Bạn có cảm thấy choáng ngợp trước danh sách công việc dài dằng dặc? Hàng triệu người cũng có cùng cảm giác như bạn. Chúng ta cảm thấy 24 giờ là không đủ để hoàn thành mọi việc!
Nhưng bạn đã bao giờ nghĩ rằng số lượng công việc có thể không phải là vấn đề thực sự? Có thể chỉ là cách bạn quản lý thời gian mà thôi.
Nếu bạn cũng giống như vậy, lập ngân sách thời gian có thể là một cách tuyệt vời để bạn hoàn thành công việc cần làm. Đây có thể là chìa khóa để bạn lấy lại quyền kiểm soát lịch trình và tối đa hóa năng suất.
Cho dù bạn là một chuyên gia bận rộn, một sinh viên hay một phụ huynh quản lý gia đình, lập ngân sách thời gian hiệu quả có thể giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và dành thời gian cho những việc thực sự quan trọng.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về lợi ích của việc lập kế hoạch thời gian, các chiến lược thực tế để áp dụng nó vào thói quen hàng ngày và những lợi ích của nó trong cuộc sống hàng ngày.
Quản lý thời gian là gì?
Lập ngân sách thời gian là phương pháp lập kế hoạch và phân bổ thời gian cho các công việc, hoạt động hoặc dự án khác nhau trong một kỳ nhất định. Kỹ thuật quản lý thời gian này bao gồm việc sắp xếp và ưu tiên các công việc của bạn dựa trên mức độ quan trọng và thời hạn hoàn thành. Nó giúp quản lý thời gian cá nhân và công việc của bạn hiệu quả hơn.
Lập ngân sách thời gian tương tự như lập ngân sách tài chính ở nhiều khía cạnh. Giống như bạn lập ngân sách tiền bạc cho những khoản mua sắm hoặc cam kết quan trọng, bạn lập ngân sách thời gian để có đủ thời gian cho những việc quan trọng.
Lập kế hoạch thời gian hiệu quả giúp bạn tận dụng tối đa các hoạt động hàng ngày. Nó cho phép bạn tập trung vào các công việc ưu tiên cao và giảm thời gian lãng phí cho các công việc không quan trọng.
Bằng cách phân bổ thời gian cho các công việc theo mức độ khẩn cấp và thời hạn, bạn có thể dễ dàng hoàn thành công việc đúng hạn mà không phải vội vàng hay căng thẳng vào phút chót.
Điều gì nữa? Phương pháp này còn giúp bạn xác định những "kẻ hút thời gian" trong ngày. Bằng cách nhận diện các hoạt động chiếm dụng thời gian một cách vô ích, bạn có thể loại bỏ hoặc ưu tiên thấp hơn chúng và dành nhiều thời gian hơn cho bản thân.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nắm vững việc sử dụng tài nguyên và cân bằng tài nguyên là những cách tuyệt vời để hoàn thành dự án trong thời gian và ngân sách, đặc biệt nếu nhóm của bạn gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian và ngân sách.
Hiểu về Quản lý Thời gian
Hãy tưởng tượng bạn là một nhà tiếp thị kỹ thuật số và bạn phải viết năm chú thích trên mạng xã hội và một bản sao email, tham dự một cuộc họp, thực hiện nghiên cứu thị trường cho một sự kiện thương hiệu sắp tới và tạo bản phác thảo sách điện tử trong một ngày.
Bạn sẽ hoàn thành công việc của mình như thế nào?
- Bắt đầu làm những việc có vẻ dễ hơn hoặc nhỏ hơn để hoàn thành nhanh chóng, sau đó hoàn thành từng công việc một, hy vọng bạn sẽ hoàn thành tất cả đúng hạn
- Bắt đầu sắp xếp thứ tự ưu tiên cho tất cả các công việc của bạn theo thời hạn, sau đó bắt đầu thực hiện những công việc cần hoàn thành nhanh hơn
- Để mọi việc đến phút chót rồi tỏ ra ngạc nhiên vì không hoàn thành được việc gì
- Hoảng loạn, choáng ngợp và không hoàn thành được việc gì
Ngay cả khi bạn không nhất thiết phải làm việc này hàng ngày, bạn cũng biết rằng lựa chọn B có vẻ là lựa chọn hiệu quả nhất.
Quản lý thời gian chính là như vậy.
Đây là một phương pháp toàn diện để tổ chức và sử dụng thời gian hiệu quả để đạt được các mục tiêu cụ thể.
Nó tương tự như phân chia thời gian thành các khối, kỹ thuật Pomodoro, ma trận Eisenhower, ma trận quản lý thời gian hoặc phương pháp quản lý thời gian Getting Things Done (GTD).
Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch thời gian
Lập kế hoạch thời gian buộc bạn phải đưa ra tất cả các quyết định quan trọng và liên quan đến công việc trong ngày trước khi ngày đó bắt đầu. Điều này đảm bảo rằng bạn không phải đưa ra quyết định vội vàng khi đang làm việc.
Lập ngân sách thời gian cho phép bạn theo dõi thời gian dành cho các công việc khác nhau trong ngày. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo rằng mình đang sử dụng những giờ làm việc hiệu quả nhất để giải quyết công việc quan trọng nhất và để những công việc ít quan trọng hơn cho sau.
Ví dụ, bạn không thích đi nha sĩ, nhưng răng của bạn đang đau. Hãy bắt đầu ngày mới của bạn với một cuộc hẹn nha sĩ. Hoàn thành việc bạn ít thích nhất vào buổi sáng để bạn có thể tận hưởng phần còn lại của ngày.
Bằng cách này, lập ngân sách thời gian sẽ giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn và cảm thấy thành công trong suốt cả ngày!
Quy trình lập kế hoạch thời gian
Lập kế hoạch thời gian hiệu quả có thể giúp ngày của bạn trôi qua suôn sẻ hơn.
Dưới đây là các bước để tạo ngân sách thời gian cân bằng và chính xác.
Bước 1: Xác định các ưu tiên khóa
Tạo danh sách tất cả các công việc bạn phải làm trong ngày. Sau đó, bắt đầu bằng cách xác định công việc nào là công việc cần hoàn thành gấp nhất.
Có công việc hoặc dự án cụ thể nào cần bạn chú ý hôm nay không? Bạn có công việc nào có thể giao cho người khác để tập trung vào việc khác không? Có công việc nào có thể hoàn thành vào ngày khác không?
Xác định các ưu tiên khóa để tập trung vào những việc quan trọng nhất trong ngày.
Bước 2: Phân bổ thời gian riêng cho từng lĩnh vực
Khi bạn đã biết các ưu tiên của mình, hãy phân bổ các khối thời gian cụ thể cho từng ưu tiên.
Ví dụ: nếu công việc, tập thể dục và thời gian dành cho gia đình là những ưu tiên của bạn, hãy phân bổ thời gian riêng cho từng ưu tiên trong ngày.
Chia chúng dựa trên mức độ bạn có thể hoàn thành công việc vào thời điểm nào trong ngày. Ví dụ: nếu bạn là người thích dậy sớm, bạn có thể dành một giờ vào buổi sáng để tập thể dục, sau đó dành 2-3 giờ tiếp theo để tập trung vào các công việc quan trọng khi bạn có nhiều năng lượng nhất.
Bước 3: Đặt ưu tiên và thêm thời gian dự phòng
Sau khi liệt kê tất cả các công việc và phân bổ thời gian cho từng công việc, hãy chỉ định mức độ ưu tiên trong mỗi khối thời gian. Bạn có thể đánh dấu công việc quan trọng nhất là 'P1', sau đó đánh dấu công việc ít quan trọng hơn là 'P2', v.v.
Đặt mức độ ưu tiên cho từng công việc để bạn biết công việc nào cần hoàn thành trước.
Một thói quen tốt là tạo khoảng thời gian dự phòng giữa các hoạt động để tính đến những sự chậm trễ hoặc gián đoạn bất ngờ và tránh vượt quá ngân sách.
Bước 4: Xem xét và điều chỉnh ngân sách thời gian của bạn thường xuyên
Cuối cùng, thường xuyên xem lại cách bạn sử dụng thời gian của mình. Bạn có tuân thủ lịch trình đã lên kế hoạch không? Bạn có cần điều chỉnh phân bổ thời gian dựa trên những việc hiệu quả và không hiệu quả không?
Hãy linh hoạt và thay đổi lịch trình của bạn khi công việc, cam kết và ưu tiên thay đổi.
Nếu bạn vẫn còn gặp khó khăn trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc hoặc cảm thấy có thể làm việc hiệu quả hơn, đừng lo lắng!
Mẫu phân bổ thời gian của ClickUp là mẫu sẵn sàng sử dụng cho những người mới bắt đầu như bạn, những người muốn lập kế hoạch và quản lý dự án của mình một cách tự tin.
Mẫu ngân sách thời gian cân bằng này có thể mang lại cấu trúc và sự rõ ràng cho ngày của bạn. Nó có thể giúp bạn tập trung và đi đúng hướng với chế độ xem công việc trực quan và có thể tùy chỉnh cao. Bạn có thể xem lịch trình của mình trong chế độ xem Danh sách công việc, Phân bổ thời gian và Hướng dẫn bắt đầu.
Để theo dõi tiến độ của bạn và các thành viên trong nhóm, bạn có thể đánh dấu công việc của mình là Hoàn thành, Đang tiến hành hoặc Việc cần làm.
Ngoài ra, sử dụng mẫu để:
- Tạo và phân công công việc cho bản thân trong Chế độ xem danh sách công việc
- Phân bổ số phút hoặc số giờ cụ thể cho từng công việc và đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ thời hạn quan trọng nào với Chế độ xem phân bổ thời gian
- Nhận các mẹo và thủ thuật hữu ích để tận dụng tối đa việc lập ngân sách thời gian với Hướng dẫn Bắt đầu Chế độ xem
- Cập nhật trạng thái công việc khi bạn hoàn thành tiến độ và chuyển sang công việc tiếp theo
Nếu có điều gì đó không hiệu quả, mẫu này cho phép bạn điều chỉnh lịch trình theo nhu cầu.
Những sai lầm thường gặp trong quản lý thời gian và cách tránh chúng
Mặc dù quy trình bốn bước khiến việc lập ngân sách thời gian có vẻ đơn giản và dễ dàng, bạn có thể gặp phải một số thách thức phổ biến khi lập ngân sách thời gian của mình.
Không sử dụng công cụ kỹ thuật số
Một số người chỉ dựa vào ghi chú trong đầu, danh sách công việc cơ bản hoặc ứng dụng theo dõi thời gian để nhắc nhở họ về các công việc cần làm. Nhưng khi làm như vậy, chúng ta thường quên những công việc quan trọng hoặc thời hạn.
Để tránh điều này, hãy sử dụng các công cụ kỹ thuật số như lịch, ứng dụng quản lý công việc hoặc phần mềm năng suất. Những công cụ này có thể giúp bạn sắp xếp công việc, đặt nhắc nhở, quản lý lịch và dòng thời gian của dự án, thậm chí phân tích cách bạn sử dụng thời gian.
Các ứng dụng như ClickUp, Asana và Trello có thể sắp xếp ngày của bạn và đơn giản hóa việc ra quyết định liên quan đến công việc, nâng cao nỗ lực quản lý thời gian dự án.
Quản lý thời gian quá mức
Khi được giao một khung thời gian, việc đánh giá quá cao những gì có thể hoàn thành là điều thường xảy ra. Việc lặp lại điều này có thể dẫn đến sự thất vọng và căng thẳng nếu bạn không hoàn thành đúng tiến độ.
Để tránh lập ngân sách quá mức, hãy cố gắng thực tế về thời gian cần thiết cho các công việc của bạn. Dành thời gian dự phòng cho bất kỳ sự gián đoạn hoặc chậm trễ bất ngờ nào trong lịch trình của bạn.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn không biết nên phân bổ bao nhiêu thời gian cho các công việc, hãy bắt đầu bằng cách phân bổ ít thời gian hơn. Sau đó, điều chỉnh dựa trên hiệu suất thực tế của bạn sau này.
Bỏ qua việc xem xét và điều chỉnh ngân sách
Sau khi tạo ngân sách thời gian, bạn phải thường xuyên xem lại thời gian bạn đã dành cho mỗi công việc. Lên lịch hàng tuần hoặc hàng tháng để đánh giá cách bạn sử dụng thời gian của mình. Xác định những gì đang hoạt động tốt và những gì cần cải thiện. Nếu thời gian bạn phân bổ ít hơn hoặc nhiều hơn so với nhu cầu, hãy điều chỉnh cho phù hợp.
Bỏ qua bước này có thể dẫn đến việc lập ngân sách thời gian không phù hợp với thực tế và làm rối loạn tiến độ hoàn thành và giao dự án của bạn.
Lợi ích và ưu điểm của việc lập ngân sách thời gian
Có rất nhiều lợi ích khi quản lý ngày của bạn thông qua việc lập kế hoạch thời gian. Hãy cùng nhau tìm hiểu một số lợi ích đó:
1. Giá trị của thời gian: Hiểu thời gian làm việc hiệu quả nhất của bạn
Lập kế hoạch thời gian giúp bạn nhận ra thời điểm nào trong ngày là thời điểm bạn làm việc hiệu quả nhất. Tất cả chúng ta đều có những lúc cực kỳ tập trung và tràn đầy năng lượng, và cũng có những lúc năng lượng của chúng ta giảm sút. Bạn có thể sắp xếp các công việc quan trọng nhất vào giờ làm việc hiệu quả nhất bằng cách lập kế hoạch thời gian.
Ví dụ, nếu bạn là người thích làm việc về đêm, bạn có thể lên lịch các công việc phức tạp hoặc công việc sáng tạo vào ban đêm (khi có thể) để tối đa hóa lợi ích và tăng năng suất.
2. Khắc phục điểm yếu và cài đặt mức độ ưu tiên
Với lập ngân sách thời gian, bạn có thể xác định các công việc hoặc dự án mà bạn gặp khó khăn trong việc hoàn thành. Bạn có thể trì hoãn một số loại công việc vì chúng nhàm chán hoặc khó hoàn thành. Hoặc có thể bạn dễ bị phân tâm.
Bạn có thể khắc phục những điểm yếu này bằng cách cài đặt mức độ ưu tiên và phân bổ thời gian cụ thể để giải quyết chúng. Cách tiếp cận này đảm bảo các công việc quan trọng nhận được sự chú ý xứng đáng, ngay cả khi chúng không phải là mục yêu thích của bạn.
Nếu bạn sử dụng ClickUp để quản lý các công việc hàng ngày, bạn có thể đã quen thuộc với tính năng giúp dễ dàng sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc. Tính năng Ưu tiên nhiệm vụ của ClickUp giúp bạn lập kế hoạch cho các công việc trong tương lai với sự trợ giúp của bốn cờ: khẩn cấp, cao, bình thường và thấp.
Bạn có thể thả các mục ưu tiên cao vào khay công việc để có thể làm việc đó trước các công việc khác. Tính năng này rất hữu ích nếu bạn làm việc trong một nhóm và muốn cho các thành viên trong nhóm biết các ưu tiên trong ngày của bạn.
Bạn cũng có thể đặt bộ lọc cá nhân hoặc bộ lọc không gian làm việc cho ngày đáo hạn hoặc mức độ ưu tiên, sau đó lưu, chỉnh sửa, xóa hoặc chia sẻ các bộ lọc này.
3. Tránh vội vàng trong các hoạt động và đảm bảo mục tiêu thực tế
Khi bạn lập kế hoạch thời gian tốt, bạn sẽ tránh được việc vội vàng thực hiện các hoạt động, công việc hoặc cam kết bất ngờ. Bạn chỉ có thể nhận thêm công việc nếu nó có thời hạn. Điều này giúp bạn sắp xếp công việc trong ngày và tránh bị kiệt sức.
Ngoài ra, bạn có thể đánh giá thời gian thực tế cần thiết cho mỗi công việc và phân bổ thời gian của mình cho phù hợp.
Điều chỉnh nhịp độ cũng giúp bạn đặt ra các mục tiêu khả thi và tránh căng thẳng do phải làm quá nhiều việc trong một khoảng thời gian giới hạn. Bằng cách điều chỉnh nhịp độ, bạn sẽ tăng khả năng hoàn thành công việc một cách kỹ lưỡng và đúng tiến độ.
4. Tăng cường nhận thức bản thân và theo dõi tiến độ
Bạn còn nhớ khi còn đi học, chúng ta có bài tập về nhà cần làm trong kỳ nghỉ hè không? Chúng ta có thể dành hàng tuần liền mà không để ý đến thời hạn nộp bài, rồi đến cuối cùng mới hoàn thành tất cả và bị mắng vì sự bất cẩn của mình.
Việc lập kế hoạch thời gian tốt sẽ giúp chúng ta (và cha mẹ chúng ta) tránh được những cơn hoảng loạn vào phút chót. Nó sẽ cho chúng ta quyền tự hào là người đầu tiên hoàn thành một số dự án. Nó cũng cho chúng ta cái nhìn sâu sắc về những hoạt động chúng ta thích và những hoạt động chúng ta ghét.
Quản lý thời gian giúp tăng cường nhận thức bản thân bằng cách giúp bạn nhận ra cách mình sử dụng thời gian. Bạn sẽ có được những hiểu biết sâu sắc về thói quen, điểm mạnh và những lĩnh vực cần cải thiện của mình.
Ngoài ra, việc theo dõi tiến độ so với lịch trình đã lập kế hoạch mang lại cảm giác thành tựu và giúp bạn có trách nhiệm hơn. Nó giống như có một lộ trình giúp bạn đi đúng hướng để đạt được mục tiêu của mình.
5. Tăng động lực và hiểu rõ hơn khi nào cần đặt ra giới hạn
Cài đặt giới hạn thời gian cho các hoạt động khác nhau giúp xây dựng kỷ luật và động lực. Biết rằng bạn có thời gian dành riêng cho công việc, thư giãn và theo đuổi mục tiêu cá nhân sẽ khuyến khích sự cân bằng lành mạnh giữa tất cả các khía cạnh của cuộc sống.
Nó cho phép bạn cống hiến hết mình cho công việc hiện tại và giữ cho bạn luôn có động lực để hoàn thành công việc.
Nó cũng giúp bạn nhận ra khi nào nên từ chối hoặc giao phó những công việc không phù hợp với ưu tiên của bạn. Sự rõ ràng này giúp bạn tránh bị kiệt sức và đảm bảo bạn đầu tư năng lượng vào những việc quan trọng nhất.
Đảm bảo lập kế hoạch thời gian thành công
Lập kế hoạch thời gian thành công bao gồm lập kế hoạch chiến lược, tự nhận thức, phân tích hiệu suất bản thân và tính linh hoạt. Dưới đây là một số mẹo quản lý thời gian và lập kế hoạch để cân bằng cuộc sống và công việc tốt hơn:
- Phân công công việc có thể được thực hiện bởi người khác trong nhóm của bạn. Điều này sẽ giảm bớt khối lượng công việc của bạn và tạo thời gian cho những công việc quan trọng khác
- Thiết lập ranh giới rõ ràng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Xác định giờ làm việc của bạn và tuân thủ chúng trừ khi cần thiết
- Tránh cam kết quá mức. Học cách từ chối một cách lịch sự những yêu cầu không phù hợp với ưu tiên hoặc giá trị của bạn
- Dành thời gian cho các hoạt động chăm sóc bản thân giúp bạn phục hồi cả về thể chất, tinh thần và cảm xúc, như tập thể dục và sở thích cá nhân
Bạn sẽ thấy những tác động tích cực của việc lập ngân sách thời gian ngay sau khi bắt đầu thực hành. Dưới đây là một số điều bạn sẽ nhận thấy khi sử dụng ngân sách thời gian một cách đúng đắn:
- Bạn sẽ trở nên năng suất hơn khi bắt đầu tập trung vào các công việc ưu tiên cao và giảm thiểu thời gian lãng phí cho các hoạt động ít quan trọng hơn
- Bằng cách có kế hoạch và cấu trúc rõ ràng cho thời gian của mình, bạn sẽ giảm bớt căng thẳng và lo lắng liên quan đến sự không chắc chắn hoặc khối lượng công việc quá lớn
- Bạn sẽ có sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống, đảm bảo rằng bạn có thời gian dành riêng cho cả công việc và sở thích cá nhân
- Bạn sẽ có thể dành nhiều năng lượng và sự chú ý hơn cho từng công việc, từ đó mang lại kết quả công việc chất lượng cao hơn
Các tính năng Quản lý thời gian của ClickUp cho phép bạn theo dõi thời gian, bắt đầu và dừng thời gian, chuyển đổi giữa các nhiệm vụ và thêm chi tiết về cách sử dụng thời gian. Biết bạn phân bổ thời gian vào đâu với tính năng theo dõi toàn cầu và thủ công từ máy tính để bàn hoặc thiết bị di động.
Bắt đầu bằng cách xác định các ưu tiên của bạn. Tạo các khối thời gian cho các công việc quan trọng, sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên và đánh dấu chúng trong danh sách công việc khi bạn hoàn thành.
Với chế độ xem Lịch, Gantt, Dòng thời gian và Khối lượng công việc trong lịch trình của bạn, hãy xem các công việc của bạn theo cách bạn muốn và chịu trách nhiệm cho ngày của bạn.
Bắt đầu lập kế hoạch thời gian với ClickUp ngay hôm nay
Lập ngân sách thời gian là một phương pháp tuyệt vời để thay đổi cách bạn quản lý thời gian trong ngày và đạt được mục tiêu của mình. Bằng cách cài đặt các ưu tiên rõ ràng, phân bổ thời gian một cách chiến lược và thường xuyên xem lại kế hoạch của mình, bạn có thể nhận được nhiều lợi ích, bao gồm tăng năng suất, giảm căng thẳng và cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Lập ngân sách thời gian giúp bạn cải thiện hiệu quả công việc, tập trung và kiểm soát thời gian của mình. Nó cho phép bạn đưa ra quyết định sáng suốt về việc đầu tư năng lượng và nguồn lực vào đâu, dẫn đến kết quả ý nghĩa hơn cả trên mặt trận công việc và cá nhân.
Hãy nhớ rằng, lập ngân sách thời gian hiệu quả đòi hỏi sự đánh giá và điều chỉnh liên tục. Luôn phản ứng nhanh với những thay đổi về ưu tiên và hoàn cảnh. Đánh giá thường xuyên việc phân bổ thời gian của bạn, xác định các lĩnh vực cần cải thiện, đặt ra những kỳ vọng hợp lý và thực hiện những điều chỉnh cần thiết để tối ưu hóa lịch trình của bạn để đạt được thành công.
Bây giờ là lúc hành động và tích hợp lập ngân sách thời gian vào thói quen của bạn. Sử dụng các công cụ như ClickUp để hợp lý hóa quá trình lập kế hoạch và tối ưu hóa năng suất của bạn. Đăng ký ClickUp và kiểm soát thời gian của bạn ngay hôm nay!