Điều gì khiến một nhà quản lý xuất sắc khác biệt so với những người khác? Đó là điều mà nhân vật chính trong cuốn sách The One Minute Manager đang cố gắng tìm ra.
Khi tình cờ gặp được người quản lý một phút, anh ta nhận ra rằng có thể có tất cả: kết quả xuất sắc, nhân viên năng suất và hài lòng, và sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Anh ta học hỏi kinh nghiệm của người quản lý để biết cách đạt được bộ ba thần thánh của sự xuất sắc trong quản lý, và đó là nội dung chính của cuốn sách này. ⏱️
Được viết vào năm 1982 bởi Ken Blanchard và Spencer Johnson, câu chuyện ngắn hư cấu này tiết lộ những kỹ thuật đã được thử nghiệm của các nhà lãnh đạo xuất sắc, nhấn mạnh cách tận dụng tối đa nhóm của bạn với những chỉ thị tối thiểu.
Nếu bạn không có nhiều thời gian, hãy đọc bản tóm tắt cuốn sách The One Minute Manager của chúng tôi và khám phá những điểm chính của cuốn sách. Đọc đến cuối bài, chúng tôi sẽ khám phá cách áp dụng những nguyên tắc này trong ClickUp, một giải pháp quản lý dự án miễn phí giúp bạn thực hiện triết lý của cuốn sách.
💡📚 Bonus: Nhưng trước đó, nếu bạn muốn đọc thêm những cuốn sách tương tự, hãy xem bộ sưu tập 25 bản tóm tắt sách về năng suất phải đọc (bao gồm cuốn này) được chúng tôi tuyển chọn tại một nơi. Bạn có thể lưu, chỉnh sửa, đánh dấu và thậm chí xuất ra.
Tóm tắt sách "The One Minute Manager" trong nháy mắt
Hãy bắt đầu từ đầu: Câu chuyện về The One Minute Manager giới thiệu chúng ta đến một chàng trai trẻ đang trên con đường tìm kiếm một nhà quản lý hiệu quả và học hỏi từ họ. Hầu hết các nhà quản lý mà anh ta biết hoặc là chỉ tập trung vào kết quả hoặc chỉ quản lý con người. Mục tiêu của anh ta là tìm kiếm một người có thể cân bằng cả hai khía cạnh này và quan trọng hơn là sẵn sàng chia sẻ kiến thức.
Sau khi tình cờ gặp một người quản lý có thể phù hợp với mô tả này, anh ta quyết định đến thăm anh ta. Lúc đầu, chàng trai trẻ cảm thấy bối rối trước thái độ và cách làm việc khá kỳ lạ của người quản lý. Ví dụ, người quản lý có vẻ nghiêm túc và hiếm khi nói chuyện với nhân viên. Tuy nhiên, anh ta vẫn có thể giữ cho nhân viên hài lòng và đạt được kết quả tích cực liên tục. 🤔
Phong cách quản lý này ban đầu có vẻ không tự nhiên đối với người thanh niên. Chỉ sau khi trò chuyện với ba nhân viên của vị quản lý, anh ta mới hiểu tại sao họ gọi ông ấy là "The One Minute Manager" – và điều gì khiến ông ấy trở nên đặc biệt.
Mỗi nhân viên đã chia sẻ một bí mật quan trọng của One Minute Manager, tạo thành cốt lõi của cuốn sách. Hãy phân tích ba bí mật được coi là ba kỹ thuật quản lý hiệu quả dưới đây:
1. Mục tiêu trong một phút
Thành viên đầu tiên mà chàng trai trẻ nói chuyện là ông Trenell. Ông tiết lộ rằng người quản lý luôn đảm bảo mọi người đều thống nhất về trách nhiệm của mình. 📖
Sau khi quản lý và nhân viên thống nhất về những việc cần làm, nhân viên sẽ được giao nhiệm vụ viết ra các mục tiêu. Mỗi mục tiêu chiếm tổng cộng một trang và không quá 250 từ, chỉ cần một phút để đọc.
Để xác định các ưu tiên cho việc đặt mục tiêu trong một phút này, nhân viên và người quản lý sử dụng quy tắc 80-20 hoặc Nguyên tắc Pareto, theo đó 80% kết quả đến từ 20% đóng góp của nhóm. Mục đích là tập trung vào 20% này, thường dẫn đến ít mục tiêu có giá trị cao hơn so với một mảng công việc lộn xộn.
Mục tiêu một phút hiệu quả vì người quản lý cũng đặt ra các tiêu chuẩn rõ ràng để đánh giá hiệu suất của nhân viên. Điều này không để lại chỗ cho sự không chắc chắn và cho phép mỗi thành viên trong đội ngũ đánh giá kết quả công việc của mình trong ngày.
2. Lời khen ngợi trong một phút
Nhân viên tiếp theo của chúng tôi là ông Levy. Ông chia sẻ rằng người quản lý luôn quan sát kỹ lưỡng bất kỳ ai mới vào công ty. Ý tưởng này không phải là quản lý chi tiết từng thành viên mà là để người quản lý nhận ra những việc họ làm đúng và khen ngợi họ ngay lập tức.
Không ai cần lãng phí thời gian nói chuyện – lời khen ngợi trong một phút ngắn gọn và hiệu quả. Nhà quản lý:
- Chỉ mất vài phút để cung cấp chi tiết cụ thể về những điểm mạnh mà nhân viên đã thể hiện xuất sắc
- Chia sẻ phản hồi tích cực về cách hành động mang lại lợi ích lâu dài cho công ty
- Dừng lại một chút để lời khen ngợi thấm sâu – để tránh nghe có vẻ máy móc hoặc không chân thành
- Kết thúc lời khen bằng cách khuyến khích nhân viên tiếp tục công việc tốt
Ngược lại, một nhà quản lý bình thường sẽ chỉ chờ đến kỳ đánh giá hiệu suất hàng năm để chia sẻ những phản hồi tích cực. Điều này không hiệu quả vì nhân viên có thể quên mất những hành động cần được củng cố. 😅
3. Phê bình trong một phút
Người cuối cùng mà ông ấy trò chuyện là bà Brown, người đã chia sẻ với ông về tầm quan trọng của việc phê bình trong một phút một cách đúng đắn. Nhiều lời khuyên về việc khen ngợi trong một phút cũng áp dụng trong trường hợp này.
Ví dụ, nhân viên biết rằng người quản lý sẽ theo dõi tiến độ của họ và đưa ra phản hồi thường xuyên. Với các hậu quả được xác định trước, người quản lý sẽ khiển trách hành vi tiêu cực ngay khi phát hiện. Anh ta chỉ ra cụ thể điều gì đã sai và cảm nhận của mình về điều đó, giúp nhân viên hiểu rõ lý do của anh ta.
Trong nửa sau của lời khiển trách một phút, người quản lý đảm bảo cuộc gặp gỡ kết thúc với một ghi chú tích cực. Anh ta cho nhân viên biết rằng anh ta đánh giá cao công việc của họ ngay cả khi họ không luôn làm việc với 100% năng lực. Tốt nhất là cả hai bên đều hiểu ý nghĩa ẩn ý và có thể cười về điều đó khi cuộc hội thoại kết thúc. 😄
Ghi chú: Để làm nhẹ nhàng hơn, khái niệm One Minute Reprimands đã được thay thế bằng One Minute Redirect trong các bản sau của cuốn sách, hiện có tên là The New One Minute Manager.
Điểm chính: The One Minute Manager của Ken Blanchard và Spencer Johnson
Thông qua việc sử dụng các ẩn dụ sáng tạo và câu chuyện dễ hiểu, cuốn sách One Minute Manager cung cấp nhiều bài học quý giá về quản lý, tất cả đều được khoa học chứng minh và có thể áp dụng trong nhiều tình huống. 🦉
Hãy cùng đọc một số lời khuyên đáng chú ý nhất trong cuốn sách này:
1. Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng
Cuốn sách thường sử dụng cụm từ "một cách rõ ràng và dứt khoát" khi mô tả cách nhà quản lý nên giao tiếp với nhân viên, dù là khi chỉ đạo, khen ngợi hay phê bình.
Theo cuốn sách, người quản lý không bao giờ nên đưa ra giả định về những gì nhân viên biết. Họ nên trình bày thông tin bằng ngôn ngữ rõ ràng để giúp nhân viên dễ hiểu. Bằng cách đó, nhân viên có thể đặt ra mục tiêu rõ ràng cho bản thân và làm việc với độ chính xác và sự tự tin cao hơn.
2. Đảm bảo hành vi của bạn phù hợp với lời nói
Hầu hết chúng ta đều đã gặp ít nhất một người quản lý khó tính. Họ luôn bận rộn, không có thời gian để thể hiện sự yếu đuối hay cảm xúc, ngay cả khi nhóm không có không gian tinh thần tốt.
Cuốn sách The One Minute Manager khuyên ngược lại — một nhà quản lý hiệu quả là người trung thực về cảm xúc và ý định của mình. Đây là nhà lãnh đạo truyền cảm hứng về sự tin tưởng và bảo mật cho nhân viên thay vì thao túng hoặc nói dối họ để đạt được mục đích.
Nhờ cách tiếp cận chân thành, các thành viên trong nhóm có động lực hơn để đóng góp cho mục tiêu chung. Họ thậm chí còn noi gương và cố gắng giao tiếp một cách chân thành.
3. Tách biệt hành vi không mong muốn khỏi cá nhân
Nhà quản lý trong cuốn sách liên tục nhấn mạnh rằng khi đưa ra phản hồi tiêu cực cho nhân viên, cần tập trung vào chỉ ra hành vi cụ thể, không được chỉ trích giá trị cá nhân của họ. Mục tiêu là loại bỏ hành vi tiêu cực hoặc không hiệu quả, không phải con người.
Vì lý do tương tự, người quản lý một phút chia sẻ những lời tử tế sau khi khiển trách nhân viên để họ biết rằng nỗ lực của họ được đánh giá cao. Khi kết thúc đánh giá hiệu suất của nhân viên, anh ta tiếp tục công việc, tin tưởng vào khả năng của nhân viên trong việc chịu trách nhiệm về thất bại và phục hồi sau tình huống đó. 🏀
4. Khuyến khích sự độc lập
Nhà quản lý trong cuốn sách chỉ trích những nhà lãnh đạo cho rằng nhân viên biết việc cần làm và để họ tự làm, chỉ để sau đó khi có sự cố xảy ra thì trách mắng họ. Mặc dù nhà quản lý không nên quản lý nhân viên quá chi tiết, nhưng họ phải đào tạo nhân viên hoặc đưa ra hướng dẫn nếu muốn họ thành công một cách độc lập.
Để minh họa cách thực hiện điều này, người quản lý một phút đã sử dụng một khái niệm tâm lý học nổi tiếng — định hình. Thay vì mong đợi nhân viên hoàn thành công việc một cách hoàn hảo ngay lập tức, người quản lý đặt ra các điều kiện để họ xác định hành vi mong muốn và không mong muốn.
Theo thời gian, nhân viên có thể hoàn thành và thậm chí tự đánh giá công việc của mình, giảm bớt sự giám sát quá mức của quản lý.
5. Xem mọi người như những người có tiềm năng thành công
Thế giới có xu hướng dán nhãn cho mọi người là người thành công hay thất bại. Thông thường, các nhà quản lý chỉ muốn tuyển dụng những "người thành công" vì họ cho rằng những người như vậy có nhiều khả năng đóng góp tích cực cho mục tiêu của công ty. Theo cuốn sách One Minute Manager, đây là một cách tiếp cận hạn chế và vô nghĩa.
Nhà quản lý một phút tin rằng ai cũng có thể thành công nếu được trao cơ hội. Mặc dù phân loại là điều tự nhiên, nhưng chúng ta không được để xu hướng này khiến mình trở nên kém hiệu quả, đặc biệt là trong quá trình tuyển dụng. Thay vì lãng phí thời gian tìm kiếm ứng viên hoàn hảo, nhà quản lý nên đầu tư vào đào tạo nhân viên và giúp họ trở thành những thành viên xuất sắc trong nhóm. 🏆
6. Giúp mọi người cảm thấy thoải mái và hài lòng
Nếu môi trường làm việc không thân thiện, với quá nhiều sự cố mà người quản lý không tôn trọng nhân viên, nhân viên sẽ cảm thấy lo lắng và không được đánh giá cao, và năng suất là điều cuối cùng họ nghĩ đến. Nhưng một trong những thành tựu nổi bật của người quản lý một phút là nhân viên của anh ta dường như hạnh phúc trong công việc.
Một nhà quản lý giỏi khiến nhân viên cảm thấy thoải mái. Họ thực sự quan tâm đến sức khỏe và hạnh phúc của nhân viên và đối xử với họ bằng sự tử tế. Điều đó có thể thể hiện qua:
- Tôn trọng phong cách làm việc và ranh giới của họ
- Lắng nghe những lo lắng của họ
- Chia sẻ những lời tốt đẹp bất kể hiệu suất làm việc
Các nhà lãnh đạo quản lý nhân viên một cách cẩn thận có thể đạt được sự hợp tác nhịp nhàng tại nơi làm việc và thu hút kết quả thuận lợi. 💗
7. Chia sẻ kiến thức
Trong cuốn sách, mỗi nhân viên mà chàng trai trẻ trò chuyện đều cho biết họ đang trở thành những nhà quản lý một phút. Cảnh báo spoiler: Cuối cùng, nhân vật chính cũng áp dụng phong cách quản lý một phút—và viết một cuốn sách để truyền đạt kiến thức cho cộng đồng.
Phần này của cuốn sách dạy chúng ta tầm quan trọng của việc truyền bá kiến thức để đạt được mục tiêu chung. Bằng cách giúp nhân viên áp dụng phong cách quản lý của mình, người quản lý đã có thể hợp lý hóa hoạt động và tiết kiệm cho nhóm rất nhiều thời gian và nỗ lực.
Với nhiều thời gian và năng lượng hơn, nhân viên giảm mức độ căng thẳng về thể chất và tinh thần, trở nên an tâm hơn. Các vấn đề như vắng mặt và tỷ lệ nghỉ việc cao cũng giảm đáng kể.
💡📚 Thích đọc bài này? Bạn cũng sẽ thích bộ sưu tập 25 bản tóm tắt sách về năng suất phải đọc của chúng tôi. Bạn có thể lưu, chỉnh sửa, đánh dấu và thậm chí xuất ra.
The One Minute Manager: Những trích dẫn nổi tiếng
Dưới đây là ba trích dẫn từ The One Minute Manager mà chúng tôi cho là đặc biệt ấn tượng.
Phản hồi là bữa sáng của những nhà vô địch.
The One Minute Manager tin rằng phản hồi tích cực là động lực số một của con người. Giống như bữa sáng cung cấp năng lượng để bắt đầu một ngày mới, phản hồi giúp chúng ta nhìn lại hiệu suất của mình và thúc đẩy các sáng kiến để học hỏi, thích nghi và trở nên giỏi hơn trong công việc cần làm. 🍳
Chúng ta không chỉ là hành vi của mình, mà là con người quản lý hành vi của chính mình.
Các nhà quản lý phải đảm bảo hành vi của họ phù hợp với mục tiêu của họ. Ví dụ, ngay cả khi bạn phát hiện nhân viên làm việc không hiệu quả, phản ứng của bạn không nên là tức giận mà phải xuất phát từ mong muốn tạo ra một môi trường làm việc hài hòa và hướng tới sự phát triển. 🌱
Mục tiêu khởi đầu hành vi, kết quả duy trì hành vi.
Câu nói mà chàng trai trẻ này đưa ra ở cuối cuốn sách tóm tắt toàn bộ triết lý của One Minute Manager. Khi nhân viên đặt ra mục tiêu, họ cũng đã đặt ra hướng đi đúng đắn cho mình. Và với những lời khen ngợi và khiển trách thích hợp, họ có thể đi đúng hướng và học cách đạt được mục tiêu nhanh hơn. 🏎️
Áp dụng các nguyên tắc và bài học từ cuốn sách The One Minute Manager với ClickUp
Việc chuyển ba kỹ thuật của One Minute Manager từ lý thuyết sang thực tiễn không phải lúc nào cũng dễ dàng vì bạn dễ bị choáng ngợp bởi những bất ổn và lo lắng tại nơi làm việc. Ví dụ, làm thế nào để chúng ta khiến một nhóm cảm thấy an toàn khi gặp phải một thất bại lớn?
Đó chính là lý do tại sao bạn cần các công cụ quản lý dự án như ClickUp. Phần mềm này đi kèm với các tính năng tập trung vào quản lý, cho phép bạn hợp lý hóa và giám sát các hoạt động, đồng thời có cái nhìn tổng quan hơn về các mục tiêu của mình mọi lúc. Các tính năng năng suất và giao tiếp tích hợp sẵn giúp bạn và nhóm của bạn tiết kiệm thời gian, tuân thủ thời hạn và đối mặt với thách thức một cách minh bạch và tự tin. 🌹
Nếu nhà quản lý một phút có ClickUp vào những năm 80, liệu tiêu đề của ông ấy có thể là Nhà quản lý nửa phút không? Có thể! 😊
Hãy cùng khám phá một số tính năng hàng đầu của ClickUp sẽ giúp bạn áp dụng các nguyên tắc trong cuốn sách The One Minute Manager.
Tập trung cơ sở kiến thức và xác định kỳ vọng với ClickUp Docs
ClickUp Docs cho phép bạn tạo một Không gian Làm việc tất cả trong một, nơi mỗi thành viên trong đội ngũ có thể cập nhật thông tin về công ty, danh mục dự án, vai trò và SOP. Thay vì ghi chép vô tận và trao đổi email qua lại với quản lý, nhân viên có thể tra cứu bất kỳ thông tin nào liên quan đến công việc, từ nhiệm vụ đến tài liệu, bằng tính năng Tìm kiếm Toàn cầu.
Là một nhà quản lý, bạn có thể nhanh chóng hoàn thành nhiệm vụ của mình bằng cách sử dụng ClickUp AI. Trợ lý AI bản địa này cung cấp cho bạn hàng tá lời nhắc dành riêng cho từng vai trò để tạo tài liệu cho nhân viên và chỉnh sửa tài liệu hiện có để đảm bảo tính rõ ràng và phù hợp. Đồng nghiệp của bạn cũng có thể tận dụng công cụ AI này để tóm tắt văn bản và trích xuất các mục hành động.
Làm cho lịch trình của nhân viên rõ ràng hơn bằng cách tạo nhiệm vụ trong ClickUp —chia công việc của họ thành các công việc con dễ quản lý hơn và danh sách kiểm tra hàng ngày, đồng thời thêm người được giao, hướng dẫn, thẻ và nhãn ưu tiên. Bằng cách nhấp vào một nhiệm vụ, nhân viên có thể truy cập chế độ xem nhiệm vụ được tùy chỉnh hoàn toàn và thu thập tất cả thông tin cần thiết để thực hiện.
Đó chưa phải là tất cả — nhờ ClickUp Automations, bạn có thể dành ít thời gian hơn cho việc quản lý công việc bằng cách tự động hóa các hành động quản trị như thay đổi trạng thái nhiệm vụ hoặc gửi email. Bạn cũng có thể chuyển sang nhiều chế độ xem cho các hành động quản lý khác nhau, chẳng hạn như
- Đang theo dõi tiến độ công việc theo từng giai đoạn với chế độ xem Bảng cổ điển
- Kiểm tra các thành viên trong nhóm làm việc quá sức hoặc không được sử dụng hết công suất trong chế độ xem Khối lượng công việc
- Lập lịch dự án bằng chế độ xem Biểu đồ Gantt
Đặt mục tiêu và theo dõi tiến độ mà không cần quản lý chi tiết
Bạn muốn cải thiện quy trình cài đặt mục tiêu trong một phút? Với ClickUp Goals, cả quản lý và nhân viên đều có thể xác định mục tiêu của mình và chia nhỏ thành các mục tiêu nhỏ hơn, dễ dàng hơn để xem xét và đánh giá.
Sắp xếp các mục tiêu vào các thư mục dựa trên công việc mà các nhóm khác nhau trong tổ chức của bạn đang thực hiện một cách độc lập. ClickUp có thể tự động theo dõi tiến độ của bạn, hiển thị tất cả các tỷ lệ phần trăm ở một nơi để bạn luôn có thể xem mình đang ở đâu.
Bạn cũng có thể xây dựng Bảng điều khiển ClickUp bằng cách sử dụng một trong hơn 50 thẻ có sẵn và tạo bản tổng quan trực quan về công việc và hiệu suất của nhóm trong thời gian thực. Điều này cho phép bạn nhanh chóng xác định điểm mạnh và điểm yếu, đồng thời đưa ra lời khen ngợi và hướng dẫn ngay lập tức và hiệu quả.
Khi bạn biết điều gì đang hiệu quả, bạn sẽ dễ dàng chuẩn hóa các quy trình và tối ưu hóa công việc với độ chính xác cao hơn. Với các công cụ báo cáo gốc của ClickUp, bạn thậm chí có thể lập kế hoạch các biện pháp khắc phục dựa trên báo cáo được hỗ trợ bởi dữ liệu và giữ cho nhóm của bạn tương đối ổn định trong những thời điểm khó khăn.
Đưa ra phản hồi có ý nghĩa và hợp tác hiệu quả
Nhà quản lý một phút có lẽ sẽ rất thích khả năng hợp lý hóa giao tiếp của ClickUp. Nền tảng này cung cấp tất cả các tính năng bạn cần để thực hiện các vòng phản hồi lành mạnh trong công ty.
Là người quản lý, bạn có thể sử dụng nhận xét để xem xét công việc và kiểm tra tài liệu hoặc các tệp khác. Để thảo luận trực tiếp và cá nhân hơn, bạn có thể tận dụng chế độ xem Trò chuyện của ClickUp để chia sẻ những lời khen ngợi hoặc chỉ dẫn ngắn gọn trong một không gian thoải mái hơn.
Chúng tôi rất thích tính năng @đề cập trong ClickUp để nhanh chóng củng cố hành vi tích cực, điều mà nếu không có tính năng này thì thường bị bỏ qua trong đánh giá hiệu suất hàng năm, đặc biệt là đối với các nhóm làm việc từ xa.
Hãy cho nhóm của bạn thấy rằng bạn là một nhà lãnh đạo coi trọng ý kiến của họ trong các phiên brainstorming hiệu quả. Ngoài việc chia sẻ phản hồi hiệu quả, ClickUp còn là một nền tảng hợp tác một cửa, nhờ các công cụ như Bảng trắng và Bản đồ Tư duy, nơi bạn có thể phân tích quy trình, thảo luận về các chiến dịch và làm việc trên những ý tưởng mới.
Phần thưởng: Khám phá Thư viện mẫu ClickUp để tải xuống các mẫu sẵn sàng sử dụng, thân thiện với nhà quản lý.
Nắm vững phong cách quản lý trong một phút với ClickUp
Tóm tắt sách khơi dậy sự quan tâm của chúng ta, nhưng chúng tôi luôn khuyên bạn nên đọc toàn bộ cuốn sách chính. Cuốn sách The One Minute Manager chỉ có hơn 110 trang và bạn sẽ chỉ mất vài giờ để đọc xong!
Cuốn sách này cung cấp những lời khuyên hữu ích cho tất cả các nhà lãnh đạo, giúp họ sử dụng thời gian hiệu quả hơn mà không ảnh hưởng đến kết quả công việc hay sự hài lòng trong công việc. Và với một công cụ quản lý dự án toàn diện như ClickUp, những khái niệm quý giá này sẽ dễ dàng áp dụng hơn. Đăng ký ngay hôm nay và chuẩn bị cho sự phát triển của bạn và nhóm của bạn! 🌾