Tạo danh sách ưu tiên để hoàn thành công việc: Hướng dẫn từng bước

Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao một số người có thể hoàn thành danh sách công việc của mình một cách dễ dàng, khiến những người còn lại phải kinh ngạc trước năng suất làm việc của họ? Có vẻ như họ có chiếc đồng hồ quay ngược thời gian của Hermione Granger để hoàn thành tất cả công việc trong khi chúng ta chỉ biết gãi đầu và suy nghĩ về bí mật đằng sau kỹ năng điều khiển thời gian của họ.

Đây là một thực tế: đó không phải là phép thuật—chỉ là chiến lược.

Mỗi người siêu năng suất đều có một vũ khí bí mật trong cuộc chiến chống lại sự hỗn loạn và sự trì hoãn: một danh sách ưu tiên!

Khám phá sức mạnh của con số năm với hướng dẫn toàn diện của chúng tôi về cách lập danh sách ưu tiên hiệu quả. Chúng tôi sẽ đưa ra năm lý do thuyết phục, hướng dẫn bạn qua năm bước đơn giản và tiết lộ năm phương pháp nâng cao — tất cả đều được thiết kế để nâng cao cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của bạn! 🏋️

Danh sách ưu tiên là gì và nó có tác dụng gì?

Bạn có thể nghĩ rằng mình đã biết danh sách ưu tiên là gì — một danh sách để sắp xếp các công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp (dĩ nhiên rồi!). Nhưng từ góc độ con người, danh sách này còn có ý nghĩa hơn thế.

Lấy ví dụ như cuốn sách cảm động The Priority List: A Teacher's Final Quest to Discover Life's Greatest Lessons (Danh sách ưu tiên: Cuộc tìm kiếm cuối cùng của một giáo viên để khám phá những bài học quý giá nhất trong cuộc đời). Đây là cuốn hồi ký hấp dẫn của David Menasche, một giáo viên tiếng Anh trung học đang đối mặt với căn bệnh ung thư não giai đoạn cuối. Trong hành trình dũng cảm của mình khắp đất nước, ông tìm cách kết nối lại với những học sinh cũ, được thúc đẩy bởi một câu hỏi sâu sắc: *Ông có tạo ra sự khác biệt trong cuộc đời họ không?

Hành trình của David cho thấy niềm đam mê và động lực của một người thường ảnh hưởng đến các ưu tiên của họ ở bất kỳ giai đoạn nào của cuộc đời. Điểm mấu chốt ở đây là nếu bạn sắp xếp công việc theo đúng thứ tự ưu tiên, bạn sẽ có thể tập trung vào những việc quan trọng với mình.

Điều này không chỉ giúp giảm căng thẳng và tăng năng suất mà còn giúp bạn chống lại những yếu tố gây xao lãng để tập trung vào mục tiêu chính. Điểm chính cần nhớ là nói Có với những công việc thúc đẩy bạn tiến lên và Không với những công việc chỉ làm mất thời gian của bạn.

5 lý do để tạo danh sách ưu tiên

Trong tình trạng quá nhiều công việc, học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên không phải là một lựa chọn mà là một nhu cầu không thể thỏa hiệp. Vì vậy, hãy cùng tìm hiểu tại sao việc này lại quan trọng và nó giúp chúng ta tận dụng thời gian hiệu quả trong lịch trình bận rộn như thế nào.

1. Sắp xếp công việc trong thời gian có sẵn

Bạn có bao giờ cảm thấy có quá nhiều việc cần làm mà thời gian lại quá ít, nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Đó là lúc việc sắp xếp thứ tự ưu tiên trở nên hữu ích.

Bằng cách ghi lại những việc cần làm và xếp mức độ ưu tiên cho từng công việc, bạn thực chất đang nói rằng: "Đây là việc quan trọng, còn đây là việc không quá quan trọng". Một danh sách được sắp xếp cẩn thận giúp bạn quản lý thời gian như một ông chủ, đảm bảo bạn không chỉ bận rộn mà còn bận rộn với những việc thực sự quan trọng.

2. Tăng năng suất

Tăng năng suất là một lý do thuyết phục khác để lập danh sách ưu tiên, vì nó giúp bạn tập trung vào các công việc có giá trị cao, thúc đẩy bạn tiến tới mục tiêu. Bạn sẽ thấy rằng một danh sách được cấu trúc tốt có thể tối ưu hóa ngày làm việc của bạn, giúp bạn đạt được nhiều hơn trong thời gian ngắn hơn.

Dưới đây là cách danh sách ưu tiên thường giúp tăng năng suất của bạn:

3. Hợp lý hóa mục tiêu

Nếu việc đạt được mục tiêu giống như leo lên đỉnh núi, thì danh sách ưu tiên của bạn chính là bản đồ dẫn đến đỉnh núi. ⛰️

Danh sách này còn đóng vai trò như một kế hoạch hành động, biến những khát vọng thành thành công bằng cách điều chỉnh các công việc và quy trình hàng ngày phù hợp với mục tiêu tổng thể. Nó đảm bảo rằng mỗi bước bạn thực hiện đều có mục đích và hướng tới tiến độ trong bối cảnh mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp của bạn.

Mẹo bổ sung: Nhiều người gặp khó khăn trong việc tập trung vào mục tiêu, điều này làm giảm chất lượng danh sách ưu tiên của họ. Nếu bạn là một trong số họ, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng ClickUp Goals để hình dung các kết quả chính và xác định những việc cần được ưu tiên.

4. Theo dõi tiến độ mục tiêu

Bằng cách cập nhật và đánh dấu các mục đã hoàn thành một cách nhất quán, bạn sẽ biến danh sách ưu tiên của mình thành một bản ghi chép thành tích theo thời gian thực. Danh sách này giúp bạn rõ ràng về những việc đã hoàn thành, những việc đang tiến độ và những việc tiếp theo, loại bỏ việc phỏng đoán và cho phép bạn ăn mừng từng cột mốc quan trọng cũng như xác định trước những rủi ro có thể xảy ra.

5. Lập bản đồ các công việc phụ thuộc lẫn nhau

Bạn có biết đôi khi một công việc phải chờ công việc khác hoàn thành? Đó là sự phụ thuộc giữa các công việc. Về cơ bản, đó là một chuỗi các sự kiện liên kết với nhau mà danh sách ưu tiên giúp bạn hình dung rõ hơn. Khi bạn hiểu các công việc phụ thuộc vào nhau như thế nào, bạn có thể thông minh hơn trong việc quyết định công việc nào cần giải quyết trước. Danh sách ưu tiên đặc biệt quan trọng trong môi trường làm việc nhóm, nơi việc chờ đợi các công việc phụ thuộc lẫn nhau có thể dẫn đến sự chậm trễ bất ngờ (và thường tốn kém).

Bạn có thể khám phá cách các nhiệm vụ phụ thuộc vào nhau hoạt động trong ClickUp, cho phép các quy trình diễn ra suôn sẻ mà không bị trì hoãn không cần thiết!

Cách tạo danh sách ưu tiên: 5 bước thực tế

Mục tiêu, dù lớn hay nhỏ, là những bước đầu tiên để thực hiện ước mơ, nhưng để biến chúng thành hiện thực, bạn cần nhiều hơn là những suy nghĩ viển vông. Đã đến lúc bạn nên viết ra giấy, hoặc tốt hơn là gõ vào bàn phím, và sắp xếp những mong muốn của mình thành một kế hoạch cụ thể.

Chúng tôi sẽ thảo luận về năm bước để tạo danh sách ưu tiên chức năng và minh họa quy trình này bằng ClickUp, một công cụ năng suất đóng vai trò là trung tâm lệnh ảo để quản lý công việc và ưu tiên.

Hãy nâng cấp, đơn giản hóa và chinh phục những ưu tiên đó!

Bước 1: Lập danh sách công việc chính

Trước khi sắp xếp thứ tự ưu tiên, bạn cần liệt kê TẤT CẢ các công việc cần hoàn thành. Ban đầu, bạn có thể cảm thấy choáng ngợp, nhưng đây là một số mẹo để sắp xếp công việc hiệu quả hơn:

Chúng tôi khuyên bạn nên ghi chú các công việc trên các nền tảng kỹ thuật số như ClickUp. Tin hay không tin, những mảnh giấy dán ghi chú hay danh sách giấy nhàu nát sẽ chỉ khiến mọi thứ trở nên lộn xộn hơn.

Việc tạo danh sách công việc ở bất kỳ quy mô nào cũng trở nên dễ dàng với Bộ quản lý nhiệm vụ của ClickUp. Bộ công cụ này đi kèm với một loạt các tính năng để giúp bạn:

Tinh chỉnh và tùy chỉnh danh sách chính của bạn với các ClickApp thú vị cho các quy trình như thêm ID Nhiệm vụ Tùy chỉnh hoặc Mối quan hệ trong quy trình làm việc! Nếu bạn đang tạo danh sách ưu tiên cho một nhóm lớn, hãy sử dụng các tính năng cộng tác như bình luận theo chủ đề và đề cập để yêu cầu đồng nghiệp đóng góp vào Loại Nhiệm vụ. 🧑‍🤝‍🧑

Bước 2: Xác định công việc ưu tiên cao nhất

Hãy tưởng tượng các công việc của bạn là các ký tự trong một vở kịch, mỗi ký tự có vai trò và tác động riêng đến cốt truyện trong ngày của bạn. Một số là nhân vật chính cực kỳ quan trọng, trong khi những nhân vật khác là diễn viên phụ chờ đến lượt mình. Bước này là để xác định phân cấp này.

Việc gán mức độ quan trọng cho các công việc có thể trở nên dễ dàng với ClickUp Task Priorities. Với bốn mức độ — Urgent, High, Normal và Low — bạn có đủ sự linh hoạt để xác định ý nghĩa của từng trạng thái ưu tiên được mã hóa bằng màu sắc đối với nhóm của mình. 🚩

Để thiết lập các ưu tiên trong Không gian Làm việc của bạn, bạn có thể chuyển đổi giữa các chế độ xem ClickUp khác nhau để khám phá các góc nhìn khác nhau. Dưới đây là ba ví dụ:

Sau khi hoàn thành cài đặt ưu tiên công việc và ngày đáo hạn, hãy sử dụng chế độ xem Lịch để giám sát lịch trình của bạn, lọc ra các công việc ưu tiên hoặc chỉnh sửa chúng hàng loạt.

Bước 3: Phân công công việc hiệu quả cho từng thành viên trong nhóm

Các quản lý nhóm thường phải đối mặt với danh sách công việc dài dằng dặc, dẫn đến tình trạng kiệt sức. Thay vì cố gắng làm mọi việc một mình, hãy cân nhắc phân công công việc dựa trên kỹ năng hoặc chuyên môn của từng nhân viên để tăng hiệu quả quy trình. 🔀

Giả sử bạn có một thành viên trong nhóm, Nick, rất giỏi về thiết kế đồ họa. Bây giờ, bạn có một công việc ưu tiên cao liên quan đến việc tạo một bản trình bày thuyết phục cho sự ra mắt sản phẩm mới, và công việc này đòi hỏi một số kỹ năng thiết kế.

Đây là nơi bạn có thể ưu tiên công việc tốt hơn bằng cách phân công nhiệm vụ – thay vì tự mình xử lý toàn bộ bài thuyết trình, bạn có thể tận dụng chuyên môn thiết kế đồ họa của Nick. Như vậy, bạn đã giảm bớt gánh nặng và đảm bảo công việc được giao cho người có năng lực.

Việc phân công nhiệm vụ ưu tiên trong ClickUp trở nên dễ dàng với tính năng Nhắc nhở. Nếu bạn muốn chia sẻ khối lượng công việc, hãy tạo một nhiệm vụ, sử dụng tùy chọn Phân công để chọn một đồng nghiệp, ví dụ như Nick, và thiết lập nhắc nhở với ngày đáo hạn và tệp đính kèm hoặc nhận xét chứa hướng dẫn nhiệm vụ.

Bước 4: Xóa các công việc không cần thiết

Vâng, bạn đọc đúng rồi. Xóa công việc khỏi danh sách chính có thể là một hành động giải phóng trong quá trình theo đuổi năng suất. Điều này được hỗ trợ bởi Báo cáo Xu hướng Học tập tại Nơi làm việc 2021, cho thấy rằng các công việc không thiết yếu có thể là nguyên nhân gây căng thẳng hợp lý cho nhóm.

Để đánh giá lại mức độ ưu tiên trong danh sách công việc, hãy tự hỏi bản thân: Công việc này có thực sự cần thiết không? Nếu không, hãy xóa ngay lập tức. 🗑️

Phương pháp này không phải là trốn tránh trách nhiệm mà là sắp xếp chiến lược. Bằng cách loại bỏ các công việc không quan trọng — như cuộc họp, hội thảo, v.v. — bạn sẽ dọn dẹp danh sách công việc của mình, tạo chỗ trống cho các hoạt động quan trọng hơn.

Bạn muốn thảo luận với nhóm về những công việc cần bỏ qua? Mẫu kế hoạch hành động thông minh ClickUp có thể giúp nhân viên gắn thẻ các nhiệm vụ là Specific (Cụ thể), Measurable (Có thể đo lường), Achievable (Có thể đạt được), Relevant (Có liên quan) và Timely (Kịp thời), giúp loại bỏ những công việc có giá trị thấp.

Bước 5: Kiểm tra, theo dõi và xem lại

Khi hoàn thành một công việc, hãy đánh dấu tích bên cạnh nó. Càng nhiều dấu tích, bạn càng có động lực để hoàn thành phần còn lại trong ngày. Ngoài ra, việc đang theo dõi cũng giúp điều chỉnh danh sách ưu tiên khi cần thiết. ✅

Nếu bạn muốn xác định mô hình công việc của mình để tối ưu hóa luồng công việc, hãy sử dụng tính năng theo dõi thời gian có sẵn trong ClickUp. Giả sử một quy trình luôn tiêu tốn nhiều thời gian hơn bạn dự kiến. Với dữ liệu theo dõi thời gian, bạn có thể phát hiện trước các khung thời gian không thực tế và chủ động điều chỉnh danh sách ưu tiên của mình.

5 Phương pháp ưu tiên bạn nên thử

Để nâng cao kỹ năng quản lý công việc, hãy cùng tìm hiểu năm phương pháp sắp xếp thứ tự ưu tiên nâng cao và thông minh.

1. Phân loại theo thời gian

Sau khi lập danh sách công việc dài, hãy chia nhỏ và phân loại theo nhu cầu. Một chiến lược phổ biến là phân loại theo thời gian. Chỉ cần nhóm các công việc theo thời gian bạn dự định hoàn thành — hôm nay, tuần này, tháng này hoặc sau đó — để đánh giá các tham số ưu tiên. 🗓️

2. Phương pháp công việc quan trọng nhất (MIT)

Phương pháp Công việc quan trọng nhất là một bước ngoặt để lấy lại quyền kiểm soát khi bị áp đảo bởi danh sách việc cần làm đáng sợ. Thay vì vật lộn với một danh sách dài dằng dặc, bạn chiến lược chọn hai hoặc ba công việc quan trọng nhất trong ngày. 📑

Những công việc ưu tiên cao này trở thành tâm điểm của sự tập trung của bạn, cho phép bạn loại bỏ những yếu tố gây xao lãng tiềm ẩn. Bạn đảm bảo hoàn thành công việc và tạo ra một phương pháp tập trung cao độ, có thể lan tỏa sang việc hoàn thành các mục khác trong danh sách của bạn. Sử dụng Khay nhiệm vụ của ClickUp để dễ dàng truy cập các MIT hàng ngày của bạn.

3. Phương pháp Tập trung vào một việc

Đối với những lúc mà các công việc quan trọng nhất (MIT) dường như quá nhiều, phương pháp này sẽ giúp bạn tiến thêm một bước. Đó là cách đơn giản hóa tối đa — chọn một công việc, ưu tiên tuyệt đối, và để mọi thứ khác trở thành nền. 🧘

Hãy tưởng tượng một buổi sáng thứ Hai bận rộn với danh sách việc cần làm dài dằng dặc. Cảm thấy áp lực từ vô số công việc, bạn áp dụng Phương pháp Tập trung vào một việc. Nhìn lướt qua danh sách, bạn xác định một dự án quan trọng — có thể là bản trình bày cho khách hàng cần sự tập trung toàn bộ của bạn.

Trong suốt buổi sáng, bạn chỉ tập trung vào việc hoàn thiện bản trình bày này, không để ý đến những công việc khác đang tranh giành sự chú ý của bạn. Đến trưa, bạn đã hoàn thành thành công toàn bộ bản trình bày.

Kết quả? Phương pháp này đã biến một ngày có thể rối loạn và căng thẳng thành một ngày đạt được mục tiêu.

4. Ma trận ưu tiên Eisenhower

Nếu bạn từng gặp khó khăn trong việc quyết định việc nào cần làm trước, Ma trận Eisenhower sẽ là trợ thủ đắc lực của bạn. Kỹ thuật này là một cách phân loại công việc đơn giản nhưng hiệu quả dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng, chia chúng thành bốn phần. 🪟

Tất cả những gì bạn cần làm là vẽ trục Khẩn cấp và Quan trọng. Sau đó, sắp xếp các công việc vào các danh mục sau:

Bonus: Dùng thử Mẫu Ma trận Ưu tiên ClickUp miễn phí để tạo báo cáo ưu tiên nhanh chóng dựa trên lưới! Nền tảng này còn có hàng tá mẫu ưu tiên khác mà bạn có thể khám phá.

5. Phương pháp "ăn con ếch"

Hãy tưởng tượng danh sách việc cần làm của bạn là một ao đầy công việc, và trong đó có một con ếch khổng lồ, đáng sợ — công việc mà bạn muốn tránh. Giờ đây, mẹo Eat That Frog! (Ăn con ếch đó!) của Brian Tracy khuyên bạn nên nhảy xuống và giải quyết con ếch khổng lồ đó ngay vào buổi sáng để tạo đà.

Điều này giống như nói: Hãy hoàn thành những việc khó trước khi chúng ta còn tươi tỉnh và sẵn sàng bắt tay vào việc. Bằng cách này, bạn không chỉ hoàn thành một công việc khó khăn mà còn tạo ra không khí cho một ngày đầy thành công. Vì vậy, hãy lấy ly cà phê, hít thở sâu và bắt tay vào việc ngay thôi! 🐸

Trở thành bậc thầy trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên với ClickUp

Danh sách ưu tiên của bạn không chỉ là một danh sách — đó là kế hoạch để bạn đạt được thành công. Bằng cách lập kế hoạch chiến lược cho ngày của mình, bạn có thể tránh được những tình huống gấp rút vào phút chót và bỏ lỡ thời hạn.

Hoàn thành công việc và hoàn thành đúng với ClickUp! Hãy tin tưởng vào công cụ sắp xếp công việc ưu tiên tất cả trong một này để giúp bạn phân loại, phân công và sắp xếp công việc ưu tiên một cách dễ dàng. Đăng ký để khám phá các phím tắt giúp bạn thành công! 🏆