Điều phối các cuộc họp hàng ngày là một nghi thức đối với hầu hết các nhóm; tuy nhiên, bạn có đang tận dụng tối đa giá trị của chúng không?
Bạn bắt đầu cuộc họp với một chương trình nghị sự đã được lên kế hoạch. Mọi người chia sẻ các ưu tiên hàng ngày của họ và mọi việc diễn ra suôn sẻ cho đến khi có ai đó đi chệch hướng.
Cuộc gọi standup của bạn trở thành một cuộc hội thoại dài vô tận về một chủ đề không liên quan đến các thành viên khác trong nhóm. Hoặc tệ hơn nữa, bạn không chắc mình đã truyền đạt kế hoạch trong ngày cho nhóm một cách hiệu quả hay chưa.
Nghe quen quen?
Ba yếu tố trách nhiệm, minh bạch và truy xuất nguồn gốc có thể đảm bảo thành công của một cuộc họp đứng – nhưng làm thế nào để đạt được điều này hàng ngày?
Phần mềm họp hàng ngày có thể giúp các nhóm hiện đại như nhóm của bạn hợp lý hóa giao tiếp, theo dõi tiến độ và giải quyết kịp thời các vấn đề cấp bách.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn một số công cụ họp hàng ngày tốt nhất để giúp bạn tối đa hóa thời gian họp.
Phần mềm họp đứng hàng ngày là gì?
Phần mềm họp hàng ngày, thường được gọi là công cụ họp hàng ngày hoặc công cụ scrum, là một nền tảng kỹ thuật số được thiết kế để giúp bạn và các thành viên trong nhóm của bạn hợp lý hóa và cải thiện chất lượng các cuộc họp trạng thái hàng ngày.
Vào năm 1993, một nhóm kỹ sư phần mềm đã cố gắng tìm ra cách để làm việc cùng nhau hiệu quả hơn. Họ lấy cảm hứng từ cách một đội bóng bầu dục phối hợp lối chơi.
Đó là khi cuộc họp hàng ngày đầu tiên ra đời.
Theo thời gian, ý tưởng này đã kết hợp với các phương pháp agile và sprint trong phát triển phần mềm hiện đại, và đã mang lại hiệu quả khá cao.
Agile là phương pháp chia một dự án lớn thành các chu kỳ nhỏ hơn, đơn giản hơn gọi là lặp lại hoặc sprint. Điều này giúp chúng ta làm việc nhanh hơn và chính xác hơn trong phát triển phần mềm, đồng thời rất hữu ích cho việc thích ứng với các yêu cầu thay đổi.
Hiện nay, sprint trong scrum chỉ là một kỳ nhất định, thường là bốn tuần hoặc ít hơn, trong đó mọi người làm việc cùng nhau để đạt được một mục tiêu cụ thể. Mục tiêu này thường là một bước tiến tới mục tiêu sản phẩm lớn hơn.
Không chỉ giới hạn trong các nhóm phát triển phần mềm, cách làm việc này hiện đã trở nên phổ biến trong các bộ phận như marketing, thiết kế và dịch vụ chuyên nghiệp.
Ba lợi ích của việc sử dụng phần mềm họp đứng hàng ngày
- Lên lịch và tổ chức các cuộc họp hàng ngày vào đầu mỗi ngày làm việc. Tại đây, các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ các cập nhật có cấu trúc về những việc họ đã làm trong ngày hôm trước, kế hoạch cho ngày hôm nay và bất kỳ trở ngại hoặc vấn đề nào họ gặp phải
- Thúc đẩy sự hợp tác trong nhóm bằng cách tích hợp với phần mềm quản lý dự án . Điều này giúp bạn và các nhóm của bạn luôn đồng nhất về tiến độ công việc và dự án
- Ghi lại tóm tắt và cập nhật cuộc họp. Điều này tạo ra một bản ghi lịch sử về tiến độ dự án mà bạn và các thành viên trong nhóm có thể tham khảo sau này
Tóm lại, phần mềm standup hàng ngày giúp đơn giản hóa cách bạn hợp tác với nhóm trong các dự án hàng ngày. Chúng giúp quản lý dự án hiệu quả hơn và giữ cho bạn và nhóm của bạn luôn hướng tới mục tiêu.
Những tiêu chí cần lưu ý khi chọn phần mềm họp đứng hàng ngày?
Các công cụ họp hàng ngày có thể giúp bạn tổ chức các cuộc họp hiệu quả nếu bạn biết những tính năng cần tìm. Dưới đây là một số tính năng hữu ích nhất mà chúng tôi khuyên bạn nên tìm trong phần mềm họp hàng ngày:
- Dễ sử dụng: Công cụ phải dễ sử dụng và trực quan cho các nhà quản lý dự án và thành viên nhóm. Một công cụ phức tạp sẽ không được nhóm của bạn chấp nhận, dẫn đến mất năng suất
- Lên lịch cuộc họp: Kiểm tra xem công cụ có hỗ trợ thiết lập cuộc họp bằng 1 cú nhấp chuột, cuộc họp định kỳ và nhắc nhở để lên lịch các cuộc họp hàng ngày của bạn một cách nhanh chóng hay không
- Tích hợp: Nếu nhóm của bạn sử dụng các công cụ quản lý dự án hoặc cộng tác khác (ví dụ: ClickUp, Trello, Slack), hãy xem xét phần mềm có thể tích hợp với các công cụ này. Bằng cách này, bạn có thể chia sẻ dữ liệu và quy trình làm việc giữa các ứng dụng
- Báo cáo và phân tích: Công cụ này nên cung cấp thông tin chi tiết về tiến độ của nhóm và các điểm nghẽn tiềm ẩn, giúp bạn xác định vấn đề sớm và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu
- Theo dõi công việc và tiến độ: Một số công cụ họp hàng ngày bao gồm bảng công việc hoặc tính năng theo dõi tiến độ để giúp bạn hình dung tiến độ dự án cùng với các cập nhật hàng ngày
10 phần mềm họp đứng hàng ngày tốt nhất để sử dụng vào năm 2024
1. ClickUp
ClickUp là phần mềm họp hàng ngày tất cả trong một mà các nhóm trên toàn thế giới sử dụng để tiến hành các cuộc họp hàng ngày nhanh chóng và hiệu quả.
Mẫu cuộc họp hàng ngày của ClickUp giúp bạn quản lý các cuộc họp hàng ngày của mình một cách đúng đắn bằng cách trang bị cho nhóm của bạn:
- Một trung tâm để lập kế hoạch, ghi chú và theo dõi tiến độ
- Danh sách kiểm tra cho từng thành viên trong nhóm để đảm bảo không có việc nào bị bỏ sót
- Cập nhật thời gian thực tại một nơi duy nhất để mọi người luôn nắm bắt thông tin
ClickUp AI giúp bạn tóm tắt ghi chú cuộc họp trong vài giây và tự động tạo các mục hành động từ tài liệu và nhiệm vụ, giảm bớt công việc thủ công.
Các tính năng tốt nhất của ClickUp:
- ClickUp Sprints: Tùy chỉnh chu kỳ sprint và lịch trình standup để phù hợp với sở thích của nhóm bạn. Cho dù đó là chu kỳ 3 tuần hay standup hàng ngày xen kẽ, công cụ này đủ linh hoạt để hỗ trợ cách bạn làm việc.
- Chế độ xem ClickUp: Chế độ xem ClickUp cho phép bạn quản lý công việc, theo dõi dự án và trực quan hóa quy trình làm việc theo cách của bạn. Chọn từ hơn 15 chế độ xem có thể tùy chỉnh để làm việc hiệu quả hơn
- Bảng điều khiển ClickUp: Bảng điều khiển cho phép bạn theo dõi dự án theo thời gian thực và hiểu sâu hơn để có cái nhìn tổng quan về công việc của mình
- Trạng thái nhiệm vụ ClickUp: Thêm các giai đoạn khác nhau vào nhiệm vụ của bạn với trạng thái nhiệm vụ tùy chỉnh của ClickUp, đảm bảo hiển thị rõ ràng công việc mà mọi người đang thực hiện
- Nhận xét ClickUp: Nhận xét ClickUp là một công cụ cộng tác tiện lợi để giao tiếp, phản hồi và định dạng nội dung. Bạn có thể gán nhận xét, đề cập đến người hoặc nhóm để thông báo và thảo luận theo chủ đề để tổ chức các cuộc hội thoại. Chúng giúp nắm bắt bối cảnh bị bỏ sót trong các cuộc gọi của bạn
- Mẫu ClickUp: Có hơn 1.000 mẫu ClickUp có thể tùy chỉnh để giúp bạn bắt đầu quản lý dự án ngay lập tức
Giới hạn của ClickUp:
- Tương thích với thiết bị di động: ClickUp không thích ứng phù hợp với tất cả các kích thước màn hình nhỏ, đây là một thách thức nếu bạn thường xuyên làm việc trên điện thoại
Giá ClickUp:
- Miễn phí vĩnh viễn
- Không giới hạn: 7 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
- ClickUp Brain: Có sẵn trên tất cả các gói trả phí với giá 5 USD/thành viên Không gian Làm việc/tháng
Đánh giá và nhận xét về ClickUp:
- G2: 4.7/5 (8.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (3.000+ đánh giá)
2. Krisp
Krisp là Trợ lý cuộc họp AI tự động ghi chép và tóm tắt cuộc họp đứng của bạn. Krisp cung cấp AI Năng suất giọng nói độc đáo giúp cải thiện độ rõ ràng của giọng nói bằng cách loại bỏ tiếng ồn xung quanh.
Krisp không phải là phần mềm dành riêng cho các cuộc họp đứng theo nghĩa truyền thống. Đây là phần mềm giúp cải thiện trải nghiệm cuộc họp bằng cách nâng cao chất lượng âm thanh và giúp bạn tóm tắt nội dung cuộc họp. Thách thức là chuyển những bản tóm tắt này thành các điểm hành động trong phần mềm quản lý dự án của bạn.
Các tính năng tốt nhất của Krisp:
- Ghi chép cuộc họp: Krisp cho phép các nhóm ghi chép cuộc họp của họ một cách tự động
- Tóm tắt: Tóm tắt các cuộc họp trực tuyến của bạn và tạo các mục hành động hàng ngày
- Chia sẻ và cộng tác: Tạo và chia sẻ tóm tắt cuộc họp và các mục hành động với các thành viên khác trong nhóm
- Khử tiếng ồn: Krisp giúp loại bỏ tiếng ồn xung quanh để đảm bảo cuộc họp không bị gián đoạn và cải thiện chất lượng cuộc họp nói chung
Giới hạn của Krisp:
- Giọng nói robot: Tính năng khử tiếng ồn có thể làm cho giọng nói của bạn nghe như giọng máy nếu loại bỏ quá nhiều tiếng ồn xung quanh
- Thiếu tích hợp: Krisp không tích hợp với các phần mềm quản lý dự án phổ biến, gây khó khăn cho việc chuyển các mục hành động
Giá của Krisp:
- Miễn phí vĩnh viễn
- Pro: 8 USD/tháng cho mỗi người dùng được cấp phép
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét của Krisp:
- G2: 4.8/5 (542 đánh giá)
- Capterra: Chưa có đủ đánh giá
3. Standuply
Kể từ khi đại dịch bùng phát, chúng ta đã chứng kiến sự gia tăng của công việc từ xa và không đồng bộ. Điều này có nghĩa là cần có tài liệu và quy trình chi tiết, trao quyền cho cá nhân để ra quyết định và cố ý giảm số lượng cuộc họp trong lịch.
Các cuộc họp đứng không đồng bộ là kết quả của sự thay đổi này. Các thành viên trong nhóm có thể đăng cập nhật hàng ngày của họ theo một định dạng cụ thể để mọi người có thể nhận được cập nhật trạng thái mà không cần họp.
Bạn có thể đặt câu hỏi tiếp theo và làm rõ trong một chủ đề, và trưởng nhóm của bạn, hoặc thậm chí AI, có thể tóm tắt các điểm chính cho mọi người.
Cuộc họp đứng async giúp tăng tính linh hoạt và không làm gián đoạn công việc hàng ngày của bạn. Bạn có thể đăng cập nhật, đưa con đi học hoặc làm việc vặt. Bạn không cần phải chờ đợi.
Standuply là một bot standup không đồng bộ giúp bạn tổ chức các cuộc họp standup trong Slack và Microsoft Teams. Nó cũng tích hợp với các trình theo dõi công việc để nhóm của bạn có thể theo kịp tiến độ của các dự án.
Các tính năng tốt nhất của Standuply:
- Cuộc họp hàng ngày không đồng bộ: Standuply giúp bạn tổ chức các cuộc họp hàng ngày không đồng bộ qua văn bản, giọng nói hoặc video
- Báo cáo độc đáo: Đính kèm video hoặc tin nhắn thoại vào báo cáo của bạn với Standuply
- Thăm dò ý kiến và khảo sát: Tùy chỉnh và lên lịch thăm dò ý kiến và khảo sát để chạy trong Slack
Giới hạn của Standuply:
- Tích hợp giới hạn: Standuply chỉ có thể được tích hợp và sử dụng với Slack và Microsoft Teams
Giá của Standuply:
- Bắt đầu: Miễn phí vĩnh viễn
- Nhóm: 1,5 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 3,5 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Standuply:
- G2: 4.8/5 (30+ đánh giá)
- Capterra: Không đủ đánh giá
4. Jell
Jell là một công cụ họp hàng ngày được tối ưu hóa cho các nhóm làm việc từ xa ở các múi giờ khác nhau. Bạn cũng có thể tạo các bản báo cáo tùy chỉnh cho nhóm của mình để chia sẻ tiến độ công việc.
Với Jell, bạn có thể thiết lập lịch trình, tùy chỉnh câu hỏi và điều phối nhóm của mình.
Các tính năng tốt nhất của Jell:
- Đăng ký tùy chỉnh: Tính năng đăng ký cho phép người quản lý và thành viên nhóm tùy chỉnh tần suất cuộc họp và chia sẻ báo cáo
- Mục tiêu/OKR: Đặt và theo dõi mục tiêu /OKR của bạn tại một nơi và chia sẻ kết quả tiến độ của bạn
Giới hạn của Jell:
- Không có kế hoạch miễn phí: Jell không có kế hoạch miễn phí. Bạn phải trả tiền để sử dụng công cụ này sau 14 ngày dùng thử miễn phí
Giá của Jell:
- Essentials: 5 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Nâng cao: 10 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét của Jell:
- G2: 3.8/5 (30 đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (23 đánh giá)
5. ScrumGenius
ScrumGenius là một công cụ họp hàng ngày giúp tự động hóa các cuộc họp, khảo sát và báo cáo cho các nhóm đa chức năng ở các múi giờ khác nhau. Nó có tính năng hoàn thành mục tiêu và theo dõi chướng ngại vật độc đáo, giúp các thành viên trong nhóm của bạn xem mục tiêu và chướng ngại vật hàng ngày.
Các tính năng tốt nhất của ScrumGenius:
- Kiểm tra hàng ngày: Các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ thông tin cập nhật về công việc hàng ngày của họ với các tính năng độc đáo như theo dõi mục tiêu và trở ngại
- Tích hợp: Hoạt động với các công cụ như Slack, Microsoft Teams và phần mềm email
- Phân tích & Thông tin chi tiết tìm kiếm: Hình dung, lọc và tìm kiếm dữ liệu của bạn để theo dõi các yếu tố cản trở phổ biến, mức độ tham gia của nhóm và hơn thế nữa
Giới hạn của ScrumGenius:
- Chỉ dành cho nhóm quản lý dự án: ScrumGenius được thiết kế chỉ để sử dụng trong các nhóm quản lý dự án
- Hủy đăng ký: Bạn phải liên hệ với bộ phận hỗ trợ để hủy đăng ký ScrumGenius
Giá của ScrumGenius:
- Cơ bản: 3 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Nhóm: 5 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 7 USD/tháng cho mỗi người dùng
Đánh giá và nhận xét của ScrumGenius:
- G2: 0.8/5 (3 đánh giá)
- Capterra: 4.8/5 (6 đánh giá)
6. Phạm vi
Range là một công cụ quản lý dự án cho phép các nhóm phát triển chia sẻ các bản cập nhật dự án không đồng bộ, tạo chương trình họp, ghi chú và theo dõi mục tiêu của nhóm. Range tích hợp với các công cụ như Slack và MS Teams, cho phép bạn nhận tất cả các bản cập nhật ở một nơi.
Phạm vi tính năng tốt nhất:
- Thư mục nhóm: Xem tình hình công việc của nhóm và những việc họ đang tập trung làm
- Đăng ký: Các thành viên trong nhóm có thể giao tiếp và đăng ký mà không cần phải tham gia cuộc họp hàng ngày
- Tích hợp: Phạm vi tích hợp với hơn 75 công cụ, chẳng hạn như Slack và MS Teams
Giới hạn phạm vi:
- Giao diện người dùng: Người dùng mới báo cáo gặp khó khăn trong việc điều hướng giao diện người dùng
Phạm vi giá:
- Miễn phí vĩnh viễn
- Pro: 8 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Phạm vi xếp hạng và đánh giá:
- G2: 4.6/5 (74 đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (32 đánh giá)
7. Fellow
Fellow là một công cụ quản lý dự án cho phép các nhóm làm việc nhanh nhẹn có ít cuộc họp hơn, ngắn hơn và hiệu quả hơn. Bạn có thể sử dụng các mẫu cuộc họp của Fellow để lên lịch các cuộc họp nhóm và xây dựng chương trình làm việc cho nhóm của bạn một cách nhanh chóng.
Các tính năng nổi bật khác:
- Mẫu chương trình họp: Hơn 500 mẫu chương trình họp sẵn sàng sử dụng
- AI Meeting Transcriptions and Summary: Nhận bản ghi và tóm tắt cuộc họp tự động
Giới hạn của Fellow:
- Quá nhiều mẫu: Fellow cung cấp quá nhiều mẫu cho các trường hợp sử dụng tương tự, khiến bạn mất nhiều thời gian để chọn mẫu phù hợp với nhu cầu của mình
Giá dành cho thành viên:
- Miễn phí vĩnh viễn
- Pro: 6 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 8 USD/tháng cho mỗi người dùng
Đánh giá và nhận xét từ người dùng:
- G2: 4.7/5 (1.827+ đánh giá)
- Capterra: Không đủ đánh giá
8. StepSize
StepSize là phần mềm standup hàng ngày sử dụng AI để tạo báo cáo về phát triển sản phẩm.
Nếu bạn là một nhóm sử dụng Linear hoặc Jira, StepSize cho phép bạn tạo các bản cập nhật rõ ràng về tiến độ của nhóm.
Các tính năng tốt nhất của StepSize:
- Báo cáo tiến độ do AI tạo: Tạo và phân tích báo cáo tiến độ của các dự án với các liên kết đến các vấn đề và phiếu yêu cầu
- Chỉ số giám sát: Tạo báo cáo cho phép bạn giám sát các chỉ số phát triển sản phẩm. Ví dụ: bạn có thể theo dõi số lượng cải tiến giao diện người dùng được thực hiện trên trang web thương mại điện tử của mình mỗi tháng và đo lường tác động của chúng đối với sự tương tác của người dùng
Giới hạn StepSize:
- Không có gói miễn phí: StepSize không cung cấp gói miễn phí
Giá theo gói StepSize:
- Nhóm: 100 USD/tháng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét của StepSize:
- G2: Chưa có đủ đánh giá
- Capterra: Không đủ đánh giá
9. Tatsu. io
Tatsu là phần mềm họp hàng ngày giúp thuận tiện cho việc giao tiếp không đồng bộ trong Slack. Tatsu có thể thông báo cho một kênh khi cuộc họp sắp bắt đầu và gọi người tham gia đầu tiên.
Các tính năng tốt nhất của Tatsu. io:
- Cuộc họp hàng ngày không đồng bộ: Tatsu tự động bắt đầu cuộc họp hàng ngày trên kênh Slack và thông báo cho tất cả các thành viên. Nó yêu cầu các thành viên trong nhóm báo cáo và bỏ qua các thành viên không có mặt
- Lệnh tùy chỉnh: Sử dụng các lệnh như "dismiss" để cho thành viên nhóm nghỉ trong ngày hoặc "quit" để kết thúc cuộc họp khi bạn thấy phù hợp
Giới hạn của Tatsu. io:
- Giới hạn trên Slack: Tatsu chỉ có thể được sử dụng trên Slack.
Giá của Tatsu. io:
- Toàn cầu: 1 USD/tháng cho mỗi người dùng
Đánh giá và nhận xét về Tatsu. io:
- G2: Chưa có đủ đánh giá
- Capterra: Chưa có đủ đánh giá
10. GeekBot
GeekBot là một công cụ quản lý dự án tự động hóa các cuộc họp hàng ngày, các cuộc khảo sát, các cuộc họp tổng kết và các quy trình công việc khác trong Slack và Microsoft Teams. Bạn có thể cài đặt thời gian và tần suất của các cuộc họp hàng ngày, các câu hỏi cần hỏi và người cần nhận thông báo.
Các tính năng tốt nhất của GeekBot:
- Khảo sát ẩn danh: Tiến hành khảo sát ẩn danh với Geekbot và nhận phản hồi trung thực cũng như thông tin chi tiết từ nhóm của bạn
- Quy trình làm việc tự động: Geekbot cho phép tự động hóa quy trình làm việc và giúp tiết kiệm thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại
Giới hạn của GeekBot:
- Tùy chỉnh mẫu: Người dùng cho rằng các mẫu không thể dễ dàng tùy chỉnh
Giá của GeekBot:
- Khởi động: Miễn phí vĩnh viễn
- Mở rộng quy mô: 2,5 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét của GeekBot:
- G2: 4.6/5 (154 đánh giá)
- Capterra: 4.9/5 (143 đánh giá)
Hợp lý hóa giao tiếp trong nhóm với phần mềm họp hàng ngày
Khi được thực hiện hiệu quả, các cuộc họp hàng ngày là một cách tuyệt vời để giữ cho nhóm của bạn đồng nhất, có động lực và tiến độ hướng tới mục tiêu.
Cho dù bạn thích các cuộc họp không đồng bộ hay hội nghị truyền hình, hãy lựa chọn phần mềm standup phù hợp với phong cách làm việc của nhóm và văn hóa công ty.
Bạn sẽ có được trải nghiệm tốt nhất và giá trị cao nhất bằng cách tích hợp phần mềm standup với công cụ quản lý dự án của mình, hoặc tốt nhất là tích hợp nó vào công cụ đó, và đây là điểm nổi bật của ClickUp.