Là một nhà tiếp thị, tôi từng tự hào về khả năng làm nhiều việc cùng một lúc. Vừa lập chiến lược, vừa tạo/lập nội dung, vừa vận hành, vừa phân tích, tôi cảm thấy mình là người hiệu quả nhất. Nhưng sự thật là, tôi đang chìm trong một biển các tab mở và các dự án dang dở.
Một ngày đặc biệt kinh khủng đã xảy ra. Tôi đang viết một bài blog — một bài viết quan trọng cho chiến dịch sắp ra mắt. Nhưng sự tập trung của tôi bị phân tán. Hộp thư đến của tôi liên tục nhận được thông báo, các cập nhật trên mạng xã hội nhấp nháy trên màn hình và điện thoại của tôi rung lên vì có tin nhắn mới. Việc liên tục chuyển đổi giữa các công việc khiến tôi cảm thấy quá tải và dễ mắc lỗi, ảnh hưởng đến chất lượng bài viết.
Trong khoảnh khắc hỗn loạn đó, tôi nhận ra cách làm việc đa nhiệm của mình không giúp tôi làm việc hiệu quả; nó làm cạn kiệt trí nhớ làm việc và cản trở khả năng hoàn thành công việc chất lượng của tôi. Tôi liên tục phải chạy theo để bắt kịp, hy sinh cả độ chính xác và sự sáng tạo. Đã đến lúc phải thay đổi.
Đó là khi tôi tình cờ biết đến khái niệm monotasking. Áp dụng monotasking có nghĩa là ưu tiên tập trung sâu vào công việc thay vì ảo tưởng về năng suất mà multitasking thường mang lại.
Điều đó có nghĩa là tôi phải cam kết hoàn toàn cho một công việc tại một thời điểm, đắm mình vào sự phức tạp của nó và loại bỏ mọi yếu tố gây xao lãng sự chú ý của tôi.
Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ kinh nghiệm của mình với monotasking và cách nó giúp tôi lấy lại thời gian và sự bình yên trong một thế giới luôn đòi hỏi cả hai điều này.
Monotasking là gì?
Monotasking, hay single-tasking, là việc tập trung toàn bộ sự chú ý vào một công việc duy nhất mà không bị phân tâm.
Phương pháp này giúp bạn hoàn thành công việc với chất lượng cao hơn vì bạn tập trung hoàn toàn vào công việc. Nó cũng giúp giảm bớt căng thẳng tinh thần do liên tục chuyển đổi công việc, cho phép bạn làm được nhiều việc hơn trong những kỳ làm việc ngắn, cường độ cao và tập trung.
Lịch sử của Monotasking
Mặc dù các nhà hiền triết, nghệ sĩ, nhà thơ và nhà giáo dục có thể đã thực hành Monotasking từ thời cổ đại, các cuộc thảo luận học thuật về khái niệm này chỉ bắt đầu vào cuối thế kỷ XX. Khi các nhà nghiên cứu chỉ ra những bất cập và chi phí nhận thức liên quan đến việc đa nhiệm, Monotasking đã nổi lên như một giải pháp đối lập mạnh mẽ.
Một số đối tượng/kỳ/phiên bản đáng chú ý là:
1. Trong cuốn sách Flow: The Psychology of Optimal Experience (1990), Mihaly Csikszentmihalyi đã nói về việc đạt được 'luồng', một "trạng thái mà con người hoàn toàn đắm chìm trong một hoạt động đến mức không còn quan tâm đến bất cứ điều gì khác. " Để đạt được luồng, ông đề xuất đặt ra các mục tiêu thực tế phù hợp với kỹ năng của bạn và tập trung hoàn toàn vào một hoạt động duy nhất, tức là monotasking như chúng ta gọi ngày nay.
Đặc điểm của một người kiểm soát được ý thức là khả năng tập trung sự chú ý theo ý muốn, không bị phân tâm, tập trung trong thời gian cần thiết để đạt được mục tiêu và không hơn. Và người có thể làm được điều này thường tận hưởng cuộc sống bình thường hàng ngày.
Đặc điểm của một người kiểm soát được ý thức là khả năng tập trung sự chú ý theo ý muốn, không bị phân tâm, tập trung trong thời gian cần thiết để đạt được mục tiêu và không hơn. Và người có thể làm được điều này thường tận hưởng cuộc sống bình thường hàng ngày.
2. Trong một bài báo năm 2001 có tiêu đề Executive Control of Cognitive Processes in Task Switching (Kiểm soát điều hành các quá trình nhận thức trong việc chuyển đổi công việc), các nhà tâm lý học Rubinstein, Meyer và Evans phát hiện ra rằng 'kiểm soát điều hành' của não bộ hoạt động theo hai giai đoạn: 'chuyển mục tiêu' (quyết định làm việc này thay vì việc kia) và 'kích hoạt quy tắc' (thay đổi quy tắc cho việc đang làm).
Các giai đoạn này giúp chúng ta chuyển đổi giữa các công việc mà không cần nhận thức, điều này rất hữu ích. Vấn đề nảy sinh khi việc chuyển đổi giữa các công việc xung đột với những việc chúng ta cần hoàn thành một cách hiệu quả và an toàn.
Mặc dù thời gian chuyển đổi công việc có vẻ ngắn, chỉ vài giây mỗi lần, nhưng khi liên tục chuyển từ công việc này sang công việc khác, thời gian này sẽ cộng lại và làm giảm năng suất.
Đa nhiệm có vẻ như là một phương pháp tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, những khoảng dừng ngắn của tâm trí do chuyển đổi công việc có thể tiêu tốn tới 40% thời gian làm việc hiệu quả của chúng ta.
Đa nhiệm có vẻ như là một phương pháp tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, những khoảng dừng ngắn do chuyển đổi công việc có thể tiêu tốn tới 40% thời gian làm việc hiệu quả của chúng ta.
Các nhà nghiên cứu này và nhiều nhà nghiên cứu khác trong lĩnh vực tâm lý học, khoa học thần kinh và nghiên cứu năng suất đã đóng góp vào việc hiểu biết, nghiên cứu và ủng hộ monotasking. Nếu bạn muốn hiểu sâu hơn về nguồn gốc và ứng dụng của monotasking, chúng tôi có một gợi ý cho bạn.
Đề xuất đọc: Deep Work của Cal Newport
Trong tác phẩm quan trọng có tiêu đề Deep Work (Công việc sâu sắc) xuất bản năm 2016, Cal Newport cho rằng trong một thế giới đầy rẫy những yếu tố gây xao lãng như mạng xã hội và kết nối liên tục, khả năng tập trung sâu vào công việc đang trở nên ngày càng hiếm và quý giá.
Ông định nghĩa công việc chuyên sâu là một hoạt động chuyên nghiệp được thực hiện trong trạng thái tập trung không bị phân tâm, đẩy khả năng nhận thức của bạn đến giới hạn. Công việc chuyên sâu có liên quan chặt chẽ đến monotasking, cũng đòi hỏi sự tập trung cao độ vào nhiều công việc để tạo ra kết quả chất lượng cao hơn.
Cuốn sách nhấn mạnh rằng công việc chuyên sâu đang trở nên ngày càng quan trọng trong nền kinh tế tri thức ngày nay, nơi công việc chất lượng cao và học tập nhanh chóng là yếu tố quyết định thành công. Những nhân viên có thể thực hiện công việc chuyên sâu một cách nhất quán sẽ thành công, trong khi những người không thể làm được sẽ bị tụt lại phía sau.
Newport nói về bốn quy tắc của công việc chuyên sâu:
- Quy tắc số 1: Làm việc chuyên sâu. Tập trung cao độ vào một công việc trong một kỳ dài, giảm thiểu các yếu tố gây xao lãng.
- Quy tắc #2: Chấp nhận sự nhàm chán. Newport gợi ý rằng để rèn luyện não bộ cho công việc chuyên sâu, bạn cần phải cảm thấy thoải mái với sự nhàm chán và tránh tìm kiếm sự phân tâm mỗi khi cảm thấy chán.
- Quy tắc #3: Ngừng sử dụng mạng xã hội. Newport khuyến nghị giảm thiểu hoặc loại bỏ việc sử dụng mạng xã hội, vì chúng tốn thời gian và thường là nguồn gây xao nhãng chính.
- Quy tắc #4: Loại bỏ công việc hời hợt. Quy tắc này khuyến khích mọi người giảm bớt công việc hời hợt (công việc không đòi hỏi nhiều về nhận thức, công việc mang tính hậu cần) để tạo ra nhiều khoảng thời gian trống hơn cho công việc chuyên sâu.
- Newport cho rằng tham gia vào công việc chuyên sâu một cách nhất quán sẽ dẫn đến năng suất cao hơn, chất lượng công việc tốt hơn và tiếp thu kỹ năng nhanh hơn.
Các thành phần chính của Monotasking
Làm thế nào để chuyển từ đa nhiệm sang monotasking? Dưới đây là những gì tôi học được từ kinh nghiệm và bằng cách tích hợp các yếu tố thiết yếu của monotasking vào các phiên làm việc của mình:
Xếp hạng công việc theo mức độ ưu tiên
Tôi tạo một đơn đặt hàng dựa trên mức độ ưu tiên và thời hạn. Điều này giúp tôi nhanh chóng xác định những công việc khẩn cấp nhất cần được tập trung toàn bộ sự chú ý. Tôi đặt chúng lên đầu danh sách việc cần làm và hoàn thành chúng trước tiên trong ngày, đảm bảo nỗ lực của tôi mang lại hiệu quả như mong muốn.
Quản lý thời gian
Tôi thích phân bổ một dòng thời gian cụ thể cho mỗi công việc và chia thành các khối thời gian nhỏ. Cách làm này giúp tôi hoàn thành công việc đúng hạn mà không bị phân tâm.
Môi trường làm việc phù hợp
Monotasking đòi hỏi một không gian không có tiếng ồn, thông báo kỹ thuật số và sự gián đoạn không cần thiết. Đối với tôi, văn phòng riêng hoặc phòng làm việc của tôi là nơi làm việc hiệu quả nhất, với cửa đóng kín và các thiết bị di động được để sang một bên.
Tại sao?
Biết được "lý do" đằng sau mỗi hành động giúp tôi có niềm tin để tập trung vào công việc đang làm. Ví dụ, nếu tôi đang chuẩn bị hướng dẫn thương hiệu cho nhóm của mình, "lý do" của tôi là cải thiện chất lượng công việc và hiệu quả của nhóm.
Chuẩn bị tinh thần
Là một người đa nhiệm chuyển sang monotasking, tôi phải chuẩn bị tinh thần để tập trung vào công việc. Đây là cách tôi làm: Tôi ngồi yên lặng trong vài phút, đánh giá mức độ quan trọng của công việc, tạo bản đồ trong đầu về cách tôi muốn tiến hành và bắt đầu.
Dành thời gian nghỉ ngơi
Điều quan trọng là phải nghỉ ngơi thường xuyên để nghỉ ngơi và nạp năng lượng. Tôi thích đi dạo trong vườn trên sân thượng khi ở nhà hoặc đi bộ nhanh quanh văn phòng để hít thở không khí trong lành vào những ngày làm việc tại văn phòng.
Suy ngẫm và điều chỉnh
Hàng tuần, tôi ngồi xem tiến độ công việc của mình để đánh giá năng suất và xác định những điểm cần cải thiện. Monotasking thường khó thực hiện vì tôi đã quá quen với việc xoay xở giữa nhiều công việc, nhưng những phiên tự đánh giá này giúp tôi nhìn nhận mọi việc một cách khách quan hơn.
Tôi sẽ trình bày chi tiết các mẹo, chiến lược và công cụ đã giúp tôi hình thành thói quen monotasking. Nhưng trước đó, tôi muốn chia sẻ những thay đổi tích cực mà monotasking đã mang lại cho cuộc sống của tôi.
Lợi ích của Monotasking
Đa nhiệm là kẻ thù của năng suất. Một nghiên cứu cho thấy rằng đa nhiệm trên phương tiện truyền thông (ví dụ: chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng và nền tảng mạng xã hội cùng một lúc) có thể làm giảm mật độ chất xám ở vùng vỏ não trước trán, nơi điều chỉnh sự đồng cảm và kiểm soát cảm xúc.
Xây dựng kỹ năng Monotasking mang lại nhiều lợi ích. Sẽ có một số khó khăn ban đầu, nhưng đó là giá nhỏ để đổi lấy việc hình thành thói quen lành mạnh, giúp cuộc sống của bạn trở nên phong phú hơn.
- Tránh xa sự phân tâm: Một nghiên cứu của Đại học Stanford cho thấy những người thực hiện nhiều công việc cùng lúc trên các phương tiện truyền thông ít nặng nề hơn ít bị phân tâm hơn. Họ có thể dễ dàng tránh bị ảnh hưởng bởi các kích thích bên ngoài không liên quan đến công việc của mình
- Tăng năng suất: Nếu tôi tập trung toàn bộ sự chú ý vào một công việc, tôi có thể hoàn thành công việc nhanh hơn và hiệu quả hơn. Tôi không phải mất thời gian chuyển đổi giữa các công việc khác nhau, điều này thường làm tôi mất năng lượng và sự tập trung
- Chất lượng công việc tốt hơn: Khi tôi hoàn toàn tập trung vào một công việc, tôi có nhiều thời gian hơn để khám phá sâu hơn, từ đó mang lại kết quả chu đáo và chất lượng cao. Monotasking cũng thúc đẩy sự sáng tạo của tôi, vì tôi có không gian tinh thần để khám phá ý tưởng và giải pháp mà không bị gián đoạn
- Giảm căng thẳng: Làm một công việc tại một thời điểm giúp tôi loại bỏ sự lộn xộn trong đầu khi cố gắng cân bằng nhiều công việc với cùng một nỗ lực. Không bị phân tâm bởi những yêu cầu cạnh tranh kéo tôi đi nhiều hướng khác nhau, tôi có thể hoàn thành công việc của mình một cách dễ dàng
- Hàm nhận thức được cải thiện: Monotasking hỗ trợ cải thiện khả năng tập trung và nhận thức bằng cách giảm thiểu tải trọng nhận thức. Việc tập trung liên tục vào một công việc duy nhất giúp cải thiện khả năng ghi nhớ và xử lý thông tin, dẫn đến khả năng nhớ và hiểu tốt hơn. Sau nhiều năm thực hành monotasking, tôi đã có thể trau dồi kỹ năng giải quyết vấn đề và dễ dàng thích nghi với môi trường học tập phức tạp
Mẹo thực hiện Monotasking hiệu quả
Yếu tố khóa để monotasking mang lại hiệu quả là tư duy. Hãy cởi mở với việc nỗ lực tập trung vào một công việc và cố gắng hết sức để chống lại cám dỗ kiểm tra điện thoại hoặc chuyển sang công việc khác.
Dưới đây là một số mẹo, cách thức chiến thuật và thói quen hàng ngày đã giúp tôi biến monotasking trở thành một phần không thể thiếu và hiệu quả trong lịch trình của mình. Hãy thử áp dụng cho bản thân, thêm vào những ý tưởng của riêng bạn và lên kế hoạch cho ngày làm việc hiệu quả hơn.
1. Bắt đầu từ những việc nhỏ
Khi tôi bắt đầu thực hành monotasking, tôi đã trải qua một sự sụt giảm năng suất đáng kể trong những ngày đầu tiên. Tôi cảm thấy không thể tập trung và chỉ nghĩ đến việc tiếp tục công việc trong một thời gian dài là đã cảm thấy lo lắng. Tôi đã mất một thời gian để nhận ra sai lầm của mình — tôi đang cố gắng hoàn thành những công việc khổng lồ trong thời gian rất ngắn.
Vì vậy, tôi đã làm theo lời khuyên và sắp xếp phiên làm việc của mình xoay quanh một công việc nhỏ nhưng khó, với dòng thời gian hợp lý. Điều đó đã thay đổi hoàn toàn cuộc sống của tôi. Bắt đầu từ những việc nhỏ giúp tôi cảm thấy thoải mái khi thực hiện công việc, tập trung hơn theo thời gian và dần dần tạo đà để duy trì trạng thái làm việc hiệu quả trong thời gian dài hơn.
Ví dụ, nếu tôi phải tạo một nghiên cứu điển hình cho công ty, tôi sẽ bắt đầu bằng cách nhúng chân vào nước thay vì nhảy ngay vào. Điều này có thể bao gồm nói chuyện trực tiếp với khách hàng, thu thập dữ liệu thứ cấp từ khách hàng của chúng tôi hoặc xem xét lời chứng thực từ khách hàng trước đây.
Sau khi ước tính thời gian cần thiết, tôi đặt cho mình một hạn chót phù hợp. Ý tưởng rất đơn giản—đừng để bản thân bị quá tải!
Mẹo nhanh:
- Hãy bắt đầu với những công việc nhỏ nhưng có tác động lớn để tạo đà
- Đặt ra một dòng thời gian hợp lý để hoàn thành công việc
- Hãy làm điều này mỗi ngày để biến monotasking thành thói quen
2. Có một không gian làm việc riêng
Trong nhiều năm, tôi đã nhận ra điều này về thói quen làm việc của mình: ngay cả khi có thể làm việc ở bất cứ đâu, tôi vẫn cần một góc nhỏ để làm việc. Ở nhà, tôi đã tạo một không gian làm việc riêng với mọi mục cần thiết trong tầm tay — từ các thiết bị làm việc và văn phòng phẩm yêu thích đến những món ăn vặt ngon nhất và HydroJug của tôi. Nếu phải làm việc khi đi du lịch, tôi sẽ tạo một không gian làm việc tạm thời trong phòng khách sạn.
Vậy tại sao tôi lại làm việc này khi có thể thoải mái làm việc trên giường? Bởi vì khi ngồi vào bàn làm việc, tôi ngay lập tức chuyển sang chế độ làm việc. Khi ngồi vào bàn làm việc, tôi không cần phải ép mình ngồi xuống và tập trung vào một việc duy nhất — mọi thứ diễn ra một cách tự nhiên. Tôi cũng cố gắng giữ bàn làm việc gọn gàng và tối giản nhất có thể để không có vật gì lộn xộn làm phân tán sự tập trung.
Mẹo nhanh:
- Nếu làm việc tại nhà, hãy có một không gian làm việc riêng biệt
- Giữ những vật dụng cần thiết trong tầm tay để không phải rời khỏi bàn làm việc một cách không cần thiết
- Giữ bàn làm việc và các thiết bị kỹ thuật số của bạn luôn gọn gàng, miễn phí
3. Lập danh sách công việc theo thứ tự ưu tiên
Vào đầu tuần, tôi tạo một danh sách công việc chi tiết trên ứng dụng quản lý công việc của mình. Danh sách này bao gồm tất cả các mục công việc nhỏ và lớn mà tôi muốn hoàn thành trong tuần.
Hiện tại, một số công việc này có mức độ ưu tiên cao. Tôi đánh dấu tất cả các công việc của mình theo mức độ ưu tiên cao, trung bình hoặc thấp. Tôi chỉ thực hiện hai đến ba công việc có mức độ ưu tiên cao mỗi ngày để duy trì chất lượng. Việc phân loại này cũng giúp tôi tập trung vào các công việc quan trọng và có tác động lớn nhất trước tiên, đảm bảo không cản trở tiến độ công việc.
Trong vài năm qua, tôi đã chuyển sang sử dụng Notepad kỹ thuật số của ClickUp thay cho giấy dán ghi chú. Tôi sử dụng nó như bộ não thứ hai của mình — từ việc tạo danh sách công việc và sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên đến ghi lại những ý tưởng bất chợt, mọi thứ đều diễn ra trong ứng dụng.
Khi hoàn thành một công việc, tôi đánh dấu nó trong danh sách công việc và chuyển sang công việc tiếp theo. Đây là một công cụ đơn giản, nhưng nó mang lại sự khác biệt lớn trong cách tôi sắp xếp lịch trình của mình!
Mẹo nhanh:
- Sử dụng ứng dụng ghi chú để ghi lại các công việc hàng ngày và tập trung vào hai đến ba công việc ưu tiên mỗi ngày
- Sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên để không bỏ sót bất kỳ việc nào
- Ghi chú những ý nghĩ xâm nhập vào đầu vào ứng dụng ghi chú để tập trung vào công việc đang làm
4. Chia thời gian cho các công việc khác nhau
Có thể gọi tôi là người nghiện năng suất, nhưng tôi thích sắp xếp lịch của mình với các khối thời gian cụ thể được phân bổ cho các công việc khác nhau trên một công cụ phân bổ thời gian.
Ví dụ, tôi cố gắng làm những phần công việc khó nhất, như nghĩ ra ý tưởng mới, nghiên cứu và viết lách, trong nửa đầu ngày vì đó là thời gian năng suất cao nhất của tôi. Đối với các cuộc họp hàng ngày với nhóm hoặc khách hàng, tôi thích buổi chiều hơn. Buổi tối dành để xem xét công việc của nhóm, phân tích kết quả chiến dịch và ghi chép thành công và thất bại.
Theo kỹ thuật Pomodoro, tôi đặt ra các khối thời gian từ 25 đến 30 phút cho mỗi công việc, sau đó là một khoảng nghỉ ngắn. Trong những phiên ngắn đó, tôi tập trung sâu vào một công việc duy nhất, và những khoảng nghỉ giúp ngăn ngừa tình trạng kiệt sức rất hiệu quả.
Tích hợp PomoDone của ClickUp là một trong những tính năng yêu thích của tôi — tôi có thể bắt đầu hẹn giờ từ bất kỳ nhiệm vụ ClickUp nào hoặc trực tiếp từ phần mở rộng PomoDone.
Tôi cũng là một người ủng hộ nhiệt tình lý thuyết "công việc sâu" của Cal Newport. Tôi khuyến khích các nhóm của mình dành ra hai đến bốn giờ trong lịch trình để tham gia vào công việc sâu. Một phương pháp khác cũng giúp ích cho chúng tôi là không tổ chức cuộc họp vào thứ Sáu — giữ cả ngày không có sự phân tâm để nuôi dưỡng thói quen làm một việc tại một thời điểm.
Mẹo nhanh:
- Sử dụng ứng dụng ghi chú để ghi lại các công việc hàng ngày và tập trung vào hai đến ba công việc ưu tiên mỗi ngày
- Sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên để không bỏ sót bất kỳ việc nào
- Ghi chú những ý nghĩ xâm nhập vào đầu vào ứng dụng ghi chú để tập trung vào công việc đang làm
5. DND và thanh lọc kỹ thuật số
Trong các phiên làm việc tập trung, tôi đặt điện thoại di động và máy tính bảng ở chế độ không làm phiền. Đối với máy tính để bàn và máy tính xách tay, tôi tắt thông báo trên tất cả các ứng dụng liên lạc. Tôi quay lại các ứng dụng đó trong giờ nghỉ Pomodoro để cập nhật công việc của nhóm.
Một chiến lược khác đã giúp tôi là giảm thiểu các tương tác kỹ thuật số (đặc biệt là mạng xã hội) trừ khi chúng liên quan đến công việc. Tôi cũng thích thỉnh thoảng thực hiện một cuộc giải độc kỹ thuật số toàn diện, giống như một phiên bản nhẹ nhàng hơn của "tuần suy ngẫm" của Bill Gates, để suy nghĩ rõ ràng và tập trung hơn. Đúng là tôi cảm thấy FOMO khi loại bỏ các yếu tố gây xao lãng, nhưng sự bình yên khi ngồi một mình với suy nghĩ của mình là điều không gì sánh được!
Mẹo nhanh:
- Sử dụng ứng dụng ghi chú để ghi lại các công việc hàng ngày và tập trung vào hai đến ba công việc ưu tiên mỗi ngày
- Sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên để không bỏ sót bất kỳ việc nào
- Ghi chú những suy nghĩ xâm nhập vào ứng dụng ghi chú để tập trung vào công việc đang làm
Cách sử dụng phổ biến và ví dụ về Monotasking
Monotasking không chỉ là giải quyết một công việc tại một thời điểm. Ứng dụng của nó rất rộng rãi.
Ví dụ, bạn có biết monotasking phù hợp với nguyên tắc mindfulness bằng cách khuyến khích sự tập trung vào hiện tại trong khi thực hiện một công việc duy nhất?
Đây cũng không phải là một xu hướng mới. Những nhân vật nổi tiếng trong lĩnh vực kinh doanh, thể thao và thậm chí văn học đã thực hành công việc tập trung trong nhiều năm để đạt đến đỉnh cao sự nghiệp.
Trong khi Bill Gates dành "tuần suy nghĩ", J. K. Rowling, một người ủng hộ công việc sâu sắc và tập trung, được cho là đã đăng ký một phòng khách sạn để hoàn thành bộ truyện Harry Potter. Sự cô lập này giúp cô có thể tập trung vào một công việc và hoàn toàn đắm mình trong quá trình sáng tạo.
Oprah Winfrey cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của sự tập trung trong các cuộc phỏng vấn. Cô tắt điện thoại và duy trì giao tiếp bằng mắt để tập trung hoàn toàn vào người được phỏng vấn, tạo ra không gian cho một cuộc hội thoại ý nghĩa hơn.
Điều quan trọng nhất? Khi bạn thực hành Monotasking, bạn đang nằm trong số những người xuất sắc!
Thách thức trong Monotasking
Là một người có thói quen làm nhiều việc cùng lúc và đang cố gắng thích nghi với việc làm một việc tại một thời điểm, không phải lúc nào mọi thứ cũng suôn sẻ.
Dưới đây là một số thách thức mà chúng ta có thể gặp phải trong cuộc sống hàng ngày khi thực hiện monotasking và các giải pháp mà tôi đã nghĩ ra để công việc diễn ra suôn sẻ:
Những yếu tố gây xao nhãng từ bên ngoài
Có quá nhiều yếu tố kích thích bên ngoài cố gắng làm tôi mất tập trung — một thông báo email mới xuất hiện, cám dỗ tôi mở nó; một tin nhắn văn bản với yêu cầu "gọi nhanh" từ đồng nghiệp; hoặc những con mèo và chó của tôi đang nhìn tôi, tự hỏi tại sao tôi không chơi với chúng.
Vâng, tôi không có giải pháp cho vấn đề cuối cùng. Tôi chỉ nghỉ ngơi và chơi ném bóng trong vài phút trước khi quay lại làm việc. Tôi không đặt ra quy tắc ở đây, họ mới là người làm việc đó.
Nhưng đối với hai loại đầu tiên, tôi đã nghĩ ra một số cách nhanh chóng để giải quyết chúng.
Cách tôi đối phó: Tôi cắt đứt mọi kết nối để sự xao nhãng không thể tiếp cận tôi.
Bằng cách nào? Bằng cách tắt thông báo trên tất cả các thiết bị trong một kỳ nhất định, để điện thoại ở chế độ máy bay (và tránh xa tầm mắt trong hầu hết các trường hợp) và tìm một không gian làm việc không có ai làm phiền (tất nhiên, thú cưng của tôi là ngoại lệ).
Cảm thấy quá tải
Khi tôi biết trong thâm tâm rằng mình có một danh sách dài các công việc phải hoàn thành trong ngày hôm nay, việc tập trung vào một công việc duy nhất khiến tôi cảm thấy quá sức. Dù tôi có cố gắng đến đâu để hoàn thành bài viết trên blog dự kiến đăng vào ngày mai, bộ não của tôi vẫn liên tục nhắc nhở tôi về những công việc còn dang dở:
Tôi phải thảo luận về chiến dịch sắp tới với nhóm tiếp thị, phải xem xét và hoàn thiện lịch nội dung cho tháng tới, và ồ, tôi còn phải đi mua đồ ăn trong tuần này nữa!
…và nhờ những cửa sổ pop-up không mong muốn này, tôi cảm thấy mệt mỏi nhanh hơn bình thường.
Cách tôi đối phó: Tôi cố gắng viết ra giấy hoặc ghi vào ứng dụng danh sách việc cần làm để loại bỏ những suy nghĩ xâm nhập khỏi đầu. Chúng đã được ghi chú, tôi sẽ không quên — tôi tự nhủ.
Thủ thuật này hầu như có hiệu quả ngay lập tức, nhưng khi không hiệu quả, tôi sử dụng ma trận ưu tiên để sắp xếp công việc của mình dựa trên mức độ khẩn cấp, không khẩn cấp, quan trọng và không quan trọng. Điều này giúp tôi quyết định công việc nào cần làm ngay, lên lịch cho sau, phân công cho nhóm của mình hoặc gạch bỏ khỏi danh sách công việc.
Bị ám ảnh bởi suy nghĩ "Bạn chưa làm đủ"
Khi tôi đang mải mê với một công việc tốn thời gian và nhiều công việc khác đang chờ được hoàn thành trong danh sách công việc của mình, một chuỗi suy nghĩ bất chợt xuất hiện trong đầu tôi.
Tôi đã làm đủ chưa? Tôi có quá nhiều việc cần làm, mà thời gian lại quá ít! Làm sao tôi có thể hoàn thành tất cả nếu chỉ tập trung vào một công việc?
Ồ. Bây giờ tôi đang căng thẳng và sự tập trung của tôi đã bay biến mất.
Cách tôi đối phó: Tôi cố gắng thay đổi suy nghĩ của mình. Thay vì tập trung vào một công việc, tôi xem đó là tiến độ, hoàn thành từng công việc một. Bạn không thể leo lên cầu thang nếu không đặt chân lên bậc đầu tiên, tôi tự nhủ.
Thông thường, lời động viên này rất hữu ích. Nếu không, tôi sẽ ghi lại tất cả các công việc nhỏ mà tôi đã hoàn thành cho đến thời điểm đó. Ví dụ: nếu công việc của tôi là tạo bản tóm tắt nội dung cho một bài đăng trên blog, các công việc nhỏ hoặc công việc con sẽ là nghĩ ra các chủ đề, tìm từ khóa, nghiên cứu các nội dung liên quan để tham khảo và tạo dàn ý. Điều này ngay lập tức khiến tôi cảm thấy hài lòng về năng suất của mình.
Cách triển khai Monotasking trong ClickUp
Một công cụ đã giúp monotasking trở thành một phần thiết yếu trong cuộc sống của tôi là ClickUp. Có rất nhiều ứng dụng chặn thời gian và tập trung, nhưng không có ứng dụng nào kết nối với quy trình làm việc của tôi như ClickUp.
Nó giúp tôi đạt được mục tiêu quản lý thời gian, cải thiện kỹ năng quản lý công việc, điều chỉnh thời gian tập trung phù hợp với lịch trình hàng ngày và cho phép tôi cộng tác với nhóm của mình, tất cả trên cùng một nền tảng. Không cần phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng, do đó không có sự chuyển đổi công việc.
Dưới đây là cách tôi sử dụng ClickUp để thực hiện monotasking:
Quản lý thời gian và sự tập trung
- Đặt ngày bắt đầu và ngày đáo hạn, theo dõi thời gian tôi dành cho một nhiệm vụ, thêm ghi chú để cung cấp bối cảnh và hiểu rõ hơn về năng suất của tôi (và của nhóm tôi) với tính năng Quản lý thời gian của ClickUp
- Hình dung các nhiệm vụ hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng của bạn với Chế độ xem Lịch của ClickUp . Lên lịch và chia sẻ nhiệm vụ với hàm kéo và thả nhanh, thiết lập cuộc họp và tạo các khối mã màu cho các nhiệm vụ khác nhau
- Đồng bộ hóa các nhiệm vụ ClickUp của tôi với lịch và ứng dụng theo dõi thời gian trong bộ công cụ công nghệ của tôi (chẳng hạn như Lịch Google) và quản lý lịch trình của tôi một cách thuận tiện từ một nền tảng duy nhất
- Loại bỏ các yếu tố gây xao lãng với Chế độ tập trung trên ClickUp Docs. Chế độ tập trung trang ẩn thanh bên, giúp tôi tập trung vào văn bản đang làm việc; và chế độ tập trung khối giảm độ mờ của văn bản và nội dung khác trong tài liệu của tôi để tôi có thể tập trung vào đoạn văn bản đang gõ
- Thay đổi ngày đáo hạn của một nhiệm vụ bị trì hoãn đang cản trở các nhiệm vụ khác và để ClickUp tự động điều chỉnh ngày đáo hạn của các nhiệm vụ phụ thuộc
Khi muốn sắp xếp giờ làm việc một cách có hệ thống hơn, tôi sử dụng các mẫu phân chia thời gian. Ví dụ, Mẫu phân chia thời gian hàng ngày của ClickUp giúp tôi điều chỉnh lịch trình phù hợp với giờ làm việc hiệu quả nhất và tập trung vào một công việc ưu tiên tại một thời điểm.
Mẫu có thể tùy chỉnh này cho phép tôi:
- Dành thời gian cụ thể cho từng công việc
- Phân tích công việc nào cần làm ngay, công việc nào có thể chờ hoặc công việc nào có thể giao cho người khác bằng Ma trận ưu tiên
- Ngăn ngừa tình trạng kiệt sức bằng cách ước lượng chính xác thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc
- Xem toàn bộ danh sách công việc trong ngày của tôi trong nháy mắt
- Đặt các khối thời gian để tạm dừng và suy ngẫm về một ngày của mình
Khung công việc này phù hợp cho cả mục đích cá nhân và quản lý lịch trình hàng ngày của nhóm tôi. Vào những ngày có nhiều công việc hợp tác, mẫu này giúp tôi phân công các công việc lặp lại cho các thành viên trong nhóm, thêm thời lượng cho mỗi công việc và đặt các danh mục tùy chỉnh, chẳng hạn như Ý tưởng, Viết hoặc Chỉnh sửa
- Tạo Nhắc nhở từ mọi nơi trong Không gian Làm việc của tôi với tệp đính kèm, ngày tháng và lịch trình lặp lại. Tôi cũng đặt Nhắc nhở ClickUp cho các bình luận cụ thể trong một nhiệm vụ để nhớ nơi cần theo dõi các cuộc hội thoại quan trọng
Quản lý công việc
- Tôi đã điều chỉnh Không gian Làm việc ClickUp để phù hợp với quy trình làm việc của mình bằng cách cài đặt trạng thái và trường tùy chỉnh (ví dụ: các dự án viết của chúng tôi thường có các trạng thái như 'Động não', 'Nghiên cứu', 'Viết' và 'Bản thảo cuối cùng')
- Thêm ưu tiên để đánh dấu các công việc dựa trên mức độ khẩn cấp, cao, bình thường hoặc thấp
- Liên kết các công việc có liên quan để hiểu mối quan hệ giữa chúng, tìm tài nguyên chung, theo dõi tiến độ và loại bỏ các trở ngại, chẳng hạn như liên kết nhiệm vụ viết blog với tối ưu hóa SEO
- Chia mục tiêu hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng của tôi thành các mục tiêu nhỏ hơn với ClickUp Goals. Tôi có thể đặt dòng thời gian rõ ràng, phân công công việc cho một hoặc nhiều thành viên trong nhóm và theo dõi tiến độ công việc của mình với tính năng theo dõi tiến độ tự động
Ghi chú
- Ghi chú, tạo danh sách công việc hàng ngày và viết ra những ý tưởng hoặc suy nghĩ ngẫu nhiên xuất hiện trong đầu bằng Notepad của ClickUp . Tôi có thể kéo và thả các mục hoặc lồng các mục vào nhau để tạo phân cấp trực quan (ví dụ: thêm 'Tiến hành phỏng vấn SME' làm mục lồng vào 'Viết bài đăng blog') và biến những ghi chép này thành các mục hành động/nhiệm vụ chỉ với vài cú nhấp chuột
...và đây chỉ là phần nổi của tảng băng chìm. Là một công cụ được thiết kế để thúc đẩy công việc tập trung, hầu hết các tính năng của ClickUp đều hỗ trợ monotasking. Khi bạn đã hình thành thói quen, bạn có thể khám phá ứng dụng sâu hơn và khám phá thêm nhiều tính năng để giảm thiểu sự phân tâm, tiết kiệm thời gian và cải thiện chất lượng công việc.
Monotasking - Con đường của tôi đến năng suất và sự xuất sắc
Monotasking đã giúp tôi quản lý thời gian và năng suất của mình. Đó là lý do tại sao tôi thường giới thiệu nó cho các thành viên trong nhóm của mình, những người đang gặp khó khăn trong việc theo kịp tiến độ công việc.
Tập trung vào một việc tại một thời điểm, tôi thấy mình hoàn thành công việc một cách dễ dàng với sự rõ ràng và hiệu quả mới mẻ. Điều quan trọng không phải là hoàn thành công việc nhanh hơn, mà là làm việc tốt hơn.
Monotasking có một cách kín đáo để giải phóng sự sáng tạo và khả năng giải quyết vấn đề của tôi, khiến tôi tự hỏi tại sao mình lại bận tâm đến việc làm nhiều việc cùng một lúc. Tôi thích nhấn nút tạm dừng những thứ gây xao lãng và sống trong khoảnh khắc, trong luồng của mình. *
Công nghệ thường bị chỉ trích vì gây mất tập trung, nhưng với phần mềm như ClickUp, tôi có thể duy trì sự tập trung cao độ và luôn hoàn thành công việc đúng hạn. Hãy thử ClickUp và xem năng suất của bạn tăng lên như thế nào!