Làm thế nào để tránh sai lầm trong kế hoạch?

Tràn đầy tự tin (quá mức) sau khi xây dựng thành công kênh đào Suez, Ferdinand de Lesseps đã cố gắng xây dựng một kênh đào ngang qua eo đất Panama. Thật không may, ông đã đánh giá quá thấp những thách thức kỹ thuật của địa hình Panama.

Bị bệnh tật và thiếu kinh nghiệm chuyên môn, ông phải từ bỏ dự án vào năm 1889. Công ty của ông phá sản sau khi chi 287 triệu đô la cho dự án này.

De Lesseps là nạn nhân của cái mà các nhà tâm lý học Daniel Kahneman và Amos Tversky gọi là "sai lầm trong kế hoạch"

Sai lầm trong lập kế hoạch là gì? Tại sao chúng ta dễ mắc phải sai lầm này? Những thành kiến của chúng ta thể hiện như thế nào trong công việc và cuộc sống? Và chúng ta có thể làm gì để giảm thiểu sai lầm trong lập kế hoạch? Đọc tiếp để tìm hiểu!

Hiểu chi tiết về sai lầm trong kế hoạch

Năm 1979, các nhà tâm lý học Kahneman và Tversky định nghĩa sai lầm trong lập kế hoạch là "khuynh hướng đánh giá thấp thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc trong tương lai, một phần do quá tin tưởng vào các kịch bản thực hiện quá lạc quan. "

Nói một cách đơn giản, sai lầm trong kế hoạch là một sai lệch nhận thức khiến bạn đánh giá thấp thời gian hoàn thành công việc và đánh giá quá cao khả năng hoàn thành công việc của mình.

Một số đặc điểm của sai lầm trong kế hoạch như sau:

Tại sao điều này lại xảy ra?

Lý do dẫn đến sai lầm trong kế hoạch

Con người nhận thức các sự kiện một cách không cân bằng. Chúng ta có mong muốn bẩm sinh là luôn tích cực và hy vọng. Chúng ta muốn tin rằng mình có sức mạnh và khả năng kiểm soát để hoàn thành công việc, ngay cả khi tất cả bằng chứng cho thấy điều ngược lại. Đây là lý do tại sao.

Chúng tôi thích ly nước nửa đầy

Khi bắt đầu lập kế hoạch cho một dự án, chúng ta thường tập trung vào những mặt tích cực. Chúng ta tin rằng mình đã học được bài học từ những thất bại trong quá khứ và ngày nay đã giỏi hơn. Chúng ta muốn lập một kế hoạch khiến chúng ta trông và cảm thấy tốt.

Bạn đã bao giờ nghe một nhà phát triển nói, "Đó là một lỗi nhỏ chỉ mất năm phút để sửa"? Nhà phát triển tin rằng họ có đủ kỹ năng để khắc phục lỗi trong năm phút, nhưng thực tế lại hoàn toàn khác.

Chúng tôi kháng cự lại sự thay đổi

Thay đổi đòi hỏi chúng ta phải điều chỉnh chế độ xem ban đầu về thế giới. Trong quá trình thực hiện một dự án, nếu chúng ta nhận được thông tin mới cho thấy chúng ta đang đi sai hướng, chúng ta sẽ phản ứng bằng cách từ chối thông tin đó.

Các nhà quản lý dự án thường bỏ qua những sai lệch lớn trong tiến độ vì cho rằng đó chỉ là những sai sót nhỏ do ảnh hưởng của thiên vị cố định. Họ cố định suy nghĩ của mình vào kế hoạch ban đầu thay vì thông tin mới.

Chúng tôi không thích thông tin tiêu cực

Khi chúng ta đang thực hiện một dự án, đặc biệt là khi đã hoàn thành một lượng công việc đáng kể, chúng ta không muốn nghe tin xấu. Chúng ta bỏ qua những thông tin thách thức quan điểm lạc quan của mình vì nó có thể làm gián đoạn toàn bộ dự án.

Trên thực tế, chúng ta coi những người coi trọng thông tin tiêu cực là những người hoài nghi hoặc bi quan. Kết quả là, áp lực từ đồng nghiệp và xu hướng tuân theo số đông khiến họ chấp nhận quan điểm phổ biến.

Chúng tôi luôn lạc quan

Những người nhảy bungee tin rằng họ có nguy cơ bị thương thấp hơn những người nhảy khác, mặc dù thực tế không có dữ liệu nào hỗ trợ điều này. Trong một ví dụ thực tế hơn, chúng ta cho rằng quản lý một công việc toàn thời gian và một công việc phụ là điều dễ dàng! Đây là những ví dụ điển hình về thiên hướng lạc quan.

Nghiên cứu cho thấy rằng thiên hướng lạc quan là một trong những thiên hướng phổ biến và nhất quán nhất của con người. Nó bắt nguồn từ hai xu hướng nhận thức: Mọi người thường đánh giá quá cao khả năng xảy ra các sự kiện tích cực và đánh giá quá thấp khả năng xảy ra các sự kiện bất lợi.

Xu hướng và áp lực xã hội để duy trì một quan điểm tích cực không thực tế dẫn đến sự tự tin thái quá, đánh giá rủi ro kém và thiếu kế hoạch dự phòng.

Sự thiên vị lạc quan thúc đẩy sai lầm trong kế hoạch của các nhà quản lý dự án theo một số cách quan trọng.

Lý do của chúng tôi được thúc đẩy bởi

Lý luận có động cơ là một dạng thiên vị cảm tính, trong đó bạn chấp nhận bằng chứng phù hợp với niềm tin hiện tại của mình và từ chối bất kỳ thông tin nào trái ngược với trạng thái tâm lý đó.

Ví dụ, nếu khách hàng của bạn muốn phát triển một trang web trong hai tuần, nhưng bạn biết rằng việc thực hiện dự án sẽ mất nhiều thời gian hơn, bạn đồng ý với điều đó. Bạn tự thuyết phục mình rằng chỉ có năm trang, bạn đã có mẫu, nội dung đã sẵn sàng, v.v.

Đây là cách điều này thúc đẩy sai lầm trong kế hoạch:

Chúng ta đều có chút thiên vị, tự tin, lạc quan và đầy động lực. Vậy thì có sao đâu, bạn có thể hỏi.

Tác động tiêu cực của sai lầm trong lập kế hoạch đối với việc lập kế hoạch dự án

Khi bạn mắc phải sai lầm trong kế hoạch, bạn có thể sẽ làm sai nhiều việc. Điều này có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.

Hiểu sai dòng thời gian: Sai lầm trong kế hoạch khiến các nhóm đánh giá thấp thời gian cần thiết để hoàn thành các dự án sáng tạo. Bạn có thể quá tự tin đến mức không dành không gian cho thử nghiệm, thất bại và làm lại. Điều này dẫn đến dự đoán thời gian quá lạc quan, không tính đến toàn bộ phạm vi của dự án.

Ngân sách thấps: Khi bạn tự thuyết phục mình rằng một việc có thể hoàn thành nhanh chóng, bạn cũng đánh giá thấp các nguồn lực cần thiết. Vì vậy, bạn có thể chỉ thuê một nhà văn để hoàn thành một cuốn sách điện tử, trong khi thực tế cần có sự tham gia của một nhà văn, một trình chỉnh sửa và một nhà thiết kế.

Bỏ qua rủi ro bên ngoài: Sai lầm trong kế hoạch hoạt động như một tấm màn che mắt, khiến các nhóm tập trung quá mức vào các công việc cụ thể và bỏ qua các rủi ro bên ngoài, như môi trường pháp lý, cạnh tranh, động thái thị trường, v.v.

Áp lực tự đặt ra: Các nhóm cảm thấy buộc phải đưa ra dòng thời gian quá lạc quan để dự án được phê duyệt và cấp vốn, ngay cả khi họ biết rằng các ước tính là không thực tế. Điều này tạo ra áp lực, khiến nhân viên dễ thất bại và kiệt sức.

Sự kìm hãm đổi mới: Các dự án đổi mới rất phức tạp và không chắc chắn, khiến việc ước lượng thời gian và nguồn lực cần thiết trở nên khó khăn. Trong những trường hợp như vậy, việc lập kế hoạch dự án rất dễ bị sai lệch. Đánh giá thấp thời gian cần thiết để tạo ra một thứ hoàn toàn mới sẽ làm suy yếu chính mục tiêu mà bạn đã đặt ra cho mình.

Nếu bạn đang chế giễu vì cho rằng chỉ những người trẻ tuổi hoặc quá nhiệt tình mới dễ mắc phải sai lầm trong lập kế hoạch, hãy suy nghĩ lại.

Ví dụ thực tế về sai lầm trong lập kế hoạch

Sai lầm trong kế hoạch không phân biệt giữa phát triển phần mềm nhỏ và các dự án cơ sở hạ tầng lớn. Dưới đây là những ví dụ về cách các kế hoạch không thực tế, thành kiến, áp lực và kỳ vọng của cổ đông đã ảnh hưởng đến những nỗ lực to lớn trong lịch sử.

Nhà hát Opera Sydney

Là một trong những công trình kiến trúc nổi tiếng nhất thế giới, việc xây dựng Nhà hát Opera Sydney đã bị trì hoãn ít nhất một thập kỷ do những sai lầm trong kế hoạch. Ước lượng ban đầu, theo báo cáo năm 1957, là 7 triệu đô la, với thời gian hoàn thành dự kiến là sáu năm. Một phiên bản thu nhỏ của công trình ban đầu cuối cùng đã được khánh thành 16 năm sau đó với chi phí 102 triệu đô la!

Nhà hát Opera Sydney gặp khó khăn vì:

Đường sắt Canadian Pacific

Năm 1871, thuộc địa British Columbia đồng ý trở thành một phần của Canada. Đổi lại, Canada hứa sẽ xây dựng một tuyến đường sắt xuyên lục địa kết nối các vùng lãnh thổ.

Dự án, dự kiến hoàn thành vào năm 1881 với tín dụng 25 triệu đô la, đã kéo dài thêm bốn năm so với kế hoạch và cần thêm 22,5 triệu đô la tiền vay. Đây là lý do tại sao.

Trang web Healthcare.gov

Ngày 20 tháng 10 năm 2013, Tổng thống Barack Obama phát biểu: "Không có gì để che đậy: trang web hoạt động quá chậm, người dân gặp khó khăn trong quá trình đăng ký và tôi nghĩ rằng không ai cảm thấy thất vọng hơn tôi về điều này." Ông đang nói về trang web healthcare.gov được mong đợi từ lâu.

Một trong những nguyên nhân chính dẫn đến thất bại lớn này là sai lầm trong kế hoạch.

Điểm tích cực từ thất bại này là bạn không phải là người duy nhất lên kế hoạch cho một dự án phát triển phần mềm kéo dài 12 tháng nhưng lại kéo dài đến 18 tháng và hơn thế nữa.

Hoặc có thể bạn có thể tha thứ cho bản thân vì đã dành 15 phút để dọn dẹp nhà cửa, chỉ để nhận ra rằng mình vẫn đang dọn dẹp sau ba giờ?

Sai lầm trong kế hoạch có ảnh hưởng đến cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của chúng ta. Nó tạo ra áp lực không cần thiết, khiến chúng ta chìm đắm trong những định kiến và gây ra chu kỳ làm việc quá sức hoặc hiệu suất thấp. Để tránh điều đó, bạn cần dữ liệu, khung kế hoạch và một tâm trí cởi mở.

Cách tránh sai lầm trong kế hoạch

Tin rằng bạn có thể hoàn thành việc gì đó trong thời gian ngắn hơn thời gian thực tế là một trong những lỗi phán đoán phổ biến nhất, cả trong cuộc sống cá nhân và công việc.

Giải pháp: thực hành, thực hành và thực hành. Cần phải thực hành để nhận ra mình đang rơi vào bẫy sai lầm trong kế hoạch và cần thực hành nhiều hơn nữa để hình thành thói quen xây dựng các cấu trúc ngăn mình sa ngã.

Dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách tiếp cận với ý định, quy trình và phần mềm lập kế hoạch chiến lược phù hợp như ClickUp.

Tin tưởng vào dữ liệu lịch sử

Xem thời gian hoàn thành công việc lần trước từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Sử dụng kỹ thuật dự báo lớp tham chiếu — về cơ bản, là quá trình dự báo tương lai dựa trên các công việc tương tự, tình huống trong quá khứ và kết quả.

Bằng cách phân tích các dự án tương tự trong quá khứ, bạn có thể đưa ra dự đoán chính xác dựa trên các mẫu chậm trễ, thách thức và rủi ro chi phí dự án.

Thu thập và lưu trữ dữ liệu lịch sử là phần khó nhất đối với hầu hết các doanh nghiệp. Các công cụ lập kế hoạch dự án của ClickUp được thiết kế để thu thập và sắp xếp thông tin về tiến trình công việc của bạn.

ClickUp Time Tracking cho phép bạn theo dõi thời gian thực hiện một nhiệm vụ. Chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp cho phép các nhóm ghi lại thời gian rảnh rỗi của họ và các quản lý dự án phân bổ nguồn lực phù hợp. ClickUp Goals cho phép bạn đặt mục tiêu và theo dõi tiến độ trong thời gian thực.

Nếu bạn đang phát triển một sản phẩm, ClickUp cho Kế hoạch Sản phẩm có mọi thứ bạn cần để tránh sai lầm trong kế hoạch, bao gồm ước lượng, theo dõi thời gian và bảng điều khiển có thể tùy chỉnh. Nó không để bất cứ điều gì cho sự may rủi hay sự lạc quan thái quá của bạn!

Đặt ra mục tiêu thực hiện

Ý định thực hiện là những chiến lược "nếu-thì-thế" được sử dụng để điều chỉnh hành vi của bản thân hoặc tạo thói quen. Chúng là những cách đơn giản, thực tế và có thể thực hiện được để hướng tới các mục tiêu quản lý dự án.

Đặt ra các mục tiêu thực hiện cụ thể về cách thức và thời gian hoàn thành công việc. Sử dụng các câu "nếu-thì", chẳng hạn như:

Sử dụng công cụ quản lý dự án như ClickUp cung cấp một cách đơn giản và trực quan để xử lý các phụ thuộc. Nhiệm vụ ClickUp cho phép bạn kết nối các mục và thêm phụ thuộc để bạn không bao giờ bỏ lỡ một nhiệm vụ nào. Sử dụng chế độ xem biểu đồ Gantt để hình dung tác động của sự chậm trễ và thực hiện các thủ tục khắc phục phù hợp.

Khi cần, hãy thực hiện phân tích SOAR kỹ lưỡng để xác định điểm mạnh, cơ hội, nguyện vọng và kết quả của bạn.

Tiếp cận dự án theo cách này sẽ giúp vượt qua sự lạc quan thái quá bằng cách cố tình xem xét các tình huống bất lợi.

Thử hiệu ứng phân đoạn

Trong giáo dục, hiệu ứng phân đoạn nhằm cải thiện kết quả học tập bằng cách chia bài học thành các đoạn nhỏ thay vì các phần liên tục.

Trong quản lý dự án, điều này đơn giản có nghĩa là chia một dự án lớn thành nhiều phần nhỏ hơn, giúp dự án dễ quản lý hơn. Trong quá trình thực hiện, hãy cân nhắc những điều sau đây.

Sử dụng phương pháp ước lượng ba điểm

Sử dụng phương pháp ước tính ba điểm để chống lại sai lầm trong lập kế hoạch và phát triển dòng thời gian dự án thực tế hơn. Phương pháp này bao gồm ba kịch bản khác nhau khi ước tính thời lượng công việc.

Trung bình có trọng số của ba con số này cho kết quả ước lượng khả dĩ nhất cho công việc. Hãy thử tạo ước lượng ba điểm cho thời gian thực hiện mỗi công việc với ClickUp Time Estimates.

Đừng tái phát minh bánh xe

Các nhà quản lý dự án thường dựa vào trực giác để ước tính thời gian hoàn thành một công việc. Điều này dẫn đến việc tính toán không cần thiết lặp đi lặp lại. Hãy tránh điều đó bằng các mẫu tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn.

Các mẫu miễn phí và có thể tùy chỉnh của ClickUp

Kế hoạch trước dự án: Mẫu tài liệu lập kế hoạch của ClickUp giúp thiết lập nhóm dự án để đạt được thành công bằng cách ghi lại các mục tiêu, mục đích và các mục hành động. Nó cũng giúp chia nhỏ các công việc thành các phần dễ quản lý để hoàn thành nhanh hơn.

Lập kế hoạch dự án: Mẫu Lập kế hoạch dự án của ClickUp là một khung công việc thân thiện với người mới bắt đầu để lập kế hoạch công việc trong tương lai ngay lập tức. Mẫu này cung cấp cho bạn cấu trúc để phát triển kế hoạch, tổ chức công việc, sắp xếp các hoạt động có tác động lớn và điều phối các thành viên trong nhóm, tất cả ở một nơi.

Ra quyết định: Mẫu tài liệu Khung ra quyết định của ClickUp giúp bạn nhanh chóng và chính xác cân nhắc những ưu và nhược điểm của bất kỳ quyết định nào bằng cách:

Hãy là một người bi quan

Theo quan niệm phổ biến, những người bi quan có nhiều khả năng sống sót sau ngày tận thế zombie vì họ luôn cảnh giác, lập kế hoạch cho những tình huống xấu nhất, đưa ra những quyết định khó khăn và từ bỏ những định kiến.

Mặc dù quản lý dự án không phải lúc nào cũng giống như ngày tận thế của thây ma, nhưng một chút bi quan cũng có ích.

Một quan điểm bi quan dẫn đến những đánh giá thực tế hơn, tạo ra các biện pháp dự phòng và ứng phó khẩn cấp. Nó sẽ thúc đẩy bạn nhìn lại dữ liệu trong quá khứ và xác định mọi thứ có thể xảy ra, giúp bạn hiểu rõ hơn về điểm mạnh và điểm yếu của mình.

Còn gì tốt hơn một người bi quan? Một người bi quan có công cụ phù hợp để hình dung kế hoạch dự án và đánh giá chúng.

Tất cả trừ sự thiên vị: Tránh sai lầm trong lập kế hoạch với ClickUp

Daniel Kahneman, trong cuốn sách " Thinking, Fast and Slow " (Nghĩ nhanh, nghĩ chậm) đã nói: "Hầu hết chúng ta đều xem thế giới tốt đẹp hơn thực tế, xem bản thân tốt hơn thực tế và xem mục tiêu mình đặt ra dễ đạt được hơn thực tế. "

Những gì Ferdinand de Lesseps không thể làm, Hoa Kỳ đã hoàn thành với Kênh đào Panama. Họ làm theo đúng sách vở, sử dụng dữ liệu lịch sử một cách cẩn thận để đưa ra những ước tính thực tế, lập kế hoạch cho mọi kết quả có thể xảy ra, tiến hành khảo sát kỹ lưỡng và điều phối mọi bên liên quan đến dự án. Họ đã hoàn thành dự án trong mười năm.

Bất chấp vô số ví dụ cảnh báo, sai lầm trong lập kế hoạch là một sai lầm nhận thức phổ biến khiến mọi người và các nhóm đánh giá thấp thời gian, chi phí và rủi ro của các công việc và dự án trong tương lai.

Mặc dù bạn có thể dùng tất cả ý chí để tránh điều đó, nhưng cài đặt các hệ thống phù hợp có thể giúp ích hơn.

Phần mềm giải quyết vấn đề và quản lý rủi ro như ClickUp là một trong những công cụ hiệu quả nhất để đưa ra các quyết định thực tế, dựa trên dữ liệu. Với các tính năng quản lý dự án, tập trung vào dữ liệu, mẫu trực quan và AI được thiết kế chuyên dụng, ClickUp giúp cấu trúc suy nghĩ và làm rõ quá trình ra quyết định của bạn. Hãy dùng thử ClickUp. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay.