Có vẻ như mọi thứ đang diễn ra với tốc độ ngày càng nhanh. Công nghệ đã cải thiện đáng kể cách thức làm việc, giúp chúng ta hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Điều này minh họa rất rõ khái niệm "làm việc thông minh hơn, không làm việc nhiều hơn". Tuy nhiên, ý tưởng này không chỉ đơn thuần là sử dụng công nghệ.
Khi bạn chọn làm việc thông minh hơn thay vì làm việc chăm chỉ hơn, bạn sẽ tránh được căng thẳng và kiệt sức, đồng thời đạt được nhiều thành tựu hơn so với trước đây. Lợi ích mà công nghệ mang lại có thể còn lớn hơn nữa nếu bạn áp dụng thái độ này trong mọi việc cần làm.
Nhưng làm việc thông minh hơn, không làm việc chăm chỉ hơn có nghĩa là gì? Trong hướng dẫn chi tiết về năng suất này, chúng ta sẽ bắt đầu với tổng quan chung về ý nghĩa và cách thực hiện. Sau đó, chúng ta sẽ xem xét danh sách các mẹo và thủ thuật về năng suất giúp bạn làm chính xác điều đó.
Hiểu khái niệm làm việc thông minh hơn, không làm việc chăm chỉ hơn
Chúng ta đều đã nghe câu nói "làm việc thông minh hơn, không làm việc chăm chỉ hơn". Câu nói này ngày càng trở nên phù hợp khi các công cụ phát triển, cho phép chúng ta làm được nhiều việc hơn với ít công sức hơn.
Cụm từ này nhấn mạnh sự cần thiết phải đặt hiệu quả và trí tuệ lên hàng đầu trong các ưu tiên của bạn khi lập kế hoạch cho ngày làm việc. Làm việc chăm chỉ trong thời gian dài thường có thể dẫn đến thời gian làm việc ngắn hơn và nỗ lực ít hơn, miễn là bạn làm việc thông minh.
Nhưng làm việc thông minh hơn có nghĩa là gì? Đầu tiên, nó có nghĩa là sắp xếp thứ tự ưu tiên và hoàn thành các công việc quan trọng trước khi bạn nỗ lực vào các công việc ít quan trọng hơn. Điều này đảm bảo rằng những yếu tố đóng góp nhiều nhất cho mục tiêu chung sẽ được hoàn thành đúng thời hạn.
Phân công cũng có thể là một phần quan trọng trong việc làm việc thông minh hơn. Giả sử bạn là quản lý dự án đang cố gắng xử lý nhiều công việc. Bạn sẽ muốn tập trung vào những yếu tố đòi hỏi kỹ năng cụ thể của bạn và phân công những công việc lặp đi lặp lại mà người khác có thể dễ dàng hoàn thành.
Thay vì làm việc chăm chỉ hơn trong vài giờ với năng suất thấp, giờ đây bạn có thể tập trung vào những công việc cần đến kỹ năng của mình nhất. Kỹ năng quản lý thời gian như thế này là một ví dụ tuyệt vời về cách làm việc thông minh hơn.
Làm việc thông minh hơn cũng có thể đơn giản là làm việc ít giờ hơn. Cân bằng giữa công việc và cuộc sống là rất quan trọng để duy trì năng suất. Một số người làm việc quá sức đến mức kiệt sức, trở nên kém hiệu quả và thu được ít giá trị hơn từ thời gian của họ.
Bằng cách dành thời gian cho sức khỏe tinh thần, sự sụt giảm năng suất này có thể tránh được. Ngay cả việc nghỉ ngơi năm phút hoặc quyết định giới hạn thông báo trong các phiên làm việc quan trọng cũng có thể giúp tăng mức độ tập trung và năng lượng.
Lĩnh vực giải quyết vấn đề có thể hưởng lợi rất nhiều từ khái niệm làm việc thông minh hơn thay vì làm việc chăm chỉ hơn. Bằng cách chia nhỏ vấn đề thành các phần nhỏ hơn, bạn sẽ thấy dễ dàng hơn trong việc giải quyết các yếu tố khác nhau của vấn đề và không bị quá tải bởi quá trình này.
Đôi khi, câu thần chú không phải là về cách một nhân viên hành xử. Những nhân viên đam mê công việc của mình có nhiều khả năng đạt được mục tiêu với ít thời gian và nỗ lực hơn. Họ suy nghĩ thấu đáo vấn đề thay vì để cảm xúc chi phối.
Quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy động lực của nhân viên, vì vậy các nhà lãnh đạo nên luôn nỗ lực xây dựng văn hóa công ty khuyến khích và phát huy niềm đam mê công việc của nhân viên.
15 mẹo để làm việc thông minh hơn, không cần làm việc nhiều hơn
Bây giờ chúng ta đã có cái nhìn tổng quan về ý nghĩa của cụm từ này, hãy cùng xem một số cách cụ thể để bạn có thể bắt đầu áp dụng chiến lược này vào công việc của mình.
1. Đặt mục tiêu rõ ràng
Để làm việc thông minh hơn, không cần làm việc nhiều hơn, bạn phải đặt ra các mục tiêu nghề nghiệp rõ ràng. Cài đặt mục tiêu giúp bạn dễ dàng xác định những gì bạn muốn đạt được và tập trung vào các công việc quan trọng nhất. Bằng cách chia nhỏ các đối tượng lớn thành các đối tượng nhỏ hơn và dễ quản lý hơn, bạn cũng tạo ra một cách tiếp cận dự án có cấu trúc hơn.
ClickUp Goals cung cấp một cách cực kỳ hiệu quả để làm điều này. Tính năng Mục tiêu không chỉ có mọi thứ bạn cần để phân chia và quản lý mục tiêu của mình, mà các tính năng khác của phần mềm còn đảm bảo bạn có sự hỗ trợ cần thiết để hoàn thành các công việc đó một cách hiệu quả. Bạn sẽ có thể tăng năng suất bằng cách tập trung ít hơn vào các công việc không cần thiết và tập trung hơn vào những việc quan trọng.
2. Xếp hạng công việc theo mức độ ưu tiên
Đối với các nhà quản lý dự án, kỹ năng quan trọng nhất là khả năng sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Kỹ năng quan trọng này cũng là chìa khóa để làm việc thông minh hơn.
Bằng cách tập trung vào các công việc quan trọng, bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng, cho phép bạn làm việc hiệu quả hơn trong thời gian ngắn hơn. Thay vì căng thẳng vì danh sách công việc cần làm quá nhiều, bạn sẽ hoàn thành công việc một cách dễ dàng.
Nhiệm vụ ClickUp và Ưu tiên nhiệm vụ ClickUp là cách hiệu quả để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc hàng ngày của bạn. Công cụ này giúp bạn xác định và tập trung vào công việc cần hoàn thành tiếp theo. Tính năng này tích hợp với các tính năng quản lý dự án khác của ClickUp để mang lại trải nghiệm hợp lý và thông minh hơn.
3. Hãy chấp nhận tinh thần làm việc chăm chỉ
Ý tưởng rằng bạn nên làm việc thông minh hơn, không phải làm việc chăm chỉ hơn, không có nghĩa là bạn không nên làm việc chăm chỉ. Làm việc chăm chỉ và có đạo đức làm việc vững vàng vẫn là những yếu tố cơ bản của một sự nghiệp thành công.
Để làm việc thông minh hơn, bạn cần phải kết hợp đạo đức làm việc này với tư duy chiến lược. Bạn cần hiểu khi nào cần nỗ lực và khi nào cần nghỉ ngơi. Khi nào cần tự làm công việc và khi nào cần phân công.
Điều quan trọng là phải đạt được sự cân bằng giữa số lượng và chất lượng. Điều này đảm bảo rằng mọi việc bạn làm không chỉ khiến bạn bận rộn mà còn giúp bạn duy trì năng suất và tập trung vào công việc. Bằng cách tận dụng tối đa thời gian làm việc trong tuần, bạn sẽ có thêm thời gian và nghỉ ngơi cho cuộc sống cá nhân.
4. Xây dựng thói quen
Chúng ta đã nói một chút về việc cấu trúc dự án. Phân chia và sắp xếp công việc là điều quan trọng để làm việc thông minh hơn. Bạn cũng nên áp dụng cấu trúc đó vào cách tiếp cận công việc tổng thể của mình. Thói quen tạo ra nếp làm việc, là nền tảng của năng suất. Một thói quen đã được thiết lập giúp bạn quản lý thời gian và công việc hiệu quả hơn, giúp bạn dễ dàng hơn trong việc duy trì luồng công việc trong khi làm việc.
Chìa khóa ở đây là tinh chỉnh thói quen của bạn theo thời gian. Giữ cho thói quen đủ nhất quán để bạn có thể hưởng lợi từ việc xây dựng thói quen năng suất, nhưng điều chỉnh khi cần thiết để sử dụng thời gian hiệu quả. Khi làm được điều đó, bạn sẽ tổ chức công việc và cuộc sống cá nhân tốt hơn bằng cách biết chính xác những gì bạn có thể hoàn thành trong một ngày.
5. Loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng
Trong xã hội ngày nay, chúng ta dễ bị phân tâm hơn bao giờ hết. Rất dễ dàng để nhìn thấy một thông báo trên điện thoại và quyết định dành vài giây để kiểm tra, nhưng chỉ vài giây đó lại biến thành vài phút. Khi những phút đó cộng lại theo thời gian, bạn không chỉ không làm việc thông minh hơn mà còn không làm việc gì cả.
Bằng cách tạo ra một môi trường không có yếu tố gây xao lãng, bạn có thể duy trì luồng công việc hiệu quả nhất và tập trung vào những việc cần làm. Chẳng bao lâu, bộ não của bạn sẽ quên đi sự phụ thuộc vào những yếu tố gây xao lãng này. Khi đó, thời gian làm việc của bạn sẽ được dành để hoàn thành công việc thay vì giải trí.
6. Chia thời gian thành các khối
Nói về việc loại bỏ các yếu tố gây xao lãng là dễ, nhưng thực hiện lại khó hơn nhiều. Phân chia thời gian là một kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả, giúp bạn tập trung vào một công việc tại một thời điểm, tránh bị xao lãng do làm nhiều việc cùng lúc. Với kỹ thuật phân chia thời gian, bạn sắp xếp các công việc và việc cần làm theo một dòng thời gian có cấu trúc để mỗi công việc được tập trung xử lý.
Lịch trình có cấu trúc như vậy giúp tăng năng suất của bạn đồng thời hỗ trợ cân bằng cuộc sống và công việc lành mạnh hơn. Mẫu Chặn thời gian của ClickUp cung cấp một cách dễ dàng để tạo lịch trình như vậy. Dành riêng các khối thời gian trong ClickUp cho phép bạn hoàn thành công việc hiệu quả hơn.
7. Học tập liên tục
Bối cảnh công nghệ đang thay đổi nhanh hơn bao giờ hết, khiến việc học tập liên tục trở thành chìa khóa quan trọng hơn bao giờ hết để đạt được thành công. Bằng cách liên tục cập nhật kỹ năng và kiến thức, bạn sẽ chuẩn bị tốt cho công việc thông minh. Bạn cũng sẽ cải thiện kỹ năng giao tiếp và khám phá động lực để đạt được nhiều thành tựu hơn.
Để đạt được điều này, bạn nên dành thời gian mỗi tuần để học một điều mới. Chủ đề nên liên quan đến công việc của bạn. Bạn có thể học qua một khóa học, đọc sách hoặc bất kỳ phương pháp nào phù hợp với bạn nhất. Điều quan trọng là bạn phải hình thành thói quen giúp bạn đạt được mục tiêu làm việc thông minh hơn.
8. Dành thời gian nghỉ ngơi một cách chiến lược
Khi bạn đang tập trung làm việc hoặc tệ hơn là bị chậm tiến độ, bạn dễ nghĩ rằng nghỉ ngơi là lãng phí thời gian. Điều này hoàn toàn sai lầm. Thay vào đó, nghỉ ngơi là một bước đi chiến lược giúp bạn đạt năng suất cao nhất. Nếu không nghỉ ngơi, bạn có nguy cơ bị kiệt sức, dẫn đến giảm năng suất.
Những khoảng nghỉ ngắn, có kế hoạch giúp bạn tái thiết lập não bộ, duy trì mức năng lượng và ngăn ngừa tình trạng kiệt sức. Thay vì lãng phí thời gian, nghỉ ngơi là một cách tuyệt vời để duy trì hoặc cải thiện sức khỏe tinh thần và hạnh phúc của bạn. Ngay cả những việc nhỏ như đi dạo một chút hoặc uống một tách cà phê cũng có thể giúp bạn tập trung trở lại.
9. Theo dõi tiến độ
Bạn đã bao nhiêu lần kết thúc một ngày và tự hỏi thời gian đã trôi đi đâu? Đây là một vấn đề phổ biến ở nơi làm việc. Thường thì, chúng ta lãng phí nhiều thời gian hơn chúng ta nhận ra. Theo dõi tiến độ là điều cần thiết để hiểu cách bạn sử dụng thời gian và nguồn lực của mình.
Các tính năng Quản lý dự án của ClickUp cung cấp chế độ xem toàn diện về các dự án đang thực hiện, với các mẫu nhật ký công việc và mẫu cải tiến quy trình. Bằng cách sử dụng nó, bạn sẽ có thể theo dõi và quản lý công việc của mình một cách hiệu quả. Phần mềm này sử dụng các công cụ như biểu đồ Gantt và Danh sách việc cần làm của ClickUp để dễ dàng theo dõi từng dự án. Các công cụ này cung cấp một phương pháp tập trung để giúp bạn đi đúng hướng và hoàn thành công việc đúng hạn.
10. Đặt thời hạn thực tế
Cài đặt thời hạn thực tế là một khía cạnh cơ bản của công việc thông minh. Thời hạn không thực tế dẫn đến căng thẳng có thể tránh được và có thể ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe tinh thần của bạn.
Khi bạn bắt đầu làm việc thông minh hơn, bạn sẽ ngay lập tức thấy được lợi ích của việc dành đủ thời gian để hoàn thành công việc mà không ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn với ít căng thẳng hơn và hoàn thành công việc và dự án với chất lượng cao hơn.
11. Lựa chọn lối sống lành mạnh
Đôi khi, làm việc thông minh hơn không liên quan gì đến công việc. Lựa chọn lối sống lành mạnh là một phần thiết yếu của cách làm việc thông minh. Những thói quen thúc đẩy sức khỏe thể chất và tinh thần không chỉ ảnh hưởng đến cuộc sống cá nhân mà còn tác động trực tiếp đến hiệu suất công việc của bạn.
Tập thể dục thường xuyên, chế độ ăn uống cân bằng và nghỉ ngơi đầy đủ sẽ giúp bạn tăng cường năng lượng và thái độ, mang đến cho bạn những yếu tố quan trọng để có một ngày làm việc hiệu quả. Tương tự như việc nghỉ ngơi, bạn có thể nghĩ rằng lối sống lành mạnh có thể làm lãng phí thời gian. Nhưng cung cấp cho cơ thể và tâm trí của bạn năng lượng và quan điểm cần thiết để hoạt động hiệu quả là điều hợp lý trong dài hạn.
12. Hãy đón nhận thách thức
Để làm việc thông minh, bạn phải học cách chấp nhận thách thức. Chính nhờ những thách thức mà chúng ta trưởng thành và học hỏi. Thay vì xem một công việc khó khăn là lãng phí thời gian, hãy xem đó là cơ hội để cải thiện kỹ năng và kiến thức của bạn để công việc trở nên dễ dàng hơn.
Khi đối mặt với những công việc này, hãy đặt câu hỏi sớm và đừng ngại tìm kiếm sự giúp đỡ hoặc các nguồn lực khác. Chấp nhận thách thức theo cách này sẽ nuôi dưỡng tư duy phát triển, giúp bạn phát triển nhanh hơn về mặt nghề nghiệp và cá nhân.
13. Hợp tác hiệu quả
Nhiều công việc quan trọng bạn cần làm tại nơi làm việc phụ thuộc vào ý kiến của người khác. Hợp tác là một phần quan trọng trong nhiều quy trình kinh doanh. Tuy nhiên, đây cũng thường là một quy trình kém hiệu quả.
Sử dụng các công cụ để giúp bạn hợp tác tốt hơn là một ví dụ hoàn hảo về cách làm việc thông minh hơn, không cần làm việc nhiều hơn. Từ giao tiếp hiệu quả với khách hàng mới đến làm việc với các thành viên trong nhóm, hợp tác hiệu quả hơn có nghĩa là ít công việc hơn để đạt được kết quả tương tự.
ClickUp, được xây dựng với mục đích hợp tác, cung cấp các tính năng như ClickUp Docs, Bảng trắng và Bình luận để nâng cao hiệu quả của các dự án nhóm. Các công cụ này cho phép dễ dàng chia sẻ ý tưởng, cập nhật danh sách công việc cần làm và duy trì sự tập trung vào các công việc quan trọng. Toàn bộ nền tảng được thiết kế để cải thiện sự hợp tác, giúp hợp tác nhóm trở nên hiệu quả hơn.
14. Kỷ niệm những thành tựu đạt được
Một sai lầm phổ biến trong nhận thức là tập trung vào mặt tiêu cực và quên đi mặt tích cực, điều này có thể làm bạn mệt mỏi về tinh thần, dẫn đến giảm năng suất và ảnh hưởng xấu đến sức khỏe tâm thần. Khi bạn ăn mừng thành công, bạn đang tránh sai lầm đó và duy trì động lực của mình. Ăn mừng thành công ở cấp độ công ty có thể nâng cao tinh thần và củng cố văn hóa làm việc tích cực.
Những lễ kỷ niệm này không nhất thiết phải là những bữa tiệc lớn hay sự kiện hoành tráng — những lời cảm ơn đơn giản và phần thưởng nhỏ cho bản thân hoặc nhân viên của bạn là đủ để mang lại những lợi ích tích cực. Mục tiêu chỉ đơn giản là mang lại sự tích cực cho nơi làm việc để giảm bớt căng thẳng và mệt mỏi về tinh thần.
15. Nuôi dưỡng tư duy phát triển
Tư duy phát triển khuyến khích sự tò mò, cởi mở với phản hồi và khả năng phục hồi để tiếp tục tiến lên bất chấp thất bại. Chúng ta đã thảo luận về tầm quan trọng của nhiều phẩm chất này. Bằng cách truyền tư duy phát triển cho nhân viên, bạn sẽ xây dựng một lực lượng lao động có kỹ năng và khả năng thích ứng cao hơn để hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn.
Để hỗ trợ quá trình này, khuyến khích các thành viên trong nhóm của bạn lên tiếng và yêu cầu giúp đỡ nếu có bất kỳ điều gì khiến họ bối rối. Điều này sẽ giúp họ phát triển như những nhân viên trong khi tránh được sự thất vọng có thể dẫn đến suy nghĩ tiêu cực. Nhấn mạnh rằng mọi công việc đều là cơ hội học hỏi, ngay cả những công việc không diễn ra theo kế hoạch.
Làm việc thông minh hơn, không cần làm việc nhiều hơn với ClickUp
Tất cả chúng ta đều muốn hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Với những mẹo được nêu ra ở trên, bạn sẽ chuẩn bị tốt để dành ít thời gian hơn cho công việc và nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc. Một lợi ích phụ là bạn sẽ có nhiều thời gian hơn cho sở thích và lãi suất của mình, tạo ra sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống cho bản thân.
ClickUp có thể là một công cụ hữu ích trong quá trình này, cung cấp vô số khả năng để cải thiện quy trình và hợp lý hóa công việc của bạn. Hãy dùng thử ngay hôm nay để tìm hiểu thêm về cách ClickUp có thể giúp ích cho doanh nghiệp của bạn.