Sắp xếp bàn làm việc luôn là một việc khó khăn đối với nhiều người trong chúng ta, những người làm việc tại nhà hoặc tại văn phòng.
Ví dụ, khi tôi còn là một nhà báo, tôi chất đống báo cũ, trang in và bản thiết kế bố cục trên bàn làm việc lớn và bàn hội nghị của mình.
Phương pháp ưa thích của tôi là xếp tất cả giấy tờ, tài liệu quảng cáo và ghi chú cũ vào một tủ hồ sơ bên cạnh bàn làm việc, sau đó không nhìn vào nó trong một thời gian dài.
Chúc bạn may mắn tìm thấy danh sách việc cần làm hoặc tìm thấy một tập tin trong tích tắc.
Tin vui là: Có cách tốt hơn để giữ bàn làm việc gọn gàng (cụ thể là 15 cách)!
Dưới đây là 15 mẹo và thủ thuật sắp xếp bàn làm việc để giúp bạn hoàn thành công việc và tìm thấy mọi thứ trong tích tắc.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Bàn làm việc bừa bộn là một vấn đề phổ biến, ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất và sự minh mẫn, cho dù bạn làm việc tại nhà hay tại văn phòng
- Một không gian làm việc được sắp xếp gọn gàng, cả về mặt vật lý lẫn kỹ thuật số, là yếu tố quan trọng để duy trì sự tập trung, giảm căng thẳng và tối đa hóa hiệu quả công việc
- Chỉ để những mục cần thiết trên bàn làm việc và đảm bảo có đủ không gian trống để có thể xem lại tài liệu ngay lập tức và giảm bớt sự lộn xộn
- Sử dụng mã màu cho các tệp, nhóm các mục tương tự và sử dụng các công cụ kỹ thuật số như ClickUp để quản lý và sắp xếp công việc, giúp hợp lý hóa quy trình làm việc
- Giới hạn các vật dụng cá nhân, kiểm soát thông báo và tránh sử dụng quá nhiều giấy ghi chú giúp duy trì sự tập trung và ngăn ngừa sự lộn xộn trong đầu
- Vệ sinh định kỳ và đánh giá lại hệ thống tổ chức là yếu tố quan trọng để ngăn ngừa tình trạng lộn xộn tích tụ và đảm bảo hiệu quả lâu dài
- Sử dụng tủ hoặc không gian lưu trữ cho các mục không cần thiết và giấu các dây điện sẽ tạo ra một không gian làm việc gọn gàng và an toàn
- Cân bằng giữa việc sắp xếp bàn làm việc vật lý và các công cụ kỹ thuật số hiệu quả sẽ giúp nâng cao năng suất tổng thể, tạo ra môi trường làm việc hiệu quả và trơn tru
15 Ý tưởng và mẹo sắp xếp bàn làm việc
1. Giữ không gian bàn làm việc thoáng đãng
Giữ khu vực ngay bên cạnh máy tính của bạn không có bất kỳ đồ đạc lộn xộn nào. Bằng cách này, bạn có thể xem lại các giấy tờ hoặc tài liệu ngay lập tức mà không cần dọn dẹp bàn làm việc hoặc không gian văn phòng.
Và đừng để đồ đạc ở đây quá lâu.
Xem lại, chỉnh sửa, phê duyệt và chuyển chúng đi.
Giống như một quy trình làm việc Kanban!
Đây là một lĩnh vực khác mà các ứng dụng tổ chức và phần mềm quản lý dự án là những công cụ hữu ích. Trong nhiều công cụ như ClickUp, bạn có thể xem và đính kèm tài liệu ngay tại đó, giúp không gian kỹ thuật số của bạn luôn gọn gàng.
Bạn quan tâm đến việc thử nghiệm quy trình làm việc theo phong cách Kanban? Hãy xem Mẫu Bảng Kanban Đơn giản của ClickUp!
2. Đặt máy tính để bàn trước mặt bạn
Đặt máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay trước mặt sẽ giúp bạn tập trung hơn.
Tuy nhiên, nó cũng phải thoải mái, vì vậy hãy đảm bảo rằng màn hình được đặt sao cho bạn có thể ngồi đối diện với nó và giữ lưng thẳng. Hãy để khoảng trống đủ rộng, khoảng 1,5 feet trước mặt bạn.
Còn về dây cáp máy tính thì sao?
Giữ những vật dụng phía sau bàn làm việc và sử dụng dây buộc cáp máy tính để giữ cho các dây cáp và sạc gọn gàng.
Bạn cũng có thể treo một giá để đồ trên bàn làm việc nếu thích.
3. Đặt những vật dụng bạn sử dụng thường xuyên nhất gần tay thuận của bạn
Đặt các mục bạn sử dụng thường xuyên nhất ở gần bạn có thể giúp tránh những cử động không cần thiết có thể gây khó chịu hoặc mệt mỏi. Ví dụ, liên tục với tay lấy một mục ở phía bên kia bàn làm việc có thể gây đau vai và cổ theo thời gian, dẫn đến giảm năng suất và khó chịu.
Mẹo nhanh: Sử dụng không gian trên tường. Nếu bạn không có nhiều không gian lưu trữ trong khu vực văn phòng hoặc bàn làm việc nhỏ, giải pháp có thể là kệ treo tường. Tuy nhiên, nếu bạn không có không gian tường miễn phí, hãy mua khay bàn có thể xếp chồng lên nhau.
4. Chỉ giữ lại những thứ cần thiết trên bàn làm việc
Chỉ giữ những thứ cần thiết trên bàn làm việc là một cách tuyệt vời để giữ mọi thứ gọn gàng và làm việc hiệu quả. Không gian làm việc bừa bộn có thể gây mất tập trung và khiến bạn khó tập trung vào công việc đang làm. Bằng cách chỉ giữ những mục cần thiết trong tầm tay, bạn sẽ tạo ra một không gian làm việc gọn gàng, ngăn nắp hơn, giúp bạn tập trung hơn.
5. Sử dụng mã màu cho các tệp tin
Đúng vậy, hãy giữ lại những thứ quan trọng và cấp bách.
Nhưng bạn có thể thực hiện thêm một bước nữa và phân chia chúng thành các phần khác nhau bằng các hộp đựng tài liệu màu sắc, dụng cụ sắp xếp tài liệu hoặc dụng cụ phân loại. 📂
Hãy thử:
- Màu đỏ dành cho marketing
- Màu xanh lá cây tượng trưng cho doanh số bán hàng
- Màu xanh dương dành cho sáng tạo/thiết kế
- Màu vàng dành cho báo cáo, và các mục tương tự.
Bằng cách này, bạn sẽ nhanh chóng nhận ra màu sắc khi cần một mục cụ thể.
Áp dụng cách phối màu tương tự cho văn phòng ảo của bạn với ClickUp! Hãy thử sử dụng Mẫu Ma trận Ưu tiên của ClickUp để sắp xếp các nhiệm vụ của bạn theo màu sắc và mức độ ưu tiên khác nhau.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hãy nhờ ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp sẵn trong ClickUp, giúp bạn mã hóa màu sắc cho các nhiệm vụ liên quan đến tổ chức. 👇🏼
6. Nhóm các mục tương tự lại với nhau
Trừ khi bạn là một nghệ sĩ sử dụng sơn acrylic, cọ vẽ và nhiều vật dụng khác, tất cả đồ dùng văn phòng của bạn có thể chỉ cần một ngăn kéo là đủ.
Chỉ cần dành một ngăn kéo trong tủ văn phòng cho các vật dụng văn phòng đa năng.
Và không sao nếu bạn để kéo, giấy ghi chú, ghim và băng dính Washi yêu thích của mình ở đó.
Bây giờ, bạn có thể sử dụng các ngăn kéo khác cho những thứ khác, như những sợi dây cáp mà bạn quên vứt đi hoặc thậm chí là một ngăn kéo dành riêng cho đồ ăn vặt. 😉
Trong ClickUp, bạn cũng có thể kết hợp tính năng nhóm vào văn phòng ảo của mình!
Sử dụng Phân cấp dự án có tổ chức của chúng tôi để nhóm các công việc liên quan và sắp xếp mọi thứ vào đúng vị trí.
Tặng thêm: Phần mềm lập kế hoạch không gian!
7. Bỏ những ghi chú dán
Bạn có phải là người dán đầy giấy ghi chú lên màn hình máy tính và gọi tất cả là "quan trọng" không?
Về mặt ý tưởng tổ chức văn phòng, đó có lẽ không phải là cách tốt nhất.
Không chỉ có thể một trong những ghi chú đó rơi ra và kết thúc trong thùng rác, việc ghim quá nhiều ghi chú lên màn hình còn trông rất lộn xộn và thiếu thẩm mỹ.
Bạn sẽ tốt hơn nếu nhận thông báo trong nền tảng quản lý dự án hoặc năng suất của mình, nơi chúng được bảo vệ an toàn khỏi những nguy hiểm trong văn phòng.
Chỉ sử dụng giấy ghi chú dán cho những công việc khẩn cấp nhất hoặc ý tưởng bất chợt mà bạn không muốn quên trong giờ ăn trưa.
Hãy nhớ rằng, giấy ghi chú chỉ dùng để ghi những việc cần nhắc nhở khẩn cấp. Chúng không phải là danh sách việc cần làm.
📮ClickUp Insight: 92% nhân viên sử dụng các phương pháp không nhất quán để theo dõi các mục hành động, dẫn đến việc bỏ lỡ các quyết định và chậm trễ trong thực hiện.
Cho dù bạn đang gửi ghi chú theo dõi hay sử dụng bảng tính, quá trình này thường rất lộn xộn và kém hiệu quả. Giải pháp quản lý nhiệm vụ của ClickUp đảm bảo chuyển đổi các cuộc hội thoại thành công việc một cách liền mạch, giúp nhóm của bạn hành động nhanh chóng và luôn thống nhất.
Muốn tìm hiểu thêm về các giải pháp tổ chức văn phòng? Hãy khám phá 30 công cụ tốt nhất để giúp bạn ngay lập tức.
8. Giới hạn các vật dụng cá nhân
Giới hạn các vật dụng cá nhân như ảnh và đồ trang trí trên bàn làm việc có thể giúp bạn sắp xếp gọn gàng và làm việc hiệu quả hơn. Mặc dù trang trí không gian làm việc bằng các vật dụng cá nhân có thể rất hấp dẫn, nhưng sự lộn xộn quá mức có thể nhanh chóng làm bạn mất tập trung và ảnh hưởng đến chức năng của bàn làm việc.
9. Kiểm soát thông báo
Quá tải thông báo là một vấn đề thực tế. Mặc dù nó chỉ xảy ra trong thế giới kỹ thuật số, nhưng vẫn có thể ảnh hưởng đến tâm trạng của bạn tại bàn làm việc.
Nếu bạn cất điện thoại di động vào ngăn kéo hoặc đặt sang một bên trong giá đỡ điện thoại, bạn sẽ ít bị phân tâm hơn.
Ngoài ra, bạn có thể chọn các công cụ như ClickUp để tùy chỉnh thông báo của mình!
Các thông báo thông minh cho phép bạn quyết định loại hành động nào sẽ kích hoạt thông báo. Cho dù đó là Bình luận mới, Nhiệm vụ được tạo, Thay đổi trạng thái, ClickUp có thể gửi thông báo cho bất cứ điều gì bạn muốn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Cân nhắc tự động hóa một số công việc thường ngày để có thêm thời gian rảnh. Xem cách thực hiện. 👇🏼
10. Chỉ giữ lại những tài liệu quan trọng và cấp bách trên bàn làm việc
Bạn còn nhớ tôi đã bắt đầu bài viết này bằng việc nhắc đến tất cả những tờ giấy đó không?
Bạn có cần thiết phải làm nhiều như vậy
Có bao nhiêu trong số đó là cực kỳ khẩn cấp?
Không phải tất cả, đó là điều chắc chắn.
Sau khi xem xét một tài liệu, tôi nên vứt bỏ nó hoặc lưu trữ nó vào nơi an toàn hơn cho việc bảo quản lâu dài.
Mơ ước về một văn phòng không giấy tờ? Hãy tham khảo 11 mẹo sau để biến điều đó thành hiện thực.
11. Sử dụng sách của bạn hoặc mang chúng về nhà
Tại một nơi tôi từng làm việc, chúng tôi có một câu lạc bộ sách, các thành viên trong nhóm sẽ đọc những cuốn sách khác nhau mỗi tháng và sau đó chia sẻ với nhau.
Chúng tôi cũng thường xuyên trao đổi sách với nhau, và tôi thậm chí còn mang theo một vài cuốn từ nhà.
Điều này nghe có vẻ hay trên lý thuyết cho đến khi tôi bắt đầu xếp chúng cao ngất trên kệ. 📚
Tôi chỉ sử dụng chúng như tài liệu tham khảo thỉnh thoảng và không đủ thường xuyên để giữ chúng lại.
Nếu bạn không muốn bỏ đi những cuốn sách của mình, hãy mua một kệ sách hoặc một tủ kệ để đựng chúng thay vì để chúng nằm rải rác trên bàn làm việc.
Cảm thấy sáng tạo? Hãy thử làm giá sách DIY để giữ sách ở đúng vị trí.
12. Dọn dẹp trước khi ra khỏi phòng
Một thói quen tuyệt vời là dọn dẹp không gian làm việc trước khi ra về.
Cố gắng dọn dẹp mỗi ngày để bạn có thể bắt đầu ngày mới với tinh thần sảng khoái. Và dọn dẹp toàn bộ không gian làm việc hoặc văn phòng tại nhà mỗi tuần hoặc mỗi tháng.
Đối với không gian bàn làm việc ảo của bạn trong ClickUp, bạn cũng có thể làm việc hiệu quả như vậy! Hãy nhớ xóa các thông báo trong Hộp thư đến trước khi đăng xuất.
Như vậy, bạn sẽ có một khởi đầu mới mẻ mỗi ngày!
13. Tạo lịch trình để đánh giá lại
Dành thời gian trong ngày để gỡ bỏ những ghi chú dán đã không còn ý nghĩa và suy nghĩ lại về cách bạn đang sử dụng hệ thống của mình.
Một công việc lặp lại để nhắc nhở bạn là lựa chọn hoàn hảo cho việc này!
Bạn cũng có thể sử dụng Mẫu Lịch trình của ClickUp để lên lịch các sự kiện và theo dõi mọi thứ.
14. Di chuyển đồ đạc lộn xộn vào tủ quần áo gọn gàng
Không gian làm việc lộn xộn có thể dẫn đến mất tập trung, căng thẳng và giảm năng suất. Bằng cách dọn các mục không cần thiết khỏi bàn làm việc và cất vào tủ hoặc không gian lưu trữ, bạn sẽ tạo ra một không gian làm việc gọn gàng, tập trung hơn, giúp bạn tập trung vào công việc và hoàn thành nhiều việc hơn.
Bạn có thể thấy rằng chỉ cần có một không gian dành riêng để lưu trữ các mục sẽ giúp bạn cảm thấy bớt bối rối trước sự lộn xộn, từ đó mang lại cảm giác bình tĩnh và kiểm soát tốt hơn trong môi trường làm việc.
15. Giấu dây điện
Giấu dây điện là một chiến lược hữu ích để giữ bàn làm việc gọn gàng và tăng năng suất. Dây điện và cáp lộ ra ngoài có thể tạo ra không gian làm việc lộn xộn, dẫn đến mất tập trung và cảm giác lộn xộn.
Ngoài ra, việc dây cáp bị rối và lộ ra ngoài có thể gây nguy hiểm, vì nó tăng nguy cơ vấp ngã hoặc bị vướng vào dây.
Xem cách sắp xếp bàn làm việc có thể tối đa hóa năng suất của bạn
Bạn có thể sử dụng những ý tưởng tổ chức này để tập trung, làm việc hiệu quả và tránh bàn làm việc và đầu óc lộn xộn.
Chưa kể, việc sắp xếp bàn làm việc ảnh hưởng đến khả năng đóng góp của bạn trong công việc. Môi trường làm việc của bạn có ảnh hưởng lan tỏa đến các dự án, công việc và sự hợp tác trong nhóm của bạn.
Khi bàn làm việc gọn gàng, bạn sẽ có thể thoải mái sáng tạo.
Chúng sẽ giúp bạn loại bỏ những yếu tố gây xao lãng, tạo ra một môi trường làm việc tuyệt vời, tập trung vào ý tưởng lớn tiếp theo hoặc xây dựng những điều mới mẻ.
Dọn dẹp bàn làm việc có thể là việc tốt nhất bạn từng làm. Dù bạn là sinh viên hay nhân viên văn phòng, hãy áp dụng những mẹo sau để nâng cao hiệu quả công việc
Vì vậy, một ngày nào đó, khi bạn cảm thấy chán nản trong công việc, hãy nhớ dọn dẹp bàn làm việc của mình!