Tạo danh sách ưu tiên để hoàn thành việc cần làm: Hướng dẫn từng bước

Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao một số người dường như dễ dàng hoàn thành danh sách công việc của họ, khiến những người còn lại phải thán phục trước năng suất làm việc của họ? Có vẻ như họ có chiếc đồng hồ quay ngược thời gian của Hermione Granger để hoàn thành mọi việc, trong khi chúng ta chỉ biết gãi đầu và suy ngẫm về bí mật đằng sau kỹ năng điều khiển thời gian của họ.

Đây là một thực tế cần lưu ý: đó không phải là phép màu—chỉ là chiến lược.

Mọi người siêu năng suất đều có một vũ khí bí mật trong cuộc chiến chống lại sự hỗn loạn và thói trì hoãn: một danh sách công việc ưu tiên!

Khám phá sức mạnh của con số năm với hướng dẫn toàn diện của chúng tôi về cách lập danh sách công việc ưu tiên hiệu quả. Chúng tôi sẽ đưa ra năm lý do thuyết phục, hướng dẫn bạn qua năm bước đơn giản và tiết lộ năm phương pháp nâng cao—tất cả đều được thiết kế để nâng tầm cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của bạn! 🏋️

Danh sách ưu tiên là gì và nó có tác dụng gì?

Bạn có thể nghĩ rằng mình đã biết danh sách ưu tiên là gì — một danh sách để sắp xếp các công việc dựa trên mức độ quan trọng và cấp bách (dĩ nhiên rồi!). Nhưng từ góc độ con người, còn nhiều điều cần tìm hiểu hơn thế.

Hãy lấy cuốn sách cảm động The Priority List: A Teacher’s Final Quest to Discover Life’s Greatest Lessons làm ví dụ. Đây là cuốn hồi ký đầy sức thuyết phục của David Menasche, một giáo viên tiếng Anh trung học đang phải đối mặt với căn bệnh ung thư não giai đoạn cuối. Trong hành trình dũng cảm đi khắp đất nước, ông tìm cách kết nối lại với các học sinh cũ của mình, được thúc đẩy bởi một câu hỏi sâu sắc: Liệu ông có tạo ra sự khác biệt trong cuộc đời họ không?

Hành trình của David cho thấy đam mê và động lực của mỗi người thường ảnh hưởng đến các ưu tiên ở bất kỳ giai đoạn nào của cuộc đời. Điểm mấu chốt ở đây là nếu bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc một cách đúng đắn, bạn có thể tập trung vào những điều thực sự quan trọng với mình.

Điều này không chỉ giúp giảm bớt căng thẳng và tăng cường năng suất mà còn giúp bạn chống lại những yếu tố gây xao nhãng để tập trung vào các mục tiêu chính. Điểm mấu chốt là hãy nói Có với những công việc giúp bạn tiến bộ và nói Không với những công việc chỉ làm lãng phí thời gian của bạn.

⭐ Tính năng mẫu nổi bật

Bạn đang băn khoăn không biết nên bắt đầu từ đâu? Mẫu Ma trận Ưu tiên 2×2 của ClickUp cung cấp cho bạn một phương pháp có cấu trúc để tạo ra danh sách ưu tiên rõ ràng và có thể thực hiện được dựa trên mức độ ảnh hưởng và tính cấp bách. Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay!

Tải mẫu miễn phí

5 lý do để tạo danh sách ưu tiên

Trong bối cảnh quá nhiều công việc chồng chéo, việc học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên không phải là một lựa chọn—mà là một nhu cầu không thể thương lượng. Vậy, hãy cùng tìm hiểu tại sao điều này lại quan trọng đến vậy và cách nó giúp chúng ta tận dụng thời gian hiệu quả giữa những lịch trình bận rộn.

1. Sắp xếp các công việc trong khoảng thời gian có sẵn

Bạn có bao giờ cảm thấy có quá nhiều việc cần làm mà thời gian lại quá ít, nhưng lại không biết bắt đầu từ đâu? Đó chính là lúc việc sắp xếp thứ tự ưu tiên trở nên hữu ích.

Bằng cách ghi chép những việc cần làm và gán mức độ ưu tiên cho từng công việc, bạn thực chất đang nói rằng: Đây là những việc quan trọng, và đây là những việc không quá quan trọng. Một danh sách công việc được sắp xếp cẩn thận sẽ giúp bạn quản lý thời gian như một người chuyên nghiệp, đảm bảo rằng bạn không chỉ bận rộn mà còn bận rộn với những việc thực sự quan trọng.

2. Tăng năng suất

Tăng cường năng suất là một lý do thuyết phục khác để lập danh sách ưu tiên, vì nó giúp bạn tập trung vào những công việc có giá trị cao, từ đó thúc đẩy bạn tiến gần hơn đến mục tiêu. Bạn sẽ nhận ra rằng một danh sách công việc được cấu trúc hợp lý có thể tối ưu hóa ngày làm việc của bạn, giúp bạn hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn.

Dưới đây là cách danh sách ưu tiên thường giúp tăng cường năng suất của bạn:

3. Tối ưu hóa mục tiêu

Nếu việc đạt được mục tiêu giống như leo lên đỉnh núi, thì danh sách công việc ưu tiên chính là bản đồ dẫn lối đến đỉnh. ⛰️

Danh sách công việc này cũng đóng vai trò như một kế hoạch hành động, biến những khát vọng thành thành công bằng cách đồng bộ hóa các công việc và quy trình hàng ngày với các mục tiêu tổng thể. Nó đảm bảo rằng mỗi bước bạn thực hiện đều có mục đích rõ ràng và hướng tới tiến độ trong bối cảnh các mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp của bạn.

Mẹo bổ sung: Nhiều người gặp khó khăn trong việc tập trung vào mục tiêu, điều này làm giảm chất lượng danh sách công việc ưu tiên của họ. Nếu bạn là một trong số đó, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng ClickUp Goals để hình dung các kết quả chính và xác định những việc cần được ưu tiên.

Bắt đầu với Bảng điều khiển ClickUp

4. Theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu

Bằng cách liên tục cập nhật và đánh dấu các mục đã hoàn thành, bạn biến danh sách công việc ưu tiên của mình thành một công cụ ghi chép theo thời gian thực về những thành tựu của bạn. Nó giúp bạn rõ ràng về những gì đã hoàn thành, những gì đang tiến hành và những gì sắp tới, loại bỏ sự phỏng đoán và cho phép bạn ăn mừng mỗi cột mốc quan trọng cũng như xác định trước các rủi ro có thể ảnh hưởng đến việc hoàn thành công việc.

5. Xác định mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc

Bạn có biết đôi khi một công việc phải chờ công việc khác hoàn thành không? Đó chính là sự phụ thuộc giữa các công việc. Về cơ bản, đó là một chuỗi các sự kiện liên kết với nhau mà danh sách ưu tiên giúp bạn hình dung rõ ràng. Khi bạn hiểu các công việc phụ thuộc vào nhau như thế nào, bạn có thể quyết định một cách thông minh nên xử lý việc gì trước. Danh sách ưu tiên đặc biệt quan trọng trong môi trường làm việc nhóm, nơi việc chờ đợi các công việc phụ thuộc có thể dẫn đến những sự chậm trễ bất ngờ (và thường tốn kém).

Bạn có thể tìm hiểu cách các mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc hoạt động trong ClickUp, giúp các luồng công việc diễn ra trơn tru mà không bị gián đoạn không cần thiết!

Cách tạo danh sách ưu tiên: 5 bước thực tế

Mục tiêu, dù lớn hay nhỏ, đều là những tiếng thì thầm đầu tiên của một giấc mơ, nhưng để biến chúng thành hiện thực thì cần nhiều hơn là chỉ mơ mộng. Đã đến lúc cầm bút lên giấy, hay tốt hơn là đặt ngón tay lên bàn phím, và sắp xếp những khát vọng đó thành một cấu trúc rõ ràng.

Chúng tôi sẽ thảo luận về năm bước để tạo danh sách ưu tiên hiệu quả — và minh họa quy trình này bằng ClickUp, một công cụ năng suất đóng vai trò như một trung tâm điều hành ảo để quản lý công việc và ưu tiên.

Trước khi bắt đầu, bạn có thể xem video này:

Hãy nâng cấp, đơn giản hóa và chinh phục những ưu tiên đó!

Bước 1: Lập danh sách công việc tổng thể

Trước khi có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên, bạn cần lập Danh sách công việc TẤT CẢ các công việc cần hoàn thành. Ban đầu bạn có thể cảm thấy choáng ngợp, nhưng đây là một số mẹo để sắp xếp danh sách công việc của bạn:

Chúng tôi khuyên bạn nên ghi chú các công việc trên các nền tảng kỹ thuật số như ClickUp. Tin hay không thì tùy, nhưng những mảnh giấy nhớ hay danh sách công việc viết tay nhăn nhúm chỉ khiến mọi thứ trở nên lộn xộn về sau mà thôi.

Việc tạo danh sách công việc ở bất kỳ quy mô nào cũng trở nên dễ dàng với Bộ công cụ Quản lý Công việc của ClickUp. Bộ công cụ này đi kèm với một bộ tính năng phong phú để giúp bạn:

Tùy chỉnh danh sách công việc chính của bạn với các ClickApp tiện lợi cho các quy trình như thêm ID Nhiệm vụ Tùy chỉnh hoặc Mối quan hệ trong quy trình làm việc! Nếu bạn đang tạo danh sách ưu tiên cho một nhóm lớn, hãy sử dụng các tính năng cộng tác như bình luận theo chuỗi và đề cập để yêu cầu đồng nghiệp đóng góp vào các Loại tác vụ. 🧑‍🤝‍🧑

Bước 2: Xác định các công việc ưu tiên hàng đầu

Hãy tưởng tượng các công việc của bạn như những nhân vật trong một vở kịch, mỗi nhân vật đều có vai trò và ảnh hưởng riêng đến cốt truyện của ngày làm việc. Một số là những nhân vật chính cực kỳ quan trọng, trong khi những người khác là dàn diễn viên phụ đang chờ đợi tín hiệu của mình. Bước này tập trung vào việc xác định phân cấp đó.

Việc gán mức độ quan trọng cho các công việc trở nên vô cùng đơn giản với ClickUp Task Priorities. Với bốn mức độ—Khẩn cấp, Cao, Bình thường và Thấp—bạn có đủ sự linh hoạt để xác định ý nghĩa của từng trạng thái ưu tiên được mã hóa bằng màu sắc cho nhóm của mình. 🚩

Để xác định các ưu tiên trong toàn bộ Không gian Làm việc ClickUp, bạn có thể chuyển đổi giữa các chế độ xem khác nhau của ClickUp để khám phá các góc nhìn khác nhau. Dưới đây là ba ví dụ:

Sau khi đã hoàn thành việc cài đặt mức độ ưu tiên và ngày đáo hạn cho các công việc, hãy sử dụng chế độ xem Lịch để theo dõi lịch trình, lọc ra các công việc ưu tiên hoặc chỉnh sửa chúng hàng loạt.

Bước 3: Phân công công việc hiệu quả cho từng thành viên trong nhóm

Các nhà quản lý đội nhóm thường phải đối mặt với danh sách việc cần làm quá tải, dẫn đến tình trạng kiệt sức. Thay vì cố gắng làm mọi việc một mình, hãy cân nhắc phân công công việc dựa trên kỹ năng hoặc chuyên môn của từng nhân viên để nâng cao hiệu quả công việc. 🔀

Giả sử bạn có một thành viên trong nhóm tên là Nick, người rất giỏi thiết kế đồ họa. Hiện tại, bạn có một công việc ưu tiên cao liên quan đến việc tạo một bản trình bày thuyết phục cho sự kiện ra mắt sản phẩm mới, và công việc này đòi hỏi một số công việc thiết kế.

Đây là lúc bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên tốt hơn bằng cách giao việc cho người khác — thay vì tự mình đảm nhận toàn bộ bài thuyết trình, bạn có thể tận dụng chuyên môn thiết kế đồ họa của Nick. Như vậy, bạn đã giảm bớt gánh nặng và đảm bảo công việc được giao cho người có năng lực.

Việc phân công các nhiệm vụ ưu tiên trong ClickUp trở nên dễ dàng với tính năng Nhắc nhở. Nếu bạn muốn chia sẻ khối lượng công việc, hãy tạo một công việc, sử dụng tùy chọn Phân công để chọn một đồng nghiệp, ví dụ như Nick, và cài đặt nhắc nhở với ngày đáo hạn cùng tệp đính kèm hoặc bình luận chứa hướng dẫn thực hiện công việc.

Bước 4: Xóa các công việc không cần thiết

Đúng vậy, bạn đã đọc đúng. Việc xóa các công việc khỏi Danh sách công việc chính có thể là một hành động giải phóng trong hành trình nâng cao năng suất. Điều này được hỗ trợ bởi Báo cáo Xu hướng Học tập tại Nơi làm việc năm 2021, cho thấy rằng các công việc không thiết yếu có thể là nguyên nhân gây căng thẳng hợp lý cho nhóm.

Để đánh giá lại mức độ ưu tiên trong danh sách công việc của bạn, hãy tự hỏi: Công việc này có thực sự cần thiết không? Nếu không, hãy xóa ngay lập tức mà không do dự. 🗑️

Phương pháp này không nhằm mục đích trốn tránh trách nhiệm mà là để sắp xếp một cách chiến lược. Bằng cách loại bỏ những công việc không quan trọng — như các cuộc họp, hội thảo, v.v. — bạn sẽ dọn dẹp danh sách công việc của mình, tạo không gian cho những công việc thực sự quan trọng.

Bạn muốn thảo luận với nhóm về những công việc nên bỏ qua? Mẫu Kế hoạch Hành động SMART của ClickUp có thể giúp nhân viên gắn thẻ các công việc là Specific (Cụ thể), Measurable (Có thể đo lường), Achievable (Có thể đạt được), Relevant (Có liên quan) và Timely (Thời gian phù hợp), từ đó giúp loại bỏ những công việc có giá trị thấp.

Bước 5: Kiểm tra, theo dõi và xem lại

Khi hoàn thành một công việc, hãy đánh dấu tích bên cạnh nó. Càng nhiều dấu tích, bạn càng có động lực để chinh phục phần còn lại của ngày. Ngoài ra, việc đang theo dõi cũng giúp điều chỉnh danh sách công việc khi cần thiết. ✅

Nếu bạn muốn xác định thói quen làm việc để tối ưu hóa luồng thực hiện công việc, hãy sử dụng tính năng theo dõi thời gian tích hợp sẵn trong ClickUp. Giả sử một quy trình nào đó liên tục tốn nhiều thời gian hơn dự kiến. Với dữ liệu theo dõi thời gian, bạn có thể phát hiện trước những khung thời gian không thực tế và chủ động điều chỉnh danh sách ưu tiên của mình.

5 phương pháp sắp xếp ưu tiên bạn nên thử

Để nâng cao kỹ năng quản lý công việc, hãy cùng tìm hiểu năm phương pháp sắp xếp ưu tiên tiên tiến và hiệu quả.

1. Phân loại theo thời gian

Sau khi đã lập một danh sách công việc khổng lồ, hãy chia nhỏ và phân loại nó theo nhu cầu. Một chiến lược phổ biến là phân loại theo thời gian. Chỉ cần nhóm các công việc theo thời điểm bạn có kế hoạch thực hiện chúng—cho dù là hôm nay, tuần này, tháng này hay sau đó—để đánh giá các tham số ưu tiên. 🗓️

2. Phương pháp Công việc Quan trọng Nhất (MITs)

Phương pháp " Các Công Việc Quan Trọng Nhất " (MIT) là một bước đột phá giúp bạn lấy lại quyền kiểm soát khi bị áp đảo bởi một danh sách công việc quá tải. Thay vì vật lộn với một danh sách công việc dài dằng dặc, bạn sẽ chọn ra hai hoặc ba công việc quan trọng nhất — các MIT của bạn — cho ngày hôm đó. 📑

Những công việc ưu tiên cao này sẽ trở thành tâm điểm của sự tập trung, giúp bạn loại bỏ những yếu tố gây xao nhãng tiềm ẩn. Bạn đảm bảo hoàn thành công việc và xây dựng một phương pháp tập trung cao độ, từ đó có thể mở rộng sang việc hoàn thành các mục khác trong Danh sách công việc. Sử dụng Khay Nhiệm Vụ của ClickUp để luôn dễ dàng truy cập các công việc quan trọng hàng ngày (MITs) của bạn.

3. Phương pháp Tập trung vào một việc

Khi những Công việc Quan trọng Nhất (MITs) dường như quá tải, phương pháp này sẽ đưa bạn tiến xa hơn một bước. Đây là sự đơn giản hóa tối đa — chọn một công việc, ưu tiên tuyệt đối, và để mọi thứ khác lùi vào hậu cảnh. 🧘

Hãy tưởng tượng một buổi sáng thứ Hai bận rộn với danh sách công việc dài dằng dặc. Cảm thấy áp lực từ hàng loạt công việc, bạn áp dụng Phương pháp Tập trung Duy nhất. Nhìn lướt qua danh sách, bạn xác định được một dự án quan trọng—có thể là một buổi thuyết trình cho khách hàng đòi hỏi sự tập trung tuyệt đối của bạn.

Suốt cả buổi sáng, bạn đã quyết tâm hoàn thiện bài thuyết trình này, loại bỏ mọi phiền nhiễu từ các công việc khác đang tranh giành sự chú ý của bạn. Đến trưa, bạn đã đạt được thành công khi hoàn tất toàn bộ bài thuyết trình.

Kết quả? Phương pháp này đã biến một ngày có thể trở nên lộn xộn và căng thẳng thành một ngày đạt được những mục tiêu cụ thể.

4. Ma trận ưu tiên Eisenhower

Nếu bạn từng rơi vào tình huống bối rối không biết nên tập trung vào công việc gì trước tiên, Ma trận Eisenhower chính là người bạn đồng hành của bạn. Kỹ thuật này là một phương pháp phân loại công việc đơn giản nhưng hiệu quả dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng, chia chúng thành bốn phần. 🪟

Tất cả những việc cần làm là vẽ hai trục Độ khẩn cấp và Độ quan trọng. Bây giờ, hãy phân loại các công việc vào các nhóm sau:

Tặng kèm: Hãy thử mẫu Ma trận Ưu tiên ClickUp miễn phí để tạo báo cáo xếp hạng ưu tiên theo dạng lưới một cách nhanh chóng! Nền tảng này còn có hàng chục mẫu xếp hạng ưu tiên khác để bạn khám phá.

5. Phương pháp "Ăn con ếch"

Hãy tưởng tượng danh sách công việc của bạn như một cái ao đầy những công việc, và trong đó có một con ếch khổng lồ, đáng sợ — đó chính là công việc mà bạn muốn tránh nhất. Giờ đây, mẹo Eat That Frog! (Hãy ăn con ếch đó!) của Brian Tracy gợi ý bạn nên lao vào và giải quyết con ếch khổng lồ đó ngay từ sáng sớm để tạo đà cho cả ngày.

Điều này giống như việc nói: Hãy giải quyết những việc khó khăn trước khi chúng ta còn tràn đầy năng lượng và sẵn sàng bắt tay vào làm. Bằng cách này, bạn không chỉ chinh phục được một công việc đầy thách thức mà còn tạo ra bầu không khí cho một ngày tràn ngập thành công. Vậy nên, hãy cầm ly cà phê lên, hít thở sâu và cùng nhau "ăn con ếch" này nhé! 🐸

Trở thành bậc thầy trong việc sắp xếp ưu tiên với ClickUp

Danh sách công việc ưu tiên của bạn không chỉ là một danh sách đơn thuần — đó là kế hoạch hành động để đạt được thành công. Bằng cách lên kế hoạch cho ngày của bạn một cách chiến lược, bạn có thể tránh được những tình huống gấp rút vào phút chót và việc bỏ lỡ hạn chót.

Hoàn thành công việc và hoàn thành đúng cách với ClickUp! Hãy tin tưởng vào công cụ sắp xếp ưu tiên công việc tất cả trong một này để giúp bạn phân loại, phân công và sắp xếp ưu tiên một cách dễ dàng. Đăng ký ngay để khám phá các mẹo giúp bạn thành công! 🏆