Hoặc bạn kiểm soát ngày, hoặc ngày kiểm soát bạn.
Hoặc bạn kiểm soát ngày, hoặc ngày kiểm soát bạn.
Bạn có bao giờ cảm thấy danh sách công việc cần làm của mình ngày càng dài ra, bất kể bạn đã hoàn thành bao nhiêu việc? Có những ngày, bạn dễ dàng hoàn thành các công việc quan trọng. Nhưng cũng có những ngày, bạn bị kẹt, kiệt sức và tự hỏi thời gian đã trôi đi đâu mất.
Biết cách có một ngày làm việc hiệu quả không phải là làm nhiều hơn, mà là làm những việc quan trọng. Một vài thay đổi thông minh trong lịch trình hàng ngày, quản lý thời gian và giờ làm việc có thể giúp tăng mức năng lượng, giảm căng thẳng và giúp bạn tập trung vào những việc thực sự quan trọng.
Hướng dẫn này loại bỏ những thông tin không cần thiết và cung cấp cho bạn những chiến lược hiệu quả. Hãy bắt tay vào công việc và nâng cao năng suất của bạn!
⏰ Tóm tắt 60 giây
Bạn cảm thấy quá tải với công việc và khó khăn trong việc tuân thủ lịch trình hàng ngày? Dưới đây là cách để có một ngày làm việc hiệu quả và hoàn thành nhiều việc hơn mà không bị kiệt sức:
- Bắt đầu với một thói quen buổi sáng có cấu trúc để nạp năng lượng và tạo ra nhịp điệu cho cả ngày
- Sử dụng phân chia thời gian, sắp xếp thứ tự ưu tiên và các chiến lược làm việc chuyên sâu để bảo vệ sự tập trung và giải quyết các công việc quan trọng
- Giảm thiểu sự phân tâm, tránh thói quen xấu và nghỉ ngơi thường xuyên để duy trì năng suất cao
- Thư giãn với những thói quen buổi tối có chủ đích để giảm căng thẳng và chuẩn bị cho một ngày mai suôn sẻ hơn
- Tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn với các công cụ quản lý nhiệm vụ, theo dõi thời gian và đặt mục tiêu của ClickUp để luôn có tổ chức và hiệu quả
Tại sao năng suất lại quan trọng?
Năng suất không chỉ là hoàn thành công việc hay làm việc 16 giờ mỗi ngày. Để tạo ra tác động theo cách lành mạnh và có ý nghĩa, hãy ưu tiên những công việc khẩn cấp mang lại kết quả. Cho dù bạn đang cân bằng công việc, học tập hay các dự án cá nhân, tối ưu hóa thời gian sẽ giúp bạn kiểm soát và hướng tới thành công lâu dài.
Năng suất ảnh hưởng đến cuộc sống của bạn như thế nào?
Câu trả lời có vẻ hiển nhiên, nhưng hãy phân tích kỹ xem làm thế nào để trở nên hiệu quả
- Phát triển sự nghiệp: Những người có thành tích cao không chỉ làm việc chăm chỉ hơn, họ còn làm việc thông minh hơn. Nhà tuyển dụng đánh giá cao những người luôn quản lý công việc hiệu quả, sắp xếp công việc quan trọng theo thứ tự ưu tiên và hoàn thành công việc đúng hạn. Năng suất cao hơn có thể dẫn đến thăng tiến, cơ hội lãnh đạo và sự ổn định trong sự nghiệp
- Sự hài lòng cá nhân: Tiến độ thúc đẩy động lực. Hoàn thành công việc hàng ngày một cách hiệu quả giúp giảm căng thẳng, tăng sự tự tin và mang lại cho bạn cảm giác thành công. Bạn đang tiến lên phía trước với mỗi giờ làm việc hiệu quả
Phần thưởng: 50 câu trích dẫn truyền cảm hứng về năng suất để tiếp thêm năng lượng cho ngày mới của bạn
- Quản lý thời gian: Năng suất là tận dụng tối đa thời gian bạn có. Lịch trình hàng ngày được sắp xếp hợp lý cho phép bạn tập trung vào công việc, nghỉ ngơi đều đặn, nghỉ ngơi và thậm chí có thời gian để cải thiện bản thân
- Ít căng thẳng, cân bằng hơn: Bạn cảm thấy quá tải? Một cách tiếp cận hiệu quả sẽ giúp bạn chia nhỏ các công việc lớn, sắp xếp thứ tự ưu tiên và tránh tình trạng kiệt sức. Sắp xếp ngày của bạn một cách khôn ngoan đồng nghĩa với việc kiểm soát tốt hơn, ít áp lực hơn và đầu óc minh mẫn hơn
- Năng lượng và sự tập trung: Khi bạn có thể áp dụng năng suất thông minh vào cuộc sống, bạn sẽ thấy mình duy trì mức năng lượng cao và sự tập trung sâu sắc một cách ổn định và trong thời gian dài. Các phương pháp như Kỹ thuật Pomodoro và lập kế hoạch chiến lược dựa trên công việc có thể giúp bạn duy trì sự tập trung mà không bị mệt mỏi về tinh thần
Khi bạn tối ưu hóa ngày của mình, bạn không chỉ duy trì năng suất mà còn mở ra cơ hội, cải thiện sức khỏe và tạo không gian cho những điều thực sự quan trọng.
Đọc thêm: Cách làm việc nhanh hơn và hoàn thành công việc với ClickUp
Thói quen buổi sáng để bắt đầu một ngày làm việc hiệu quả
Một thói quen buổi sáng có cấu trúc và các nghi thức buổi sáng lành mạnh sẽ đặt nền tảng cho một ngày làm việc hiệu quả. Khi bạn bắt đầu ngày mới với các ưu tiên rõ ràng và thói quen lành mạnh, bạn sẽ tăng mức năng lượng, cải thiện sự tập trung và đạt được tiến độ ổn định trong các công việc quan trọng.
Lên kế hoạch cho ngày hôm sau vào buổi tối hôm trước
Một buổi sáng hiệu quả bắt đầu từ rất lâu trước khi bạn thức dậy. Một chút kế hoạch vào buổi tối hôm trước có thể giúp bạn tránh được sự mệt mỏi khi phải ra quyết định và giúp buổi sáng trôi qua suôn sẻ hơn.
- Tạo danh sách công việc cần làm để phác thảo các công việc hàng ngày và xếp chúng theo mức độ ưu tiên
- Sử dụng Danh sách việc cần làm của ClickUp để sắp xếp công việc, đặt thời hạn và theo dõi tiến độ tại một nơi duy nhất
- Chuẩn bị trước bằng cách sắp xếp quần áo, đóng gói túi xách và chuẩn bị bữa ăn để tránh lãng phí thời gian vào buổi sáng
Khi bạn thức dậy và biết chính xác những việc cần làm, bạn sẽ ít bị mất tập trung hoặc bị phân tâm hơn.
Bắt đầu với những thói quen mang lại năng lượng
Cách bạn bắt đầu buổi sáng ảnh hưởng đến mức năng suất trong cả ngày. Một vài thói quen có chủ ý có thể cải thiện sức khỏe tinh thần, tăng cường sự tập trung và kiểm soát mức độ căng thẳng.
- Vận động cơ thể bằng một buổi tập thể dục nhanh hoặc một phiên kéo giãn cơ để cải thiện lưu thông máu, tăng mức năng lượng và nâng cao chức năng nhận thức
- Thực hành chánh niệm thông qua thiền định hoặc viết nhật ký để giúp tinh thần minh mẫn và cài đặt mục tiêu
- Bắt đầu ngày mới với bữa sáng lành mạnh để duy trì sự tập trung và tránh tình trạng mệt mỏi đột ngột
- Giới hạn thời gian sử dụng thiết bị điện tử bằng cách tránh sử dụng tài khoản mạng xã hội hoặc email ngay khi thức dậy để tránh những phiền nhiễu không cần thiết
Thói quen buổi sáng nhất quán sẽ rèn luyện não bộ của bạn để chuyển sang công việc chuyên sâu một cách suôn sẻ thay vì cảm thấy vội vàng hoặc phân tán.
👀 Bạn có biết? Chỉ 30 phút tập thể dục nhẹ nhàng vào buổi sáng có thể giúp cải thiện khả năng ra quyết định trong suốt cả ngày 🚀🧠
Bạn muốn tạo thói quen buổi sáng hoàn hảo? Hãy hỏi ClickUp Brain!
Giải quyết công việc ưu tiên trước
Buổi sáng là thời điểm bạn tập trung và năng lượng ở mức cao nhất. Hãy sử dụng thời gian này để làm những công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ.
- Sử dụng Ma trận Eisenhower để xác định công việc quan trọng so với công việc khẩn cấp nhưng ít tác động
- Bắt đầu với công việc khó nhất để tạo động lực cho phần còn lại của ngày
- Hãy thử phân chia thời gian để dành những khoảng thời gian cụ thể cho các công việc có giá trị cao và tránh những yếu tố gây xao lãng
Một thói quen buổi sáng được lên kế hoạch tốt sẽ đảm bảo bạn tối đa hóa năng suất mà không cảm thấy quá tải, tạo tiền đề cho một ngày làm việc hiệu quả hơn.
Đọc thêm: Làm thế nào để cải thiện năng suất của nhóm?
Chiến lược duy trì sự tập trung
Các yếu tố gây xao lãng có mặt khắp nơi, khiến bạn khó tập trung vào các công việc quan trọng. Cho dù đó là mạng xã hội, email hay đa nhiệm, việc thiếu tập trung có thể làm hỏng một ngày làm việc hiệu quả. Cấu trúc quy trình làm việc và sử dụng các công cụ phù hợp có thể giúp tăng cường sự tập trung và cải thiện năng suất.
Chia thời gian thành các khối để duy trì sự tập trung
Chia thời gian làm việc thành các khoảng thời gian dành riêng, còn được gọi là phân chia thời gian, giúp giảm thiểu sự phân tâm và nâng cao hiệu quả. Thay vì chuyển từ công việc này sang công việc khác, bạn phân bổ các kỳ thời gian cụ thể để tập trung sâu vào một việc tại một thời điểm.
- Giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc quan trọng mà không bị quá tải
- Ngăn chặn việc chuyển đổi công việc, giúp giảm mệt mỏi tinh thần và cải thiện sự tập trung
- Đảm bảo sự cân bằng bằng cách tích hợp các khoảng nghỉ đều đặn vào lịch trình hàng ngày của bạn
Sử dụng Mẫu phân chia thời gian hàng ngày của ClickUp để cấu trúc quy trình làm việc của bạn một cách hiệu quả.
Mẫu này cho phép bạn:
- Lập kế hoạch lịch trình hàng ngày với các khoảng thời gian rõ ràng
- Theo dõi tiến độ công việc và điều chỉnh khi cần thiết
- Giữ trách nhiệm với các tính năng nhắc nhở và thời hạn tích hợp sẵn
Phần thưởng: 12 mẫu năng suất miễn phí trong Excel & ClickUp
Giảm thiểu các yếu tố gây xao nhãng
Các yếu tố gây xao lãng từ môi trường và kỹ thuật số khiến bạn dễ mất tập trung. Một vài điều chỉnh nhỏ có thể giúp tạo ra không gian làm việc không có yếu tố gây xao lãng.
- Tắt thông báo từ tài khoản mạng xã hội và ứng dụng nhắn tin
- Thiết lập một không gian làm việc riêng biệt, giới hạn tiếng ồn và sự gián đoạn
- Sử dụng Nhiệm vụ ClickUp để sắp xếp mọi thứ theo danh sách, ngày đáo hạn và ưu tiên tùy chỉnh.
- Với Tích hợp ClickUp, bạn có thể kết nối các công cụ như Slack, Lịch Google và các ứng dụng theo dõi thời gian để quản lý mọi thứ mà không cần chuyển đổi tab liên tục
Một không gian làm việc gọn gàng, ngăn nắp — cả về mặt kỹ thuật số và vật lý — giúp bạn dễ dàng tập trung hơn.
Dành thời gian nghỉ ngơi để lấy lại sự tập trung
Làm việc liên tục không nghỉ ngơi sẽ dẫn đến mệt mỏi về tinh thần và giảm hiệu suất. Kết hợp các khoảng nghỉ ngơi thường xuyên sẽ giúp duy trì mức năng lượng cao trong suốt cả ngày.
- Sử dụng Kỹ thuật Pomodoro, trong đó bạn làm việc tập trung trong các khoảng thời gian 25 phút, sau đó nghỉ ngơi ngắn. Sử dụng ClickUp hoặc ứng dụng Pomodoro để bắt đầu!
- Hãy rời xa màn hình để làm mới tâm trí và ngăn ngừa tình trạng kiệt sức
- Lên lịch các khoảng nghỉ có ý thức để lấy lại sự tập trung và động lực
- Chế độ xem Lịch của ClickUp cung cấp bản phân tích trực quan về lịch trình hàng ngày của bạn, cho phép bạn sắp xếp các giờ nghỉ ngơi thường xuyên mà không làm gián đoạn năng suất
- Nếu bạn muốn theo dõi thời gian bạn dành cho mỗi công việc, hãy sử dụng ClickUp Time Tracking. Điều này đảm bảo thời gian nghỉ ngơi của bạn được cân bằng và không kéo dài quá lâu
Các công cụ Quản lý thời gian giúp theo dõi thời gian bạn dành cho mỗi công việc, đảm bảo thời gian nghỉ ngơi của bạn được sắp xếp hợp lý và hiệu quả.
Đọc thêm: 15 ứng dụng hẹn giờ Pomodoro tốt nhất để tập trung
Sử dụng tính năng theo dõi mục tiêu để tạo động lực
Dễ dàng tập trung hơn khi bạn có mục tiêu rõ ràng. Theo dõi tiến độ giúp bạn có trách nhiệm và tránh công việc vô định.
- Chia nhỏ các công việc lớn thành các bước nhỏ hơn, dễ quản lý hơn
- Đặt các cột mốc có thể đạt được để đo lường tiến độ
Sử dụng Mẫu năng suất cá nhân ClickUp để điều chỉnh các công việc hàng ngày phù hợp với mục tiêu dài hạn.
Mẫu này giúp bạn:
- Duy trì sự rõ ràng về mục tiêu với một kế hoạch có cấu trúc
- Đo lường tiến độ với các cập nhật thời gian thực
- Giữ động lực bằng cách hình dung các công việc đã hoàn thành
Đọc thêm: Làm thế nào để đặt mục tiêu hàng ngày cho năng suất cá nhân?
Tối ưu hóa quy trình làm việc với chế độ xem tùy chỉnh
Việc chuyển đổi giữa các công việc khác nhau có thể gây hỗn loạn nếu không có một hệ thống tổ chức. Chế độ xem tùy chỉnh giúp hợp lý hóa công việc và giữ mọi thứ trong tầm tay.
- Sử dụng Chế độ xem ClickUp có thể tùy chỉnh hoàn toàn. Chuyển đổi giữa bố cục danh sách, bảng và lịch dựa trên sở thích công việc của bạn
- Theo dõi tiến độ hàng tuần với Mẫu tiến độ hàng tuần của ClickUp
Hợp tác mượt mà để giảm thiểu sự phân tâm
Giao tiếp không hiệu quả có thể làm mất tập trung và cản trở tiến độ. Thay vì phải xử lý hàng loạt email, tin nhắn rải rác và nhiều ứng dụng, hãy giữ mọi thứ ở một nơi với các công cụ cộng tác của ClickUp.
- Sử dụng ClickUp Chat để hợp lý hóa các cuộc hội thoại, giảm thiểu nhu cầu gửi email và tổ chức cuộc họp quá nhiều
- Cộng tác trong thời gian thực với ClickUp Docs, nơi các nhóm có thể cùng chỉnh sửa, để lại nhận xét và theo dõi lịch sử phiên bản
- Hình dung ý tưởng và quy trình làm việc bằng Bảng trắng ClickUp, cung cấp không gian linh hoạt để brainstorming và lập kế hoạch
Với mọi thứ được tập trung, bạn sẽ dành ít thời gian hơn để tìm kiếm thông tin và có nhiều thời gian hơn cho các công việc quan trọng.
📮 ClickUp Insight: 92% nhân viên tri thức có nguy cơ mất các quyết định quan trọng bị phân tán trong các cuộc trò chuyện, email và bảng tính. Nếu không có hệ thống thống nhất để ghi lại và theo dõi các quyết định, những thông tin kinh doanh quan trọng sẽ bị mất trong mớ hỗn độn kỹ thuật số
Với tính năng Quản lý nhiệm vụ của ClickUp, bạn không bao giờ phải lo lắng về điều này. Tạo nhiệm vụ từ trò chuyện, bình luận nhiệm vụ, tài liệu và email chỉ với một cú nhấp chuột!
Tăng năng suất với hiệu quả nhờ AI
Trí tuệ nhân tạo đang thay đổi cách mọi người làm việc. Thay vì phân loại công việc thủ công hoặc vật lộn với việc tạo/lập nội dung, hãy sử dụng các công cụ AI để cung cấp các đề xuất thông minh và tự động hóa.
- Tính năng sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc của AI giúp xác định công việc cần tập trung trước tiên dựa trên thời hạn và khối lượng công việc
- Các đề xuất quy trình công việc tự động hóa giúp loại bỏ công việc thủ công lặp đi lặp lại, giúp bạn có một ngày làm việc hiệu quả hơn
- Tạo nội dung bằng AI giúp hợp lý hóa việc ghi chú, tóm tắt cuộc họp và các phiên brainstorming
Ví dụ, ClickUp Brain có thể đảm nhận một số nhiệm vụ quản lý dự án giúp tăng năng suất của bạn.
Khi bạn có một cấu trúc phù hợp, việc duy trì sự tập trung trở nên dễ dàng. Sự kết hợp giữa các chiến lược quản lý thời gian và các công cụ năng suất đảm bảo giờ làm việc của bạn được sử dụng hiệu quả, dẫn đến một ngày làm việc hiệu quả hơn.
Đọc thêm: 25 công cụ và ứng dụng phần mềm năng suất tốt nhất
Thói quen buổi tối cho việc suy ngẫm và chuẩn bị
Thói quen buổi tối của bạn không chỉ là thời gian thư giãn — đó là bí quyết để làm việc thông minh hơn, không phải làm việc chăm chỉ hơn. Những chuyên gia giỏi nhất không chỉ thức dậy và sẵn sàng làm việc; họ đã chuẩn bị cho thành công của mình vào buổi tối hôm trước.
Hãy để bộ não của bạn đóng các vòng lặp mở
👀 Bạn có biết? Não bộ của bạn ghét những việc kinh doanh dang dở vì Hiệu ứng Zeigarnik. Nó cố định vào những công việc chưa hoàn thành, khiến chúng bị mắc kẹt trong tâm trí bạn (và đôi khi, ám ảnh giấc mơ của bạn!)
Các công việc chưa hoàn thành và những suy nghĩ vương vấn khiến tâm trí bạn quay cuồng vào ban đêm. Nếu không giải quyết dứt điểm, bạn sẽ mang theo sự lộn xộn trong đầu sang ngày hôm sau, khiến bạn khó tập trung và tiến lên phía trước.
- Trút bỏ mọi suy nghĩ trước khi đi ngủ: Thay vì lặp lại danh sách việc cần làm trong đầu, hãy viết ra bất cứ điều gì chưa hoàn thành, làm bạn phân tâm hoặc đè nặng trong tâm trí
- Phân loại, không giải quyết: Đừng cố hoàn thành công việc vào ban đêm. Chỉ cần phân loại chúng thành các loại: khẩn cấp, quan trọng hoặc ý tưởng để làm sau
- Quyết định điểm khởi đầu: Chọn công việc quan trọng đầu tiên cho ngày mai sẽ giúp bạn có động lực trước khi ngày mới bắt đầu
Bằng cách hoàn thành công việc, bạn sẽ thức dậy với tâm trí minh mẫn thay vì căng thẳng, sẵn sàng giải quyết những công việc lớn mà không do dự.
Đừng chỉ dựa vào ý chí — hãy thiết lập thành công tự động
Dựa vào động lực buổi sáng là một cái bẫy. Ngay cả những người năng suất nhất cũng không dựa vào kỷ luật — họ loại bỏ những trở ngại để có thể đưa ra quyết định tốt một cách dễ dàng.
- Chuẩn bị trước thói quen buổi sáng: Chuẩn bị quần áo, chuẩn bị bữa ăn và đặt mọi thứ bạn cần (túi tập thể dục, máy tính xách tay, sổ ghi chép) ở nơi bạn có thể nhìn thấy rõ
- Sử dụng kích hoạt quyết định: Kết hợp công việc với thói quen hiện có (ví dụ: "sau khi đánh răng, tôi sẽ xem lại danh sách công việc cần làm") để tạo thói quen tự động
- Giảm các quyết định có giá trị thấp: Bạn càng ít lựa chọn vào buổi sáng, bạn càng tiết kiệm được nhiều năng lượng cho công việc thực sự quan trọng
Những buổi sáng tuyệt vời không bắt đầu vào buổi sáng; chúng bắt đầu từ đêm hôm trước.
Đọc thêm: Áp dụng Nguyên tắc 80/20 Pareto để nâng cao kỹ năng ra quyết định
Ngắt kết nối như một vận động viên đang trong giai đoạn phục hồi
Những người có hiệu suất cao không ép mình làm việc đến kiệt sức — họ tối ưu hóa quá trình phục hồi sức khỏe một cách nghiêm túc như công việc của họ. Thói quen buổi tối của bạn nên giúp bạn tập trung trở lại, chứ không phải làm bạn mệt mỏi hơn.
- Tắt tâm trí: Ngừng kiểm tra tài khoản mạng xã hội, email hoặc bất cứ thứ gì khiến bạn quay trở lại chế độ làm việc
- Tạo kích hoạt tắt máy: Một nghi thức ngắn, thư giãn (đọc sách, vươn vai, viết nhật ký) báo hiệu cho não bộ rằng đã đến giờ nghỉ ngơi
- Điều chỉnh khung giờ ngủ: Giấc ngủ sâu không chỉ phụ thuộc vào số giờ ngủ—mà còn phụ thuộc vào sự đều đặn. Đi ngủ vào cùng một giờ mỗi ngày giúp cải thiện sức khỏe tinh thần và khả năng nhận thức
Những chuyên gia hàng đầu đều biết rằng nghỉ ngơi là một phần của công việc.
👀 Bạn có biết? Năm 1964, một học sinh trung học tên Randy Gardner đã thức trắng 264 giờ (11 ngày) để tham gia một thí nghiệm khoa học. Khi cuối cùng anh ấy ngủ, anh ấy đã trải qua những ảo giác nghiêm trọng và mất trí nhớ, chứng minh rằng bỏ qua giấc ngủ có thể thực sự phá hủy não bộ của bạn 😴🧠
Đầu tư vào tương lai của chính bạn
Buổi tối không chỉ là thời gian nghỉ ngơi, mà còn là cơ hội để chuẩn bị cho một ngày thành công vào ngày mai với ít công việc hơn. Một thói quen buổi tối được thiết kế tốt sẽ giúp buổi sáng trôi qua dễ dàng, tăng cường sự tập trung và tạo động lực cho một ngày làm việc hiệu quả hơn.
Đọc thêm: Cách cải thiện năng suất tại nơi làm việc với AI
Làm chủ ngày của bạn, làm chủ thành công của bạn
Những thay đổi nhỏ, có chủ đích trong thói quen hàng ngày có thể biến đổi cách bạn quản lý công việc, sắp xếp giờ làm việc và duy trì sự tập trung mà không bị kiệt sức. Một ngày làm việc hiệu quả bắt đầu khi bạn đặt ra những ưu tiên rõ ràng và có phương pháp làm việc có tổ chức.
Dành thời gian cho các công việc quan trọng và giải quyết từng công việc một để duy trì hiệu quả. Loại bỏ các thói quen xấu làm tiêu hao năng lượng và duy trì một hệ thống giúp tăng năng suất thay vì làm bạn quá tải.
Thời gian là tài sản quý giá nhất của bạn, vì vậy hãy tận dụng từng ngày làm việc hiệu quả bằng cách giảm mức độ căng thẳng và làm việc thông minh hơn. Đăng ký ClickUp và bắt đầu tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn!