Nhiều người trong chúng ta phải vật lộn để đạt được mục tiêu năng suất và cảm thấy như một ngày đã trôi qua trước khi hoàn thành tất cả công việc trong lịch trình. Tuy nhiên, chúng ta có thể vượt qua điều này và tăng năng suất bằng cách đặt mục tiêu và theo dõi tiến độ hoàn thành. Điều này giúp chúng ta đánh giá cao tiến độ đã đạt được, đồng thời cung cấp một cách để giữ chúng ta đi đúng hướng để đạt được những gì mong muốn thay vì lạc lối trong những phiền nhiễu.
Cái nhìn chi tiết về quá trình đặt mục tiêu này được hỗ trợ bởi nghiên cứu về cách các trưởng nhóm, CEO và quản lý dự án hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Ví dụ, chúng ta sẽ xem xét mục tiêu thông minh (và SMART) là gì và cách sử dụng chúng. Bằng cách làm theo các lời khuyên dưới đây, bạn sẽ có thể đạt được tiến độ ổn định để đạt được mục tiêu của mình.
Tầm quan trọng của việc đặt mục tiêu
Đặt mục tiêu là một trong những cách tốt nhất để đạt được mục tiêu dự án của bạn. Nếu được đặt đúng, mục tiêu sẽ cung cấp một lộ trình thực tế để đạt được thành công, loại bỏ một số căng thẳng liên quan đến sự không chắc chắn và cho phép bạn quản lý thời gian của mình tốt hơn. Mục tiêu cũng cung cấp trách nhiệm giải trình có thể giúp thúc đẩy công việc và thói quen cá nhân tốt hơn.
Các loại mục tiêu
Mỗi loại mục tiêu có vai trò riêng trong việc đảm bảo bạn hoàn thành những việc cần làm. Hãy kết hợp các loại mục tiêu phổ biến này vào chiến lược của bạn và bạn sẽ nhanh chóng thấy được chúng bổ sung cho nhau như thế nào và giúp tăng năng suất của bạn ra sao.
Mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn
Mục tiêu ngắn hạn cần được hoàn thành ngay lập tức hoặc trong tương lai gần. Ví dụ, hoàn thành một công việc trong dự án có thể là một mục tiêu ngắn hạn.
Mục tiêu dài hạn, hay mục tiêu tương lai, liên quan đến bức tranh tổng thể. Ví dụ, hoàn thành một dự án cụ thể có thể là mục tiêu ngắn hạn, và bạn có thể sử dụng doanh thu tăng từ dự án đã hoàn thành để phát triển công ty như một mục tiêu dài hạn. Mục tiêu ngắn hạn giúp đạt được tương lai lý tưởng.
Mục tiêu cá nhân và mục tiêu nghề nghiệp
Một trong những cách dễ nhất để thất bại trong việc đạt được mục tiêu là kiệt sức. Điều này xảy ra khi không có sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Nếu bạn tập trung quá nhiều vào một lĩnh vực trong cuộc sống, lĩnh vực khác sẽ bị ảnh hưởng.
Khi điều này xảy ra, năng suất có thể giảm và sức khỏe tinh thần có thể suy giảm. Các mục tiêu cá nhân có vẻ như sẽ cản trở cuộc sống nghề nghiệp của bạn, nhưng trên thực tế, chúng giúp duy trì động lực để đạt được các mục tiêu nghề nghiệp.
Cân bằng các mục tiêu như mục tiêu lãnh đạo với các mục tiêu cá nhân hơn để hoàn thiện nỗ lực của bạn.
Lợi ích của việc đặt mục tiêu
Mục tiêu có thể khiến bạn cảm thấy áp lực. Một số người tự hỏi liệu áp lực đặt ra mục tiêu cho bản thân có đáng giá hay không. Khi bạn bắt đầu đặt mục tiêu và theo dõi tiến độ thường xuyên, bạn sẽ thấy rằng chúng thúc đẩy bạn thay vì làm bạn nản lòng.
Tập trung và định hướng
Đặt mục tiêu cho phép bạn lập kế hoạch cho ngày của mình và chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch đó. Các mục tiêu được tổ chức hợp lý cung cấp cho bạn một bản phác thảo về những việc cần làm.
Cách tiếp cận này giúp bạn dễ dàng tập trung vào công việc hiện tại và tránh bị phân tâm khi chuyển từ công việc này sang công việc khác. Hơn nữa, hướng đi này là một cách dễ dàng để tăng năng suất.
Động lực và cam kết
Khi bạn hoàn thành từng mục tiêu, bạn sẽ cảm thấy hài lòng về bản thân. Khi hoàn thành một mục tiêu và bắt đầu mục tiêu tiếp theo, mong muốn được trải nghiệm lại cảm giác đó sẽ giúp bạn có động lực để tập trung và hoàn thành công việc.
Đo lường tiến độ và thành công
Nếu không đặt mục tiêu và đo lường tiến độ, bạn sẽ dễ rơi vào tình trạng cảm thấy mình đang đi vòng tròn. Đôi khi, chúng ta đạt được nhiều thành tựu nhưng lại không tự cho mình tín dụng xứng đáng.
Nhưng khi bạn đặt mục tiêu và cố gắng duy trì chúng, bạn sẽ có cơ hội nhìn lại những gì mình đã hoàn thành. Bạn sẽ thường thấy rằng mình đã làm được nhiều hơn mình nghĩ. Điều này có thể giúp ngăn chặn thái độ tiêu cực làm mất động lực.
Những thách thức phổ biến trong việc đặt mục tiêu
Quá trình lập kế hoạch kém khi đặt mục tiêu có thể làm giảm động lực của bạn thay vì thúc đẩy nó. Dưới đây là một số điều có thể xảy ra khi đặt mục tiêu và cách khắc phục để có được cảm giác tích cực mà mục tiêu hiệu quả mang lại.
Thiếu sự rõ ràng
Nếu bạn không cân nhắc kỹ lưỡng khi lập kế hoạch mục tiêu, bạn có thể đặt ra những mục tiêu quá rộng. Khi đến lúc ngồi xuống và thực hiện mục tiêu đó, bạn sẽ thiếu định hướng mà một mục tiêu được lập kế hoạch tốt mang lại.
Khi đặt mục tiêu, hãy luôn viết mục tiêu rõ ràng và dễ hiểu. Bạn muốn biết chính xác điểm bắt đầu và kết thúc của mục tiêu để có thể hoàn thành mục tiêu một cách hiệu quả.
Mong đợi không thực tế
Khi bắt đầu đặt mục tiêu, bạn có thể nhận ra rằng mình không hiểu rõ sức chứa của mình. Điều này có thể dẫn đến việc đặt ra những mục tiêu vượt quá khả năng thực hiện trong ngày. Nếu không có mục tiêu thực tế, bạn sẽ thấy mình bị tụt hậu so với lịch trình hoặc có nguy cơ mất động lực hoặc kiệt sức.
Luôn đặt mục tiêu mà bạn có thể đạt được trong thời gian bạn đã phân bổ cho mình. Bạn có thể không biết ngay sức chứa của mình. Trong những trường hợp này, hãy thận trọng và đặt mục tiêu nhỏ hơn cho bản thân.
Quản lý thời gian kém
Ngay cả khi bạn cố gắng tập trung vào công việc và nỗ lực đạt được mục tiêu, bạn vẫn không thể hoàn thành những việc quan trọng. Rất có thể, bạn có rất nhiều mục tiêu với mức độ quan trọng khác nhau. Tốt nhất là bạn nên dành thời gian cho những việc quan trọng trước.
Bằng cách sắp xếp mục tiêu theo thứ tự ưu tiên, bạn có thể đảm bảo các công việc quan trọng luôn được hoàn thành và sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả nhất. Nhiều kỹ thuật mà chúng ta sẽ thảo luận sau đây sẽ giúp bạn sắp xếp mục tiêu theo thứ tự ưu tiên dựa trên mức độ quan trọng của chúng.
Chiến lược và kỹ thuật đặt mục tiêu
Các vấn đề chúng ta đã thảo luận trước đó không phải là mới. Đó là những thách thức mà những người đặt mục tiêu đã phải đối mặt kể từ khi mục tiêu được đặt ra. Điều tốt là có nhiều phương pháp bạn có thể sử dụng để đối phó với chúng. Ở đây, chúng tôi sẽ giới thiệu một số kỹ thuật đặt mục tiêu mà bạn có thể sử dụng để tạo ra các mục tiêu hiệu quả hơn.
1. Đặt mục tiêu SMART
Khung mục tiêu SMART là một kỹ thuật đặt mục tiêu được thiết kế để đảm bảo bạn tạo ra những mục tiêu có thể đạt được. Những mục tiêu này sẽ giúp bạn duy trì động lực thay vì làm bạn mất động lực. Tên SMART là một từ viết tắt dễ nhớ:
SMART: Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Phù hợp, Có thời hạn
Năm yếu tố sau đây tạo nên một mục tiêu tối đa hóa cơ hội thành công. Hãy cùng xem xét từng yếu tố:
- Cụ thể: Một mục tiêu cụ thể không có sự mơ hồ. Khi bắt đầu mục tiêu, bạn nên biết chính xác những gì cần phải hoàn thành
- Có thể đo lường: Bạn cần có thể theo dõi tiến độ mục tiêu của mình. Mục tiêu có thể đo lường trả lời các câu hỏi như: Bao nhiêu? Bao nhiêu? Trong bao lâu?
- Có thể đạt được: Chúng ta đã thảo luận về tầm quan trọng của các mục tiêu có thể đạt được. Chúng giúp bạn không đặt mục tiêu quá cao và thất bại
- Có liên quan: Mục tiêu bạn đặt ra phải có liên quan đến bạn và bất kỳ chủ đề tổng quát nào trong mục tiêu của bạn
- Có thời hạn: Bằng cách đặt ra khung thời gian để hoàn thành, các mục tiêu có thời hạn giúp bạn duy trì cảm giác khẩn trương trong khi vẫn ưu tiên tiến độ của mình
2. Quyết định các ưu tiên của bạn
Trước đó, chúng ta đã thảo luận về mục tiêu có thể là khẩn cấp, quan trọng hoặc cả hai. Mục tiêu khẩn cấp phải luôn được hoàn thành đúng thời hạn, vì vậy, điều quan trọng là phải có một số khuôn khổ để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các mục tiêu của bạn. Một phương pháp phổ biến được gọi là Ma trận Eisenhower (hoặc Ma trận Khẩn cấp-Quan trọng).
Đây là kỹ thuật đặt mục tiêu xác định bốn phần tư tùy thuộc vào mức độ khẩn cấp hoặc tầm quan trọng của mục tiêu. Phần tư mà mục tiêu thuộc vào sẽ cho bạn biết cách xử lý mục tiêu đó.
Ma trận Eisenhower
- Khẩn cấp và quan trọng: Nếu một mục tiêu vừa khẩn cấp vừa quan trọng, nó nên được đưa vào danh sách những việc cần làm ngay lập tức
- Không khẩn cấp nhưng quan trọng: Các mục tiêu quan trọng không cần hoàn thành ngay lập tức nên được lên lịch dựa trên mức độ quan trọng của chúng
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Một mục tiêu được coi là khẩn cấp nhưng không quan trọng có thể cần phải hoàn thành ngay lập tức, nhưng không phải do bạn thực hiện. Phân công trách nhiệm cho những việc này
- Không khẩn cấp và không quan trọng: Mục tiêu không khẩn cấp và không quan trọng nên được loại bỏ hoàn toàn khỏi danh sách công việc cần làm của bạn
3. Sử dụng hệ thống theo dõi liên tục
Mục tiêu hoạt động bằng cách giúp bạn theo dõi thời gian và thúc đẩy bạn hoàn thành chúng. Nhưng nếu không có sự giám sát liên tục, động lực đó có thể không xuất hiện. Có một số mẫu thiết lập mục tiêu có thể giúp bạn thiết lập và giám sát mục tiêu.
Chuyển sang kỹ thuật số với việc cài đặt và theo dõi mục tiêu
Cách tốt nhất để theo dõi mục tiêu của bạn là thông qua một ứng dụng theo dõi mục tiêu. Với ClickUp, bạn có được một ứng dụng theo dõi mục tiêu đầy đủ tính năng cùng với một nền tảng năng suất hoàn chỉnh.
ClickUp Goals cho phép bạn chỉ định và theo dõi các Mục tiêu cụ thể để có giải pháp giám sát mục tiêu toàn diện, kèm theo thẻ điểm hàng tuần. Chia mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ hơn mang lại sự linh hoạt, giúp bạn đi đúng hướng. Ví dụ: bạn có thể ăn mừng thành công, phát triển kế hoạch tăng trưởng khi muốn có cấu trúc rõ ràng hơn hoặc theo dõi tiến độ đã đạt được.
4. Áp dụng phương pháp Get Things Done
Đôi khi, bạn có quá nhiều ý tưởng trong đầu đến nỗi khó biết phải bắt đầu từ đâu. David Allen đã phát triển khung công việc Getting Things Done (GTD) để giúp bạn đưa những ý tưởng đó ra khỏi đầu và sắp xếp chúng. Triết lý cốt lõi là ghi lại tất cả các công việc và ý tưởng nảy ra trong đầu bạn, sau đó sắp xếp chúng theo cách dễ quản lý. Mẫu GTD có thể giúp bạn sắp xếp theo phương pháp này.
Năm bước của GTD
Khung GTD bao gồm năm bước. Khi hoàn thành quá trình này, bạn sẽ có một danh sách các dự án cần thực hiện và những dự án có thể bỏ qua.
- Ghi lại: Thu thập mọi công việc, ý tưởng, dự án hoặc cam kết khác và ghi lại chúng bằng phương pháp bạn chọn
- Làm rõ: Xử lý ý nghĩa của từng mục. Quyết định xem nó có đáng theo đuổi hay không. Nếu có, hãy quyết định bước tiếp theo và kết quả mong muốn
- Tổ chức: Sắp xếp tất cả các mục có thể thực hiện thành các danh mục. Cách phân loại là tùy thuộc vào bạn
- Suy ngẫm: Thường xuyên xem lại danh sách công việc để làm mới trí nhớ và tập trung vào các công việc phù hợp với thời điểm hiện tại
- Tham gia: Khi các công việc và danh sách công việc của bạn đã rõ ràng, hãy bắt đầu thực hiện chúng bằng phần mềm quản lý công việc mà bạn chọn
5. Dùng thử Mục tiêu và Kết quả Khóa (OKR)
Chia nhỏ công việc thành một tập hợp các mục tiêu và kết quả khóa là một trong những kỹ thuật đặt mục tiêu tốt nhất cho toàn bộ tổ chức. Nó giúp đơn giản hóa các mục tiêu khó khăn và cung cấp một cách để theo dõi các mục tiêu chiến lược của công ty bằng cách sử dụng các kết quả có thể đo lường được. Có một số dự án phần mềm OKR có thể giúp các công ty tận dụng tối đa khung công việc này.
Nguyên tắc của OKR
OKR bao gồm các mục tiêu, là những mục tiêu định tính và hướng đến hành động. Chúng phải rõ ràng và dễ nhớ. Mỗi mục tiêu phải phù hợp với tầm nhìn và chiến lược của công ty bạn.
Vì mục tiêu phải luôn có thể đo lường được, nên nửa sau của OKR là các kết quả khóa. Các chỉ số này sẽ được sử dụng để đo lường tiến độ thực hiện mục tiêu.
OKR nhằm mục đích vượt qua giới hạn và được thiết kế để rất tham vọng nhưng vẫn có thể đạt được. Do độ khó cao hơn, tỷ lệ thành công 60-70% thường được coi là tốt. Nếu bạn không đạt được mục tiêu, hãy sử dụng OKR để khám phá các phương pháp cải tiến quy trình để có thể tiếp tục phấn đấu đạt được kết quả mong muốn.
Đây cũng là lý do tại sao đây là các mục tiêu cấp tổ chức. OKR hoạt động hiệu quả nhất để tạo mục tiêu nhóm và đo lường tiến độ. Nếu chúng được sử dụng làm chỉ số hiệu suất cá nhân, sẽ có xu hướng đơn giản hóa chúng để đảm bảo công bằng.
6. Xử lý sự mở rộng phạm vi dự án thông qua dự báo dự án
Một số dự án, đặc biệt là trong lĩnh vực phần mềm, có xu hướng phát triển đến kích thước không thể quản lý được. Nhóm có nhiều ý tưởng tuyệt vời hơn mức có thể thực hiện trong thời gian yêu cầu, và việc cố gắng thực hiện tất cả sẽ dẫn đến việc lỡ thời hạn và trì hoãn ra mắt.
Các công cụ dự báo dự án có thể giúp lập kế hoạch thời lượng của dự án, nhưng vấn đề này được giải quyết tốt hơn ở giai đoạn đặt mục tiêu.
Phương pháp MoSCoW
Phương pháp này xử lý các dự án có kích thước phình to bằng cách xếp hạng mức độ quan trọng của các công việc. Các công việc được xếp hạng thành bốn loại: phải có, nên có, có thể có hoặc không có. Tên của phương pháp này được lấy từ chữ cái đầu tiên của mỗi loại. Dưới đây là ý nghĩa của từng loại:
- Bắt buộc: Những công việc này là yêu cầu không thể thương lượng của dự án. Điều này bao gồm tuân thủ các yêu cầu pháp lý, các chức năng quan trọng hoặc các kết quả đầu ra chính
- Nên có: Đây là những công việc quan trọng nhưng không cấp thiết. Chúng có mức độ ưu tiên cao và nên được đưa vào nếu có thể vì sẽ đóng góp rất lớn vào kết quả cuối cùng
- Có thể có: Đây là những mục ít quan trọng hơn nhưng vẫn mong muốn có để cải thiện dự án, nhưng có thể dễ dàng cắt bỏ hơn nếu có hạn chế về thời gian
- Sẽ không có: Những công việc này đã được xem xét nhưng sẽ không được đưa vào sản phẩm cuối cùng. Điều này có thể có nghĩa là chúng là những ý tưởng tốt, nhưng cần phải hoãn lại để phát hành trong tương lai
Đạt được mục tiêu của bạn với ClickUp
ClickUp cung cấp cho tổ chức của bạn tất cả các công cụ cần thiết để đặt và đạt được mục tiêu. Tính năng ClickUp Goals có một danh sách dài các trường hợp sử dụng, nhưng phần mềm này không chỉ là công cụ theo dõi mục tiêu. ClickUp cung cấp nhiều công cụ năng suất và quản lý dự án giúp bạn cải thiện hiệu suất công việc trong mọi khía cạnh của kinh doanh.
Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay để xem nó có thể cải thiện hiệu quả công việc và giúp bạn đạt được mục tiêu dự án kịp thời như thế nào!