Cho dù bạn là một nhân viên chăm chỉ hay một quản lý nhóm, bạn đều muốn tối đa hóa thời gian làm việc của mình. Nhưng ngay cả với đội ngũ, công cụ và thiết bị tốt nhất, bạn vẫn có thể cảm thấy không đủ thời gian trong ngày để hoàn thành danh sách công việc của mình.
Đó là lúc kỹ năng quản lý công việc phát huy tác dụng. Không giống như quản lý thời gian, quản lý công việc tập trung ít hơn vào thời gian dành cho một công việc và tập trung nhiều hơn vào cách thức thực hiện công việc hiệu quả hơn — điều này, theo phần mở rộng, cũng giúp tiết kiệm thời gian! ⏰
Với kỹ năng quản lý công việc phù hợp, bạn sẽ biết cách:
- Lên lịch công việc
- Ưu tiên công việc
- Sắp xếp công việc
Không dễ để hoàn thành tất cả các công việc trong danh sách công việc cần làm, nhưng chúng tôi biết bạn có thể làm được. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích kỹ năng quản lý công việc là gì và tại sao chúng lại quan trọng. Chúng tôi thậm chí sẽ đưa ra một số ví dụ về các kỹ năng quản lý công việc thiết yếu và chia sẻ các mẹo quản lý công việc để hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn. 🙌
Kỹ năng quản lý công việc là gì?
Quản lý công việc là một kỹ năng bạn xây dựng theo thời gian để quản lý thời gian và nhiệm vụ của mình tốt hơn. Đó là khả năng quản lý, tổ chức, sắp xếp thứ tự ưu tiên và hoàn thành các công việc ưu tiên hàng đầu của bạn mà không tốn nhiều công sức. Các chuyên gia quản lý công việc không cố gắng làm mọi việc cùng một lúc, mà hoàn thành các công việc quan trọng nhất trong thời gian họ có. 🕑
Quản lý công việc hiệu quả đòi hỏi sự kết hợp giữa những hiểu biết dựa trên dữ liệu và tư duy sáng tạo, độc đáo. Quản lý công việc bao gồm rất nhiều kỹ năng khác nhau và thường yêu cầu phần mềm quản lý dự án phù hợp, có thể thích ứng với nhu cầu của bạn. Nhưng để bạn có ý tưởng rõ hơn, hãy bắt đầu với một vài ví dụ về kỹ năng quản lý công việc sau đây:
- Xếp hạng công việc theo mức độ ưu tiên: Những người có kỹ năng quản lý công việc vững vàng có thể phân biệt công việc khẩn cấp với công việc không quá gấp gáp nhưng cũng cần hoàn thành
- Cài đặt mục tiêu: Với quy trình quản lý công việc hiệu quả, bạn sẽ biết cách đặt mục tiêu dài hạn lớn và chia nhỏ thành các công việc nhỏ có thể thực hiện được. Điều này giúp quản lý công việc của nhóm trở nên dễ dàng hơn nhiều
- Quản lý thời gian: Kỹ năng quản lý thời gian là một phần của quản lý công việc. Bằng cách làm việc hiệu quả hơn, bạn sẽ tiết kiệm thời gian và cải thiện chất lượng công việc của nhóm. Điều gì có thể không thích?
- Theo các phương pháp đã được chứng minh: Đừng cố gắng phát minh lại bánh xe. Các phương pháp quản lý công việc như bảng Kanban và Ma trận Eisenhower hỗ trợ quản lý công việc hiệu quả
13 ví dụ về kỹ năng quản lý công việc
Kỹ năng quản lý công việc là bí quyết thành công trong môi trường làm việc năng động ngày nay.
Sẵn sàng áp dụng quản lý công việc cho bản thân? Dưới đây là một số ví dụ về kỹ năng quản lý công việc để thực hiện cùng nhóm của bạn.
1. Xếp hạng công việc theo mức độ ưu tiên
Xếp hạng công việc theo mức độ ưu tiên là một trong những kỹ năng quản lý công việc quan trọng nhất. Khi bạn biết cách xác định công việc ưu tiên, bạn sẽ tập trung ngay vào những vấn đề cấp bách nhất và gác lại những công việc không quá quan trọng.
Ví dụ về việc sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên tại nơi làm việc: Một trưởng bộ phận hỗ trợ khách hàng sử dụng Ma trận Eisenhower để phân loại công việc — công việc khẩn cấp và quan trọng (chẳng hạn như khắc phục sự cố hệ thống nghiêm trọng) được ưu tiên hơn công việc ít khẩn cấp hơn (ví dụ: trả lời các câu hỏi không gấp).
Tuy nhiên, việc sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc không phải là điều tự nhiên đối với mọi người. Nếu mọi việc đều cảm thấy quan trọng như nhau và bạn không biết phải tiến hành như thế nào, hãy sử dụng kỹ thuật sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc để làm rõ hơn. Ví dụ: Mẫu Ma trận Eisenhower của ClickUp giúp bạn chia công việc thành bốn phần: Cần làm, Lên lịch, Phân công và Xóa.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng tính năng ưu tiên nhiệm vụ trong ClickUp để mọi người cùng hiểu rõ nhiệm vụ nào là quan trọng hơn.
2. Lập lịch
Lập lịch hiệu quả giúp nhân viên sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc, phân bổ thời gian hiệu quả và hoàn thành công việc đúng hạn mà không cảm thấy quá tải.
Quản lý thời gian tốt giúp tránh tắc nghẽn và quá tải, đồng thời đảm bảo công việc tiến độ suôn sẻ. Đây là một trong những ví dụ về kỹ năng công việc cơ bản mà các nhóm phải nắm vững.
Ví dụ về lập lịch hiệu quả trong công việc: Một quản lý dự án sử dụng kỹ thuật phân chia thời gian để lập lịch các kỳ làm việc tập trung cho các công việc ưu tiên cao và đặt nhắc nhở lịch cho các cuộc họp quan trọng. Điều này giúp đảm bảo nhóm của họ luôn đi đúng hướng mà không phải vội vàng vào phút chót.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Luôn đúng tiến độ với Lịch ClickUp, tích hợp tất cả các nhiệm vụ và sự kiện của bạn vào một nơi.
3. Tổ chức
Sắp xếp có tổ chức giúp giảm căng thẳng, nâng cao hiệu quả và dễ dàng truy xuất thông tin khi cần. Nó cũng giúp tăng tính nhất quán trong quy trình làm việc, giảm thiểu lỗi và việc bỏ lỡ thời hạn.
Ví dụ về kỹ năng tổ chức trong công việc: Một nhân viên tri thức duy trì một không gian làm việc kỹ thuật số có cấu trúc tốt bằng cách sử dụng các công cụ như ClickUp, đảm bảo các tệp dự án, ghi chú cuộc họp và danh sách công việc có thể dễ dàng truy cập cho cả nhóm.
4. Phân công công việc
Phân công công việc là một kỹ năng quản lý công việc thiết yếu mà mọi nhà quản lý nên thành thạo. Phân công công việc hiệu quả giúp ngăn ngừa tình trạng kiệt sức, đảm bảo công việc được hoàn thành bởi đúng người và thúc đẩy sự phát triển của nhóm.
Các nhà lãnh đạo biết phân công công việc tốt sẽ có thêm thời gian để tập trung vào các trách nhiệm cấp cao hơn. Ngoài ra, đây là cách tốt nhất để quản lý công việc của nhóm và xây dựng tinh thần trách nhiệm trong nhóm.
Ví dụ về phân công công việc tại nơi làm việc: Một giám đốc marketing giao công việc viết quảng cáo cho một thành viên trong nhóm có kỹ năng viết quảng cáo tốt, để bản thân có thời gian tập trung vào chiến lược chiến dịch và phân tích hiệu suất.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Phân công nhiệm vụ dễ dàng trong ClickUp với các bình luận được gán và nhiều người phụ trách nhiệm vụ.
5. Chú ý đến chi tiết
Những sai lầm nhỏ có thể dẫn đến các vấn đề lớn hơn, chẳng hạn như dự án bị trì hoãn hoặc phải làm lại tốn kém. Nhân viên chú ý đến chi tiết sẽ đảm bảo công việc chất lượng cao và duy trì danh tiếng chuyên nghiệp.
Ví dụ về sự chú ý đến chi tiết trong công việc: Một nhà phân tích tài chính kiểm tra lại báo cáo trước khi nộp, phát hiện ra một lỗi trong dự báo ngân sách có thể dẫn đến các quyết định tài chính sai lầm.
6. Quản lý khối lượng công việc
Quản lý khối lượng công việc hợp lý giúp cân bằng công việc giữa các thành viên trong nhóm. Điều này giúp ngăn ngừa tình trạng kiệt sức, duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, đồng thời đảm bảo các công việc được hoàn thành hiệu quả mà không có sự chậm trễ không cần thiết.
Ví dụ về quản lý khối lượng công việc tại nơi làm việc: Trưởng nhóm phần mềm chia một dự án phát triển lớn thành các công việc nhỏ hơn, phân bổ chúng trong suốt sprint để tránh áp lực vào phút chót đồng thời duy trì tiến độ ổn định. Họ cũng đảm bảo rằng các công việc được phân chia giữa các thành viên trong nhóm để không ai bị quá tải hoặc không được sử dụng hết công suất.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Chế độ xem Khối lượng công việc trong ClickUp giúp quản lý khối lượng công việc đơn giản và nhanh chóng hơn.
7. Tư duy phản biện
Tư duy phản biện giúp nhân viên đánh giá tình huống một cách logic, xác định vấn đề và phát triển các giải pháp hiệu quả thay vì phản ứng một cách bốc đồng. Điều này dẫn đến việc ra quyết định và giải quyết vấn đề tốt hơn.
Ví dụ về tư duy phản biện trong công việc: Một quản lý dự án phải đối mặt với sự thay đổi phạm vi dự án bất ngờ sẽ đánh giá các ưu tiên và hạn chế, sau đó đàm phán với các bên liên quan để điều chỉnh thời hạn thay vì đặt ra yêu cầu không thực tế cho nhóm.
8. Giao tiếp
Giao tiếp rõ ràng đảm bảo sự thống nhất, giảm thiểu hiểu lầm và cải thiện sự hợp tác. Điều này rất quan trọng để truyền đạt kỳ vọng của các bên liên quan, đưa ra phản hồi và giữ cho dự án đi đúng hướng.
📮Thông tin chi tiết: Khoảng 41% chuyên gia thích sử dụng tin nhắn tức thời để giao tiếp trong nhóm. Mặc dù tin nhắn mang lại sự trao đổi nhanh chóng và hiệu quả, nhưng chúng thường được phân tán trên nhiều kênh, chủ đề hoặc tin nhắn trực tiếp, khiến việc truy xuất thông tin sau này trở nên khó khăn hơn. Với giải pháp tích hợp như ClickUp Chat, các chủ đề trò chuyện của bạn được bản đồ hóa theo các dự án và nhiệm vụ cụ thể, giúp các cuộc hội thoại của bạn luôn có bối cảnh và sẵn sàng để truy cập.
Ví dụ về giao tiếp tại nơi làm việc: Trưởng nhóm viết email cập nhật dự án ngắn gọn và tổ chức các cuộc họp hàng tuần, đảm bảo tất cả các bên liên quan được thông báo về tiến độ và các trở ngại tiềm ẩn.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Không chắc chắn về cách tốt nhất để diễn đạt ý của mình? Chỉ cần nhập câu hỏi vào ClickUp Brain để viết bản sao với giọng điệu và mức độ sáng tạo mà bạn thích. Nó thậm chí có thể tạo định dạng và mẫu cho các nhu cầu giao tiếp lặp lại của bạn.
9. Hợp tác
Nơi làm việc hiện đại phụ thuộc vào tinh thần đồng đội, khiến hợp tác trở thành kỹ năng quản lý công việc thiết yếu ngày nay. Nhân viên hợp tác hiệu quả góp phần vào quy trình làm việc trơn tru, chia sẻ kiến thức và đổi mới. Các tổ chức có thể áp dụng các công cụ quản lý công việc và năng suất chuyên biệt như ClickUp để cải thiện sự hợp tác trong nhóm.
Ví dụ về hợp tác trong công việc: Một nhà thiết kế UX làm việc chặt chẽ với các nhà phát triển và nhà tiếp thị để hoàn thiện chiến lược ra mắt trang web, kết hợp phản hồi từ mỗi bộ phận để đảm bảo trải nghiệm thân thiện với người dùng.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Giúp các nhóm làm việc hợp tác với các tính năng của ClickUp được thiết kế cho làm việc nhóm, chẳng hạn như ClickUp Docs để lập tài liệu và ClickUp Whiteboards để động não.
10. Sử dụng phần mềm quản lý công việc
Theo dõi công việc của nhóm trên giấy hoặc ghi chú dán là công thức dẫn đến hỗn loạn. Quản lý công việc hiện đại đòi hỏi phải số hóa quy trình làm việc, dự án và công việc để hiển thị và trách nhiệm rõ ràng hơn. 👩💻
Nhiệm vụ ClickUp tập hợp tất cả Nhiệm vụ, Tài liệu, Bảng trắng, Trò chuyện và Lịch của nhóm bạn vào một nền tảng duy nhất. Chỉ cần mở trình lập lịch nhiệm vụ để:
- Tạo công việc
- Chỉ định công việc con cho các mục hành động phức tạp hơn
- Thiết lập các công việc định kỳ theo lịch trình tùy chỉnh
- Thêm phụ thuộc công việc
Hơn hết, ClickUp hiển thị tiến độ công việc của mọi người trên bảng điều khiển thời gian thực. Bạn không cần phải xem từng công việc, nhân viên hoặc dự án: chỉ cần tạo bảng điều khiển tùy chỉnh là bạn đã sẵn sàng bắt đầu.
11. Làm một việc tại một thời điểm
Mọi người ca ngợi đa nhiệm là chìa khóa của năng suất, nhưng điều đó không đúng. Đa nhiệm phân tán sự chú ý của bạn vào nhiều công việc cùng một lúc, do đó bạn chỉ dành một phần nhỏ cho mỗi công việc. Công việc của bạn xứng đáng được tập trung 100%, vì vậy hãy cố gắng thực hiện một công việc tại một thời điểm.
Với việc tập trung vào một công việc, bạn chỉ tập trung vào một công việc tại một thời điểm. Điều này nghe có vẻ không hiệu quả, nhưng bạn sẽ ngạc nhiên về tốc độ (và chất lượng) công việc của mình khi bạn tập trung toàn bộ sự chú ý vào một việc.
Để làm điều này dễ dàng hơn, hãy xếp hạng các công việc trong phần mềm quản lý công việc theo mức độ ưu tiên. Sẽ dễ dàng hơn nhiều để đánh dấu các công việc đã hoàn thành trong danh sách khi bạn có một danh sách tổng thể rõ ràng và có thể thực hiện được trong tay.
Ví dụ về thực hiện một công việc duy nhất tại nơi làm việc: Một nhân viên tiếp thị nội dung tắt thông báo và dành 90 phút làm việc tập trung để viết một bài đăng trên blog, hoàn thành công việc trong một nửa thời gian so với khi họ cố gắng xử lý email và tin nhắn Slack cùng lúc.
12. Quản lý thay đổi
Nhiều nhà quản lý dự án dẫn dắt nhóm của họ vượt qua quá trình quản lý thay đổi, và một bộ công cụ quản lý công việc vững chắc chắc chắn sẽ giúp việc này trở nên dễ dàng hơn.
Ví dụ: nếu nhóm của bạn sử dụng các sản phẩm Microsoft và Windows 10 nhưng muốn chuyển sang phần cứng Apple và MacOS, bạn sẽ cần dẫn dắt nhóm của mình thực hiện thay đổi lớn này.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Lập kế hoạch mọi thứ trong Bảng trắng ClickUp. Điều này mang đến cho bạn một không gian kỹ thuật số linh hoạt và hỗ trợ AI để phát triển các quy trình mới và củng cố các chi tiết. Hơn hết, Bảng trắng có thể chuyển đổi thành dự án và nhiệm vụ chỉ bằng một cú nhấp chuột, nên việc triển khai trở nên vô cùng dễ dàng.
Ví dụ về quản lý thay đổi trong công việc: Một quản lý dự án dẫn dắt quá trình chuyển đổi phần mềm giúp nhóm thích nghi bằng cách tổ chức các phiên đào tạo, giải quyết các vấn đề và dần dần triển khai các công cụ mới thay vì thực hiện những thay đổi đột ngột.
13. Cài đặt mục tiêu
Sẽ dễ dàng hơn nhiều để giải quyết các công việc có giá trị cao khi bạn có mục tiêu. Vấn đề là nhiều nhà quản lý đặt ra mục tiêu nhưng lại nhanh chóng quên mất chúng.
Bạn cần đạt được mục tiêu của mình, vì vậy hãy nhập chúng vào ứng dụng theo dõi mục tiêu để có trách nhiệm hơn. Các ứng dụng này theo dõi các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, giúp bạn đo lường tiến độ ở mỗi cột mốc của dự án.
💡Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp Goals tiến thêm một bước nữa bằng cách liên kết các mục tiêu của bạn với các công việc, cho thấy mối tương quan trực tiếp giữa các công việc hàng ngày và kế hoạch dài hạn của bạn.
Ví dụ về cài đặt mục tiêu trong công việc: Một nhân viên bán hàng đặt mục tiêu SMART là tăng 15% tỷ lệ giữ chân khách hàng trong vòng sáu tháng bằng cách cải thiện chiến lược theo dõi và tương tác cá nhân hóa.
Tại sao kỹ năng quản lý công việc lại quan trọng?
Có thể bạn thích quy trình làm việc hiện tại của mình. Hoặc có thể ý tưởng tinh chỉnh quản lý công việc nghe giống như một việc cần làm nữa trong danh sách công việc ngày càng dài của bạn.
Chúng tôi hiểu rằng mọi người đều bận rộn! Nhưng khả năng hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả là điều rất đáng giá. Hãy dành thời gian để cải thiện kỹ năng quản lý công việc và bạn sẽ thấy nhiều lợi ích.
Ngăn ngừa hoặc vượt qua tình trạng kiệt sức
Chúng tôi hiểu rằng tình trạng kiệt sức là một vấn đề phức tạp, nhưng làm việc hiệu quả hơn là một cách tuyệt vời để chấm dứt cảm giác quá tải và mất động lực. Nếu bạn là người lãnh đạo một nhóm, việc quản lý công việc hợp lý sẽ giúp giảm tình trạng kiệt sức bằng cách loại bỏ các bước rườm rà và quy trình phức tạp khiến nhóm của bạn mệt mỏi.
Với sự kết hợp phù hợp giữa công cụ quản lý công việc đa năng và các kỹ năng, mọi người sẽ ngừng lãng phí thời gian và tìm thấy năng lượng để duy trì động lực. 🏃
Ra quyết định tốt hơn
Bạn có cảm thấy như mình cần phải làm tất cả mọi việc ngay bây giờ không? Có lẽ không: bạn chỉ cần giúp đỡ để xác định công việc quan trọng nhất cần làm trước tiên.
Với bộ kỹ năng phù hợp, bạn có thể đưa ra quyết định chất lượng một cách tự động để hoàn thành công việc tốt hơn. Đối với những công việc phức tạp hơn, bạn có thể sử dụng phương pháp sắp xếp thứ tự ưu tiên (sẽ giải thích thêm sau) để giải quyết các việc cần làm theo đúng thứ tự.
Quản lý công việc rất quan trọng vì nó giúp bạn thiết lập dòng thời gian, phân công công việc cho các thành viên phù hợp trong nhóm và đặt mục tiêu dự án thực tế.
Thực hiện các dự án suôn sẻ hơn
Thực hiện kế hoạch dự án không dành cho những người yếu tim. Bất kể bạn quản lý dự án nhóm tốt đến đâu, tìm ra những giải pháp hiệu quả giúp tất cả các bên liên quan tiết kiệm thời gian và công sức chỉ có thể mang lại lợi ích. Quản lý công việc hỗ trợ quản lý dự án phù hợp bằng cách chia nhỏ những ý tưởng lớn thành các quy trình nhỏ có thể thực hiện được. Đây là chìa khóa để hoàn thành công việc nhanh hơn, chính xác hơn trên quy mô lớn.
Đạt được kết quả có thể đo lường được
Là một nhà quản lý, bạn cần kết quả có thể định lượng được. Đầu tư vào kỹ năng quản lý công việc của nhóm sẽ giúp nâng cao hiệu suất của bộ phận và dễ dàng định lượng đóng góp của từng thành viên.
Quản lý công việc không thể thực hiện được nếu không có dữ liệu. May mắn thay, phần mềm theo dõi cột mốc giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ và hoàn thành công việc đúng hạn. Ngay cả khi một công việc không thành công, dữ liệu sẽ cho bạn biết chính xác vấn đề nằm ở đâu để bạn có thể quyết định những việc cần làm khác trong lần tiếp theo.
Làm được nhiều việc hơn trong ngày làm việc của bạn
Một ngày chỉ có 24 giờ, và hy vọng rằng bạn chỉ dành 8 đến 10 giờ cho công việc. Bạn cũng chỉ là con người, nên việc không thể hoàn thành tất cả công việc trong một khoảng thời gian giới hạn là điều hoàn toàn bình thường.
Quản lý công việc hiệu quả không phải là tìm ra một cách kỳ diệu để làm mọi việc cùng một lúc. Quản lý công việc hiệu quả bao gồm sắp xếp công việc theo ngày đáo hạn, phân công cho nhóm của bạn và chọn một khoảng thời gian để tập trung làm việc.
Không cần phải làm việc quá sức — với các kỹ năng quản lý công việc, bạn sẽ hoàn thành nhiều việc hơn trong khi làm việc và tận hưởng sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống.
Cách cải thiện kỹ năng quản lý công việc
Cần một số mẹo quản lý công việc nhóm? Hãy thử những cách cải thiện kỹ năng quản lý công việc này và chứng kiến năng suất của nhóm bạn tăng vọt.
1. Đăng ký khóa đào tạo
Chúng ta có thể nói về quản lý công việc cả ngày, nhưng cuối cùng, bạn cần đầu tư vào kiến thức của chính mình. Đào tạo có thể chỉ cho bạn cách quản lý công việc hiệu quả hơn. Ví dụ: nếu bạn sử dụng các sản phẩm của Microsoft, bạn có thể đăng ký tham gia hội thảo trực tuyến về khắc phục sự cố PowerShell.
Bạn càng hiểu biết về công việc, dự án, công cụ và ngành của mình, bạn sẽ càng có đủ khả năng để hoàn thành danh sách công việc cần làm. Đừng ngại ngùng: hãy đăng ký tham gia các hội thảo, hội nghị và buổi tọa đàm về quản lý thời gian, năng suất và tổ chức.
2. Sử dụng các khung năng suất
Áp dụng các phương pháp có cấu trúc có thể giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn. Một số khung công việc và phương pháp quản lý công việc phổ biến bao gồm:
- Kỹ thuật "ăn con ếch": Cách tiếp cận này yêu cầu bạn xác định công việc khó khăn nhất trong ngày và giải quyết nó trước tiên
- Ma trận Eisenhower: Quản lý công việc bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng
- Kỹ thuật Pomodoro: Sử dụng các phiên làm việc tập trung trong 25 phút, sau đó là các khoảng nghỉ ngắn
- Hoàn thành công việc (GTD): Khuyến khích ghi chép, sắp xếp và thực hiện công việc một cách có hệ thống
- Quy tắc hai phút: Quy tắc đơn giản này cho rằng nếu một công việc chỉ mất hai phút để hoàn thành, hãy làm ngay lập tức. Điều này giúp bạn hoàn thành công việc và đánh bại sự trì hoãn
3. Nâng cao kỹ năng quản lý thời gian của bạn
Quản lý thời gian là một kỹ năng thiết yếu có thể nâng cao năng suất của bạn và giúp bạn hoàn thành nhiều công việc hơn trong cùng một khoảng thời gian. 📅
Bạn có thể thử các kỹ thuật quản lý thời gian khác nhau, chẳng hạn như phân chia thời gian thành các khối, phân chia công việc thành các nhóm hoặc kỹ thuật Pomodoro mà chúng tôi đã đề cập trước đó.
Nếu bạn lo lắng rằng nhóm của mình sẽ làm phiền bạn, hãy chặn thời gian này trong lịch của bạn để không thể tham gia các cuộc họp. Hoàn thành công việc vào thời gian đã định sẽ giúp bạn có thời gian tập trung vào công việc thực tế trong sáu giờ còn lại của ngày làm việc.
Hãy thử lên lịch công việc và sử dụng phần mềm theo dõi thời gian để xem bạn sử dụng thời gian của mình như thế nào. Ví dụ: nếu bạn cảm thấy bị quá tải bởi email, hãy thử chỉ kiểm tra email hai lần mỗi ngày, từ 8 giờ sáng đến 9 giờ sáng và từ 4 giờ chiều đến 5 giờ chiều.
Tích hợp ClickUp giúp bạn dễ dàng tích hợp Outlook, Apple hoặc Lịch Google vào cùng một nền tảng nơi bạn quản lý các nhiệm vụ của mình.
4. Áp dụng công nghệ quản lý công việc
Quản lý công việc của nhóm trở nên dễ dàng hơn rất nhiều với các công cụ phù hợp. Danh sách việc cần làm kỹ thuật số giúp cả nhóm của bạn luôn đồng bộ và mang lại mức độ trách nhiệm mà bạn không thể có được với giấy ghi chú Post-It hoặc sổ kế hoạch giấy.
Tìm kiếm các giải pháp quản lý công việc như ClickUp với ứng dụng di động để bạn có thể theo dõi công việc của mình mọi lúc mọi nơi. Tích hợp API cũng hữu ích để tập hợp tất cả công việc và công cụ của bạn vào một nền tảng duy nhất.
Bạn cũng không cần phải làm mọi việc bằng tay. Hãy tìm các tính năng tự động hóa công việc, bạn sẽ tìm thấy chúng trong hầu hết các ứng dụng năng suất đáng tin cậy.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Tự động hóa ClickUp cung cấp hơn 100 quy tắc sẵn có để tiết kiệm thời gian phân công nhiệm vụ, thay đổi trạng thái và hơn thế nữa. Bạn cũng có thể tạo tự động hóa tùy chỉnh của riêng mình!
5. Sử dụng các mẫu
Hoàn thành công việc trong thời gian kỷ lục với các mẫu quản lý công việc. Cho dù bạn cần báo cáo hàng ngày được mã hóa bằng màu sắc hay định dạng sẵn sàng cho RFP, các mẫu sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Mẫu cũng rất phù hợp để sắp xếp và ưu tiên các công việc. Mẫu Quản lý nhiệm vụ ClickUp hiển thị tất cả các công việc, trạng thái, thành viên nhóm và mức độ ưu tiên để theo dõi tiến độ dự án của bạn.
6. Thực hành phân công công việc
Nguyên tắc Pareto cho rằng 80% kết quả của bạn đến từ 20% nỗ lực của bạn. Nói cách khác, hầu hết kết quả của bạn có thể đến từ một dự án hoặc công việc.
Sẽ rất khó để tập trung năng lượng vào những nỗ lực mang lại hiệu quả cao nhất nếu bạn phân bổ sức lực quá mỏng. Áp dụng quy tắc 80/20 bằng cách phân công các công việc có giá trị thấp hơn cho nhóm của bạn. Ví dụ: bạn có thể giao cho một nhân viên phụ trách ghi chú hoặc tìm ứng dụng danh sách công việc cần làm cho nhóm.
7. Đặt thời hạn thực tế
Bạn đã nghe về sai lầm trong lập kế hoạch chưa? Đây là một sai lầm về nhận thức khiến chúng ta đánh giá thấp thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc và đánh giá quá cao khả năng hoàn thành công việc của mình. Hãy đề phòng điều này khi cài đặt dòng thời gian cho công việc. Đặt ra một dòng thời gian thực tế và có thể đạt được cho mỗi công việc, đồng thời tạo ra một khoảng trống dự phòng trong trường hợp có các công việc phụ thuộc lẫn nhau.
8. Theo dõi công việc của bạn
Nếu bạn không thể theo dõi, bạn không thể cải thiện. Theo dõi tất cả các công việc và thời gian bạn dành cho từng công việc sẽ giúp bạn xác định những điểm không hiệu quả trong quy trình của mình. Bạn không cần bất kỳ công nghệ cao cấp nào để làm điều này, ngay cả những bảng tính hoặc bảng chấm công đơn giản cũng có thể hữu ích để bắt đầu.
ClickUp có tính năng theo dõi thời gian tích hợp sẵn để bạn có thể theo dõi thời gian thực hiện công việc và phân tích dữ liệu năng suất cho bản thân và nhóm của mình.
Đọc thêm: Những cuốn sách về năng suất có thể thay đổi công việc của bạn
Hoàn thành nhiều công việc hơn với Clickup
Công việc không nên là điều đáng sợ. Nếu nhóm của bạn đang quá tải hoặc gặp khó khăn với các quy trình phức tạp, hãy đầu tư vào các công cụ quản lý công việc để vận hành bộ phận hiệu quả hơn, làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. ✨
Kỹ năng quản lý công việc là chìa khóa, nhưng bạn cũng cần phần mềm quản lý dự án để quản lý các công việc của mình. ClickUp là ứng dụng công việc toàn diện, tập hợp tất cả các Công việc, Tài liệu, Mục tiêu, Trò chuyện, Lịch và hơn thế nữa vào một nền tảng thống nhất.
Xử lý nhiều công việc và nâng cao năng suất của bạn với phần mềm quản lý công việc hiệu quả và có thể tùy chỉnh. Tạo Không gian Làm việc ClickUp miễn phí ngay bây giờ.