Cách quản lý thời gian với Monotasking

Là một nhà tiếp thị, tôi từng tự hào về khả năng làm nhiều việc cùng một lúc. Vừa lập chiến lược, vừa tạo/lập nội dung, vừa vận hành, vừa phân tích, tôi cảm thấy mình là người hiệu quả nhất. Nhưng sự thật là, tôi đang chìm trong một biển các tab mở và các dự án dang dở.

Một ngày đặc biệt kinh khủng đã xảy ra. Tôi đang viết một bài blog — một bài viết quan trọng cho chiến dịch sắp ra mắt. Nhưng sự tập trung của tôi bị phân tán. Hộp thư đến của tôi liên tục nhận được thông báo, các cập nhật trên mạng xã hội nhấp nháy trên màn hình và điện thoại của tôi rung lên vì có tin nhắn mới. Việc liên tục chuyển đổi giữa các công việc khiến tôi cảm thấy quá tải và dễ mắc lỗi, ảnh hưởng đến chất lượng bài viết.

Trong khoảnh khắc hỗn loạn đó, tôi nhận ra cách làm việc đa nhiệm của mình không giúp tôi làm việc hiệu quả; nó làm cạn kiệt trí nhớ làm việc và cản trở khả năng hoàn thành công việc chất lượng của tôi. Tôi liên tục phải chạy theo để bắt kịp, hy sinh cả độ chính xác và sự sáng tạo. Đã đến lúc phải thay đổi.

Đó là khi tôi tình cờ biết đến khái niệm monotasking. Áp dụng monotasking có nghĩa là ưu tiên tập trung sâu vào công việc thay vì ảo tưởng về năng suất mà multitasking thường mang lại.

Điều đó có nghĩa là tôi phải cam kết hoàn toàn cho một công việc tại một thời điểm, đắm mình vào sự phức tạp của nó và loại bỏ mọi yếu tố gây xao lãng sự chú ý của tôi.

Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ kinh nghiệm của mình với monotasking và cách nó giúp tôi lấy lại thời gian và sự bình yên trong một thế giới luôn đòi hỏi cả hai điều này.

Monotasking là gì?

Monotasking, hay single-tasking, là việc tập trung toàn bộ sự chú ý vào một công việc duy nhất mà không bị phân tâm.

Phương pháp này giúp bạn hoàn thành công việc với chất lượng cao hơn vì bạn tập trung hoàn toàn vào công việc. Nó cũng giúp giảm bớt căng thẳng tinh thần do liên tục chuyển đổi công việc, cho phép bạn làm được nhiều việc hơn trong những kỳ làm việc ngắn, cường độ cao và tập trung.

Lịch sử của Monotasking

Mặc dù các nhà hiền triết, nghệ sĩ, nhà thơ và nhà giáo dục có thể đã thực hành Monotasking từ thời cổ đại, các cuộc thảo luận học thuật về khái niệm này chỉ bắt đầu vào cuối thế kỷ XX. Khi các nhà nghiên cứu chỉ ra những bất cập và chi phí nhận thức liên quan đến việc đa nhiệm, Monotasking đã nổi lên như một giải pháp đối lập mạnh mẽ.

Một số đối tượng/kỳ/phiên bản đáng chú ý là:

1. Trong cuốn sách Flow: The Psychology of Optimal Experience (1990), Mihaly Csikszentmihalyi đã nói về việc đạt được 'luồng', một "trạng thái mà con người hoàn toàn đắm chìm trong một hoạt động đến mức không còn quan tâm đến bất cứ điều gì khác. " Để đạt được luồng, ông đề xuất đặt ra các mục tiêu thực tế phù hợp với kỹ năng của bạn và tập trung hoàn toàn vào một hoạt động duy nhất, tức là monotasking như chúng ta gọi ngày nay.

Đặc điểm của một người kiểm soát được ý thức là khả năng tập trung sự chú ý theo ý muốn, không bị phân tâm, tập trung trong thời gian cần thiết để đạt được mục tiêu và không hơn. Và người có thể làm được điều này thường tận hưởng cuộc sống bình thường hàng ngày.

2. Trong một bài báo năm 2001 có tiêu đề Executive Control of Cognitive Processes in Task Switching (Kiểm soát điều hành các quá trình nhận thức trong việc chuyển đổi công việc), các nhà tâm lý học Rubinstein, Meyer và Evans phát hiện ra rằng 'kiểm soát điều hành' của não bộ hoạt động theo hai giai đoạn: 'chuyển mục tiêu' (quyết định làm việc này thay vì việc kia) và 'kích hoạt quy tắc' (thay đổi quy tắc cho việc đang làm).

Các giai đoạn này giúp chúng ta chuyển đổi giữa các công việc mà không cần nhận thức, điều này rất hữu ích. Vấn đề nảy sinh khi việc chuyển đổi giữa các công việc xung đột với những việc chúng ta cần hoàn thành một cách hiệu quả và an toàn.

Mặc dù thời gian chuyển đổi công việc có vẻ ngắn, chỉ vài giây mỗi lần, nhưng khi liên tục chuyển từ công việc này sang công việc khác, thời gian này sẽ cộng lại và làm giảm năng suất.

Đa nhiệm có vẻ như là một phương pháp tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, những khoảng dừng ngắn do chuyển đổi công việc có thể tiêu tốn tới 40% thời gian làm việc hiệu quả của chúng ta.

Các nhà nghiên cứu này và nhiều nhà nghiên cứu khác trong lĩnh vực tâm lý học, khoa học thần kinh và nghiên cứu năng suất đã đóng góp vào việc hiểu biết, nghiên cứu và ủng hộ monotasking. Nếu bạn muốn hiểu sâu hơn về nguồn gốc và ứng dụng của monotasking, chúng tôi có một gợi ý cho bạn.

Đề xuất đọc: Deep Work của Cal Newport

Trong tác phẩm quan trọng có tiêu đề Deep Work (Công việc sâu sắc) xuất bản năm 2016, Cal Newport cho rằng trong một thế giới đầy rẫy những yếu tố gây xao lãng như mạng xã hội và kết nối liên tục, khả năng tập trung sâu vào công việc đang trở nên ngày càng hiếm và quý giá.

Ông định nghĩa công việc chuyên sâu là một hoạt động chuyên nghiệp được thực hiện trong trạng thái tập trung không bị phân tâm, đẩy khả năng nhận thức của bạn đến giới hạn. Công việc chuyên sâu có liên quan chặt chẽ đến monotasking, cũng đòi hỏi sự tập trung cao độ vào nhiều công việc để tạo ra kết quả chất lượng cao hơn.

Cuốn sách nhấn mạnh rằng công việc chuyên sâu đang trở nên ngày càng quan trọng trong nền kinh tế tri thức ngày nay, nơi công việc chất lượng cao và học tập nhanh chóng là yếu tố quyết định thành công. Những nhân viên có thể thực hiện công việc chuyên sâu một cách nhất quán sẽ thành công, trong khi những người không thể làm được sẽ bị tụt lại phía sau.

Các thành phần chính của Monotasking

Làm thế nào để chuyển từ đa nhiệm sang monotasking? Dưới đây là những gì tôi học được từ kinh nghiệm và bằng cách tích hợp các yếu tố thiết yếu của monotasking vào các phiên làm việc của mình:

Xếp hạng công việc theo mức độ ưu tiên

Tôi tạo một đơn đặt hàng dựa trên mức độ ưu tiên và thời hạn. Điều này giúp tôi nhanh chóng xác định những công việc khẩn cấp nhất cần được tập trung toàn bộ sự chú ý. Tôi đặt chúng lên đầu danh sách việc cần làm và hoàn thành chúng trước tiên trong ngày, đảm bảo nỗ lực của tôi mang lại hiệu quả như mong muốn.

Quản lý thời gian

Tôi thích phân bổ một dòng thời gian cụ thể cho mỗi công việc và chia thành các khối thời gian nhỏ. Cách làm này giúp tôi hoàn thành công việc đúng hạn mà không bị phân tâm.

Môi trường làm việc phù hợp

Monotasking đòi hỏi một không gian không có tiếng ồn, thông báo kỹ thuật số và sự gián đoạn không cần thiết. Đối với tôi, văn phòng riêng hoặc phòng làm việc của tôi là nơi làm việc hiệu quả nhất, với cửa đóng kín và các thiết bị di động được để sang một bên.

Tại sao?

Biết được "lý do" đằng sau mỗi hành động giúp tôi có niềm tin để tập trung vào công việc đang làm. Ví dụ, nếu tôi đang chuẩn bị hướng dẫn thương hiệu cho nhóm của mình, "lý do" của tôi là cải thiện chất lượng công việc và hiệu quả của nhóm.

Chuẩn bị tinh thần

Là một người đa nhiệm chuyển sang monotasking, tôi phải chuẩn bị tinh thần để tập trung vào công việc. Đây là cách tôi làm: Tôi ngồi yên lặng trong vài phút, đánh giá mức độ quan trọng của công việc, tạo bản đồ trong đầu về cách tôi muốn tiến hành và bắt đầu.

Dành thời gian nghỉ ngơi

Điều quan trọng là phải nghỉ ngơi thường xuyên để nghỉ ngơi và nạp năng lượng. Tôi thích đi dạo trong vườn trên sân thượng khi ở nhà hoặc đi bộ nhanh quanh văn phòng để hít thở không khí trong lành vào những ngày làm việc tại văn phòng.

Suy ngẫm và điều chỉnh

Hàng tuần, tôi ngồi xem tiến độ công việc của mình để đánh giá năng suất và xác định những điểm cần cải thiện. Monotasking thường khó thực hiện vì tôi đã quá quen với việc xoay xở giữa nhiều công việc, nhưng những phiên tự đánh giá này giúp tôi nhìn nhận mọi việc một cách khách quan hơn.

Tôi sẽ trình bày chi tiết các mẹo, chiến lược và công cụ đã giúp tôi hình thành thói quen monotasking. Nhưng trước đó, tôi muốn chia sẻ những thay đổi tích cực mà monotasking đã mang lại cho cuộc sống của tôi.

Lợi ích của Monotasking

Xây dựng kỹ năng Monotasking mang lại nhiều lợi ích. Sẽ có một số khó khăn ban đầu, nhưng đó là giá nhỏ để đổi lấy việc hình thành thói quen lành mạnh, giúp cuộc sống của bạn trở nên phong phú hơn.

Mẹo thực hiện Monotasking hiệu quả

Yếu tố khóa để monotasking mang lại hiệu quả là tư duy. Hãy cởi mở với việc nỗ lực tập trung vào một công việc và cố gắng hết sức để chống lại cám dỗ kiểm tra điện thoại hoặc chuyển sang công việc khác.

Dưới đây là một số mẹo, cách thức chiến thuật và thói quen hàng ngày đã giúp tôi biến monotasking trở thành một phần không thể thiếu và hiệu quả trong lịch trình của mình. Hãy thử áp dụng cho bản thân, thêm vào những ý tưởng của riêng bạn và lên kế hoạch cho ngày làm việc hiệu quả hơn.

1. Bắt đầu từ những việc nhỏ

Khi tôi bắt đầu thực hành monotasking, tôi đã trải qua một sự sụt giảm năng suất đáng kể trong những ngày đầu tiên. Tôi cảm thấy không thể tập trung và chỉ nghĩ đến việc tiếp tục công việc trong một thời gian dài là đã cảm thấy lo lắng. Tôi đã mất một thời gian để nhận ra sai lầm của mình — tôi đang cố gắng hoàn thành những công việc khổng lồ trong thời gian rất ngắn.

Vì vậy, tôi đã làm theo lời khuyên và sắp xếp phiên làm việc của mình xoay quanh một công việc nhỏ nhưng khó, với dòng thời gian hợp lý. Điều đó đã thay đổi hoàn toàn cuộc sống của tôi. Bắt đầu từ những việc nhỏ giúp tôi cảm thấy thoải mái khi thực hiện công việc, tập trung hơn theo thời gian và dần dần tạo đà để duy trì trạng thái làm việc hiệu quả trong thời gian dài hơn.

Ví dụ, nếu tôi phải tạo một nghiên cứu điển hình cho công ty, tôi sẽ bắt đầu bằng cách nhúng chân vào nước thay vì nhảy ngay vào. Điều này có thể bao gồm nói chuyện trực tiếp với khách hàng, thu thập dữ liệu thứ cấp từ khách hàng của chúng tôi hoặc xem xét lời chứng thực từ khách hàng trước đây.

Sau khi ước tính thời gian cần thiết, tôi đặt cho mình một hạn chót phù hợp. Ý tưởng rất đơn giản—đừng để bản thân bị quá tải!

2. Có một không gian làm việc riêng

Trong nhiều năm, tôi đã nhận ra điều này về thói quen làm việc của mình: ngay cả khi có thể làm việc ở bất cứ đâu, tôi vẫn cần một góc nhỏ để làm việc. Ở nhà, tôi đã tạo một không gian làm việc riêng với mọi mục cần thiết trong tầm tay — từ các thiết bị làm việc và văn phòng phẩm yêu thích đến những món ăn vặt ngon nhất và HydroJug của tôi. Nếu phải làm việc khi đi du lịch, tôi sẽ tạo một không gian làm việc tạm thời trong phòng khách sạn.

Vậy tại sao tôi lại làm việc này khi có thể thoải mái làm việc trên giường? Bởi vì khi ngồi vào bàn làm việc, tôi ngay lập tức chuyển sang chế độ làm việc. Khi ngồi vào bàn làm việc, tôi không cần phải ép mình ngồi xuống và tập trung vào một việc duy nhất — mọi thứ diễn ra một cách tự nhiên. Tôi cũng cố gắng giữ bàn làm việc gọn gàng và tối giản nhất có thể để không có vật gì lộn xộn làm phân tán sự tập trung.

3. Lập danh sách công việc theo thứ tự ưu tiên

Vào đầu tuần, tôi tạo một danh sách công việc chi tiết trên ứng dụng quản lý công việc của mình. Danh sách này bao gồm tất cả các mục công việc nhỏ và lớn mà tôi muốn hoàn thành trong tuần.

Hiện tại, một số công việc này có mức độ ưu tiên cao. Tôi đánh dấu tất cả các công việc của mình theo mức độ ưu tiên cao, trung bình hoặc thấp. Tôi chỉ thực hiện hai đến ba công việc có mức độ ưu tiên cao mỗi ngày để duy trì chất lượng. Việc phân loại này cũng giúp tôi tập trung vào các công việc quan trọng và có tác động lớn nhất trước tiên, đảm bảo không cản trở tiến độ công việc.

Khi hoàn thành một công việc, tôi đánh dấu nó trong danh sách công việc và chuyển sang công việc tiếp theo. Đây là một công cụ đơn giản, nhưng nó mang lại sự khác biệt lớn trong cách tôi sắp xếp lịch trình của mình!

4. Chia thời gian cho các công việc khác nhau

Có thể gọi tôi là người nghiện năng suất, nhưng tôi thích sắp xếp lịch của mình với các khối thời gian cụ thể được phân bổ cho các công việc khác nhau trên một công cụ phân bổ thời gian.

Ví dụ, tôi cố gắng làm những phần công việc khó nhất, như nghĩ ra ý tưởng mới, nghiên cứu và viết lách, trong nửa đầu ngày vì đó là thời gian năng suất cao nhất của tôi. Đối với các cuộc họp hàng ngày với nhóm hoặc khách hàng, tôi thích buổi chiều hơn. Buổi tối dành để xem xét công việc của nhóm, phân tích kết quả chiến dịch và ghi chép thành công và thất bại.

Theo kỹ thuật Pomodoro, tôi đặt ra các khối thời gian từ 25 đến 30 phút cho mỗi công việc, sau đó là một khoảng nghỉ ngắn. Trong những phiên ngắn đó, tôi tập trung sâu vào một công việc duy nhất, và những khoảng nghỉ giúp ngăn ngừa tình trạng kiệt sức rất hiệu quả.

Tôi cũng là một người ủng hộ nhiệt tình lý thuyết "công việc sâu" của Cal Newport. Tôi khuyến khích các nhóm của mình dành ra hai đến bốn giờ trong lịch trình để tham gia vào công việc sâu. Một phương pháp khác cũng giúp ích cho chúng tôi là không tổ chức cuộc họp vào thứ Sáu — giữ cả ngày không có sự phân tâm để nuôi dưỡng thói quen làm một việc tại một thời điểm.

5. DND và thanh lọc kỹ thuật số

Trong các phiên làm việc tập trung, tôi đặt điện thoại di động và máy tính bảng ở chế độ không làm phiền. Đối với máy tính để bàn và máy tính xách tay, tôi tắt thông báo trên tất cả các ứng dụng liên lạc. Tôi quay lại các ứng dụng đó trong giờ nghỉ Pomodoro để cập nhật công việc của nhóm.

Một chiến lược khác đã giúp tôi là giảm thiểu các tương tác kỹ thuật số (đặc biệt là mạng xã hội) trừ khi chúng liên quan đến công việc. Tôi cũng thích thỉnh thoảng thực hiện một cuộc giải độc kỹ thuật số toàn diện, giống như một phiên bản nhẹ nhàng hơn của "tuần suy ngẫm" của Bill Gates, để suy nghĩ rõ ràng và tập trung hơn. Đúng là tôi cảm thấy FOMO khi loại bỏ các yếu tố gây xao lãng, nhưng sự bình yên khi ngồi một mình với suy nghĩ của mình là điều không gì sánh được!

Cách sử dụng phổ biến và ví dụ về Monotasking

Monotasking không chỉ là giải quyết một công việc tại một thời điểm. Ứng dụng của nó rất rộng rãi.

Ví dụ, bạn có biết monotasking phù hợp với nguyên tắc mindfulness bằng cách khuyến khích sự tập trung vào hiện tại trong khi thực hiện một công việc duy nhất?

Đây cũng không phải là một xu hướng mới. Những nhân vật nổi tiếng trong lĩnh vực kinh doanh, thể thao và thậm chí văn học đã thực hành công việc tập trung trong nhiều năm để đạt đến đỉnh cao sự nghiệp.

Điều quan trọng nhất? Khi bạn thực hành Monotasking, bạn đang nằm trong số những người xuất sắc!

Thách thức trong Monotasking

Là một người có thói quen làm nhiều việc cùng lúc và đang cố gắng thích nghi với việc làm một việc tại một thời điểm, không phải lúc nào mọi thứ cũng suôn sẻ.

Dưới đây là một số thách thức mà chúng ta có thể gặp phải trong cuộc sống hàng ngày khi thực hiện monotasking và các giải pháp mà tôi đã nghĩ ra để công việc diễn ra suôn sẻ:

Những yếu tố gây xao nhãng từ bên ngoài

Có quá nhiều yếu tố kích thích bên ngoài cố gắng làm tôi mất tập trung — một thông báo email mới xuất hiện, cám dỗ tôi mở nó; một tin nhắn văn bản với yêu cầu "gọi nhanh" từ đồng nghiệp; hoặc những con mèo và chó của tôi đang nhìn tôi, tự hỏi tại sao tôi không chơi với chúng.

Vâng, tôi không có giải pháp cho vấn đề cuối cùng. Tôi chỉ nghỉ ngơi và chơi ném bóng trong vài phút trước khi quay lại làm việc. Tôi không đặt ra quy tắc ở đây, họ mới là người làm việc đó.

Nhưng đối với hai loại đầu tiên, tôi đã nghĩ ra một số cách nhanh chóng để giải quyết chúng.

Cảm thấy quá tải

Khi tôi biết trong thâm tâm rằng mình có một danh sách dài các công việc phải hoàn thành trong ngày hôm nay, việc tập trung vào một công việc duy nhất khiến tôi cảm thấy quá sức. Dù tôi có cố gắng đến đâu để hoàn thành bài viết trên blog dự kiến đăng vào ngày mai, bộ não của tôi vẫn liên tục nhắc nhở tôi về những công việc còn dang dở:

Tôi phải thảo luận về chiến dịch sắp tới với nhóm tiếp thị, phải xem xét và hoàn thiện lịch nội dung cho tháng tới, và ồ, tôi còn phải đi mua đồ ăn trong tuần này nữa!

…và nhờ những cửa sổ pop-up không mong muốn này, tôi cảm thấy mệt mỏi nhanh hơn bình thường.

Bị ám ảnh bởi suy nghĩ "Bạn chưa làm đủ"

Khi tôi đang mải mê với một công việc tốn thời gian và nhiều công việc khác đang chờ được hoàn thành trong danh sách công việc của mình, một chuỗi suy nghĩ bất chợt xuất hiện trong đầu tôi.

Tôi đã làm đủ chưa? Tôi có quá nhiều việc cần làm, mà thời gian lại quá ít! Làm sao tôi có thể hoàn thành tất cả nếu chỉ tập trung vào một công việc?

Ồ. Bây giờ tôi đang căng thẳng và sự tập trung của tôi đã bay biến mất.

Cách triển khai Monotasking trong ClickUp

Một công cụ đã giúp monotasking trở thành một phần thiết yếu trong cuộc sống của tôi là ClickUp. Có rất nhiều ứng dụng chặn thời gian và tập trung, nhưng không có ứng dụng nào kết nối với quy trình làm việc của tôi như ClickUp.

Nó giúp tôi đạt được mục tiêu quản lý thời gian, cải thiện kỹ năng quản lý công việc, điều chỉnh thời gian tập trung phù hợp với lịch trình hàng ngày và cho phép tôi cộng tác với nhóm của mình, tất cả trên cùng một nền tảng. Không cần phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng, do đó không có sự chuyển đổi công việc.

Dưới đây là cách tôi sử dụng ClickUp để thực hiện monotasking:

Quản lý thời gian và sự tập trung

Khi muốn sắp xếp giờ làm việc một cách có hệ thống hơn, tôi sử dụng các mẫu phân chia thời gian. Ví dụ, Mẫu phân chia thời gian hàng ngày của ClickUp giúp tôi điều chỉnh lịch trình phù hợp với giờ làm việc hiệu quả nhất và tập trung vào một công việc ưu tiên tại một thời điểm.

Tải xuống mẫu này

Mẫu có thể tùy chỉnh này cho phép tôi:

Khung công việc này phù hợp cho cả mục đích cá nhân và quản lý lịch trình hàng ngày của nhóm tôi. Vào những ngày có nhiều công việc hợp tác, mẫu này giúp tôi phân công các công việc lặp lại cho các thành viên trong nhóm, thêm thời lượng cho mỗi công việc và đặt các danh mục tùy chỉnh, chẳng hạn như Ý tưởng, Viết hoặc Chỉnh sửa

Quản lý công việc

Ghi chú

...và đây chỉ là phần nổi của tảng băng chìm. Là một công cụ được thiết kế để thúc đẩy công việc tập trung, hầu hết các tính năng của ClickUp đều hỗ trợ monotasking. Khi bạn đã hình thành thói quen, bạn có thể khám phá ứng dụng sâu hơn và khám phá thêm nhiều tính năng để giảm thiểu sự phân tâm, tiết kiệm thời gian và cải thiện chất lượng công việc.

Monotasking - Con đường của tôi đến năng suất và sự xuất sắc

Monotasking đã giúp tôi quản lý thời gian và năng suất của mình. Đó là lý do tại sao tôi thường giới thiệu nó cho các thành viên trong nhóm của mình, những người đang gặp khó khăn trong việc theo kịp tiến độ công việc.

Tập trung vào một việc tại một thời điểm, tôi thấy mình hoàn thành công việc một cách dễ dàng với sự rõ ràng và hiệu quả mới mẻ. Điều quan trọng không phải là hoàn thành công việc nhanh hơn, mà là làm việc tốt hơn.

Monotasking có một cách kín đáo để giải phóng sự sáng tạo và khả năng giải quyết vấn đề của tôi, khiến tôi tự hỏi tại sao mình lại bận tâm đến việc làm nhiều việc cùng một lúc. Tôi thích nhấn nút tạm dừng những thứ gây xao lãng và sống trong khoảnh khắc, trong luồng của mình. *

Công nghệ thường bị chỉ trích vì gây mất tập trung, nhưng với phần mềm như ClickUp, tôi có thể duy trì sự tập trung cao độ và luôn hoàn thành công việc đúng hạn. Hãy thử ClickUp và xem năng suất của bạn tăng lên như thế nào!