Tuân thủ thời hạn: 10 chiến lược để không bao giờ bỏ lỡ thời hạn nữa

Trước khi bắt đầu bất kỳ dự án nào, một trong những việc đầu tiên mà các nhà quản lý phải làm là đặt ra thời hạn, tức là ngày mà dự án phải được hoàn thành. Thời hạn, còn được gọi là ngày đáo hạn, đóng vai trò như một điểm mốc cho dự án.

Trong một nghiên cứu về các nhà quản lý sản phẩm, Gartner phát hiện ra rằng 45% các dự án bị trì hoãn ít nhất một tháng! Trong các dự án, bộ phận, tổ chức và khu vực địa lý, việc không đáp ứng thời hạn là điều khá phổ biến vì nhiều lý do khác nhau.

Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi tìm hiểu lý do tại sao việc tuân thủ thời hạn là điều cần thiết, những thách thức bạn phải đối mặt và cách cải thiện khả năng tuân thủ thời hạn trong các dự án của bạn.

Tầm quan trọng của việc tuân thủ thời hạn

Khi ký vào dòng chấm, các nhóm dự án cam kết tuân thủ thời hạn. Cam kết này chính là lý do đủ để họ hoàn thành công việc. Nhưng còn hơn thế nữa.

Uy tín: Hoàn thành đúng thời hạn đã cam kết là dấu hiệu cơ bản của uy tín. Điều này cho thấy bạn là người đáng tin cậy và đáng tin tưởng.

Hoạt động xuất sắc: Hoàn thành dự án đúng thời hạn thể hiện kỹ năng, năng lực và hoạt động xuất sắc của bạn. Điều này cho thấy bạn có thể ước lượng, lập kế hoạch và hoàn thành dự án.

Thận trọng về tài chính: Đôi khi, hợp đồng có điều khoản phạt chậm giao hàng, có nghĩa là bạn có thể mất tiền nếu không hoàn thành dự án đúng hạn. Hoàn thành dự án đúng hạn đảm bảo bạn được trả đúng số tiền đã thỏa thuận.

Tự do lập kế hoạch trước: Khi bạn biết một dự án sẽ được hoàn thành đúng hạn, bạn có thể tự tin lên lịch cho dự án tiếp theo. Điều này giúp duy trì hoạt động kinh doanh và, phần mở rộng, lợi nhuận.

Mặc dù việc tuân thủ thời hạn là việc cần làm cơ bản nhất trong công việc, nhưng không phải lúc nào cũng dễ dàng.

Những thách thức phổ biến trong việc đáp ứng thời hạn

Các tổ chức thường phải đối mặt với những thách thức trong việc đáp ứng thời hạn mà họ đã cam kết. Một số thách thức phổ biến nhất như sau.

Cam kết quá mức: Nhóm bán hàng có thể đã cam kết thời hạn quá mức, khiến các nhóm dự án khó có thể hoàn thành đúng hạn.

Đánh giá thấp: Các nhóm dự án thường đánh giá thấp nỗ lực cần thiết, cam kết thời hạn không thể thực hiện được.

Lập lịch không thể thực hiện: Các nhóm dự án cần thời gian để hiểu các yêu cầu và tăng cường nỗ lực. Bằng cách lập lịch công việc từ ngày đầu tiên, các quản lý dự án đã tự đặt ra cho mình và nhóm của họ một thời hạn không thể thực hiện được.

Xếp hạng ưu tiên không đúng: Các công việc có phân cấp và phụ thuộc lẫn nhau. Nếu không xếp hạng ưu tiên đúng, các nhóm sẽ rơi vào tình trạng hỗn loạn và nhầm lẫn, cuối cùng dẫn đến việc không hoàn thành công việc đúng hạn.

Thiếu sự hợp tác: Khi các thành viên trong nhóm không thường xuyên trao đổi thông tin với nhau, thông tin có thể bị bỏ sót. Điều này dẫn đến kết quả công việc không đạt tiêu chuẩn, phải làm lại, khiến thời hạn bị trì hoãn.

Tin vui là hàng nghìn tổ chức đã từng đối mặt với những thách thức này và đã phát triển các chiến lược và phương pháp tốt nhất để vượt qua chúng. Hãy học hỏi từ họ!

10 chiến lược đã được chứng minh để hoàn thành công việc đúng hạn

Để một thời hạn có thể đạt được, nó cần phải thực tế, tức là công việc có thể hoàn thành trong dòng thời gian đó.

Trước khi ấn định thời hạn dự án, hãy hiểu rõ phạm vi dự án. Phác thảo các công việc, lập kế hoạch về quy mô nhóm, ước tính số giờ làm việc cần thiết và lập bản đồ lịch trình giao hàng. Chỉ khi thấy có thể thực hiện được, hãy cam kết thực hiện.

Bây giờ bạn đã cam kết với một thời hạn thực tế, đây là mười chiến lược đã được chứng minh để hoàn thành nó.

1. Phân chia dự án thành các công việc và công việc phụ

Rome không được xây dựng trong một ngày; dự án của bạn cũng vậy. Vì vậy, hãy chia dự án của bạn thành các phần nhỏ hơn dễ quản lý.

Đừng quên các công việc vận hành như cuộc họp đứng, tổng kết, báo cáo, v.v.

2. Sử dụng phần mềm quản lý dự án

Mục đích chính của phần mềm quản lý nhiệm vụ là giảm bớt gánh nặng hoạt động cho bạn và nhóm của bạn. Các công cụ quản lý dự án như ClickUp có thể giúp bạn thực hiện những việc sau:

Hiển thị: Mọi thành viên trong nhóm đều có thể xem công việc đã được lên kế hoạch, công việc đang hoàn thành, công việc còn lại và nhiều thông tin khác. Điều này giúp mọi người hiểu rõ bối cảnh và đóng góp một cách toàn diện.

Truy cập: Tất cả thông tin liên quan đến dự án được tổng hợp tại một nơi để mọi người có thể truy cập bất cứ khi nào cần. Theo nghĩa đen, giữ cho mọi người cùng ở trên cùng một trang.

Cộng tác: Có câu hỏi cho đồng nghiệp? Chỉ cần để lại bình luận dưới công việc và gắn thẻ đồng nghiệp đó. Họ sẽ nhận được thông báo và trả lời bạn trong bối cảnh công việc, đúng thời hạn.

Kết nối: Một dự án không chỉ là tập hợp các công việc. Nó bao gồm tài liệu, quy trình làm việc, cuộc hội thoại và các kiến thức tổ chức khác. Một công cụ như ClickUp có thể giúp mọi thành viên trong nhóm kết nối với nhau.

Ước tính: Nếu bạn đã từng quản lý một dự án tương tự trên ClickUp trước đây, bạn đã có tất cả dữ liệu hoạt động cần thiết. Với dữ liệu đó, bạn có thể nhanh chóng ước tính nỗ lực và lập kế hoạch để hoàn thành đúng hạn.

Lập kế hoạch hàng ngày: ClickUp cũng có thể đóng vai trò là ứng dụng lập kế hoạch hàng ngày, cho bạn chế độ xem rõ ràng về công việc cần làm hàng ngày của bạn và nhóm của bạn.

Với các khía cạnh 'quản lý dự án' được ClickUp lo liệu, các thành viên trong nhóm của bạn có thể tập trung vào công việc của mình.

3. Chú ý đến các yếu tố phụ thuộc

Một cách chắc chắn để bỏ lỡ thời hạn là giả định rằng các công việc được thực hiện riêng lẻ và có thể hoàn thành độc lập. Trong thực tế, hầu hết các công việc trong bất kỳ dự án nào đều phụ thuộc vào nhau.

Ví dụ: nhóm phát triển chỉ có thể bắt đầu công việc trên trang chủ khi nhóm thiết kế đã hoàn thành giao diện người dùng (UI). Để thiết kế UI, người viết cần có bản sao văn bản. Họ chỉ có thể làm việc này khi nhóm kinh doanh đã cung cấp cho họ bản tóm tắt.

Sự chậm trễ ở bất kỳ giai đoạn nào cũng sẽ đẩy lùi thời hạn cuối cùng hoặc gây áp lực không đáng có cho những người đang thực hiện các bước cuối cùng. Mặc dù có một lịch trình chi tiết sẽ giúp ích, nhưng quản lý nó lại là một việc khác.

Hãy lưu ý các phụ thuộc khi bạn thiết lập nhiệm vụ. Nhiệm vụ ClickUp cho phép bạn chỉ định thời hạn cho từng nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ. Tập hợp nhóm và thảo luận về các phụ thuộc với họ. Nhận cam kết của họ về việc tuân thủ thời hạn vì lợi ích của dự án.

Lập bản đồ các mối phụ thuộc này bằng cách sử dụng các mức ưu tiên nhiệm vụ ClickUp để mọi thành viên trong nhóm đều biết hậu quả của việc chậm trễ.

Nếu bạn không chắc chắn về cách sắp xếp thứ tự ưu tiên của các nhiệm vụ và các phụ thuộc, hãy tham khảo các mẫu sắp xếp thứ tự ưu tiên của ClickUp để được trợ giúp.

4. Sử dụng đường cong S

Đường cong S là một đồ thị toán học vẽ các điểm dữ liệu tích lũy trên trục X và Y. Một dự án điển hình có hình dạng chữ S, do đó có tên như vậy.

Giả sử bạn đang xây dựng phần mềm quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM). Trước khi bắt đầu viết mã, bạn cần hiểu ngành công nghiệp, loại khách hàng bạn sẽ có, thông tin bạn cần thu thập, v.v. Điều này ban đầu sẽ mất thời gian.

Nếu bạn lên lịch công việc mã hóa từ ngày đầu tiên, bạn sẽ bỏ lỡ thời hạn công việc và khiến bản thân bị chậm trễ trong suốt quá trình thực hiện.

Lập kế hoạch thời gian và tiến độ của bạn dưới dạng đường cong S giúp bạn bắt đầu từ từ và tăng tốc hoàn thành công việc theo thời gian.

Sử dụng ngày bắt đầu và ngày đáo hạn của ClickUp cho từng nhiệm vụ để đảm bảo bạn sắp xếp lịch trình hợp lý. Bằng cách này, bạn sẽ có thời gian thở phào nhẹ nhõm khi bắt đầu dự án và có thể tạo đà khi cảm thấy tự tin.

5. Lập lịch thời gian dự phòng

Một trong những sai lầm lớn nhất mà các nhà quản lý dự án thường mắc phải là cam kết thời hạn chặt chẽ và sau đó sắp xếp các công việc quan trọng quá gần nhau. Điều này tạo ra hai vấn đề cụ thể.

Khi lập kế hoạch cho bất kỳ dự án nào, hãy dành một khoảng thời gian dự phòng trong ứng dụng lập lịch công việc của bạn. Hãy cho các thành viên trong nhóm của bạn không gian để thở, sáng tạo và không chỉ chạy theo việc hoàn thành công việc.

Các tính năng quản lý thời gian của ClickUp có thể giúp bạn! Sau khi thiết lập các nhiệm vụ, nhiệm vụ phụ và các phụ thuộc, hãy sử dụng Chế độ xem Lịch ClickUp để xem tổng quan.

Nếu thời hạn quá gần, hãy kéo và thả chúng sang một ngày khác. Điều này sẽ tự động sắp xếp lại các công việc phụ thuộc ở phía sau.

Nhưng hãy nhớ Luật Parkinson, theo đó công việc sẽ mở rộng để lấp đầy thời gian có sẵn để hoàn thành. Tránh cho mình quá nhiều thời gian dự phòng để tránh trì hoãn. Thời hạn truyền đạt mức độ khẩn cấp mà dự án phải hoàn thành.

6. Tránh mở rộng phạm vi công việc

Phạm vi dự án bị mở rộng là khi khách hàng/nhà tài trợ dự án thay đổi hoặc bổ sung các mục tiêu ban đầu của dự án. Phạm vi dự án bị mở rộng thường dẫn đến việc tăng khối lượng công việc cần hoàn thành, thêm các công việc mới vào giữa chừng và làm chậm tiến độ hoàn thành dự án.

Là người quản lý dự án, bạn có trách nhiệm tránh sự mở rộng phạm vi dự án. Bạn có thể làm điều này bằng cách thu thập các yêu cầu rõ ràng ngay từ đầu. Các mẫu tài liệu yêu cầu sản phẩm (PRD) của ClickUp là một điểm khởi đầu tuyệt vời.

Ngoài ra, bạn có thể lên lịch lại dự án với thời hạn mới để phù hợp với phạm vi mới.

7. Theo dõi tiến độ

Bạn đã bao giờ gặp tình huống thời hạn là hôm nay mà bạn vẫn chưa hoàn thành dự án? Điều này thường xảy ra khi bạn phải quản lý nhiều dự án cùng một lúc.

Để tránh bị quá tải vào ngày cuối cùng, hãy thường xuyên theo dõi tiến độ công việc.

8. Quản lý thời gian hiệu quả

Một trong những yếu tố quan trọng để thực hiện dự án thành công là quản lý thời gian. Bạn có thể đảm bảo công việc luôn đi đúng hướng bằng cách giám sát, theo dõi và quản lý thời gian của nhóm. Hơn nữa, bạn cũng có thể đảm bảo không ai làm việc quá sức, làm việc không ngừng nghỉ. Và bạn không đặt ra cho họ những mục tiêu không thể đạt được để rồi họ không thể hoàn thành công việc đúng hạn.

Mặc dù có nhiều công cụ quản lý thời gian trên thị trường, nhưng công cụ được thiết kế để tận dụng tính năng theo dõi thời gian để dự án thành công sẽ là lựa chọn tốt nhất cho bạn.

Tính năng theo dõi thời gian của ClickUp làm chính xác điều đó. Nhóm của bạn có thể sử dụng ClickUp để theo dõi thời gian từ bất kỳ thiết bị nào. Họ có thể bắt đầu và dừng đồng hồ bấm giờ trong khi thực hiện công việc hoặc thêm thời gian hồi tố bằng cách theo dõi thủ công.

Họ có thể thêm ghi chú vào mục nhập thời gian để tham khảo chính xác những việc họ đã dành thời gian làm. Họ cũng có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc bằng ma trận quản lý thời gian ngay trong ClickUp.

Là người quản lý dự án, bạn có thể truy cập bảng chấm công chi tiết, ước lượng thời gian và theo dõi thời gian. Sử dụng tính năng này để hiểu hiệu suất của từng thành viên trong nhóm và cung cấp cho họ sự trợ giúp cần thiết.

9. Tự động hóa những gì có thể

Hàng chục công việc quản lý dự án nhỏ, lặp đi lặp lại phải được hoàn thành hàng ngày. Các nhà quản lý dự án thường sử dụng ứng dụng danh sách kiểm tra hàng ngày để đảm bảo chúng được hoàn thành.

Tuy nhiên, bạn không cần phải tự mình thực hiện tất cả các việc này. Tự động hóa càng nhiều càng tốt để giải phóng thời gian để giải quyết vấn đề và giúp đỡ nhóm của bạn. ClickUp Automations có hơn 100 quy trình công việc được tạo sẵn cho tất cả các loại kịch bản dự án, chẳng hạn như:

Bạn mới làm quen với tự động hóa? Chúng tôi sẽ giúp bạn. Dưới đây là hướng dẫn về tự động hóa kèm theo ví dụ!

10. Thông tin liên lạc chủ động với tất cả các bên liên quan

Dù đã nỗ lực hết sức, đôi khi bạn vẫn không thể hoàn thành công việc đúng hạn vì những yếu tố ngoài tầm kiểm soát. Ví dụ, đại dịch toàn cầu hoặc chiến tranh ở Ukraine đã tạo ra những vấn đề không thể giải quyết trong chuỗi cung ứng, khiến nhiều tổ chức phải lùi thời hạn hoàn thành công việc.

Khi sắp đến hạn chót, hãy thông báo cho các bên liên quan. Thông báo cho nhà tài trợ dự án hoặc khách hàng biết về sự chậm trễ dự kiến. Trao đổi với nhóm dự án để xem có thể làm gì để hoàn thành dự án gần hơn với hạn chót.

Không bao giờ bỏ lỡ hạn chót nữa

Lời hứa và việc giữ lời hứa là dấu hiệu của sự chuyên nghiệp. Với tư cách là một lời hứa, thời hạn là điều quan trọng.

Mặc dù việc lỡ thời hạn đôi khi được chấp nhận rộng rãi, nhưng việc chậm trễ so với tiến độ không tạo ấn tượng tốt về kỹ năng quản lý dự án của bạn.

Cải thiện khả năng quản lý dự án và không bao giờ bỏ lỡ thời hạn với ClickUp. Bạn cần lập kế hoạch cho dự án của mình? Sử dụng nhiệm vụ. Cần lên lịch? Sử dụng ngày và giờ. Bạn lo lắng về sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ? Kết nối các nhiệm vụ một cách dễ dàng.

Không chắc liệu thời hạn của bạn có thực tế không? Sử dụng chế độ xem lịch hoặc khối lượng công việc để xem những gì có thể thực hiện được. Muốn theo dõi tiến độ? Sử dụng bảng điều khiển. Quản lý nhiều dự án cùng lúc? Không có gì khó!

ClickUp được thiết kế với mọi công cụ bạn cần để duy trì tiến độ. Chưa thuyết phục? Hãy tự mình trải nghiệm.