để biến danh sách thành quy trình công việc có thể thực hiện được. Bạn thậm chí có thể lưu bất kỳ danh sách nào dưới dạng mẫu để sử dụng lại cho các công việc lặp lại.
5. Thiết lập nhắc nhở và tự động hóa
Bảo vệ bản thân khỏi tình trạng quá tải nhận thức bằng cách cài đặt nhắc nhở về thời hạn, cuộc họp và công việc quan trọng.
Các công cụ tự động hóa cũng có thể giúp bạn lên lịch các công việc lặp đi lặp lại, gửi thông báo tự động và quản lý quy trình công việc.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Luôn cập nhật những việc cần làm với ClickUp Reminders, bạn có thể quản lý từ trình duyệt, máy tính để bàn hoặc thiết bị di động
Hãy tin tưởng vào tính năng nhắc nhở của ClickUp để giúp bạn với các tính năng như:
- Cài đặt nhắc nhở hàng ngày cho bạn và đồng nghiệp
- Tóm tắt công việc của mỗi ngày làm việc
- Quản lý thông báo khi đang di chuyển từ trình duyệt, máy tính để bàn và thiết bị di động
6. Sắp xếp công việc theo mức độ nỗ lực hoặc mức độ khẩn cấp
Để hoàn thành công việc, đây là một mẹo nhỏ có thể giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn rất nhiều: sắp xếp công việc theo mức độ khẩn cấp hoặc nỗ lực cần thiết. Các chuyên gia khuyên bạn nên sử dụng kỹ thuật eat-the-frog , tức là xử lý những công việc khó chịu hoặc khó khăn trước tiên, từ đó tăng cảm giác thành tựu và nhẹ nhõm.
Cần giúp đỡ để tìm ra con ếch của bạn là gì? Hãy tận dụng Ma trận Eisenhower!
Đây là một hộp bốn ô đơn giản giúp bạn lập kế hoạch, hình dung và xác định công việc ưu tiên theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng, phân loại các hoạt động ít khẩn cấp hơn mà bạn có thể giao cho người khác hoặc không cần làm.
Nếu bạn muốn cảm thấy kiểm soát tốt hơn và bớt áp lực, hãy sử dụng Mẫu Ma trận Eisenhower của ClickUp. Mẫu này cho phép bạn bắt tay ngay vào công việc với một công cụ sẵn sàng để ghi lại các công việc ưu tiên một cách hiệu quả.
Hình ảnh trực quan này giống như la bàn định hướng công việc, giúp bạn đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn về những việc cần được ưu tiên giải quyết ngay. Tìm hiểu kỹ từng phần để xác định việc cần Làm (con ếch), Lên lịch (con nòng nọc?), Phân công hoặc Xóa!
7. Đặt ngày đáo hạn để không bỏ lỡ thời hạn
Tôi yêu hạn chót. Tôi thích tiếng gió rít khi chúng vụt qua.
Tôi yêu hạn chót. Tôi thích tiếng gió rít khi chúng vụt qua.
Ah, thời hạn, nhịp đập của năng suất! 💓
Dù chúng ta có thể ghét chúng, nhưng chúng thực sự hữu ích:
- Thêm cấu trúc và đơn đặt hàng vào quy trình làm việc của chúng tôi, đảm bảo không có gì bị bỏ sót
- Quản lý thời gian hiệu quả hơn để tránh bỏ lỡ hạn chót
- Loại bỏ sự nhầm lẫn và thúc đẩy mọi người trong nhóm làm việc cùng nhau để hoàn thành công việc
Một cách chắc chắn để giảm căng thẳng khi thời hạn đến gần là đặt ngày đáo hạn cho các công việc.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Với các mẫu Nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể dễ dàng thêm và chỉnh sửa ngày đáo hạn trong các chế độ xem khác nhau, chẳng hạn như Gantt, Bảng, Lịch và Bảng, cho phép bạn linh hoạt hóa việc hiển thị thời hạn một cách vô song.
Hãy thử các mẫu danh sách việc cần làm yêu thích của chúng tôi để lập bản đồ và sắp xếp lại ngày đáo hạn nhanh hơn bao giờ hết:
8. Chia nhỏ các công việc lớn thành các công việc con nhỏ hơn để quản lý hiệu quả hơn
Nhiều người trong chúng ta mắc sai lầm khi thêm các công việc mơ hồ vào danh sách việc cần làm. Ví dụ, hãy tưởng tượng một thợ xây tên Bob thêm mục "Xây nhà mới" vào danh sách việc cần làm. Điều đó có hợp lý không? Không! Anh ta cần thêm các mục như "Hoàn thiện thiết kế nhà" và "Chống thấm nguyên vật liệu" vào danh sách của mình — đó là ranh giới mong manh giữa quản lý công việc và quản lý dự án.
Điểm mấu chốt: chia nhỏ các công việc khổng lồ thành các công việc con nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Đây không chỉ là một mẹo hay mà còn là một chiến lược đã được chứng minh giúp tăng năng suất và làm cho dự án của bạn bớt khó khăn hơn.
Bắt đầu bằng cách xác định các thành phần khóa của một công việc và chỉ định một công việc con cho mỗi thành phần. Khi bạn hoàn thành từng công việc con, bạn sẽ tiến gần hơn một bước đến việc hoàn thành dự án.
Giả sử bạn đang xử lý một chiến dịch tiếp thị quy mô lớn cho việc ra mắt một sản phẩm mới. Trong trường hợp này, một cách nhanh chóng là sử dụng Mẫu kế hoạch nhiệm vụ quản lý dự án ClickUp để phân chia các công việc của bạn và theo dõi tiến độ của chúng ở một nơi.
Với mẫu này, bạn có thể thiết lập các công việc con như thiết kế tài liệu quảng cáo và chạy quảng cáo trên mạng xã hội cho chiến dịch tiếp thị của mình. Phân công công việc cho các thành viên trong nhóm với các quyền truy cập cụ thể, đảm bảo trách nhiệm của mỗi người rõ ràng. Sau đó, bạn có thể hình dung tiến độ dự án thông qua dòng thời gian và biểu đồ Gantt, xem khi nào mỗi công việc bắt đầu và kết thúc, đồng thời đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng tiến độ cho ngày ra mắt quan trọng! 🥳
💡 Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp Brain có thể tự động tạo các công việc con cho các nhiệm vụ của bạn. Điều này cho phép bạn thêm nhiều công việc con vào một nhiệm vụ trong chớp mắt!
9. Thiết lập chuỗi quyền hạn có trách nhiệm với việc phân công công việc
Thành công của nhóm phụ thuộc vào nỗ lực tập thể, và chấp nhận phân công công việc là nguyên tắc vàng để theo dõi ai chịu trách nhiệm về việc gì. 🎖️
Lập kế hoạch mạng lưới phân công công việc thông minh đảm bảo mọi công việc đều được liên kết với chuỗi quyền hạn, trách nhiệm và trách nhiệm giải trình. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn có một nhóm làm việc từ xa thường thiếu sự phối hợp.
Áp dụng các tiêu chuẩn phân công công việc hiệu quả và giao tiếp rõ ràng để bạn có người chịu trách nhiệm cho từng công việc.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Với tính năng Gán bình luận trong ClickUp, bạn có thể tạo mục hành động ngay lập tức và gán cho người khác hoặc thậm chí cho chính mình.
Sử dụng Mẫu danh sách việc cần làm của ClickUp Calendar và chế độ xem Theo vai trò để đơn giản hóa việc phân công công việc trong tổ chức của bạn. Bạn cũng có thể đặt mục tiêu có thể theo dõi cho từng nhân viên và đo lường tiến độ của họ thông qua thẻ điểm hàng tuần.
10. Sử dụng nhãn hoặc thẻ để phân loại công việc
Bạn có bao giờ cảm thấy danh sách công việc của mình giống như một bức tranh ghép hỗn loạn, thiếu một vài mảnh quan trọng? Đó là lúc nhãn và thẻ ra tay cứu giúp. Chúng giống như Sherlock Holmes trong việc theo dõi công việc, đảm bảo mỗi công việc có được danh tính "cơ bản" của mình, giúp bạn dễ dàng phát hiện và sắp xếp thứ tự ưu tiên. 🕵️
Ví dụ, các nhóm làm việc nhanh nhẹn rất thích sử dụng Mẫu quản lý nhiệm vụ ClickUp cho các sprint. Mẫu này cho phép bạn đặt ưu tiên nhiệm vụ bằng cờ màu, gắn nhãn Khẩn cấp, Cao, Bình thường hoặc Thấp, giúp các nhóm dễ dàng nhận biết.
Mẫu này có Trường Tùy chỉnh tích hợp để hiển thị người phụ trách, thời hạn hoàn thành và thời gian dự kiến. Theo dõi tiến độ công việc qua các trạng thái như Đang tiến hành, Đang xem xét, Đang sửa đổi và Hoàn thành.
11. Sử dụng bộ lọc và chức năng tìm kiếm để nhanh chóng tìm thấy các công việc cụ thể
Bạn biết tìm một cây kim trong đống rơm khó như thế nào, phải không? Các nhóm lớn thường gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin liên quan đến công việc khi cần thiết, và điều này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả cuối cùng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Với tính năng Tìm kiếm kết nối của ClickUp, bạn có thể nhanh chóng xác định mục cụ thể mà bạn đang tìm kiếm thay vì phải lục lọi trong danh sách công việc dài vô tận.
Tương tự, bạn có thể tận dụng Bảng điều khiển và chế độ xem Danh sách trong ClickUp để quét tiến độ và thời hạn công việc của mình trong vài giây.
Với mỗi kế hoạch trong ClickUp, bạn sẽ có tùy chọn để chọn các bộ lọc, chẳng hạn như:
- Theo trạng thái: Lọc công việc theo trạng thái, như Hoàn thành, Đang tiến hành hoặc Đang chờ xử lý, để bạn có thể nhanh chóng xác định những việc cần chú ý
- Theo ngày: Xem lại các công việc dựa trên thời hạn và xem công việc nào đến hạn khi nào
- Theo người được giao: Đặc biệt hữu ích trong các tình huống làm việc nhóm, vì bạn có thể theo dõi công việc của từng thành viên trong nhóm
12. Tạo mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc để thiết lập mối quan hệ giữa các công việc
Xác định sự phụ thuộc giữa các công việc là điều cần thiết để theo dõi các công việc có liên quan với nhau. Nó giống như nói: "Công việc A, bạn phải đợi Công việc B hoàn thành trước khi có thể bắt đầu. "
Bạn sẽ có một giao diện trực quan để xác định và theo dõi những công việc phụ thuộc vào nhau, đảm bảo mọi việc diễn ra theo đúng trình tự.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp cho phép bạn thiết lập các phụ thuộc này ngay trong nhiệm vụ hoặc chế độ xem của mình.
Hầu hết các mẫu nhiệm vụ ClickUp cho phép bạn vẽ một loại lộ trình để hoàn thành. Bạn có thể thử Mẫu danh sách hoạt động ClickUp để chỉ định một dòng thời gian công việc cẩn thận cho nhóm của mình. Tạo liên kết giữa các nhiệm vụ và tài liệu để xây dựng cơ sở dữ liệu nâng cao cho quy trình làm việc của bạn.
13. Tận dụng tính năng bình luận và ghi chú công việc
Nếu bạn đang bù đầu với công việc, bạn thường dễ bỏ sót bối cảnh của một công việc cụ thể. Ví dụ: bạn kiểm tra danh sách công việc và thấy một mục có tên "Xem lại kho cũ và gửi báo cáo. " Bây giờ bạn đột nhiên không nhớ phải kiểm tra kho nào và gửi báo cáo cho ai! 😅
Bạn sẽ thấy rằng việc thêm nhận xét và ghi chú vào nhiệm vụ có thể cung cấp hướng dẫn chính xác, giúp cải thiện quá trình theo dõi tổng thể. ClickUp có các tính năng thay đổi cuộc chơi để ngăn chặn các tình huống mất bối cảnh. Bạn có thể sử dụng:
- Ghi chú theo ngữ cảnh : Sử dụng ghi chú dán kỹ thuật số để ghi lại những ý tưởng hoặc suy nghĩ liên quan đến một công việc để tham khảo trong tương lai
- Nhận xét hướng dẫn: Thêm hướng dẫn chi tiết trong công việc để hướng dẫn người được giao, giảm thiểu lỗi và nhầm lẫn
- Ghi chép tiến độ: Thường xuyên cập nhật bình luận về công việc cùng với tiến độ của bạn để tạo thành một bản ghi chép toàn diện, tránh trùng lặp công việc
- Kiểm tra: Chia sẻ phản hồi và đề xuất hợp tác thông qua kiểm tra có thể giúp cải thiện kết quả công việc
14. Giảm thiểu sự phân tâm
📮Thông tin chi tiết: 92% nhân viên sử dụng các phương pháp không nhất quán để theo dõi các mục hành động, dẫn đến việc bỏ lỡ các quyết định và chậm trễ trong thực hiện. Cho dù bạn đang gửi ghi chú theo dõi hay sử dụng bảng tính, quá trình này thường rời rạc và không hiệu quả. Giải pháp quản lý nhiệm vụ của ClickUp đảm bảo chuyển đổi các cuộc hội thoại thành nhiệm vụ một cách liền mạch, giúp nhóm của bạn có thể hành động nhanh chóng và thống nhất.
Loại bỏ các yếu tố gây xao lãng sẽ giúp bạn tập trung và kiểm soát công việc tốt hơn. Dưới đây là một số mẹo yêu thích của chúng tôi về vấn đề này:
- Dành ra những khối thời gian riêng để tập trung làm việc mà không bị gián đoạn
- Sử dụng các phương pháp như Kỹ thuật Pomodoro để chia nhỏ công việc thành các khoảng thời gian tập trung với những khoảng nghỉ ngắn
- Ngăn chặn sự phân tâm bằng cách tắt các thông báo không cần thiết trên thiết bị của bạn
- Thiết lập bộ lọc email để tự động sắp xếp và ưu tiên các tin nhắn đến
- Tạo không gian làm việc gọn gàng và có tổ chức để giúp bạn tập trung hơn
- Dành thời gian nghỉ ngơi đều đặn khỏi các thiết bị điện tử để nạp lại năng lượng và tránh kiệt sức
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thông báo có thể tùy chỉnh trong ClickUp giúp bạn quyết định thời gian và cách thức nhận thông báo
15. Thường xuyên xem lại và điều chỉnh danh sách công việc để giữ mọi thứ ngăn nắp
Hàng ngày, hãy dành một chút thời gian để kiểm tra danh sách công việc của bạn. Chúng tôi biết điều này nghe có vẻ nhàm chán, nhưng hãy tin chúng tôi, bạn chỉ đang làm cho ngày mai của mình dễ dàng hơn mà thôi. Hãy dành một chút thời gian để xem những việc bạn đã hoàn thành và những việc cần điều chỉnh. Hãy biến việc hoàn thành công việc thành thói quen hàng ngày và chứng kiến bản thân trở thành một ninja công việc vô địch!
Nói về việc hoàn thành công việc (GTD), phương pháp năng suất GTD của David Allen là một cách tuyệt vời để giảm bớt sự lộn xộn trong đầu, áp dụng các biện pháp tự điều chỉnh và hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Phương pháp này bao gồm việc lập kế hoạch và theo dõi các công việc qua năm bước:
- Ghi chép
- Xác định rõ
- Sắp xếp
- Ngẫm nghĩ
- Tham gia
Mẫu ClickUp Getting Things Done lấy cảm hứng từ phương pháp này và kết hợp nó với các công cụ hiện đại như chế độ xem được tạo sẵn, Trường Tùy chỉnh và Tài liệu. Đây là công cụ hữu ích để bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên, theo dõi, thực hiện và quan trọng nhất là tổ chức công việc một cách chính xác theo cách mà David Allen sẽ chấp thuận!
Cách theo dõi công việc: từng bước một
Ngay cả khi có những công cụ quản lý công việc tốt nhất, nếu không có kế hoạch, việc xoay xở với vô số công việc trong một ngày có thể giống như chăn mèo hoang.
Vì vậy, hãy thực hiện từng bước một — đây là kế hoạch có thể giúp bạn thành công ngay từ đầu:
- Tải xuống ứng dụng giám sát nhiệm vụ mà bạn thích: Bạn có thể đăng ký ClickUp hoặc bất kỳ ứng dụng năng suất nào khác mà bạn thích
- Lập kế hoạch cho quy trình làm việc, công việc lặp lại và danh sách việc cần làm: Sau khi cài đặt ứng dụng, hãy bắt đầu với những điều cơ bản. Tạo mục tiêu chính, chia nhỏ thành các công việc, xác định các tham số hoàn thành dự kiến, sau đó phân công ai làm việc gì
- Xác định đúng ưu tiên: Sử dụng một hệ thống để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc hàng ngày, chẳng hạn như Ma trận Eisenhower hoặc nhãn ưu tiên, và thiết lập nhắc nhở để luôn đi đúng hướng
- Bắt đầu phân chia thời gian: Nếu ngày của bạn thường bị gián đoạn bởi những việc bất ngờ, chúng tôi khuyên bạn nên thực hành phân chia thời gian. Điều này có nghĩa là bạn phân bổ các khoảng thời gian cụ thể trong ngày cho những công việc không thể hoãn lại. Phương pháp quản lý thời gian này giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên mà không bị phân tâm
- Hoàn thành tích hợp lịch: Tích hợp danh sách việc cần làm hoặc ứng dụng quản lý nhiệm vụ với lịch của bạn để xem các nhiệm vụ đang chờ xử lý cùng với các cuộc hẹn và cuộc họp. Ví dụ: bạn có thể đồng bộ hóa Lịch ClickUp với bất kỳ lịch bên ngoài nào để sắp xếp công việc trong ngày của bạn
- Thiết lập thói quen theo dõi công việc thường xuyên: Sau khi thiết lập quy trình làm việc, tất cả những gì bạn cần làm là truy cập ứng dụng theo dõi công việc thường xuyên để kiểm tra tiến độ
Một số tài nguyên năng suất khác để giúp bạn quản lý công việc hàng ngày hiệu quả:
- Cách để có một ngày làm việc hiệu quả: Mẹo và công cụ
- Cách sử dụng phương pháp phân chia thời gian để tăng năng suất: Mẹo & Mẫu
- Các ứng dụng lập kế hoạch hàng ngày tốt nhất
- Những cách đã được chứng minh để cải thiện hiệu suất công việc
- Cách tạo kế hoạch năng suất với các mẫu
- Cách theo dõi thời gian dành cho công việc
- Cách cải thiện năng suất với thói quen buổi sáng ít dopamine
Kiểm soát khối lượng công việc của bạn với các công cụ quản lý công việc
Áp dụng nhất quán các chiến lược lập lịch và theo dõi công việc có thể giúp bạn luôn hoàn thành công việc của mình. Bước đầu tiên có thể là bước khó nhất, nhưng một công cụ quản lý dự án như ClickUp giúp quản lý công việc dễ dàng hơn cho các nhóm dự án ở mọi nơi.
ClickUp là một giải pháp quản lý nhiệm vụ và năng suất tất cả trong một đa năng, được thiết kế để hợp lý hóa quy trình làm việc và tăng hiệu quả trong bất kỳ không gian làm việc nào. Với các nhiệm vụ hàng ngày, giao tiếp nhóm và kiến thức tổ chức ở một nơi, hoàn thành công việc tại nơi làm việc trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Với chức năng phân tích năng suất tích hợp, công cụ theo dõi thời gian và tự động hóa công việc thường ngày, bạn có thể sắp xếp ngày làm việc của mình theo bất kỳ cách nào bạn muốn!
Đăng ký tài khoản ClickUp miễn phí ngay hôm nay và bắt đầu quản lý công việc hàng ngày như một chuyên gia!