Là Giám đốc tương tác trong nhóm Dịch vụ chuyên nghiệp tại ClickUp, tôi đã giúp nhiều khách hàng triển khai thành công nền tảng của chúng tôi trong tổ chức của họ. Bạn có thể ngạc nhiên khi biết rằng cài đặt ClickUp là phần dễ nhất trong bất kỳ dự án nào.
Đặt nền tảng vững chắc với phân cấp được xây dựng tốt và cấu hình các chế độ xem có ý nghĩa là rất quan trọng! Tuy nhiên, cách tổ chức của bạn trải qua sự thay đổi có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của bất kỳ quá trình chuyển đổi kỹ thuật số nào.
Quản lý thay đổi là quá trình hỗ trợ sự thay đổi ở cấp độ cá nhân bằng cách đánh giá nhu cầu của các bên liên quan và chuẩn bị cho sáng kiến thay đổi một cách phù hợp.
Tại sao quản lý thay đổi là một khía cạnh quan trọng của hoạt động kinh doanh
Một số nhà lãnh đạo kinh doanh tại thời điểm này có thể tự hỏi: tại sao phải bận tâm? Hãy chỉ cần thực hiện quá trình quản lý thay đổi càng nhanh càng tốt và hy vọng vào kết quả tốt nhất.
Tôi ở đây để chia sẻ rằng một chút thời gian sẽ giúp mọi người vượt qua các sáng kiến thay đổi và mang lại những lợi ích to lớn.
Đầu tiên và có lẽ quan trọng nhất, việc triển khai quản lý thay đổi một cách hiệu quả sẽ giúp đảm bảo lợi tức đầu tư của bạn. Nó đảm bảo rằng nhân viên của bạn nhanh chóng chấp nhận, sử dụng hiệu quả và thành thạo sản phẩm để thay đổi thành công.
Nó cũng giảm thiểu nhu cầu phải làm lại hoặc xem xét lại các quy trình, vì các bên liên quan của bạn tham gia rất nhiều vào dự án từ đầu đến cuối.
Cuối cùng, chiến lược quản lý thay đổi của bạn có thể giúp bạn đạt được các mục tiêu và thước đo thành công mà bạn đã đặt ra khi lần đầu tiên quyết định chọn ClickUp làm sản phẩm. Đây thực sự chỉ là một biện pháp bảo hiểm để hiện thực hóa những lợi ích của việc quản lý thay đổi thành công.
Mô hình Quản lý Thay đổi của Kurt Lewin
Mô hình quản lý thay đổi của Kurt Lewin giả định rằng mỗi thay đổi mà một tổ chức trải qua đều trải qua ba giai đoạn:
- Unfreeze (Giải phóng): Khi nhóm của bạn chuẩn bị cho sự thay đổi và chấp nhận rằng sự thay đổi đang đến. Cách họ thường làm việc bắt đầu tan chảy
- Thay đổi: Nơi các sáng kiến thay đổi thực sự diễn ra
- Đóng băng lại: Khi bạn củng cố thay đổi và chuyển sang kinh doanh như bình thường —đóng băng thay đổi hiện tại
Mục đích của việc triển khai quy trình quản lý thay đổi này là giúp mọi người vượt qua giai đoạn thay đổi nhanh hơn. Cuối cùng, các nhà lãnh đạo kinh doanh muốn giảm thời gian dành cho sự thay đổi và sự không chắc chắn ở giai đoạn đầu của quá trình thay đổi.
Mọi người đều trải qua quá trình thay đổi với tốc độ khác nhau, vì vậy, trong kế hoạch của mình, bạn cần xem xét tất cả các loại bên liên quan trong tầm nhìn chiến lược của mình. Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua từng giai đoạn khác nhau để bạn có thể quản lý thay đổi và hoàn thành các quy trình của mình một cách hiệu quả hơn.
Chúng tôi cũng đã tổng hợp một mẫu Quản lý thay đổi bao gồm các câu hỏi phỏng vấn các bên liên quan, Kế hoạch quản lý thay đổi và Kế hoạch truyền thông.
Giai đoạn 1: Giải phóng
Giai đoạn này của quá trình quản lý thay đổi là giai đoạn khám phá và lập kế hoạch.
Đánh giá tác động của sự thay đổi
Trước tiên, điều quan trọng là xác định tác động của việc triển khai thay đổi đối với các bên liên quan, cho dù họ bị ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp. Trong các dự án chuyển đổi kỹ thuật số, có ba loại thay đổi chính:
1. Thay đổi hệ thống
Trong trường hợp triển khai ClickUp, hệ thống mới là ClickUp! Hãy xem xét hệ thống mới sẽ khác biệt như thế nào so với hệ thống hiện tại, vì điều này có thể ảnh hưởng đến mức độ và loại hình đào tạo mà nhóm của bạn cần.
2. Quản lý thay đổi quy trình
Khi khởi chạy một hệ thống mới, các quy trình hoặc công việc mà nhóm của bạn thực hiện sẽ thay đổi theo là điều tất nhiên. Việc tạo tài liệu Quy trình hoạt động tiêu chuẩn (trong Tài liệu!) có thể là một nguồn tài nguyên hữu ích cho nhóm của bạn.
3. Thay đổi nhân sự
Loại thay đổi này có lẽ là điều mà mọi người quan tâm nhất trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số — hệ thống mới có thay thế tôi không? Điều quan trọng là phải xem xét tác động đến nhân viên trong quá trình quản lý thay đổi tổ chức và truyền đạt rõ ràng những kỳ vọng.
Khi bạn đã xác định được những lĩnh vực mà bạn cảm thấy sẽ ảnh hưởng nhiều nhất đến nhóm của mình, đã đến lúc bạn hỏi họ! Tiến hành phỏng vấn các bên liên quan để hỏi các thành viên trong nhóm của bạn về những lo ngại chính của họ và xác định những khoảng cách thay đổi trong tổ chức để trở lại trạng thái hiện tại.
Ví dụ: nhóm của bạn có thể nghĩ rằng các sáng kiến thay đổi trong quy trình của họ là tương đối nhỏ, nhưng theo đánh giá của bạn, đó là những thay đổi lớn. Điều này có nghĩa là trong quá trình thực hiện dự án, bạn cần đảm bảo rằng bạn đã bao gồm các phiên đào tạo bổ sung để giúp nhóm nhanh chóng nắm được cách quản lý thay đổi.
Ngoài ra, trong các cuộc phỏng vấn, nhân viên của bạn có thể lo ngại rằng hệ thống mới sẽ dẫn đến tình trạng dư thừa nhân sự. Điều này cho thấy bạn cần đưa những thông điệp mạnh mẽ vào kế hoạch truyền thông để giải quyết những lo ngại này.
Xác định những người phản đối, những người hoài nghi và những người ủng hộ
Nếu bạn thực hiện các cuộc phỏng vấn với các bên liên quan, bạn sẽ sớm xác định được những người phản đối, những người hoài nghi và những người ủng hộ.
Champions là những người đã bị thuyết phục bởi sự thay đổi và sẽ là đại sứ của ClickUp. Họ có thể đã sử dụng ClickUp trước đây hoặc chỉ là những người rất tích cực trong nhóm của bạn.
Các nhà vô địch nên được sử dụng để thúc đẩy các thành viên còn lại trong nhóm và được tham gia vào quá trình triển khai ClickUp với tư cách là chuyên gia về chủ đề này.
Có lẽ ai cũng biết rằng những người phản kháng là những người rất do dự trước một sáng kiến thay đổi hoặc bất kỳ loại thay đổi nào. Điều quan trọng là phải nhận ra những người này nhưng giới hạn họ không lan truyền cảm xúc tiêu cực để dự án không bị phá hoại. Hãy nhớ rằng tiêu cực luôn mạnh hơn tích cực.
Loại người cuối cùng là những người hoài nghi. Đây thực sự là loại người mà tôi yêu thích nhất khi tham gia hội thảo để thu thập các yêu cầu cho việc triển khai ClickUp để quản lý dự án!
Ở đây, bạn có những người đầu tư nhiều nhất vào kết quả của dự án và họ sẽ đặt câu hỏi về các quy trình và thay đổi cho phù hợp. Họ sẽ nghĩ đến những điều mà ban quản lý không nghĩ đến.
Xác định các loại người ở trên và làm việc với họ trong quá trình quản lý dự án hoặc sáng kiến thay đổi, tùy theo từng trường hợp!
Lập kế hoạch cho sự thay đổi
Bây giờ bạn đã thu thập tất cả thông tin này, đã đến lúc áp dụng vào công việc! Có hai tài sản mà tôi khuyên dùng cho bất kỳ dự án thành công nào với chiến lược quản lý thay đổi.
- Kế hoạch quy trình quản lý thay đổi
- Kế hoạch truyền thông
May mắn thay, ClickUp là một công cụ tuyệt vời để lập và duy trì các kế hoạch này. Trong mẫu quản lý thay đổi của chúng tôi, đã có sẵn các mẫu kế hoạch để bạn sử dụng. Trong chiến lược quản lý thay đổi của mình, bạn sẽ muốn bao gồm tất cả các hoạt động mà bạn dự định thực hiện để giúp nhóm của bạn áp dụng ClickUp.
Một số hoạt động có thể bao gồm:
- Xây dựng các quy trình vận hành tiêu chuẩn mới
- Phát triển tài liệu đào tạo
- Kiểm tra chấp nhận của người dùng
- Các phiên đào tạo
- Lễ ra mắt
Kế hoạch truyền thông là nơi bạn sẽ thiết lập các công việc cho các hoạt động truyền thông đã lên kế hoạch sẽ diễn ra trong quá trình thay đổi. Chúng có thể bao gồm:
- Thông báo ban đầu
- Giờ làm việc hàng tuần
- Thông báo ra mắt
- Xác nhận sau khi triển khai
Trong mẫu của chúng tôi, có một số bản thảo ngôn ngữ để bạn sử dụng trong nhiều trường hợp giao tiếp này. ClickUp có một số tính năng có thể giúp bạn cài đặt điều này!
Công việc trong nhiều danh sách
Tôi thích thêm tất cả các công việc đã lên kế hoạch từ kế hoạch truyền thông vào kế hoạch quản lý thay đổi để có thể xem toàn bộ mọi thứ.
Công việc lặp lại
Đối với những việc như cập nhật hàng tuần và cuộc họp ban chỉ đạo, hãy sử dụng tính năng công việc định kỳ để dễ dàng nhắc nhở bạn hoàn thành các hoạt động này.
Giai đoạn 2: Thay đổi
Giai đoạn Thay đổi xảy ra khi những thay đổi thực sự diễn ra. Đây có thể là thời gian khó khăn nhất đối với nhóm của bạn, nhưng nếu bạn đã làm việc chăm chỉ trong giai đoạn Giải phóng, bạn sẽ có kế hoạch để vượt qua giai đoạn này.
Thách thức lớn nhất của bạn trong thời gian này là giúp mọi người vượt qua giai đoạn thay đổi và không để ai bị mắc kẹt. Hãy sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch khi gặp phải những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.
Nếu bạn đã áp dụng một số quy trình phản hồi như biểu mẫu ClickUp hoặc kênh Slack, bạn sẽ bắt đầu nghe thấy một số vấn đề có thể phát sinh. Nhóm lãnh đạo của bạn cũng rất quan trọng trong việc theo dõi tinh thần của nhóm và đưa ra các quan sát.
Họ làm việc trực tiếp với các nhóm của mình và sẽ nắm bắt được tình hình chung. Dưới đây là một số lý do khiến mọi người có thể gặp khó khăn trong quá trình thay đổi và cách khắc phục:
Không hiểu lý do
Nếu ai đó không hiểu mục đích của việc đưa ClickUp hoặc bất kỳ hệ thống mới nào vào tổ chức của bạn, họ có thể sẽ thiếu sự tham gia trong dự án và chậm chấp nhận nó. Hãy đảm bảo rằng bạn dành thời gian giải thích "tại sao" cho nhóm của bạn và yêu cầu những người ủng hộ truyền bá giá trị của một thay đổi thành công.
Sợ hãi trước điều chưa biết
Thay đổi có thể gây lo lắng!
Đối với những người lo ngại về sáng kiến thay đổi sắp tới, hãy tăng cường giao tiếp và đảm bảo quá trình này diễn ra minh bạch. Hãy thu hút các bên liên quan tham gia vào quá trình quản lý thay đổi để giúp xóa bỏ những nghi ngờ và cuối cùng đảm bảo mọi thứ sẽ trở lại trạng thái ban đầu.
Lo ngại về khả năng tự chủ
Khi học một hệ thống mới, mọi người có thể lo lắng về khả năng kỹ thuật của mình để bắt đầu sử dụng hệ thống đó. Đảm bảo rằng các phiên đào tạo được lên lịch không chỉ cho ngày ra mắt mà còn cho những tuần và tháng tiếp theo. Tính nhất quán là yếu tố quan trọng để quản lý thay đổi.
Áp lực từ đồng nghiệp (thiên lệch tiêu cực)
Bạn còn nhớ những người phản đối mà chúng tôi đã xác định trước đó không? Nếu tiếng nói của những người phản đối quá lớn, nó có thể kéo cả nhóm xuống khi quản lý thay đổi. Giảm thiểu sự gián đoạn bằng cách cung cấp các kênh phản hồi riêng tư cho những người này thông qua người quản lý của họ.
Mất mục tiêu và quyền hạn
Nếu bạn là chuyên gia JIRA trong nhóm của mình và đột nhiên JIRA không còn nữa, điều đó có thể khiến người đó rất lo lắng về mục đích và tầm quan trọng của mình trong nhóm. Hãy thu hút những người có lo lắng này tham gia nhiều hơn vào quá trình triển khai ClickUp để xoa dịu những lo lắng đó.
Lo lắng về kinh nghiệm trong quá khứ
Nếu nhóm của bạn đã từng trải qua thay đổi trong tổ chức và nó gây ra nhiều xáo trộn và khó khăn, nhóm của bạn có thể lo lắng về ý nghĩa của thay đổi tiếp theo. Bạn sẽ muốn thừa nhận các vấn đề trong quá khứ và nói về các biện pháp đang được thực hiện để áp dụng các bài học kinh nghiệm từ các dự án trước đó.
Tin tưởng rằng sự thay đổi này chỉ là tạm thời
Tương tự, nếu tổ chức của bạn liên tục trải qua những thay đổi, mọi người có thể cho rằng hệ thống mới chỉ là một trào lưu tạm thời sẽ sớm lỗi thời. Hãy nhấn mạnh các kế hoạch dài hạn cho ClickUp để mọi người biết rằng đây không chỉ là một thứ mới mẻ nhất thời.
Hãy sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch của bạn cho bất kỳ vấn đề nào có thể phát sinh và huy động các nhóm của bạn tham gia càng nhiều càng tốt khi bạn quản lý thay đổi trong giai đoạn này. Bạn sẽ vượt qua khó khăn với nụ cười trên môi!
Giai đoạn 3: Đóng băng lại
Giai đoạn cuối cùng là "đóng băng" thay đổi để ClickUp trở thành hoạt động kinh doanh mới bình thường. Đây thường là giai đoạn bị bỏ qua nhất vì một khi dự án được khởi động, dự án sẽ được đóng và mọi người sẽ chuyển sang công việc tiếp theo.
Tôi không thể nhấn mạnh đủ tầm quan trọng của giai đoạn này trong việc khuyến khích áp dụng ClickUp. Nhóm của bạn vừa trải qua một cuộc chuyển đổi lớn và nỗ lực rất nhiều — đã đến lúc ghi nhận điều đó!
Một số hoạt động duy trì bạn nên bao gồm được liệt kê dưới đây. Thế giới là của bạn và chỉ bạn mới biết điều gì phù hợp nhất với văn hóa tổ chức và chiến lược kinh doanh tổng thể của mình.
Lễ kỷ niệm ra mắt
Để kết thúc quá trình thay đổi, hãy cân nhắc tổ chức một buổi lễ kỷ niệm sau khi ra mắt. Đây có thể là một cách tuyệt vời để thông báo cho nhóm của bạn rằng kỳ thay đổi đã kết thúc và củng cố việc chuyển đổi sang ClickUp.
Lễ kỷ niệm có thể diễn ra dưới nhiều hình thức, như tổ chức bữa trưa cho nhóm hoặc tặng bánh cupcake cho mọi người. Ngay cả những thành công ngắn hạn ngay lập tức cũng rất tốt để quảng bá khi bạn quản lý thay đổi.
Cuộc thi điểm Không gian Làm việc
ClickUp cũng có một tiện ích báo cáo rất hữu ích có sẵn trong Bảng điều khiển của chúng tôi có tên là Điểm Không gian Làm việc. Tiện ích này sẽ phân bổ điểm cho mọi người dựa trên số lượng công việc họ đang thực hiện, công việc đã hoàn thành và nhận xét đã thêm.
Tôi đã thấy một số khách hàng thành công của mình tạo ra một cuộc thi nội bộ cho nhân viên của họ, người có số Điểm Không gian Làm việc nhiều nhất sẽ nhận được phiếu quà tặng. Việc triển khai điều này ngay từ khi ra mắt là một nước cờ tuyệt vời vì nó khuyến khích mọi người sử dụng ClickUp sớm và chuyển tất cả công việc hiện tại của họ vào hệ thống.
Đánh giá sau khi triển khai
Cách dễ nhất để biết nhân viên của bạn có chấp nhận thay đổi hay không là hỏi họ! Vài tuần sau khi ra mắt, hãy khảo sát lại mọi người để nghe ý kiến của họ về ClickUp, phản hồi và đề xuất cải tiến.
Thường có những trường hợp đặc biệt mà chúng tôi chưa nghĩ đến trong giai đoạn khám phá xuất hiện ở đây và có thể thúc đẩy cảm giác cải tiến liên tục đối với sản phẩm. Bạn cũng sẽ phát hiện ra nếu có bất kỳ lỗ hổng kiến thức nào có thể được giải quyết bằng đào tạo bổ sung.
Đào tạo bổ sung, giờ làm việc linh hoạt và các buổi học trưa
Nếu nhóm của bạn cho biết họ cần đào tạo thêm, hãy cung cấp cho họ! Ngay cả khi họ không nói với bạn, bạn cũng nên tạo thêm cơ hội để họ đặt câu hỏi và tìm hiểu thêm.
Các phương pháp thành công nhất mà tôi đã thấy là những thứ như Giờ làm việc nơi mọi người có thể đưa ra các câu hỏi cụ thể về ClickUp mà có thể không được giải đáp trong phiên đào tạo.
Hơn nữa, nếu bạn có thể yêu cầu những người ủng hộ ClickUp trình bày cách họ sử dụng ClickUp trong các cuộc họp và phiên họp như Lunch and Learns, bạn sẽ thấy mọi người học hỏi các mẹo và thủ thuật mà đồng nghiệp của họ chia sẻ.
Phần thưởng và sự công nhận
Để đảm bảo rằng toàn bộ trải nghiệm thay đổi là tích cực, hãy ghi nhận những người ủng hộ và chuyên gia trong lĩnh vực đã đóng góp cho dự án. Thực hiện một sáng kiến thay đổi là một việc lớn, vì vậy hãy thưởng cho mọi người một cách xứng đáng.
Ai được hưởng lợi từ kế hoạch quản lý thay đổi?
Tổ chức: Thay đổi là điều không thể tránh khỏi trong kinh doanh. Thực tế, đó là điều duy nhất không thay đổi. Đối với các tổ chức, kế hoạch quản lý thay đổi là chìa khóa để chuyển đổi suôn sẻ. Kế hoạch này bảo vệ công ty khỏi những gián đoạn tiềm ẩn và giảm thiểu tổn thất có thể gây ra bởi những điều chỉnh không được quản lý. Kế hoạch này có thể giúp thúc đẩy cải tiến, đổi mới và tăng trưởng trong tổ chức.
Nhân viên: Không chỉ các tổ chức, mà cả nhân viên cũng được hưởng lợi rất nhiều từ một kế hoạch quản lý thay đổi toàn diện. Sự xa lạ và lo lắng khi đối mặt với thay đổi thường dẫn đến sự sụt giảm tinh thần và năng suất của nhân viên. Với một kế hoạch quản lý thay đổi phù hợp, nhân viên sẽ nhận được sự hỗ trợ và hướng dẫn cần thiết trong quá trình chuyển đổi, từ đó giảm sự kháng cự và cải thiện sự chấp nhận đối với tình huống mới.
Vượt qua đường cong thay đổi nhanh hơn với quản lý thay đổi
Quản lý thay đổi đảm bảo rằng nhóm của bạn sẽ vượt qua quá trình triển khai ClickUp một cách suôn sẻ. Nó cũng khuyến khích việc áp dụng và đảm bảo bạn nhận được lợi tức đầu tư nhanh nhất có thể.
Đừng bỏ qua bất kỳ giai đoạn nào trong ba giai đoạn: Giải phóng, Thay đổi và Tái ổn định. Chuẩn bị cho từng giai đoạn sẽ đảm bảo bạn tận dụng tối đa nhân viên và ClickUp.