Tạo kế hoạch dự án rõ ràng, súc tích thường là bước đầu tiên trong quản lý dự án, bất kể bạn làm việc trong dự án kéo dài một tuần hay một năm.
Các nhà quản lý dự án chịu trách nhiệm các công việc quan trọng như xác định phạm vi dự án, mục tiêu, ngân sách, lập lịch trình, phân bổ nguồn lực và quản lý công việc tổng thể.
Cốt lõi của tất cả các công việc quan trọng đó là xây dựng kế hoạch dự án. Một kế hoạch dự án tốt sẽ giúp đảm bảo dự án của bạn diễn ra suôn sẻ, không gặp phải những trở ngại và gián đoạn không cần thiết.
Dù bạn có tổ chức đến đâu, luôn có khả năng bạn sẽ bỏ sót một mục trong danh sách công việc của mình. Tương tự như vậy khi lập kế hoạch dự án.
Với rất nhiều phần thay đổi, bạn sẽ bỏ sót một số thành phần khi xây dựng kế hoạch dự án từ đầu. Đó là lúc các mẫu tổng quan dự án trở nên hữu ích.
Mẫu tổng quan dự án là gì?
Mẫu tổng quan dự án là tài liệu được thiết kế sẵn, có thể tùy chỉnh với tất cả thông tin cần thiết về dự án của bạn. Thông tin này bao gồm phạm vi và mục tiêu, vai trò của các bên liên quan, dòng thời gian, lịch trình, ngân sách, rủi ro, kết quả mong đợi và các yếu tố phụ thuộc.
Tất nhiên, mỗi dự án đều có những yêu cầu riêng. Cho dù là xây dựng một cây cầu hay lập kế hoạch ra mắt ứng dụng của bạn, một kế hoạch dự án được soạn thảo cẩn thận sẽ đảm bảo những yếu tố riêng biệt đó luôn được hiển thị trong chế độ xem.
- Các mẫu này giúp bạn kết hợp kế hoạch một cách có hệ thống và có cấu trúc
- Kế hoạch hoặc tổng quan dự án cuối cùng sẽ là tài liệu tham khảo cho tất cả mọi người liên quan. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo mọi bên liên quan đều có chung hiểu biết về phạm vi, thực hiện và các cột mốc quan trọng của dự án
- Nếu dự án đi chệch hướng, một kế hoạch dự án tốt sẽ giúp dự án trở lại đúng hướng
Điều gì tạo nên một mẫu tổng quan dự án tốt?
Có hai thuộc tính chính cần xem xét khi chọn mẫu tổng quan dự án: khả năng tùy chỉnh và tính toàn diện của mẫu. Mẫu phải có mọi khía cạnh quan trọng của kế hoạch dự án. Và mẫu phải có thể tùy chỉnh đủ để phù hợp với các yêu cầu riêng của bạn.
Có rất nhiều mẫu kế hoạch dự án, nhưng hãy chọn một mẫu được thiết kế tốt, thân thiện với người dùng. Bạn sẽ muốn những mẫu đó có các tính năng tích hợp, phiên bản và cộng tác để đáp ứng tất cả các nhu cầu của bạn.
Hầu hết các mẫu sẽ có phiên bản của các thành phần này tùy thuộc vào định dạng và mục đích của chúng:
- Tiêu đề và mục tiêu dự án
- Phạm vi và dòng thời gian của dự án
- Các bên liên quan
- Các kết quả chính
- Lịch trình theo giai đoạn
- Danh sách công việc
- Chi phí và ngân sách chi tiết
- Phân bổ tài nguyên
- Đánh giá rủi ro
- Tài liệu hỗ trợ
- Tham số kiểm soát chất lượng
- Kế hoạch truyền thông
- Theo dõi tiến độ và trạng thái
10 mẫu tổng quan dự án miễn phí
Chúng tôi đã tổng hợp một danh sách có thể phục vụ cho nhiều dự án khác nhau. Dưới đây là các mẫu tổng quan dự án miễn phí phổ biến nhất để giúp bạn bắt đầu lập kế hoạch dự án.
1. Mẫu phác thảo dự án ClickUp
Mẫu phác thảo dự án ClickUp cung cấp một cách hiệu quả để lập kế hoạch và tổ chức các dự án với một loạt các bước. Nó giúp bạn nhanh chóng bắt đầu lập kế hoạch và liệt kê tất cả các yếu tố cần thiết. Khi thực hiện bất kỳ dự án nào, hiển thị là một vấn đề quan trọng; định dạng này được thiết kế để giải quyết vấn đề đó.
- Mẫu này cho phép bạn tạo công việc, phân công cho các bên liên quan và tạo trạng thái tùy chỉnh cho các công việc đó
- Bạn cũng có thể tạo các trường tùy chỉnh để phân loại và thêm thuộc tính để hình dung tiến độ dự án ở mọi giai đoạn
- Các bên liên quan có thể thêm nhãn ưu tiên, để lại nhận xét và đặt thời hạn rõ ràng
Điều này cho phép nhóm lập kế hoạch công việc và điều hướng dự án một cách hiệu quả. Hơn nữa, ClickUp cung cấp nhiều chế độ xem, chẳng hạn như danh sách, biểu đồ Gantt, lịch và khối lượng công việc.
Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng mẫu này cho các dự án có nhiều cấp độ công việc và công việc con.
2. Mẫu lập kế hoạch dự án ClickUp
Mẫu lập kế hoạch dự án ClickUp cho phép bạn điều hướng các vấn đề phức tạp trong lập kế hoạch dự án. Bạn có thể theo dõi tất cả các kế hoạch dự án ở một nơi, bất kể kích thước dự án.
Ví dụ: chế độ xem Kanban trong mẫu cho phép nhiều người dùng tùy chỉnh công việc và cập nhật tiến độ của họ. Công cụ lập kế hoạch này có thể thay thế các cuộc gọi hàng ngày của bạn và tiết kiệm thời gian cho nhóm bằng cách hiển thị rõ ràng trạng thái công việc và tiến độ đã đạt được.
Với quyền kiểm soát truy cập tùy chỉnh, các bên liên quan chính có thể theo dõi tiến độ, được thông báo về các thay đổi và hợp tác chặt chẽ.
Điểm tuyệt vời của công cụ lập kế hoạch này là nó chia nhỏ sự phức tạp của các dự án quy mô lớn thành các mục tiêu có thể quản lý và đạt được. Trong khi phân công trách nhiệm, công cụ này cung cấp cấu trúc cho nhóm của bạn và làm cho dự án bớt quá tải.
3. Mẫu kế hoạch dự án ClickUp
Mẫu Kế hoạch Dự án ClickUp giúp bạn lập kế hoạch dự án chi tiết cho các dự án phức tạp. Mẫu này rất phù hợp nếu bạn quản lý nhiều dự án liên quan đến nhau và yêu cầu lập kế hoạch và cấu trúc chi tiết. Mẫu này cho phép bạn tạo dòng thời gian dự án chi tiết, cùng với các cột mốc và mục tiêu rõ ràng.
Các phụ thuộc không được lên kế hoạch trước có thể làm dự án bị trật bánh. Nhưng mẫu này vạch ra tất cả các phụ thuộc để tránh tắc nghẽn. Bạn cũng có thể đặt ưu tiên, theo dõi tiến độ hàng ngày và có cái nhìn tổng quan về tất cả các công việc của mình.
Mỗi khi bạn có cuộc họp khởi động dự án, hãy sử dụng mẫu này để phác thảo phạm vi, yêu cầu và các yếu tố phụ thuộc để bạn có thể kết hợp các chi tiết này vào dòng thời gian dự án của mình.
4. Mẫu tổng quan về công ty ClickUp
Mẫu Tổng quan về công ty ClickUp là một lựa chọn tuyệt vời để tạo bản tổng quan toàn diện về tổ chức của bạn, có thể sử dụng cho các nhóm nội bộ hoặc bên ngoài. Doanh nghiệp của bạn thường có nhiều dự án đang tiến hành, cuối cùng sẽ hội tụ về một mục tiêu dài hạn.
Đối với một tổ chức đang phát triển nhanh chóng, các nhóm dễ mất đi cái nhìn tổng thể do sự cô lập nội bộ và thiếu hiển thị về các bộ phận khác.
Mẫu tổng quan về công ty giúp các nhóm hiển thị mục tiêu của họ liên quan đến mục tiêu của tổ chức. Ngoài ra, các nhà lãnh đạo có thể dễ dàng xem tổng quan toàn diện về tất cả các lộ trình dự án ở một nơi để đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các nhóm và không có sự trùng lặp nỗ lực.
5. Mẫu tài liệu dự án ClickUp
Tài liệu là yếu tố quan trọng trong suốt dự án. Tài liệu giúp các nhóm theo dõi thông tin quan trọng nhất, cho dù đó là mục tiêu và mục đích, quyết định được đưa ra trong các cuộc họp hay thay đổi chiến lược trong quá trình thực hiện dự án. Việc ghi chép tất cả thông tin là rất quan trọng.
Tốt nhất, bạn nên lưu trữ tài liệu dự án trong toàn bộ dòng thời gian dự án tại một địa điểm duy nhất.
Mẫu Tài liệu Dự án ClickUp cung cấp chính xác những gì bạn cần.
Nhóm của bạn có thể truy cập, khám phá và xem tất cả các tài liệu cần thiết cho dự án. Với cấu trúc rõ ràng, mẫu này giúp giảm thời gian lập tài liệu bằng cách cung cấp một nền tảng tập trung để các bên liên quan và các bộ phận khác hợp tác tốt hơn.
Không bao giờ mất tệp tin hoặc cuộc hội thoại quan trọng với mẫu này.
6. Mẫu tóm tắt chương trình ClickUp
Với rất nhiều phần thay đổi trong một dự án, bạn cần một cách nhanh chóng để tóm tắt tiến độ và giữ cho nhóm của bạn đồng bộ.
Mẫu Tóm tắt Chương trình ClickUp là một công cụ hữu ích để tạo bản tổng quan cấp cao về chương trình của bạn cho các bên liên quan. Mẫu này giúp bạn hình dung bức tranh tổng thể bằng các biểu đồ và đồ thị trực quan. Đồng thời, bạn có thể đáp ứng thời hạn nhờ các tính năng nhắc nhở và cảnh báo.
Mẫu này cho phép bạn hợp lý hóa các hoạt động của mình bằng nhãn, thẻ và danh mục được mã hóa bằng màu sắc. Đối với các nhóm xử lý nhiều dự án, mẫu này giúp đơn giản hóa việc xem tất cả các hoạt động đang diễn ra trong tất cả các dự án trên một bảng duy nhất.
Đồng thời, bạn có thể xem nhanh tổng quan về mọi dự án và tiến độ của chúng trên bảng điều khiển.
7. Mẫu Bảng trắng Phạm vi dự án ClickUp
Khi bạn khởi động một dự án, ý tưởng và lập kế hoạch thường là hai giai đoạn đầu tiên. Chúng tạo thành nền tảng của dự án.
Một phần lớn của việc lập kế hoạch là cài đặt phạm vi dự án. Phạm vi dự án thúc đẩy quá trình lập kế hoạch dự án.
Đó là lý do tại sao việc có một mẫu thiết lập phạm vi rõ ràng cho dự án của bạn là rất quan trọng.
Mẫu Bảng trắng phạm vi dự án ClickUp cung cấp một cách trực quan và hợp tác để lên ý tưởng và thiết lập dòng thời gian. Bạn có thể tự do lên ý tưởng trong khi vẫn được cấu trúc bằng mẫu này. Bạn có thể dễ dàng thiết lập phạm vi dự án được chia thành các mục tiêu và mục tiêu nhỏ hơn.
Kết hợp mẫu này với Bảng trắng ClickUp để thúc đẩy quá trình lập kế hoạch và hình thành ý tưởng của bạn.
Thống nhất phạm vi chính xác và chia sẻ với các bên liên quan và thành viên nhóm để tất cả mọi người có thể tham khảo bất cứ lúc nào và luôn đồng nhất với nhau.
8. Mẫu dòng thời gian dự án Excel của Vertex42
Mặc dù không phải là công cụ thân thiện với người dùng hay trực quan nhất, nhưng bảng tính đã được sử dụng rộng rãi trong lập kế hoạch dự án. Mẫu Dòng thời gian dự án Excel của Vertex42 là một cách đơn giản để tạo dòng thời gian dự án trên bảng tính.
Mẫu này bao gồm các phần cho công việc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời lượng và các phụ thuộc. Mẫu sử dụng kỹ thuật biểu đồ cột xếp chồng để thể hiện các cột mốc và tiến độ. Vì mẫu nằm trên bảng tính, tất cả thành viên nhóm và các bên liên quan đều có thể truy cập, giúp thúc đẩy sự hợp tác hiệu quả.
9. Mẫu tổng quan dòng thời gian dự án của OfficeTimeline
Mẫu tổng quan dòng thời gian dự án cung cấp tổng quan trực quan về dòng thời gian và mục tiêu của dự án. Mẫu này bao gồm các tính năng như mã màu, nhóm công việc và phụ thuộc. Mẫu này giúp bạn truyền đạt hiệu quả giá trị của dự án đến các nhà lãnh đạo, các bên liên quan và thành viên nhóm.
Bạn có thể sử dụng mẫu này như một phần của bài thuyết trình ngắn gọn trước ban lãnh đạo cấp cao. Mẫu này nêu bật các trụ cột chính của dự án, chẳng hạn như mục tiêu, mục đích, các yếu tố phụ thuộc và rủi ro tiềm ẩn.
Theo thời gian, bản tóm tắt dự án này cũng sẽ đóng vai trò là tài liệu để phân tích hồi cứu.
10. Mẫu trình bày tổng quan dự án PowerPoint của SlideEgg
Bản trình bày là một cách trực quan hấp dẫn để giới thiệu ý tưởng dự án của bạn. Bản trình bày là ví dụ hoàn hảo về hiệu quả của bản trình bày. Hàng tỷ đô la đầu tư thu được là minh chứng cho sự thành công của nó.
Mẫu trình bày tổng quan PowerPoint của SlideEgg là điểm khởi đầu tốt để tạo bản trình bày PowerPoint về dự án của bạn.
Mẫu kế hoạch dự án này bao gồm các trang chiếu để giới thiệu dự án của bạn và thảo luận về mục tiêu, mục đích, kết quả mong đợi và dòng thời gian. Với bản trình bày tổng quan dự án vững chắc, bạn sẽ tự tin trong cuộc họp đề xuất dự án để thể hiện giá trị của dự án.
Trước khi bạn nói 'Có'
Mẫu kế hoạch dự án rất quan trọng trong quản lý dự án. Một mẫu tốt phải rõ ràng, ngắn gọn, dễ thích ứng và được cập nhật thường xuyên để phản ánh những thay đổi.
Bạn nên tích hợp các mẫu tổng quan dự án vào phần mềm quản lý dự án của mình. Điều này giúp cập nhật và chia sẻ thông tin dễ dàng hơn, đồng thời giữ cho mẫu phù hợp với tiến độ của nhóm.
Xem xét các nhu cầu quan trọng nhất của bạn trước khi chọn một mẫu và trao quyền cho nhóm của bạn để bắt đầu hành trình dự án của họ với sự rõ ràng hoàn toàn. 🎉