Hệ thống GTD để cải thiện năng suất và tổ chức: Hướng dẫn thực tế

Bạn đã bao giờ cảm thấy như bị chìm trong biển công việc và trách nhiệm khi cố gắng theo kịp công việc, gia đình và mọi thứ khác trong cuộc sống? Điều đó xảy ra với tất cả chúng ta. Nhưng có một lối thoát: hệ thống Getting Things Done (GTD). 🛟

Hệ thống GTD, được tạo ra bởi chuyên gia năng suất David Allen, tập trung vào việc giảm căng thẳng và sự không chắc chắn đi kèm với hàng loạt công việc không ngừng nghỉ. Hệ thống này cung cấp một phương pháp có cấu trúc để quản lý công việc, giúp bạn cải thiện năng suất và quản lý thời gian, hợp lý hóa quy trình làm việc và biến những ý tưởng rời rạc thành kế hoạch hành động.

Trong hướng dẫn toàn diện này, chúng tôi sẽ phân tích các nguyên tắc đơn giản nhưng mạnh mẽ của GTD để bạn có thể hoàn thành danh sách công việc cần làm và kiểm soát thời gian cũng như cuộc sống của mình. Chúng tôi cũng sẽ chỉ cho bạn cách áp dụng các nguyên tắc cơ bản của GTD bằng ClickUp, một nền tảng quản lý dự án và năng suất hàng đầu.

Hệ thống GTD: Nguồn gốc

Hệ thống GTD có nguồn gốc từ đầu những năm 1980, khi David Allen, hiện là một nhà tư vấn năng suất nổi tiếng, bắt đầu dạy các tổ chức và cá nhân cách cải thiện hiệu quả và giảm căng thẳng.

Allen nhận thấy rằng nhiều người không thể đối phó với môi trường làm việc hiện đại, nơi luôn bị gián đoạn, khối lượng công việc ngày càng tăng và các ưu tiên liên tục thay đổi. Ông nhận thấy rằng sự phức tạp và khối lượng thông tin ngày càng tăng trong cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của mọi người đang ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe thể chất và tinh thần của họ. Những tác động đáng chú ý nhất mà Allen quan sát thấy bao gồm:

Để giải quyết khó khăn trong việc quản lý cuộc sống bận rộn trong một thế giới ngày càng phức tạp, Allen đã phát triển một phương pháp tiếp cận đột phá để quản lý công việc và cuộc sống: hệ thống GTD. Được giới thiệu lần đầu tiên vào năm 2001, mô hình này nhấn mạnh việc ghi chép tất cả các công việc và ý tưởng, sắp xếp công việc thành các danh mục dễ quản lý, cập nhật danh sách công việc thường xuyên và thực hiện các hành động dựa trên mức độ ưu tiên.

Dựa trên kỷ luật tự giác, phương pháp GTD giúp bạn giảm bớt gánh nặng và tránh sự hối tiếc vì không hoàn thành công việc, từ đó mang lại năng suất và sự thỏa mãn cao hơn. Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về các nguyên tắc cơ bản của phương pháp này.

Bài đọc bổ sung: Bạn đang gặp khó khăn trong việc rèn luyện kỷ luật bản thân? Hãy tham khảo một số ví dụ và mẹo hữu ích để giúp bạn xây dựng thói quen tốt hơn.

Hệ thống Getting Things Done (GTD) là gì?

Hệ thống GTD là một phương pháp thực tế để giải quyết công việc và trách nhiệm một cách hiệu quả và dễ dàng. Đây là một cách tiếp cận có cấu trúc để quản lý công việc, giúp giảm bớt gánh nặng tinh thần khi phải theo dõi danh sách việc cần làm trong cuộc sống cá nhân và công việc.

Hệ thống năng suất này được xây dựng trên nguyên tắc chuyển công việc ra khỏi đầu óc và vào một hệ thống bên ngoài. Điều này giải phóng tài nguyên nhận thức, cho phép bạn tập trung vào công việc hiện tại thay vì lo lắng về những việc tiếp theo.

Quy trình GTD bao gồm năm bước khóa. Dưới đây là tổng quan ngắn gọn về từng bước:

Đề xuất đọc: Getting Things Done của David Allen

Để hiểu sâu hơn về hệ thống GTD, cuốn sách về năng suất có ảnh hưởng lớn của David Allen, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (Hoàn thành công việc: Nghệ thuật làm việc hiệu quả mà không căng thẳng), là tài liệu tham khảo không thể bỏ qua. Đây là hướng dẫn chi tiết về phương pháp GTD, chứa đựng những hiểu biết sâu sắc và lời khuyên thiết thực từ chính người tạo ra nó. Cuốn sách được thiết kế để giúp bạn điều hướng sự phức tạp của cuộc sống công việc hiện đại, cung cấp các chiến lược để quản lý công việc và cam kết của bạn một cách hiệu quả.

Allen đi sâu vào các khía cạnh tâm lý của năng suất, giải thích lý do tại sao danh sách việc cần làm và các kỹ thuật quản lý thời gian truyền thống thường không hiệu quả. Cách tiếp cận của ông tập trung vào việc giải phóng tâm trí, giúp bạn tập trung vào công việc hiện tại và sáng tạo hơn. Phong cách viết thân thiện, hấp dẫn, giúp các khái niệm phức tạp trở nên dễ hiểu.

Đừng để sự phức tạp ban đầu của hệ thống GTD làm bạn nản lòng. Cuốn sách này chia quá trình thành các phần nhỏ dễ quản lý, hướng dẫn bạn từng bước với những lời khuyên thiết thực và giải thích rõ ràng. Đây là tài liệu bạn có thể tham khảo nhiều lần để khám phá những hiểu biết mới giúp bạn đạt được mục tiêu năng suất của mình.

Bonus: Những ai tò mò có thể khám phá thêm một số cuốn sách khác về sự tập trung tại đây.

5 bước của hệ thống GTD

Trong Getting Things Done, David Allen chia sẻ triết lý của Mark Twain: Bí quyết để tiến lên là bắt đầu. Bí quyết để bắt đầu là chia nhỏ những công việc phức tạp, quá sức thành những công việc nhỏ, dễ quản lý, và sau đó bắt đầu từ công việc đầu tiên.

Triết lý này là nền tảng cho bản chất của hệ thống GTD và năm bước khóa của nó. Hãy cùng xem xét kỹ hơn từng bước.

Bước 1: Ghi lại

Bất cứ khi nào có điều gì xuất hiện trong đầu bạn — có thể là công việc, sự kiện, ý tưởng hay đề xuất sách — bước đầu tiên của hệ thống GTD là ghi lại nó. Điều này có nghĩa là lưu trữ thông tin ngay lập tức vào một hệ thống bên ngoài, mà Allen gọi là hộp thư đến. 📥

Hộp thư đến có thể là bất kỳ kho lưu trữ vật lý hoặc kỹ thuật số nào, miễn là bạn không lưu trữ thông tin trong đầu (theo cách nói của Allen, đầu óc bạn là một văn phòng tồi tàn). Điều này đảm bảo mọi thứ được ghi chép gọn gàng, không có gì bị thất lạc và ý tưởng không bao giờ bị mất.

Như David Allen nói – Tâm trí của bạn là để có ý tưởng, không phải để giữ chúng. Do đó, hãy ghi lại mọi thứ trong đầu bạn, từ công việc đến ý tưởng, vào một hệ thống đáng tin cậy, có thể là giấy bút truyền thống hoặc ứng dụng GTD kỹ thuật số. Và đừng lo lắng nếu ghi chú của bạn không có cấu trúc và lộn xộn – bạn sẽ sắp xếp chúng ở bước tiếp theo.

Allen khuyên bạn nên bắt đầu bằng việc ghi lại những ý tưởng bằng cách thực hiện cái mà ông gọi là quét tâm trí các vòng lặp mở. Điều này có nghĩa là tích cực tìm kiếm trong tâm trí những ý tưởng có thể cần thực hiện trong tương lai, ngay cả khi bạn không đang nghĩ về chúng.

Mục tiêu của việc ghi lại ý tưởng? Giải phóng không gian tinh thần để tập trung vào công việc bằng cách ghi lại mọi thứ thu hút sự chú ý của bạn ngay khi nó xuất hiện. Theo Allen: Bí mật lớn về mục tiêu và tầm nhìn không phải là tương lai mà chúng mô tả, mà là sự thay đổi trong hiện tại mà chúng tạo ra.

Bước 2: Làm rõ

Sau khi đã ghi chép mọi thứ, bước GTD tiếp theo là làm rõ chúng. Điều này có nghĩa là xem xét từng mục trong hộp thư đến mà bạn đã tạo ở bước trước và sắp xếp chúng theo thứ tự hợp lý.

Quan trọng nhất, bạn cần quyết định xem các mục đó có có thể thực hiện được hay không.

Nếu mục đó có thể thực hiện được, bạn có thể coi nó như một công việc và xác định bước tiếp theo để tiến tới — cách thực hiện như sau:

Mặt khác, nếu mục đó không thể thực hiện được, bạn có thể chọn xóa nó, ủ nó để thực hiện trong tương lai hoặc lưu trữ nó làm tài liệu tham khảo. 🗑️

Quá trình làm rõ này giúp bạn sắp xếp những việc lộn xộn, xác định những công việc thực sự quan trọng và loại bỏ những việc không đáng để bạn dành thời gian.

Bước 3: Tổ chức

Việc tổ chức thường được hoàn thành đồng thời với việc làm rõ, và tất cả là để mở đường cho việc thực hiện các công việc đã được ghi lại và làm rõ trong hai bước trước. Bạn tổ chức công việc càng tốt, bạn sẽ càng dễ dàng thực hiện bước tiếp theo (Tham gia).

Allen khuyên bạn nên sắp xếp các công việc của mình thành các danh mục phân cấp khác nhau như lĩnh vực tập trung, dự án và danh sách công việc cần thực hiện. Bạn có thể phân loại các công việc của mình theo các nhãn và thẻ khác nhau mà bạn gán cho chúng. Bạn có thể nhóm các nhiệm vụ dựa trên ngày đáo hạn, mức độ khẩn cấp, mức độ ưu tiên hoặc thậm chí là thời gian cần thiết cho mỗi công việc. Quan trọng là tạo ra một hệ thống phù hợp với bạn.

Sự nhất quán là rất quan trọng ở bước này. Hãy tuân thủ phương pháp tổ chức mà bạn đã chọn, và bạn sẽ thấy rằng các công việc trở nên dễ quản lý hơn. Bạn sẽ bắt đầu thấy tiến độ và cảm thấy thành quả.

Hãy nhớ lời của Allen: Bạn có thể làm bất cứ điều gì, nhưng không thể làm tất cả.

Bước 4: Tham gia

Tham gia là tất cả về việc làm công việc. Bạn đã đặt một nền tảng vững chắc, vì vậy đã đến lúc tin tưởng vào hệ thống và hành động. Mục đích của các bước trước là để liên tục cung cấp câu trả lời cho câu hỏi: Việc cần làm tiếp theo là gì?

Xem xét bối cảnh, thời gian có sẵn, mức độ năng lượng và mức độ ưu tiên của các công việc. Đừng chỉ lao vào công việc hấp dẫn nhất. Hãy chiến lược, tuân theo hệ thống của bạn và để nó hướng dẫn bạn.

Như Allen đã nói: Khi đã thực hiện đủ các bước hành động đúng đắn, một số tình huống sẽ được tạo ra, phù hợp với hình ảnh ban đầu của bạn về kết quả đến mức bạn có thể gọi đó là đã hoàn thành.

Bước 5: Xem lại

Giai đoạn xem xét của hệ thống GTD là chiến lược phòng thủ của bạn chống lại sự hỗn loạn, đảm bảo rằng không có gì bị bỏ sót. Bước này yêu cầu bạn thường xuyên xem lại danh sách công việc, phân loại và sắp xếp lại nếu cần thiết, để giữ cho hệ thống của bạn luôn cập nhật. 🌸

Đây là cơ hội để bạn đảm bảo mọi thứ đều ở đúng vị trí và bạn đang tập trung vào những việc đúng đắn. Bạn có thể nhận thấy một số công việc không còn phù hợp trong khi những công việc khác đột nhiên trở nên cấp bách. Đây cũng là thời điểm để bạn đánh giá lại mục tiêu của mình, điều chỉnh công việc cho phù hợp với các ưu tiên.

Hệ thống GTD bao gồm hai loại đánh giá:

David Allen coi việc xem xét lại hàng tuần là "yếu tố quan trọng để thành công" vì việc thường xuyên xem xét lại hệ thống của bạn đảm bảo rằng bạn không chỉ bận rộn mà còn tập trung vào những công việc phù hợp.

Cách sử dụng phổ biến của hệ thống GTD

Ngay sau khi Allen giới thiệu hệ thống GTD vào năm 2001, nó đã trở thành một trong những phương pháp năng suất phổ biến và được nhắc đến nhiều nhất, đặc biệt là trong nhóm các chuyên gia công nghệ và kiến thức đang phát triển ở Mỹ.

Ý tưởng của Allen đã được giới thiệu và thảo luận liên tục trên các tạp chí hàng đầu trong những năm 2000 và đầu những năm 2010. Trong một bài báo năm 2005, tạp chí Wired đã gọi hệ thống GTD là trào lưu mới của thời đại thông tin, trong khi tạp chí Time năm 2007 gọi nó là cuốn sách kinh doanh tự giúp đỡ bản thân mang tính định nghĩa của thời đại.

Ngoài ra, hệ thống GTD thường được đề cập trong các blog nổi tiếng trên internet vào thời điểm đó, như Lifehacker và The Simple Dollar (hiện đã ngừng hoạt động). Hệ thống này cũng được quảng bá bởi các nhân vật nổi tiếng như người dẫn chương trình radio Howard Stern và blogger kiêm podcaster Merlin Mann. Trong khi đó, nhiều công ty đa quốc gia, như General Mills, và các CEO của họ đã áp dụng các nguyên tắc của hệ thống này vào hoạt động của công ty.

Mặc dù hệ thống GTD không còn phổ biến như hai thập kỷ trước và thậm chí còn vấp phải nhiều chỉ trích, nhưngsự đơn giản và tính linh hoạt của nó vẫn khiến nó trở thành phương pháp quản lý thời gian và công việc được ưa chuộng bởi các chuyên gia, sinh viên và các bậc cha mẹ ở nhà.

Mẹo bổ sung: Bắt đầu thực hiện các bước của hệ thống GTD với các mẫu quy trình làm việc miễn phí này!

Ví dụ về hệ thống Getting Things Done

Hãy tưởng tượng bạn là một giám đốc marketing đang giám sát một chiến dịch marketing đầy tham vọng. Dưới đây là cách bạn có thể áp dụng hệ thống GTD để cải thiện quản lý thời gian và năng suất, hoàn thành công việc và hoàn thành dự án thành công:

Những thách thức khi sử dụng hệ thống Getting Things Done

Mặc dù hệ thống GTD có thể cải thiện đáng kể năng suất công việc và cuộc sống cá nhân, nhưng nó cũng không phải là không có những thách thức mà bạn có thể phải đối mặt. Một số thách thức đáng chú ý nhất là:

May mắn thay, có những phương pháp quản lý năng suất và công việc khác mà bạn có thể sử dụng thay thế hoặc bổ sung cho hệ thống GTD. Những phương pháp nổi bật nhất bao gồm:

Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng tôi nói với bạn rằng bạn vẫn có thể sử dụng hệ thống GTD mà không phải chấp nhận những giới hạn của nó hoặc sử dụng các giải pháp thay thế? Tin tốt lành! Không cần phải thỏa hiệp với ClickUp, một nền tảng năng suất tất cả trong một cho phép bạn sử dụng bất kỳ phương pháp nào bạn thích để quản lý công việc và thời gian của mình như một chuyên gia!

Cách triển khai hệ thống GTD với ClickUp

Với hơn 1.000 mẫu sẵn sàng sử dụng, các công cụ hợp tác và quản lý thời gian đa dạng, cùng hơn 15 chế độ xem có thể tùy chỉnh để theo dõi các công việc và dự án của bạn, ClickUp trang bị cho bạn mọi thứ cần thiết để đạt được năng suất chưa từng có. 💪

Nếu bạn mới sử dụng hệ thống GTD và cần một phím tắt để cài đặt mọi thứ, bạn sẽ thích các mẫu GTD của ClickUp. Chúng cung cấp một khung sẵn có để ghi lại, xử lý và hoàn thành các công việc của bạn. Dưới đây là những lựa chọn hàng đầu của chúng tôi:

Hãy xem cách bạn có thể sử dụng ClickUp để thực hiện hiệu quả từng bước trong năm bước của hệ thống GTD: 👇

Bước 1: Ghi lại tất cả

Đừng căng thẳng về việc sắp xếp hoặc ghi chép chi tiết mọi thứ; bước đầu tiên là đưa những ý tưởng ra khỏi đầu và ghi vào một địa điểm tập trung, dễ tiếp cận.

ClickUp cho phép bạn ghi lại suy nghĩ và ý tưởng một cách dễ dàng với tính năng Notepad. Tính năng này rất phù hợp để ghi nhanh những nhắc nhở, ghi chú cuộc họp hoặc bất cứ điều gì khác nảy ra trong đầu bạn. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng notepad ở góc dưới bên phải màn hình là bạn có thể bắt đầu sử dụng. Mỗi ghi chú có tiêu đề và ngày tháng riêng, bạn thậm chí có thể mở rộng hoặc thêm nội dung vào sau.

Nếu bạn muốn nâng cấp kỹ năng ghi chú của mình, hãy sử dụng ClickUp Docs. Đây là trình chỉnh sửa văn bản và hệ thống quản lý tài liệu của nền tảng này, cho phép bạn tạo, chỉnh sửa và cộng tác trên các tài liệu trong thời gian thực.

Bằng cách thêm liên kết, hình ảnh, dấu trang và bảng vào tài liệu, bạn có thể bổ sung thêm chiều sâu và bối cảnh cho ý tưởng của mình để nắm bắt tốt hơn những vòng lặp mở mà chúng tôi đã đề cập trước đó. Bạn cũng có thể tạo các trang con lồng nhau, liên kết các tài liệu với nhau và tạo danh mục để dễ dàng truy cập và tìm kiếm.

Bước 2: Làm rõ mọi việc

Với những ý tưởng, suy nghĩ, hình ảnh và liên kết được ghi lại và lưu trữ gọn gàng trong Notepad và Docs, đã đến lúc quyết định việc cần làm với chúng. Nếu bạn xác định rằng một mục cụ thể có thể thực hiện được, hãy tạo một nhiệm vụ cho mục đó bằng ClickUp Tasks, bộ công cụ quản lý nhiệm vụ toàn năng của nền tảng này.

Trong mỗi nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể mô tả những việc cần làm, chia nhiệm vụ thành các công việc con nhỏ hơn, gán nhận xét cho bản thân hoặc nhóm của bạn để bổ sung thông tin hoặc thêm nhắc nhở.

Tính năng này cho phép bạn làm rõ từng công việc đến từng chi tiết nhỏ nhất bằng cách thêm hình ảnh, liên kết hoặc toàn bộ tài liệu Docs làm tài liệu tham khảo. Bạn cũng có thể đính kèm danh sách kiểm tra và danh sách việc cần làm, đồng thời đặt ngày đáo hạn cho những công việc phức tạp hơn mà bạn không thể hoàn thành ngay lập tức.

ClickUp cũng cho phép bạn thêm mức độ ưu tiên cho các nhiệm vụ của mình để nhanh chóng xác định thứ tự thực hiện, đây là một thành phần thiết yếu của hệ thống GTD. Có bốn mức độ: Khẩn cấp, Cao, Bình thường và Thấp, mỗi mức được đánh dấu bằng một cờ ưu tiên có mã màu để dễ nhận biết.

Bước 3: Sắp xếp công việc

Bây giờ bạn đã thêm càng nhiều chi tiết càng tốt vào các công việc của mình, đã đến lúc sắp xếp và nhóm chúng dựa trên các tiêu chí đã định trước, chẳng hạn như độ phức tạp, bối cảnh, mức độ nỗ lực, mức độ ưu tiên, v.v.

Nếu bạn cần thêm tiêu chí để lọc và sắp xếp công việc, bạn có thể gắn nhãn cho chúng bằng Thẻ công việc hoặc tạo Trường tùy chỉnh để thêm một cấp độ tổ chức nữa. Bằng cách tạo mối quan hệ và phụ thuộc, bạn có thể nhanh chóng chuyển giữa các công việc liên quan và thiết lập thứ tự thực hiện rõ ràng.

Với tính năng Phân cấp của ClickUp, bạn có thể áp dụng triệt để phương pháp GTD bằng cách sắp xếp các nhiệm vụ để hoàn thiện và thực hiện. Tính năng này cho phép bạn sắp xếp các nhiệm vụ có thuộc tính chung vào danh sách, trong khi một số danh sách có liên quan có thể tạo thành một Thư mục. Bạn có thể nhóm nhiều Thư mục vào một Không gian, là đơn vị tổ chức rộng nhất trong Không gian Làm việc ClickUp.

ClickUp có một tính năng độc đáo khác để nhóm và theo dõi các công việc liên quan — Mục tiêu ClickUp. Sử dụng tính năng này để đặt các mục tiêu có thể đo lường và có thời hạn để hoàn thành các dự án và mục tiêu dài hạn của bạn, đồng thời theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu bằng tính năng theo dõi tiến độ tự động. Bạn cũng có thể tạo các Thư mục riêng cho các mục tiêu cá nhân và nhóm quan trọng.

Bước 4: Tham gia và bắt tay vào hành động

Bước Tham gia là bước bạn xắn tay áo lên và giải quyết công việc của mình một cách trực diện. Với đầu óc minh mẫn và mọi thứ được sắp xếp gọn gàng, tất cả những gì còn lại là hoàn thành công việc.

ClickUp có thể giúp bạn thực hiện bước này của hệ thống GTD với các tính năng cộng tác thời gian thực và quản lý thời gian giúp hợp lý hóa quy trình làm việc và tăng năng suất. Dưới đây là những tính năng yêu thích của chúng tôi:

Bước 5: Xem lại quy trình

Kiểm tra tiến độ và trạng thái là rất quan trọng để hệ thống GTD của bạn hoạt động hiệu quả. Thường xuyên xem lại và cập nhật danh sách công việc của bạn để đảm bảo bạn đang đi đúng hướng. Điều này cho phép bạn phản ứng với những thay đổi đột ngột, xác định những lĩnh vực cần cải thiện và phản ánh về công việc của bạn.

Chế độ xem có thể tùy chỉnh của ClickUp cho phép bạn hình dung và theo dõi các nhiệm vụ và dự án của mình từ mọi góc độ có thể để bạn có thể theo dõi tiến độ của mình. Bạn sẽ thấy các chế độ xem sau đây rất hữu ích trong bối cảnh hệ thống GTD:

ClickUp: Giải pháp dứt điểm để thành thạo GTD

Mặc dù phương pháp GTD rất hiệu quả trong việc sắp xếp đầu óc và cấu trúc công việc, nhưng nó không thể tăng thêm giờ trong ngày của bạn một cách kỳ diệu. Nếu bạn bị quá tải công việc, quản lý thời gian hiệu quả là điều bắt buộc.

Như David Allen nhấn mạnh, đây chính là thời điểm thích hợp để kiểm soát những gì chúng ta có thể, với những người phù hợp, và vào thời điểm thích hợp.

Với các tính năng và mẫu đa năng của ClickUp, việc triển khai hệ thống GTD trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Đăng ký miễn phí ngay hôm nay để kiểm soát thời gian của bạn và hoàn thành công việc một cách dễ dàng! 👏