Theo khảo sát về thói quen trì hoãn của ClickUp, một nửa số nhân viên trí thức cho biết họ thường trì hoãn nhất khi bước đầu tiên của một công việc không rõ ràng. Hầu hết mọi người không cần thêm động lực. Họ cần một danh sách công việc giúp biến công việc mơ hồ thành hành động tiếp theo rõ ràng.
Theo khảo sát về thói quen trì hoãn của ClickUp, một nửa số nhân viên trí thức cho biết họ thường trì hoãn nhất khi bước đầu tiên của một công việc không rõ ràng. Hầu hết mọi người không cần thêm động lực. Họ cần một danh sách công việc giúp biến công việc mơ hồ thành hành động tiếp theo rõ ràng.
Một quy trình thiết lập công việc thực hiện điều này thông qua năm thói quen: ghi chép, sắp xếp, ưu tiên, thực hiện và đánh giá. Nếu bạn làm đúng vòng lặp này, công cụ bạn sử dụng sẽ không còn quan trọng nữa.
Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách áp dụng quy trình này cho các công việc chính, dự án phụ, công việc gia đình và mục tiêu cá nhân, ngay cả trong những tuần khó khăn. Chúng ta sẽ tìm hiểu lý do tại sao hầu hết các danh sách công việc thường sụp đổ vào tuần thứ hai, cách chọn công việc cần làm hôm nay, và cách thiết lập hệ thống này trong công cụ hiện tại của bạn, kèm theo hướng dẫn chi tiết về ClickUp nếu bạn muốn sử dụng một không gian làm việc duy nhất cho các tác vụ, ghi chú, kế hoạch lịch và đánh giá bằng AI.
Tại sao hầu hết các danh sách công việc cá nhân lại thất bại?
Hầu hết các danh sách công việc cá nhân đều thất bại vì chúng chỉ thu thập các nghĩa vụ mà không biến chúng thành các quyết định. Điều đó có thể hiệu quả trong những ngày nhàn rỗi. Nhưng nó sẽ không còn hiệu quả khi cuộc sống thực tế thêm vào khối lượng công việc, sự mơ hồ và các hạn chót cạnh tranh.
Hầu hết các danh sách công việc cá nhân đều thất bại vì chúng chỉ thu thập các nghĩa vụ mà không biến chúng thành các quyết định. Điều đó có thể hiệu quả trong những ngày nhàn rỗi. Nhưng nó sẽ sụp đổ khi cuộc sống thực tế thêm vào khối lượng công việc, sự mơ hồ và các hạn chót cạnh tranh.
Một tuần bận rộn không chỉ đơn thuần là nhiều công việc hơn. Đó là những câu trả lời bị trì hoãn, thời hạn thay đổi liên tục, các công việc lặt vặt, công việc quản trị và một dự án lớn cứ bị hoãn sang ngày mai. Một danh sách công việc đơn thuần sẽ đặt “trả lời Sam”, “hoàn thành thuế” và “suy nghĩ về việc thay đổi nghề nghiệp” cạnh nhau, như thể chúng cần được chú ý như nhau.
Họ không cần làm vậy.
Đó chính là điểm yếu của hầu hết các danh sách công việc: chúng chỉ thu thập khối lượng công việc mà không bao giờ biến nó thành một kế hoạch.
Đây là bốn lỗ hổng thường gây ra sự cố:
Không có thói quen ghi chép
Các công việc bị phân tán khắp các chủ đề trên Slack, email, các cuộc hội thoại và trí nhớ. Không có gì là đáng tin cậy, nên bộ não của bạn liên tục phải tìm kiếm xem mình có thể đã quên điều gì.
Ghi chép có nghĩa là đưa một công việc ra khỏi đầu bạn và vào một nơi đáng tin cậy ngay khi nó xuất hiện. Nghiên cứu của E. J. Masicampo và Roy Baumeister cho thấy rằng các mục tiêu chưa hoàn thành kích hoạt những suy nghĩ xâm nhập, nhưng việc lập một kế hoạch cụ thể sẽ giảm bớt những tiếng ồn tinh thần đó. Một hộp thư đến công việc đáng tin cậy cũng có tác dụng tương tự: nó cung cấp cho mỗi công việc một nơi để quay lại, để bộ não của bạn có thể ngừng lặp đi lặp lại nó.
Không phân biệt giữa công việc và dự án
“Kế hoạch chiến dịch cho quý 2” nằm cạnh “In thẻ lên máy bay” khiến cả hai đều cảm thấy nặng nề như nhau. Một dự án đòi hỏi nhiều hơn một hành động. Nếu bạn coi dự án như một công việc, nó sẽ nằm yên trên danh sách công việc mà không di chuyển.
Ví dụ:
- Dự án: Lên kế hoạch cho kỳ nghỉCông việc tiếp theo: Lựa chọn ba điểm đến phù hợp với ngân sách
- Dự án: Cập nhật sơ yếu lý lịchCông việc tiếp theo: Thêm các trách nhiệm của vai trò công việc gần nhất
- Dự án: Sắp xếp các tài liệu thuếCông việc tiếp theo: Tải xuống sao kê ngân hàng của tháng trước
- Dự án: Cải thiện sức khỏeCông việc tiếp theo: Lên lịch ba buổi đi bộ trong tuần này
Công việc sẽ chỉ cho bạn biết bắt đầu từ đâu. Dự án chỉ cho bạn biết điều bạn muốn hoàn thành cuối cùng.
Không có cách nào để chọn điều gì quan trọng nhất trước
Khi mọi thứ đều có vẻ ngang nhau, tính cấp bách sẽ chiếm ưu thế. Nghiên cứu về hiệu ứng cấp bách đơn thuần cho thấy mọi người thường chọn các công việc cần hoàn thành gấp thay vì các công việc quan trọng hơn, ngay cả khi công việc quan trọng mang lại kết quả tốt hơn. Ma trận Eisenhower hiệu quả vì nó phân biệt tính cấp bách với mức độ quan trọng trước khi ngày mới bắt đầu.
Quá nhiều hộp thư đến
Các công việc thường nằm rải rác trong ứng dụng ghi chú, công cụ quản lý dự án, email, giấy ghi chú dán và trong đầu bạn.
Chi phí phải trả là hàng ngày: bạn không thể nhìn thấy toàn bộ khối lượng công việc của mình, nên không thể tin tưởng vào danh sách công việc của chính mình. Mô hình tương tự cũng xuất hiện tại nơi làm việc khi thông tin bị phân tán trên quá nhiều công cụ.
Chỉ mục Xu hướng Làm việc của Microsoft cho thấy 62% người lao động dành quá nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin. Danh sách công việc của bạn nên giúp giảm số lượng nơi bạn phải kiểm tra mỗi ngày.
Một danh sách công việc đẹp hơn sẽ không giải quyết được vấn đề này. Bạn cần một quy trình lặp lại để ghi nhận công việc, sắp xếp chúng, chọn những công việc quan trọng, thực hiện công việc và đánh giá những thay đổi.
Làm thế nào để thiết lập một hệ thống quản lý công việc cá nhân bền vững?
Xây dựng hệ thống quản lý công việc cá nhân bằng cách chọn một công cụ đáng tin cậy, ghi chép mọi thứ vào đó, phân loại công việc thành một vài danh mục rộng và xem lại danh sách công việc hàng ngày và hàng tuần. Mục tiêu là giảm bớt sự mệt mỏi do phải đưa ra quyết định, chứ không phải tạo ra một bảng điều khiển năng suất hoàn hảo.
Dưới đây là cách cài đặt danh sách công việc hỗ trợ năm thói quen đó.
1. Chọn một công cụ và commit để sử dụng nó
Ứng dụng cụ thể không quan trọng bằng việc kiểm tra cùng một nơi mỗi ngày. Các ứng dụng quản lý công việc chuyên dụng như ClickUp, Todoist, Things 3 và Microsoft To Do hoạt động hiệu quả hơn so với các ghi chú thông thường khi bạn cần ngày đáo hạn, nhắc nhở, công việc lặp lại và nhiều chế độ xem.
Nếu việc thiết lập hệ thống mất nhiều thời gian hơn việc thực hiện công việc, thì hệ thống đã trở thành chính công việc. Hãy bắt đầu từ những điều đơn giản, sau đó chỉ thêm cấu trúc khi danh sách công việc bắt đầu trở nên lộn xộn.
2. Tạo các danh mục rộng, không phải các thẻ vô tận
Phân loại các công việc thành 3 đến 5 lĩnh vực trách nhiệm: Công việc, Cá nhân, Sức khỏe, Dự án phụ và Gia đình.
Dưới đây là một số cách thiết lập đơn giản:
- Người đi làm: Công việc, Sức khỏe, Gia đình, Tiền bạc, Quản lý cá nhân
- Freelancer: Công việc cho khách hàng, Bán hàng, Tài chính, Quản trị viên, Cá nhân
- Sinh viên: Lớp học, Bài tập, Sự nghiệp, Sức khỏe, Gia đình
- Chủ đề chính: Công việc, Con cái, Gia đình, Sức khỏe, Tiền bạc
Năm nhóm công việc luôn được sắp xếp gọn gàng. Hai mươi thẻ trở thành một dự án tổ chức riêng biệt. Các danh mục giúp bạn tập trung vào một lĩnh vực mà không bỏ sót phần còn lại.
Một danh sách đơn giản, như Mẫu Danh sách Việc cần làm trong ClickUp, là đủ để bắt đầu. Đối với mục đích cá nhân, hãy đổi tên các danh mục mặc định cho phù hợp với các lĩnh vực thực tế của bạn, xóa các trường nhóm mà bạn sẽ không sử dụng và bật tính năng Ưu tiên để các nhiệm vụ khẩn cấp không nằm cạnh các công việc không quá quan trọng có cùng mức độ ưu tiên.
Hãy giữ cho việc thiết lập ở mức cơ bản trong tuần đầu tiên. Việc cấu hình có thể khiến bạn cảm thấy như đang có tiến độ. Danh sách công việc chỉ thực sự hữu ích khi bạn bắt đầu sử dụng nó.
3. Ghi chép ngay lập tức, sắp xếp sau
Ngay khi một công việc xuất hiện trong đầu bạn, hãy đưa nó vào hộp thư đến của công cụ bạn đã chọn. Đừng phân loại nó ngay lúc đó.
Đây là ý tưởng cốt lõi đằng sau cuốn sách "Getting Things Done" của David Allen. Ghi lại mọi công việc chưa hoàn thành, lời hứa, ý tưởng hoặc việc cần theo dõi trước khi bạn quyết định ý nghĩa của chúng. Xác định hành động tiếp theo sau đó.
Việc ghi nhớ công việc và việc cần làm là hai việc riêng biệt. Hệ thống công việc của bạn nên đảm nhận phần ghi nhớ.
4. Xác định rõ từng mục thành một hành động tiếp theo
Mỗi ngày một lần, hãy biến những mục nhập mơ hồ thành các hành động cụ thể tiếp theo. 50% những người hay trì hoãn cho biết lý do là do họ không rõ việc cần làm trước tiên là gì.
Kiểm tra nhanh: nếu công việc đó vẫn khiến bạn tự hỏi, “Tôi nên bắt đầu từ đâu?”, thì nó vẫn chưa đủ rõ ràng.
- Chuyện bác sĩ: Gọi điện cho phòng khám và đặt lịch khám sức khỏe định kỳ
- Điều chỉnh ngân sách: Phân loại các giao dịch thẻ của tuần trước
- Bài thuyết trình: Tạo bản phác thảo gồm năm trang trình chiếu
- Phòng gọn gàng: Dọn bàn làm việc và bỏ đồ giặt vào giỏ
- Tìm việc: Lưu ba vai trò để ứng tuyển trong tuần này
Làm rõ công việc là cách khắc phục nhanh nhất vì nó cho bạn biết chính xác việc cần làm tiếp theo.
5. Chỉ đặt ngày đáo hạn khi chúng thực sự cần thiết
Các hạn chót nhân tạo sẽ khiến não bộ của bạn quen với việc phớt lờ mọi hạn chót. Hãy dành riêng các ngày cụ thể cho những công việc có cam kết bên ngoài thực sự. Đối với mọi thứ còn lại, hãy sử dụng mức độ ưu tiên hoặc phân loại vào các nhóm “tuần này / tuần sau / một ngày nào đó”.
6. Sử dụng các công việc lặp lại để hình thành thói quen
Bất kỳ việc gì bạn làm theo chu kỳ (đánh giá hàng tuần, gửi hóa đơn cho khách hàng, tưới cây) đều sẽ tự động xuất hiện lại. Đây là sự khác biệt giữa một danh sách công việc chỉ thu thập công việc và một hệ thống giúp bạn thực hiện chúng:
| Đặc điểm | Danh sách công việc bị hỏng | Hệ thống công việc |
|---|---|---|
| Ghi chép | Trí nhớ và những ghi chú rời rạc | Một hộp thư đến, ghi chép ngay lập tức |
| Cấu trúc | Một danh sách công việc dài không phân loại | 3 đến 5 nhóm danh mục |
| Xếp hạng ưu tiên | Bất cứ điều gì cảm thấy cấp bách | Phương pháp Eisenhower hoặc 1-3-5 |
| Tần suất đánh giá | Không có | 5 phút mỗi ngày, 30 phút mỗi tuần |
| Số lượng công cụ | 4 đến 6 địa điểm | 1 hệ thống đáng tin cậy |
Làm thế nào để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc cá nhân mà không cần suy nghĩ quá nhiều?
Xếp hạng các công việc cá nhân bằng cách phân biệt công việc khẩn cấp với công việc quan trọng, sau đó giới hạn mỗi ngày chỉ thực hiện một công việc lớn, ba công việc vừa và năm công việc nhỏ. Điều này giúp danh sách công việc không trở thành một công việc thứ hai.
Bạn không cần phải xếp hạng toàn bộ cuộc sống của mình. Bạn chỉ cần một danh sách công việc ngắn để quyết định những công việc cần làm hôm nay. Hai phương pháp này có thể giải quyết hầu hết công việc mà không biến thành một công việc riêng biệt.
Nguyên tắc 80/20 chỉ hiệu quả khi tác động có thể đo lường được. Các công việc cá nhân thường phức tạp hơn vì giá trị không phải lúc nào cũng rõ ràng. “Liệu 80% tiến độ trong cuộc sống của tôi có đến từ 20% việc giặt giũ không?” không phải là một câu hỏi hữu ích.
Phương pháp Eisenhower và quy tắc 1-3-5 có vẻ đơn giản hơn, và đó chính là lý do tại sao chúng hiệu quả. Chúng không giả định rằng bạn có thể tính toán chính xác giá trị của mọi công việc cá nhân. Chúng giúp bạn đưa ra quyết định đủ tốt và bắt đầu thực hiện.
Ma trận Eisenhower: khẩn cấp so với quan trọng
Ma trận này sử dụng hai trục: khẩn cấp và quan trọng. Nó dựa trên sự phân biệt của Dwight Eisenhower giữa các công việc khẩn cấp đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức và các công việc quan trọng ảnh hưởng đến kết quả dài hạn.
Việc cần làm (cấp bách + quan trọng). Các hạn chót thực tế và tình huống khẩn cấp. Xử lý những việc này trước tiên.
Lịch trình (quan trọng + không khẩn cấp). Công việc chuyên sâu, kế hoạch, phát triển kỹ năng. Đây là nơi diễn ra những tiến độ có ý nghĩa nhất, và cũng là nơi mà hầu hết mọi người đầu tư không đủ vì không có việc gì ở đây là cấp bách.
Giao phó (cấp bách + không quan trọng). Các yêu cầu và sự gián đoạn thường xuyên. Đối với các công việc cá nhân mà bạn không thể giao phó, hãy gom chúng lại thành một khối thời gian duy nhất.
Xóa (không làm cả hai). Những công việc đã bị bỏ quên trong hai tuần đang gửi đến bạn một thông điệp. Hãy xóa chúng, hoãn lại hoặc viết lại thành một hành động tiếp theo rõ ràng hơn.
Sử dụng ma trận này như một bài tập phân loại hàng tuần. Đừng biến nó thành một nghi thức cho mọi công việc. Trong quá trình đánh giá hàng tuần, hãy phân loại từng công việc vào một ô trong ma trận và để kết quả đó quyết định bạn sẽ dành thời gian cho việc gì.
Mẫu Ma trận Eisenhower của ClickUp cung cấp cho bạn chế độ xem Bảng với bốn cột: Việc cần làm, Lên lịch, Phân công và Xóa. Kéo các công việc đã ghi lại trong tuần vào cột bên phải trong quá trình đánh giá vào Chủ nhật, sau đó chỉ chuyển các mục “Việc cần làm” và các mục hàng đầu trong cột “Lên lịch” vào danh sách công việc 1-3-5 hàng ngày của bạn.
Cột “Xóa” là cột mà hầu hết mọi người thường bỏ qua. Nó thực hiện công việc khó khăn nhất: loại bỏ những công việc không còn xứng đáng được quan tâm.
Quy tắc 1-3-5 cho giới hạn hàng ngày
Mỗi ngày, hãy cam kết hoàn thành 1 công việc lớn, 3 công việc vừa và 5 công việc nhỏ. Tối đa là chín công việc.
Một ngày 1-3-5 thực tế có thể trông như thế này:
- 1 công việc lớn: Hoàn thành bản nháp đề xuất cho khách hàng
- 3 công việc vừa: Kiểm tra dòng thời gian của dự án, gọi thợ sửa ống nước, cập nhật ngân sách hàng tháng
- 5 công việc nhỏ: Trả lời hai email, đặt lịch hẹn, đơn đặt hàng thực phẩm, thanh toán hóa đơn, tưới cây
Hệ thống này hiệu quả vì nó buộc bạn phải chấp nhận sức chứa có hạn của bản thân. Một danh sách công việc hàng ngày quá tải chỉ là danh sách mong muốn. Một danh sách gồm chín mục mới là kế hoạch.
Sự cám dỗ muốn hoàn thành các công việc nhỏ thay vì bắt đầu những công việc lớn là có thật. Quy tắc 1-3-5 giải quyết vấn đề này bằng cách coi “1” là điều không thể thương lượng trước khi bắt tay vào bất kỳ việc nào khác.
Cuộc sống thực tế không phải lúc nào cũng có thể gói gọn trong chín công việc. Điều đó hoàn toàn bình thường. Quy tắc 1-3-5 buộc bạn phải đưa ra quyết định trước khi ngày mới bắt đầu, trước khi sự cấp bách quyết định thay cho bạn.
Hãy kết hợp các phương pháp này với nhau: công việc lớn duy nhất của bạn mỗi ngày thường nên xuất phát từ phần Lịch trình trong bảng đánh giá Eisenhower của bạn.
Làm thế nào để bắt đầu khi bạn không muốn bắt đầu?
Hãy bắt đầu bằng cách chia nhỏ công việc cho đến khi bước đầu tiên trở nên quá nhỏ đến mức khó có thể bỏ qua. Hầu hết các công việc bị đình trệ đều quá mơ hồ, quá lớn hoặc mang quá nhiều cảm xúc.
Thói quen này thường hiệu quả trong công việc. Rồi đến một ngày thứ Ba, bạn lại không thể bắt đầu làm gì cả.
Khi điều đó xảy ra, xác suất hành động tiếp theo là quá lớn, quá mơ hồ hoặc mang quá nhiều cảm xúc.
Cuộc khảo sát của ClickUp cho thấy 42% người thường xuyên cảm thấy quá tải và sau đó trì hoãn công việc. 39% khác cho biết sự cấp bách là yếu tố duy nhất thúc đẩy họ hành động, điều này bản thân nó đã là một yếu tố rủi ro dẫn đến kiệt sức.
Hãy bắt đầu với năm chiến lược sau đây.
Giảm quy mô công việc cho đến khi có thể bắt đầu thực hiện
Việc trì hoãn thường có nghĩa là công việc quá mơ hồ hoặc quá lớn. “Viết báo cáo” trở thành “mở một tài liệu trống và viết ba điểm chính đầu tiên”. Hãy bắt đầu từ những việc nhỏ để tạo động lực. Một khi công việc đã được bắt đầu, bước tiếp theo thường sẽ dễ dàng hơn.
Phương pháp này hiệu quả vì cảm giác quá tải thường xuất phát từ quá nhiều bước chưa được xác định rõ ràng.
Phân chia khối thời gian trong lịch của bạn
Gán công việc vào các khung giờ cụ thể. Một công việc không có khung giờ cụ thể sẽ phải cạnh tranh với mọi công việc khác và thường sẽ thua cuộc trước những công việc cảm thấy dễ dàng nhất, ồn ào nhất hoặc mới nhất.
Nếu các công việc của bạn cứ trôi nổi, hãy đưa chúng vào lịch. Kéo các công việc quan trọng nhất vào các khối thời gian cụ thể và bảo vệ các khối thời gian đó như những cuộc hẹn.
Nhóm các công việc tương tự lại với nhau
Gộp tất cả các email trả lời vào một khối. Tất cả các công việc lặt vặt vào một chuyến đi. Tất cả các công việc quản trị viên vào một buổi chiều. Việc chuyển đổi bối cảnh giữa các công việc không liên quan đến nhau còn mệt mỏi hơn chính các công việc đó. Nghiên cứu của Gloria Mark tại UC Irvine vẫn được trích dẫn rộng rãi vì đã chỉ ra rằng sự gián đoạn có thể gây tốn kém như thế nào. Trong một nghiên cứu, các nhân viên mất khoảng 23 phút để quay lại công việc sau khi bị gián đoạn.
Trong một ngày làm việc hiện đại đầy ắp các thông báo trò chuyện, email và việc chuyển đổi giữa các ứng dụng, việc nhóm các công việc tương tự lại với nhau là một cách để giảm thiểu những lần phải tập trung lại.
Đặt thời hạn hoàn thành hàng ngày
Hãy quyết định trước khi nào bạn sẽ dừng lại. Một ngày làm việc không có giới hạn khiến mọi công việc chưa hoàn thành đều cảm thấy như một thất bại cá nhân. Một ranh giới rõ ràng cho phép bạn đóng danh sách công việc với sự an tâm rằng ngày mai vẫn còn.
Xác định các yếu tố kích hoạt thói quen trì hoãn của bạn
Hãy chú ý đến những công việc mà bạn thường xuyên tránh né. Nếu chúng đều thuộc cùng một loại, chẳng hạn như công việc mơ hồ, công việc phụ thuộc vào phản hồi hoặc công việc sáng tạo, hãy thay đổi cách cài đặt những công việc đó.
Có một giới hạn quan trọng ở đây: Hệ thống quản lý công việc có thể giúp giải quyết tình trạng quá tải thỉnh thoảng. Nó không thể khắc phục khối lượng công việc quá lớn so với thời gian, năng lượng hoặc hỗ trợ của bạn.
Làm thế nào để danh sách công việc của bạn không trở nên nhàm chán?
Giữ cho danh sách công việc của bạn luôn hữu ích bằng cách thực hiện đánh giá hàng ngày ngắn gọn và thiết lập lại hàng tuần một cách sâu sắc hơn. Việc đánh giá hàng ngày giúp ngày hôm nay trở nên rõ ràng; việc đánh giá hàng tuần loại bỏ những công việc cũ kỹ trước khi chúng trở thành gánh nặng.
Nếu không có bước đánh giá, mọi danh sách công việc sẽ lại trở về tình trạng lộn xộn như trước đây. Chính bước đánh giá là yếu tố biến nó trở lại thành một kế hoạch hữu ích.
Đánh giá hàng ngày (5 phút). Vào đầu hoặc cuối ngày, hãy xem qua danh sách công việc của bạn. Đánh dấu những việc đã hoàn thành. Di chuyển những việc đã thay đổi. Chuyển 1-3-5 việc của ngày mai vào chế độ xem “hôm nay” của bạn.
Đây là sự đồng bộ nhanh chóng giữa danh sách công việc của bạn và thực tế. Nếu thiếu điều này, kế hoạch của ngày hôm qua sẽ lặng lẽ trở thành sự lộn xộn của ngày hôm nay. Một mẫu mục tiêu hàng ngày đơn giản giúp làm rõ quy trình “1-3-5” hàng ngày, với ba phần có nhãn là “1 Lớn”, “3 Trung bình” và “5 Nhỏ”.
Đánh giá hàng tuần (15 đến 30 phút). Mỗi tuần một lần, dành 15 đến 30 phút để đánh giá sâu hơn. David Allen khuyên bạn nên thực hiện vào chiều thứ Sáu hoặc tối Chủ nhật. Xử lý hộp thư đến của bạn cho đến khi trống rỗng. Đánh giá từng danh mục. Hỏi xem có gì đã cũ không. Xóa bất cứ thứ gì bạn đã tránh làm trong hơn hai tuần. Kiểm tra 7 ngày tiếp theo để xem có hạn chót cố định nào không.
Việc đánh giá hàng tuần có thể dựa trên năm câu hỏi sau:
- Tôi đã hoàn thành những việc cần làm?
- Còn những việc nào chưa hoàn thành?
- Điều gì đã quá cũ để xóa bỏ?
- Có việc gì thực sự có hạn chót vào tuần tới?
- Có một công việc nào có thể giúp tuần tới trở nên dễ dàng hơn không?
Trên thực tế, việc đánh giá hàng tuần là thói quen mà hầu hết mọi người thường bỏ qua trước khi danh sách công việc của họ trở nên lộn xộn. Hãy thực hiện nó ngay cả khi bạn không áp dụng được bất kỳ điều gì khác từ bài viết này.
Điều chỉnh hàng tháng hoặc hàng quý. Nhìn tổng quan. Mỗi tháng hoặc mỗi quý, hãy kiểm tra xem các danh mục của bạn có còn phù hợp với cuộc sống của bạn không. Thêm một danh mục nếu có vai trò, dự án phụ hoặc trách nhiệm mới xuất hiện. Nếu bạn cảm thấy khó tin tưởng vào công cụ này, hãy điều chỉnh thiết lập trước khi từ bỏ nó.
Ứng dụng nào là tốt nhất để quản lý các công việc cá nhân?
Ứng dụng quản lý công việc cá nhân tốt nhất chính là công cụ nhẹ nhàng nhất mà bạn thực sự sẽ kiểm tra hàng ngày. Sử dụng Apple Reminders hoặc Microsoft To Do cho các nhắc nhở đơn giản, Todoist hoặc Things 3 cho kế hoạch hàng ngày, và ClickUp hoặc Notion khi công việc cần ghi chú, dự án, lịch trình và đánh giá.
Câu trả lời đúng là công cụ nhẹ nhàng nhất nhưng vẫn đáp ứng được mọi việc cần làm thực tế của bạn, chứ không phải công cụ có nhiều tính năng nhất trên trang quảng cáo.
Dưới đây là phân tích thực tế:
| Ứng dụng | Phù hợp nhất cho | Tại sao phương pháp này hiệu quả | Hãy chú ý đến |
|---|---|---|---|
| ClickUp | Dành cho những ai muốn tập trung các công việc, nhiệm vụ cá nhân, tài liệu, lịch và tóm tắt AI trong một không gian làm việc duy nhất | Rất phù hợp cho các hệ thống cá nhân phức tạp, các dự án phụ, đánh giá định kỳ và sự chồng chéo giữa công việc và cuộc sống | Cần nhiều bước thiết lập hơn so với một ứng dụng nhắc nhở đơn giản |
| Todoist | Những người muốn có một công cụ quản lý công việc cá nhân gọn gàng | Ghi chép nhanh, nhập liệu bằng ngôn ngữ tự nhiên, nhãn, bộ lọc và các công việc lặp lại | Tài liệu dự án giới hạn so với ClickUp hoặc Notion |
| Apple Nhắc nhở | Người dùng iPhone và Mac muốn có các nhắc nhở đơn giản | Tích hợp sẵn trên các thiết bị Apple, nhắc nhở định kỳ dễ dàng, cảnh báo dựa trên địa điểm | Không phù hợp với các dự án phức tạp hoặc việc sắp xếp thứ tự ưu tiên chi tiết |
| Microsoft To Do | Người dùng Outlook và Microsoft 365 | Hoạt động tốt với tài khoản Microsoft và luồng kế hoạch “My Day” | Ít linh hoạt hơn cho kế hoạch đa chế độ xem |
| Things 3 | Người dùng Apple muốn có một ứng dụng năng suất cá nhân hoàn hảo | Cấu trúc gọn gàng với các mục Hôm nay, Sắp tới, Bất cứ lúc nào và Một ngày nào đó | Chỉ dành cho Apple và phải trả phí |
| Notion | Những người muốn có bảng điều khiển và cơ sở dữ liệu tùy chỉnh | Tính linh hoạt cho các bảng điều khiển cuộc sống, ghi chú và trang dự án | Có thể trở nên phức tạp quá mức một cách nhanh chóng |
Một nguyên tắc hữu ích: hãy chọn công cụ nhẹ nhất mà vẫn hỗ trợ được khối lượng công việc thực tế của bạn. Nếu bạn chỉ cần các nhắc nhở và công việc lặp lại, hãy sử dụng Apple Reminders hoặc Microsoft To Do. Nếu bạn muốn ghi chép nhanh chóng và lập kế hoạch hàng ngày gọn gàng, hãy sử dụng Todoist hoặc Things 3. Nếu các công việc của bạn liên quan đến ghi chú, kế hoạch lịch và tài liệu dự án, hãy sử dụng ClickUp hoặc Notion.
Cách cài đặt quy trình công việc cá nhân trong ClickUp
Phần này hướng dẫn cách cài đặt phương pháp tương tự trong ClickUp. Bỏ qua ClickUp nếu bạn chỉ cần các nhắc nhở, công việc lặt vặt và các nhiệm vụ lặp lại cơ bản. Sử dụng ClickUp khi các công việc, ghi chú, khung thời gian trên lịch và các buổi đánh giá định kỳ của bạn cần được quản lý trong cùng một không gian làm việc.
1. Tạo không gian cá nhân với một danh sách công việc cho mỗi danh mục
Tạo một Không gian có tên là Cá nhân. Trong đó, tạo một Danh sách công việc cho mỗi lĩnh vực trách nhiệm: Công việc, Sức khỏe, Dự án phụ, Gia đình, Tài chính. Giữ số lượng Danh sách đang hoạt động dưới năm. Các dự án tồn tại dưới dạng một nhóm Nhiệm vụ ClickUp bên trong Danh sách liên quan, chứ không phải là các Danh sách riêng biệt. Tạo quá nhiều Danh sách cũng là một sai lầm tương tự như việc sử dụng quá nhiều ứng dụng.
2. Bật tính năng Ưu tiên và thêm Trường Tùy chỉnh "Nỗ lực"
Kích hoạt ứng dụng ClickApp "Priorities" từ Trung tâm Ứng dụng để sử dụng hệ thống bốn cấp độ: Khẩn cấp/Cao/Bình thường/Thấp. Sau đó, tạo một Trường Tùy chỉnh có tên "Effort" với ba tùy chọn: Nhỏ, Trung bình, Lớn. Trường "Effort" hỗ trợ trực tiếp quy tắc 1-3-5: lọc chế độ xem hàng ngày để đảm bảo có một tác vụ Lớn, ba tác vụ Trung bình và năm tác vụ Nhỏ.
3. Cài đặt các công việc định kỳ cho mọi thói quen lặp lại
Mở bất kỳ công việc nào, nhấp vào trường ngày tháng và cài đặt mẫu lặp lại. Sử dụng tính năng này cho việc đánh giá hàng tuần, kiểm tra tiến độ tập luyện, các công việc lặp lại, nhắc nhở hóa đơn và đánh giá ngân sách.
4. Sử dụng chế độ xem Lịch để lập kế hoạch công việc theo ngày
ClickUp Calendar đồng bộ với Google hoặc Outlook, giúp các cuộc họp và khối thời gian dành cho công việc hiển thị song song. Kéo các công việc từ Thanh bên Planner vào lịch của bạn để tạo các khối thời gian tập trung, hoặc để AI của ClickUp đề xuất các khối dựa trên ước lượng thời gian và mức độ ưu tiên.
5. Sử dụng My Tasks cho việc đánh giá hàng ngày và ClickUp Brain cho việc đánh giá hàng tuần
My Tasks tập hợp tất cả các công việc được giao cho bạn vào một chế độ xem duy nhất. Đối với việc đánh giá hàng tuần, hãy yêu cầu ClickUp Brain tóm tắt các công việc trong 7 ngày qua, tạo danh sách công việc theo mức độ ưu tiên hoặc hiển thị những công việc sẽ đến hạn trong 10 ngày tới.
6. Sử dụng tài liệu cho bất kỳ nội dung nào quá dài để ghi vào phần mô tả công việc
Lập kế hoạch chuyến đi, ghi chú tìm việc, thông số kỹ thuật cải tạo và xác định phạm vi dự án tự do cần nhiều không gian hơn so với mô tả công việc cung cấp. Tạo một tài liệu ClickUp và sử dụng tính năng Mối quan hệ để liên kết nó với các công việc liên quan.
Giới hạn thực tế
ClickUp có một quá trình làm quen. Nếu hệ thống cá nhân của bạn chỉ cần các danh sách công việc đơn giản, các nhắc nhở định kỳ và ngày đáo hạn, một ứng dụng nhẹ hơn có thể là lựa chọn tốt hơn.
ClickUp là lựa chọn hợp lý khi các công việc, ghi chú dự án, lịch trình và đánh giá AI của bạn cần được tích hợp cùng nhau. Nếu điều đó không quan trọng, hãy chọn công cụ đơn giản hơn. Quản lý công việc hiệu quả bắt đầu từ việc thiết lập đơn giản nhất mà bạn thực sự sẽ sử dụng.
Bắt đầu quản lý các công việc cá nhân của bạn trong ClickUp →
Những việc cần làm trong tuần này
Một thiết lập công việc cá nhân chỉ thực sự hiệu quả sau khi bạn áp dụng nó trong suốt một tuần. Đừng thay đổi thiết lập của bạn mỗi sáng. Hãy chọn một công cụ, chuyển tất cả các công việc lẻ tẻ vào đó, và thực hiện một lần đánh giá trước khi quyết định xem nó có hiệu quả hay không.
Phương pháp này rất đơn giản. Phần khó khăn là tin tưởng vào nó đủ lâu để ngừng việc xây dựng lại kế hoạch mỗi sáng.
Danh sách công việc chưa được xem xét sẽ khiến bạn phải đoán mò mỗi sáng. Các danh mục, quy tắc ưu tiên và việc thiết lập lại hàng tuần sẽ chỉ ra những việc cần chú ý tiếp theo. Mục tiêu là khả năng hoàn thành, chứ không phải sản lượng tối đa.
Trong tuần này, hãy làm ba việc cần làm:
- Chọn một công cụ: Chọn ứng dụng đơn giản nhất có thể xử lý khối lượng công việc thực tế của bạn
- Chuyển mọi công việc bạn đang theo dõi vào hệ thống này trong vòng bảy ngày: Lấy các công việc từ ghi chú, email, trò chuyện, giấy nhớ và trí nhớ
- Thực hiện đánh giá hàng tuần trong 20 phút vào Chủ nhật tới: Xóa các công việc đã hết hạn, kiểm tra thời hạn thực tế và chọn các ưu tiên hàng đầu cho tuần tới
Sau đó, hãy ngừng đọc các bài viết về năng suất trong một thời gian. Thiết lập của bạn sẽ trở nên tốt hơn khi bạn áp dụng nó, chứ không phải khi bạn chỉ đọc về việc áp dụng nó.
Một hệ thống thiết lập công việc hiệu quả giúp bạn thực sự hoàn thành các công việc. Quan trọng hơn, nó giải phóng năng lượng tinh thần mà bạn từng dành cho việc ghi nhớ, lo lắng và xây dựng lại kế hoạch mỗi sáng.
Câu hỏi thường gặp về quản lý công việc cá nhân
Làm thế nào để sắp xếp danh sách công việc cần làm cá nhân của tôi?
Phân loại mọi công việc thành 3 đến 5 danh mục chính: Công việc, Cá nhân, Sức khỏe, Dự án phụ và Gia đình. Trong mỗi danh mục, ghi chép ngay lập tức và làm rõ từng mục nhập thành một hành động cụ thể cần thực hiện mỗi ngày. Chỉ đặt ngày đáo hạn khi có thời hạn thực sự từ bên ngoài. Thực hiện đánh giá hàng tuần vào mỗi Chủ nhật để xóa những mục nhập đã hết hạn và đưa các ưu tiên của tuần tới lên trước.
Sự khác biệt giữa một công việc và một dự án là gì?
Một công việc là một hành động: “đặt lịch hẹn nha sĩ”. Một dự án là một kết quả gồm nhiều bước: “chuyển đổi bảo hiểm y tế”. Coi các dự án như những công việc là một trong những lý do phổ biến nhất khiến danh sách công việc cá nhân thất bại; bạn cứ bỏ qua dự án vì không biết bước cụ thể tiếp theo là gì. Hãy chia nhỏ mọi dự án thành các công việc thành phần trước khi thêm nó vào danh sách công việc của bạn.
Tôi nên xem lại danh sách công việc của mình bao lâu một lần?
Hàng ngày trong 5 phút (đánh dấu việc hoàn thành, di chuyển các công việc đã thay đổi, chọn ra 1-3-5 công việc cho ngày mai). Hàng tuần trong 15 đến 30 phút (xử lý hộp thư đến về 0, xóa các công việc đã hết hạn, kiểm tra 7 ngày tới để xác định các hạn chót thực sự). Hàng quý để đánh giá tổng thể xem các danh mục và công cụ của bạn có còn phù hợp với cuộc sống của bạn hay không. Việc đánh giá hàng tuần giúp phát hiện các công việc đã hết hạn trước khi chúng tích tụ lại.
Tại sao danh sách công việc cần làm của tôi cứ thất bại?
Có bốn nguyên nhân chính dẫn đến hầu hết các thất bại: không có thói quen ghi chép nhất quán, không phân biệt rõ ràng giữa công việc và dự án, không có cách để ưu tiên những công việc quan trọng nhất, và quá nhiều hộp thư đến. Khắc phục một trong số đó, danh sách công việc sẽ trở nên hữu ích hơn. Khắc phục cả bốn, danh sách công việc sẽ trở nên đáng tin cậy hơn rất nhiều.
Làm thế nào để tránh kiệt sức khi danh sách công việc của tôi quá tải?
Hãy giới hạn danh sách công việc hàng ngày, dành thời gian cho những công việc quan trọng nhất và đặt ra thời điểm kết thúc công việc mỗi ngày.
Nếu cảm giác quá tải là thường xuyên, không có hệ thống quản lý công việc nào có thể tự mình giải quyết được. Hãy giảm bớt các cam kết, tìm kiếm hỗ trợ nhiều hơn hoặc có một cuộc hội thoại nghiêm túc về khối lượng công việc.
Cách tốt nhất để theo dõi các công việc cá nhân trong công việc là gì?
Cách tốt nhất để theo dõi các công việc cá nhân tại nơi làm việc là sử dụng một hộp thư đến đáng tin cậy dành riêng cho công việc không thuộc bảng dự án của nhóm. Hãy ghi lại các công việc cần theo dõi, công việc quản trị viên, nhắc nhở và các cam kết nhỏ vào đó trước tiên, sau đó sắp xếp chúng một lần mỗi ngày.
Điều này rất quan trọng vì công việc cá nhân thường bị phân tán trên email, Slack, lời nhắc nhở lịch, các công cụ dự án và trí nhớ. Một hộp thư đến đáng tin cậy sẽ giúp giảm số lượng nơi bạn phải kiểm tra trước khi quyết định việc cần làm tiếp theo.
Tôi nên sử dụng lịch hay danh sách công việc cho các công việc cá nhân?
Sử dụng danh sách công việc để ghi lại các công việc và lịch để dành thời gian cho các công việc quan trọng. Công cụ quản lý công việc ghi lại những công việc cần làm; lịch cho biết khi nào chúng thực sự diễn ra.
Sử dụng danh sách công việc để ghi chép, phân loại, sắp xếp thứ tự ưu tiên và công việc lặp lại. Sử dụng lịch để lên kế hoạch cho công việc chuyên sâu, thời hạn, cuộc hẹn, việc vặt và các khối thời gian tập trung.