Đối với một số nhóm, vấn đề không nằm ở giai đoạn thực hiện mà là giai đoạn lập kế hoạch, vốn có thể khiến người ta đau đầu. Suy nghĩ về các công việc và quyết định công việc nào cần hoàn thành thường là bước tẻ nhạt nhất trong bất kỳ nỗ lực nào, cả trong cuộc sống cá nhân lẫn công việc.
May mắn thay, có một giải pháp phù hợp cho các vấn đề lập kế hoạch của bạn: các mẫu Getting Things Done (GTD)! Sử dụng chúng để quản lý công việc dễ dàng và tập trung vào những việc quan trọng vào cuối ngày — hành động.
Để giúp bạn tìm ra công cụ lập kế hoạch công việc phù hợp nhất, chúng tôi đã tạo ra danh sách 10 mẫu GTD miễn phí hàng đầu. Chúng tôi sẽ khám phá các tính năng của chúng và chỉ cho bạn cách tận dụng tối đa từng mẫu.
Mẫu GTD là gì?
Getting Things Done (GTD) là phương pháp quản lý công việc được phát triển bởi David Allen, một chuyên gia nổi tiếng về năng suất. Mục đích của GTD là giúp mọi người vượt qua lo lắng liên quan đến công việc và đạt được mục tiêu của mình thông qua năm bước đơn giản:
- Ghi lại công việc ở một nơi
- Làm rõ và quyết định xem một công việc có thể thực hiện được hay có thể tạm hoãn
- Sắp xếp theo danh mục
- Nghiên cứu, đánh giá và cập nhật
- Sự tham gia và hoàn thành
Một phần không thể thiếu của hệ thống GTD là "công cụ thu thập", tức là một mẫu để kết nối tất cả lại với nhau. Các mẫu GTD là khung công việc được tạo sẵn cho phép bạn thu thập, sắp xếp và xếp hạng công việc theo mức độ ưu tiên trong khi theo dõi tiến độ của từng bước.
Với các mẫu GTD, bạn có thể lập kế hoạch và hoạt động hiệu quả hơn. Với lộ trình rõ ràng trước mắt, bạn sẽ khó bỏ sót các công việc quan trọng hoặc thời hạn hơn. Biết những việc cần làm sẽ giúp bạn tập trung vào việc mang lại kết quả tốt nhất, cho dù đó là cho sự phát triển cá nhân hay nghề nghiệp. ?
Điều gì tạo nên một mẫu GTD tốt?
Một mẫu hoàn thành công việc phù hợp có các đặc điểm sau:
- Chức năng: Hỗ trợ toàn bộ quy trình GTD — từ ghi chép công việc đến theo dõi tiến độ
- Đơn giản: Bố cục gọn gàng, dễ sử dụng để xem lại công việc hàng tuần
- Tính linh hoạt: Cho phép bạn mở rộng và điều chỉnh mẫu cho phù hợp với các tình huống khác nhau
- Khả năng truy cập: Cung cấp quyền truy cập trên nhiều thiết bị, cho phép bạn chỉnh sửa mọi lúc mọi nơi
- Tích hợp: Kết nối liền mạch với các công cụ năng suất khác mà bạn sử dụng
10 mẫu GTD tốt nhất để tăng năng suất cá nhân
Đừng dành nhiều thời gian để suy nghĩ về công việc hơn là thực hiện chúng. Sử dụng một trong 10 mẫu GTD tuyệt vời này và tiết kiệm thời gian cho mình!
Cho dù bạn là người đã có kinh nghiệm sử dụng GTD hay mới làm quen với phương pháp này, các mẫu này sẽ mang lại sự rõ ràng và kiểm soát cho công việc hàng ngày của bạn. Chúng còn miễn phí sử dụng!
1. Mẫu ClickUp Getting Things Done
Nếu các mẫu là các tòa nhà, thì Mẫu hoàn thành công việc ClickUp này sẽ là một tòa nhà chọc trời! Nó đi kèm với nhiều cấp tính năng và các yếu tố tùy chỉnh, cho phép bạn quản lý tất cả các dự án và công việc trong cuộc sống. ?
Ban đầu có thể bạn sẽ cảm thấy khó khăn, nhưng mẫu này cung cấp tài liệu hướng dẫn để bạn dễ dàng sử dụng. Điều này cũng áp dụng cho hầu hết các mẫu khác trong danh sách này!
Là một mẫu cấp thư mục, nó chứa nhiều Danh sách và chế độ xem. Bắt đầu bằng cách ghi lại và mô tả tất cả công việc của bạn trong danh sách Hộp thư đến. Sau đó, bạn có thể ước tính thời lượng của chúng, đánh giá từ 1 đến 5 dựa trên mức độ nỗ lực cần thiết và quyết định xem chúng có thể thực hiện được hay không, theo hướng dẫn của Allen, người tạo ra phương pháp GTD.
Bước tiếp theo là sắp xếp các công việc vào các danh mục thích hợp. Bạn có thể đặt bối cảnh cho chúng bằng cách sử dụng các thẻ như công việc, nhà hoặc danh mục tùy chỉnh. Bạn cũng có thể sắp xếp chúng vào các danh sách khác, bao gồm:
- Đã lên lịch: Chứa chế độ xem Lịch cho các công việc được phân khối thời gian của bạn
- Danh sách dự án: Giúp bạn phân chia và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các dự án, ví dụ: các công việc phức tạp
- Tham khảo: Liên quan đến các tài liệu có thể hữu ích cho các công việc trong tương lai
Mẫu này có bốn tùy chọn tự động hóa để giúp bạn tiết kiệm thời gian, chẳng hạn như chuyển công việc từ Hộp thư đến sang Danh sách đã lên lịch khi ngày đáo hạn của chúng thay đổi. Và điều tuyệt vời nhất là bạn luôn có thể tùy chỉnh chúng để phù hợp với quy trình GTD ưa thích của mình!
2. Mẫu Bảng Hoàn thành công việc của ClickUp
Mẫu Bảng hoàn thành công việc của ClickUp giúp bạn giảm bớt áp lực công việc hàng ngày bằng cách trình bày chúng một cách đơn giản và hấp dẫn.
Đây là mẫu cấp danh sách thân thiện với người mới bắt đầu, có hai chế độ xem, tức là hai chế độ xem. Chế độ đầu tiên là bảng Kanban hiển thị các công việc dưới dạng thẻ. Với hình ảnh và thẻ màu sắc, nó thêm một nét mới mẻ cho quá trình vốn nhàm chán. ?
Chế độ xem khác chứa cùng thông tin nhưng được trình bày theo định dạng danh sách việc cần làm truyền thống.
Sử dụng mẫu là một trải nghiệm năng suất không căng thẳng. Dù ở chế độ xem Danh sách hay Bảng, bạn cũng có thể thêm công việc mới và cung cấp thông tin liên quan về chúng, chẳng hạn như:
- Ước lượng thời gian
- Thẻ danh mục cho các khía cạnh khác nhau của cuộc sống, chẳng hạn như kinh doanh, gia đình và thể dục thể thao
- Thẻ bối cảnh, chẳng hạn như cá nhân, máy tính, cuộc gọi và giấy tờ
- Đánh giá năng lượng
- Nhãn ưu tiên
Theo mặc định, các công việc được nhóm theo trạng thái. Để cập nhật trạng thái của một công việc, hãy kéo và thả công việc đó vào trường nhóm được chỉ định. Bạn cũng có thể tùy chỉnh tiêu chí nhóm và sắp xếp cũng như bất kỳ yếu tố mẫu nào khác.
3. Mẫu khung công việc ClickUp
Dù là người mới hay đã có kinh nghiệm với GTD, Mẫu khung công việc ClickUp Getting Things Done là vé hạng nhất đưa bạn đến Thành phố Năng suất! ?
Nó cung cấp nhiều chức năng nhưng vẫn dễ sử dụng và trực quan. Đây là mẫu cấp thư mục với bốn danh sách:
- Ý tưởng: Nơi bạn có thể lưu trữ các công việc tiềm năng và đã bỏ dở, đồng thời để lại tham chiếu để sử dụng sau này
- Việc cần làm: Danh sách công việc với mức độ khẩn cấp và mức độ phụ thuộc được xác định rõ ràng
- Lịch: Danh sách các công việc đã lên lịch và chế độ xem Lịch tương tác cho các hoạt động
- Dự án: Danh sách công việc nhiều bước sắp tới
Ở cấp Thư mục, bạn có thể tìm thấy chế độ xem Danh sách công việc chính, chứa tất cả các công việc từ tuần trước và các tuần khác, bất kể chúng thuộc danh sách nào.
Mẫu này cũng bao gồm sơ đồ GTD trong chế độ xem Bảng trắng. Sơ đồ tiện dụng này giúp bạn hiểu toàn bộ quy trình GTD khi nó diễn ra trong ClickUp. Nó bao gồm một loạt các hành động và câu hỏi mà bạn có thể tự hỏi mình để quyết định việc cần làm với từng nhiệm vụ xuất hiện. Hãy tùy chỉnh nó để phù hợp với quy trình làm việc cụ thể của bạn.
4. Mẫu quản lý công việc đơn giản ClickUp
Đôi khi, giải pháp đơn giản nhất lại là giải pháp hiệu quả nhất. Mẫu Quản lý công việc đơn giản của ClickUp thể hiện triết lý này với thiết kế tối giản và khả năng mạnh mẽ.
Bạn có thể chọn giữa hai chế độ xem chứa cùng thông tin: Danh sách hoặc Bảng. Nếu bạn đã quen với bảng tính, bạn có thể thấy chế độ xem Danh sách thực tế hơn, trong khi những người thích hình ảnh thường thích chế độ xem Bảng hơn.
Dù bạn là ai, hãy sử dụng mẫu để thu thập tất cả công việc và thông tin đi kèm. Phân công công việc, đặt dòng thời gian và sắp xếp thứ tự ưu tiên bằng cách chỉ định nhãn mức độ khẩn cấp.
Sự đơn giản của mẫu này cũng cho phép bạn tự do cá nhân hóa nó. Giới thiệu danh sách hoặc chế độ xem mới và điều chỉnh mẫu cho phù hợp với các bối cảnh khác nhau. Ví dụ: bạn có thể động não bằng cách sử dụng Bản đồ Tư duy hoặc Chế độ xem Bảng trắng hoặc thậm chí nhúng tệp Tài liệu Google và chỉnh sửa chúng trong nền tảng.
5. Mẫu công việc cần làm của ClickUp
Mặc dù không hoàn toàn tuân theo phương pháp GTD, nhưng Mẫu công việc cần làm của ClickUp vẫn có thể giúp bạn tăng năng suất. Mẫu này cung cấp hệ thống quản lý công việc năng động và có thể tùy chỉnh, phù hợp với mọi nhóm hoặc doanh nghiệp.
Mẫu cấp danh sách này bao gồm ba chế độ xem:
- Danh sách công việc
- Lịch tuần
- Lịch hàng tháng
Trong Chế độ xem danh sách, bạn sẽ thấy danh sách toàn bộ các hoạt động. Chúng được sắp xếp theo các nhóm Hàng ngày, Hàng tuần và Hàng tháng, biểu thị thời gian hoàn thành được phân bổ. Bạn có thể cung cấp thêm thông tin trong các trường bên phải, chẳng hạn như trạng thái, ngày đáo hạn và mức độ ưu tiên. Trong trường loại công việc, chỉ định bộ phận chịu trách nhiệm cho công việc đó, chẳng hạn như Tiếp thị hoặc CNTT.
Trong chế độ xem Lịch, bạn có thể kéo các công việc để lên lịch hoặc sắp xếp lại lịch. Nếu bạn đã có ứng dụng lịch ưa thích, bạn có thể đồng bộ hóa ứng dụng đó để có quy trình làm việc hiệu quả hơn. ?️
Mặc dù hướng đến kinh doanh, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh mẫu này cho mục đích cá nhân. Bạn chỉ cần thay thế các loại công việc bằng loại công việc của riêng mình là xong!
6. Mẫu danh sách việc cần làm trong lịch ClickUp
Mẫu Danh sách công việc cần làm của ClickUp kết hợp hoàn hảo giữa tổ chức công việc và quản lý thời gian. Đây là công cụ GTD không thể thiếu cho bất kỳ ai đang phải vật lộn với thời hạn và mong muốn tối ưu hóa kế hoạch của mình. ⏰
Như bạn có thể thấy từ chế độ xem Danh sách lịch trình, mẫu này được thiết kế dành cho các nhà quản lý, cho phép họ sắp xếp công việc cho nhân viên của mình. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể điều chỉnh mẫu cho phù hợp với mục đích sử dụng cá nhân bằng cách thay thế tên bằng các hoạt động và thực hiện một vài chỉnh sửa khác.
Ngoài chế độ xem Danh sách và Lịch truyền thống, mẫu này còn có chế độ xem Biểu mẫu yêu cầu cuộc họp. Tùy chỉnh và gửi cho người khác, có thể là đồng nghiệp hoặc bạn bè. ClickUp sẽ tự động tạo nhiệm vụ bằng thông tin được cung cấp, giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực.
Nếu bạn có kế hoạch sử dụng mẫu cho công việc, bạn sẽ thích tính năng theo dõi thời gian tích hợp. Bạn có thể tìm thấy tùy chọn này bằng cách nhấp vào một công việc và mở Khay công việc. Trong Khay, bạn cũng có thể thêm các phụ thuộc, công việc con và nhận xét.
7. Mẫu việc cần làm hàng ngày của ClickUp
Một công cụ khác mà bạn có thể sử dụng để theo dõi các nghĩa vụ hàng ngày là Mẫu công việc cần làm hàng ngày của ClickUp. Nó có thể đơn giản, nhưng làm việc rất hiệu quả. Nó giúp bạn luôn nắm rõ các công việc hàng ngày, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ việc nào.
Nếu bạn chưa từng sử dụng bất kỳ công cụ quản lý công việc nào trước đây, mẫu này sẽ là một điểm khởi đầu tuyệt vời.
Đây là mẫu cấp công việc, hiển thị tất cả các chức năng khi bạn mở Khay công việc. Mẫu này có ba danh mục danh sách kiểm tra: Cá nhân, Công việc và Học tập. Như thường lệ, bạn có thể tùy chỉnh chúng cũng như hầu hết các yếu tố khác.
Sử dụng mẫu bằng cách liệt kê tất cả các công việc trong danh sách kiểm tra tương ứng. Đánh giá khối lượng công việc trong ngày bằng cách chọn mức độ khó từ menu thả xuống hoặc thêm tệp và nhận xét để cung cấp thêm thông tin. Bạn cũng có thể theo dõi thời gian để biết được nỗ lực cần thiết cho từng công việc. Có ý kiến về một chủ đề cụ thể? Ghi lại trong phần nhận xét. ?
Khi hoàn thành công việc, hãy đánh dấu vào ô tương ứng. Thanh tiến độ sẽ tự động cập nhật dựa trên số lượng công việc hoàn thành trong ngày. Bạn có thể xem lại tất cả các thay đổi trong nhật ký ở phía bên phải của danh sách kiểm tra.
8. Mẫu kế hoạch hành động hàng ngày của ClickUp
Có sự kiện quan trọng sắp diễn ra? Sử dụng Mẫu kế hoạch hành động hàng ngày của ClickUp để tổ chức và quản lý tất cả các công việc liên quan. Đây là công cụ quản lý dự án đa năng giúp bạn theo dõi tất cả các công việc của mình.
Mẫu cấp danh sách này có ba chế độ xem tùy chỉnh:
- Bước hành động: Chế độ xem Danh sách chứa tất cả các bước của dự án và thông tin kèm theo, chẳng hạn như bộ phận được phân công, ngày đáo hạn, mức độ ưu tiên và độ phức tạp
- Mục tiêu: Chế độ xem Bảng các công việc và công việc con, được sắp xếp theo bộ phận
- Dòng thời gian: Chế độ xem Dòng thời gian nằm ngang hiển thị trình tự các hành động cho từng bộ phận, theo ngày đáo hạn, phụ thuộc và các thông tin khác từ chế độ xem Danh sách công việc
Do tính chất linh hoạt của ClickUp, bạn có thể điều chỉnh mẫu để phù hợp với tất cả các loại sự kiện và dự án.
9. Mẫu danh sách việc cần làm trong Excel của Vertex42
Nếu Excel là công cụ ưa thích của bạn, bạn sẽ thích Mẫu danh sách việc cần làm trong Excel của Vertex42. Mẫu này cho phép bạn thu thập, đánh giá và theo dõi tiến độ công việc hàng ngày theo kiểu bảng tính!
Bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả các công việc hoặc dự án của bạn trong cột đầu tiên. Trong các cột tiếp theo, bạn có thể đặt ngày đáo hạn, cập nhật trạng thái, chỉ định mức độ ưu tiên và thêm ghi chú. Bạn cũng có thể đánh giá công việc dựa trên mô hình PICK:
- Có thể: Dễ dàng, giá trị thấp
- Thực hiện: Dễ dàng, giá trị cao
- Thử thách: Khó, giá trị cao
- Kill: Khó, giá trị thấp
Trong tab Danh sách công việc, bạn có thể tùy chỉnh các danh mục menu thả xuống cho các cột CHỌN, trạng thái và ưu tiên.
Điều làm cho mẫu này nổi bật là các quy tắc định dạng có điều kiện cài sẵn. Ví dụ: khi trạng thái của một công việc thay đổi thành hoàn thành, tất cả thông tin sẽ chuyển sang màu xám, khiến nó ít nổi bật hơn so với các nhiệm vụ đang hoạt động.
10. Mẫu cơ bản để hoàn thành công việc bằng Google Trang tính của Template.net
Mặc dù tên gọi là vậy, nhưng Mẫu cơ bản để hoàn thành công việc của Google Trang tính do Template.net cung cấp không hề cơ bản chút nào! Nó chứa mọi thứ bạn cần để thực hiện chiến lược GTD và lên kế hoạch hoàn hảo cho các dự án của mình.
Mẫu này có nhiều tab. Tab chính là Tóm tắt, cung cấp cho bạn bản tóm tắt thông tin quan trọng nhất và tiến độ tổng thể. Bạn có thể sử dụng các tab khác cho các loại công việc GTD khác nhau, chẳng hạn như:
- Hộp thư đến
- Danh sách công việc đang chờ
- Danh sách dự án
- Danh sách công việc "Một ngày nào đó/Có thể"
Mỗi tab có bố cục riêng phù hợp với loại công việc. Ví dụ: tab Hộp thư đến có các cột khác nhau dành riêng cho việc đánh giá công việc, điều này rất quan trọng trong giai đoạn phân loại ban đầu.
Là một tài liệu Google Trang tính, mẫu này tự động lưu tiến độ của bạn trên đám mây và cho phép cộng tác thời gian thực với đồng nghiệp hoặc bạn bè. ??
10 mẫu GTD hàng đầu: Tổng quan
Chúng tôi sẽ xem xét ngắn gọn những ưu điểm của từng mẫu trong bảng sau:
| Mẫu | Mục đích sử dụng |
| Mẫu ClickUp để hoàn thành công việc | Mẫu GTD cổ điển với nhiều tính năng và tùy chọn tự động hóa |
| Mẫu Bảng Hoàn thành công việc của ClickUp | Mẫu GTD đơn giản hơn với chế độ xem Bảng công việc trực quan hấp dẫn |
| Mẫu khung công việc ClickUp | Một mẫu có tất cả các yếu tố GTD bạn cần, bao gồm sơ đồ giải thích quy trình |
| Mẫu quản lý công việc đơn giản của ClickUp | Một công cụ lập kế hoạch cơ bản mang đến cho bạn nhiều tự do để tùy chỉnh |
| Mẫu công việc cần làm của ClickUp | Mẫu kế hoạch hướng đến kinh doanh với hai chế độ xem Lịch |
| Mẫu Danh sách công việc cần làm của ClickUp | Mẫu lý tưởng cho quản lý thời gian, kèm theo biểu mẫu Yêu cầu Cuộc họp |
| Mẫu việc cần làm hàng ngày của ClickUp | Mẫu dựa trên danh sách kiểm tra để lập kế hoạch hàng ngày và theo dõi tiến độ |
| Mẫu kế hoạch hành động hàng ngày của ClickUp | Mẫu kế hoạch dự án GTD đa năng giúp bạn theo dõi và quản lý tất cả các bước |
| Mẫu danh sách việc cần làm trong Excel của Vertex42 | Mẫu kế hoạch cho phép bạn xác định và đánh giá công việc dựa trên mô hình PICK |
| Mẫu cơ bản để hoàn thành công việc bằng Google Trang tính của Template.net | Mẫu GTD toàn diện với nhiều tab, bao gồm tóm tắt tiến độ |
Tăng năng suất với các mẫu GTD và ClickUp
Năng suất không phải là điều dễ dàng, đặc biệt là trong thế giới đầy phiền nhiễu ngày nay. ??️
Với sự trợ giúp của các mẫu GTD, bạn có thể tổ chức công việc của mình tốt hơn và tập trung hơn vào các mục tiêu của mình. Chúng giúp bạn duy trì cam kết với mục tiêu, giữ kỷ luật bản thân và đạt được thành công lớn hơn trong cả cuộc sống cá nhân và công việc.