"Không có đủ thời gian trong ngày." Chúng ta đều có thể đồng cảm với câu nói này.
Bị ngập trong công việc và danh sách việc cần làm có thể khiến ngay cả những chuyên gia có động lực nhất cũng cảm thấy choáng ngợp.
Tin tốt là gì? Câu trả lời không nằm ở việc làm việc nhiều giờ hơn mà là làm việc thông minh hơn bằng cách tối đa hóa năng suất. Lập kế hoạch ngày làm việc hiệu quả cho phép bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc và giảm thiểu sự phân tâm để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, bất kể mức độ kinh nghiệm của bạn.
Điều này bao gồm xác định các kỳ năng suất cao nhất của bạn, lên lịch công việc một cách chiến lược và tạo ra một hệ thống giúp bạn tập trung và tiến về phía trước.
Kiểm soát ngày làm việc của bạn có thể ngăn ngừa tình trạng kiệt sức, duy trì năng suất và mang lại cảm giác kiểm soát và hài lòng mới mẻ.
Lợi ích của việc lập kế hoạch cho ngày làm việc
Dành vài phút để lập kế hoạch cho ngày làm việc có thể trở thành một cách hiệu quả để tránh mệt mỏi. Thói quen đơn giản này mang lại nhiều lợi ích, biến bạn từ một người bận rộn với công việc thành một người có năng suất cao.
Đây chỉ là một số lợi ích:
- Tối đa hóa năng suất: Lập kế hoạch hàng ngày giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc quan trọng nhất. Chia nhỏ các dự án lớn thành các bước dễ quản lý và phân bổ thời gian thực tế để tránh trì hoãn và hoàn thành mục tiêu một cách có hệ thống
- Quản lý thời gian thành thạo: Lập kế hoạch hàng ngày giúp bạn nắm rõ khối lượng công việc, cho biết bạn có thể hoàn thành bao nhiêu việc trong một ngày. Điều này cho phép bạn sắp xếp công việc hiệu quả, giảm thiểu sự phân tâm và tránh tình trạng gấp rút vào phút chót làm mất thời gian của bạn
- Giảm căng thẳng và lo lắng: Sự không chắc chắn của một ngày không có kế hoạch có thể là nguồn căng thẳng đáng kể liên quan đến công việc. Lập kế hoạch cung cấp một lộ trình rõ ràng, loại bỏ sự phân vân liên tục về các ưu tiên
- Tăng cảm giác thành công: Trong suốt ngày làm việc, việc đánh dấu các công việc đã hoàn thành trong danh sách công việc mang lại cảm giác tiến độ công việc rất thỏa mãn. Lập kế hoạch giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên và hoàn thành các mục tiêu quan trọng nhất, từ đó tăng cảm giác thành công và sự hài lòng trong công việc
- Cải thiện khả năng tập trung và ra quyết định: Việc liên tục chuyển đổi công việc và quản lý phản ứng gây ra mệt mỏi trong việc ra quyết định. Lập kế hoạch hàng ngày cho phép bạn dành thời gian tập trung vào các công việc cụ thể, giảm thiểu sự phân tâm và cho phép ra quyết định cân nhắc hơn
Đầu tư một ít thời gian vào việc lập kế hoạch cho ngày làm việc là đầu tư cho sức khỏe tổng thể và thành công nghề nghiệp của bạn.
Những thách thức thường gặp trong việc lập kế hoạch cho ngày làm việc của bạn
Mặc dù lợi ích của việc lập kế hoạch cho ngày làm việc là không thể phủ nhận, nhưng việc thực hiện nó có thể gặp nhiều thách thức. Hãy cùng khám phá một số trở ngại phổ biến:
1. Những thách thức liên quan đến công việc từ xa
Làm việc tại nhà mang lại sự linh hoạt nhưng cũng có thể gây ra những phiền nhiễu trong gia đình, dễ làm bạn lạc khỏi lịch trình đã lên kế hoạch cẩn thận, đặc biệt là nếu bạn không có thói quen buổi sáng cố định.
2. Ảnh hưởng của việc trì hoãn
Sự trì hoãn thường được ngụy trang dưới vỏ bọc bận rộn. Các công việc quan trọng bị gạt sang một bên, đè nặng lên chúng ta, khiến chúng ta rơi vào trạng thái hoảng loạn. Thiếu cấu trúc rõ ràng trong ngày làm việc tạo ra môi trường hoàn hảo cho kẻ thù của năng suất và là yếu tố cản trở việc quản lý thời gian.
3. Sự quan trọng của kỷ luật
Tuân thủ kế hoạch đòi hỏi sự kỷ luật vững vàng. Các cuộc họp bất ngờ, email khẩn cấp hoặc thiếu ý chí có thể làm xáo trộn lịch trình của bạn. Duy trì sự tập trung và chống lại các yếu tố gây xao lãng trở thành một cuộc chiến liên tục.
Phương pháp lập kế hoạch cho ngày làm việc của bạn
Có nhiều phương pháp khác nhau để lập kế hoạch cho ngày làm việc của bạn. Phương pháp phù hợp với bạn tùy thuộc vào sở thích và phong cách làm việc của bạn.
Dưới đây là một số phương pháp phổ biến:
Lập kế hoạch hàng ngày
Sử dụng sổ kế hoạch là một phương pháp cổ điển để lập kế hoạch cho ngày của bạn. Sổ kế hoạch hàng ngày cho phép bạn lên lịch cho từng sự kiện, cuộc hẹn, việc vặt và công việc hàng ngày. Bạn cũng có thể sử dụng sổ kế hoạch để tạo các công việc lặp lại, đặt ngày đáo hạn và theo dõi tiến độ để đảm bảo hoàn thành tất cả các công việc trong ngày.
Phương pháp này bao gồm việc dành ra một khoảng thời gian cụ thể mỗi ngày, lý tưởng nhất là vào buổi sáng, để lập kế hoạch cho ngày hôm đó. Xem lại danh sách công việc cần làm, sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng, đồng thời ước lượng thời gian hoàn thành thực tế.
Điều này cho phép bạn giải quyết các công việc quan trọng nhất trước tiên và tránh cảm thấy quá tải bởi khối lượng công việc khổng lồ.
Giữ mọi thứ ngăn nắp với Mẫu Lập kế hoạch hàng ngày của ClickUp. Mẫu mạnh mẽ này không chỉ là một danh sách kiểm tra đơn giản. Nó cho phép bạn
- Lập kế hoạch cá nhân: Sắp xếp công việc thành các danh mục như 'Cuộc sống cá nhân', 'Công việc' hoặc 'Mục tiêu'. Điều này cho phép bạn hình dung toàn bộ ngày của mình, đảm bảo sự cân bằng lành mạnh giữa công việc, cam kết cá nhân và mục tiêu tự cải thiện bản thân
- Xếp thứ tự ưu tiên một cách chính xác: Mẫu Lịch trình hàng ngày cho phép bạn xếp thứ tự ưu tiên các công việc dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp. Tập trung vào những việc quan trọng nhất trước tiên, đảm bảo bạn hoàn thành các hoạt động quan trọng nhất và tránh cảm thấy bị sa lầy vào các mục ít khẩn cấp hơn
- Theo dõi tiến độ một cách rõ ràng: Mẫu này cung cấp các công cụ trực quan như biểu đồ và bảng để theo dõi tiến độ của bạn trong ngày. Xem thành quả của bạn chồng lên nhau, giúp bạn duy trì sự tập trung và đi đúng hướng
Chia thời gian thành các khối
Chia thời gian thành các khối bao gồm việc phân bổ các khoảng thời gian cụ thể cho từng công việc trong danh sách việc cần làm. Danh sách việc cần làm giúp hoàn thiện phương pháp này và đảm bảo tập trung vào từng hoạt động, giảm thiểu sự phân tâm và chuyển đổi bối cảnh (chi phí tinh thần khi chuyển từ công việc này sang công việc khác).
Bạn có thể lên lịch các khối thời gian cho email, tham dự cuộc họp, các phiên làm việc tập trung và thậm chí cả thời gian nghỉ ngơi. Điều này tạo ra một bản đồ trực quan cho ngày của bạn, thúc đẩy hiệu quả và tối đa hóa thời gian có sẵn.
Tận dụng các mẫu quản lý thời gian như Mẫu chặn lịch của ClickUp để hợp lý hóa quy trình quản lý thời gian của bạn. Mẫu này không chỉ là một lịch đơn giản, mà còn cung cấp cho bạn các công cụ để tạo lịch làm việc tùy chỉnh và hiệu quả:
- Lập kế hoạch thực tế: Bạn có thể sử dụng mẫu để ước lượng thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ. Chế độ xem bảng ClickUp cho phép bạn xây dựng lịch trình tùy chỉnh, cung cấp cho bạn một bản trình bày trực quan chính xác và cá nhân hóa về các hoạt động đã lên kế hoạch trong ngày
- Quản lý công việc dễ dàng: Phân công nhiệm vụ từ danh sách việc cần làm vào các khối thời gian cụ thể trong lịch trình hàng ngày của bạn. ClickUp giúp bạn dễ dàng theo dõi khối lượng công việc và đảm bảo mọi việc được hoàn thành
- Theo dõi và điều chỉnh: Mẫu này cho phép bạn xem lại lịch trình và điều chỉnh khi cần thiết trong ngày. Bảng điều khiển của ClickUp sẽ cho phép bạn theo dõi tiến độ và xác định các lĩnh vực mà bạn có thể cần chuyển trọng tâm
Các lĩnh vực tập trung trong tuần
Các lĩnh vực trọng tâm hàng tuần là những công việc quan trọng mà bạn muốn hoàn thành trong tuần. Các lĩnh vực này đại diện cho những ưu tiên hàng đầu trong lịch trình hàng tuần và mục tiêu tổng thể của bạn, giúp bạn lập kế hoạch cho tuần và định hướng cho kế hoạch hàng ngày.
Dưới đây là cách tích hợp các lĩnh vực tập trung hàng tuần vào tuần làm việc của bạn:
- Đánh giá hàng tuần: Dành một chút thời gian vào cuối mỗi tuần hoặc đầu tuần mới để nhìn lại những thành tựu của bạn và xác định các ưu tiên sắp tới
- Xác định 2–3 lĩnh vực trọng tâm: Chọn 2–3 mục tiêu chính mà bạn muốn đạt được trong tuần tới. Đây có thể là các cột mốc của dự án, báo cáo cần hoàn thành hoặc các sáng kiến chiến lược cần triển khai
- Phân chia công việc lớn: Đối với mỗi lĩnh vực trọng tâm hàng tuần, xác định các công việc hoặc kết quả cụ thể góp phần đạt được các mục tiêu lớn hơn. Điều này sẽ tạo ra một lộ trình cho kế hoạch hàng ngày của bạn
- Tích hợp hàng ngày: Khi lập kế hoạch cho ngày làm việc, hãy đảm bảo mỗi công việc đóng góp vào một lĩnh vực trọng tâm cụ thể trong tuần. Điều này giúp bạn tập trung vào những việc thực sự quan trọng
- Tính linh hoạt là chìa khóa: Những điều bất ngờ là không thể tránh khỏi. Nếu tuần của bạn có những sự kiện không lường trước, hãy xem lại các lĩnh vực trọng tâm và kế hoạch hàng ngày của bạn nếu cần. Duy trì tính linh hoạt cho phép bạn thích ứng trong khi vẫn đi đúng hướng
Trò chơi quản lý thời gian
Các trò chơi quản lý thời gian có thể thú vị và hấp dẫn, giúp cải thiện tinh thần đồng đội và năng suất. Chúng có thể giúp xác định những yếu tố gây lãng phí thời gian, cải thiện sự tập trung, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và quản lý mức năng lượng.
Dưới đây là một số trò chơi quản lý thời gian có thể chơi cùng nhóm:
1. Thử thách hộp thư đến
Trong trò chơi này, các nhóm xác định và loại bỏ các email lộn xộn. Các nhóm có thể chơi trò chơi này bằng cách cài đặt thời gian cho một khoảng thời gian cụ thể (ví dụ: 30 phút) và sau đó xem mỗi thành viên trong nhóm có thể xóa hoặc lưu trữ bao nhiêu email.
Nhóm xóa hoặc lưu trữ nhiều email nhất sẽ chiến thắng. Trò chơi này có thể giúp các nhóm học cách xác định các email không quan trọng và phát triển các chiến lược để xử lý chúng.
2. Người giữ tập trung
Đây là kỹ thuật quản lý thời gian mà cá nhân hoặc nhóm có thể sử dụng. Kỹ thuật Focus Keeper bao gồm cài đặt hẹn giờ cho một khoảng thời gian cụ thể (ví dụ: 25 phút) và sau đó tập trung vào một công việc duy nhất cho đến khi hẹn giờ kết thúc.
Sau khi hết thời gian, hãy nghỉ ngơi một chút (khoảng 5 phút) trước khi bắt đầu phiên làm việc tiếp theo. Kỹ thuật Focus Keeper có thể giúp cá nhân và nhóm cải thiện sự tập trung và năng suất.
3. Sự cạn kiệt năng lượng
Trò chơi này giúp các nhóm xác định những yếu tố làm tiêu hao năng lượng của họ và phát triển các chiến lược để quản lý chúng. Các nhóm có thể chơi trò chơi này bằng cách động não về những điều làm tiêu hao năng lượng của họ, chẳng hạn như các cuộc họp dài, giao tiếp không rõ ràng và thiếu thời gian nghỉ ngơi.
Khi nhóm đã có danh sách các yếu tố làm tiêu hao năng lượng, họ có thể thảo luận các chiến lược để tránh hoặc giảm thiểu chúng. Trò chơi này có thể giúp các nhóm tạo ra môi trường làm việc tích cực và năng suất hơn.
Xếp hạng công việc theo mức độ quan trọng
Không phải tất cả các công việc hàng ngày đều giống nhau. Một số công việc quan trọng hơn những công việc khác. Khi lập kế hoạch cho ngày làm việc, điều quan trọng là phải sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc dựa trên mức độ quan trọng.
Một số phương pháp khác nhau để sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc bao gồm Ma trận Eisenhower và phương pháp ABC.
- Ma trận Eisenhower: Công cụ quản lý thời gian này giúp bạn phân loại công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng. Công việc khẩn cấp là công việc cần phải hoàn thành ngay lập tức, trong khi công việc quan trọng là công việc góp phần vào mục tiêu dài hạn của bạn
- Phương pháp ABC: Trong phương pháp này, bạn gán một chữ cái A, B hoặc C cho mỗi công việc dựa trên mức độ quan trọng của nó. Công việc 'A' là công việc quan trọng nhất và cần được hoàn thành trước tiên, trong khi công việc 'C' là công việc ít quan trọng nhất
ClickUp Tasks cung cấp nhiều chế độ xem và tùy chỉnh để phân loại công việc dựa trên mức độ quan trọng. Bạn có thể tạo các trạng thái tùy chỉnh như 'Khẩn cấp' và 'Quan trọng' để dễ dàng xác định các công việc ưu tiên cao.
Bạn cũng có thể xác định các loại công việc phù hợp với nhóm của mình. Điều này cho phép bạn phân loại công việc dựa trên đóng góp của chúng đối với mục tiêu của bạn.
ClickUp Tasks cung cấp các tính năng bổ sung để nâng cao khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên:
- Công việc lặp lại: Tự động hóa các công việc lặp lại giúp bạn có thêm thời gian để tập trung vào những công việc ưu tiên hơn
- Mẫu: Tạo cấu trúc công việc được xác định trước cho các công việc thường xuyên xảy ra, đảm bảo tính nhất quán và tiết kiệm thời gian cho các dự án quan trọng
- Tích hợp: Kết nối ClickUp với các công cụ khác mà bạn sử dụng, hợp lý hóa quy trình làm việc và giảm nhu cầu chuyển đổi bối cảnh giữa các nhiệm vụ
Kỹ thuật Pomodoro
Kỹ thuật Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian phổ biến có thể giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Phương pháp này được phát triển bởi Francesco Cirillo vào cuối những năm 1980 và sử dụng đồng hồ bếp để chia công việc thành các khoảng thời gian tập trung được gọi là pomodoros (từ tiếng Ý có nghĩa là cà chua).
Cách thức hoạt động như sau:
- Đặt hẹn giờ trong 25 phút. Đó là thời lượng của một Pomodoro điển hình
- Tập trung vào một công việc cho đến khi hết thời gian. Trong thời gian này, tránh những yếu tố gây xao lãng như kiểm tra điện thoại hoặc email
- Hãy nghỉ ngơi 5 phút. Đứng dậy, đi lại và làm điều gì đó để sảng khoái tinh thần
- Lặp lại các bước 1–3 trong bốn pomodoro. Đây được coi là một bộ
- Nghỉ ngơi lâu hơn 20–30 phút sau khi hoàn thành một bộ
Có nhiều công cụ có thể giúp bạn áp dụng Kỹ thuật Pomodoro, bao gồm đồng hồ bấm giờ, ứng dụng di động hoặc máy tính và các trang web. Kỹ thuật Pomodoro hiệu quả vì một số lý do:
- Phân chia các công việc lớn thành các phần nhỏ dễ quản lý. Điều này có thể làm cho chúng trông bớt khó khăn hơn và giúp bạn tập trung hơn
- Điều này khuyến khích bạn nghỉ ngơi thường xuyên. Điều này có thể giúp ngăn ngừa tình trạng kiệt sức và cải thiện năng suất tổng thể của bạn
- Điều này giúp bạn tập trung vào công việc đang làm. Khi biết rằng bạn chỉ phải làm việc trong 25 phút mỗi lần, bạn sẽ ít bị phân tâm hơn
Quản lý thời gian của ClickUp kết hợp các kỹ thuật quản lý thời gian khác nhau vào một nền tảng duy nhất. Sử dụng các phương pháp này cùng nhau giúp bạn kiểm soát lịch trình, tăng năng suất và hoàn thành công việc hiệu quả.
ClickUp có tính năng theo dõi thời gian thực hiện nhiệm vụ trên nhiều nền tảng khác nhau. Bạn có thể theo dõi cách sử dụng thời gian của mình cho các nhiệm vụ và dự án khác nhau. Điều này giúp xác định những lĩnh vực mà bạn có thể đang dành quá nhiều thời gian và tối ưu hóa lịch trình của mình.
Tính năng này cho phép bạn chỉ định thời gian ước lượng cho công việc, giúp đặt ra kỳ vọng thực tế và lập kế hoạch dự án. Điều này đặc biệt hữu ích cho các dự án nhóm, đảm bảo mọi người đều hiểu khối lượng công việc.
Nó cũng cung cấp các chế độ xem lịch trình như Lịch, Biểu đồ Gantt và Dòng thời gian để lập kế hoạch công việc và theo dõi tiến độ một cách trực quan. Bạn có thể dễ dàng kéo và thả các sự kiện để điều chỉnh lịch trình theo nhu cầu.
Phản ánh và điều chỉnh kế hoạch làm việc trong ngày
Tất cả chúng ta đều lập kế hoạch, nhưng những kế hoạch tốt nhất thường cần được điều chỉnh. Điều này cũng áp dụng cho lịch trình làm việc hàng ngày của bạn. Mặc dù một kế hoạch được lập kỹ lưỡng là rất quan trọng, nhưng việc phản ánh tiến độ và điều chỉnh cách tiếp cận trong suốt ngày làm việc có thể giúp tối đa hóa năng suất của bạn.
ClickUp giúp bạn phản ánh và điều chỉnh kế hoạch làm việc hàng ngày vì nó cho phép bạn theo dõi tiến độ công việc và xem bạn đang sử dụng thời gian như thế nào. Dưới đây là một số mẹo về cách bạn có thể kết hợp phản ánh và điều chỉnh vào ngày làm việc của mình:
- Lên lịch các điểm kiểm tra trong ngày để xác định và phân tích các rào cản bất ngờ, mức độ năng lượng và sự tập trung của bạn, cũng như cách bạn quản lý thời gian
- Đừng để những công việc bất ngờ làm bạn lạc hướng. Tập trung vào những công việc khác có tác động lớn nhất đến mục tiêu của bạn
- Mặc dù đây là tùy chọn, bạn cũng có thể sử dụng công cụ theo dõi thời gian để phát hiện những lĩnh vực mà bạn có thể mất tập trung hoặc dành nhiều thời gian hơn mức cần thiết cho các nhiệm vụ cụ thể. Các công cụ như những công cụ được cung cấp bởi ClickUp có thể giúp bạn hình dung thời gian của mình đã sử dụng vào việc gì
Kiểm soát ngày làm việc của bạn với ClickUp
Bạn đã khám phá những lợi ích, giải quyết những thách thức phổ biến và khám phá các phương pháp lập kế hoạch khác nhau. Nhưng đây là vũ khí bí mật để đạt được năng suất tối đa — ClickUp.
ClickUp không chỉ là một công cụ lập lịch đơn giản. Nó giúp biến kế hoạch làm việc hàng ngày của bạn từ một kịch bản cứng nhắc thành một lộ trình năng động, hướng dẫn bạn đạt được mục tiêu.
Đây cũng là một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ, tích hợp liền mạch với các chiến lược quản lý thời gian của bạn. Cho dù bạn thích lập kế hoạch hàng ngày, phân chia thời gian, tập trung vào các lĩnh vực hàng tuần hay kỹ thuật Pomodoro, ClickUp đều cung cấp các tính năng giúp hợp lý hóa quy trình làm việc và giúp bạn tập trung vào những việc quan trọng nhất.
Bạn đang tìm cách tốt hơn để lập kế hoạch cho ngày làm việc của mình? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và trải nghiệm sự khác biệt mà một đối tác lập kế hoạch mạnh mẽ có thể mang lại!