"Sao thời gian trôi nhanh thế?"
Câu nói nổi tiếng của Dr. Seuss đã rõ ràng vào thời điểm đó và giờ đây càng trở nên đúng đắn hơn.
Mạng xã hội muốn nghe ý kiến của bạn.
Một bài viết khác đang chờ bạn trên Internet.
Mỗi tiếng chuông và thông báo từ điện thoại đều đòi hỏi sự chú ý của bạn.
Chẳng bao lâu, hai giờ làm việc liên tục tại văn phòng của bạn sẽ chỉ còn 2 phút.
"Lại nữa sao?" bạn tự nhủ. Nhưng điều đó lại xảy ra. Tất cả con đường đều dẫn đến sự trì hoãn và phân tâm.
Có hy vọng nào cho chúng ta không?
Đã có những kỳ trong cuộc đời tôi, thời gian trôi qua rất nhanh vì tôi quá tập trung hoặc tham gia vào những hoạt động tuyệt vời và hiệu quả. Những ngày khác lại trôi qua hoàn toàn vô nghĩa.
Quản lý thời gian là sử dụng thời gian của chúng ta một cách khôn ngoan để hoàn thành các công việc và hoạt động cần làm.
Và thời gian sẽ trôi qua bất kể chúng ta làm gì với nó. Việc sử dụng thời gian một cách hiệu quả hơn là tùy thuộc vào chúng ta.
Xem thêm các bài viết trên blog của chúng tôi về kỹ thuật quản lý thời gian và mẹo quản lý thời gian.
Những chiến lược quản lý thời gian quan trọng nào chúng ta có thể áp dụng để lấy lại thời gian của mình?
1. Đặt mục tiêu hàng ngày
Nếu bạn không biết mình sẽ làm gì hôm nay, thì làm sao bạn có thể tự trách mình khi không quản lý thời gian tốt? Một phần của vấn đề là kỳ vọng sai lầm. Nếu bạn không đặt ra mục tiêu cho bản thân hoặc thậm chí là danh sách việc cần làm, thì đừng tự trách mình khi bạn không làm được "bất cứ điều gì"
Có ý tưởng mơ hồ về những việc cần hoàn thành thay vì kiểm tra và lập danh sách việc cần làm chỉ là một lỗ đen của sự kém hiệu quả và quản lý thời gian kém.
Tại ClickUp, chúng tôi liệt kê các mục tiêu và nhiệm vụ mà chúng tôi đang thực hiện mỗi ngày như một phần của cuộc họp hàng ngày. Chúng tôi cũng liệt kê những việc đã làm trong ngày hôm trước. Chúng không hoàn toàn khớp nhau mỗi lần (và thành thật mà nói, chúng tôi thường làm nhiều hơn dự định).
2. Làm công việc quan trọng nhất trước
Một cách để kiểm soát thời gian của bạn là cố gắng làm những công việc khó nhất trước. Những người khác đề nghị "ăn con ếch", tức là làm việc bạn không muốn làm trước. Tôi thấy điều đó có giá trị, nhưng làm việc quan trọng nhất trước sẽ giúp bạn rảnh rỗi từ thời điểm đó trở đi.
Thành thật mà nói, tôi hay thay đổi giữa việc làm việc khó nhất trước và việc quan trọng nhất trước. Điều đó tùy thuộc vào lịch trình và tình hình trong ngày của tôi, nhưng đó là một giá trị tốt cần ghi nhớ.
3. Theo dõi thời gian bạn cần để hoàn thành một công việc
Quản lý thời gian tốt là biết một công việc cụ thể sẽ mất bao lâu. Để tối đa hóa thời gian, bạn phải giới hạn những yếu tố gây xao lãng đồng thời theo dõi thời gian bạn cần để hoàn thành một việc. Làm thế nào để cân bằng điều này?
Hai chiến lược để thực hiện điều này:
- Pomodoro: Được đặt tên theo một chiếc đồng hồ hẹn giờ hình quả cà chua, bạn làm việc trong các khoảng thời gian ngắn 25 phút, nghỉ ngơi một chút, rồi tiếp tục làm việc trong 25 phút nữa. Sau một vài lần như vậy, bạn nghỉ ngơi lâu hơn. Sử dụng kỹ thuật Pomodoro là một cách tuyệt vời để duy trì sự tập trung.
- Theo dõi thời gian : Nếu bạn đang sử dụng kỹ thuật Pomodoro, bạn cũng có thể ghi lại thời gian để ghi chú thời gian thực hiện một công việc cụ thể. Sau đó, lần tiếp theo khi bạn cần thực hiện một công việc tương tự, bạn sẽ có ý tưởng rõ hơn về thời gian thực hiện công việc đó.
Hãy xem các mẫu nhật ký thời gian này!
4. Lên lịch thời gian trong ngày cho các công việc của bạn, không chỉ cho các cuộc họp
Một ngày của bạn có thể tràn ngập các cuộc họp, đặc biệt nếu công ty của bạn không đạt năng suất và hiệu quả cao nhất có thể. Rất dễ để đồng ý tham gia các cuộc họp. Điều khó hơn là sắp xếp công việc của bạn xung quanh các cuộc họp đó. Bạn có thể cần phải dành ra một khoảng thời gian và thậm chí từ chối một vài cuộc họp thỉnh thoảng.
Chế độ xem thời gian của ClickUp rất hữu ích cho việc này, vì bạn có thể lên lịch công việc của mình đến từng giờ và không nhất thiết phải hiển thị chúng trên lịch của bạn.
5. Ưu tiên công việc và danh sách việc cần làm
Khi tạo danh sách việc cần làm hoặc kiểm tra việc cần làm tiếp theo trong hệ thống quản lý dự án, điều quan trọng là phải sắp xếp thứ tự ưu tiên. Điều này không chỉ có nghĩa là xác định việc cần làm trước tiên là quan trọng nhất mà còn phải sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc còn lại.
Có cả một hệ thống để quyết định cách sắp xếp thứ tự công việc, nhưng điểm mấu chốt là phân biệt giữa việc quan trọng và việc khẩn cấp. Hai việc này không phải lúc nào cũng giống nhau. Phân biệt được điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.
6. Lập kế hoạch để làm công việc tốt nhất vào thời điểm tốt nhất.
Tôi nghĩ điểm này thường bị bỏ qua. Mỗi người chúng ta có nhịp điệu công việc khác nhau. Một số người là người dậy sớm, một số là người đêm, và buổi chiều là thời gian khó chịu đối với tất cả mọi người (đùa thôi). Dưới đây là một số mẹo giúp bạn thực hiện điều đó: Tuân thủ lịch trình.
Nếu bạn biết nhịp điệu của mình, hãy lên kế hoạch cho những công việc khó nhất vào thời gian cao điểm. Đây có thể là thời điểm để ăn con ếch.
7. Làm việc sâu, không làm việc nửa vời.
Công việc chuyên sâu là dành thời gian trong lịch trình của bạn để tập trung làm việc. Thời gian này không nhất thiết dành cho công việc khẩn cấp nhất của bạn, mà dành cho việc lập kế hoạch chiến lược.
Ví dụ như phát triển một kế hoạch kinh doanh mới hoặc lịch trình tiếp thị hoặc lên kế hoạch cho các tính năng hàng đầu sẽ ra mắt trong quý tới.
Nhà nghiên cứu năng suất James Clear gọi bất kỳ công việc nào bị sa lầy vào tin nhắn văn bản, kiểm tra email và mạng xã hội là "công việc nửa vời". Loại bỏ công việc nửa vời khỏi thói quen hàng ngày sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian về lâu dài vì bạn tập trung vào những công việc cần làm.
8. Sắp xếp không gian làm việc để có những thứ bạn cần
Một bàn làm việc và không gian làm việc gọn gàng sẽ giúp bạn có sẵn các công cụ cần thiết trong tầm tay. Tìm kiếm vật dụng bổ sung, tìm ổ USB hoặc tìm giấy ghi chú là những việc làm phân tán sự tập trung của bạn.
Ngoài ra, việc tổ chức không gian làm việc kỹ thuật số của bạn cũng rất quan trọng. Sử dụng các công cụ quản lý thời gian hiệu quả là một kỹ thuật quản lý thời gian tuyệt vời, vì bạn có thể tự động hóa các nhắc nhở, thông báo và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc của mình.
9. Xem lại hiệu suất của bạn so với các mục tiêu đó
Một ngày đã kết thúc, bạn đã làm việc như thế nào? Nếu bạn đã tạo danh sách việc cần làm, tập trung vào các công việc trước mắt và sử dụng tính năng theo dõi thời gian, bạn sẽ biết mình đã quản lý thời gian hiệu quả như thế nào.
Và bạn biết gì không? Không sao nếu bạn không làm mọi việc một cách hoàn hảo. Theo thời gian, bạn sẽ hình thành những thói quen tốt hơn để học cách làm việc hiệu quả hơn.
10. Xây dựng một nhóm tuyệt vời
Đồng nghiệp có thể là một phước lành – và cũng có thể là một rắc rối.
Nếu bạn thuộc một nhóm yêu cầu bạn có trách nhiệm và muốn bạn làm việc thật xuất sắc, thì bạn sẽ vươn lên được mức đó.
Những đồng nghiệp giỏi có thể giúp bạn tiến bộ lên một tầm cao mới và điều này có thể lan tỏa sang việc cải thiện các chiến lược quản lý thời gian của bạn.
Kết luận
Các chiến lược quản lý thời gian hiệu quả không thể xảy ra một cách ngẫu nhiên.
Chúng đòi hỏi công việc và sự cống hiến. Đó thực sự là một kỹ năng.
Các chiến lược quản lý thời gian giống như một cây. Chúng bắt đầu từ một hạt giống, sau đó nảy mầm và phát triển thành một thói quen và lối sống hoàn chỉnh.
Đó là mục tiêu của bạn. Với suy nghĩ đó, bạn có thể cải thiện năng suất và làm được nhiều việc hơn trong thời gian của mình so với trước đây.
Khi bạn đã hình thành những thói quen này, bạn sẽ đặt ra những mục tiêu dài hạn tốt hơn. Thời gian dành cho những thói quen này sẽ mang lại kết quả xứng đáng.
Bạn sẽ biết thêm về những gì mình có thể đạt được và không còn cảm thấy thất vọng vì những mục tiêu không thực tế. Các chiến lược quản lý thời gian không chỉ tối ưu hóa thời gian của bạn trong ngày hôm nay mà còn cả thời gian trong tương lai.