Một phương pháp quản lý thời gian đơn giản có thể tạo ra sự khác biệt trong một vai trò áp lực cao?
Khi bạn trực tiếp chịu trách nhiệm thúc đẩy doanh thu cho một công ty lớn, áp lực có thể đè nặng lên bạn. Trong vai trò cấp cao như tôi, luôn có những ưu tiên cạnh tranh nhau cần quản lý và danh sách công việc dài dằng dặc cần hoàn thành.
Thêm vào đó là những gián đoạn liên tục làm phiền một ngày làm việc bình thường — cuộc họp, thông báo, những phiền nhiễu khi làm việc tại nhà khi bạn có một đàn mèo và một con chó tranh giành sự chú ý của bạn, v.v. — và bạn sẽ có một núi công việc chưa hoàn thành khiến bạn cảm thấy hoàn toàn choáng ngợp.
Tôi biết rằng phân chia thời gian theo khối đã hiệu quả với tôi trong quá khứ, nhưng có điều gì đó không ổn. Đó là khi tôi quyết định thử Kỹ thuật Pomodoro.
Ý tưởng của tôi là sử dụng nó như một trò chơi quản lý thời gian để làm cho công việc trở nên thú vị và bớt nặng nề hơn. Và quả thật, nó đã giúp ích rất nhiều!
Danh sách công việc cần làm không còn dài dằng dặc nữa, và tôi có thể dành thời gian quý báu cho gia đình (cả người lẫn thú cưng) mà không ảnh hưởng đến chất lượng công việc và không cảm thấy tội lỗi vì giảm năng suất.
Bây giờ, tôi muốn chia sẻ kỹ thuật hiệu quả này với bạn để bạn cũng có thể đạt được kết quả tương tự.
Phương pháp Pomodoro là gì?
Kỹ thuật Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian chia công việc thành các phiên tập trung 25 phút gọi là "pomodoros".
Các phiên làm việc này được phân tách bằng những khoảng nghỉ ngắn, thường là 5 phút. Sau bốn pomodoro, bạn nên nghỉ dài hơn, khoảng 15–30 phút.
Kỹ thuật Pomodoro giải quyết các vấn đề thường gặp làm giảm năng suất như trì hoãn và thiếu tập trung bằng cách sắp xếp thời gian, giảm thiểu các yếu tố gây xao lãng và liên tục nhắc nhở bạn về cách sử dụng thời gian.
Kỹ thuật này dựa trên bốn nguyên tắc cơ bản:
- Tập trung vào các công việc ngắn vì não bộ con người hoạt động tối ưu trong các hoạt động ngắn và tập trung
- Loại bỏ các yếu tố gây xao lãng như email, thông báo hoặc gián đoạn bất kỳ loại nào để tránh làm gián đoạn luồng tập trung trong những khoảng thời gian ngắn
- Dành thời gian nghỉ ngơi để duy trì sự linh hoạt của trí óc và quay lại với Pomodoro tiếp theo với sự tập trung mới mẻ
- Làm việc theo chu kỳ lặp đi lặp lại để tạo nhịp điệu thúc đẩy năng suất bền vững đồng thời đáp ứng nhu cầu thích ứng và điều chỉnh
Những nguyên tắc này được thể hiện trong các thành phần cốt lõi của kỹ thuật, mà chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết hơn trong phần sau của bài viết này.
Lịch sử của Kỹ thuật Pomodoro
Kỹ thuật Pomodoro ra đời vào cuối những năm 1980. Đây là một phương pháp quản lý thời gian được phát triển bởi một sinh viên đại học tên là Francesco Cirillo, người đã gặp khó khăn trong việc duy trì sự tập trung khi học tập.
Để tìm cách chống lại thói trì hoãn, anh ấy đã thử sử dụng một chiếc đồng hồ bếp hình quả cà chua (Pomodoro là từ tiếng Ý nghĩa là cà chua) để chia công việc thành các khoảng thời gian 25 phút dễ quản lý.
Thành công mà anh ấy đạt được nhờ chiến lược quản lý thời gian đơn giản này đã thúc đẩy anh ấy phát triển Kỹ thuật Pomodoro, mà sau đó anh ấy đã phổ biến rộng rãi qua cuốn sách cùng tên.
Anh ấy nói:
Pomodoro không thể bị gián đoạn: Nó đánh dấu 25 phút làm việc liên tục. Pomodoro không thể chia nhỏ: Không có khái niệm nửa Pomodoro.
Pomodoro không thể bị gián đoạn: Nó đánh dấu 25 phút làm việc liên tục. Pomodoro không thể chia nhỏ: Không có khái niệm nửa Pomodoro.
Nhiều nghiên cứu đã chứng minh hiệu quả của kỹ thuật này:
- Một nghiên cứu được thực hiện trong đại dịch COVID-19 đã chứng minh rằng áp dụng Kỹ thuật Pomodoro có thể giúp vượt qua những thách thức liên quan đến động lực bản thân. Nghiên cứu cũng khuyến nghị sử dụng thời gian nghỉ ngơi một cách hợp lý. Các khuyến nghị khuyến khích hoạt động thể chất trong thời gian nghỉ ngơi thay vì kích thích tinh thần thêm bằng các hoạt động như trò chuyện với mọi người, đọc tin tức và trả lời email. Tập thể dục, uống cà phê và nghe nhạc là những cách lý tưởng để dành thời gian nghỉ ngơi
- Một nghiên cứu gần đây đã điều tra xem Kỹ thuật Pomodoro có giúp học sinh học tốt hơn không. Các nhà nghiên cứu đã so sánh một nhóm học sinh học bằng Pomodoro (thử nghiệm) với một nhóm không học (đối chứng). Các nhà nghiên cứu đã sử dụng một bài kiểm tra thống kê (kiểm tra t) để xem liệu có sự khác biệt lớn trong kết quả (điểm số, điểm thi, v.v.) giữa hai nhóm hay không. Kết quả chính là sự khác biệt giữa nhóm Pomodoro và nhóm không Pomodoro là có ý nghĩa thống kê. Nhóm Pomodoro có kết quả học tập tốt hơn vì họ có thể học tập hiệu quả hơn với các phiên tập trung có thời gian giới hạn
Đọc thêm: Kỹ thuật Pomodoro của Francesco Cirillo
Khi tôi bắt đầu thử nghiệm kỹ thuật này, người hướng dẫn của tôi đã giới thiệu cuốn sách của Francesco Cirillo, Kỹ thuật Pomodoro: Hệ thống quản lý thời gian nổi tiếng đã thay đổi cách chúng ta làm việc. Đây là cuốn sách bắt buộc phải đọc cho bất kỳ ai muốn thành thạo kỹ thuật Pomodoro.
Cuốn sách này thảo luận về các nguyên tắc cốt lõi của phương pháp quản lý thời gian và cung cấp hướng dẫn thực hiện thực tế. Cirillo cung cấp những hiểu biết quý giá về cách vượt qua thách thức và tùy chỉnh kỹ thuật để phù hợp với nhu cầu cá nhân.
Kỹ thuật này đã cho tôi những lời khuyên thiết thực để vượt qua những thách thức phổ biến về năng suất và thay đổi phong cách làm việc để đạt hiệu quả tối đa.
Dưới đây là một số hiểu biết yêu thích của tôi từ cuốn sách này:
- Chúng ta đánh giá thấp và đánh giá quá cao công việc: Chúng ta thường khó đánh giá chính xác thời gian cần thiết để hoàn thành công việc. Kỹ thuật Pomodoro giúp chúng ta quản lý thời gian một cách thực tế hơn
- Đa nhiệm là một huyền thoại: Tập trung vào một công việc duy nhất ( monotasking ) trong một kỳ ngắn sẽ hiệu quả hơn là cố gắng làm nhiều việc cùng một lúc
- Sự gián đoạn nội bộ cũng có hại như sự phân tâm bên ngoài:Cuốn sách đề nghị ghi chú những sự phân tâm nội bộ (những suy nghĩ về công việc khác) trong thời gian Pomodoro. Điều này giúp bạn giải quyết chúng sau và tập trung trong suốt kỳ làm việc. Quyết định cách giải quyết chúng trong giờ nghỉ, không phải trong giờ làm việc
Dưới đây là một trích dẫn từ cuốn sách của ông:
Sự xuất hiện của rất nhiều gián đoạn nội bộ là cách tâm trí của chúng ta gửi thông điệp đến chúng ta: Chúng ta không thoải mái với việc đang làm. Điều này có thể là do viễn cảnh thất bại khiến chúng ta lo lắng — điều đó có thể đáng sợ. Hoặc có thể mục tiêu của chúng ta quá phức tạp, hoặc chúng ta cảm thấy thời gian không đủ. Để bảo vệ chúng ta, tâm trí của chúng ta nghĩ ra những hoạt động khác, an tâm hơn. Cuối cùng, chúng ta thích những gián đoạn bất cứ khi nào có thể.
Sự xuất hiện của rất nhiều gián đoạn nội bộ là cách tâm trí của chúng ta gửi thông điệp đến chúng ta: Chúng ta không thoải mái với việc mình đang làm. Điều này có thể là do viễn cảnh thất bại khiến chúng ta lo lắng — điều đó có thể đáng sợ. Hoặc có thể mục tiêu của chúng ta quá phức tạp, hoặc chúng ta cảm thấy thời gian không đủ. Để bảo vệ chúng ta, tâm trí của chúng ta nghĩ ra những hoạt động khác, an tâm hơn. Cuối cùng, chúng ta thích những gián đoạn bất cứ khi nào có thể.
Cuốn sách nhấn mạnh rằng Kỹ thuật Pomodoro không chỉ là sử dụng đồng hồ bấm giờ mà còn là thay đổi mối quan hệ của bạn với thời gian và phát triển thói quen làm việc tập trung, bền vững.
Tôi cũng khuyên bạn nên đọc cuốn sách One Minute Manager của Ken Blanchard và Spencer Johnson để giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn, đạt được kết quả xuất sắc và duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Các thành phần chính của kỹ thuật Pomodoro
Hãy cùng xem xét kỹ hơn bốn thành phần khóa của Kỹ thuật Pomodoro:
1. Một phiên làm việc 25 phút dành riêng cho một công việc duy nhất
Đây là cốt lõi của kỹ thuật này. Trong một Pomodoro, bạn dành toàn bộ sự tập trung cho một công việc duy nhất, không bị phân tâm.
Khoảng thời gian này đủ dài để bạn có thể đạt được tiến độ đáng kể trong công việc mà không gây ra mệt mỏi về tinh thần.
Mẹo nhanh
- Chọn một công việc duy nhất, rõ ràng. Đừng cố nhồi nhét quá nhiều việc vào một Pomodoro
- Hãy giải quyết những công việc quan trọng hoặc khó khăn nhất trước khi bạn cảm thấy còn tươi tỉnh
- Pomodoro cổ điển là 25 phút, nhưng hãy thử nghiệm! Tìm ra khoảng thời gian tập trung phù hợp nhất với bạn
- Tắt thông báo, cất điện thoại đi và tập trung hoàn toàn vào công việc đang làm
- Đừng để bản thân sa vào thói quen làm nhiều việc cùng lúc
- Quy tắc hai phút: Nếu một công việc nhỏ nảy ra trong đầu, hãy ghi lại và lên lịch làm sau, nhưng đừng để bị phân tâm ngay lúc đó
Nếu một công việc không thể hoàn thành trong vòng năm đến bảy Pomodoro, có thể công việc đó quá phức tạp và cần được chia thành các công việc riêng biệt
2. những khoảng nghỉ ngắn 5 phút để thư giãn tâm trí và cơ thể giữa các phiên Pomodoro
Sau mỗi Pomodoro, một khoảng nghỉ ngắn 5 phút sẽ giúp bạn nạp lại năng lượng và tập trung trở lại. Hãy sử dụng khoảng thời gian này để rời khỏi bàn làm việc, vươn vai, uống nước hoặc làm bất cứ điều gì giúp bạn thư giãn.
Những khoảng nghỉ này giúp ngăn ngừa tình trạng kiệt sức và cho phép bạn nạp lại năng lượng cho Pomodoro tiếp theo.
3. Một khoảng nghỉ từ 15–30 phút sau mỗi bốn Pomodoros
Sau khi hoàn thành bốn Pomodoro, hãy nghỉ ngơi lâu hơn (15–30 phút). Bạn có thể đi dạo, ăn trưa hoặc tham gia một hoạt động thư giãn.
Những khoảng nghỉ dài hơn này cung cấp đủ thời gian để bạn rời xa công việc và trở lại với tinh thần sảng khoái.
Mẹo nhanh
- Đi bộ một chút, vươn vai hoặc ăn một bữa nhẹ lành mạnh trong giờ nghỉ
- Hãy ra ngoài hít thở không khí trong lành! Ngay cả vài phút tiếp xúc với ánh nắng mặt trời cũng có thể cải thiện tâm trạng và sự tập trung của bạn cho phiên Pomodoro tiếp theo
- Thưởng cho bản thân sau khi hoàn thành một số Pomodoro đã đặt ra. Sự khích lệ tích cực này giúp duy trì động lực
Theo dõi không chỉ các Pomodoro đã hoàn thành mà còn cả những yếu tố gây xao lãng. Phân tích dữ liệu này để xem điều gì làm bạn xao lãng nhất và tìm cách khắc phục
4. Đồng hồ bấm giờ
Một đồng hồ Pomodoro là công cụ thiết yếu để duy trì các khoảng thời gian và giữ cho kỹ thuật này có cấu trúc chặt chẽ.
Biểu diễn trực quan về thời gian trôi qua cũng giúp tôi duy trì sự tập trung và ngăn chặn việc trì hoãn.
Lợi ích của kỹ thuật Pomodoro
Lợi ích của kỹ thuật Pomodoro là rất đa dạng:
- Tập trung hơn: Bằng cách chia công việc thành các phần nhỏ dễ quản lý, bạn rèn luyện não bộ duy trì sự tập trung trong các kỳ ngắn hơn, dẫn đến mức độ tập trung ổn định hơn trong suốt cả ngày
- Quản lý thời gian tốt hơn: Kỹ thuật Pomodoro thúc đẩy ý thức trách nhiệm với các khoảng thời gian được định sẵn. Bạn sẽ ý thức hơn về cách sử dụng thời gian của mình, từ đó quản lý thời gian tốt hơn và sắp xếp thứ tự ưu tiên
- Giảm mệt mỏi về tinh thần: Những khoảng nghỉ ngắn giúp nạp lại năng lượng, ngăn ngừa mệt mỏi về tinh thần và kiệt sức. Điều này giúp bạn tiếp cận công việc với năng lượng mới
- Tăng năng suất: Các khoảng thời gian làm việc tập trung giúp hoàn thành công việc hiệu quả hơn, và phương pháp có cấu trúc giúp giảm thiểu thời gian lãng phí, cho phép bạn hoàn thành nhiều công việc nhanh hơn
Một nghiên cứu của Đại học Illinois tại Urbana-Champaign cho thấy rằng mọi người làm việc hiệu quả hơn trong các công việc lặp đi lặp lại nếu được nghỉ ngơi ngắn. Các nhà nghiên cứu tin rằng tập trung liên tục vào một việc khiến não ngừng chú ý, do đó, nghỉ ngơi ngắn có thể phá vỡ sự đơn điệu và cho phép não tập trung trở lại.
Một ấn phẩm nghiên cứu khác công nhận Kỹ thuật Pomodoro là một bổ sung đáng hoan nghênh cho bộ công cụ phát triển nhanh do hiệu quả của nó trong việc quản lý thời gian hiệu quả trong các nhóm phát triển phần mềm có nhịp độ nhanh.
Hãy xem cách bạn có thể áp dụng kỹ thuật này để đạt hiệu quả công việc tối đa.
Mẹo áp dụng Kỹ thuật Pomodoro hiệu quả
Dưới đây là một số mẹo thiết thực để tối đa hóa hiệu quả của các phiên Pomodoro:
1. Đặt mục tiêu rõ ràng và chia nhỏ công việc lớn
Trước mỗi Pomodoro, hãy xác định mục tiêu hoặc cột mốc cụ thể mà bạn muốn đạt được trong vòng 25 phút.
Tôi sử dụng Nhiệm vụ ClickUp với mô tả để phác thảo các mục tiêu cụ thể cho mỗi Pomodoro.
Sau đó, tôi chia các công việc lớn thành các bước nhỏ hơn, có thể thực hiện được trong nhiệm vụ. ClickUp cũng cho phép tôi đặt ưu tiên công việc để hoàn thành các công việc khẩn cấp nhất trước.
Phần hay nhất là tôi có thể tùy chỉnh trạng thái và loại công việc dựa trên bản chất của công việc.
2. Loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng để duy trì sự tập trung
Tạo môi trường không có yếu tố gây xao lãng để giảm thiểu sự gián đoạn. Tắt thông báo, đóng các tab không cần thiết và chặn thời gian trên lịch để cho người khác biết bạn đang tập trung làm việc. Sử dụng Danh sách ClickUp để phân loại công việc và sắp xếp không gian làm việc, giảm bớt sự lộn xộn.
Xem tất cả chi tiết công việc của bạn, bao gồm mức độ ưu tiên, ngày đáo hạn, trạng thái tiến độ, người được giao và hơn thế nữa trong một chế độ xem duy nhất và tránh phải chuyển qua lại giữa các cửa sổ công việc để hiểu bối cảnh.
3. Theo dõi tiến độ
Ghi lại số Pomodoro đã hoàn thành và đánh giá mức năng suất của bạn. Xác định các mẫu và điều chỉnh dựa trên hiệu suất của bạn.
Các tính năng theo dõi thời gian của ClickUp sẽ giúp bạn thực hiện bước này. Tính năng này rất hữu ích để xác định thời lượng Pomodoro cho từng loại công việc.
Ví dụ, nếu bạn mới bắt đầu sử dụng kỹ thuật này, bạn có thể theo dõi thời gian của mình cho các công việc khác nhau, như viết báo cáo, hiệu đính tài liệu và ghi chép phản hồi. Điều này sẽ giúp bạn lập kế hoạch Pomodoro chính xác cho các công việc như vậy trong tương lai, vì bạn sẽ biết mỗi công việc cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành.
4. Tùy chỉnh kỹ thuật này theo nhu cầu của bạn
Hãy thử nghiệm với các thời lượng Pomodoro và thời lượng nghỉ khác nhau để tìm ra nhịp điệu tối ưu cho bản thân.
Tôi đã sử dụng Trình tạo khoảng thời gian làm việc Pomodoro của ClickUp để thử nghiệm thời lượng phiên làm việc và thời gian nghỉ của mình. Chức năng được hỗ trợ bởi ClickUp Brain này sử dụng AI để tạo khoảng thời gian làm việc Pomodoro thông qua giao diện trò chuyện. Thú vị phải không?
Tất cả những gì bạn cần làm là cung cấp chi tiết về sở thích công việc, công việc và khoảng thời gian nghỉ ngơi của bạn. Công cụ này sẽ tạo ra một lịch trình Pomodoro cho bạn. Tôi hiểu rằng đây có thể không phải là lịch trình tốt nhất. Nhưng bạn có thể tự do điều chỉnh nó để phù hợp với nhu cầu của mình. Bạn không nghĩ rằng điều này dễ hơn là tạo một lịch trình từ đầu sao?
Với các tính năng quản lý thời gian của ClickUp, bạn sẽ nhanh chóng thành thạo kỹ thuật Pomodoro và hoàn thành danh sách công việc dài mà không tốn nhiều công sức.
Cách sử dụng phổ biến và ví dụ về kỹ thuật Pomodoro
Bạn có biết Cal Newport, tác giả của cuốn sách Deep Work, đề xuất kỹ thuật phân chia thời gian thành các khối tương tự như phương pháp Pomodoro?
Bà trùm truyền thông Ariana Huffington cũng tin tưởng vào việc tập trung làm việc. Bà nổi tiếng là người tắt tất cả các thiết bị trong các kỳ làm việc tập trung để duy trì sự tập trung cao độ vào công việc đang làm.
Giám đốc điều hành của X (trước đây là Twitter) và Tesla, Elon Musk, thú nhận rằng bí quyết để đạt được năng suất cực cao của ông là áp dụng phương pháp Pomodoro với các đợt làm việc hiệu suất cao trong 5 phút ngay sau khi thức dậy vào lúc 7 giờ sáng.
Kỹ thuật Pomodoro rất linh hoạt, có thể áp dụng cho nhiều phong cách làm việc và loại công việc khác nhau. Dưới đây là một số ví dụ khác về cách áp dụng Pomodoro cho các công việc hàng ngày:
1. Công việc sáng tạo
Sử dụng Pomodoros cho các phiên brainstorming, viết bản nháp hoặc chỉnh sửa nội dung sáng tạo. Ví dụ, tôi đặt một bộ đếm thời gian Pomodoro trong 25 phút và dành thời gian đó chỉ để brainstorming ý tưởng cho một bài viết.
Sau một khoảng nghỉ ngắn, tôi đặt một Pomodoro khác để phác thảo cấu trúc bài viết. Các Pomodoro tiếp theo được sử dụng để viết các phần cụ thể, chỉnh sửa và hiệu đính.
2. Công việc hành chính
Xử lý email, cuộc gọi điện thoại hoặc nhập dữ liệu một cách tập trung với những khoảng nghỉ ngắn.
Dưới đây là một ví dụ:
- Trong phiên lập kế hoạch buổi sáng, dành hai Pomodoro (một giờ) cho email
- Thay vì xử lý hộp thư đến theo thứ tự thời gian, hãy nhóm các email tương tự lại với nhau. Dành một Pomodoro để trả lời tất cả email của khách hàng, một Pomodoro khác cho giao tiếp nội bộ và một Pomodoro cho các công việc hành chính
- Tắt thông báo và thông báo cho đồng nghiệp rằng bạn đang tập trung vào email. Trong mỗi Pomodoro, cam kết chỉ xử lý các email trong đợt đó
- Sau mỗi Pomodoro, hãy đánh dấu công việc đã hoàn thành trong danh sách công việc của bạn. Sau khi hoàn thành các Pomodoro, hãy thưởng cho bản thân một khoảng thời gian nghỉ ngơi ngắn để uống cà phê
3. Học tập
Chia nhỏ các phiên học thành các khoảng thời gian tập trung để ghi nhớ thông tin hiệu quả hơn.
Giả sử bạn phải viết một phần của bài nghiên cứu, một công việc thường dẫn đến sự trì hoãn. Các Pomodoro của bạn có thể là:1. Tìm ba nguồn tài liệu học thuật có liên quan2. Đọc và tóm tắt nguồn 13. Đọc và tóm tắt nguồn 24. Viết bản nháp đầu tiên dựa trên các bản tóm tắt của bạn
Bạn có thể thấy rằng việc nghiên cứu nguồn tài liệu hiệu quả nhất trong các khoảng thời gian Pomodoro 45 phút, trong khi viết thì hiệu quả nhất trong các khoảng thời gian 25 phút. Hãy thử nghiệm để tìm ra luồng công việc phù hợp với bạn.
Sử dụng danh sách kiểm tra để theo dõi các Pomodoro đã hoàn thành và những gì bạn đã đạt được trong mỗi Pomodoro. Nhìn thấy tiến độ của bản thân sẽ giúp bạn tạo động lực.
Kết quả: Bài nghiên cứu sẽ không còn quá khó khăn khi bạn kiên trì làm từng chút một. Bạn đã đạt được tiến độ vững chắc mà không bị trì hoãn.
Dưới đây là một số thiết lập phổ biến để sử dụng Kỹ thuật Pomodoro:
- Đồng hồ bấm giờ truyền thống: Một chiếc đồng hồ bấm giờ nhà bếp đơn giản có thể là cách tuyệt vời để theo dõi thời gian còn lại trong một phiên Pomodoro
- Ứng dụng hẹn giờ kỹ thuật số: Nhiều ứng dụng Pomodoro như Forest, Toggl Track và Session cung cấp các tùy chọn hẹn giờ Pomodoro có thể tùy chỉnh, tính năng quản lý công việc và theo dõi tiến độ cho Kỹ thuật Pomodoro
- Kỹ thuật Pomodoro của ClickUp: Công cụ quản lý dự án của ClickUp cung cấp các tính năng theo dõi thời gian tích hợp sẵn, có thể dễ dàng kết hợp với kỹ thuật Pomodoro (Nhiệm vụ ClickUp và Theo dõi thời gian dự án ClickUp). Tính linh hoạt của các tính năng này sẽ giúp bạn đảm bảo nỗ lực nâng cao năng suất trong tương lai.
Thách thức khi áp dụng Kỹ thuật Pomodoro
Mặc dù cực kỳ hiệu quả, Kỹ thuật Pomodoro cũng có một số thách thức:
1. Sự cứng nhắc
Khoảng thời gian làm việc cố định 25 phút và nghỉ 5 phút có thể quá cứng nhắc đối với một số người. Bạn có thể thấy mình đang vào trạng thái luồng công việc thì bị đồng hồ báo thức kéo ra.
Giả sử bạn đang tập trung viết báo cáo trong một phiên Pomodoro. Đồng hồ báo hết giờ, nhưng bạn đang trong trạng thái làm việc hiệu quả. Việc tuân thủ nghiêm ngặt 25 phút dường như không mang lại hiệu quả.
Đây là những việc bạn cần làm:
Hãy linh hoạt một chút. Kéo dài thời gian Pomodoro thêm 5–10 phút để hoàn thành ý tưởng hoặc hoàn thành một phần công việc. Nhưng đừng kéo dài thời gian vô thời hạn. Đặt thời gian kết thúc cố định để tránh kiệt sức và đảm bảo bạn có thời gian nghỉ ngơi
2. Sự gián đoạn
Kỹ thuật này dựa vào khả năng tập trung của bạn trong 25 phút mà không bị gián đoạn. Điều này có thể khá khó khăn trong môi trường văn phòng hoặc khi có trẻ em hay vật nuôi ở nhà.
Cũng có thể một đồng nghiệp ghé qua hỏi bạn một câu ngay khi bạn đang tập trung vào công việc mã hóa trong thời gian Pomodoro. Từ chối nghe có vẻ khó xử, nhưng bạn cần tập trung không bị gián đoạn.
Đây là những việc bạn cần làm:
Hãy chủ động ngăn chặn sự gián đoạn. Thông báo cho đồng nghiệp rằng bạn đang trong kỳ tập trung và yêu cầu họ đánh dấu các vấn đề không khẩn cấp để giải quyết sau. Nếu có ai đó làm gián đoạn, hãy lịch sự giải thích rằng bạn đang trong thời gian Pomodoro và sẽ trả lời họ ngay sau khi hoàn thành.
Ngoài ra, nếu sự gián đoạn chỉ ngắn (như câu hỏi có/không), hãy trả lời nhanh chóng và tiếp tục công việc với sự gián đoạn tối thiểu. Đối với những câu hỏi phức tạp hơn, hãy đề nghị họ quay lại trong giờ nghỉ của bạn hoặc lên lịch thời gian để thảo luận sau.
3. Công việc không đồng đều
Không phải tất cả các công việc đều giống nhau. Một số công việc phức tạp có thể không phù hợp với khoảng thời gian 25 phút, trong khi những công việc khác có thể hoàn thành trước khi hết thời gian.
Thời gian 25 phút của Pomodoro chỉ là gợi ý, không phải quy tắc. Dưới đây là cách điều chỉnh:
- Đối với những công việc nhanh, hãy nhóm một vài công việc tương tự nhau thành một Pomodoro. Điều này giúp giảm thiểu việc chuyển đổi bối cảnh và duy trì tiến độ công việc
- Chia các dự án lớn thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, phù hợp với thời gian Pomodoro. Đối với các công việc phức tạp, bạn có thể sử dụng Pomodoro dài hơn (45 phút) với thời gian nghỉ dài hơn (10 phút) để duy trì sự tập trung
- Xem các công việc khác nhau mất bao lâu. Theo thời gian, bạn sẽ phát triển một hệ thống để phân bổ thời lượng Pomodoro phù hợp cho các loại công việc khác nhau
4. Lập kế hoạch
Kỹ thuật Pomodoro phát huy hiệu quả nhất khi các công việc của bạn được xác định rõ ràng trước. Điều này đòi hỏi sự lên kế hoạch và có thể không phù hợp với tất cả mọi người.
Vậy, bạn có dành nhiều thời gian để lập kế hoạch mỗi ngày không? Hay bạn chỉ lập kế hoạch tối thiểu và mạo hiểm cảm thấy quá tải?
Gợi ý của tôi là:
- Dành 10–15 phút vào đầu ngày làm việc để lập kế hoạch Pomodoro của bạn. Xếp hạng công việc theo mức độ ưu tiên và ước tính số Pomodoro cần thiết cho mỗi công việc
- Cũng giống như Pomodoros, kế hoạch của bạn không cần phải cố định. Hãy điều chỉnh theo nhu cầu trong ngày. Một công việc hoàn thành sớm hơn dự kiến? Hãy sử dụng thời gian còn lại cho công việc khác hoặc nghỉ ngơi lâu hơn
- Vào cuối ngày làm việc, hãy dành vài phút để xem lại các Pomodoro và công việc đã hoàn thành. Ước tính của bạn có chính xác không? Điều này giúp bạn hoàn thiện kế hoạch cho ngày hôm sau
5. Tập trung vào số lượng
Nếu bạn tập trung quá nhiều vào việc hoàn thành một số Pomodoro nhất định trong một ngày, bạn có thể mất đi chất lượng công việc.
Ví dụ, bạn đặt mục tiêu hoàn thành tám Pomodoro mỗi ngày. Bạn hoàn thành các công việc, đánh dấu chúng trong danh sách công việc, nhưng đến cuối ngày, bạn nhận ra rằng mình không đạt được tiến độ đáng kể trong bất kỳ công việc nào.
Dưới đây là cách vượt qua thách thức này và đảm bảo chất lượng công việc trong Pomodoros của bạn:
- Đừng ưu tiên số lượng hơn chất lượng. Mục tiêu là đạt được tiến độ có ý nghĩa trong mỗi Pomodoro, không chỉ hoàn thành một số lượng đã định
- Trong phiên lập kế hoạch, xác định kết quả mong muốn cho mỗi Pomodoro. Xác định tiến độ cụ thể bạn muốn đạt được cho mỗi công việc
- Thay vì chỉ đánh dấu Pomodoro đã hoàn thành, hãy theo dõi tiến độ của từng Pomodoro. Bạn đã hoàn thành một phần báo cáo chưa? Bạn đã giải quyết được một vấn đề cụ thể chưa?
- Nếu bạn thấy mình đang vội vàng hoàn thành một công việc trong thời gian Pomodoro, hãy nhấn nút tạm dừng. Hãy dành một chút thời gian để đánh giá mức độ tập trung của mình và tập trung lại vào chất lượng công việc
- Hãy ghi nhận và tự thưởng cho mình khi hoàn thành công việc chất lượng cao trong một Pomodoro, ngay cả khi phải mất toàn bộ 25 phút. Điều này củng cố tầm quan trọng của chất lượng hơn số lượng
Những thách thức này có thể khiến bạn nản lòng trong việc áp dụng kỹ thuật Pomodoro, nhưng tôi đảm bảo rằng việc sử dụng một công cụ sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn. Trong trường hợp của tôi, ClickUp cung cấp một số tính năng và chức năng để vượt qua những thách thức này và giúp tôi áp dụng thành công kỹ thuật Pomodoro vào yêu cầu của mình. Hãy để tôi cho bạn biết cách bạn cũng có thể tận dụng nó.
Cách áp dụng kỹ thuật Pomodoro trong ClickUp
Tính năng Theo dõi thời gian dự án của ClickUp là một tính năng hữu ích có thể giúp bạn thành công với các phiên Pomodoro. Dưới đây là cách tận dụng tính năng này:
- Trong Không gian Làm việc ClickUp của bạn, tạo một Danh sách có tiêu đề 'Phiên Pomodoro'. Đây sẽ là trung tâm để bạn theo dõi các Pomodoro
- Hãy thử vượt qua thách thức về sự cứng nhắc bằng cách chia nhỏ công việc thành các công việc con dễ quản lý mà tôi đã đề cập trước đó trong bài viết. Khi tạo nhiệm vụ trong Danh sách phiên Pomodoro, hãy ước lượng thời gian cần thiết cho mỗi công việc con. Hãy đặt mục tiêu là 25 phút, nhưng ClickUp cho phép bạn linh hoạt. Nếu một nhiệm vụ có vẻ phức tạp, hãy chia nhỏ thành các công việc con nhỏ hơn, dễ thực hiện hơn và phù hợp với một Pomodoro
- Đồng bộ hóa tất cả các thiết bị của bạn với ClickUp giúp giảm thiểu sự gián đoạn. Bạn cũng có thể tích hợp nền tảng này với ứng dụng theo dõi thời gian hoặc bộ đếm thời gian Pomodoro ưa thích của mình để chuyển sang khu vực không bị gián đoạn mà không phải lo lắng về việc mang theo các thiết bị cụ thể.
Mẹo chuyên nghiệp: Hãy thử tích hợp ClickUp-Pomodone
- Xem các mục nhập thời gian của bạn và lọc chúng theo nhiều cách khác nhau để tạo báo cáo tùy chỉnh. Nhóm các mục nhập thời gian lại với nhau, xem ước lượng và phân đoạn chúng để hiểu rõ hơn về các mẫu tập trung của bạn và điều chỉnh chúng để đạt năng suất tối ưu
- Xem chế độ xem tổng quan về thời gian đang theo dõi và so sánh với thời gian ước lượng. Ghi chú thời gian còn lại cho mỗi Pomodoro để xác định xem bạn có đang đi đúng tiến độ để đạt được mục tiêu mà không ảnh hưởng đến chất lượng
Mặc dù ClickUp không có bộ đếm thời gian Pomodoro riêng, nhưng những phương pháp này cho phép bạn tận dụng ClickUp để quản lý nhiệm vụ và tích hợp Kỹ thuật Pomodoro để tập trung vào các phiên làm việc.
Từ phân tán đến tập trung với Pomodoros (và ClickUp)
Kỹ thuật Pomodoro đã giúp ích rất nhiều cho năng suất làm việc của tôi. Nó đã giúp tôi vượt qua sự trì hoãn, duy trì sự tập trung và đạt được nhiều thành quả hơn trong thời gian ngắn hơn.
Mặc dù có những thách thức, nhưng ClickUp đã giúp tôi vượt qua chúng và dễ dàng tích hợp Kỹ thuật Pomodoro vào quy trình làm việc hiện tại của mình.
Nếu bạn đang tìm cách cải thiện năng suất và hoàn thành danh sách công việc cần làm, hãy thử Kỹ thuật Pomodoro. Với ClickUp làm bạn đồng hành, bạn có thể thay đổi phong cách làm việc và đạt được kết quả đáng kể.
Hãy thử ClickUp ngay hôm nay!