Đối với một số nhóm, vấn đề không nằm ở giai đoạn thực thi—mà chính giai đoạn lập kế hoạch mới thực sự là thách thức. Việc suy nghĩ về các công việc và quyết định nên hoàn thành những công việc nào thường là bước tẻ nhạt nhất trong bất kỳ dự án nào, dù là cá nhân hay chuyên nghiệp.
May mắn thay, có một giải pháp hoàn hảo cho những rắc rối trong việc lập kế hoạch của bạn: các mẫu Getting Things Done (GTD)! Sử dụng chúng để biến việc quản lý công việc trở nên đơn giản và tập trung vào điều quan trọng nhất vào cuối ngày — hành động.
Để giúp bạn tìm được công cụ lập kế hoạch công việc phù hợp nhất, chúng tôi đã tổng hợp danh sách 10 mẫu GTD miễn phí hàng đầu. Chúng tôi sẽ phân tích các tính năng của từng mẫu và hướng dẫn bạn cách tận dụng tối đa từng mẫu.
Mẫu GTD là gì?
Getting Things Done (GTD) là một phương pháp quản lý công việc do David Allen, một chuyên gia nổi tiếng về năng suất, phát triển. Mục đích của GTD là giúp mọi người vượt qua lo lắng liên quan đến công việc và đạt được mục tiêu của mình thông qua năm bước đơn giản:
- Ghi lại các công việc tại một nơi duy nhất
- Xác định rõ và quyết định xem một công việc có thể thực hiện ngay hay có thể tạm hoãn lại
- Sắp xếp theo danh mục
- Tự đánh giá, xem xét và cập nhật
- Sự tham gia và hoàn thành
Một phần không thể thiếu của hệ thống GTD là “công cụ thu thập”, tức là một mẫu để kết nối tất cả các công việc lại với nhau. Các mẫu GTD là các khung làm việc sẵn có giúp bạn thu thập, sắp xếp và xếp hạng ưu tiên các công việc đồng thời đang theo dõi tiến độ của từng bước.
Với các mẫu GTD, bạn có thể lập kế hoạch và thực hiện công việc hiệu quả hơn. Khi có một lộ trình rõ ràng trước mắt, bạn sẽ khó bỏ sót các công việc quan trọng hoặc thời hạn hơn. Biết rõ những việc cần làm sẽ giúp bạn tập trung vào việc mang lại kết quả tốt nhất, dù là cho sự phát triển cá nhân hay nghề nghiệp.
Điều gì tạo nên một mẫu GTD tốt?
Một mẫu GTD phù hợp cần có các đặc điểm sau:
- Tính năng: Hỗ trợ toàn bộ quy trình GTD — từ ghi nhận công việc đến theo dõi tiến độ
- Đơn giản: Có bố cục gọn gàng, không rườm rà và dễ sử dụng cho việc tổng kết hàng tuần
- Tính linh hoạt: Cho phép bạn mở rộng và điều chỉnh mẫu phù hợp với nhiều tình huống khác nhau
- Tính năng truy cập: Cho phép truy cập trên nhiều thiết bị, giúp bạn chỉnh sửa mọi lúc mọi nơi
- Tích hợp: Kết nối liền mạch với các công cụ năng suất khác mà bạn đang sử dụng
10 mẫu GTD tốt nhất để nâng cao năng suất cá nhân
Đừng dành quá nhiều thời gian để suy nghĩ về các công việc hơn là thực hiện chúng. Hãy sử dụng một trong 10 mẫu GTD tuyệt vời này và tiết kiệm thời gian cho bản thân!
Dù bạn là người đã thành thạo phương pháp GTD hay mới bắt đầu làm quen với phương pháp này, những mẫu này sẽ mang lại sự rõ ràng và kiểm soát cho quy trình làm việc hàng ngày của bạn. Chúng còn hoàn toàn miễn phí!
1. Mẫu Getting Things Done của ClickUp
Nếu các mẫu là những tòa nhà, thì Mẫu ClickUp Getting Things Done này sẽ là một tòa nhà chọc trời! Mẫu này đi kèm với nhiều cấp độ tính năng và các yếu tố tùy chỉnh, cho phép bạn quản lý tất cả các dự án và công việc mà cuộc sống đặt ra cho bạn.
Ban đầu có thể bạn sẽ cảm thấy hơi choáng ngợp, nhưng mẫu này cung cấp một tài liệu hướng dẫn để giúp bạn dễ dàng làm quen. Điều này cũng áp dụng cho hầu hết các mẫu khác trong danh sách công việc này!
Là một mẫu cấp thư mục, nó chứa nhiều danh sách công việc và chế độ xem. Hãy bắt đầu bằng cách ghi lại và mô tả tất cả các công việc của bạn trong danh sách hộp thư đến. Sau đó, bạn có thể ước tính thời lượng thực hiện, đánh giá mức độ nỗ lực cần thiết từ 1 đến 5, và quyết định xem chúng có thể thực hiện được hay không, theo hướng dẫn của Allen, người tạo phương pháp GTD.
Bước tiếp theo là sắp xếp các công việc vào các danh mục phù hợp. Bạn có thể gán bối cảnh cho chúng bằng các thẻ như công việc, gia đình hoặc một danh mục tùy chỉnh. Bạn cũng có thể sắp xếp chúng vào các danh sách khác, bao gồm:
- Đã lên lịch: Bao gồm chế độ xem Lịch cho các công việc đã được phân bổ thời gian
- Danh sách công việc: Giúp bạn phân chia và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các dự án, tức là các công việc phức tạp
- Tham khảo: Liên quan đến các tài liệu có thể hữu ích cho các công việc trong tương lai
Mẫu này có bốn tùy chọn tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian cho bạn, chẳng hạn như chuyển các công việc từ hộp thư đến sang danh sách công việc đã lên lịch ngay khi ngày đáo hạn của chúng thay đổi. Và điều tuyệt vời nhất là bạn luôn có thể tùy chỉnh chúng để phù hợp với quy trình làm việc GTD ưa thích của mình!
2. Mẫu bảng Getting Things Done của ClickUp
Mẫu bảng Getting Things Done của ClickUp giúp các việc cần làm hàng ngày của bạn trở nên bớt áp lực hơn bằng cách trình bày chúng một cách đơn giản và hấp dẫn.
Đây là một mẫu dành cho người mới bắt đầu, ở cấp độ danh sách công việc, với hai chế độ xem. Chế độ đầu tiên là bảng Kanban hiển thị các công việc dưới dạng thẻ. Với hình ảnh và các thẻ màu sắc, nó mang đến một làn gió mới mẻ cho một quy trình vốn dĩ nhàm chán.
Chế độ xem còn lại chứa cùng thông tin nhưng được trình bày theo định dạng danh sách việc cần làm truyền thống.
Sử dụng mẫu này mang lại trải nghiệm năng suất mà không gây căng thẳng. Dù ở chế độ xem Danh sách công việc hay Bảng, bạn có thể thêm công việc mới và cung cấp thông tin liên quan về chúng, chẳng hạn như:
- Ức lượng thời gian
- Thẻ danh mục cho các khía cạnh khác nhau của cuộc sống, chẳng hạn như kinh doanh, gia đình và thể dục
- Thẻ bối cảnh, chẳng hạn như cá nhân, máy tính, cuộc gọi và giấy tờ
- Xếp hạng năng lượng
- Nhãn ưu tiên
Theo mặc định, các công việc được nhóm theo trạng thái. Để cập nhật trạng thái của một công việc, hãy kéo và thả nó vào trường nhóm tương ứng. Bạn cũng có thể tùy chỉnh các tiêu chí nhóm và sắp xếp cũng như bất kỳ yếu tố nào khác của mẫu.
3. Mẫu khung làm việc Getting Things Done của ClickUp
Dù bạn là người đã thành thạo GTD hay mới bắt đầu, Mẫu Khung làm việc Getting Things Done của ClickUp này chính là vé hạng nhất đưa bạn đến Thành phố Năng suất!
Nó cung cấp nhiều tính năng nhưng vẫn dễ sử dụng và trực quan. Đây là mẫu ở cấp độ thư mục với bốn danh sách công việc:
- Ý tưởng: Nơi bạn có thể lưu trữ các công việc tiềm năng và đã bỏ dở, đồng thời ghi chú lại để tham khảo sau này
- Việc cần làm: Danh sách công việc với các mức độ khẩn cấp và mối quan hệ phụ thuộc được xác định rõ ràng
- Lịch: Danh sách công việc đã lên lịch và chế độ xem Lịch tương tác về các hoạt động
- Dự án: Danh sách các công việc nhiều bước sắp tới
Ở cấp độ Thư mục, bạn có thể tìm thấy chế độ xem Danh sách công việc chính, chứa tất cả các công việc từ tuần trước và các tuần khác, bất kể chúng thuộc danh sách công việc nào.
Mẫu này còn bao gồm một sơ đồ quy trình GTD ở chế độ xem Bảng trắng. Sơ đồ hữu ích này giúp bạn hiểu toàn bộ quy trình GTD diễn ra trong ClickUp. Nó bao gồm một loạt các hành động và câu hỏi mà bạn có thể tự đặt ra để quyết định nên xử lý từng công việc đến tay mình như thế nào. Hãy thoải mái tùy chỉnh nó để phù hợp với quy trình làm việc cụ thể của bạn.
4. Mẫu quản lý công việc đơn giản ClickUp
Đôi khi, giải pháp đơn giản nhất lại là giải pháp hiệu quả nhất. Mẫu Quản lý Công việc Đơn giản của ClickUp thể hiện triết lý này thông qua thiết kế tối giản và các tính năng mạnh mẽ.
Bạn có thể chọn giữa hai chế độ xem chứa cùng một thông tin — Xem dạng danh sách hoặc Bảng. Nếu bạn đã quen với bảng tính, bạn có thể thấy Xem dạng danh sách thực tế hơn, trong khi những người thích hình ảnh thường ưa chuộng chế độ xem Bảng.
Dù bạn là ai, hãy sử dụng mẫu này để tổng hợp tất cả các công việc và thông tin liên quan. Phân công công việc, cài đặt dòng thời gian và sắp xếp thứ tự ưu tiên bằng cách gắn nhãn mức độ khẩn cấp.
Sự đơn giản của mẫu này cũng mang lại cho bạn sự tự do để tùy chỉnh theo ý muốn. Bạn có thể thêm các danh sách hoặc chế độ xem mới và điều chỉnh mẫu cho phù hợp với nhiều bối cảnh khác nhau. Ví dụ, bạn có thể brainstorm bằng chế độ xem Bản đồ Tư duy hoặc Bảng trắng, hoặc thậm chí nhúng các tài liệu Google và chỉnh sửa chúng ngay trên nền tảng.
5. Mẫu công việc cần làm của ClickUp
Mặc dù không hoàn toàn tuân thủ phương pháp GTD, mẫu việc cần làm của ClickUp vẫn có thể giúp bạn nâng cao năng suất. Mẫu này cung cấp một hệ thống quản lý công việc linh hoạt và có thể tùy chỉnh, phù hợp với mọi nhóm hoặc doanh nghiệp.
Mẫu cấp danh sách này bao gồm ba chế độ xem:
- Danh sách công việc
- Lịch hàng tuần
- Lịch hàng tháng
Trong Xem dạng danh sách, bạn sẽ thấy danh sách đầy đủ tất cả các hoạt động. Chúng được sắp xếp theo các nhóm Hàng ngày, Hàng tuần và Hàng tháng, thể hiện khung thời gian hoàn thành được phân bổ. Bạn có thể cung cấp thêm thông tin vào các trường ở bên phải, chẳng hạn như trạng thái, ngày đáo hạn và mức độ ưu tiên. Trong trường loại công việc, hãy chỉ định bộ phận chịu trách nhiệm cho công việc đó, chẳng hạn như Marketing hoặc IT.
Trong chế độ xem Lịch, bạn có thể kéo các công việc để lên lịch hoặc điều chỉnh lịch trình. Nếu bạn đã có ứng dụng lịch ưa thích, bạn có thể đồng bộ hóa nó để tối ưu hóa quy trình làm việc.
Mặc dù được thiết kế dành cho kinh doanh, bạn vẫn có thể dễ dàng điều chỉnh mẫu này để sử dụng cho mục đích cá nhân. Bạn chỉ cần thay thế các danh mục loại công việc bằng danh mục của riêng mình là có thể bắt đầu ngay!
📮ClickUp Insight: Chỉ 12% số người tham gia khảo sát của chúng tôi sử dụng các tính năng AI được tích hợp sẵn trong các bộ công cụ năng suất. Tỷ lệ áp dụng thấp này cho thấy các giải pháp hiện tại có thể thiếu sự tích hợp liền mạch và phù hợp với ngữ cảnh, điều cần thiết để thuyết phục người dùng chuyển sang sử dụng từ các nền tảng cuộc hội thoại độc lập mà họ ưa thích.
Ví dụ, liệu AI có thể thực thi quy trình tự động hóa dựa trên lời nhắc văn bản thuần túy từ người dùng không? ClickUp Brain có thể làm được ! AI được tích hợp sâu vào mọi khía cạnh của ClickUp, bao gồm nhưng không giới hạn ở việc tóm tắt các chủ đề trò chuyện, soạn thảo hoặc chỉnh sửa văn bản, trích xuất thông tin từ không gian làm việc, tạo hình ảnh và nhiều hơn nữa! Hãy gia nhập cùng 40% khách hàng của ClickUp đã thay thế 3 ứng dụng trở lên bằng ứng dụng "tất cả trong một" dành cho công việc của chúng tôi!
6. Mẫu danh sách việc cần làm trên ClickUp Calendar
Mẫu Danh sách công việc trên Lịch ClickUp kết hợp hoàn hảo giữa việc tổ chức công việc và quản lý thời gian. Đây là công cụ GTD không thể thiếu cho bất kỳ ai đang gặp khó khăn với các hạn chót và mong muốn tối ưu hóa kế hoạch của mình. ⏰
Như bạn có thể thấy từ chế độ xem dạng danh sách Lịch trình, mẫu này được thiết kế dành riêng cho các nhà quản lý, giúp họ tổ chức công việc cho nhân viên. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể điều chỉnh mẫu này cho mục đích cá nhân bằng cách thay thế tên bằng các hoạt động và thực hiện một vài chỉnh sửa khác.
Ngoài các chế độ xem Danh sách công việc và Lịch truyền thống, mẫu này còn đi kèm với chế độ xem Biểu mẫu Yêu cầu Cuộc họp. Tùy chỉnh mẫu này và gửi cho người khác, dù là đồng nghiệp hay bạn bè. ClickUp sẽ tự động tạo công việc dựa trên thông tin được cung cấp, giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực.
Nếu bạn có kế hoạch sử dụng mẫu này cho công việc, bạn sẽ thích tính năng theo dõi thời gian tích hợp sẵn. Bạn có thể tìm thấy tùy chọn này bằng cách nhấp vào một công việc và mở Khay công việc. Trong Khay công việc, bạn cũng có thể thêm các mối quan hệ phụ thuộc, công việc con và bình luận.
7. Mẫu việc cần làm hàng ngày của ClickUp
Một công cụ khác mà bạn có thể sử dụng để theo dõi các công việc hàng ngày là Mẫu Danh sách Việc Cần Làm Hàng Ngày của ClickUp. Mặc dù đơn giản, nhưng nó hoàn thành nhiệm vụ một cách xuất sắc. Nó giúp bạn luôn nắm bắt được các công việc hàng ngày, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ việc gì.
Nếu bạn chưa từng sử dụng bất kỳ công cụ quản lý công việc nào trước đây, mẫu này sẽ là điểm khởi đầu tuyệt vời cho bạn.
Đây là mẫu ở cấp độ công việc, hiển thị tất cả các chức năng khi bạn mở Task Tray. Mẫu này đi kèm với ba danh mục danh sách kiểm tra—Cá nhân, Công việc và Học tập. Như thường lệ, bạn có thể tùy chỉnh chúng cũng như hầu hết các yếu tố khác.
Sử dụng mẫu bằng cách liệt kê tất cả các công việc vào các danh mục danh sách kiểm tra tương ứng. Đánh giá khối lượng công việc trong ngày bằng cách chọn mức độ khó từ menu thả xuống, hoặc thêm tệp và bình luận để cung cấp thông tin bổ sung. Bạn cũng có thể theo dõi thời gian để hiểu rõ mức độ nỗ lực cần thiết cho từng công việc. Có ý kiến về một chủ đề cụ thể? Hãy ghi lại chúng trong phần bình luận.
Khi hoàn thành các công việc, hãy đánh dấu vào ô tương ứng. Thanh tiến độ sẽ tự động cập nhật dựa trên số công việc đã hoàn thành trong ngày. Bạn có thể xem lại tất cả các thay đổi trong nhật ký ở phía bên phải của danh sách kiểm tra.
8. Mẫu Kế hoạch Hành động Hàng ngày của ClickUp
Bạn có sự kiện quan trọng sắp diễn ra? Hãy sử dụng Mẫu Kế hoạch Hành động Hàng ngày của ClickUp để sắp xếp và quản lý tất cả các công việc liên quan. Đây là một công cụ quản lý dự án đa năng giúp bạn theo dõi toàn bộ các công việc của mình.
Mẫu danh sách này đi kèm với ba chế độ xem tùy chỉnh:
- Các bước hành động: Xem dạng danh sách hiển thị tất cả các bước của dự án cùng thông tin liên quan, chẳng hạn như bộ phận được giao, ngày đáo hạn, mức độ ưu tiên và độ phức tạp
- Mục tiêu: Chế độ xem bảng hiển thị các công việc và công việc con, được sắp xếp theo bộ phận
- Dòng thời gian: Chế độ xem Dòng thời gian ngang hiển thị trình tự các tác vụ của từng bộ phận, được xác định bởi ngày đáo hạn, mối quan hệ phụ thuộc và các thông tin khác từ Xem dạng danh sách
Nhờ tính linh hoạt của ClickUp, bạn có thể tùy chỉnh mẫu này để phù hợp với mọi loại sự kiện và dự án.
9. Mẫu danh sách công việc cần làm trong Excel của Vertex42
Nếu Excel là công cụ ưa thích của bạn, bạn sẽ thích mẫu Danh sách công việc trên Excel này của Vertex42. Mẫu này cho phép bạn thu thập, đánh giá và theo dõi tiến độ của các công việc hàng ngày theo phong cách bảng tính!
Bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả các công việc hoặc dự án của bạn vào cột đầu tiên. Trong các cột tiếp theo, bạn có thể đặt ngày đáo hạn, cập nhật trạng thái, chỉ định mức độ ưu tiên và thêm ghi chú. Bạn cũng có thể đánh giá các công việc dựa trên mô hình PICK:
- Có thể: Dễ dàng, giá trị thấp
- Thực hiện: Dễ dàng, mang lại giá trị cao
- Thử thách: Khó, giá trị cao
- Loại bỏ: Khó, giá trị thấp
Trong tab Danh sách công việc, bạn có thể tùy chỉnh các danh mục menu thả xuống cho các cột PICK, trạng thái và ưu tiên.
Điểm nổi bật của mẫu này chính là các quy tắc định dạng có điều kiện được cài đặt sẵn. Ví dụ, khi trạng thái của một công việc chuyển sang "hoàn thành", tất cả thông tin sẽ chuyển sang màu xám, giúp nó ít nổi bật hơn so với các công việc đang hoạt động.
10. Mẫu Getting Things Done cơ bản trên Google Trang tính của Template.net
Mặc dù có tên gọi là "Mẫu Google Trang tính Cơ bản về Getting Things Done" của Template.net, nhưng mẫu này hoàn toàn không hề đơn giản! Nó chứa tất cả những gì bạn cần để triển khai chiến lược GTD và lập kế hoạch dự án một cách hoàn hảo.
Mẫu này có nhiều tab. Tab chính là "Tổng quan", cung cấp cho bạn bản tóm tắt về thông tin quan trọng nhất và tiến độ chung. Bạn có thể sử dụng các tab khác cho các danh mục công việc GTD khác nhau, chẳng hạn như:
- Hộp thư đến
- Danh sách Chờ công việc
- Danh sách dự án
- Danh sách công việc "Một ngày nào đó/Có thể"
Mỗi tab có bố cục riêng biệt, được thiết kế phù hợp với từng loại công việc. Ví dụ, tab Hộp thư đến có các cột riêng biệt dành cho việc đánh giá công việc, điều này rất quan trọng trong giai đoạn phân loại ban đầu.
Với định dạng tài liệu Google Trang tính, mẫu này sẽ tự động lưu tiến độ công việc của bạn trên đám mây và cho phép cộng tác thời gian thực với đồng nghiệp hoặc bạn bè.
Top 10 mẫu GTD: Tổng quan
Chúng tôi sẽ điểm qua những ưu điểm của từng mẫu trong bảng sau đây:
| Mẫu | Mục đích sử dụng |
| Mẫu Getting Things Done của ClickUp | Một mẫu GTD cổ điển với đầy đủ tính năng và tùy chọn tự động hóa |
| Mẫu bảng Getting Things Done của ClickUp | Một mẫu GTD đơn giản hơn với chế độ xem Bảng công việc trực quan và thu hút |
| Mẫu khung làm việc Getting Things Done của ClickUp | Một mẫu có đầy đủ các yếu tố GTD mà bạn cần, bao gồm sơ đồ quy trình giải thích các bước thực hiện |
| Mẫu Quản lý Công việc Đơn giản của ClickUp | Một công cụ lập kế hoạch cơ bản mang lại cho bạn nhiều sự linh hoạt để tùy chỉnh |
| Mẫu việc cần làm của ClickUp | Mẫu kế hoạch hướng đến kinh doanh với hai chế độ xem Lịch |
| Mẫu danh sách việc cần làm trên Lịch ClickUp | Một mẫu lý tưởng cho việc quản lý thời gian, kèm theo biểu mẫu Yêu cầu cuộc họp |
| Mẫu việc cần làm hàng ngày của ClickUp | Mẫu dựa trên danh sách kiểm tra để lập kế hoạch hàng ngày và theo dõi tiến độ |
| Mẫu Kế hoạch Hành động Hàng ngày của ClickUp | Mẫu kế hoạch dự án GTD đa năng giúp bạn theo dõi và quản lý tất cả các bước |
| Mẫu danh sách công việc cần làm trong Excel của Vertex42 | Một mẫu kế hoạch cho phép bạn xác định và đánh giá các công việc dựa trên mô hình PICK |
| Mẫu cơ bản Getting Things Done cho Google Trang tính của Template.net | Một mẫu GTD toàn diện với nhiều tab khác nhau, bao gồm tóm tắt tiến độ |
Nâng cao năng suất làm việc với các mẫu GTD và ClickUp
Năng suất không phải là điều dễ dàng, đặc biệt là trong thế giới đầy rẫy những yếu tố gây xao nhãng như hiện nay.
Với sự hỗ trợ của các mẫu GTD, bạn có thể sắp xếp công việc hiệu quả hơn và tập trung mạnh mẽ hơn vào mục tiêu của mình. Chúng giúp bạn duy trì cam kết với mục tiêu, rèn luyện tính kỷ luật bản thân và đạt được thành công lớn hơn trong cả cuộc sống cá nhân lẫn sự nghiệp.