Không có gì bí mật khi mọi công ty đang vươn tới đỉnh cao đều cần một loại trí tuệ kinh doanh nào đó. Điều này không có nghĩa là chỉ số IQ cực cao hay bản năng kinh doanh phi thường. Tất cả chỉ là thu thập và phân tích thông tin để đưa ra quyết định thông minh, giúp thúc đẩy thành công của tổ chức và giải quyết các vấn đề.
Đây là lúc bảng điều khiển phát huy tác dụng. Bảng điều khiển cho phép bạn trực quan hóa tất cả các loại dữ liệu, phóng to các khía cạnh cụ thể, theo dõi KPI và có cái nhìn rõ ràng về tình trạng và tiến độ của công ty.
Có nhiều loại bảng điều khiển khác nhau, nhưng nếu bạn muốn theo dõi hoạt động hàng ngày và phát hiện vấn đề trước khi chúng trở thành vấn đề lớn, bảng điều khiển hoạt động là lựa chọn tốt nhất. 🎛️
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu về bảng điều khiển hoạt động, tìm hiểu lợi ích của nó và giúp bạn tạo bảng điều khiển để theo dõi mọi quy trình quan trọng liên quan đến một lĩnh vực kinh doanh cụ thể trong công ty của bạn.
Bảng điều khiển hoạt động là gì?
Bảng điều khiển hoạt động (còn gọi là bảng điều khiển vận hành) là một công cụ theo dõi các quy trình hoạt động và cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về hiệu suất của các hoạt động đang diễn ra trong công ty.
Không giống như bảng điều khiển phân tích đào sâu vào quá khứ để dự đoán tương lai, bảng điều khiển hoạt động quan tâm nhiều hơn đến hiện tại. Chúng xử lý thông tin hiện tại để phát hiện hiệu suất hoạt động và xác định điểm yếu. Điều này cho phép bạn thực hiện các hành động thích hợp và đưa quy trình trở lại đúng hướng.
Hãy coi bảng điều khiển hoạt động như một công cụ mở mang tầm mắt. Thay vì tự hỏi điều gì đang xảy ra với các quy trình đang diễn ra, thử nghiệm các giải pháp và hy vọng chúng sẽ hiệu quả, bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên các chỉ số KPI hoạt động được hiển thị trên bảng điều khiển.
Vì chủ yếu liên quan đến các quy trình đang diễn ra, bảng điều khiển hoạt động có tầm nhìn tương đối ngắn về thực tế, do đó không phù hợp cho kế hoạch dài hạn.
Lưu ý rằng bảng điều khiển hoạt động thường giải quyết các lĩnh vực kinh doanh cụ thể — bạn không thể sử dụng một bảng điều khiển duy nhất để theo dõi mọi quy trình trong công ty. Bạn nên có các bảng điều khiển riêng cho bán hàng, tiếp thị, sản xuất, phân phối và các lĩnh vực khác, tùy thuộc vào lĩnh vực công việc của công ty.
Các tính năng chính của bảng điều khiển hoạt động
Tại sao bảng điều khiển hoạt động lại hữu ích trong việc giám sát các quy trình hàng ngày của bạn? Hãy cùng xem một số tính năng chính của nó:
- Trực quan hóa dữ liệu: Các bảng điều khiển này không hiển thị một đống dữ liệu thô cho bạn. Thay vào đó, chúng trực quan hóa dữ liệu thông qua biểu đồ, đồ thị và các yếu tố khác để tiết kiệm thời gian và đảm bảo dễ hiểu 📊
- Hiển thị thời gian thực: Bảng điều khiển hoạt động hiển thị dữ liệu thực tế và lịch sử, cho phép bạn có được thông tin chi tiết chính xác về hiệu suất hiện tại của các quy trình
- Thông báo có thể tùy chỉnh: Bảng điều khiển cho phép bạn tạo thông báo cảnh báo về các vấn đề tiềm ẩn để bạn có thể hành động nhanh chóng
- KPI: Bảng điều khiển này cho phép bạn theo dõi con đường đạt được mục tiêu bằng cách phác thảo các chỉ số hiệu suất chính có liên quan
- Dễ sử dụng: Sử dụng bảng điều khiển hoạt động không cần đào tạo chuyên sâu. Chúng có giao diện trực quan mà bạn có thể làm quen trong chốc lát
- Theo dõi xu hướng dữ liệu: Một số bảng điều khiển hoạt động có các tính năng nâng cao cho phép bạn tìm hiểu lịch sử để nắm bắt xu hướng hiện tại. Lưu ý rằng tính năng này không phổ biến trong các bảng điều khiển hoạt động thông thường
Lợi ích của bảng điều khiển hoạt động
Bảng điều khiển hoạt động có thể là công cụ bạn cần để theo dõi các quy trình hoạt động đang diễn ra trong một lĩnh vực kinh doanh cụ thể và giải quyết mọi vấn đề ngay từ đầu. Dưới đây là những lợi ích bạn có thể nhận được từ bảng điều khiển này:
Xác định vấn đề một cách đơn giản
Một trong những lợi ích quan trọng nhất của bảng điều khiển hoạt động là cung cấp cho bạn khả năng hiển thị hoàn toàn các quy trình đang diễn ra. Nhờ đó, bạn có thể phát hiện ngay cả những sai lệch nhỏ nhất so với hiệu suất hoạt động thông thường và xác định chúng là các vấn đề tiềm ẩn.
Nói một cách đơn giản, bảng điều khiển hoạt động cho phép bạn phát hiện sự kém hiệu quả hoặc vấn đề ở giai đoạn đầu trước khi chúng gây ra thiệt hại nghiêm trọng hơn và làm gián đoạn quy trình của bạn.
Dễ dàng theo dõi năng suất của nhân viên
Vì bảng điều khiển hoạt động cho phép bạn theo dõi các hoạt động hàng ngày, chúng có thể là công cụ tuyệt vời để giám sát năng suất của nhân viên. Ví dụ: nếu bạn có bảng điều khiển hoạt động xoay quanh hỗ trợ khách hàng, các chỉ số KPI như số lượng phiếu yêu cầu đã nhận và đã giải quyết có thể giúp bạn hiểu mức độ thành công và tốc độ làm việc của nhân viên tại bất kỳ thời điểm nào.
Cải thiện quá trình ra quyết định
Sở hữu các chỉ số chi tiết liên quan đến quy trình vận hành giúp bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì dựa vào直觉 hoặc các báo cáo hiệu suất lỗi thời.
Trong ý nghĩa này, bảng điều khiển hoạt động là yếu tố quan trọng để phân bổ nguồn lực hợp lý, lập kế hoạch ngân sách và cải thiện hiệu suất.
Đang theo dõi mục tiêu
Mỗi tổ chức đều có mục tiêu mà mình đang hướng tới. Bảng điều khiển hoạt động cho phép bạn xác định và theo dõi các chỉ số KPI để hoàn thành mục tiêu đó, đồng thời đảm bảo mọi bên liên quan đều có chung nhận thức. Bảng điều khiển này hợp lý hóa quá trình theo dõi mục tiêu và giúp bạn thực hiện những bước nhỏ nhưng chắc chắn để đạt được mục tiêu với ít trục trặc nhất.
Tối ưu hóa chi phí
Quan sát quy trình hoạt động của bạn thông qua bảng điều khiển giúp bạn xác định chính xác các lĩnh vực cần cải thiện và điều chỉnh việc phân bổ nguồn lực để giảm chi phí và loại bỏ sự kém hiệu quả.
Lập kế hoạch dễ dàng hơn
Vì bảng điều khiển hoạt động cung cấp thông tin chi tiết về các quy trình của bạn theo thời gian thực, chúng là một phần không thể thiếu để lập kế hoạch thành công. Sử dụng thông tin hiển thị trên bảng điều khiển để phát triển các kế hoạch chiến lược dựa trên tình hình hiện tại và nỗ lực cải tiến liên tục.
Tối ưu hóa giao tiếp và hợp tác
Bạn có thể tăng cường sự hợp tác và giao tiếp trong nhóm bằng bảng điều khiển hoạt động. Chia sẻ bảng điều khiển với các thành viên nhóm có liên quan và cho phép họ truy cập dữ liệu liên quan để tăng tính minh bạch.
Dữ liệu hiển thị trên bảng điều khiển có thể là cơ sở cho các cuộc thảo luận và cuộc họp mang tính xây dựng, nơi bạn sẽ cùng nhau đưa ra ý tưởng để cải thiện quản lý hoạt động trong tổ chức của mình.
Cách tạo bảng điều khiển hoạt động tốt nhất: Tám bước đơn giản
Bạn muốn tạo một bảng điều khiển hoạt động toàn diện nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Chúng tôi có thể giúp bạn!
Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước và giúp bạn tạo bảng điều khiển đẳng cấp, đáp ứng hoàn hảo nhu cầu của bạn. Để làm được điều đó, chúng tôi sẽ sử dụng ClickUp, một trong những nền tảng quản lý dự án tốt nhất, giúp việc tạo bảng điều khiển trở nên dễ dàng. 😍
Bước 1: Chọn công cụ bảng điều khiển
Để quá trình tạo bảng điều khiển hoạt động trở nên dễ dàng nhất có thể, điều quan trọng là phải chọn một công cụ có khả năng trực quan hóa và sắp xếp dữ liệu của bạn. Vì bạn sẽ tìm thấy hàng tá nền tảng bảng điều khiển, đây là một số tiêu chí cần chú ý khi lựa chọn nền tảng phù hợp:
- Tính linh hoạt: Nền tảng này phải có nhiều tùy chọn để giúp bạn xây dựng bảng điều khiển hoạt động phù hợp với nhu cầu và mục tiêu chung của nhóm. Các tùy chọn này có thể là bất cứ điều gì, từ chia sẻ và cộng tác dễ dàng đến hiển thị vượt trội và các tính năng tùy chỉnh đa dạng
- Nhiều tiện ích: Công cụ bảng điều khiển phù hợp phải cung cấp nhiều lựa chọn tiện ích. Công cụ này phải cho phép bạn trực quan hóa khối lượng công việc và tiến độ, đồng thời sử dụng nhiều loại biểu đồ và đồ thị để thể hiện dữ liệu của bạn
- Dễ sử dụng: Nền tảng này phải có giao diện trực quan và dễ sử dụng cho bạn và nhóm của bạn. Nhiều công cụ bảng điều khiển có thiết kế kéo và thả, cho phép bạn sắp xếp và điều chỉnh bố cục một cách dễ dàng
- Tích hợp: Nền tảng bảng điều khiển phải có thể tích hợp với các công cụ quản lý dữ liệu mà tổ chức của bạn thường sử dụng
- Khả năng mở rộng: Công cụ này phải có khả năng xử lý dữ liệu lịch sử lớn và phức tạp hơn khi công ty phát triển
- Tùy chọn cộng tác: Nền tảng phù hợp phải hỗ trợ công việc nhóm và cho phép bạn và các cộng tác viên làm việc trong thời gian thực, để lại nhận xét và thêm ghi chú
ClickUp trước hết là một công cụ quản lý nhiệm vụ và dự án với nhiều tùy chọn để cải thiện năng suất, tổ chức và hợp tác nhóm. Do đó, ClickUp có thể là phần mềm lý tưởng để quản lý hoạt động và tạo bảng điều khiển.
Khi nói đến việc trực quan hóa dữ liệu, nền tảng này cung cấp một tính năng mà bạn sẽ yêu thích ngay từ cái nhìn đầu tiên — Bảng điều khiển ClickUp. Tính năng này cho phép bạn tạo bảng điều khiển hoạt động toàn diện, dễ hiểu và thẩm mỹ chỉ với vài cú nhấp chuột.
Bạn có thể chọn từ hơn 50 tiện ích để tạo biểu đồ tùy chỉnh, trực quan hóa tiến độ và khối lượng công việc, thực hiện tính toán hoặc theo dõi thời gian. Bạn cũng có thể kết nối các ứng dụng bên ngoài với Bảng điều khiển ClickUp, giúp tăng cường chức năng của nó.
Một lý do khác khiến việc tạo bảng điều khiển hoạt động trong ClickUp trở nên đơn giản là nhờ các thẻ Bảng điều khiển. Hãy coi các thẻ này như những khối xây dựng cho bảng điều khiển cuối cùng. Bạn thêm các thẻ một bằng một để vẽ nên một bức tranh độc đáo và trực quan hóa thông tin mong muốn. 🎨
Mẫu ClickUp
Bạn không muốn hoặc không có thời gian để xây dựng bảng điều khiển thông tin kinh doanh từ đầu? ClickUp có giải pháp cho bạn! Sử dụng kế hoạch hoạt động hoặc mẫu bảng điều khiển hoạt động để tiết kiệm thời gian và tạo bảng điều khiển cho các trường hợp sử dụng khác nhau.
Thư viện của ClickUp cung cấp hơn 1.000 mẫu cho các mục đích khác nhau, từ quản lý dự án và tiếp thị đến lập kế hoạch chiến lược và bán hàng. Duyệt qua thư viện và tìm mẫu phù hợp nhất với nhu cầu của tổ chức bạn.
Bước 2: Xem xét ai sẽ sử dụng bảng điều khiển
Trước khi tạo bảng điều khiển hoạt động, hãy xem xét ai sẽ sử dụng nó và tại sao. Bạn cần bảng điều khiển cho toàn bộ bộ phận hay cho một dự án cụ thể trong bộ phận đó? Tất cả mọi người trong nhóm sẽ có quyền truy cập vào bảng điều khiển hay chỉ các thành viên cấp cao?
Trả lời những câu hỏi như vậy sẽ giúp bạn hình dung ra một bảng điều khiển mà mọi người đều có thể hiểu và điều hướng.
Sau khi xác định người dùng bảng điều khiển, hãy hỏi ý kiến của họ về giao diện của bảng điều khiển. ClickUp cung cấp một tính năng tuyệt vời cho phép mọi người đóng góp ý kiến và giao tiếp trong thời gian thực — Bảng trắng ClickUp.
Bảng trắng là những khung vẽ kỹ thuật số lý tưởng cho việc động não và hợp tác nhóm. Chúng là nơi hoàn hảo để thảo luận về chiến lược, lập bản đồ quy trình tạo bảng điều khiển hoạt động và biến hành động thành ý tưởng.
Bước 3: Xác định mục tiêu của bạn
Bước tiếp theo là xác định các mục tiêu kinh doanh rõ ràng và thực tế, tức là mục đích của bảng điều khiển, bạn có thể thực hiện việc này trong ClickUp Goals. Xem xét các chỉ số và KPI mà bạn quan tâm nhất, tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh cụ thể mà bảng điều khiển tập trung vào.
Ví dụ: nếu bạn đang xây dựng bảng điều khiển hoạt động cho bộ phận bán hàng, bạn có thể xem xét các chỉ số như hiệu suất bán hàng, sự hài lòng của khách hàng hoặc năng suất của nhân viên.
Nếu bạn cần ý kiến của nhóm về vấn đề này, hãy sử dụng Biểu mẫu ClickUp. Đây là cách dễ sử dụng để thu thập thông tin từ các thành viên nhóm có liên quan trong chốc lát. Tất cả những gì bạn cần làm là tạo một Biểu mẫu (rất dễ dàng và trực quan) và chia sẻ với nhóm của bạn. Họ sẽ cung cấp câu trả lời của họ, và thế là xong — ClickUp sẽ thu thập và hiển thị thông tin đã gửi để dễ phân tích hơn.
Bạn có thể thực hiện bước này nhanh chóng với Mẫu kế hoạch hoạt động ClickUp. Mẫu này cho phép bạn phác thảo và đo lường mục tiêu của mình, đồng thời tạo kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu đó. Ngoài ra, mẫu này còn thúc đẩy sự hợp tác và giao tiếp, hợp lý hóa các quy trình và tăng năng suất.
Bước 4: Chọn các chỉ số phù hợp
Bây giờ là lúc lựa chọn các chỉ số và KPI phù hợp nhất cho bảng điều khiển hoạt động của bạn. Hãy nghĩ đến những chỉ số phù hợp nhất với mục tiêu kinh doanh, bộ phận hoặc dự án của bạn và cho phép bạn đưa ra các quyết định chiến lược liên quan đến quy trình kinh doanh.
Hãy nhớ rằng bảng điều khiển hoạt động của bạn phải đơn giản. Mặc dù bạn có thể muốn nhồi nhét vào đó tất cả các loại chỉ số phản ánh các khía cạnh khác nhau của quy trình, nhưng đây không phải là ý tưởng hay nhất. Bảng điều khiển như vậy có thể quá tải và khó theo dõi, làm mất đi mục đích ban đầu.
Phương pháp hay nhất để chọn các chỉ số phù hợp là tập trung vào một vài chỉ số chính phản ánh chính xác hiệu suất của các quy trình. Hãy nhớ rằng, có nhiều bảng điều khiển cho một lĩnh vực kinh doanh luôn tốt hơn là có một bảng điều khiển chứa quá nhiều dữ liệu khó theo dõi.
Việc lựa chọn các chỉ số phù hợp luôn phải là nỗ lực của cả nhóm. Hãy cùng nhau động não trong Bảng trắng ClickUp, sử dụng Biểu mẫu ClickUp để thu thập phản hồi, giao tiếp trong chế độ xem Trò chuyện ClickUp và phác thảo các chỉ số quan trọng một cách dễ dàng! ✌️
Bước 5: Xác định nguồn dữ liệu
Trong bước này, bạn cần xác định nguồn dữ liệu mà bạn muốn xem trên bảng điều khiển hoạt động, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu, API và bảng tính.
Vì ClickUp cho phép bạn xây dựng cơ sở dữ liệu, bạn có thể sử dụng nó làm nguồn cho bảng điều khiển của mình. Nhập dữ liệu của bạn dưới dạng nhiệm vụ, phân loại chúng bằng Trường Tùy chỉnh và chuyển đổi giữa hơn 15 chế độ xem ClickUp để sắp xếp chúng theo ý muốn.
Ngoài ra, bạn có thể tận dụng khả năng tích hợp mạnh mẽ của ClickUp và kết nối nó với các phần mềm khác mà bạn sử dụng để quản lý hoặc lưu trữ dữ liệu. Bên cạnh hơn 1.000 tích hợp gốc với các công cụ như Slack, HubSpot, Everhour và Zendesk, bạn có thể xây dựng các tích hợp tùy chỉnh thông qua API ClickUp và lấy dữ liệu từ bất kỳ nguồn nào bạn muốn.
Bước 6: Lập kế hoạch bố cục bảng điều khiển và tạo hình ảnh trực quan
Bước tiếp theo là xác định giao diện bảng điều khiển của bạn, có tính đến trải nghiệm người dùng, tổ chức và sự hấp dẫn về mặt thị giác.
ClickUp Dashboards giúp quá trình này trở nên cực kỳ dễ dàng. Nhờ thiết kế kéo và thả, bạn có thể di chuyển các thẻ và cập nhật bố cục theo ý thích.
Chọn các yếu tố bạn muốn có trên bảng điều khiển, chọn các tiện ích và nguồn dữ liệu phù hợp, đồng thời tạo hình ảnh trực quan dựa trên các chỉ số cụ thể.
Bước 7: Cập nhật dữ liệu thường xuyên
Xin chúc mừng, bạn đã tạo bảng điều khiển hoạt động của mình! 🥳
Tuy nhiên, hãy nhớ rằng công việc của bạn không kết thúc ở đây. Mục đích của bảng điều khiển hoạt động là hiển thị dữ liệu thời gian thực. Bạn cần đảm bảo rằng bảng điều khiển hiển thị thông tin mới nhất — thông tin lỗi thời sẽ làm sai lệch nhận thức của bạn về hiệu suất hoạt động và có thể dẫn đến quyết định sai lầm.
Cập nhật nguồn dữ liệu của bạn thường xuyên để tránh những tình huống như vậy. Bạn có thể sử dụng ClickUp Automations để giảm công việc thủ công và rủi ro sai sót. Tự động hóa dựa trên các kích hoạt, điều kiện và hành động, giúp bạn đảm bảo dữ liệu trong bảng điều khiển luôn mới và phù hợp.
ClickUp cung cấp bốn loại tự động hóa:
- Tùy chỉnh: Tự động hóa do bạn tạo khi có một kịch bản cụ thể trong đầu
- Mẫu: Tự động hóa cài sẵn
- Tích hợp: Kết nối ứng dụng khác với ClickUp để thiết lập tự động hóa
- Người được giao và người theo dõi: Đặt người được giao (người theo dõi) cho tất cả các công việc mới
Bước 8: Tinh chỉnh bảng điều khiển theo nhu cầu
Bảng điều khiển hoạt động của bạn có thể phục vụ mục đích hiện tại, nhưng sẽ cần được cải tiến ở một thời điểm nào đó để phù hợp với hoạt động cập nhật hoặc dữ liệu mới của bạn.
Bạn nên thỉnh thoảng xem lại các chỉ số hiệu suất và KPI để đảm bảo chúng vẫn còn phù hợp. Xem xét lại bố cục bảng điều khiển và tìm cách cải thiện để nâng cao hiệu quả.
Một khía cạnh quan trọng khác ở đây là thu thập phản hồi từ các thành viên trong nhóm của bạn. Hỏi họ xem họ có thấy bảng điều khiển hữu ích không và họ muốn thay đổi gì. ClickUp Forms có thể hỗ trợ bạn trong việc này — tạo các biểu mẫu mà nhóm của bạn có thể nhanh chóng điền vào và nhận bản tóm tắt chi tiết về thông tin đã thu thập.
ClickUp: Nơi lý tưởng cho bảng điều khiển hoạt động của bạn
ClickUp cung cấp mọi thứ bạn cần để tạo bảng điều khiển hoạt động. Với nền tảng quản lý dự án trực quan này, bạn có thể xác định mục tiêu, lựa chọn các chỉ số phù hợp, thiết lập cơ sở dữ liệu, trực quan hóa thông tin mong muốn và cộng tác với nhóm của mình.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và bắt đầu xây dựng bảng điều khiển hoàn hảo để kiểm soát hoạt động của bạn! 🌹