Bạn muốn cải thiện hiệu suất công việc? Bạn cần học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên, phân công công việc và kiểm soát lịch trình của mình. Và điều tuyệt vời nhất là gì? Làm như vậy có thể giúp bạn tránh lãng phí thời gian đồng thời duy trì sức khỏe.
Theo một cuộc khảo sát năm 2020 của FlexJobs, 75% nhân viên đã trải qua tình trạng kiệt sức tại nơi làm việc.
Tránh tình trạng kiệt sức không chỉ là việc sống sót, mà còn là việc phát triển. Đã đến lúc khám phá cách bạn có thể đạt được nhiều hơn mà không cần phải gắn bó với bàn làm việc trong những giờ làm thêm.
Sẵn sàng để đi sâu vào thế giới hiệu suất công việc và các kỹ năng sáng tạo có thể giúp bạn làm chủ tuần làm việc của mình? Hãy cùng nhau bắt đầu hành trình này để đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống lành mạnh, hiệu quả và trọn vẹn hơn. 👊
Hiệu suất công việc là gì?
Hiệu suất công việc đo lường mức độ hiệu quả của bạn trong việc hoàn thành vai trò và trách nhiệm của mình tại nơi làm việc. Các nhà lãnh đạo đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên dựa trên chất lượng và số lượng công việc của họ, cũng như thời gian hoàn thành công việc đó. ⏰
Cải thiện hiệu suất công việc đòi hỏi nỗ lực ở cả cấp độ cá nhân và tổ chức. Ở cấp độ tổ chức, lãnh đạo công ty cần:
- Đặt KPI hợp lý: Chỉ số hiệu suất chính (KPI) là các thước đo có thể định lượng để đạt được các mục tiêu cụ thể. KPI giúp mỗi nhân viên biết được những gì được mong đợi từ họ và nhiệm vụ của họ đóng góp như thế nào vào mục tiêu chung của công ty
- Tạo khung giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp hiệu quả là điều bắt buộc để tổ chức thành công. Lãnh đạo công ty nên tổ chức các cuộc họp toàn thể và họp riêng thường xuyên để đưa ra phản hồi và giúp nhân viên cải thiện hiệu suất công việc
- Giúp nhân viên xác định các lĩnh vực cần cải thiện: Mỗi thành viên trong nhóm đều có những điểm mạnh và điểm yếu riêng. Những nhà quản lý giỏi đầu tư vào sự phát triển nghề nghiệp và cá nhân của đồng nghiệp, dạy họ cách phát huy điểm mạnh và cải thiện điểm yếu
- Phân công công việc công bằng: Sự phát triển nghề nghiệp là không thể nếu nhân viên cảm thấy kiệt sức. Lãnh đạo công ty có trách nhiệm phân công khối lượng công việc công bằng, đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm cảm thấy được thử thách nhưng có khả năng hoàn thành công việc được giao
Ở cấp độ cá nhân, nhân viên cần đặt mục tiêu rõ ràng, viết danh sách việc cần làm, tận dụng kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp lịch làm việc gọn gàng.
Nhưng các nhà quản lý còn có thể làm gì khác để cải thiện sự phát triển nghề nghiệp của nhóm và tiếp thu phản hồi mang tính xây dựng một cách hiệu quả hơn? Chúng ta sẽ tìm hiểu tất cả những điều này dưới đây!
9 cách để cải thiện hiệu suất công việc
Bạn đang tìm kiếm những bước đơn giản, có thể thực hiện được để cải thiện hiệu suất công việc? Hãy tận dụng những mẹo và thủ thuật này để giảm căng thẳng, giải phóng sức chứa của bộ não và cuối cùng là hoàn thành nhiều việc hơn vào cuối ngày. 🤩
1. Phân công công việc cho các dự án lớn
Bạn có thể đạt được nhiều thành tựu hơn khi làm việc theo nhóm so với khi làm việc một mình. Dịch: Nếu bạn muốn cải thiện hiệu suất công việc, bạn cần học nghệ thuật phân công công việc.
Hơn nữa, để thực sự nâng cao hiệu suất công việc, bạn cần có những công cụ phù hợp. Với Nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể chia nhỏ các dự án lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn.
ClickUp giúp bạn dễ dàng phân công nhiều thành viên trong nhóm thực hiện các nhiệm vụ, bình luận về các mục hành động hoặc ngăn ngừa hiểu lầm bằng cách ghi lại màn hình. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các chế độ xem khác nhau để xem tất cả các nhiệm vụ và công việc con (tức là mọi hành động từ đầu đến cuối dự án) ở một nơi.
2. Đặt mục tiêu SMART và giao tiếp hiệu quả
Mục tiêu SMART là những mục tiêu cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn — và ClickUp giúp bạn đánh dấu vào tất cả năm yêu cầu này.
Với ClickUp Goals, bạn có thể đặt ra dòng thời gian rõ ràng, đo lường kết quả hàng tuần và thêm các công việc từ các nhóm khác nhau vào một mục tiêu có thể đạt được. Ngoài ra, bạn có thể theo dõi tiến độ của mình bằng các mục tiêu số, đúng/sai và tiền tệ.
Để giúp nhóm của bạn tổ chức tốt hơn, hãy cân nhắc thêm mô tả cho từng mục tiêu và chỉ tiêu, để bạn biết công việc nào đang được đồng nghiệp nào thực hiện. Các mục tiêu rõ ràng và có thể đạt được giúp các nhóm nhìn thấy đích đến thay vì để đích đến trở nên xa vời. Điều này đòi hỏi sự giao tiếp rõ ràng với nhóm của bạn để bạn giảm thiểu căng thẳng và ngăn chặn một dự án thú vị biến thành sự kiệt sức hoàn toàn.
3. Nâng cấp công nghệ của bạn với các công cụ phù hợp
Không có gì làm gián đoạn một ngày làm việc hiệu quả như công nghệ không hoạt động. Để tránh lãng phí thời gian làm việc quý báu để gọi cho bộ phận IT, hãy sử dụng các công cụ giúp tăng năng suất của nhân viên.
Ví dụ, tại ClickUp, chúng tôi liên tục cải tiến cơ sở hạ tầng để đảm bảo độ tin cậy và hiệu suất. Trong ClickUp 3. 0, chúng tôi đã thấy tốc độ thực hiện công việc và thông báo được cải thiện, tiện ích Sprint được cải tiến và tự động hóa được cải thiện 20%.
Dịch: Bạn sẽ có truy cập nhanh hơn và đáng tin cậy hơn đến các công cụ mà bạn đã quen sử dụng.
4. Viết danh sách công việc cần làm vào tối hôm trước để tập trung hơn
Nếu bạn muốn bắt đầu buổi sáng thành công, hãy đảm bảo rằng bạn biết những việc ưu tiên hàng đầu ngay khi ngồi vào bàn làm việc. Làm thế nào để làm được điều đó? Đừng chờ đến sáng mới viết danh sách việc cần làm. Nếu bạn muốn tránh làm nhiều việc cùng một lúc, một điểm khởi đầu tuyệt vời là bắt đầu ngày mới với danh sách công việc để giới hạn những yếu tố gây xao lãng.
Thay vào đó, khi bạn đóng cửa hàng vào buổi tối hôm trước, hãy liệt kê ba điều sau đây:
- Những việc bạn đã hoàn thành trong ngày
- Những việc bạn hy vọng hoàn thành nhưng chưa làm được
- Các công việc quan trọng nhất của bạn vào sáng hôm sau
Để chuẩn bị cho thành công, hãy tận dụng một trong nhiều mẫu danh sách việc cần làm của ClickUp. Với ClickUp, bạn có thể xây dựng một hệ thống danh sách việc cần làm đáng tin cậy bằng cách tận dụng chế độ xem danh sách, mã hóa màu sắc cho các nhiệm vụ, lên lịch các nhiệm vụ định kỳ hoặc thậm chí thiết lập quy trình làm việc tự động để hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng.
5. Đặt hẹn giờ
Bạn đã bao giờ ngồi xuống để làm một công việc đáng sợ… chỉ để nhìn chằm chằm vào máy tính trong vài giờ?
Không ai là hoàn hảo, và sự trì hoãn có xu hướng len lỏi vào cả những con người năng suất nhất. Để phá vỡ tình trạng trì hoãn, hãy thử mẹo sau: Đặt hẹn giờ.
Cài đặt hẹn giờ trong một khoảng thời gian hợp lý (không quá 90 phút) sẽ cung cấp động lực cần thiết để hoàn thành công việc được giao. Hoặc nếu bạn thực sự cần chấm dứt cuộc thi nhìn chằm chằm vào máy tính, hãy cài đặt hẹn giờ để nhắc nhở bản thân nghỉ ngơi ngắn trong ngày làm việc.
ClickUp Time Tracking cho phép bạn đặt hẹn giờ từ bất kỳ thiết bị nào. Để giúp bản thân có tổ chức và kiểm soát thời gian nghỉ ngắn, bạn có thể thêm ghi chú, nhãn hoặc bộ lọc vào theo dõi thời gian. Về mặt này, cài đặt hẹn giờ không chỉ tạo cảm giác khẩn trương mà còn giúp bạn kiểm soát việc quản lý dự án, nhắc nhở bạn về cách bạn đã sử dụng thời gian làm việc trong ngày.
6. Yêu cầu phản hồi xây dựng từ cấp trên của bạn
Như câu nói nổi tiếng: "Nếu bạn là người thông minh nhất trong phòng, thì bạn đang ở sai phòng."
Mọi người trong công ty, ngay cả nhóm điều hành, đều có thể học hỏi một vài điều từ đồng nghiệp. Do đó, nếu bạn ngưỡng mộ các thành viên trong nhóm khi họ hoàn thành công việc này đến công việc khác, hãy hỏi họ về những việc họ làm để cải thiện hiệu suất.
Mỗi đồng nghiệp của bạn đều có những kỹ năng riêng biệt và họ có thể chia sẻ những mẹo và bí quyết để làm việc hiệu quả hơn trong suốt ngày làm việc.
Với suy nghĩ đó, hãy học cách mong chờ các cuộc đánh giá hiệu suất. Tất nhiên, đánh giá hiệu suất có thể đáng sợ, nhưng đó là cơ hội để nhận được những lời khuyên từ nhóm quản lý của bạn.
Với các công cụ và mẫu đánh giá hiệu suất của ClickUp, người giám sát có thể đặt mục tiêu và tạo báo cáo năng suất cho cấp dưới trực tiếp, từ đó giúp cả nhóm đi đúng hướng. Ngoài ra, họ có thể tạo kế hoạch cải thiện hiệu suất của từng nhân viên để giúp nhóm đạt được mục tiêu.
Hiệu suất công việc của bạn nên được chú ý, đặc biệt nếu bạn đang cố gắng cải thiện đáng kể. Đánh giá hiệu suất có thể giúp bạn đạt được sự rõ ràng đó.
7. Đặt nhắc nhở tự động
Khi công việc chồng chất, việc ghi nhớ tất cả những việc cần làm trở nên ngày càng khó khăn. Để giải phóng sức chứa của bộ não, hãy thiết lập các nhắc nhở tự động để không quên những công việc cần làm.
Với Nhắc nhở ClickUp, bạn có thể đặt nhắc nhở cho hầu hết mọi công việc từ bất kỳ thiết bị nào. Bạn có thể tạo nhắc nhở từ một nhiệm vụ hoặc thông báo hiện có, hoặc bắt đầu từ đầu. Bạn có thể xem tất cả các nhắc nhở từ màn hình chính, sau đó hoãn, lên lịch lại hoặc ủy quyền để đảm bảo không có nhiệm vụ nào bị bỏ sót.
Ngoài ra, bạn có thể thêm ngày đáo hạn, tệp đính kèm và lịch lặp lại vào nhắc nhở để giúp cải thiện hiệu suất tổng thể của mình.
8. Áp dụng phương pháp phân chia thời gian để sắp xếp lịch làm việc
Liên tục chuyển từ công việc này sang công việc khác gây ra căng thẳng tinh thần không cần thiết, dẫn đến kiệt sức. Cố gắng nhồi nhét quá nhiều công việc không liên quan vào một ngày làm việc giống như cố gắng thực hiện 25 bài tập khác nhau ở phòng tập thể dục: Bạn sẽ nhanh chóng kiệt sức mà không mang lại kết quả tốt nhất.
Để lấy lại quyền kiểm soát lịch của bạn, hãy thử phân chia thời gian để cải thiện hiệu suất làm việc. Phân chia thời gian là một kỹ thuật quản lý thời gian trong đó bạn nhóm các công việc tương tự lại với nhau. Ví dụ: bạn có thể chọn gom tất cả các cuộc họp vào chỉ hai ngày trong tuần — thứ Ba và thứ Năm — để giải phóng không gian não bộ trong ba ngày còn lại.
Hoặc, nếu bạn làm việc trong ngành dịch vụ (như công ty marketing), có thể bạn chọn chỉ làm việc cho một khách hàng mỗi ngày (thay vì tất cả khách hàng trong danh sách của bạn). Không biết bắt đầu từ đâu?
ClickUp cung cấp một số mẫu phân chia thời gian để giúp bạn cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
9. Đặt ra các cột mốc và nhớ ăn mừng khi đạt được chúng!
Khi bạn nỗ lực cải thiện hiệu suất công việc, hãy nhớ điều này: Sự hoàn hảo là điều không thể đạt được. Và trên thực tế, theo đuổi sự hoàn hảo có thể gây hại cho năng suất của bạn.
Để bảo vệ mức năng lượng và ngăn ngừa kiệt sức, hãy nhớ ăn mừng mỗi cột mốc. Một lễ kỷ niệm có thể chỉ là một khoảng nghỉ ngắn để duỗi chân và đi bộ quanh khối nhà. Hoặc bạn có thể mời đồng nghiệp họp tại một quán cà phê thay vì trò chuyện trong phòng họp.
Khi bạn ăn mừng một cột mốc và chuyển sang cột mốc tiếp theo, hãy nhớ rằng Cột mốc ClickUp cung cấp một biểu đồ trực quan về các công việc cấp bách nhất của dự án. Chỉ cần nhóm các công việc khác nhau, sau đó tùy chỉnh chế độ xem để có cái nhìn tổng quan về các giai đoạn quan trọng của dự án.
5 mẫu giúp bạn cải thiện hiệu suất công việc
Muốn hoàn thành nhiều việc hơn trong khi vẫn ưu tiên sức chứa của bộ não? Hãy thử năm mẫu hiệu suất từ ClickUp để cải thiện hiệu suất công việc tổng thể của bạn. 📚
1. Mẫu KPI ClickUp
Bạn muốn biết liệu mỗi bộ phận có đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu của quý này không? Mẫu KPI của ClickUp phân tích từng KPI trong công ty, được sắp xếp theo bộ phận.
Từ đó, tận dụng hệ thống mã màu để hiểu ngay lập tức liệu nhóm đã hoàn thành mục tiêu, đang tiến độ hay đã chệch hướng so với mục tiêu. Ngoài ra, thêm ghi chú và công việc con để giúp nhóm của bạn đi đúng hướng.
2. Mẫu thẻ điểm cân bằng ClickUp
Bạn muốn đặt mục tiêu khả thi cho nhóm của mình? Hãy đảm bảo các thành viên trong nhóm biết mỗi sáng kiến đóng góp như thế nào vào thành công chung của công ty.
Với Mẫu Bảng điểm cân bằng dễ sử dụng từ ClickUp, bạn có thể xem các mục tiêu, sáng kiến, mục tiêu và khuyến khích cho bốn lĩnh vực của công ty: khách hàng, học tập và phát triển, tài chính và quy trình kinh doanh nội bộ.
Bắt đầu cộng tác trong Bảng trắng ClickUp, sau đó xử lý danh sách việc cần làm của bạn bằng chế độ xem Lịch hoặc Danh sách.
3. Mẫu quản lý nhiệm vụ ClickUp
Một trong những công cụ quản lý hiệu suất tốt nhất mà bạn có thể sử dụng là học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên. Với Mẫu quản lý nhiệm vụ từ ClickUp, bất kỳ thành viên nào trong nhóm cũng có thể dễ dàng xem nhiệm vụ nào là khẩn cấp, ưu tiên cao hoặc ưu tiên thấp.
Bạn có thể mã hóa màu sắc cho mẫu, thêm công việc con và chỉ định ngày đáo hạn để giúp đồng nghiệp thành thạo việc quản lý công việc.
4. Mẫu lịch quản lý thời gian ClickUp
Bạn gặp khó khăn trong việc cân bằng cuộc sống cá nhân và phát triển sự nghiệp? Mẫu Lịch quản lý thời gian của ClickUp cho phép bạn quản lý danh sách công việc hàng tuần bằng cách phân loại các hoạt động theo công việc, cá nhân, du lịch hoặc các danh mục khác.
Sử dụng hệ thống mã màu để chỉ định mức độ ưu tiên cho từng công việc, đặt ngày bắt đầu và ngày đáo hạn, đồng thời thêm nhận xét để giúp bạn duy trì một tuần làm việc hiệu quả. Tất cả những điều này sẽ giúp bạn có tinh thần và năng lượng tốt hơn mà không cần phải mất tập trung hoặc học một loạt kỹ năng mới.
5. Mẫu báo cáo hiệu suất ClickUp
Đang đo lường hiệu quả của một dự án hiện tại? Đang phát triển kế hoạch cải thiện hiệu suất để tăng cường sự tham gia của nhân viên? Mẫu Báo cáo Hiệu suất chi tiết từ ClickUp cung cấp biểu đồ, tính toán tích hợp và nhiều phần để đo lường hiệu suất.
Tận dụng phần "Điểm chỉ mục" để ghi chú những mục đang tiến triển tốt, khẩn cấp, chậm tiến độ hoặc bị tạm dừng hoàn toàn để giúp thúc đẩy tiến độ dự án và hiệu suất công việc của nhóm.
Cải thiện hiệu suất công việc với ClickUp
Để cải thiện hiệu suất làm việc, hãy sử dụng các mẹo trên, như cài đặt mục tiêu SMART, xác định trước các ưu tiên, ăn mừng mỗi cột mốc và phân chia thời gian trong lịch của bạn. Việc này có thể giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong tuần làm việc đồng thời duy trì năng lượng tinh thần. 🙌
May mắn thay, ClickUp có tất cả các công cụ bạn cần để cải thiện hiệu suất công việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ và giúp bạn chia nhỏ các dự án thành các khối lượng công việc có thể hoàn thành. Để truy cập các mẫu hiệu suất, tận dụng hàng nghìn tích hợp và sử dụng các chế độ xem có thể tùy chỉnh để quản lý lịch của bạn, hãy tham gia ClickUp ngay hôm nay.