Một nhóm không phải là một tập hợp những người đồng nhất — mặc dù mọi người có thể đang làm việc để đạt được cùng một mục tiêu, nhưng mỗi thành viên trong nhóm lại có một con đường riêng để đạt được mục tiêu đó. Một số tập trung vào bức tranh tổng thể, trong khi những người khác quan tâm đến những chi tiết nhỏ. Một số đồng nghiệp phát triển mạnh trong nhóm, trong khi một số khác lại coi trọng sự cô độc và độc lập.
Cho dù bạn muốn hiểu tính cách nghề nghiệp của bản thân hay tìm hiểu điều gì khiến các thành viên trong nhóm của bạn hành động, bạn sẽ tìm thấy câu trả lời cần thiết bằng cách đánh giá các phong cách làm việc khác nhau. Hướng dẫn này sẽ phân tích sáu phong cách phổ biến nhất để giúp bạn học cách điều chỉnh quy trình làm việc để phù hợp với các cách tiếp cận nghề nghiệp khác nhau.
Phong cách làm việc là gì?
Phong cách làm việc là cách tiếp cận chủ yếu của bạn đối với công việc, các công việc cụ thể và môi trường làm việc. Phong cách làm việc được quyết định bởi nhiều yếu tố, trong đó nổi bật nhất là:
- Đặc điểm tính cách
- Phong cách giao tiếp
- Thói quen
- Niềm tin và giá trị
- Kinh nghiệm trong quá khứ
- Sở thích
Phong cách làm việc của bạn ảnh hưởng đến hầu hết mọi khía cạnh trong công việc hàng ngày. Nó phản ánh cách bạn sắp xếp công việc, tiếp nhận phản hồi và xử lý những ngày khó khăn đầy căng thẳng và hỗn loạn. Nó cũng cho biết bạn là người thích làm việc trong nhóm hay thích làm việc một mình. 🐺
Mặc dù phong cách làm việc tương đối ổn định, nhưng chúng không cố định. Phong cách chủ đạo của bạn có thể phát triển theo thời gian hoặc thay đổi để phù hợp với các công việc và dự án cụ thể.
Hiểu rõ phong cách của bản thân là điều rất quan trọng để tối đa hóa năng suất và mức độ hài lòng trong công việc. Nếu bạn là trưởng nhóm hoặc quản lý, hiểu rõ phong cách làm việc của các thành viên trong nhóm sẽ mang lại nhiều lợi ích, trong đó đáng chú ý nhất là:
- Phân công công việc hiệu quả
- Hợp tác hiệu quả
- Tăng cường tính bao trùm
- Tăng cường sự hợp tác trong nhóm
Sáu kiểu phong cách làm việc
Phong cách làm việc có thể được chia thành sáu loại lớn với những điểm mạnh và điểm yếu riêng. Dưới đây, bạn sẽ thấy tổng quan về từng loại, kèm theo một số lời khuyên hữu ích về cách quản lý một nhóm có các phương pháp làm việc khác nhau. Chúng tôi cũng sẽ chia sẻ một số mẹo hữu ích để cải thiện phong cách làm việc của bạn, vì vậy hãy theo dõi nhé! 🤩
1. Logical/Độc lập
Những người có phong cách làm việc logic là những người giải quyết vấn đề nhiệt tình, coi trọng lý trí và tự chủ hơn bất cứ điều gì. Họ làm việc theo hướng dẫn của bản thân và có cách tiếp cận công việc rất có hệ thống, phân tích mọi thứ đến từng chi tiết nhỏ nhất. 🔬
Nhờ thái độ năng động, những nhân viên logic/độc lập có thể được tin tưởng để hoàn thành công việc mà không lười biếng. Họ không cần (và thường ghét) được chỉ dẫn từng li từng tí, vì vậy bị quản lý quá chi tiết là một trong những cơn ác mộng tồi tệ nhất của họ. Những người như vậy sẽ làm việc tốt nhất khi bạn cung cấp cho họ những thông tin cần thiết và để họ tự do hành động.
Điểm mạnh chính của những người có phong cách logic bao gồm hiệu quả, tập trung cao độ và tư duy phản biện xuất sắc. Họ cũng không cần nhiều sự giám sát, khiến họ trở nên rất đáng tin cậy và đáng tin tưởng.
Mặt khác, những nhân viên thuộc loại này không phải lúc nào cũng hòa đồng với đồng nghiệp. Bạn có thể sẽ không thấy từ "tinh thần đồng đội tuyệt vời" trong sơ yếu lý lịch của họ, và kỹ năng giao tiếp của họ có thể cần được cải thiện. Trong một số trường hợp, họ cũng có thể có vấn đề với quyền lực, vì họ tin rằng chỉ có cách của họ là đúng.
Miễn là bạn cho thành viên nhóm có phong cách làm việc này sự tự do và không gian, bạn có thể yên tâm rằng công việc sẽ được hoàn thành tốt.
2. Hợp tác
Trái ngược hoàn toàn với loại nhân viên trước đó, các thành viên hợp tác luôn đề cao tinh thần đồng đội. Bạn sẽ thấy họ cùng nhau động não, giúp đỡ lẫn nhau và là những người đầu tiên tham gia tiệc rượu sau giờ làm. 🍹
Những người này dễ làm việc cùng và khả năng giao tiếp của họ khiến họ trở nên vui vẻ khi ở bên. Điều này không có nghĩa là họ chỉ biết chơi mà không biết làm việc, vì họ rất năng suất trong các dự án nhóm và có thể đóng góp ý tưởng quan trọng.
Một số đặc điểm tốt nhất của những người có phong cách làm việc hợp tác là:
- Sự cởi mở và hướng ngoại
- Năng lượng cao
- Kỹ năng giao tiếp và làm việc với con người xuất sắc
Nhược điểm chính của nhân viên hợp tác là thiếu tự tin khi phải thực hiện công việc quan trọng và ra quyết định. Họ có thể do dự khi thực hiện những bước đi lớn trừ khi có ai đó ở bên để thảo luận vấn đề, và làm việc một mình có thể dẫn đến sự bồn chồn không hiệu quả.
3. Hỗ trợ
Các thành viên trong nhóm có phong cách làm việc hỗ trợ có nhiều điểm chung với những đồng nghiệp hợp tác, mặc dù họ ít nổi bật và quyết đoán hơn. Bạn thường không thấy họ đứng đầu dẫn dắt, mà là ở phía sau, sử dụng sức mạnh và sự kiên trì của mình để giữ con thuyền tiếp tục đi. ⚓
Điều này không có nghĩa là những chuyên gia hỗ trợ không thể trở thành nhà quản lý giỏi. Ngược lại, họ có thể phát triển trong các tổ chức áp dụng phong cách quản lý tham gia và thúc đẩy nhóm phát huy hết khả năng của mình.
Các thành viên có phong cách làm việc hỗ trợ là nền tảng của một nhóm thành công vì những lý do sau:
- Họ là những người lắng nghe tích cực và có khả năng đồng cảm
- Họ có thể truyền cảm hứng cho người khác và xây dựng một môi trường làm việc dựa trên sự tin tưởng
- Họ sẵn sàng tham gia và hỗ trợ bất cứ khi nào cần thiết
Điểm cuối cùng là con dao hai lưỡi, vì nó cũng là nguồn gốc của những rắc rối lớn nhất của nhân viên hỗ trợ. Họ có xu hướng lấp đầy lịch trình của mình một cách vô tư để giúp đỡ người khác, điều này có thể dẫn đến kiệt sức. Kết hợp với việc họ không sẵn sàng tìm kiếm sự giúp đỡ, điều này có thể dễ dàng dẫn đến tình trạng kiệt sức mãn tính.
Các thành viên hỗ trợ trong nhóm cũng tránh xung đột và thường không bày tỏ ý kiến của mình, do đó những ý tưởng hay có thể không bao giờ được thực hiện. Đó là lý do tại sao họ nên được khuyến khích nói lên ý kiến và tự tin hơn.
4. Sự gần gũi
Phong cách làm việc gần gũi được đặc trưng bởi kết nối liên tục. Những người áp dụng phong cách này thích giao tiếp trực tiếp với người khác hơn là nhắn tin hoặc gửi email, và họ coi trọng sự hợp tác thời gian thực hơn là các thỏa thuận không đồng bộ.
Các thành viên nhóm hướng đến sự gần gũi có khả năng thích ứng cao, điều này vừa là lợi thế vừa là bất lợi. Một mặt, điều này khiến họ trở thành những đồng nghiệp xuất sắc, làm việc tốt trong các nhóm và cài đặt khác nhau, đồng thời họ cũng dễ dàng chấp nhận thay đổi hơn hầu hết mọi người.
Tuy nhiên, sự linh hoạt này có thể vượt quá tầm kiểm soát và ngăn cản các thành viên trong nhóm phát triển quy trình và ý kiến riêng của họ. Họ có thể hòa nhập quá mức và không thể đưa ra những quan điểm độc đáo. 😶
Một người tập trung vào sự gần gũi cũng rất phụ thuộc vào phản hồi tức thì, liên tục, vì vậy họ có thể cần được hỗ trợ nhiều hơn những người khác. Đó là lý do tại sao làm việc từ xa có thể không phải là lựa chọn tốt nhất cho họ.
5. Chú trọng chi tiết
Bạn biết người luôn kiểm tra báo cáo ba lần để đảm bảo không có một lỗi chính tả nào lọt qua? Hay người yêu thích bảng tính và luôn háo hức dạy bạn về VLOOKUP? Đó là những đại diện tiêu biểu cho phong cách làm việc chú trọng chi tiết. Họ luôn nỗ lực hơn người khác để đảm bảo không bỏ sót bất cứ điều gì, và bạn khó có thể tìm thấy ai giỏi hơn họ trong việc tổ chức công việc. 🤓
Với điều này, không có gì ngạc nhiên khi những người như vậy thành công trong nghề kế toán, phân tích và các vị trí khác đòi hỏi công việc tỉ mỉ. Ngoài sự chú ý đến chi tiết vô song, điểm mạnh chính của họ bao gồm:
- Đáng tin cậy
- Cần cù
- Suy nghĩ thấu đáo
Về mặt tiêu cực, những người chú ý đến chi tiết thường dễ mất tập trung khỏi mục tiêu cuối cùng. Họ có thể bị sa lầy vào chi tiết đến mức trở nên ám ảnh, khiến tốc độ làm việc chậm lại đáng kể.
6. Hướng đến ý tưởng
Mỗi nhóm cần một người có tầm nhìn xa trông rộng, mơ ước lớn hơn những người khác, hay còn gọi là thành viên nhóm hướng đến ý tưởng. Không giống như những người thuộc loại trước, họ không bận tâm đến những việc nhỏ nhặt hay chi tiết của vấn đề — họ chỉ muốn tìm ra cách giải quyết sáng tạo. 💡
Đương nhiên, phong cách làm việc hướng đến ý tưởng chi phối các phiên brainstorming và rất cởi mở với quan điểm và phản hồi của người khác. Họ là người bạn nên tìm đến khi gặp khó khăn, vì họ sẽ tìm ra cách để vượt qua. Những lợi thế chính của những nhân viên như vậy là:
- Sáng tạo và trí tưởng tượng xuất sắc
- Sự tham vọng và lạc quan
- Thái độ tích cực
Hiện nay, tư duy sáng tạo liên tục khiến những người hướng đến ý tưởng trở nên rất thiếu tổ chức. Họ yêu thích sự hỗn loạn sáng tạo, điều này đôi khi có thể quá khó để xử lý. Những nhân viên như vậy có thể gặp khó khăn trong việc tuân thủ lịch trình hoặc ngân sách dự án, dẫn đến nhiều phức tạp.
Cách quản lý một nhóm có nhiều phong cách làm việc khác nhau
Một trong những nhiệm vụ chính của bạn với tư cách là người quản lý là hiểu phong cách làm việc của nhóm và thích ứng với họ. Đây không phải là việc dễ dàng, vì vậy hãy để chúng tôi chia sẻ một số mẹo hữu ích có thể tạo ra sự khác biệt lớn. 🏆
1. Sử dụng các công cụ phù hợp cho từng phong cách làm việc
Cho dù nhóm của bạn làm việc tại chỗ hay hoàn toàn từ xa, bạn có thể sử dụng nhiều công cụ khác nhau để quản lý nhân sự và dự án, từ ứng dụng lập lịch đến công cụ theo dõi năng suất. Nhưng những công cụ đó có đủ linh hoạt để phù hợp với các phong cách làm việc khác nhau không?
Nếu không, bạn cần một giải pháp đa năng có thể đáp ứng tất cả các đặc điểm nêu trên. Nói cách khác, bạn cần một công cụ như ClickUp. Công cụ này cung cấp một bộ tính năng quản lý dự án toàn diện, giúp bạn phát huy tối đa năng lực của từng thành viên trong nhóm và duy trì sự tham gia của họ.
Nhờ các chế độ xem ClickUp , bạn có thể trình bày thông tin theo nhiều cách khác nhau phù hợp với phong cách làm việc cụ thể của nhân viên. Sử dụng bản đồ tư duy và dòng thời gian để vạch ra các quy trình cho những người có tư duy trực quan, hoặc chuyển sang danh sách hoặc bảng cho những người thích cấu trúc đơn giản hơn.
ClickUp cũng cung cấp tính linh hoạt để cung cấp cho mỗi thành viên trong nhóm lượng thông tin chính xác mà họ cần. Sử dụng ClickUp Clip để cung cấp cho nhân viên độc lập một bản tóm tắt nhanh về nhiệm vụ của họ bằng cách sử dụng tính năng quay màn hình, và để họ tự do làm việc một cách tốt nhất.
Đối với các thành viên nhóm hợp tác và hướng đến ý tưởng, ClickUp Whiteboards là giải pháp hoàn hảo. Nó thúc đẩy tinh thần đồng đội và tư duy tổng thể, giúp mọi người luôn đồng nhất với nhau. Đối với những người chú trọng chi tiết, ClickUp Docs cung cấp sự tự do không giới hạn để đi sâu và tạo ra các SOP mạnh mẽ, không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào. Cho dù bạn cần phác thảo một dự án nhỏ một lần hay toàn bộ kế hoạch kinh doanh, ClickUp Docs có thể là một công cụ hỗ trợ tuyệt vời.
Cuối cùng, các thành viên trong nhóm luôn hỗ trợ và gần gũi sẽ đánh giá cao các bình luận được gán — một cách dễ dàng để tạo mục hành động trong khi cộng tác trong thời gian thực. Bất kể phong cách làm việc nào chiếm ưu thế trong nhóm của bạn, ClickUp đều có tính năng phù hợp cho mọi người! 🙌
2. Điều chỉnh cách giao tiếp cho phù hợp với các phong cách làm việc khác nhau
Nếu bạn muốn tận dụng tối đa một nhóm đa dạng, bạn cần từ bỏ các phương pháp lỗi thời như đánh giá hiệu suất cố định hoặc các cuộc họp đồng nhất. Thay vào đó, bạn nên áp dụng một cách tiếp cận linh hoạt hơn, có tính đến các phong cách làm việc cụ thể, đặc biệt là liên quan đến sở thích giao tiếp. 🗣️
Ví dụ, nhân viên thích sự gần gũi sẽ đánh giá cao các cuộc họp hàng ngày hoặc các cuộc kiểm tra thường xuyên, trong khi các thành viên độc lập trong nhóm có thể không cần nhiều hơn một cuộc họp mỗi tháng.
Tương tự, những người chú trọng chi tiết thường thích các cuộc họp có tần suất cố định với ngày định trước, trong khi những người chú trọng ý tưởng không quan tâm đến cách tiếp cận linh hoạt hơn. Những người thuộc nhóm đầu tiên cũng coi trọng phản hồi và ý kiến dựa trên dữ liệu, trong khi những người thuộc nhóm thứ hai thích trò chuyện và động não.
Nếu bạn không chắc chắn về cách tiếp cận từng nhân viên theo phong cách làm việc của họ, điều tốt nhất bạn có thể làm cũng là điều đơn giản nhất: hỏi. Khuyến khích các thành viên trong nhóm truyền đạt sở thích của họ, họ sẽ đánh giá cao việc được lắng nghe.
3. Phù hợp công việc với điểm mạnh
Một trong những lý do chính để làm quen với phong cách làm việc của nhóm là để sử dụng kiến thức này khi phân công công việc. Nếu không, bạn có thể lãng phí tài năng của ai đó vào công việc không phù hợp với họ. Như Einstein đã nói, "Nếu bạn đánh giá một con cá bằng khả năng leo cây, nó sẽ sống cả đời trong niềm tin rằng mình là con vật ngu ngốc. "
Tin tốt là một khi bạn đã hiểu rõ phong cách làm việc của mọi người, việc phân công công việc phù hợp cho từng thành viên trong nhóm sẽ không còn là vấn đề khó khăn. Nếu có công việc liên quan đến xử lý dữ liệu nặng, bạn sẽ biết rằng công việc đó nên giao cho người chú ý đến chi tiết thay vì người chú trọng ý tưởng. Nếu một dự án có nhiều phần thay đổi và phụ thuộc lẫn nhau, bạn sẽ muốn huy động những nhân viên có tinh thần hợp tác và tìm công việc độc lập cho những nhân viên độc lập.
Tuy nhiên, việc kết hợp này có thể không dễ dàng, đặc biệt là ở giai đoạn đầu, trước khi bạn củng cố được quy trình làm việc nhất định. Nếu bạn cần trợ giúp để kiểm soát khối lượng công việc của nhóm, ClickUp Tasks có thể giúp bạn sắp xếp mọi thứ một cách gọn gàng và hiệu quả.
Nhờ hơn 35 ClickApps đa năng, bạn có thể sử dụng Nhiệm vụ ClickUp cho mọi thứ, từ lập kế hoạch hàng ngày đến chiến lược hoạt động tổng thể. Thiết lập các công việc với trạng thái, phụ thuộc và danh sách kiểm tra tùy chỉnh để mọi người cùng đồng bộ và đảm bảo sự hợp tác liền mạch.
ClickUp còn đi kèm với hàng loạt tính năng tự động hóa và tiện dụng như nhiệm vụ định kỳ, giúp bạn tránh công việc nhàm chán và giải phóng thời gian để tối ưu hóa quy trình làm việc theo các phong cách làm việc khác nhau.
Cách cải thiện phong cách làm việc của bạn
Hiểu phong cách làm việc cá nhân của bạn không chỉ là phát huy điểm mạnh của bản thân. Như bạn đã thấy, mỗi cách tiếp cận đều có những nhược điểm cụ thể mà bạn có thể khắc phục để nâng cao trình độ chuyên môn của mình. Mặc dù các bước cụ thể để làm điều này khác nhau giữa các phong cách, nhưng đây là hai mẹo chung mà bạn có thể áp dụng.
1. Quan sát ngày làm việc của bạn
Nếu bạn đã làm cùng một công việc trong một thời gian dài, việc chuyển sang chế độ tự động là điều tự nhiên. Điều này khiến bạn khó nhận ra những lĩnh vực cần cải thiện, vì vậy hãy lùi lại một bước để đánh giá ngày làm việc của mình một cách cẩn thận.
Trong quá trình làm việc, hãy tập trung vào những điều mà bạn thấy khó chịu, không cần thiết hoặc quá sức. Ví dụ, bạn có thể nhận ra rằng bạn không cần liên lạc nhiều với trưởng nhóm hoặc bạn cảm thấy khó sắp xếp thứ tự công việc.
Sau khi xác định được những điểm yếu này, hãy xem bạn có thể làm gì để khắc phục chúng. Ví dụ: bạn có thể sử dụng Ưu tiên nhiệm vụ ClickUp để sắp xếp khối lượng công việc hoặc Mục tiêu ClickUp để có cái nhìn tổng quan về tiến độ của mình. 📈
Thử nghiệm các chiến lược khác nhau để tối ưu hóa quy trình làm việc theo phong cách ưa thích của bạn. Bạn sẽ ngạc nhiên trước sự khác biệt lớn mà một vài điều chỉnh nhỏ có thể mang lại!
2. Trao đổi với cấp trên của bạn
Bạn có thể không hoàn toàn tự do điều chỉnh công việc theo phong cách ưa thích của mình. Một số quy trình là chính sách của công ty hoặc quyết định của ban quản lý mà bạn phải tuân thủ cho đến khi được phép thay đổi.
Đó là lý do tại sao thảo luận về phong cách làm việc của bản thân với trưởng nhóm và những người ra quyết định khác là rất quan trọng. Đừng ngần ngại bày tỏ lo lắng hoặc đề xuất thay đổi hướng đi. Xét cho cùng, sự thay đổi có thể mang lại lợi ích cho toàn bộ nhóm, vì vậy quản lý của bạn nên cởi mở trong việc thực hiện nó.
Nếu bạn cảm thấy rằng kỹ năng và cách tiếp cận công việc của mình có thể được sử dụng hiệu quả hơn, hãy xem những việc cần làm để điều chỉnh. Bạn sẽ hạnh phúc và năng suất hơn, từ đó có thể tập trung vào công việc của mình. 🌟
Tạo ra sự hợp tác hiệu quả
Nếu bạn phụ trách một nhóm có nhiều phong cách làm việc khác nhau, bạn có cơ hội tạo ra một quy trình làm việc chặt chẽ, trong đó mọi người bổ sung cho nhau. Kết hợp và phân công công việc phù hợp với điểm mạnh của từng thành viên giúp mỗi thành viên trong nhóm phát huy hết khả năng của mình, đồng thời giảm thiểu rủi ro về sự kém hiệu quả và kiệt sức.
Bằng cách sử dụng một nền tảng quản lý dự án hiệu quả như ClickUp, bạn có thể yên tâm rằng mình sẽ không bị lạc trong các chi tiết và quy trình công việc. Tạo tài khoản ClickUp và biến nhóm của bạn thành những người chơi xuất sắc! 🥇