"Cách chúng ta dành thời gian mỗi ngày chính là cách chúng ta dành cả cuộc đời mình." Đó là câu nói nổi tiếng của tác giả Annie Dillard. Và khi đọc câu này cùng với "Những ngày dài, nhưng năm tháng ngắn ngủi", ta không khỏi cảm thấy lo lắng.
Tôi có đang sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả nhất không? Các ngày của tôi có được sắp xếp theo cách phù hợp với mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp của tôi không?
Đây là lúc quản lý thời gian có thể giúp ích, và việc cài đặt các mục tiêu quản lý thời gian có thể cung cấp một khung cấu trúc và một cách nhìn mới về thời gian bạn có và các mục tiêu bạn muốn đạt được.
Mục tiêu quản lý thời gian là gì?
Mục tiêu quản lý thời gian là những mục tiêu cụ thể mà bạn đặt ra để quản lý thời gian hiệu quả hơn. Những mục tiêu này giúp bạn sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, đặt ra thời hạn rõ ràng và loại bỏ các hoạt động lãng phí trong cuộc sống hàng ngày.
Ví dụ: công việc hàng tuần của một chủ doanh nghiệp có thể bao gồm lên lịch gọi điện cho khách hàng tiềm năng, phân công công việc và đo lường tiến độ dự án. Với các mục tiêu quản lý thời gian chính xác, chủ doanh nghiệp biết chính xác cần dành bao nhiêu giờ cho mỗi công việc và thứ tự hoàn thành chúng.
Cách phổ biến nhất để đặt mục tiêu quản lý thời gian là mô hình SMART:
- Cụ thể: Mục tiêu được xác định rõ ràng, trả lời ai là người tham gia, kết quả mong muốn, những việc cần hoàn thành, v.v.
- Có thể đo lường: Mục tiêu có thể định lượng và theo dõi. "Công việc này cần bao nhiêu giờ?"
- Có thể đạt được: Mục tiêu thực tế và có thể đạt được
- Có liên quan: Một mục tiêu thực tế, chẳng hạn như mục tiêu phù hợp với mục tiêu cá nhân hoặc nghề nghiệp của bạn
- Có thời hạn: Mục tiêu có dòng thời gian và thời hạn rõ ràng
Lợi ích của việc cài đặt mục tiêu quản lý thời gian là gì?
Bạn đã có một danh sách công việc cần làm rõ ràng. Vậy tại sao bạn còn phải quan tâm đến việc cài đặt mục tiêu quản lý thời gian?
Hãy cùng xem một số lợi ích của mục tiêu quản lý thời gian:
✅ Cân bằng cuộc sống và công việc lành mạnh hơn
Quản lý thời gian hiệu quả đồng nghĩa với việc có thêm thời gian dành cho gia đình và bản thân.
Bạn có thể lên lịch thời gian cho các công việc ưu tiên trong giờ làm việc mà vẫn có thời gian cho giải trí và nghỉ ngơi.
✅ Giảm thiểu việc trì hoãn
Bạn không cần phải xoay xở giữa các công việc khi đã có danh sách công việc được sắp xếp theo mức độ ưu tiên.
Bạn có thể dồn năng lượng vào công việc chuyên sâu mà không cần suy nghĩ về việc cần làm tiếp theo.
✅ Tăng năng suất
Khi bạn tập trung vào việc hoàn thành các công việc quan trọng mà không phải mất thời gian suy nghĩ "còn việc gì nữa", bạn có thể xây dựng một thói quen. Thói quen này tập trung vào việc giúp bạn hoàn thành các công việc quan trọng nhất trong giờ làm việc hiệu quả nhất của bạn.
✅ Không còn tình trạng kiệt sức
Công việc được quản lý không tốt có thể gây căng thẳng về mặt cảm xúc và thể chất. Thêm vào đó là các deadline bị bỏ lỡ và nhóm làm việc thiếu tập trung, bạn sẽ dễ bị kiệt sức trong công việc.
Quản lý thời gian thông minh có thể giảm thiểu căng thẳng do thất vọng và áp lực công việc.
15 ví dụ về mục tiêu quản lý thời gian mà bạn có thể đặt ra
Cài đặt quản lý thời gian có thể rất khó khăn. Nhưng đây là một số ví dụ về chiến lược quản lý thời gian mà bạn có thể tham khảo:
1. Đặt mục tiêu số lượng cụ thể
Một mục tiêu rõ ràng là mục tiêu có dòng thời gian thực tế, kết quả có thể đo lường được và được truyền đạt rõ ràng.
Giả sử bạn là một sinh viên thiết kế. Mục tiêu của bạn có thể là hoàn thành một dự án nhóm đúng hạn và làm việc theo nhóm. Nhưng việc ghi chép và theo dõi nhiều mục tiêu với thời hạn và người được giao là một thách thức.
Nếu bạn sử dụng một công cụ như ClickUp, với ClickUp Goals, bạn có thể tuân thủ lịch trình bằng cách đặt mục tiêu thông minh và theo dõi thành tích của cả nhóm.
Dưới đây là cách thực hiện:
- Đặt mục tiêu cụ thể, chẳng hạn như mục tiêu bằng số, có/không và mục tiêu bằng tiền để dễ theo dõi hơn. Ví dụ: tạo năm bản phác thảo trang web mỗi tuần (mục tiêu bằng số)
- Sắp xếp nhiều mục tiêu cá nhân và nhóm vào các thư mục
- Truy cập hình ảnh phong phú cho mục tiêu và mục tiêu của bạn bằng cách tạo bảng tâm trạng để tham khảo nhanh
- Đặt thời hạn cho nhóm/đội của bạn và theo dõi tiến độ của họ bằng thẻ điểm hàng tuần
2. Theo dõi thời gian hàng ngày
Bạn có biết công việc nào là tốn thời gian nhất không?
Nếu không, đó là lời cảnh tỉnh để bạn theo dõi thời gian và phát hiện những hoạt động lãng phí, không hiệu quả đang ngốn thời gian của bạn. Điều này cũng bao gồm các hoạt động cá nhân của bạn.
Hôm nay bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho mạng xã hội?
Nhưng hãy nhớ, đây là để ước tính những hoạt động chiếm phần lớn thời gian trong ngày của bạn, chứ không phải để thay thế chúng.
Theo dõi thời gian thật dễ dàng với ClickUp.
Bạn có thể ghi lại thời gian từ bất kỳ thiết bị nào bằng phần mở rộng Chrome miễn phí của ClickUp . Nó giúp việc theo dõi thời gian liên quan đến công việc trở nên đơn giản nhất có thể.
Đang làm báo cáo trên iPad? Chỉ cần nhấn "bắt đầu" với bộ đếm thời gian toàn cầu của ClickUp và dừng lại nếu bạn muốn nghỉ ngơi hoặc chuyển sang công việc khác.
Bạn cũng có thể thêm ước lượng thời gian vào các công việc hàng ngày của cá nhân và nhóm để biết rõ thời gian cần thiết để hoàn thành công việc.
3. Ưu tiên các công việc của bạn
"Ăn con ếch" là một phương pháp quản lý thời gian phổ biến vì "ăn con ếch", hay còn gọi là hoàn thành công việc quan trọng và khó khăn nhất trước khi làm những việc còn lại, là cách tốt nhất để hoàn thành công việc.
Nói cách khác, sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên là rất quan trọng để hoàn thành các công việc quan trọng và có giá trị cao đúng thời hạn, từ đó bạn có thể tiến độ đạt được các mục tiêu SMART lớn hơn. Để những công việc dễ nhất hoặc ít ưu tiên nhất đến cuối cùng.
Mỗi sáng hoặc mỗi tuần, hãy lập danh sách công việc cần làm theo thứ tự ưu tiên, sau đó là danh sách công việc ít ưu tiên hơn, như một mẹo đơn giản để nhận ra và xử lý các công việc khẩn cấp. Điều này sẽ đảm bảo các công việc quan trọng không bị bỏ qua vì các yêu cầu đột xuất.
4. Sử dụng kỹ thuật phân chia thời gian
Phân chia thời gian là khi bạn chia ngày của mình thành nhiều khoảng thời gian để thực hiện các hoạt động liên quan đến công việc hoặc cá nhân.
Mỗi khối thời gian được dành riêng để hoàn thành công việc hiện tại mà không bị phân tâm.
Dưới đây là một số ví dụ về kỹ thuật phân chia thời gian theo khối thời gian cụ thể:
- Quy tắc 3/3/3: Dành ba giờ mỗi ngày cho ba công việc khẩn cấp và ba công việc không quá khẩn cấp. Ví dụ: hoàn thành ba cuộc họp và trả lời ba email trong vòng ba giờ vào thứ Ba
- Kỹ thuật Pomodoro: Chia ngày làm việc của bạn thành các khoảng thời gian làm việc tập trung 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút. Làm điều này ít nhất bốn chu kỳ
- Hoàn thành công việc (GTD): GTD tương tự như kỹ thuật Pomodoro. Với GTD, bạn tập trung vào một công việc và đặt hẹn giờ 25 phút, nghỉ 5 phút, rồi tiếp tục cho đến khi hoàn thành
- Quy tắc 4 giờ: Quy tắc 4 giờ là một kỹ thuật chặn thời gian thực hiện một nhiệm vụ duy nhất, trong đó bạn thiết lập một khoảng thời gian 4 giờ để hoàn thành một hoạt động
5. Phân công một số công việc của bạn
Bạn không cần phải làm tất cả mọi việc. Một chút phân công công việc có thể giúp bạn kiểm soát ngày của mình tốt hơn.
Bắt đầu từ những việc nhỏ bằng cách giao các công việc có giá trị thấp cho nhóm của bạn hoặc thuê một trợ lý ảo nếu bạn là một doanh nhân độc lập. Đặt ra các kỳ vọng về dòng thời gian và truyền đạt các yêu cầu để không có sự trao đổi qua lại.
Cuối cùng, bạn sẽ nhận thấy hai thành quả đáng kể: có nhiều thời gian hơn cho các công việc quan trọng, có giá trị cao, nhóm của bạn trở nên tự tin hơn và bạn có thể phân công công việc nhiều hơn.
Hãy nhớ, việc nhờ giúp đỡ là hoàn toàn bình thường. Việc ủy quyền đòi hỏi một sự thay đổi trong tư duy và là một phần quan trọng của quản lý thời gian hàng ngày.
6. Loại bỏ tất cả các yếu tố gây xao nhãng
Tránh bị phân tâm nói thì dễ hơn làm. Hơn nữa, làm việc trên Internet hoặc trong một nhóm đồng nghiệp thân thiết khiến bạn khó tập trung hơn.
Dưới đây là một số cách giúp bạn loại bỏ sự phân tâm khi làm việc:
- Cài đặt trình chặn thông báo trên máy tính xách tay hoặc điện thoại thông minh để công việc của bạn không bị gián đoạn
- Đặt điện thoại và các kênh liên lạc khác vào chế độ "Không làm phiền"
- Tạm thời gỡ cài đặt các ứng dụng gây xao lãng như mạng xã hội và trò chơi khỏi điện thoại hoặc máy tính
- Tắt thông báo email để bạn không bị phân tâm trả lời email mới trong khi đang làm công việc quan trọng
- Nếu bạn đang làm việc tại văn phòng, hãy đặt phòng họp để làm việc một mình cho đến khi hoàn thành công việc
7. Nói lời tạm biệt với việc trì hoãn
Một thí nghiệm cho thấy, sự trì hoãn thường xảy ra nhiều nhất khi công việc càng phức tạp.
Vì vậy, đây là một số việc bạn có thể làm một cách có ý thức để giảm thiểu sự trì hoãn:
- Chia một công việc khó thành các công việc con với dòng thời gian có thể đạt được thay vì làm tất cả cùng một lúc. Ví dụ, chủ sở hữu sản phẩm có thể chia việc ra mắt sản phẩm mới thành các công việc con nhỏ hơn như cập nhật trang web vào ngày 1 và 3, chiến lược giá vào ngày 4 và 5, phân phối vào ngày 6 đến 10, tự động hóa tiếp thị vào ngày 11 đến 15, v.v.
- Đặt giới hạn thời gian và theo dõi bằng cách sử dụng Phần mở rộng Chrome Time Tracker của ClickUp khi bạn chuyển từ công việc này sang công việc khác
8. Sử dụng công cụ trực quan để làm việc đa nhiệm
Nếu bạn quản lý nhiều dự án và có nhân viên trực tiếp, bạn không có lựa chọn nào khác ngoài việc thường xuyên làm nhiều việc cùng một lúc.
Các công cụ trực quan giúp đơn giản hóa việc đa nhiệm và làm cho mọi công việc trở nên khả thi.
Ví dụ: Biểu đồ Gantt có thể hiển thị các công việc phụ thuộc và trùng lặp, Bảng Kanban có thể giúp bạn hình dung tiến độ công việc, sơ đồ có thể hiển thị các công việc phụ thuộc và Bản đồ Tư duy có thể giúp bạn brainstorm ý tưởng.
9. Hợp lý hóa các cuộc họp
Theo dõi thời gian họp của bạn và bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy một số cuộc họp tốn thời gian và kém hiệu quả như thế nào.
Thiết lập cập nhật không đồng bộ bằng công cụ quản lý công việc để lập bản đồ tiến độ dự án và giới hạn thời lượng cuộc họp bằng chương trình làm việc rõ ràng.
Điều đó có nghĩa là không còn phải tham gia những cuộc gọi "nhanh gọn" hay phải ngồi nghe những cuộc thảo luận 15 phút kéo dài thành hàng giờ.
Tính năng Clip của ClickUp giúp bạn giao tiếp hiệu quả thông qua ghi lại màn hình và loại bỏ sự cần thiết của các cuộc họp. Quay video (Màn hình + Camera) từ trình duyệt của bạn và chia sẻ chúng với đồng nghiệp.
10. Quản lý thời hạn dự án
Quản lý thời hạn không chỉ là việc hoàn thành công việc đúng hạn. Đó còn là việc bạn lập kế hoạch công việc hiệu quả như thế nào để hoàn thành công việc đúng hạn.
Điều này bao gồm cài đặt ngày hoàn thành rõ ràng cho từng công việc dẫn đến việc hoàn thành dự án.
Đây là lúc chế độ xem Lịch của ClickUp có thể giúp bạn có cái nhìn tổng quan về tất cả các sự kiện và dòng thời gian cần lưu ý cho dự án đó.
📮 ClickUp Insight: 63% số người tham gia khảo sát của chúng tôi xếp hạng các mục tiêu cá nhân của họ theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng, nhưng chỉ 25% sắp xếp chúng theo khung thời gian. Điều này có nghĩa là gì? Bạn biết điều gì quan trọng, nhưng không nhất thiết biết khi nào. ⏳ ClickUp Goals, được cải tiến nhờ sự hỗ trợ của AI ClickUp Brain, mang lại sự rõ ràng ở đây. Nó giúp bạn chia nhỏ các mục tiêu lớn thành các bước có thể thực hiện được và có ngày hạn. ClickUp Brain cung cấp các đề xuất thông minh cho dòng thời gian và giúp bạn đi đúng hướng với các cập nhật tiến độ theo thời gian thực và thay đổi trạng thái tự động khi bạn hoàn thành nhiệm vụ. 💫 Kết quả thực tế: Người dùng báo cáo năng suất tăng gấp đôi sau khi chuyển sang ClickUp
11. Xây dựng thói quen
Thói quen có nhàm chán không? Không hẳn. Sự thật là, bạn đã vô thức tuân theo một thói quen. Bạn sử dụng cùng một ứng dụng, ăn cùng một giờ mỗi ngày, đi cùng một con đường đến công việc, v.v.
Vậy tại sao bạn không xây dựng một thói quen cố định cho công việc của mình?
Dưới đây là một số kỹ thuật quản lý thời gian để phát triển thói quen:
- Lên lịch một khối thời gian cụ thể cho các cuộc họp nội bộ và thảo luận nhóm
- Đặt ra một kỳ hạn cố định để giải quyết các công việc ưu tiên cao trước tiên; hãy ăn con ếch đó!
- Hoàn thành công việc vào một giờ cố định hàng ngày để cuộc sống cá nhân của bạn không bị ảnh hưởng
- Lên lịch một giờ mỗi ngày để trả lời email, ví dụ, mỗi ngày từ 2 đến 3 giờ chiều
12. Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại
Các công việc lặp đi lặp lại như quản lý tài liệu, cập nhật công việc hoặc báo cáo có giá trị thấp và tốn thời gian.
Hãy đặt mục tiêu loại bỏ chúng khỏi khối lượng công việc hàng ngày của bạn thông qua tự động hóa. Đây là một trong những kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất cần phát triển.
Bạn không biết bắt đầu tự động hóa từ đâu và như thế nào? Hãy thử ClickUp Automation.
Gán công việc mới, thay đổi trạng thái công việc, thêm nhận xét, áp dụng thẻ và nhiều hơn nữa một cách tự động.
13. Đừng bỏ qua các khoảng nghỉ
Thường xuyên ngắt kết nối và nghỉ ngơi để tránh kiệt sức. Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng nghỉ ngơi giúp tăng năng suất và sự hài lòng trong công việc.
Quản lý thời gian cũng quan trọng như quản lý năng lượng của bạn — vì bạn cần có sức lực và sự sẵn sàng để giải quyết các ưu tiên khác nhau hàng ngày. Theo nguyên tắc chung, hãy nghỉ ngơi ngắn sau mỗi 25 đến 90 phút làm việc.
Bạn có thể lên lịch nghỉ giữa giờ làm việc hoặc đặt hẹn giờ để theo dõi công việc và nhắc nhở khi đến giờ nghỉ. Lưng của bạn cũng sẽ cảm ơn bạn vì điều đó.
14. Học cách từ chối
Học cách nói không là học cách đặt ra ranh giới. Điều này giúp bảo vệ thời gian, tự do, năng lượng và sức khỏe tinh thần của bạn.
Bạn sẽ bị quá tải với công việc thêm và các ưu tiên ngày càng giảm nếu không có ranh giới cụ thể. Vì vậy, hãy xác định những việc ít quan trọng hơn để bạn có thể xử lý các công việc thiết yếu trước khi đồng ý nhận công việc mới.
Đặt ra những kỳ vọng rõ ràng trong và ngoài nơi làm việc để bạn bè, gia đình và đồng nghiệp biết khi nào họ có thể nhận được phản hồi từ bạn.
15. Nhìn nhận bức tranh toàn cảnh
Bạn đang bị choáng ngợp bởi những thay đổi hoặc chìm ngập trong danh sách công việc cần làm? Lùi lại một bước có thể là giải pháp để nhìn thấy bức tranh toàn cảnh.
Hãy lùi lại một bước và xem những thành công lớn nhất của bạn có thể là gì trong vài tuần hoặc vài tháng tới. Ghi chú lại chúng.
Bạn sẽ chuẩn bị tốt hơn cho các dự án trong tương lai, đón nhận sự thay đổi, lập kế hoạch thời gian hiệu quả và hiểu khi nào mình đã quá tải.
Ví dụ, với tư cách cá nhân, bạn sẽ muốn kiểm tra tiến độ của mình hàng tháng, trong khi với nhóm của bạn, bạn sẽ thiết lập chu kỳ đánh giá hàng quý.
Ưu tiên các mục tiêu quản lý thời gian để tiến lên phía trước
Kiên định là một trong những kỹ năng quản lý thời gian nói thì dễ hơn làm. Hãy nhớ rằng, không phải ngày nào cũng làm được mọi việc là điều bình thường. Dù sao chúng ta cũng chỉ là con người.
Nếu bạn cảm thấy quá tải, hãy bắt đầu với những việc tối thiểu nhất — đặt ra những mục tiêu nhỏ có thể theo dõi, sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên, phân công công việc và phân bổ thời gian cụ thể cho từng khối công việc.
Nhưng nếu bạn muốn áp dụng các chiến thuật này và biến chúng thành thói quen, ClickUp có thể giúp bạn!
Muốn trở thành chuyên gia quản lý thời gian? Hãy dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay!