Hãy tưởng tượng: Bạn là một nhà văn đang ngồi tại bàn làm việc, sẵn sàng bắt tay vào tác phẩm vĩ đại của mình. Ý tưởng đang tuôn trào, bạn tràn ngập những câu văn hay, và cốt truyện đã phát triển đến mức hoàn chỉnh! Và bạn nhìn chằm chằm vào trang giấy trắng. Bạn mím môi và nheo mắt nhìn vào màn hình, mong những từ ngữ xuất hiện một cách kỳ diệu trong khi con trỏ nhấp nháy như đang chế nhạo bạn.
Hoặc có lẽ bạn là một nhà phát triển phần mềm đang muốn làm việc trên một đoạn mã. Sơ đồ trong đầu bạn hoàn toàn hợp lý, nhưng không có một dòng mã nào để chứng minh điều đó. Hoặc bạn là một quản lý dự án đang phải đối mặt với công việc khó khăn là bắt đầu một dự án lớn.
Nghe quen quen? Bạn không phải là người duy nhất đâu.
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian, mất tập trung hoặc đơn giản là có quá nhiều việc phải làm, thì chúng tôi có giải pháp cho bạn. Hãy theo dõi chúng tôi, mỗi lần chỉ 2 phút, và chúng tôi sẽ chia sẻ bí quyết này với bạn!
Quy tắc 2 phút là gì?
Quy tắc 2 phút nghe có vẻ giống như một trào lưu năng suất hay chiến lược quản lý thời gian khác. Nhưng bí mật là: nó thực sự hiệu quả! Nhiều người đã áp dụng quy tắc này trong các khía cạnh khác nhau của cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp (sẽ đề cập thêm sau) và có thể chứng thực hiệu quả của nó.
Đây là quy tắc 2 phút: Nếu bạn có một công việc có thể hoàn thành trong vòng 2 phút hoặc ít hơn, hãy làm ngay lập tức. Đừng thêm nó vào danh sách việc cần làm; đừng để nó lơ lửng trong đầu — chỉ cần làm thôi, như Nike đã nói.
Đó là tất cả—thật đấy, không có gì thêm.
Đây là một quy tắc đơn giản, không phức tạp. Bạn không cần kế hoạch chi tiết hay công cụ phức tạp để tuân theo quy tắc này (nhưng bạn có thể sử dụng các công cụ để cải thiện quy tắc này — chúng ta sẽ nói thêm về điều này sau). Quy tắc này chỉ đơn giản là tận dụng những khoảng thời gian ngắn để hoàn thành các công việc nhỏ.
Hãy tưởng tượng nó giống như hiệu ứng quả cầu tuyết. Bạn bắt đầu từ một việc nhỏ nhưng dần dần tích lũy động lực và quy mô theo thời gian.
Quy tắc 2 phút không phải là về kết quả bạn đạt được, mà là về quá trình thực hiện công việc. Trọng tâm là hành động và để mọi thứ diễn ra tự nhiên.
Quy tắc 2 phút không phải là về kết quả bạn đạt được, mà là về quá trình thực hiện công việc. Trọng tâm là hành động và để mọi thứ diễn ra tự nhiên.
Quy tắc 2 phút: Hai cách áp dụng
Bây giờ, bạn có thể cảm thấy hơi bối rối. Rốt cuộc, bạn không thể hoàn thành tất cả công việc trong vòng hai phút. Nếu bạn đang viết một cuốn sách thì sao? Hoặc phát triển một ứng dụng từ đầu? Hoặc quản lý một dự án? Chắc chắn, bạn sẽ cần hơn hai phút để hoàn thành việc này! Vậy, quy tắc này sẽ áp dụng như thế nào cho các ví dụ mà chúng tôi đã chia sẻ?
Đó là một điểm hợp lý.
Bạn thấy đấy, có hai cách để áp dụng quy tắc 2 phút.
Trường hợp sử dụng 1: Hoàn thành các công việc nhanh chóng
Mặc dù xử lý các dự án lớn có thể gây căng thẳng, nhưng những công việc nhỏ và dường như không quan trọng mới là thứ làm bạn căng thẳng. Đây không nhất thiết phải là những công việc quan trọng nhất — hãy nghĩ đến những việc đơn giản như gửi email hoặc lên lịch cuộc họp.
Những công việc dễ dàng, chỉ mất 2 phút này luôn ám ảnh trong đầu bạn khi bạn đang nhâm nhi ly cà phê vào buổi sáng hoặc trằn trọc trên giường vào ban đêm.
Điều tồi tệ hơn là bạn càng trì hoãn, tình hình càng trở nên tồi tệ. Sự quá tải về nhận thức của công việc nhỏ bé này sẽ phát triển thành nỗi sợ hãi và áp lực. Hãy tưởng tượng bạn lo lắng về việc gửi một email! Tuy nhiên, chúng ta đều đã trải qua tình huống này khi công việc đó nằm trong danh sách công việc cần làm của chúng ta trong ba ngày liên tiếp.
Ở đây, quy tắc 2 phút quy định rằng bạn phải giải quyết các công việc nhỏ mất ít hơn 2 phút ngay sau khi xác định chúng.
Vì vậy, cho dù đó là trả lời tin nhắn, sắp xếp email hay đánh dấu một mục trong danh sách việc cần làm, bạn sẽ hoàn thành chúng ngay khi nghĩ đến. Bạn thậm chí có thể áp dụng quy tắc này cho các công việc nhỏ khác như dọn dẹp bàn làm việc, tưới cây và dọn giường — về cơ bản là bất kỳ công việc nào chỉ mất vài phút để hoàn thành.
Áp dụng quy tắc 2 phút cho bất kỳ số lượng công việc ngẫu nhiên, không liên quan đến nhau nào chiếm không gian tinh thần của bạn trong ngày và dọn dẹp ngay lập tức.
Trường hợp sử dụng 2: Bắt đầu công việc lớn
Đây là một khía cạnh khác của quy tắc 2 phút — quy tắc được thiết kế cho những công việc không quá nhỏ.
Quy tắc 2 phút cũng chỉ cho bạn cách giải quyết các công việc lớn, phức tạp, tham vọng và mơ hồ trong khi xử lý các dự án quan trọng.
Đây là nơi bạn bắt đầu ăn con ếch, mỗi lần một miếng. Đầu tiên, bạn chia dự án hoặc công việc lớn thành nhiều phần nhỏ hơn. Sau đó, bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên của các công việc và bắt đầu làm một việc — chỉ một việc. Dành hai phút để tập trung toàn bộ sự chú ý và thời gian của bạn vào việc đó. Buộc bản thân duy trì sự tập trung nếu cần, và tạo đà mỗi hai phút.
Cách tiếp cận này giúp bạn ngừng trì hoãn và tránh tình trạng bế tắc ban đầu.
Lấy ví dụ như công việc viết một bài báo (như bài này).
Bạn sẽ bắt đầu bằng cách tạo một bản phác thảo sơ bộ trong hai phút đầu tiên. Sau đó, bắt tay vào viết phần giới thiệu trong hai phút tiếp theo. Tiếp tục ghi chép ý tưởng một cách tự do – không phán xét, không suy nghĩ quá nhiều hay tìm kiếm sự hoàn hảo. Chỉ cần tạo/lập nội dung thuần túy, không pha trộn trong hai phút cho đến khi bạn tìm thấy điểm bắt đầu và phần còn lại sẽ tự nhiên hiện ra. Chẳng mấy chốc, bạn sẽ bắt tay vào phần đầu tiên, rồi phần tiếp theo, và phần tiếp theo nữa — cho đến khi bạn hoàn thành!
Vì vậy, bạn sẽ có những sprint ngắn 2 phút. Ghép chúng lại với nhau, và những bước nhỏ này sẽ đưa bạn đến mục tiêu!
Lịch sử của quy tắc 2 phút
Vào những năm 1990, Time System International đã đào tạo nhân viên của mình về các nguyên tắc cơ bản của năng suất cá nhân. Trong số những điều khác, quy tắc 2 phút được dạy như một công cụ để quản lý quy trình làm việc.
Và đây là phần thú vị: một trong những người phát triển khóa học này không ai khác chính là David Allen! Đúng vậy, chính là người đã phổ biến khái niệm này vào những năm 2000 với cuốn sách bán chạy nhất Getting Things Done!
Chúng tôi khuyên tất cả những ai đang trên hành trình tự cải thiện bản thân nên đọc cuốn sách này. Cuốn sách chia sẻ các chiến lược thực tế để lập danh sách công việc có tổ chức, giúp não bộ của bạn hoạt động hiệu quả hơn. Cuốn sách đề cập đến việc chia công việc thành các nhiệm vụ có thể quản lý được, sắp xếp thứ tự ưu tiên và cải thiện bản thân một cách lặp đi lặp lại. Cuốn sách cũng giới thiệu một hệ thống để đảm bảo không có công việc nào bị bỏ sót và không có nhiệm vụ nhỏ nào bị bỏ dở.
Tất nhiên, bài viết này hơi dài, nhưng nó sẽ giúp bạn thấy rõ hơn và giúp bạn lấy lại quyền kiểm soát công việc của mình đồng thời giải phóng băng thông tinh thần.
Với ảnh hưởng của nó, không có gì ngạc nhiên khi phương pháp Getting Things Done (GTD) đã kích hoạt một làn sóng năng suất mới. Các doanh nghiệp đã áp dụng các mẫu GTD để cấu trúc hóa năng suất của lực lượng lao động. Các mẫu này sau đó đã phát triển thành các nền tảng và giải pháp phần mềm, và cuối cùng là các ứng dụng GTD.
Trên thực tế, nếu bạn thích đọc sách về năng suất cá nhân, bạn sẽ không khó để kết nối Getting Things Done với các ý tưởng được đề cập trong các tác phẩm tương tự khác. Dưới đây là một vài ví dụ cho thấy ảnh hưởng sâu sắc của cuốn sách này:
- Eat That Frog! của Brian Tracy: Cuốn sách nhấn mạnh việc sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và giải quyết những việc quan trọng nhất trước. Bạn có thể sử dụng quy tắc 2 phút để giải quyết từng việc quan trọng một và tập trung vào việc đạt được tiến độ trong những khoảng thời gian ngắn
- The One Minute Manager của Ken Blanchard và Spencer Johnson: Vì cuốn sách tập trung vào việc cài đặt mục tiêu rõ ràng và cung cấp phản hồi ngay lập tức, quy tắc 2 phút rất hữu ích trong việc hoàn thành các công việc nhỏ, chia sẻ phản hồi và theo dõi tiến độ
- 7 thói quen của những người hiệu quả của Stephen Covey: Thói quen đầu tiên trong cuốn sách này nói về việc chủ động và hành động ngay lập tức đối với các công việc trong phạm vi ảnh hưởng của bạn. Đó cơ bản là quy tắc 2 phút
- The Now Habit của Neil Fiore: Tên cuốn sách đã nói lên mục đích rõ ràng—bạn phải hành động ngay lập tức và tiếp tục duy trì động lực. Một lần nữa, đó chính là ý tưởng tương tự như quy tắc 2 phút
Ai nên sử dụng quy tắc 2 phút?
Bạn cảm thấy bị áp đảo bởi danh sách công việc dài dằng dặc? Bạn muốn làm việc thực tế hơn và ngừng trì hoãn?
Nếu vậy, quy tắc 2 phút có thể là lựa chọn hoàn hảo cho bạn.
Thực tế, sức mạnh của quy tắc 2 phút nằm ở sự đơn giản và linh hoạt của nó. Tính chất đơn giản của nó có nghĩa là ai cũng có thể áp dụng—hãy tin chúng tôi, chúng tôi muốn nói bất kỳ ai. Ngoài ra, bạn có thể áp dụng quy tắc này vào nhiều khía cạnh khác nhau của cuộc sống cá nhân và công việc. Chúng tôi sẽ đi sâu vào chi tiết sau.
Hiện tại, hãy xem xét áp dụng quy tắc 2 phút như một kỹ thuật quản lý thời gian nếu bạn là:
- Những người chuyên nghiệp bận rộn đang cố gắng hoàn thành danh sách công việc của mình
- Quản lý dự án cảm thấy quá tải bởi hàng loạt công việc và việc chuyển đổi bối cảnh liên tục
- Học sinh đang phải cân bằng giữa các bài tập, lớp học và hoạt động ngoại khóa
- Người hay trì hoãn và muốn khắc phục thói quen này
- Chuyên gia sáng tạo muốn brainstorming ý tưởng hoặc vượt qua khối sáng tạo
- Bố mẹ ở nhà cân bằng giữa việc nhà, việc vặt và chăm sóc con cái
Kết luận? Đây là một bước ngoặt cho bất kỳ ai muốn làm việc hiệu quả hơn, năng suất hơn và làm chủ thời gian của mình.
Xem thêm: Mẹo quản lý thời gian để trở nên hiệu quả cao
Các thành phần chính của quy tắc 2 phút
Hãy coi quy tắc 2 phút như một trò chơi quản lý thời gian với các khối xây dựng sau:
- Giới hạn hai phút (Kích hoạt): Quy tắc 2 phút có giới hạn thời gian rõ ràng. Ý tưởng là giải quyết những công việc mà bạn có thể hoàn thành trong hai phút hoặc ít hơn
- Tập trung vào hành động ngay lập tức (Bước khóa): Khoảng thời gian hai phút này là vừa đủ để thúc đẩy bạn. Biết rằng bạn phải hoàn thành một việc trong vòng hai phút sẽ tạo ra cảm giác khẩn trương, giúp bạn không suy nghĩ quá nhiều và thúc đẩy bạn ngừng trì hoãn
- Chia mục tiêu thành các công việc nhỏ (Lợi ích bất ngờ): Thời lượng ngắn cũng đòi hỏi bạn phải chủ động và chiến lược chia nhỏ các công việc phức tạp để lập kế hoạch cho các hoạt động cơ bản của các dự án lớn. Bạn phải chú ý đến những chi tiết nhỏ có thể bị bỏ qua và làm tăng tải trọng tinh thần của bạn
Hệ thống ba phần này tạo ra một phương pháp năng suất rộng hơn, trong đó bạn:
- Loại bỏ những công việc nhỏ nhặt, giúp bạn tập trung vào công việc quan trọng
- Tiết kiệm các nguồn lực hữu hạn như sự chú ý hoặc nỗ lực của bạn
- Bắt đầu áp dụng quy tắc chia nhỏ và chinh phục để tạo đà
- Tận hưởng cảm giác thành công sau khi hoàn thành mỗi công việc 2 phút
- Hình thành thói quen mới là hành động và sắp xếp thứ tự ưu tiên
Lợi ích của quy tắc 2 phút
Khi bạn bắt đầu áp dụng quy tắc 2 phút vào cuộc sống và thói quen hàng ngày, bạn sẽ dần nhận thấy những lợi ích sau:
- Bắt đầu luôn là phần khó nhất. Nhưng bạn có cảm thấy sợ hãi trước một công việc nếu biết rằng nó sẽ hoàn thành trong vòng chưa đầy hai phút? Tất nhiên là không! Quy tắc 2 phút khuyến khích hành động ngay lập tức bằng cách loại bỏ mọi lý do để trì hoãn công việc
- Hoàn thành các công việc dễ dàng trong hai phút sẽ loại bỏ mọi sự lộn xộn có thể làm phình to danh sách công việc hoặc làm chậm tiến độ công việc của bạn. Điều này giải phóng không gian tinh thần và nguồn lực nhận thức để tập trung vào các khía cạnh khó khăn hơn của dự án. Kết quả là, bạn làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn
- Chia nhỏ các mục tiêu hoặc công việc lớn thành các bước nhỏ hơn, dễ quản lý hơn sẽ giúp bạn dễ dàng duy trì sự tập trung và tập trung trong suốt dự án. Sự tham gia liên tục này thúc đẩy động lực giúp bạn tiếp tục tiến lên
- Danh sách công việc chưa hoàn thành có thể là nguồn gây căng thẳng và lo lắng liên tục. Nó giống như cầm một ly nước trong tay so với cầm một ly nước trong hai giờ. Bạn hoàn thành các công việc nhỏ càng sớm, chúng càng chiếm ít không gian trong đầu bạn và bạn càng ít lo lắng về chúng
- Hãy tưởng tượng cảm giác dopamine dâng trào sau hai giờ làm việc mệt mỏi so với cứ hai phút một lần. Cách thứ nhất có thể mang lại cảm giác thỏa mãn hơn, nhưng bạn cũng có nguy cơ bị kiệt sức. Mặt khác, khi hoàn thành những cột mốc nhỏ, bạn sẽ cảm thấy động lực để đạt được nhiều hơn nữa
- Áp lực của thời hạn sắp đến có thể kìm hãm sự sáng tạo và khả năng giải quyết vấn đề. Hoàn thành các công việc nhỏ hơn giảm căng thẳng, tận dụng thời gian một cách hiệu quả và giải phóng không gian tinh thần để ý tưởng sáng tạo của bạn được luồng chảy tự do
Mẹo sử dụng hiệu quả quy tắc 2 phút
Bạn đã sẵn sàng để tận dụng tối đa lợi ích của quy tắc 2 phút? Dưới đây là một số mẹo và thủ thuật có thể giúp bạn:
- Hãy cảnh giác với những công việc 2 phút xuất hiện trong ngày. Những thành công nhỏ như trả lời một email ngắn, dọn bàn làm việc, sắp xếp tài liệu hoặc trả lời cuộc gọi sẽ giúp bạn có tâm trạng tích cực. Bạn càng xác định được nhiều công việc như vậy, bạn sẽ càng làm việc hiệu quả hơn
- Gộp nhiều công việc 2 phút lại với nhau và dành một khoảng thời gian ngắn để xử lý hàng loạt tất cả chúng. Đây phải là những công việc tương tự hoặc liên quan đến nhau, thuộc cùng một loại, chẳng hạn như sắp xếp bàn làm việc hoặc phân loại email. Những khoảng thời gian 2 phút tập trung cao độ có thể giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn
- Quy tắc 2 phút là về hành động, không phải sự hoàn hảo. Hãy tưởng tượng một nhà văn đang cố gắng viết một đoạn mở đầu hoàn hảo khi bắt đầu một bài báo. Họ có thể sẽ vẫn bị mắc kẹt trong tình trạng không thể quyết định! Cách tiếp cận thông minh hơn là tiếp tục đưa ra ý tưởng — ngay cả khi cảm thấy lộn xộn hoặc không mạch lạc — cho đến khi bạn tìm thấy một điểm khởi đầu tuyệt vời
- Sử dụng quy tắc hai phút để khởi động dự án và xác định một vài bước hành động ban đầu. Bước khởi đầu nhỏ này sẽ giúp bạn xây dựng cấu trúc cho các chiến lược trong tương lai, đồng thời mang lại cảm giác thành tựu, thúc đẩy bạn tiến về phía trước với động lực mạnh mẽ
- Bạn mệt mỏi với những công việc "khẩn cấp nhưng không quan trọng" chiếm không gian trong ma trận quản lý thời gian của bạn? Sử dụng quy tắc hai phút để lọc ra những công việc bạn có thể hoàn thành trong vòng hai phút và giải quyết chúng ngay lập tức
- Sử dụng quy tắc hai phút như một khoảng thời gian nghỉ ngơi giữa các phiên làm việc tập trung. Bạn đang làm việc thì một công việc nhanh chóng xuất hiện trong đầu? Hãy chống lại sự thôi thúc muốn làm nhiều việc cùng lúc. Thay vào đó, hãy nghỉ ngơi một chút, đặt hẹn giờ hai phút và hoàn thành công việc cụ thể đó trước khi tiếp tục làm việc tập trung với tâm trí sảng khoái
- Áp dụng quy tắc 2 phút vào cuộc sống nghề nghiệp và cá nhân của bạn. Sử dụng quy tắc này trong thói quen hàng ngày sẽ giúp bạn cải thiện khả năng xác định và giải quyết các công việc chỉ mất 2 phút. Càng làm nhiều, bạn sẽ càng cảm thấy tự nhiên và năng suất của bạn sẽ tăng lên đáng kể
- Tất nhiên, bạn không cần ứng dụng hay công cụ nào để tuân theo quy tắc 2 phút, nhưng nếu bạn am hiểu công nghệ, bạn sẽ tìm thấy những ứng dụng năng suất hữu ích. Các công cụ như ClickUp có thể giúp bạn thực hành và áp dụng quy tắc 2 phút
Cách sử dụng phổ biến và ví dụ về quy tắc 2 phút
Hãy cùng xem cách sử dụng chiến lược quản lý thời gian 2 phút để tối đa hóa năng suất trong cuộc sống hàng ngày của bạn.
Kiểm soát hộp thư đến
Bị chìm trong biển email? Quy tắc 2 phút có thể là chiếc phao cứu sinh của bạn. Tìm những email mà bạn có thể xử lý trong vòng chưa đầy hai phút — và sau đó thực hiện chúng. Đây có thể là những email yêu cầu xác nhận đơn giản hoặc trả lời nhanh. Ví dụ, đó có thể là trả lời lời mời tham dự cuộc họp hoặc chia sẻ tài liệu sẵn có. Ngoài ra, bạn có thể xóa email không mong muốn hoặc đánh dấu tin nhắn để xem lại sau.
Dọn dẹp bàn làm việc nhanh chóng
Bàn làm việc bừa bộn đang đòi bạn chú ý? Bạn không cần phải bắt đầu một phiên dọn dẹp sâu. Chỉ cần làm theo quy tắc 2 phút để dọn dẹp sự bừa bộn. Bắt đầu với công việc dễ nhất trước. Có thể là sắp xếp giấy tờ, tổ chức văn phòng phẩm, vứt bỏ các tài liệu không cần thiết như hóa đơn, v.v. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy những việc nhỏ này có tác động lớn đến môi trường xung quanh và tâm trạng của bạn!
Chuẩn bị và tham gia cuộc họp
Không thể tập trung trong một cuộc họp mà lẽ ra có thể gửi email? Đóng các tab khác, tắt thông báo điện thoại và loại bỏ mọi yếu tố gây xao lãng. Buộc bản thân tập trung trong hai phút. Đặt bất kỳ câu hỏi nào bạn có về chủ đề hoặc nhanh chóng xem qua chương trình để xem nội dung cuộc họp. Bạn sẽ thấy dễ tập trung hơn.
Bắt đầu một dự án
Nói lời tạm biệt với tình trạng phân tích quá nhiều. Sử dụng quy tắc 2 phút để quản lý thời gian dự án trong giai đoạn lập kế hoạch. Bạn có thể xác định một vài bước hành động đầu tiên và dòng thời gian tương ứng. Ví dụ, bạn có thể sử dụng nó để lập danh sách công việc cấp cao và ước lượng thời gian. Hoặc bạn có thể tận dụng thời điểm này để sắp xếp thứ tự các hoạt động. Có thể là một khởi đầu nhỏ, nhưng nó sẽ tạo đủ động lực để hoàn thành dự án.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Tạo danh sách hành động dự án hoặc chuỗi hoạt động một cách dễ dàng bằng <19>Mindmaps của Clickup. Chúng giúp bạn hình dung những ý tưởng phức tạp và phân chia quy trình làm việc trong chớp mắt.
Phát triển kỹ năng một cách mượt mà
Bạn muốn học một kỹ năng mới nhưng khó tìm và dành thời gian để học? Hãy sử dụng quy tắc hai phút! Dành ra hai phút trong lịch trình của bạn, có thể là giờ ăn trưa hoặc trong giờ đi làm, để đọc về kỹ năng đó, xem video hướng dẫn hoặc nghe podcast. Chia nhỏ thời gian trong ngày và kiên trì để thành thạo kỹ năng đó.
Chiến binh sức khỏe
Muốn giảm cân hoặc lấy lại vóc dáng? Vậy thì hãy sử dụng quy tắc 2 phút! Dành 2 phút để tập thể dục; có thể là các bài tập cardio nhanh hoặc HIIT để tăng nhịp tim trước khi chuyển sang các bài tập nặng hơn. Tương tự, hãy dành 2 phút trong ngày để lên kế hoạch cho bữa ăn của ngày hôm sau. Hoặc sử dụng thời gian này để chuẩn bị một bữa ăn nhẹ nhanh chóng và lành mạnh thay vì đặt hàng. Những khoảnh khắc có chủ đích như vậy sẽ đưa bạn đến gần hơn với mục tiêu thể dục của mình.
Thách thức khi áp dụng quy tắc 2 phút [và cách vượt qua chúng]
Mặc dù quy tắc 2 phút có thành tích tuyệt vời, nhưng nó không phải là giải pháp tạm thời mà bạn có thể áp dụng cho mọi vấn đề. Dưới đây là một số thách thức bạn có thể gặp phải và một số giải pháp bạn có thể thử để khắc phục chúng:
- Một số công việc dễ bị đánh giá sai. Một công việc đơn giản như trả lời email có thể dễ dàng vượt quá thời gian 2 phút nếu bạn phải tìm kiếm tệp đính kèm hoặc viết câu trả lời chi tiết hơn. Bạn phải thực tế về thời gian cần thiết để hoàn thành công việc để tránh sự thất vọng và xung đột lịch trình
- Thế giới kỹ thuật số của chúng ta là một bãi mìn đầy những yếu tố gây xao lãng — thông báo, email, mạng xã hội — mọi thứ đều có thể nhanh chóng làm bạn mất tập trung trong vòng hai phút. Sử dụng trình chặn trang web và chế độ tập trung trên thiết bị để tắt thông báo và giảm thiểu sự gián đoạn
- Quy tắc 2 phút là về hành động, không phải sự hoàn hảo. Tuy nhiên, mong muốn lên kế hoạch hoàn hảo hoặc hoàn thiện công việc sẽ nhanh chóng làm mất đi khoảng thời gian 2 phút của bạn. Điều này sẽ gây hại nhiều hơn lợi vì bạn sẽ cảm thấy căng thẳng hơn. Đầu tiên, hãy lo về việc bắt đầu; tác phẩm hoàn hảo có thể chờ để thành hình
- Bạn có thể hoàn thành một số công việc nhỏ bằng quy tắc 2 phút. Nhưng khó khăn nằm ở việc duy trì động lực khi chuyển từ công việc này sang công việc khác. Hãy sử dụng quy tắc này chủ yếu như một điểm khởi đầu, vì bạn sẽ phải dành nhiều khối thời gian hơn để hoàn thành các công việc lớn hơn và đạt được tiến độ đáng kể
- Việc liên tục phải thực hiện những công việc nhỏ này có thể nhanh chóng khiến bạn mệt mỏi và quá tải. Sẽ đến lúc bạn khó ưu tiên công việc nào cần làm trước hoặc cảm thấy mệt mỏi khi phải ra quyết định. Hãy xử lý công việc theo lô và chuẩn bị danh sách công việc nhanh trong hai phút để tăng hiệu quả của mẹo tăng năng suất này
- Một số công việc vốn phức tạp và tốn thời gian. Bạn có thể ngồi hàng giờ để chia nhỏ công việc thành nhiều phần nhỏ hơn, nhưng bạn sẽ thấy rằng nó vẫn không phù hợp với khuôn mẫu 2 phút. Để tránh những sự thất vọng và lãng phí thời gian như vậy, hãy học cách nhận biết những công việc cần thời gian hợp lý và điều chỉnh cách tiếp cận của bạn. Nếu không phải 2 phút, thì bao lâu? Chia thời lượng này thành các khối thời gian và bắt tay vào công việc
Cách áp dụng quy tắc 2 phút bằng ClickUp
Sử dụng ClickUp để thực hành quy tắc 2 phút là một giải pháp thử nghiệm đã thực sự thành công. Nền tảng này cung cấp mọi thứ bạn có thể cần để thực hiện quy tắc 2 phút, cùng với các giải pháp để khắc phục những thiếu sót của kỹ thuật này.
ClickUp và quy tắc 2 phút là những công cụ hỗ trợ bạn tăng năng suất.
Dưới đây là cách bạn có thể tận dụng ClickUp để ghi nhận những thành công nhanh chóng trong hai phút:
Tạo danh sách công việc có thể thực hiện được
Quản lý nhiệm vụ ClickUp là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ. Có nhiều cách để chuyển đổi một mục hành động thành nhiệm vụ ClickUp — trực tiếp từ ý tưởng trong Tài liệu ClickUp sang nhiệm vụ trong tin nhắn trò chuyện và bình luận. Điều này giúp loại bỏ việc chuyển đổi bối cảnh hoặc bị phân tâm bởi những ý tưởng bất chợt nảy ra trong đầu.
Sử dụng nền tảng này để tạo danh sách tập trung dành riêng cho các công việc hai phút trong một dự án hoặc không gian làm việc. Sau đó, chuyển danh sách tùy chỉnh này thành danh sách kiểm tra tương tác, nơi bạn có thể gạch bỏ các mục sau khi hoàn thành công việc hai phút. Thật sự rất thỏa mãn.
Ngoài ra, việc thêm vào danh sách này rất dễ dàng: chọn 'Mục mới' và nhập chi tiết những việc nhỏ bạn muốn hoàn thành sau. ClickUp cũng cho phép bạn duy trì phân cấp logic các nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ thông qua lồng ghép, giúp dễ dàng áp dụng quy tắc 2 phút trong các dự án lớn hơn. Mặc dù một số người có thể thích chế độ xem Danh sách, bạn thậm chí có thể thử nghiệm các chế độ xem khác nhau, chẳng hạn như Bảng Kanban hoặc Biểu đồ Gantt, để quản lý công việc của mình.
Ưu tiên và xử lý theo lô
Không phải tất cả các nhiệm vụ 2 phút đều giống nhau. Một số nhiệm vụ khẩn cấp hoặc có tác động lớn hơn những nhiệm vụ khác. Để giải quyết vấn đề này, hãy sử dụng Tính năng Ưu tiên nhiệm vụ của ClickUp để phân loại nhiệm vụ thành các mức ưu tiên khẩn cấp, cao, bình thường và thấp. Việc này giúp tránh mệt mỏi khi ra quyết định vì ClickUp duy trì danh sách nhiệm vụ 2 phút dựa trên mức độ ưu tiên và đẩy nhiệm vụ tiếp theo lên.
Tương tự, ClickUp cho phép bạn nhóm các nhiệm vụ 2 phút tương tự lại với nhau. Ví dụ: bạn có thể kết hợp việc trả lời email với chia sẻ cập nhật nhiệm vụ hoặc duy trì lịch trình của mình. Điều này cho phép bạn hoàn thành nhiều nhiệm vụ trong các đợt làm việc song song kéo dài 2 phút.
Nếu bạn để ý, cả hai mẹo này đều giúp bạn vượt qua giới hạn của quy tắc 2 phút và cải thiện năng suất!
Cũng nên đọc: Cách đặt ưu tiên nhiệm vụ trên ClickUp
Theo dõi và phân chia thời gian
ClickUp đi kèm với tính năng theo dõi thời gian. Công cụ Theo dõi thời gian dự án trên ClickUp cho phép bạn áp dụng quy tắc 2 phút vào thực tế. Đặt ước lượng thời gian hai phút cho các công việc để đảm bảo bạn luôn tập trung và tránh bị sa lầy hoặc lạc hướng. Nó cũng giúp đánh giá kỹ năng ước lượng thời gian của bạn và hiệu quả tổng thể của quy tắc hai phút đối với các công việc cụ thể. Bạn sẽ thấy rằng, sẽ có những lúc một số mục tiêu lớn không phù hợp với khuôn mẫu 2 phút, và đây sẽ là bài kiểm tra quyết định của bạn.
Ngoài ra, hãy sử dụng tính năng nhắc nhở và ngày đáo hạn để theo dõi các công việc nhỏ. Một thói quen tốt là đặt khoảng bốn nhắc nhở hàng ngày — sáng sớm, trước bữa trưa, sau bữa trưa và buổi tối — để kiểm tra danh sách công việc 2 phút của bạn và ghi lại những việc nhỏ có thể bị bỏ sót.
Tự động hóa quy trình làm việc
Được rồi, một mẹo nhỏ không ai nói cho bạn biết về những công việc 2 phút — tự động hóa tất cả những gì bạn có thể. Ngay cả khi chỉ mất 2 phút thời gian của bạn, tại sao bạn lại lãng phí nó nếu có thể tự động hóa? Vì lý do này, hãy thoải mái triển khai tính năng tự động hóa tùy chỉnh của ClickUp để xử lý các công việc cấp thấp và lặp đi lặp lại. Cho dù đó là phân công nhiệm vụ, gửi email xác nhận nhanh hay đánh dấu lịch trong lịch của bạn, ClickUp Automation sẽ giúp bạn giải quyết những việc nhỏ nhặt này để bạn có thể tập trung vào những công việc khó khăn hơn trong hai phút.
Điều này, cùng với việc bạn có thể tích hợp ClickUp với hầu hết mọi thứ, giúp bạn dễ dàng xây dựng một kho lưu trữ chi tiết, tập trung các nhiệm vụ 2 phút trên các nền tảng khác nhau. Đồng thời, bạn còn có tính năng Tìm kiếm toàn cầu giúp bạn có thể tìm kiếm toàn bộ công nghệ của mình!
Tạo mẫu thành công
Tại sao phải lãng phí thời gian để làm lại những việc đã có sẵn? ClickUp cung cấp một thư viện phong phú các mẫu sẵn sàng sử dụng, giúp bạn giải quyết vấn đề trong tích tắc. Bạn sẽ ngạc nhiên về mức độ toàn diện và chu đáo của từng mẫu.
Vì chúng ta đang tập trung vào quy tắc 2 phút, Mẫu Hoàn thành công việc của ClickUp là lựa chọn cực kỳ phù hợp cho những ai muốn bắt đầu áp dụng kỹ thuật này. Mẫu này thể hiện những lời dạy của David Allen và giúp bạn dễ dàng hoàn thành công việc! Từ sắp xếp công việc đến sắp xếp thứ tự ưu tiên, hãy sử dụng mẫu này để tận hưởng quy trình làm việc trơn tru và hiệu quả hơn.
Mặc dù mẫu trên dành cho người dùng cấp cao, ClickUp cũng có các mẫu thân thiện với người mới bắt đầu về khung GTD.
Hãy xem Mẫu danh sách việc cần làm trên ClickUp. Mẫu này chuyển đổi các công việc của bạn thành một danh sách đơn giản mà bạn có thể hoàn thành từng phần để đạt năng suất tối đa. Sử dụng chế độ xem Bảng để xem các công việc được nhóm theo trạng thái của chúng. Đơn giản chỉ có vậy.
Tận dụng sức mạnh của trí tuệ nhân tạo (AI)
ClickUp Brain là vũ khí bí mật để tăng cường hiệu quả của quy tắc 2 phút. Nó tăng cường tất cả các cách ClickUp giúp bạn tuân theo quy tắc 2 phút, biến nền tảng này thành một công cụ năng suất mạnh mẽ.
Bạn đang bận rộn với công việc thì một nhiệm vụ chỉ mất 2 phút xuất hiện? Chỉ cần yêu cầu Brain ghi chú lại (hoặc tốt hơn là thêm vào danh sách công việc 2 phút) mà không cần chuyển đổi bối cảnh. ClickUp Brain thậm chí có thể xác định mức độ ưu tiên của nhiệm vụ và bất kỳ sự phụ thuộc lẫn nhau nào cho bạn! Bạn phải trả lời email? Hãy để Brain làm việc đó cho bạn — khả năng là vô hạn.
Là một công cụ AI, Brain học hỏi liên tục từ thói quen và phong cách làm việc của bạn. Điều này kết hợp với công cụ theo dõi thời gian tích hợp sẵn giúp ước lượng thời gian dễ dàng hơn. Hỏi Brain một công việc cụ thể thường mất bao lâu, Brain sẽ cho bạn một ước lượng thực tế.
Về cơ bản, mọi việc bạn làm bằng ClickUp, bạn đều có thể làm tốt hơn với Brain.
Hai Phút Có Thể Thay Đổi Cuộc Đời Bạn!
Trong thế giới hiện đại, hai phút có thể không nhiều. Hy vọng bài viết này đã thay đổi cách nhìn của bạn.
Cho dù là bắt đầu một nhiệm vụ khó khăn hay hoàn thành danh sách công việc dài dằng dặc, quy tắc 2 phút có thể giúp bạn tối đa hóa năng suất. Chỉ cần xuất hiện và giữ cam kết, bạn đã thắng một nửa trận chiến. Một khi đã đến đó, hầu như không có gì có thể cản trở thành công của bạn. Chỉ cần lưu ý những cạm bẫy thỉnh thoảng được chia sẻ ở trên, bạn sẽ thành công mỹ mãn.
Ngoài ra, hãy sử dụng ClickUp — hoàn toàn miễn phí. Đăng ký chỉ mất chưa đầy hai phút, đây là cách tốt để bắt đầu thực hành quy tắc hai phút! Hãy đăng ký và dùng thử ClickUp ngay hôm nay!