Giảm căng thẳng với việc phân chia công việc thành nhiều đợt: Hướng dẫn để duy trì năng suất

Sự phân tâm và gián đoạn là kẻ thù của bất kỳ nhân viên nào muốn làm việc hiệu quả — ít nhất, đó là những gì thống kê cho thấy.

Giờ đây, đây là một tiết lộ: Bạn có thể ngăn chặn những gián đoạn liên tục và lấy lại năng suất của mình bằng một phương pháp sắp xếp các công việc, tối đa hóa hiệu quả và giảm căng thẳng. Chúng ta đang nói đến việc xử lý công việc theo lô, yêu cầu hoàn thành các công việc tương tự cùng một lúc. Phương pháp này được biết đến là cách chấm dứt việc làm nhiều việc cùng một lúc một cách vô thức và mang lại logic cho kế hoạch hàng ngày của bạn.

Nhưng bí quyết đằng sau hiệu quả của nó là gì? Hãy cùng tìm hiểu!

Gộp công việc là gì?

Gộp công việc là một phương pháp tổ chức công việc bằng cách nhóm các công việc tương tự lại với nhau để giải quyết cùng một lúc. Cách làm này có thể giúp tăng năng suất của bạn lên rất nhiều bằng cách giảm thời gian chuyển đổi bối cảnh, tức là chuyển đổi giữa các công việc không liên quan hoặc khác nhau trong ngày.

Tác động của việc phân lô công việc trở nên rõ ràng hơn khi xử lý các trách nhiệm đa dạng như giao tiếp với khách hàng, cuộc họp nhóm, công việc hành chính và các phiên brainstorming . Phân lô công việc trở thành nguồn giải tỏa trong những trường hợp như vậy vì bạn có một quy trình làm việc tập trung thay vì phân tán.

Cách thức hoạt động của việc gộp công việc

Hãy tưởng tượng một quản lý tiếp thị nội dung cần phải:

Nếu họ chuyển đổi giữa các công việc này trong suốt cả ngày, não bộ của họ phải liên tục điều chỉnh, dẫn đến hiệu quả công việc giảm sút. Thay vào đó, họ có thể sử dụng phân lô công việc như sau:

Bằng cách nhóm các công việc tương tự lại với nhau, giám đốc marketing giảm thiểu việc chuyển đổi suy nghĩ và đạt được trạng thái luồng công việc, giúp họ làm việc hiệu quả hơn.

Nếu bạn đang so sánh xử lý công việc theo lô với khối thời gian, thì bạn đang đi đúng hướng. Tuy nhiên, sự khác biệt giữa hai kỹ thuật quản lý thời gian này sẽ trở nên rõ ràng khi xem xét các ví dụ cụ thể và ứng dụng thực tế.

Gộp công việc thành nhóm và phân chia thời gian

Gộp công việc và phân chia thời gian là hai cách hợp lý để cải thiện năng suất, nhưng chúng có chức năng khác nhau về mục đích:

Cả hai kỹ thuật này có thể được sử dụng cùng nhau để lập lịch cân bằng và làm việc sâu. Bạn có thể nhóm các công việc tương tự lại với nhau trước, sau đó chặn thời gian trong lịch của mình để giải quyết chúng. Bằng cách này, bạn tối ưu hóa sự tập trung và đảm bảo các công việc quan trọng không bị bỏ sót.

Lợi ích của việc phân chia công việc thành nhiều đợt

Nếu bạn không quá thích gộp công việc, bốn lợi ích sau đây sẽ khiến bạn suy nghĩ lại. 😏

1. Tăng cường tập trung

Một trong những lợi ích rõ ràng nhất của việc xử lý công việc theo lô là khả năng nhận thức trở nên nhạy bén hơn theo thời gian. Bạn càng áp dụng phương pháp này, não bộ của bạn càng trở nên thành thạo trong việc loại bỏ các yếu tố gây xao lãng bên ngoài và tập trung vào công việc duy nhất trước mắt.

2. Quản lý thời gian hiệu quả hơn

Thông thường, quản lý thời gian hiệu quả có thể là một thách thức, đặc biệt nếu bạn phải chuyển đổi nhiều công việc. Nhưng với các công việc được xử lý hàng loạt, bạn sẽ thấy việc quản lý lịch trình của mình dễ dàng hơn nhiều. Nhóm các công việc liên quan với nhau giúp giảm thời gian chuyển đổi công việc. ⏰

Quá trình xử lý hàng loạt mang lại cấu trúc rõ ràng cho ngày làm việc của bạn, giúp bạn không bao giờ phải băn khoăn về việc phải làm gì tiếp theo — bạn đã có kế hoạch sẵn sàng và chỉ cần tuân theo nó.

Việc quản lý thời gian được cải thiện này giúp bạn có thêm thời gian để dành cho những công việc sáng tạo hơn hoặc thậm chí là nghỉ ngơi.

3. Giảm thiểu trì hoãn và do dự

Sự trì hoãn, kẻ phá hoại thầm lặng của năng suất, phát triển mạnh mẽ trong bóng tối của sự do dự và việc không tuân thủ thời hạn.

Bằng cách nhóm các công việc thành các đợt, bạn có thể hợp lý hóa thói quen làm việc, giảm thiểu việc phải đưa ra quyết định liên tục. Đây là một lợi ích cho việc quản lý các dự án lớn, nơi các nhà quản lý thường cảm thấy kiệt sức do phải đưa ra quá nhiều quyết định.

4. Giảm căng thẳng

Gộp công việc giúp kiểm soát sự hỗn loạn trong công việc hiện đại và hỗ trợ những người có mức độ căng thẳng và năng lượng thấp. Nếu bạn đang gặp phải những khó khăn về thể chất và tinh thần trong công việc, bạn sẽ tìm thấy sự nghỉ ngơi trong sự hài hòa có cấu trúc của phương pháp này. 😌

Ngoài ra, việc chuyển đổi danh sách công việc cần làm dài dằng dặc thành các nhóm công việc có thể quản lý được sẽ giúp bạn tự tin hơn. Niềm vui khi hoàn thành công việc sẽ trở thành động lực tự nhiên, giúp bạn tuân thủ lịch trình và nâng cao trải nghiệm làm việc tổng thể.

Cách gộp công việc: 5 bước để thiết kế quy trình làm việc tập trung

Giờ bạn đã hiểu rõ bản chất của việc gộp công việc và những lợi ích đáng kể của nó, bước tiếp theo là thực hành.

Chúng tôi đã tổng hợp năm bước tiêu chuẩn trong quy trình xử lý công việc hàng loạt — chúng tôi cũng sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện từng bước bằng ClickUp.

Bước 1: Tạo danh sách công việc cần làm toàn diện

Với việc phân loại công việc, bạn có thể lập một lịch trình linh hoạt bao gồm tất cả mọi việc, từ công việc quan trọng, phức tạp đến công việc hàng ngày, giá trị thấp. Nhưng có một điều cần lưu ý: bạn phải lập danh sách công việc cần làm trước tiên. ✅

Vì vậy, hãy ghi tất cả các công việc cần hoàn thành vào danh sách công việc cần làm, đảm bảo không bỏ sót các công việc nhỏ.

Nhiệm vụ ClickUp có sẵn trong mọi gói ClickUp để giúp bạn dễ dàng hơn. Dưới đây là cách tạo danh sách công việc chính trên nền tảng:

Và thế là, bạn đã có một danh sách công việc mới sẵn sàng để bắt tay vào thực hiện!

Tải mẫu miễn phí

Cách nhanh nhất để tạo danh sách công việc là sử dụng Mẫu danh sách việc cần làm hàng ngày của ClickUp. Mẫu này được thiết kế đơn giản, cung cấp cho bạn tất cả các công cụ cần thiết để nhanh chóng xác định các nhiệm vụ cần thực hiện. Kết hợp với các tính năng tích hợp và thông báo, bạn sẽ không bỏ lỡ bất kỳ công việc nào. 🎼

Bước 2: Phân loại và sắp xếp các công việc liên quan

Sau khi tạo danh sách việc cần làm, đã đến lúc đi vào cốt lõi của việc phân loại công việc theo nhóm bằng cách phân loại và sắp xếp các công việc của bạn. 🫀

Bước đầu tiên là nhóm các công việc tương tự nhau. Đây có thể là các công việc đơn giản hoặc phức tạp như:

Ví dụ: gộp tất cả các công việc gửi email lại với nhau để tránh bị gián đoạn liên tục hoặc phân loại các công việc liên quan đến brainstorming và sắp xếp chúng thành một nhóm. Bạn cũng có thể sắp xếp chúng hiệu quả thành danh sách.

Gộp công việc hoạt động hiệu quả hơn khi bạn có thể xem lại các công việc đã gộp ở một nơi. Chế độ xem Danh sách của ClickUp là một công cụ tiện lợi để theo dõi các công việc đã gộp. Chế độ này cho phép bạn sắp xếp danh sách theo:

Tại thời điểm này, bạn cũng có thể xác định các công việc lặp đi lặp lại có thể tự động hóa bằng ClickUp Automations.

Bước 3: Đặt ưu tiên cho công việc

Bạn có thể muốn sắp xếp các công việc theo mức độ ưu tiên hoặc thời gian trong ngày mà bạn làm việc hiệu quả nhất.

Giải pháp là gì? Bốn cờ màu trong Ưu tiên nhiệm vụ ClickUp — đó là tất cả những gì bạn cần để dễ dàng truyền đạt mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của nhiệm vụ cho bản thân hoặc nhóm của bạn. Gộp các nhiệm vụ của bạn dựa trên các thẻ sau:

Kiểm soát công việc bằng cách đặt các mục công việc ưu tiên cao vào Khay công việc, đảm bảo chúng luôn ở vị trí đầu tiên khi bạn cần.

Bước 4: Khối thời gian

Thông thường, sau khi bạn đã đặt ưu tiên, điều quan trọng là khối thời gian cụ thể trong lịch của bạn để giải quyết một số công việc hàng loạt trong một tuần hoặc một tháng và chỉ định ngày đáo hạn thực tế để tránh bỏ lỡ thời hạn. Vâng, chúng ta đang xem xét lại việc phân chia thời gian, và vâng, ClickUp có thể giúp bạn trong việc này.

Sử dụng các mẫu quản lý công việc và phân chia thời gian miễn phí được lựa chọn trên nền tảng này để lập kế hoạch hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng.

Tải mẫu miễn phí

Ví dụ, Mẫu Lịch trình 24 giờ của ClickUp rất phù hợp để phân khối thời gian hàng ngày. Mẫu này giúp bạn:

Để bắt đầu phân chia thời gian trên ClickUp, thêm thời gian bắt đầu và thời gian hoàn thành vào nhiệm vụ cho đến từng phút cuối cùng. Điều này có nghĩa là bạn có thể chuyển các nhiệm vụ đó sang chế độ xem Lịch và xem chúng xuất hiện trên màn hình Trang chủ và thông báo.

Bạn muốn bắt đầu một công việc vào một ngày cụ thể, vào một thời gian cụ thể? Dễ dàng! Bạn có thể nhập nó như một cuộc trò chuyện bình thường — Monday at 5 pm.

Nếu công việc của bạn rất nhạy cảm với thời gian, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Mẫu thời hạn ClickUp để sắp xếp, ưu tiên và hình dung thời hạn với sự kiểm soát tốt hơn.

Bước 5: Theo dõi các công việc tương tự

Chúng tôi đã đề cập đến chế độ xem Lịch trước đó, và đó chỉ là một trong nhiều cách để theo dõi công việc của bạn. Bạn có thể tận dụng các chế độ xem khác trên ClickUp như:

Bạn có luồng công việc phức tạp? Cài đặt Phụ thuộc nhiệm vụ trong ClickUp đảm bảo các nhiệm vụ lớn và nhỏ được hoàn thành theo đúng thứ tự.

Vào cuối mỗi đợt, hãy dành thời gian để xem lại công việc đã theo dõi. Điều này cho phép bạn đánh giá hiệu quả của mình và thực hiện các điều chỉnh cần thiết cho các đợt tiếp theo.

Khi nào thì việc xử lý công việc theo lô không phù hợp?

Gộp công việc có thể không hiệu quả trong các tình huống sau:

12 mẹo để có thói quen xử lý công việc theo lô hiệu quả

Sự nhất quán là chìa khóa khi quản lý công việc. Mặc dù ban đầu có thể cảm thấy khó khăn, nhưng hãy tuân thủ thói quen này và nó sẽ sớm trở thành bản năng. Dưới đây là một số mẹo để tận dụng tối đa việc xử lý công việc theo lô:

Gộp các tác vụ với ClickUp

Cuộc đời quá ngắn để lãng phí thời gian vào các quy trình và công việc không hiệu quả. Với việc xử lý hàng loạt nhiệm vụ và các mẹo tăng năng suất tương tự, bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian của mình. Các công cụ quản lý nhiệm vụ miễn phí như ClickUp giúp bạn giảm bớt rất nhiều công việc nặng nhọc trong các nhiệm vụ hàng ngày.

Hơn nữa, trong ClickUp, tất cả các nhiệm vụ đều được liên kết theo ngữ cảnh với các tài liệu, trò chuyện và bảng trắng có liên quan. Với tính năng quản lý nhiệm vụ, giao tiếp và tài liệu tất cả trong một nền tảng tích hợp được hỗ trợ bởi AI, bạn không còn phải lo lắng về việc phải chuyển đổi giữa hàng tá màn hình trong khi làm việc.

ClickUp là ứng dụng công việc toàn diện giúp bạn hoàn thành mọi việc. Sau tất cả, thời gian là tài sản quý giá nhất mà bạn có. Đừng lãng phí thời gian — hãy xử lý công việc theo lô! ✊