Mỗi ngày dường như mang đến một đống công việc mới, một số quan trọng, một số khẩn cấp, và một số... khó nói. Bạn nên xử lý báo cáo đó ngay bây giờ hay trả lời email trước?
Khi mọi thứ dường như đều quan trọng như nhau, việc duy trì sự tổ chức có thể trở nên khó khăn.
Hãy sử dụng Eisenhower Box! 🗃️
Còn được gọi là Ma trận Eisenhower, Eisenhower Box là một khung công việc đơn giản được thiết kế để phân biệt giữa các công việc khẩn cấp, cần thiết và không cần thiết, giúp bạn dễ dàng sắp xếp thứ tự ưu tiên. Hãy coi nó như một bản đồ cho các quyết định hàng ngày của bạn, giúp bạn xác định những công việc cần xử lý ngay và những công việc có thể chờ.
Trong blog này, chúng ta sẽ khám phá cách sử dụng kỹ thuật Eisenhower Box để cảm thấy kiểm soát tốt hơn! Chúng tôi cũng sẽ đưa ra các ví dụ về Eisenhower Box để giúp bạn dễ hiểu hơn. 💪
⏱️ Tóm tắt 60 giây
Eisenhower Box là một khung quản lý và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc giúp bạn sắp xếp các công việc trong danh sách việc cần làm theo mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng. Bốn phần của khung này chia công việc thành khẩn cấp (cần làm ngay), quan trọng (lên lịch làm sau), khẩn cấp nhưng không quan trọng (giao cho người khác) và không khẩn cấp cũng không quan trọng (bỏ qua). Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng kỹ thuật Eisenhower Box để hợp lý hóa công việc hàng ngày.
Eisenhower Box là gì?
Eisenhower Box, còn được gọi là Ma trận Eisenhower, là một công cụ ra quyết định và quản lý thời gian đơn giản, phân loại công việc thành bốn phần dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp.
Bốn góc của Eisenhower Box 👇
- Khẩn cấp và quan trọng (Làm trước): Công việc cần được xử lý ngay lập tức
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp (Lịch trình): Các công việc quan trọng có thể lên kế hoạch cho thời gian sau
- Khẩn cấp nhưng không cần thiết (Phân công): Công việc cấp bách có thể giao cho người khác
- Không khẩn cấp cũng không quan trọng (Không cần làm): Những công việc không cần thiết cần loại bỏ
Tại sao Eisenhower Box lại hiệu quả?
Eisenhower Box hoặc Ma trận khuyến khích tập trung vào các hoạt động có tác động lớn, thúc đẩy năng suất tốt hơn và giảm căng thẳng.
Hãy cùng tìm hiểu cách nó mang lại những lợi ích tâm lý và tổ chức to lớn. 👥
- Quyết định rõ ràng: Giảm mệt mỏi khi ra quyết định khi có sự phân biệt rõ ràng giữa các công việc
- Giảm căng thẳng và tăng cường tập trung: Giảm bớt căng thẳng từ danh sách công việc dài dằng dặc và ngăn chặn sự phân tâm
- Quản lý thời gian hiệu quả hơn: Phân bổ thời gian hợp lý để tránh cảm giác bị áp lực
- Phân công công việc hiệu quả hơn: Xác định công việc cần phân công, giải phóng thời gian cho những trách nhiệm quan trọng hơn
📖 Đọc thêm: Ma trận quản lý thời gian: Tổ chức công việc để thành công
Lịch sử của Eisenhower Box
Dwight D. Eisenhower, Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, đã phát triển lý thuyết này. Là Tổng tư lệnh tối cao của quân đồng minh trong Thế chiến II, Eisenhower phải đối mặt với áp lực rất lớn, đưa ra những quyết định quân sự khẩn cấp và phức tạp.
Vai trò của anh đòi hỏi một cách tiếp cận có cấu trúc để sắp xếp thứ tự ưu tiên, từ đó truyền cảm hứng cho việc tạo/lập khung ra quyết định của anh dưới dạng ma trận khẩn cấp-quan trọng.
🔍 Bạn có biết? Dwight Eisenhower thường được ghi nhận là người đã nói: "Điều quan trọng hiếm khi khẩn cấp, và điều khẩn cấp hiếm khi quan trọng. " Câu nói này đã trở thành nền tảng của ma trận và là lời nhắc nhở lâu dài về triết lý của ông về năng suất và ra quyết định.
Cách sử dụng Eisenhower Box để sắp xếp thứ tự ưu tiên
Nếu bạn muốn triển khai Eisenhower Box theo cách phù hợp với quy trình làm việc kỹ thuật số của mình, hãy thử ClickUp. Đây là một công cụ quản lý dự án và công việc mạnh mẽ để triển khai phương pháp sắp xếp thứ tự ưu tiên này.
Hãy cùng xem cách sử dụng phương pháp Eisenhower Box để phân loại và giải quyết công việc của bạn một cách tập trung và rõ ràng. 🤩
Quadrant 1: Cấp bách và quan trọng
Quadrant đầu tiên dành cho các công việc khẩn cấp và quan trọng. Đây là những mục trong danh sách công việc của bạn cần chú ý ngay lập tức, mang hậu quả rõ ràng nếu bị trì hoãn và ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu dài hạn của bạn.
Nếu một công việc xuất hiện trong đầu bạn như một việc cấp bách và không thể thương lượng, thì nó thuộc về đây. Những công việc như vậy chi phối suy nghĩ của bạn và thường mang lại nhiều căng thẳng nhất.
Dưới đây là một số ví dụ:
- Trả lời email quan trọng của khách hàng ảnh hưởng đến dự án hiện tại
- Hoàn thành báo cáo trước cuối ngày
- Xử lý khủng hoảng bất ngờ, như vấn đề kỹ thuật lớn ảnh hưởng đến năng suất của nhóm
- Chuẩn bị cho một bài thuyết trình hoặc cuộc họp khẩn cấp được lên lịch trong vài giờ tới
💡Mẹo chuyên nghiệp: Với các mức độ ưu tiên như Khẩn cấp, Cao, Bình thường và Thấp, ClickUp cho phép bạn dễ dàng đánh dấu các công việc quan trọng cần xử lý ngay lập tức. Ngoài ra, bạn có thể đặt thời hạn, thêm nhắc nhở và bật thông báo để đảm bảo không bao giờ bỏ lỡ các công việc quan trọng.
🧠 Thông tin thú vị: Phương pháp của Eisenhower cũng được liên kết với 'quy tắc hai phút ' trong năng suất: nếu một công việc mất ít hơn hai phút, hãy giải quyết ngay lập tức.
Quadrant 2: Quan trọng nhưng không cấp bách
Quadrant hai là quadrant 'lịch trình', nơi bạn sẽ đặt các công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp. Các công việc này vẫn đóng góp vào mục tiêu dài hạn của bạn, nhưng không cần phải thực hiện ngay lập tức, cho phép bạn lên kế hoạch cho sau này.
Dưới đây là một số ví dụ:
- Lập kế hoạch chiến lược hoặc mục tiêu của nhóm cho quý tiếp theo
- Phát triển kỹ năng chuyên nghiệp, như tham gia khóa học trực tuyến hoặc tham dự hội thảo
- Làm việc trên bản đề xuất dự án phải nộp vào tháng tới
- Tiến hành đánh giá hàng tuần về tiến độ dự án và hiệu suất của nhóm
💡Mẹo chuyên nghiệp: Trong Chế độ xem Lịch ClickUp, bạn có thể lên lịch các nhiệm vụ như lập kế hoạch chiến lược trong tương lai, phát triển cá nhân và đánh giá dự án, đồng thời xem chính xác thời gian và cách thức chúng phù hợp với kế hoạch dài hạn của bạn. Các tùy chọn bố cục linh hoạt, chẳng hạn như chế độ xem hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng, giúp bạn tùy chỉnh cách hiển thị nhiệm vụ, từ đó dễ dàng sắp xếp thứ tự ưu tiên và quản lý lịch trình của mình trong nháy mắt.
Quadrant 3: Cấp bách nhưng không quan trọng
Quadrant ba là quadrant 'phân công', dành cho các công việc khẩn cấp nhưng ít quan trọng hơn. Các công việc này cần hoàn thành kịp thời, nhưng không phù hợp với các mục tiêu chính của dòng thời gian dự án hoặc không cần sự chú ý ngay lập tức.
Vì những công việc này không yêu cầu chuyên môn của bạn, nên phân công chúng là cách thông minh để quản lý khối lượng công việc và đáp ứng thời hạn.
Dưới đây là một số ví dụ:
- Trả lời các câu hỏi thường gặp của khách hàng mà thành viên trong nhóm có thể xử lý
- Tổ chức các cuộc họp nhóm thường xuyên hoặc lên lịch các cuộc hẹn
- Chuẩn bị báo cáo theo mẫu chuẩn hóa
- Quản lý bài đăng trên mạng xã hội, nếu không có tình huống khẩn cấp hoặc yêu cầu tương tác ngay lập tức
💡Mẹo chuyên nghiệp: Tính năng phân công nhiệm vụ của ClickUp cho phép bạn giao nhiệm vụ với ngày đáo hạn, mức độ ưu tiên chính xác và các dấu hiệu trực quan như thẻ và nhãn. Bạn cũng có thể sử dụng ClickUp Assign Comment để chỉ định các mục hành động cụ thể cho các thành viên trong nhóm để mọi người biết chính xác công việc cần làm.
Quadrant 4: Không khẩn cấp và không quan trọng
Sau khi sắp xếp các công việc vào ba phần tư đầu tiên, bạn có thể thấy một số mục còn sót lại không hoàn toàn phù hợp. Chúng không mang lại giá trị cho mục tiêu của bạn.
Đặt các mục này vào phần thứ tư hoặc phần "xóa", để bạn có thể xóa chúng khỏi danh sách và duy trì sự tập trung. Điều này đảm bảo rằng các công việc ít quan trọng hơn sẽ không làm lộn xộn danh sách việc cần làm chính của bạn, giúp bạn tập trung vào các hoạt động có giá trị cao hơn.
Hãy xem một số ví dụ:
- Kiểm tra mạng xã hội theo thói quen
- Đọc qua các bản tin không quan trọng
- Chấp nhận mọi lời mời họp mà không cần xem xét mức độ liên quan
- Tổ chức các tệp bạn hiếm khi sử dụng hoặc không cần thiết
💡Mẹo chuyên nghiệp: Trong ClickUp, đánh dấu nhiệm vụ là nhiệm vụ ưu tiên thấp hoặc chuyển chúng vào danh sách "Sau này" giúp duy trì sự tập trung và giảm thiểu sự phân tâm.
Áp dụng Ma trận Eisenhower
Để áp dụng thành công Ma trận Eisenhower để sắp xếp thứ tự ưu tiên, bạn cần có kế hoạch rõ ràng, cẩn thận, theo dõi liên tục và điều chỉnh.
Hãy cùng xem hướng dẫn từng bước ngắn gọn để sử dụng Eisenhowe Box trong thực tế. 🙌
- Bước 1: Tạo danh sách tất cả các nhiệm vụ: Tạo danh sách toàn diện tất cả các nhiệm vụ bạn phải hoàn thành. Bạn có thể làm việc này trên giấy, bằng phương pháp kỹ thuật số thông qua ClickUp hoặc bằng ghi chú dán
- Bước 2: Vẽ ma trận: Tạo một lưới bốn góc và dán nhãn cho các góc như đã thảo luận ở trên
- Bước 3: Phân loại công việc: Đặt từng công việc trong danh sách vào bốn ô
- Bước 4: Ưu tiên trong các góc: Ưu tiên các công việc trong mỗi góc dựa trên mức độ liên quan đến mục tiêu và thời hạn của bạn. Bạn cũng có thể tạo ma trận ưu tiên hành động tại đây
- Bước 5: Lập kế hoạch triển khai và xem xét thường xuyên: Bắt đầu thực hiện các công việc theo thứ tự thời gian và xóa các công việc đã hoàn thành. Thường xuyên xem lại ma trận của bạn để đánh giá lại các công việc và điều chỉnh mức độ ưu tiên
Công cụ và phần mềm cho Eisenhower Box
Các công cụ năng suất kỹ thuật số đưa Eisenhower Box lên một tầm cao mới, giúp việc sắp xếp thứ tự ưu tiên và quản lý công việc trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Bố cục trực quan cho phép bạn nhanh chóng sắp xếp công việc thành bốn phần, giúp bạn quyết định những việc cần được xử lý ngay lập tức. Nhiều công cụ này còn đi kèm với các tùy chọn gắn thẻ, dán nhãn và lọc có thể tùy chỉnh, để bạn có thể điều chỉnh ma trận cho phù hợp với quy trình làm việc riêng của mình.
ClickUp là một nền tảng tuyệt vời để triển khai Eisenhower Box. Hơn nữa, bạn có thể sử dụng phạm vi rộng lớn các mẫu Ma trận Eisenhower của nó.
Hãy khám phá các tính năng phong phú của ClickUp dưới đây. ✅
Ưu tiên nhiệm vụ ClickUp
Ưu tiên nhiệm vụ ClickUp hỗ trợ sắp xếp và quản lý công việc dễ dàng bằng bốn cờ ưu tiên, phù hợp hoàn hảo với bốn góc của ma trận Eisenhower về mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng.
ClickUp cho phép các nhóm phân loại và lọc công việc dựa trên mức độ ưu tiên và ước lượng thời gian, giữ các công việc quan trọng ở vị trí trung tâm.
Các mục có mức độ ưu tiên thấp hơn cũng không bị mất đi — chúng vẫn được sắp xếp gọn gàng và không cản trở công việc cho đến khi cần thiết.
🔍 Bạn có biết? Kỹ thuật Eisenhower đã truyền cảm hứng cho các khung năng suất phổ biến, chẳng hạn như 4 Quadrants của Stephen Covey trong The 7 Habits of Highly Effective People.
Thẻ nhiệm vụ ClickUp
Thẻ nhiệm vụ ClickUp giúp điều chỉnh quản lý nhiệm vụ, cung cấp phân loại có thể tùy chỉnh cho các dự án và bộ phận. Thẻ được bản địa hóa cho từng không gian để hỗ trợ lọc và sắp xếp hiệu quả.
Trường Tùy chỉnh ClickUp
Trường Tùy chỉnh ClickUp giúp bạn dễ dàng thêm các chi tiết phù hợp cho từng nhiệm vụ. Bạn có thể thu thập dữ liệu như điểm dự án, ước tính chi phí hoặc các giai đoạn nhiệm vụ—hoàn hảo để tổ chức các nhiệm vụ trong Ma trận Eisenhower.
Các trường này cho phép bạn sắp xếp và lọc công việc, giúp bạn dễ dàng tìm thấy chính xác những gì bạn cần trong nháy mắt.
Ngoài ra, Trường Tùy chỉnh có thể xử lý các phép tính, như tổng hợp ngân sách hoặc theo dõi tiến độ, giúp bạn có cái nhìn tổng quan về các chỉ số chính của dự án mà không cần thực hiện thêm các bước.
Danh sách kiểm tra nhiệm vụ ClickUp
Danh sách kiểm tra nhiệm vụ ClickUp cung cấp danh sách việc cần làm lồng nhau và các mục phụ để chia nhỏ các nhiệm vụ phức tạp trong mỗi góc của Ma trận Eisenhower. Đây là công cụ lý tưởng để chia các nhiệm vụ lớn thành các bước có thể thực hiện được.
Mẫu ClickUp Eisenhower Box
ClickUp cũng đơn giản hóa việc tổ chức quy trình làm việc cho các nhiệm vụ trong mỗi góc bằng các mẫu ma trận dự án được thiết kế sẵn.
Mẫu Ma trận Eisenhower của ClickUp cung cấp phương pháp tùy chỉnh cao để sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc. Mẫu này ghi lại và sắp xếp các công việc, hiển thị các ưu tiên và đơn giản hóa từng phần để cho thấy những việc cần bạn chú ý.
Điều đặc biệt hữu ích là mẫu này giúp hợp lý hóa quá trình ra quyết định bằng cách phân tách các công việc theo hai trục trong Eisenhower Box, nhờ đó bạn có thể dễ dàng xác định mục nào cần thực hiện ngay và mục nào có thể chờ.
Thiết kế này giúp tăng năng suất bằng cách cho phép bạn cắt giảm các công việc có giá trị thấp và tập trung vào những việc thúc đẩy mục tiêu của bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm một cách thực tế, dễ áp dụng để quản lý các ưu tiên một cách hiệu quả, mẫu này là sự bổ sung tuyệt vời cho quy trình làm việc của bạn.
📖 Đọc thêm: Cách triển khai phân tích mô hình Kano (+ ví dụ)
Ứng dụng thực tế của ma trận Eisenhower
Ma trận quyết định Eisenhower không chỉ là một khung lý thuyết; nó là một công cụ thực tế, mạnh mẽ để nâng cao năng suất trong các trường và thói quen cá nhân khác nhau.
Từ quản lý dự án kinh doanh đến tổ chức các trách nhiệm hàng ngày, nó cung cấp một cấu trúc rõ ràng để giải quyết các tình huống thực tế.
Hãy cùng xem một số ví dụ về Eisenhower Box trong các ngành khác nhau. 🤝
- Quản lý hành chính công: Các cơ quan chính phủ sử dụng ma trận để phân bổ nguồn lực nhanh chóng trong các tình huống khủng hoảng, đảm bảo các dự án bảo trì khẩn cấp ảnh hưởng đến an toàn công cộng được ưu tiên
- Quản lý dự án doanh nghiệp: Các công ty như ClickUp tích hợp ma trận vào bộ tính năng của họ, giúp các nhóm tập trung vào các công việc có tác động lớn và phân công các công việc có mức độ ưu tiên thấp hơn để tăng năng suất
- Tư vấn: Các nhà tư vấn quản lý các nhu cầu cạnh tranh của khách hàng bằng cách phân loại các công việc khẩn cấp riêng biệt với các mục tiêu dài hạn, cân bằng nhu cầu của khách hàng với sự phát triển nghề nghiệp
- Chăm sóc sức khỏe: Các chuyên gia ưu tiên chăm sóc bệnh nhân khẩn cấp hơn các công việc thường ngày để giải quyết các nhu cầu quan trọng trước tiên
- Giáo dục: Giáo viên sử dụng ma trận để cân bằng việc chấm điểm và lập kế hoạch, phân công công việc để quản lý thời gian hiệu quả
- Công ty khởi nghiệp: Các nhà sáng lập sử dụng ma trận để ưu tiên các công việc quan trọng cho việc ra mắt sản phẩm hơn là các cải tiến trong tương lai, giữ cho mục tiêu phù hợp với thời hạn chặt chẽ
- Tổ chức phi lợi nhuận: Các tổ chức này áp dụng phương pháp Eisenhower Box để sắp xếp thứ tự ưu tiên của các nguồn lực cho việc tài trợ và tiếp cận khẩn cấp, tối đa hóa tác động của họ đối với cộng đồng
🧠 Thông tin thú vị: Một số người sử dụng Eisenhower Box để tổ chức các khía cạnh không liên quan đến công việc trong cuộc sống của họ, như dọn dẹp hoặc lên kế hoạch cho sở thích. Ma trận này giúp phân loại các việc 'phải làm' và 'nên làm', thể hiện khả năng thích ứng trong các lĩnh vực khác nhau của cuộc sống.
📖 Đọc thêm: Ma trận Eisenhower là gì? Ví dụ & Mẫu
Giới hạn của Ma trận Eisenhower
Eisenhower Box là một cách tuyệt vời để tăng năng suất và giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc. Phương pháp này giúp giảm thiểu thời gian dành cho các công việc không quan trọng và đảm bảo rằng các công việc có tác động lớn được ưu tiên.
Ma trận giúp bạn ra quyết định nhanh chóng hơn bằng cách cung cấp một khung rõ ràng để đánh giá các công việc. Nó giúp bạn phân bổ thời gian và nguồn lực một cách chiến lược hơn, dẫn đến kết quả tốt hơn trong cài đặt cá nhân và công việc.
Tuy nhiên, có một số nhược điểm tiềm ẩn. Đừng lo lắng; chúng tôi cũng sẽ hướng dẫn bạn cách khắc phục chúng. 💁
Cứng nhắc với các công việc khẩn cấp
❌ Vấn đề: Có thể cảm thấy cứng nhắc, đặc biệt là khi có công việc bất ngờ cần xử lý ngay lập tức, gây ra sự thất vọng khi các ưu tiên thay đổi
✅ Giải pháp: Để duy trì tính linh hoạt, hãy xem xét và điều chỉnh ma trận thường xuyên, lý tưởng nhất là vào đầu hoặc cuối mỗi ngày. Việc kết hợp một công cụ kỹ thuật số như ClickUp giúp cập nhật thời gian thực để giúp xử lý các công việc khẩn cấp mà không bỏ sót các công việc quan trọng.
Khó khăn trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc khẩn cấp và quan trọng
❌ Vấn đề: Việc xác định công việc nào thực sự cần được ưu tiên có thể khó khăn, đặc biệt khi nhiều công việc dường như đều khẩn cấp và quan trọng.
✅ Giải pháp: Áp dụng hệ thống chấm điểm để đánh giá công việc dựa trên các tiêu chí như tác động, nỗ lực và thời hạn. Việc tham gia các thành viên nhóm vào các cuộc thảo luận về việc sắp xếp thứ tự ưu tiên có thể mang lại những góc nhìn mới và giảm sự do dự. Bạn cũng có thể sử dụng các mẫu sắp xếp thứ tự ưu tiên dự án.
Hoãn công việc ưu tiên thấp
❌ Vấn đề: Các công việc được phân loại là 'không khẩn cấp và không quan trọng' có thể bị hoãn vô thời hạn, mặc dù chúng vẫn cần phải được hoàn thành.
✅ Giải pháp: Sử dụng quản lý ưu tiên để đặt thời hạn cho các công việc này. Chia nhỏ chúng thành các bước nhỏ hơn, dễ quản lý hơn và kết hợp việc kiểm tra tiến độ với những người khác.
Các tài nguyên hữu ích khác mà bạn có thể quan tâm:
- Mẫu năng suất miễn phí trong Excel & ClickUp
- 20 mẹo và thủ thuật tăng năng suất
- Cách lập kế hoạch hiệu quả cho ngày làm việc của bạn
- Cách triển khai quản lý công việc hàng ngày trong tổ chức của bạn
- Mẫu quản lý thời gian miễn phí (Lịch & Lịch trình)
Loại bỏ sự lộn xộn với ma trận quyết định Eisenhower
Eisenhower Box là một công cụ mạnh mẽ để sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc và quản lý thời gian hiệu quả hơn. Bạn sẽ xác định rõ những việc cần được chú ý ngay lập tức và những việc có thể gác lại.
Và mặc dù khái niệm này rất đơn giản, nhưng các công cụ như ClickUp giúp việc triển khai nó trở nên dễ dàng hơn.
ClickUp cung cấp một cách linh hoạt và trực quan để hợp lý hóa việc quản lý công việc, giúp bạn dễ dàng sắp xếp và kiểm soát mọi thứ.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay!