Không có thời gian để chào hỏi. Tôi trễ rồi, tôi trễ rồi, tôi trễ rồi!
Không có thời gian để chào hỏi. Tôi trễ rồi, tôi trễ rồi, tôi trễ rồi!
Ai mà chưa từng cảm thấy như vậy đôi lần trong đời?
Giả sử bạn là thành viên của một nhóm tiếp thị đang làm việc để ra mắt một sản phẩm trong một dòng thời gian chặt chẽ. Mọi thứ dường như đều ổn cho đến khi bạn bỏ lỡ thời hạn. Một thời hạn bị bỏ lỡ dẫn đến thời hạn khác, và đột nhiên, giống như một hàng domino bị đổ, toàn bộ chiến dịch của bạn bị đe dọa.
Các công cụ theo dõi thời gian hiệu quả có thể giúp bạn sắp xếp công việc và đảm bảo các dự án công việc và công việc cá nhân của bạn luôn đi đúng hướng. Bạn có thể xác định những nỗ lực nào có tác động lớn nhất và những yếu tố nào có thể làm chậm tiến độ công việc.
Sẵn sàng tìm hiểu cách theo dõi thời gian dành cho các công việc và dự án một cách hiệu quả? Hãy bắt đầu ngay thôi.
Tại sao theo dõi thời gian lại quan trọng
Theo dõi thời gian không chỉ giúp tăng năng suất. Nó còn nêu bật những công việc cá nhân và chuyên môn nào thúc đẩy thành công và những công việc nào chỉ là bận rộn mà có thể loại bỏ hoặc tự động hóa. Dưới đây là một số lợi ích của việc theo dõi thời gian:
Giám sát năng suất
Theo dõi thời gian dành cho từng công việc trong danh sách công việc cần làm giúp bạn biết chính xác nguồn lực đang được sử dụng ở đâu. Điều này giúp phát hiện những điểm không hiệu quả, để bạn có thể tập trung vào các hoạt động ưu tiên cao, thúc đẩy tiến độ công việc.
Hiểu chính xác thời gian dành cho từng công việc cũng giúp các thành viên trong nhóm quản lý khối lượng công việc của họ tốt hơn. Khi các thành viên trong nhóm hiểu cách phân bổ thời gian của mình, họ có thể quản lý công việc hiệu quả hơn và giảm tình trạng kiệt sức, từ đó nâng cao sự hài lòng trong công việc.
Một phần mềm theo dõi thời gian tốt có thể giúp bạn bắt đầu thực hiện điều này.
Phân bổ tài nguyên
Theo dõi thời gian chính xác cung cấp dữ liệu bạn cần để lập kế hoạch cho các dự án trong tương lai.
Giả sử bạn là một quản lý dự án giám sát một nhóm phát triển sản phẩm. Với phần mềm theo dõi thời gian, bạn nhận thấy rằng giai đoạn thử nghiệm luôn mất nhiều thời gian hơn kế hoạch. Trong trường hợp này, bạn sẽ biết cần phân bổ thêm nguồn lực vào lần tiếp theo.
Phân bổ nguồn lực hiệu quả giúp dự án đi đúng hướng mà không gây quá tải cho nhóm của bạn.
Trách nhiệm
Theo dõi thời gian thúc đẩy trách nhiệm bằng cách hiển thị ai đã làm công việc gì và trong bao lâu. Sự minh bạch này giúp bạn nhận ra những nhân viên có hiệu suất cao trong nhóm, giải quyết mọi vấn đề và đảm bảo mọi người đóng góp công bằng vào việc quản lý công việc.
Ví dụ: nếu một thành viên trong nhóm liên tục làm việc nhiều giờ hơn, điều đó có thể cho thấy họ đang bị quá tải. Bằng cách phân phối lại công việc của họ hoặc điều chỉnh thời hạn, bạn có thể đảm bảo phân phối khối lượng công việc công bằng hơn, tạo môi trường làm việc lành mạnh hơn cho mọi người.
6 cách khác nhau để theo dõi thời gian dành cho công việc
Theo dõi thời gian trong quản lý dự án có thể được thực hiện thủ công, tự động hóa hoặc kết hợp cả hai.
Việc lựa chọn phương pháp theo dõi thời gian phù hợp phụ thuộc vào quy trình làm việc của nhóm, bản chất của dự án và mức độ chính xác cần thiết. Mỗi phương pháp đều có ưu và nhược điểm riêng. Hãy cùng khám phá chúng.
1. Theo dõi thời gian thủ công
Theo dõi thời gian thủ công yêu cầu nhân viên ghi lại thời gian dành cho từng công việc bằng cách điền vào bảng chấm công hoặc bảng tính.
Ưu điểm:
- Đơn giản và không yêu cầu công cụ đặc biệt
- Có thể tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể
- Không phụ thuộc vào internet hoặc phần mềm
- Hiệu quả về chi phí
Nhược điểm:
- Dễ mắc lỗi và hay quên
- Tốn thời gian duy trì, đặc biệt là đối với các nhóm lớn
- Thời gian dành cho các công việc nhỏ, lặp đi lặp lại có thể không được theo dõi chính xác
- Khó khăn trong việc phân tích và tạo báo cáo
2. Ứng dụng hẹn giờ
Các ứng dụng này có bộ đếm thời gian bắt đầu và dừng để làm việc. Chúng cho phép bạn phân loại các mục nhập thời gian theo dự án, khách hàng hoặc thẻ. Ví dụ: Toggl, Clockify, Harvest, v.v.
Ưu điểm:
- Theo dõi chính xác với ghi chép thời gian thực
- Tự động tạo báo cáo và phân tích chi tiết
- Có thể tích hợp với các công cụ quản lý dự án
Nhược điểm:
- Yêu cầu sự kỷ luật để bắt đầu/dừng đồng hồ bấm giờ
- Có thể gây mất tập trung nếu thường xuyên chuyển đổi công việc
- Một số tính năng bị khóa trong các gói trả phí
3. Tự động theo dõi thời gian
Bạn có thể sử dụng các công cụ phần mềm có tính năng hẹn giờ tích hợp để theo dõi hoạt động công việc và tự động ghi lại thời gian dành cho các công việc khác nhau. Điều này giúp loại bỏ sự nhàm chán trong việc theo dõi thời gian và mang lại kết quả báo cáo chính xác. Tính năng theo dõi thời gian tự động có thể được sử dụng để xác định các hoạt động lãng phí thời gian và các công việc lặp đi lặp lại.
Ưu điểm:
- Theo dõi tự động, giảm nỗ lực thủ công
- Cung cấp thông tin chi tiết về năng suất
- Giúp xác định các hoạt động lãng phí thời gian
Nhược điểm:
- Có thể cần điều chỉnh thủ công để đảm bảo độ chính xác
- Nếu không được triển khai một cách minh bạch, một số nhân viên có thể coi điều này là xâm phạm quyền riêng tư
- Có thể phân loại công việc sai nếu không được cấu hình đúng
- Đi kèm với đường cong học tập dốc
3. Bảng chấm công
Nhân viên hoặc thành viên nhóm ghi lại số giờ làm việc hàng ngày hoặc hàng tuần vào một tài liệu hoặc công cụ được chia sẻ. Bảng chấm công thường được sử dụng trong môi trường công ty để tính lương và lập hóa đơn.
Ưu điểm:
- Hữu ích cho việc theo dõi số giờ có thể tính phí
- Tốt cho trách nhiệm của toàn nhóm
- Có thể tích hợp với hệ thống nhân sự và tiền lương
Nhược điểm:
- Dựa vào báo cáo tự nguyện, dẫn đến sai sót
- Có thể cảm thấy nhàm chán và rườm rà
- Không lý tưởng cho việc theo dõi thời gian thực
4. Theo dõi dựa trên lịch
Với lịch, các nhóm có thể lên lịch công việc trước hoặc ghi lại thời gian đã làm sau khi hoàn thành. Các sự kiện trong lịch cũng có thể dùng làm nhật ký công việc đã hoàn thành.
Ưu điểm:
- Giúp lập kế hoạch công việc hiệu quả
- Dễ dàng hình dung cách thời gian được sử dụng
- Hoạt động hiệu quả cho những người tuân theo lịch trình có cấu trúc
Nhược điểm:
- Ít chính xác hơn trong việc theo dõi các gián đoạn và đa nhiệm
- Yêu cầu sự kỷ luật để ghi chép thời gian một cách chính xác
- Không cung cấp báo cáo hoặc phân tích tự động
5. Theo dõi dựa trên sinh trắc học và phần cứng
Phương pháp theo dõi thời gian này được sử dụng để theo dõi sự tham gia và công việc theo ca. Nhân viên chấm công bằng thiết bị sinh trắc học hoặc thẻ RFID.
Ưu điểm:
- Độ chính xác cao trong việc theo dõi giờ làm việc
- Hữu ích cho việc thực thi chính sách trong cài đặt văn phòng
- Giảm thiểu gian lận thời gian (ví dụ: chấm công hộ)
Nhược điểm:
- Không hữu ích để theo dõi các công việc cụ thể
- Chi phí thiết lập và bảo trì cao
- Mối quan ngại về bảo mật với dữ liệu sinh trắc học
6. Công cụ quản lý dự án với tính năng theo dõi thời gian
Với phần mềm quản lý dự án, người dùng ghi thời gian trực tiếp vào công việc. Dữ liệu thời gian được liên kết với tiến độ dự án và có thể được theo dõi và báo cáo.
Ưu điểm:
- Theo dõi tập trung trong quy trình công việc của dự án
- Cung cấp thông tin chi tiết về từng dự án cụ thể
- Giúp lập ngân sách và kế hoạch tài nguyên
Nhược điểm:
- Có thể quá sức nếu theo dõi từng công việc nhỏ
- Thường yêu cầu kế hoạch cao cấp để có báo cáo nâng cao
- Có thể không phù hợp cho các freelancer cá nhân
Cách theo dõi thời gian dành cho các nhiệm vụ và dự án bằng ClickUp
Như chúng ta đã thấy, theo dõi thời gian dành cho các công việc và dự án cụ thể là điều cần thiết để hiểu cách tối ưu hóa quy trình làm việc. Sử dụng một công cụ quản lý thời gian tốt cũng rất quan trọng để đạt được kết quả mong muốn.
ClickUp là một trong những công cụ tốt nhất để thực hiện việc này vì nó có thể tích hợp trơn tru vào tất cả các quy trình làm việc của bạn. Với các tính năng như phân công nhiệm vụ dễ dàng, tài liệu hóa và cộng tác, bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ của nhóm trong tất cả các công việc tại một nơi.
Dưới đây là các bước sử dụng ClickUp để giúp bạn quản lý thời gian.
Bước #1: Tạo dự án và công việc
Bắt đầu bằng cách tạo nhiệm vụ ngay từ Bảng điều khiển ClickUp. Sau đó, bạn có thể phân công nhiệm vụ từ đó cho các nhóm hoặc thành viên nhóm có liên quan.
Bạn cũng có thể thiết lập quy trình công việc tùy chỉnh và sắp xếp các công việc của mình theo nhiều chế độ xem khác nhau (Danh sách, Bảng, Gantt, v.v.). Để bắt đầu dễ dàng hơn, bạn thậm chí có thể chọn mẫu theo dõi thời gian để quản lý dự án.
Bước #2: Ghi lại số giờ làm việc cho các công việc
Sau khi tất cả các nhiệm vụ được tạo và giao cho đúng người, họ có thể bắt đầu theo dõi thời gian dành cho một nhiệm vụ. Thông qua tính năng theo dõi thời gian của ClickUp, tất cả những gì họ cần làm là nhấp vào nút ngay trước khi bắt đầu công việc và nhấp lại khi hoàn thành.
Điều tuyệt vời nhất là bất kỳ ai cũng có thể theo dõi thời gian của mình từ bất kỳ thiết bị nào. Công cụ quản lý thời gian này còn có nhiều tùy chọn khác để giúp người dùng duy trì dữ liệu của mình hiệu quả hơn. Dưới đây là một số tùy chọn cần biết.
Ghi chú
Thêm ghi chú vào mục nhập thời gian cung cấp tài khoản chi tiết về thành tích của bạn trong mỗi kỳ theo dõi.
Việc thêm chi tiết công việc giúp thúc đẩy giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm và giúp làm rõ bất kỳ thắc mắc nào về phân bổ thời gian trong các cuộc thảo luận về dòng thời gian.
Nhãn
Việc tạo và áp dụng nhãn cho các công việc giúp việc sắp xếp và lọc các mục nhập thời gian trở nên dễ dàng. Bằng cách phân loại công việc theo khách hàng, giai đoạn dự án hoặc thành viên nhóm, bạn có thể dễ dàng truy cập thông tin liên quan khi cần.
Nó giúp đơn giản hóa việc phân tích thời gian dành cho các lĩnh vực khác nhau, cho phép bạn nhận diện xu hướng và tối ưu hóa việc phân bổ tài nguyên.
Thời gian tính phí
Đánh dấu thời gian là có thể tính phí là điều cần thiết để theo dõi những gì có thể được lập hóa đơn cho khách hàng. Bạn có thể đảm bảo rằng bạn lập hóa đơn cho mỗi giờ công việc có thể tính phí mà bạn đã thực hiện, đồng thời tránh lập hóa đơn cho những giờ không thể tính phí.
Điều này giúp đơn giản hóa quy trình thanh toán, từ đó giúp bạn sắp xếp lại thứ tự ưu tiên của các công việc và cuối cùng là tăng lợi nhuận.
Sắp xếp
Sắp xếp công việc dựa trên thời gian đã sử dụng giúp bạn hiểu rõ hơn về hiệu suất của nhóm và nêu bật những lĩnh vực có thể cải thiện.
Xác định các công việc mất nhiều thời gian hơn dự kiến cho phép các nhà quản lý chủ động giải quyết các vấn đề tắc nghẽn, đảm bảo dự án diễn ra đúng tiến độ.
Tổng hợp
Tính năng này cho phép bạn đánh giá mức độ sử dụng tài nguyên tổng thể và trạng thái dự án, giúp bạn dễ dàng hơn trong việc lập chiến lược phân bổ tài nguyên và lập kế hoạch dòng thời gian trong tương lai.
Chế độ xem tổng thời gian dành cho các công việc và công việc con giúp bạn có cái nhìn toàn diện về dự án. Điều này giúp bạn thực hiện các điều chỉnh cần thiết để cải thiện năng suất và kết quả dự án.
Chỉnh sửa thời gian
Tùy chọn điều chỉnh thời gian theo dõi theo cách thủ công là rất quan trọng để duy trì tính chính xác của hồ sơ.
Cho dù là sửa chữa sai sót hay phân bổ lại thời gian, tính linh hoạt trong chỉnh sửa đảm bảo việc theo dõi thời gian của bạn luôn chính xác.
Bước #3: Sử dụng báo cáo theo dõi thời gian
ClickUp cung cấp các tính năng báo cáo chi tiết cho phép bạn xem và phân tích thời gian dành cho các nhiệm vụ.
Như chúng ta đã thấy, bạn có thể sử dụng các tùy chọn khác nhau có sẵn trong Trình theo dõi thời gian của ClickUp để sắp xếp các mục nhập thời gian, xem thời gian tích lũy đã theo dõi và thậm chí phân biệt giữa giờ có thể tính phí và giờ không thể tính phí. Điều này giúp bạn đánh giá năng suất của nhóm và xác định các lĩnh vực cần cải thiện hoặc tự động hóa.
Các tính năng chính của ClickUp để theo dõi thời gian
Hãy cùng xem chi tiết một số tính năng khóa của ClickUp.
Theo dõi thời gian thực hiện công việc
Theo dõi thời gian dự án ClickUp cho phép bạn theo dõi thời gian dành cho từng nhiệm vụ một cách hiệu quả.
Bạn có thể tạo mục nhập thời gian trực tiếp từ chế độ xem công việc. Ngoài ra, bạn có thể chỉ định thời gian làm việc, chọn phạm vi ngày và giờ, và gắn nhãn các mục nhập là có thể thanh toán hoặc không thể thanh toán.
Hơn nữa, bạn cũng có thể phân tích cách sử dụng thời gian của mình với Mẫu phân tích thời gian ClickUp, giúp bạn xác định các mẫu và cải thiện hiệu quả.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Mẫu ClickUp Time Box để quản lý thời gian có cấu trúc hơn. Nó giúp bạn tập trung vào công việc hiện tại và cho phép bạn kiểm soát tốt hơn việc phân bổ thời gian và nguồn lực.
Ước lượng thời gian và lập lịch
Trong ClickUp, bạn có thể đặt Ước lượng thời gian cho các nhiệm vụ, giúp lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực khi quản lý nhiệm vụ. Tính năng này cho phép bạn đánh giá thời gian thực hiện nhiệm vụ và giúp quản lý thời hạn hiệu quả.
Bạn có thể đánh giá hiệu suất của nhóm bằng cách kết hợp ước lượng với thời gian theo dõi thực tế và điều chỉnh quy trình làm việc cho phù hợp. Để lập kế hoạch dự án tốt hơn, Mẫu phân bổ thời gian ClickUp có thể giúp phân phối thời gian hiệu quả cho các công việc khác nhau.
Theo dõi thời gian thực hiện công việc con
ClickUp cho phép bạn ghi lại thời gian dành cho các công việc chính và công việc con của chúng. Điều này đảm bảo bạn có cái nhìn tổng quan về thời gian được phân bổ trong toàn bộ dự án, từ đó lập ngân sách và quản lý khối lượng công việc chính xác hơn.
Tích hợp theo dõi thời gian
ClickUp hỗ trợ tích hợp với nhiều công cụ năng suất khác, cho phép bạn đồng bộ hóa quy trình làm việc một cách liền mạch.
Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng ứng dụng theo dõi thời gian bên ngoài như Toggl, bạn có thể tích hợp ứng dụng này với ClickUp để hợp nhất các nỗ lực quản lý thời gian của mình. Tính năng này mang đến cho bạn sự linh hoạt hơn. Bạn có thể tiếp tục sử dụng các công cụ hiện có của mình trong khi vẫn tận dụng các khả năng quản lý dự án của ClickUp.
Chúng tôi sử dụng tích hợp Toggl để theo dõi thời gian. Chúng tôi cũng sử dụng tích hợp Sharepoint để chia sẻ tệp. Các tích hợp có sẵn rất phong phú và cho phép chúng tôi quản lý tất cả năng suất thông qua một giao diện duy nhất.
Chúng tôi sử dụng tích hợp Toggl để theo dõi thời gian. Chúng tôi cũng sử dụng tích hợp Sharepoint để chia sẻ tệp. Các tích hợp có sẵn rất phong phú và cho phép chúng tôi quản lý tất cả năng suất thông qua một giao diện duy nhất.
Mẹo và thủ thuật theo dõi thời gian nâng cao
Tối ưu hóa trải nghiệm theo dõi thời gian của bạn trong ứng dụng quản lý công việc với các phương pháp hay nhất này.
Mẹo 1: Chọn phương pháp theo dõi thời gian phù hợp
Chọn một phương pháp phù hợp với quy trình làm việc của bạn (ví dụ: theo dõi thủ công, ứng dụng dựa trên bộ đếm thời gian, công cụ tự động). Ví dụ: sử dụng theo dõi tự động nếu bạn thường quên ghi lại thời gian.
Mẹo 2: Sử dụng tự động hóa để theo dõi thời gian
Việc triển khai các công cụ tự động hóa và công cụ quản lý thời gian AI có thể ghi lại chính xác thời gian dành cho các công việc và ngăn ngừa lỗi do con người gây ra. Bạn có thể tự động bắt đầu và dừng theo dõi thời gian dựa trên các thay đổi trạng thái công việc.
Ví dụ: bằng cách sử dụng các tính năng tự động hóa của ClickUp, bạn có thể cấu hình để tự động theo dõi thời gian khi một nhiệm vụ được chuyển sang trạng thái "Đang tiến hành" và dừng khi nhiệm vụ chuyển sang trạng thái "Hoàn thành"
Mẹo 3: Tích hợp theo dõi thời gian với các công cụ khác
Để hợp lý hóa quy trình làm việc, hãy cân nhắc tích hợp phần mềm theo dõi thời gian với các công cụ khác mà bạn đang sử dụng. Ví dụ: công cụ quản lý dự án như ClickUp cho phép bạn kết nối với các ứng dụng lịch, phần mềm kế toán và hệ thống quản lý dự án.
Sự tích hợp này đảm bảo dữ liệu theo dõi thời gian của bạn được truyền tải liền mạch giữa các nền tảng, giúp phân tích năng suất và quản lý các hàm khác như thanh toán dễ dàng hơn.
Sử dụng bảng chấm công tự động là một cách hiệu quả khác để thực hiện việc này.
Mẹo 4: Đặt ước lượng thời gian thực tế
Sử dụng dữ liệu theo dõi thời gian trong quá khứ để đặt ước lượng thực tế cho các công việc lặp lại trong tương lai, cải thiện kế hoạch của bạn và đặt ra những kỳ vọng phù hợp. Bạn cũng có thể thực hành kỹ thuật Pomodoro để quản lý thời gian của mình.
Mẹo 5: Sử dụng dữ liệu theo dõi thời gian để phân tích năng suất
Tạo báo cáo theo dõi thời gian chi tiết và phân tích dữ liệu thu thập được để xác định các mẫu năng suất. Tìm kiếm các công việc thường xuyên mất nhiều thời gian hơn dự kiến và đánh giá xem chúng có cần thêm nguồn lực hay đang được thực hiện hiệu quả hay không.
Phân tích dựa trên dữ liệu này có thể cung cấp thông tin chi tiết để cải thiện liên tục năng suất của nhóm bạn.
Mẹo 6: Xác định rõ các loại công việc
Chia dự án thành các công việc hoặc danh mục cụ thể (ví dụ: cuộc họp, nghiên cứu, thực hiện) để dễ dàng theo dõi và báo cáo thời gian.
Sử dụng quy tắc đặt tên nhất quán cho các công việc và nhóm các công việc tương tự nhau để báo cáo trở nên ý nghĩa hơn.
Mẹo 7: Xếp hạng công việc theo mức độ ưu tiên một cách hiệu quả
Sử dụng dữ liệu theo dõi thời gian để tập trung vào các công việc có tác động lớn và điều chỉnh mức độ ưu tiên của công việc khi cần thiết. Điều này sẽ giúp bạn tập trung nguồn lực vào các hoạt động có tác động lớn nhất đến lợi nhuận của bạn.
Hướng dẫn này cũng sẽ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả và cải thiện năng suất của nhóm.
Mẹo 8: Theo dõi và điều chỉnh thời gian dành cho công việc
Theo dõi thời gian giúp đảm bảo các dự án của bạn luôn đúng tiến độ. Thường xuyên xem xét thời gian dành cho tất cả các công việc để xác định và giải quyết các vấn đề trước khi chúng làm ảnh hưởng đến tiến độ của bạn.
Mẹo 9: Tránh làm nhiều việc cùng lúc trong khi đang theo dõi
Làm việc một công việc tại một thời điểm để đảm bảo ghi chép chính xác. Nếu bạn chuyển sang công việc khác, hãy dừng đồng hồ bấm giờ cho công việc đã hoàn thành và bắt đầu một công việc mới.
Mẹo 10: Sử dụng theo dõi thời gian để cải thiện, không phải giám sát
Nếu theo dõi thời gian cho một nhóm, hãy sử dụng nó để hiểu rõ hơn về năng suất, không phải để quản lý chi tiết. Khuyến khích theo dõi trung thực mà không sợ bị kiểm tra.
Tài nguyên bổ sung để theo dõi thời gian dự án
Với Mẫu phân tích thời gian của ClickUp, bạn có thể theo dõi cách nhóm của mình sử dụng thời gian để tận dụng tối đa các nguồn lực.
Sử dụng 11 thuộc tính tùy chỉnh khác nhau như Giờ nhàn rỗi, Tổng chi phí nhân công, Chi phí nhân công/giờ, Bộ phận và Số lượng nhân công để lưu trữ thông tin quan trọng và dễ dàng hình dung thời gian dành cho các công việc.
Mẫu theo dõi thời gian của tư vấn viên ClickUp giúp bạn dễ dàng theo dõi số giờ có thể tính phí, theo dõi tiến độ công việc và hơn thế nữa, đồng thời cho phép bạn cộng tác với khách hàng của mình trong thời gian thực. Với mẫu này, bạn có thể:
- Quản lý công việc và cột mốc của khách hàng tại một nơi
- Theo dõi và báo cáo giờ làm việc có thể tính phí một cách chính xác
- Hình dung tiến độ và duy trì sự tổ chức từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành dự án
Cách chọn công cụ phù hợp để theo dõi thời gian dự án
Theo dõi thời gian hiệu quả có thể cải thiện năng suất, phân bổ nguồn lực và lập kế hoạch dự án. Tuy nhiên, bạn phải đảm bảo rằng bạn đã lựa chọn công cụ theo dõi thời gian phù hợp với yêu cầu của dự án và nhóm của mình.
Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét khi so sánh các lựa chọn của bạn:
- Các tính năng chính bạn cần từ giải pháp theo dõi thời gian. Ví dụ: xem xét liệu bạn có cần báo cáo trực tuyến hay các tính năng cộng tác nhóm cụ thể hay không
- Chi phí phần mềm và liệu nó có phù hợp với ngân sách của bạn hay không
- Tích hợp với các ứng dụng khác
- Đánh giá của khách hàng có thể giúp bạn đánh giá xem công cụ này có đáp ứng nhu cầu của bạn hay không
- Sẽ thật dễ dàng để sử dụng và khiến các nhóm áp dụng nó
Khắc phục những thách thức thường gặp trong việc theo dõi thời gian
Ngay cả khi có những công cụ tuyệt vời, việc theo dõi thời gian dành cho các công việc vẫn có thể gặp nhiều thách thức. Làm cho cả nhóm tham gia và theo dõi mọi thứ chính xác là những trở ngại phổ biến, nhưng giải quyết chúng sẽ giúp việc theo dõi thời gian hiệu quả hơn nhiều.
1. Giải quyết sự phản kháng của người dùng đối với việc theo dõi thời gian dành cho các dự án
Việc làm cho mọi người cảm thấy thoải mái khi theo dõi thời gian tại nơi làm việc có thể là một việc khó khăn.
Một số thành viên trong nhóm có thể cảm thấy đây chỉ là công việc thêm hoặc lo lắng rằng nó sẽ được sử dụng để quản lý họ quá chi tiết.
Để khắc phục điều này, hãy giúp họ hiểu cách theo dõi thời gian mang lại lợi ích cho mọi người, chẳng hạn như hiển thị dự án tốt hơn, phân phối khối lượng công việc công bằng hơn và giảm căng thẳng về thời hạn. Hãy biến nó thành một quá trình hợp tác và chỉ cho họ thấy những mặt tích cực.
2. Đảm bảo mục nhập thời gian chính xác
Tính nhất quán là khóa để theo dõi chính xác thời gian dành cho công việc.
Thiết lập nhắc nhở để ghi lại thời gian thường xuyên để nó trở thành một phần của thói quen. Đừng quên sử dụng các ứng dụng theo dõi thời gian tốt như ClickUp, giúp bạn thực hiện việc này dễ dàng hơn.
3. Cân bằng giữa việc theo dõi thời gian chi tiết và hiệu quả công việc
Theo dõi thời gian chi tiết rất hữu ích, nhưng có thể trở nên quá tải nếu làm quá mức.
Tập trung vào việc theo dõi chi tiết các công việc quan trọng trong khi giữ cho các công việc thường ngày đơn giản. Bạn thậm chí có thể sử dụng các mẫu quản lý thời gian miễn phí để công việc trở nên dễ dàng hơn. Bằng cách này, bạn sẽ có được những thông tin chi tiết cần thiết mà không làm cho quá trình trở nên quá phức tạp hoặc tốn thời gian cho nhóm của bạn.
Sẵn sàng quản lý dự án của bạn tốt hơn?
Theo dõi thời gian hiệu quả là nền tảng của quản lý dự án thành công. Các bước đơn giản như cài đặt mục tiêu rõ ràng, sử dụng các công cụ quản lý dự án có tính năng theo dõi thời gian và xem xét tiến độ thường xuyên sẽ giúp bạn đặt nền tảng cho việc quản lý thời gian tốt hơn.
ClickUp có thể giúp việc theo dõi thời gian dự án trở nên dễ dàng như ăn bánh. Nó cung cấp tính năng quản lý công việc tiện lợi và tích hợp liền mạch với quy trình làm việc của bạn. Tính linh hoạt của nó cho phép các nhóm dự án theo dõi thời gian dành cho các công việc trong thời gian thực, đặt thời hạn và phân bổ nguồn lực hiệu quả.
Khi triển khai các chiến lược này, hãy nhớ rằng việc theo dõi thời gian một cách nhất quán có thể thay đổi cách bạn quản lý dự án, cung cấp thông tin chi tiết để thúc đẩy cải tiến.
Hãy bắt đầu ngay hôm nay bằng cách sử dụng ClickUp miễn phí và nâng cao kỹ năng quản lý dự án của bạn.