Bạn bắt đầu buổi sáng thứ Hai với nhiệm vụ phải làm việc hiệu quả nhưng lại mất động lực giữa chừng? Chúng ta đang nói đến những ngày thứ Tư đầy nuối tiếc và những ngày thứ Năm đầy thử thách, và khi chiều thứ Sáu đến, bạn lại có cảm giác buồn bã vì kết thúc một tuần với những ghi chú khá khiêm tốn. 😪
Nếu có, chúng tôi hoàn toàn hiểu bạn! Tất cả chúng ta đều đã trải qua cảm giác căng thẳng và chán nản vì năng suất làm việc kém cỏi. Tuy nhiên, vấn đề không thực sự nằm ở nỗ lực của chúng ta mà là ở việc chúng ta lên kế hoạch trước hiệu quả như thế nào.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ đi vào chi tiết về cách lập kế hoạch cho tuần của bạn để các công việc quan trọng được hoàn thành và cuối tuần của bạn thật hạnh phúc. Chúng tôi sẽ khám phá một số thói quen năng suất đã được thời gian kiểm chứng để hoàn thành các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn — xem cách bạn có thể tận dụng chúng để cân bằng mục tiêu cá nhân với cuộc sống nghề nghiệp như một chuyên gia!
Lợi ích của việc lập kế hoạch công việc hàng tuần
Lợi ích của việc lập kế hoạch cả tuần trước là rất nhiều. Đầu tiên, bạn có thể sắp xếp các ưu tiên trong tuần và chuẩn bị tinh thần cho các công việc sắp tới. Cảm giác có mục đích và định hướng rõ ràng sẽ giúp bạn duy trì năng lượng cao, từ đó dễ dàng tuân thủ kế hoạch hàng tuần hơn. 😇
⭐ Mẫu nổi bật
Luôn cảm thấy chậm trễ trước khi tuần mới bắt đầu? Sử dụng Mẫu Lịch Tuần Miễn phí của ClickUp để giúp bạn lập kế hoạch rõ ràng, đi đúng hướng và thực sự dành không gian cho những việc quan trọng.
Dưới đây là năm lợi ích khác của việc thiết lập kế hoạch hàng tuần:
- Năng suất cao hơn: Vì bạn đã lên kế hoạch trước cho các mục tiêu ngắn hạn, bạn sẽ dễ dàng đạt được năng suất tối đa khi hoàn thành từng công việc và cảm thấy hài lòng
- Cải thiện sức khỏe tinh thần: Theo một báo cáo toàn cầu về công việc không có kế hoạch, những nhân viên thiếu chuẩn bị có khả năng cao phải đối mặt với căng thẳng và lo lắng. Kế hoạch công việc hàng tuần giúp bạn ổn định và tiến bộ, giúp bạn cảm thấy tự tin khi áp dụng các thói quen làm việc hiệu quả
- Ít công việc tồn đọng : Nếu bạn tuân thủ kế hoạch hàng tuần, công việc của bạn sẽ được sắp xếp đúng thời hạn và bạn sẽ không phải đối mặt với đống công việc chồng chất
- Cuối tuần bình yên hơn: Nếu bạn muốn cân bằng giữa công việc và cuộc sống hoặc có một buổi tối thư giãn vào cuối tuần vui vẻ, bạn phải lên kế hoạch cho tuần của mình trước!
- Phản ứng tốt hơn với các sự kiện không dự kiến : Khi bạn có ý tưởng hợp lý về lịch trình hàng tuần của mình, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh và phản ứng với các sự kiện và yêu cầu không dự kiến một cách linh hoạt hơn
Lập kế hoạch trước ảnh hưởng như thế nào đến năng suất của bạn?
Lập kế hoạch trước giúp loại bỏ mọi khả năng cảm thấy bế tắc bằng cách cho bạn biết chính xác những việc cần làm vào bất kỳ thời điểm nào. Nó cũng loại bỏ khả năng bị tê liệt khối lượng công việc hoặc tê liệt phân tích ở một mức độ nào đó. Điều này giúp bạn không dành quá nhiều thời gian cho bất kỳ công việc cụ thể nào bằng cách đặt giới hạn thời gian cho mỗi hoạt động cụ thể.
Với mức độ nhận thức cao hơn, bạn thường không cần phải sắp xếp công việc hiệu quả mỗi ngày. Ngoài ra, bạn sẽ ít bị phân tâm hơn vì bạn biết lịch trình của mình yêu cầu gì và thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc. Tất cả những điều này cộng lại sẽ giúp tăng năng suất của bạn. ✅
Cách lập kế hoạch công việc hàng tuần trước
Toàn bộ quá trình lập kế hoạch tuần hiệu quả có thể được chia thành hai giai đoạn: điều kiện tiên quyết và quá trình lập kế hoạch thực tế. Chúng ta sẽ xem xét cả hai giai đoạn này, cùng với một số mẹo bổ sung có thể giúp bạn tận dụng tối đa tuần đã lập kế hoạch. Vì vậy, hãy đọc 10 phần sau để nắm vững quá trình này.
Giai đoạn 1: Điều kiện tiên quyết
Trước khi bắt đầu lập kế hoạch cho tuần tiếp theo, bạn cần chuẩn bị hai thứ: một công cụ lập kế hoạch và các ưu tiên hàng tuần của bạn.
1. Thiết lập hệ thống lập kế hoạch
Cho dù bạn đang lập kế hoạch cho các nhiệm vụ hàng tuần hay mục tiêu hàng năm, bạn cần một công cụ năng suất như ClickUp để đạt được kết quả cao. Các ứng dụng năng suất có các tính năng như theo dõi thời gian và lập lịch giúp bạn dễ dàng bắt đầu lập kế hoạch với sự tự tin và thực hiện mục tiêu của mình một cách toàn tâm toàn ý. 🥰
Một hệ thống lập kế hoạch hàng tuần lý tưởng nên bao gồm một công cụ lập kế hoạch hàng ngày để tạo danh sách công việc chi tiết. Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm kiếm các tính năng quản lý công việc và lịch để lập lịch làm việc và theo dõi ngày đáo hạn.
Nhiều người cuối cùng sử dụng nhiều ứng dụng để tăng năng suất, nhưng điều này có thể gây ra vấn đề vì việc sử dụng nhiều phần mềm sẽ chỉ làm phức tạp thêm công việc và quy trình làm việc của bạn.
Nếu bạn muốn có một ứng dụng ghi chú, lịch và kế hoạch hàng ngày gộp lại thành một giải pháp, hãy xem xét ClickUp. Đây là nền tảng theo dõi và quản lý dự án được đánh giá cao nhất, được thiết kế để giúp các nhóm và chuyên gia kiểm soát thời gian của mình.
2. Xếp loại các ưu tiên của bạn
Việc xác định rõ các ưu tiên trong tuần sẽ giúp bạn tiết kiệm năng lượng cho các công việc cần thiết. Nếu không có ý tưởng rõ ràng về các ưu tiên, bạn có thể gặp khó khăn trong việc xác định công việc nào cần làm trước, công việc nào cần làm sau trong lịch trình của mình hoặc công việc nào cần bỏ qua hoặc giao cho người khác.
Sử dụng Ưu tiên nhiệm vụ trong ClickUp 3.0 để phân loại các công việc hàng tuần của bạn thành bốn mức ưu tiên được mã hóa bằng màu sắc: Khẩn cấp, Cao, Bình thường và Thấp.
Bạn cũng có thể sử dụng sổ ghi chú kỹ thuật số trong nền tảng để ghi lại các công việc ưu tiên có thể theo dõi trong tuần trên điện thoại di động hoặc máy tính để bàn. Bằng cách đó, bạn có thể điều hành tuần của mình, chứ không phải ngược lại, bất kể bạn đang ở đâu. 💃
Giai đoạn 2: Lập kế hoạch
Bây giờ bạn đã thiết lập hệ thống và sắp xếp các ưu tiên, bạn có thể bắt đầu quá trình lập kế hoạch thực tế. Dưới đây là cách thực hiện:
3. Sắp xếp danh sách công việc cần làm
Trước hết, ghi chú mọi việc cần làm vào ứng dụng ghi chú (hoặc giấy, nếu bạn thích). Hãy coi bước này như một cách để giải phóng bộ não — bạn không cần lo lắng về việc sắp xếp thứ tự ưu tiên hay đơn đặt hàng vào lúc này. Đừng suy nghĩ quá nhiều, chỉ cần ghi chú mọi việc bạn nghĩ cần phải hoàn thành. 📝
Nếu bạn sử dụng ClickUp, việc này rất dễ dàng — chỉ cần tạo nhiệm vụ cho mọi việc cần làm bằng ClickUp Tasks. Bạn thậm chí có thể đính kèm tài liệu, tệp phương tiện hoặc mô tả vào mỗi nhiệm vụ để dễ dàng truy cập. Nếu bạn có nhiều dự án, hãy tạo các nhiệm vụ tương ứng trong các thư mục dự án riêng biệt để tập trung quản lý.
Bạn cũng có thể xác định ước lượng thời gian cho các công việc và sử dụng công cụ theo dõi thời gian tích hợp của ClickUp để hoàn thành công việc của mình mà không bị chậm trễ.
4. Dành thời gian cho các sự kiện quan trọng
Bây giờ, hãy xem danh sách công việc của bạn và xem có sự kiện hoặc hoạt động nào có thời hạn cần phải hoàn thành vào một ngày hoặc thời gian cụ thể không. Khối thời gian dành cho chúng trong lịch của bạn để bạn biết đó là những khoảng thời gian không thể thay đổi. Nếu bạn đang sử dụng ClickUp, bạn có thể tạo một nhiệm vụ và chỉ định ngày và thời gian hoàn thành. 📅
Sau khi bạn đã chặn các nhiệm vụ với ngày và giờ, bạn có thể xem chúng trong nháy mắt trên chế độ xem Lịch ClickUp. Bạn muốn giữ lịch trình của mình linh hoạt? Giao diện kéo và thả của lịch sẽ giúp bạn điều chỉnh lịch trình của mình bằng những thao tác đơn giản.
Mẹo bổ sung: Sử dụng Mẫu Lịch Tuần ClickUp để lập kế hoạch công việc cho tuần tới. Bố cục đầy màu sắc giúp điều hướng trực quan dễ dàng hơn, giúp bạn xác định và điều chỉnh các xung đột hoặc trùng lặp càng sớm càng tốt!
5. Lên lịch cho các sự kiện và hoạt động còn lại trong tuần
Sau khi bạn đã phân chia thời gian cho tất cả những việc cần làm gấp, bước tiếp theo là lên lịch cho những hoạt động không giới hạn thời gian. Đây là lúc bạn cần hiểu rõ các ưu tiên của mình.
Lên lịch công việc dựa trên vị trí của chúng trong danh sách ưu tiên của bạn — các công việc có mức độ ưu tiên cao nên được lên lịch sớm hơn, trong khi các công việc có mức độ ưu tiên thấp nên được lên lịch vào cuối tuần.
Nếu bạn thích lên kế hoạch chi tiết cho từng ngày trong tuần, bạn nên sử dụng các mẫu kế hoạch hàng ngày tốt. Các mẫu này đi kèm với danh sách các hoạt động hàng ngày được xác định rõ ràng và ví dụ về các công việc đã lên lịch trước để bạn có ý tưởng về cách lập kế hoạch tỉ mỉ.
6. Lên lịch ngày nghỉ
Cuối cùng, đừng phạm sai lầm lên lịch quá dày. Khi đang trong tâm trạng hăng hái, chúng ta rất dễ trở nên quá tham vọng, dẫn đến việc nhồi nhét quá nhiều công việc vào một ngày. Điều này là phản tác dụng và là một sai lầm rất lớn!
Chúng ta là con người và rất nhiều việc cần làm đòi hỏi phải giao tiếp với người khác. Con người không thể làm việc như máy móc — họ có thể bị kiệt sức nếu làm việc quá sức. 😓
Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn có thời gian nghỉ ngơi trong kế hoạch hàng tuần của mình. Nếu cần, hãy thêm vào thói quen buổi sáng hoặc buổi tối để giảm căng thẳng. Hãy đặt mục tiêu cho những ngày mà bạn có thể ngồi xuống và thư giãn hoặc làm bất cứ điều gì bạn muốn.
Và đối với mọi công việc liên quan đến người khác, như cuộc họp và cuộc gọi, hãy dành thêm 15-20 phút so với thời gian bạn dự kiến sẽ mất.
7. Lập kế hoạch vào cuối tuần
Để có một khởi đầu thuận lợi, hãy lên kế hoạch cho cả tuần vào Chủ nhật. Cuối tuần là thời gian thư giãn, bạn có thể suy nghĩ thấu đáo và lên kế hoạch hoàn hảo. Ngoài ra, điều này còn giúp bạn có thể bắt tay ngay vào những việc cần làm từ thứ Hai, tạo động lực mạnh mẽ cho một tuần làm việc mới. 💪
Một số mẹo khác
Bây giờ chúng ta đã hoàn thành kế hoạch cơ bản, đây là một số mẹo bổ sung để tăng cường sự tập trung hàng tuần của bạn. Mục tiêu ở đây là trở nên kiên cường hơn khi mọi việc không diễn ra theo kế hoạch và không để những thất bại nhỏ làm hỏng sức khỏe tinh thần của bạn. 🫶
8. Bỏ qua những công việc không quan trọng
Có thể có những lúc lịch trình hàng tuần của bạn dường như quá tải với tất cả những công việc cần hoàn thành gấp, các cuộc họp và các hoạt động thường ngày. Làm thế nào để giải quyết vấn đề này? Rất đơn giản — hãy bỏ qua những công việc không quan trọng, không ưu tiên cho những tuần tiếp theo. Hãy nhớ mẹo thứ sáu — đừng lên lịch quá dày!
Nếu bạn thực sự xem xét lại các công việc, bạn có thể sẽ tìm thấy những việc có thể bỏ qua hoặc giao cho tuần sau. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn đang lên kế hoạch cho cả một nhóm và không biết sức chứa của từng người.
Nếu bạn đang tự hỏi liệu mình có lên lịch quá dày hay không, Chế độ xem khối lượng công việc của ClickUp có thể giúp bạn. Chế độ này hiển thị khối lượng công việc của bạn và nhóm của bạn trong những ngày tới và cho bạn cái nhìn nhanh chóng về những người có quá nhiều công việc và những người chưa được sử dụng hết công suất. Bằng cách đó, việc phân công công việc trở nên dễ dàng. 😎
9. Học cách nói KHÔNG
Sau khi lập kế hoạch cho tuần, bạn không nên đáp ứng những yêu cầu bất ngờ từ người khác hoặc những tình huống ngoài kế hoạch của bạn — trừ khi đó là trường hợp khẩn cấp. Và khi chúng tôi nói khẩn cấp, đó thực sự là trường hợp khẩn cấp nghiêm trọng — Bạn thân của tôi sẽ buồn nếu tôi không đi mua sắm với họ không phải là trường hợp khẩn cấp. Học cách nói Không nếu bạn muốn tuân theo kế hoạch đã đặt ra. 🙅♂️
10. Hãy xem xét lại lịch trình hàng tuần của bạn và áp dụng những bài học kinh nghiệm cho tuần tới
Cuối cùng, hãy suy ngẫm về kế hoạch hàng tuần của bạn. Có thể sẽ có những thăng trầm trong vài tuần đầu tiên khi bạn rèn luyện não bộ để thực hiện kế hoạch. Nếu bạn thất bại trong một việc nào đó, hãy sử dụng bài học đó để lập kế hoạch tốt hơn cho tuần tiếp theo.
Nếu bạn thích lập kế hoạch dựa trên dữ liệu, hãy xem xét thời gian thực tế của một hoạt động, những công việc hoặc hoạt động nào có thể được gộp lại với nhau, hoặc những công việc nào nên được chuyển sang đầu tuần.
Những hiểu biết này có thể giúp bạn cải thiện quy trình công việc và trở nên hiệu quả hơn mỗi ngày. Hãy nhớ rằng, lịch trình công việc hoàn hảo không thể được xây dựng trong một ngày — nó được xây dựng trong vài tuần!
Lập kế hoạch tuần và đặt mục tiêu năng suất với ClickUp
Nếu bạn muốn có những ngày thứ Hai ý nghĩa và những ngày Chủ nhật yên bình, hãy sử dụng nền tảng quản lý dự án miễn phí của ClickUp làm hệ thống lập kế hoạch hàng tuần của bạn. Nó sẽ giúp bạn quản lý tất cả các dự án của mình ở một nơi, giúp bạn dễ dàng làm việc với các thành viên trong nhóm theo lịch trình của mình nhờ các tính năng cộng tác.
Ngoài ra, ClickUp còn có các tính năng Tự động hóa và Trí tuệ nhân tạo để giúp bạn brainstorming nhanh hơn, tạo nội dung và tiết kiệm thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại. Hãy thử ClickUp và tự mình trải nghiệm năng suất hàng tuần của bạn tăng lên như thế nào. 🌸