Không chuẩn bị là chuẩn bị cho thất bại.
Không chuẩn bị là chuẩn bị cho thất bại.
Đây không chỉ là một câu nói hoa mỹ. Đối với 55% các tổ chức đang gặp khó khăn trong việc đạt được thành công trong dự án, nguyên nhân chính là do thiếu kế hoạch công việc hiệu quả.
Nếu không có kế hoạch rõ ràng, mọi thứ về dự án của bạn sẽ trở nên mơ hồ, từ mục tiêu, lịch trình đến trách nhiệm của nhóm dự án. Sự nhầm lẫn này có thể dẫn đến những thách thức trong quản lý dự án như xung đột nguồn lực, vượt ngân sách và công việc bị chậm trễ.
Nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu, đừng lo lắng — chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn các mẹo, công cụ và mẫu miễn phí mà bạn cần!
⏰ Tóm tắt 60 giây
Dưới đây là cách tạo kế hoạch công việc trong 10 bước đơn giản:
- Xác định mục tiêu chính của dự án và chia nhỏ thành các cột mốc nhỏ hơn, có thể đo lường được bằng phương pháp SMART
- Tạo danh sách công việc, ước lượng thời gian cho từng công việc và xác định những gì được bao gồm và không được bao gồm để mọi người cùng thống nhất
- Xác định các nguồn lực cần thiết — cả nội bộ và bên ngoài — và phân công công việc cụ thể cho các thành viên phù hợp trong nhóm
- Đặt thời hạn thực tế cho từng công việc và hình dung cách chúng sẽ diễn ra trong suốt dự án
- Lập kế hoạch cho những thách thức tiềm ẩn, chẳng hạn như thiếu hụt nguồn lực hoặc vấn đề kỹ thuật, và chuẩn bị các giải pháp trước
- Thiết lập ngân sách rõ ràng để phân bổ nguồn lực hiệu quả, theo dõi chi tiêu và tránh chi tiêu quá mức
- Sử dụng các mẫu sẵn có để sắp xếp công việc và đặt ưu tiên
- Dự đoán các rủi ro như vượt ngân sách hoặc thay đổi nhóm và phát triển các chiến lược để giảm thiểu những thách thức này
- Khi mọi người đã hiểu rõ vai trò của mình và kế hoạch đã được thiết lập, hãy bắt đầu thực hiện và giữ cho nhóm tập trung vào mục tiêu cuối cùng
- Theo dõi tiến độ thường xuyên, xem xét các chỉ số khóa và điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo dự án đang đi đúng hướng để thành công
- ClickUp, ứng dụng làm việc toàn diện, giúp lập kế hoạch công việc dễ dàng hơn bằng cách tập hợp các dự án, công việc, tài liệu, trò chuyện và thậm chí cả AI vào một nền tảng mạnh mẽ
Kế hoạch công việc là gì?
Kế hoạch công việc hiệu quả là công cụ hướng dẫn bạn hoặc nhóm của bạn hoàn thành dự án. Cách tốt nhất để hình dung về kế hoạch này là một bản đồ đường đi. Kế hoạch này vạch ra các kết quả dự án, cột mốc và công việc, xác định rõ ai làm gì và khi nào. Nói một cách đơn giản hơn, kế hoạch công việc là kế hoạch hành động để hoàn thành công việc.
Mặc dù kế hoạch công việc và kế hoạch dự án nghe có vẻ giống nhau, nhưng chúng không hoàn toàn giống nhau. Kế hoạch công việc tập trung vào hành động. Cách thức thực hiện kế hoạch dự án bao gồm tổng quan dự án ở cấp độ cao hơn.
Dưới đây là tóm tắt nhanh để phân biệt hai khái niệm này:
| Kế hoạch công việc | Kế hoạch dự án |
| Tập trung vào công việc và trách nhiệm | Bao gồm chiến lược tổng thể, phạm vi dự án và toàn bộ quy trình dự án |
| Phân chia các mục hành động cho các thành viên trong nhóm | Đặt mục tiêu và cột mốc tổng thể cho dự án |
| Giúp quản lý khối lượng công việc của từng cá nhân | Giúp phân bổ nguồn lực và lập lịch trình dự án |
Lợi ích của kế hoạch công việc
Dưới đây là những lợi ích mà một kế hoạch công việc quản lý dự án tốt có thể mang lại cho bạn:
- Một kế hoạch công việc vững chắc sẽ cung cấp cho nhóm của bạn hướng đi rõ ràng và các bước hành động để hoàn thành công việc của họ
- Với kế hoạch công việc, các thành viên trong nhóm sẽ có quyền sở hữu đóng góp của mình, thúc đẩy dự án thành công
- Kế hoạch công việc giúp bạn tổ chức nguồn lực hoặc ngân sách trước khi bắt đầu dự án
- Nó cho phép bạn vạch ra chiến lược và mục tiêu để đi đúng hướng và đạt được mục tiêu của mình
- Kế hoạch công việc đóng vai trò như một hướng dẫn trực quan cho các mục tiêu, công việc và thành viên trong nhóm, giúp đơn giản hóa việc cập nhật thông tin cho các bên liên quan
Cũng nên đọc: Cách tạo kế hoạch dự án cấp cao cho nhóm của bạn
Các thành phần chính của kế hoạch công việc
Vậy, một kế hoạch công việc được cấu trúc tốt trông như thế nào? Hãy chia nhỏ thành các thành phần khóa để hiểu cách mỗi phần đóng góp vào quá trình liền mạch và hiệu quả.
- Đặt mục tiêu và mục đích: Bắt đầu bằng cách xác định những gì bạn muốn đạt được. Mục tiêu của bạn phải cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn (SMART). Ví dụ: bạn có thể đặt mục tiêu 'tăng doanh số bán hàng lên 20% trong sáu tháng bằng cách kết hợp ra mắt sản phẩm mới và giảm giá hàng tồn kho hiện có'
- Xác định phạm vi kế hoạch công việc của bạn: Khi mục tiêu đã rõ ràng, hãy chia nhỏ các công việc cần thiết để đạt được mục tiêu đó. Việc chia nhỏ này, thường được gọi là cấu trúc phân chia công việc (WBS), giúp làm rõ phạm vi dự án và ngăn chặn sự mở rộng phạm vi dự án
- Ước tính nguồn lực cần thiết: Xem danh sách công việc của bạn và tự hỏi mình cần những nguồn lực nào cho từng công việc. Nguồn lực có thể bao gồm tiền, vật liệu, công cụ hoặc nhân lực
- Phân công vai trò và trách nhiệm: Đã đến lúc xây dựng nhóm của bạn. Xác định rõ vai trò và trách nhiệm của mỗi người. Đảm bảo mọi người đều biết công việc của mình và cách thức hợp tác với những người khác
- Ước tính chi phí và lập ngân sách: Bây giờ bạn đã biết mình cần những nguồn lực nào, hãy ước tính chi phí của chúng. Gán giá trị cho nhân công, vật liệu và các nguồn lực khác. Sau đó, lập ngân sách bao gồm tất cả các chi phí này
- Tạo lịch trình dự án: Để dự án diễn ra đúng tiến độ, hãy thiết lập một lịch trình. Sử dụng các công cụ như biểu đồ Gantt, lịch, mẫu lịch trình dự án hoặc bảng Kanban để trực quan hóa dòng thời gian, thời hạn và các yếu tố phụ thuộc
- Danh sách rủi ro, hạn chế và giả định: Cuối cùng, xác định các rủi ro hoặc hạn chế tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến dự án. Bạn càng lập kế hoạch chi tiết cho những rủi ro này, nhóm của bạn sẽ càng xử lý tốt hơn các thách thức
👀 Bạn có biết? Báo cáo PMI Pulse of the Profession gần đây cho biết hiệu suất dự án kém khiến các công ty mất 9–10,5% khoản đầu tư.
Cách tạo kế hoạch công việc
Một kế hoạch công việc vững chắc dựa trên các phương pháp quản lý dự án tốt nhất có thể tạo ra sự khác biệt trong thành công của dự án. Phần mềm như ClickUp, ứng dụng tất cả trong một cho công việc, có thể giúp bạn tạo kế hoạch công việc một cách dễ dàng!
📮ClickUp Insight: Các nhóm có hiệu suất thấp có khả năng quản lý hơn 15 công cụ cao gấp 4 lần, trong khi các nhóm có hiệu suất cao duy trì hiệu quả bằng cách giới hạn bộ công cụ của họ ở 9 nền tảng trở xuống. Nhưng sử dụng một nền tảng thì sao?
Là ứng dụng toàn diện cho công việc, ClickUp tập hợp các nhiệm vụ, dự án, tài liệu, wiki, trò chuyện và cuộc gọi của bạn trên một nền tảng duy nhất, hoàn chỉnh với quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI. ClickUp phù hợp với mọi nhóm, giúp công việc hiển thị rõ ràng và cho phép bạn tập trung vào những việc quan trọng trong khi AI xử lý phần còn lại.
Hãy bắt đầu các bước để tạo kế hoạch công việc giúp mọi việc diễn ra theo đúng tiến độ:
Bước 1: Xác định mục tiêu
Việc đầu tiên bạn cần làm là xác định mục tiêu của dự án.
Mục đích cốt lõi là gì? Bạn đang muốn cải thiện dịch vụ cung cấp cho khách hàng? Hay bạn đang chuẩn bị mở rộng hoạt động và nhân rộng nỗ lực của mình?
Khi đã xác định mục tiêu chính, hãy chia nhỏ thành các cột mốc hoặc mục tiêu cụ thể. Sử dụng phương pháp SMART để định hướng mục tiêu của bạn.
Với ClickUp Goals, bạn có thể theo dõi mục tiêu của mình một cách trực quan, chia nhỏ các mục tiêu lớn thành các bước nhỏ hơn, có thể đo lường được và theo dõi các chỉ số KPI của mình.
Ví dụ: nếu mục tiêu chính của chiến dịch mới nhất là tăng nhận thức về thương hiệu, bạn có thể đặt các mục tiêu cụ thể như cải thiện phạm vi tiếp cận 50% hoặc tăng tỷ lệ nhấp chuột 20%. Sau đó, bạn có thể theo dõi hiệu suất chiến dịch trong thời gian thực trên các nền tảng đã chọn.
Phần hay nhất là bạn có thể dễ dàng điều chỉnh kế hoạch công việc của mình trong ClickUp. ClickUp Sprints cho phép bạn lập kế hoạch và thực hiện các sprint để thử nghiệm các chiến lược khác nhau, theo dõi kết quả và nhanh chóng thực hiện thay đổi để duy trì tiến độ.
Bước 2: Phác thảo phạm vi dự án
Bây giờ, đã đến lúc 'xác định phạm vi' dự án của bạn. Điều này có nghĩa là xác định tất cả các công việc và công việc con bạn cần hoàn thành, thiết lập các nhóm và ước lượng ngân sách.
Khi tạo danh sách công việc, hãy bao gồm ước lượng thời gian để đánh giá thời gian cần thiết cho mỗi bước.
Mục tiêu và mục đích của bạn đóng vai trò khóa ở đây. Chúng hướng dẫn các quyết định của bạn về phạm vi công việc và thiết lập hướng đi của dự án. Với phạm vi được xác định rõ ràng, mọi người đều biết chính xác những gì được bao gồm và những gì không. Điều này giúp dự án tập trung và thống nhất hướng tới một tầm nhìn duy nhất.
Bước 3: Lập danh sách tài nguyên và phân công công việc
Bạn cần các nguồn lực để hoàn thành công việc. Điều này bao gồm mọi thứ, từ đảm bảo hoàn thành các tài liệu và tài sản nội bộ đến thuê tư vấn bên ngoài hoặc yêu cầu ngân sách bổ sung.
Sau khi xác định những gì cần thiết, hãy phân công công việc cho các thành viên trong nhóm để tránh nhầm lẫn sau này. Hãy rõ ràng về người chịu trách nhiệm cho từng công việc.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Bạn muốn giao một nhiệm vụ cho nhiều thành viên trong nhóm? Thật đơn giản với tính năng Nhiều người được giao nhiệm vụ trong ClickUp!
Nhiệm vụ ClickUp có thể giúp bạn quản lý tất cả. Tạo một nhiệm vụ cho mỗi lĩnh vực công việc, cho dù đó là mạng xã hội, email hay tạo/lập nội dung. Bạn cũng có thể tạo các công việc con cho mỗi nhiệm vụ, giao chúng cho các thành viên trong nhóm và đặt ngày đáo hạn.
Bạn cũng có thể sử dụng Nhiệm vụ để thêm Danh sách kiểm tra trong ClickUp cho các bước quan trọng trong kế hoạch công việc của mình. Ví dụ: nếu kế hoạch của bạn là xuất bản 50 bài đăng blog mỗi tháng, hãy đánh dấu các giai đoạn như soạn thảo, phê duyệt và xuất bản cho mỗi bài đăng để không bỏ sót bất kỳ giai đoạn nào.
Bước 4: Thiết lập dòng thời gian rõ ràng
Kế hoạch công việc chỉ hiệu quả nếu có thời hạn. Vì vậy, hãy đảm bảo đặt thời hạn rõ ràng cho từng công việc. Mặc dù thời hạn này có thể thay đổi, nhưng chúng rất quan trọng để giữ cho nhóm đi đúng hướng và quản lý kỳ vọng của khách hàng.
Tính năng Dòng thời gian của ClickUp là lý tưởng cho việc này. Nó cho phép bạn lập bản đồ kế hoạch công việc một cách trực quan, hiển thị cách các công việc và dự án diễn ra theo thời gian. Bạn có thể đặt ngày bắt đầu và kết thúc, đồng thời mã hóa màu sắc cho các công việc hoặc kênh truyền thông khác nhau. Các cột mốc và thời hạn quan trọng dễ theo dõi, giúp bạn luôn nắm bắt mọi thứ.
Kết hợp Dòng thời gian với Chế độ xem Lịch ClickUp để có cái nhìn tổng quan về kế hoạch hàng ngày của bạn. Sự kết hợp này đảm bảo mọi người đều đồng bộ và có cái nhìn rõ ràng về lịch trình dài hạn và các hạn chót sắp tới.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Chế độ xem biểu đồ Gantt trong ClickUp để thiết lập và theo dõi các phụ thuộc của nhiệm vụ. Điều này rất hữu ích để ngăn chặn tắc nghẽn và đảm bảo tiến độ công việc theo trình tự yêu cầu.
Bước 5: Xác định các trở ngại tiềm ẩn
Ngay cả những kế hoạch tốt nhất cũng gặp phải trở ngại. Các vấn đề bất ngờ, như thành viên nhóm bị ốm hoặc sự cố kỹ thuật, có thể làm chậm tiến độ. Xác định sớm các rủi ro tiềm ẩn và lập kế hoạch sao lưu. Cách tiếp cận chủ động này giúp bạn linh hoạt khi gặp thách thức.
Chế độ xem Bảng Kanban của ClickUp giúp bạn dễ dàng phát hiện sự chậm trễ bằng cách hiển thị các công việc trong một quy trình làm việc rõ ràng, có thể kéo và thả. Bạn có thể xem công việc đang chồng chất ở đâu, chỉ ra các điểm tắc nghẽn và theo dõi tiến độ bằng các cập nhật trạng thái như "Đang tiến hành" hoặc "Bị chặn". Giới hạn WIP (Công việc đang tiến hành) giúp ngăn ngừa quá tải bằng cách giới hạn số lượng công việc ở mỗi giai đoạn. Ngoài ra, cập nhật thời gian thực và tự động hóa sẽ thông báo cho nhóm khi công việc bị đình trệ, đảm bảo không có công việc nào bị bỏ sót.
Bước 6: Lập ngân sách
Một ngân sách vững chắc là yếu tố quan trọng để giữ kế hoạch công việc của bạn đi đúng hướng. Nó giúp bạn phân bổ nguồn lực, theo dõi chi tiêu và tập trung vào các mục tiêu tài chính của mình. Nếu không có ngân sách rõ ràng, bạn có nguy cơ chi tiêu quá mức hoặc bỏ lỡ các khoản đầu tư quan trọng.
Sử dụng Trường Tùy chỉnh ClickUp để xây dựng công cụ theo dõi ngân sách cho kế hoạch công việc của bạn. Ví dụ: đối với một chiến dịch quảng cáo có rủi ro cao, bạn có thể tạo trường cho từng kênh truyền thông, đặt ngân sách phân bổ cho từng kênh, theo dõi chi tiêu thực tế và đo lường ROI để xác định kênh có lợi nhuận cao nhất và tăng cường nỗ lực ở đó.
Như vậy, bạn cũng có thể theo dõi chi tiêu tổng thể và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
Bước 7: Lập lịch trình
Tạo lịch trình là chìa khóa để tổ chức và thực hiện kế hoạch công việc của bạn. Dòng thời gian rõ ràng giúp mọi người đi đúng hướng và đảm bảo công việc được hoàn thành đúng hạn. Điều này giúp tránh sự hỗn loạn và cho phép nhóm của bạn tập trung vào công việc.
ClickUp cung cấp một thư viện khổng lồ các mẫu kế hoạch công việc sẵn sàng để giúp bạn lập kế hoạch và hình dung lịch trình của mình. Ví dụ: Mẫu Kế hoạch Công việc Dự án ClickUp cho phép bạn quản lý mọi thứ ở một nơi, từ đầu đến cuối. Nó giúp bạn:
- Đặt mục tiêu và dòng thời gian thực tế cho từng công việc
- Phân công trách nhiệm rõ ràng để tránh nhầm lẫn
- Theo dõi tiến độ và các cột mốc quan trọng trong thời gian thực
Mẫu này cho phép bạn sử dụng chín Trường Tùy chỉnh, chẳng hạn như Lịch trình, Nỗ lực, Thời lượng thực tế, Ngày bắt đầu thực tế và Thời lượng, để ghi lại các chi tiết quan trọng của dự án và dễ dàng hình dung lịch trình công việc của bạn, đảm bảo việc theo dõi và điều chỉnh dòng thời gian diễn ra suôn sẻ.
Bạn cũng có thể sử dụng Mẫu kế hoạch công việc đơn giản của ClickUp để dễ dàng quản lý. Mẫu này giúp bạn chia nhỏ mọi công việc cần hoàn thành trước khi dự án kết thúc. Bạn có thể:
- Nhập công việc và ngày từ danh sách hiện có hoặc bắt đầu từ đầu
- Gán mức độ ưu tiên cho các công việc để nhóm biết công việc nào là quan trọng nhất
- Thêm ngày bắt đầu và ngày đáo hạn để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ
Mẫu này cũng bao gồm Trường Tùy chỉnh, cho phép bạn điều chỉnh theo nhu cầu của mình. Bất kể kích thước, đây là điểm khởi đầu linh hoạt cho bất kỳ dự án hoặc công việc nào.
Cũng nên đọc: Mẫu kế hoạch dự án miễn phí trong Excel & ClickUp
Bước 8: Quản lý rủi ro, hạn chế và giả định
Quản lý rủi ro là một phần quan trọng trong bất kỳ kế hoạch công việc nào.
Các rủi ro tiềm ẩn bao gồm từ việc mất một thành viên quan trọng trong nhóm trong giai đoạn lập kế hoạch quan trọng đến việc gặp phải những hạn chế bất ngờ về ngân sách.
Hãy ngồi lại với nhóm của bạn và cùng nhau thảo luận về những rủi ro có thể xảy ra và cách xử lý chúng. Với Bảng trắng ClickUp, bạn có thể cộng tác trong thời gian thực, tạo ra một không gian chung để trao đổi ý tưởng. Xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn và lên kế hoạch giải quyết trước để quản lý rủi ro tốt hơn.
Sử dụng ghi chú dán, sơ đồ và kết nối để hình dung các yếu tố rủi ro và tác động của chúng đối với dự án của bạn. Phân công công việc trực tiếp từ Bảng trắng, liên kết chúng với các mục hành động trong quy trình làm việc của bạn để thực hiện liền mạch. Với tính năng chỉnh sửa và bình luận thời gian thực, mọi người luôn đồng bộ với các kế hoạch dự phòng và các bước tiếp theo.
Tìm hiểu sâu hơn về lập kế hoạch dự án trên Bảng trắng với các mẹo được chia sẻ trong video dưới đây!
👀Bạn có biết? Theo Báo cáo tình hình quản lý dự án của Wellingtone, 64% các nhà quản lý dự án bao gồm quản lý rủi ro trong kế hoạch dự án của họ.
Bước 9: Thực hiện kế hoạch
Khi mọi thứ đã sẵn sàng và mọi người đã hiểu rõ vai trò của mình, đã đến lúc thực hiện dự án.
Trò chuyện ClickUp cho phép nhóm xử lý các trách nhiệm được giao, chia sẻ thông tin cập nhật và đặt câu hỏi mà không cần rời khỏi không gian làm việc của dự án.
📮ClickUp Insight: Khoảng 41% chuyên gia thích sử dụng tin nhắn tức thời để giao tiếp trong nhóm. Mặc dù tin nhắn giúp trao đổi thông tin nhanh chóng và hiệu quả, nhưng chúng thường được phân tán trên nhiều kênh, chủ đề hoặc tin nhắn trực tiếp, khiến việc tìm kiếm thông tin sau này trở nên khó khăn hơn.
Với giải pháp tích hợp như ClickUp Chat, các chủ đề trò chuyện của bạn được bản đồ hóa theo các dự án và nhiệm vụ cụ thể, giúp các cuộc hội thoại của bạn luôn trong bối cảnh và sẵn sàng sử dụng.
Tự động hóa các bước lặp đi lặp lại với ClickUp Automations để hợp lý hóa quá trình chuyển giao và phê duyệt.
Một kế hoạch công việc vững chắc là điểm tham chiếu trong suốt vòng đời dự án, giúp mọi người đi đúng hướng, ngay cả khi bạn không có người quản lý dự án.
Với hơn 15 chế độ xem ClickUp, việc theo dõi kế hoạch công việc và tiến độ thực hiện theo thời gian thực trở nên đơn giản.
Ví dụ: sử dụng Chế độ xem Lịch để theo dõi các thời hạn và cột mốc quan trọng; Bảng Kanban để theo dõi công việc qua các giai đoạn hoàn thành khác nhau và Chế độ xem Danh sách để có cái nhìn tổng quan về tất cả các thành phần của dự án.
Bước 10: Theo dõi và cung cấp kết quả
Công việc không dừng lại sau khi kế hoạch được triển khai. Khi dự án tiến triển, bạn phải theo dõi hiệu suất và điều chỉnh nếu cần thiết.
Bảng điều khiển ClickUp cung cấp chế độ xem tiến độ công việc theo thời gian thực, giúp bạn theo dõi các chỉ số quan trọng như hoàn thành, dòng thời gian, tình trạng sẵn có và sử dụng tài nguyên. Với hơn 50 thẻ và biểu đồ có thể tùy chỉnh, bạn có thể theo dõi hiệu suất của nhóm, thời hạn công việc và nỗ lực làm việc.
Dữ liệu này giúp bạn xác định vấn đề, điều chỉnh chiến lược và giữ cho nhóm của bạn đi đúng hướng để hoàn thành dự án thành công.
Mẫu kế hoạch công việc miễn phí
Là người quản lý, trưởng nhóm hoặc doanh nhân, bạn biết rằng một kế hoạch công việc vững chắc là chìa khóa để giữ cho dự án đi đúng hướng. Kế hoạch này giúp quản lý dòng thời gian, phân bổ nguồn lực và hướng dẫn việc ra quyết định.
Tạo một kế hoạch từ đầu có thể khó khăn, nhưng các mẫu sẵn có có thể giúp bạn. Các mẫu có thể tùy chỉnh này cho phép bạn nhanh chóng bắt đầu và điều chỉnh kế hoạch của mình cho phù hợp với nhu cầu của dự án.
Dưới đây là các mẫu kế hoạch công việc mà chúng tôi đề xuất:
1. Mẫu kế hoạch công việc hàng năm của ClickUp
Nếu bạn muốn nhóm hoặc doanh nghiệp của mình đi đúng hướng trong suốt cả năm, Mẫu Kế hoạch Công việc Hàng năm của ClickUp chính là thứ bạn cần. Mẫu này được thiết kế để giúp bạn đặt mục tiêu dài hạn và chia nhỏ thành các bước dễ quản lý.
Với các phần dành riêng cho trách nhiệm và trạng thái công việc, mẫu này đảm bảo bạn luôn nắm được tiến độ dự án tổng thể đồng thời giữ cho nhóm của bạn có trách nhiệm. Mẫu này cung cấp cấu trúc bạn cần để đảm bảo mục tiêu của bạn trở thành hiện thực.
⚡️Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án đang lập kế hoạch và theo dõi các dự án và sáng kiến quy mô lớn trong cả năm
2. Mẫu kế hoạch làm việc từ xa của ClickUp
Quản lý các nhóm làm việc từ xa có thể khó khăn, đặc biệt là khi mọi người làm việc ở các địa điểm khác nhau. Mẫu Kế hoạch làm việc từ xa của ClickUp giúp hợp tác dễ dàng hơn và đảm bảo mọi người đều hiểu rõ công việc của mình. Mẫu này phân loại các dự án dựa trên tác động của chúng, giúp nhóm của bạn ưu tiên những việc quan trọng nhất.
Bạn có thể thêm mục tiêu cụ thể, thông tin ngân sách, mức độ nỗ lực và các kết quả chính cho từng dự án. Bằng cách này, mọi người đều biết chính xác những gì được mong đợi và có thể truy cập tất cả chi tiết dự án ở một nơi để cải thiện sự hợp tác từ xa.
⚡️Lý tưởng cho: Các nhà quản lý nhóm từ xa điều phối công việc, quản lý khối lượng công việc và đảm bảo giao tiếp hiệu quả trong các nhóm phân phối
3. Mẫu kế hoạch 12 tuần của ClickUp
Mẫu này rất phù hợp nếu bạn làm việc theo quý hoặc cần một kế hoạch tập trung cho 12 tuần tiếp theo. Mẫu kế hoạch 12 tuần của ClickUp giúp bạn chia nhỏ công việc thành các mục hành động dễ quản lý.
Theo dõi các mục tiêu cá nhân và công việc đồng thời có cái nhìn tổng quan rõ ràng về tiến độ của bạn. Sử dụng mẫu để liệt kê các công việc, đặt ngày đáo hạn và đặt ưu tiên cho ba tháng tới. Mẫu này cũng giúp bạn tập trung vào công việc với tính năng theo dõi tiến độ và các danh mục như 'công việc', 'cá nhân' hoặc 'tài chính'
⚡️Lý tưởng cho: Cá nhân tập trung vào năng suất cá nhân, cài đặt mục tiêu và quản lý thời gian hàng quý
Các phương pháp hay nhất để thực hiện kế hoạch công việc
Trước khi bắt đầu lập kế hoạch công việc, đây là một số mẹo nhanh giúp bạn tránh những sai lầm thường gặp:
- Thu hút các bên liên quan quan trọng từ sớm: Thu hút những người phù hợp ngay từ đầu giúp mọi người đồng lòng với mục tiêu của dự án và đảm bảo sự ủng hộ
- Thiết lập các kênh và tần suất liên lạc rõ ràng: Quyết định các công cụ và kênh để hợp tác, chẳng hạn như phần mềm quản lý dự án chuyên dụng, và thiết lập các cuộc kiểm tra thường xuyên để theo dõi tiến độ
- Bao gồm thời gian dự phòng: Sử dụng dữ liệu dự án trước đây để ước lượng thời lượng công việc và dự trù thời gian dự phòng cho những sự chậm trễ không mong muốn
- Ghi chép mọi thứ: Theo dõi các chi tiết quan trọng như dòng thời gian, ngân sách và phản hồi. Mặc dù ban đầu tốn thời gian, nhưng việc ghi chép sẽ giúp tăng tốc độ lập kế hoạch trong tương lai
- Sử dụng một nguồn thông tin duy nhất: Sử dụng phần mềm quản lý tài nguyên để lưu trữ mọi thứ ở một nơi và giảm thiểu lỗi. Phần mềm này cũng giúp tiết kiệm thời gian bằng cách tự động hóa các công việc như báo cáo và cập nhật trạng thái
Quản lý kế hoạch công việc của bạn tốt hơn với ClickUp
Lập kế hoạch công việc không nhất thiết phải phức tạp. Với kế hoạch công việc và các công cụ quản lý dự án phù hợp, bạn có thể đơn giản hóa quá trình lập kế hoạch và duy trì tiến độ.
ClickUp giúp bạn dễ dàng sắp xếp mọi thứ ở một nơi. Bạn có thể xem rõ các công việc của nhóm, theo dõi tiến độ và nhanh chóng cập nhật dòng thời gian của dự án hoặc phân công lại công việc. Bạn thậm chí có thể lấp đầy khoảng trống trong lịch trình bằng các dự án mới và vẫn đảm bảo ngân sách. Dữ liệu thời gian thực giúp bạn đưa ra quyết định thông minh hơn và mọi thứ luôn diễn ra suôn sẻ.
Sẵn sàng kiểm soát kế hoạch công việc của bạn? Đăng ký ClickUp miễn phí và bắt đầu quản lý tài nguyên dự án của bạn một cách liền mạch!