Bạn mệt mỏi vì bị lạc trong mớ hỗn độn của các dự án mới? Là một quản lý dự án, bạn có muốn công việc của mình được tổ chức và hiệu quả hơn không? Bạn đang tìm kiếm một giải pháp giúp hợp lý hóa các công việc của nhóm và đảm bảo mọi người đều đồng nhất với nhau?
Đừng tìm kiếm thêm nữa, vì các mẫu kế hoạch công việc sẽ giúp bạn làm điều đó. Chúng hoạt động như kế hoạch hành động trong suốt dự án, giúp bạn nhìn thấy bức tranh tổng thể, ngày đáo hạn và bất kỳ sự phụ thuộc nào có thể cản trở bạn đạt được mục tiêu.
Trong bài đăng trên blog này, chúng ta sẽ thảo luận về mẫu kế hoạch công việc là gì và điều gì tạo nên một mẫu tốt.
Sau đó, chúng tôi sẽ chia sẻ 10 mẫu hàng đầu của chúng tôi cho ClickUp, Microsoft và Tài liệu Google. Sẵn sàng tối ưu hóa kế hoạch công việc của bạn hơn bao giờ hết? Hãy bắt đầu ngay!
Kế hoạch công việc trong quản lý dự án là gì?
Mẫu kế hoạch công việc là một công cụ phác thảo các công việc và hoạt động cụ thể cần thiết để đạt được các mục tiêu cụ thể. Đây là một khung giúp cá nhân hoặc nhóm tổ chức, lập kế hoạch, giao tiếp và sắp xếp công việc của họ một cách hiệu quả. Các mẫu kế hoạch công việc thường bao gồm các phần như mục tiêu và mục đích của dự án, khung thời gian, phân bổ nguồn lực, chỉ số hiệu suất và các trở ngại hoặc rủi ro tiềm ẩn.
Mẫu kế hoạch công việc thường được sử dụng trong quản lý dự án, nghiên cứu, giáo dục, kinh doanh và nhiều lĩnh vực khác. Chúng có thể được tùy chỉnh cho nhu cầu của các dự án hoặc công việc lớn khác nhau, đồng thời giúp cá nhân hoặc nhóm thiết kế mục tiêu khả thi, tạo các bước hành động, theo dõi tiến độ và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo hoàn thành thành công.
Sử dụng mẫu kế hoạch công việc có thể tiết kiệm thời gian và nỗ lực, vì nó cung cấp kế hoạch dự án rõ ràng cho công việc cần thực hiện. Nó cũng cải thiện giao tiếp và hợp tác giữa các thành viên trong nhóm, vì mọi người đều có thể xem các công việc và thời hạn và có chung hiểu biết về những gì cần đạt được.
Mẫu kế hoạch công việc là một công cụ quản lý dự án hữu ích, giúp lập kế hoạch và thực hiện công việc hoặc dự án một cách hiệu quả. Bằng cách sử dụng mẫu kế hoạch công việc, cá nhân hoặc nhóm có thể nâng cao năng suất, hiệu quả và hiệu suất tổng thể.
Điều gì tạo nên một mẫu kế hoạch công việc dự án tốt?
Một mẫu kế hoạch công việc tốt phải toàn diện và phù hợp với dự án hoặc công việc cụ thể. Nó phải bao gồm tất cả các bước và thời hạn cần thiết, cũng như trách nhiệm được giao và các nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc. Nó cũng phải cho phép sự linh hoạt và khả năng thích ứng trong trường hợp có sự chuyển đổi hoặc trở ngại bất ngờ.
- Trình bày rõ ràng và súc tích. Nên dễ đọc, hấp dẫn về mặt thị giác và được cấu trúc một cách logic. Điều này giúp cải thiện giao tiếp và đảm bảo các thành viên trong nhóm có cùng quan điểm về dòng thời gian, mục tiêu và chiến lược.
- Phân bổ nguồn lực hợp lý. Chỉ ra cách phân phối thời gian, nhân sự và vật liệu cũng rất quan trọng. Một mẫu tốt nên cung cấp đủ thời gian cho mỗi hoạt động và chia nhỏ các công việc phức tạp thành các công việc phụ dễ quản lý.
- Giám sát và đánh giá liên tục. Tiến độ và hiệu suất cần được đánh giá thường xuyên so với kế hoạch và điều chỉnh cho phù hợp. Điều này giúp xác định các trở ngại và lĩnh vực cần cải thiện, đảm bảo hoàn thành công việc thành công.
Một công cụ quản lý khối lượng công việc tốt phải toàn diện, rõ ràng, có cấu trúc, cung cấp đủ tài nguyên và dòng thời gian, đồng thời được cập nhật thường xuyên để mang lại kết quả tối ưu.
10 mẫu kế hoạch công việc & ví dụ
Cho dù bạn là quản lý, trưởng nhóm hay doanh nhân, có một kế hoạch công việc được lập kỹ lưỡng là điều cần thiết để thành công. Một kế hoạch công việc tốt sẽ giúp bạn đi đúng hướng và giữ cho các dự án của bạn được tổ chức, cho phép bạn đưa ra quyết định tốt hơn về cách phân bổ nguồn lực và quản lý dòng thời gian một cách hiệu quả nhất.
Tuy nhiên, việc tạo ra các kế hoạch hiệu quả từ đầu có thể tốn thời gian và khó khăn. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã tổng hợp danh sách các mẫu kế hoạch công việc hàng đầu này – để bất kể bạn có ý tưởng dự án hoặc kinh doanh nào, bạn cũng có thể dễ dàng tìm thấy giải pháp phù hợp.
Từ danh sách việc cần làm đơn giản đến lộ trình chi tiết hơn với các cột mốc, các mẫu này cung cấp tất cả các tính năng cần thiết để lập kế hoạch hiệu quả mà không tốn thêm nỗ lực hay chi phí.
1. Mẫu kế hoạch công việc ClickUp
Khi bạn mới bắt đầu sử dụng các mẫu như một phần của quy trình lập kế hoạch công việc, đôi khi tốt nhất là bắt đầu từ những điều cơ bản. Đó là điều chúng tôi yêu thích ở Mẫu kế hoạch công việc đơn giản của ClickUp.
Mẫu này là nơi hoàn hảo để bắt đầu khi bạn lần đầu tiên sử dụng ClickUp để lập kế hoạch dự án. Nó giúp bạn dễ dàng hình dung các hoạt động cần thực hiện trước khi dự án được coi là hoàn thành.
Bạn có thể chọn nhập các mục và ngày từ danh sách hiện có hoặc bắt đầu từ đầu. Mỗi hoạt động có thể được đánh dấu với mức độ ưu tiên khác nhau và có chỗ để nhập ngày bắt đầu và ngày đáo hạn để mọi người có thể dễ dàng xem những việc cần ưu tiên và thời gian thực hiện.
Mẫu này bao gồm một số trường tùy chỉnh khác nhau để bạn có thể xây dựng cấu trúc quản lý khối lượng công việc phù hợp cho các dự án của mình. Tính tùy chỉnh được cung cấp trong mẫu này làm cho nó trở thành điểm khởi đầu hoàn hảo cho hầu hết mọi dự án hoặc công việc.
2. Mẫu kế hoạch công việc hàng năm của ClickUp
Nếu bạn là người thích câu nói "Không có kế hoạch là kế hoạch thất bại", Mẫu kế hoạch công việc hàng năm của ClickUp có thể là người bạn mới của bạn. Để đảm bảo bạn, nhóm của bạn hoặc công ty của bạn thành công trong suốt cả năm, bạn cần một phương pháp tập trung vào quy trình để lập kế hoạch dài hạn với nhiều cột mốc quan trọng.
Mẫu này có 5 phần để giúp hướng dẫn bạn thiết lập mục tiêu dài hạn và theo dõi tiến độ của bạn trong quá trình thực hiện. Mẫu này sẽ giúp bạn và nhóm của bạn duy trì trách nhiệm đối với các mục tiêu của mình theo thời gian. Bằng cách đó, bạn sẽ gieo mầm thành công ngay từ đầu, dẫn đến các cột mốc dự án kịp thời và đạt được các mục tiêu dài hạn của mình.
3. Mẫu kế hoạch công việc dự án ClickUp
Đôi khi, quản lý một dự án phức tạp hơn là chỉ viết ra danh sách các hoạt động cần hoàn thành và trạng thái của từng hoạt động. Khi bạn cần thêm chi tiết, Mẫu kế hoạch công việc dự án của ClickUp có thể giúp bạn.
Hãy coi mẫu kế hoạch dự án này như một phiên bản mở rộng của mẫu Kế hoạch công việc đơn giản của chúng tôi. Cùng với các trường tiêu chuẩn như tên công việc, ngày bắt đầu và ngày đáo hạn, thời lượng, mẫu này còn cho bạn cái nhìn chi tiết về việc nhóm của bạn có đạt được các cột mốc hay không.
Các trường bổ sung trong mẫu này cho thấy nhóm của bạn đang thực hiện việc tuân thủ lịch trình đã đặt ra như thế nào.
- Sự chậm trễ (ngày): Theo dõi các cột mốc có điểm khó khăn;
- Trường Lịch trình: Hiển thị màu xanh lá cây (đạt mục tiêu), màu vàng (chậm trễ nhẹ) hoặc màu đỏ (chậm trễ đáng kể); và
- Nỗ lực: Hiển thị mức độ nỗ lực để hoàn thành công việc, từ 1-5.
Các trường lập lịch của mẫu này đặc biệt hữu ích khi nhìn lại một dự án để xem bạn có thể đã tính sai thời gian hoặc nỗ lực cần thiết để hoàn thành một hoạt động nhất định hay không. Bằng cách đó, bạn có thể điều chỉnh và tạo lịch trình chính xác hơn cho dự án tiếp theo.
4. Mẫu kế hoạch làm việc từ xa ClickUp
Các nhóm làm việc từ xa gặp những thách thức riêng khi hợp tác trong các dự án nhóm. Mẫu Kế hoạch làm việc từ xa của ClickUp dành riêng cho họ.
Không làm việc gần nhau, các nhóm làm việc từ xa phải có ý thức hơn trong việc giữ mọi người cùng nhau trên cùng một trang trong quản lý dự án. Cũng có thể khó xác định yêu cầu dự án nào là quan trọng đối với toàn bộ công ty và yêu cầu nào là tốt nhưng không quan trọng trong kế hoạch tổng thể. Điều đó khiến việc tìm kiếm công cụ làm việc tại nhà phù hợp trở nên quan trọng đối với thành công của nhóm làm việc từ xa.
Mẫu này phân loại từng dự án dựa trên tác động tổ chức của nó để thể hiện tầm quan trọng của dự án đối với công ty.
- Dự án ít quan trọng: Có thể được thực hiện hoặc không tùy thuộc vào khối lượng công việc của nhóm, vì chúng không ảnh hưởng đáng kể đến tổ chức.
- Dự án có tầm quan trọng cao: Phải được thực hiện vì chúng có tác động đáng kể đến tổ chức.
Mẫu này cũng có chỗ để ghi mục tiêu của dự án (ví dụ: "tăng 90% sự tham gia của nhóm" hoặc "tạo 200 khách hàng mới"), ngân sách dự án và chi phí thực tế, mức độ nỗ lực và liên kết đến các kết quả chính của dự án, để mọi người làm việc trong dự án có thể hiển thị đầy đủ bối cảnh công việc và các tệp liên quan.
5. Mẫu Bảng trắng Kế hoạch công việc ClickUp
Bảng trắng là một cách tuyệt vời để hình dung ý tưởng, thảo luận chiến lược và hợp tác với đồng nghiệp.
Sử dụng bảng trắng trong các cuộc họp nhóm tạo cơ hội cho mọi người ghi lại ý tưởng và cùng nhau giải quyết vấn đề. Tuy nhiên, trong môi trường làm việc hiện đại ngày nay, nhóm của bạn không phải lúc nào cũng ở cùng một địa điểm để cùng nhau sử dụng bảng trắng và họ có thể cần truy cập ghi chú trên bảng trắng khi đang di chuyển. Đó là lý do tại sao chúng tôi tạo ra Mẫu Bảng trắng kế hoạch công việc của ClickUp
Nó cung cấp cho bạn một tài liệu tham khảo trực quan có kế hoạch cho dự án ở định dạng kỹ thuật số, nhưng giống như bảng trắng vật lý, bạn có thể "treo" ghi chú, ghi lại công việc và di chuyển các nhiệm vụ.
Bảng trắng có nhiều tính năng để giống như một bảng vật lý – nhưng tốt hơn!
- Công cụ vẽ: Vẽ tự do với các bút đánh dấu có màu sắc và kích thước khác nhau, thêm hình dạng và ghi chú dán, văn bản, mũi tên và bản đồ tư duy, thậm chí tải lên hình ảnh và ảnh.
- Thư viện mẫu: Bắt đầu với 9 mẫu sẵn có khác nhau để nhanh chóng sắp xếp và thêm vào bảng trắng của bạn.
- Nhiệm vụ, tài liệu, người và danh sách: Thả hoặc gắn thẻ bất kỳ mục nào từ các bảng hoặc danh sách khác trong không gian làm việc ClickUp của bạn.
- Liên kết: Bao gồm các đường dẫn có thể nhấp đến tệp Figma, trang web, Tài liệu Google, trang tính và trang trình chiếu, cũng như Youtube.
Cho dù bạn đang động não ý tưởng hay vạch ra các quy trình phức tạp, mẫu bảng trắng này có thể là công cụ hữu ích để đưa công việc của bạn lên một tầm cao mới.
Phần thưởng: Mẫu kế hoạch truyền thông
6. Mẫu kế hoạch 12 tuần của ClickUp
Nhiều doanh nghiệp hoạt động theo chu kỳ hàng quý, mỗi quý kéo dài 12 tuần. Đối với những bạn sử dụng phương pháp này, chúng tôi đã tạo Mẫu kế hoạch 12 tuần của ClickUp để đảm bảo quý tiếp theo của bạn sẽ còn tốt hơn quý trước. Nhưng điều thú vị không chỉ có vậy! Mẫu này có thể được sử dụng để quản lý mọi khía cạnh trong cuộc sống của bạn, giúp bạn cân bằng mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp với kế hoạch năng suất hiệu quả nhất có thể.
Mẫu kế hoạch dự án đơn giản trong 12 tuần của chúng tôi hoạt động như một danh sách việc cần làm khổng lồ, nơi bạn có thể nhập mô tả chi tiết về công việc, thêm bất kỳ công việc con nào và tạo danh sách kiểm tra. Mẫu này cũng bao gồm hai trường tùy chỉnh:
- Lập kế hoạch và theo dõi tiến độ: Tự động điền vào các trường hiển thị tiến độ hoàn thành công việc của bạn
- Danh mục hoạt động: Đánh thẻ mỗi danh mục với một nhóm có liên quan (ví dụ: cá nhân, công việc, gia đình hoặc tài chính)
Sử dụng mẫu này để ghi lại tất cả những việc bạn cần hoàn thành trong 12 tuần tới. Sau đó, sử dụng các trường của ClickUp để chỉ định người phù hợp cho từng nhiệm vụ, tạo ngày đáo hạn và sắp xếp thứ tự ưu tiên trong danh sách công việc theo những việc cần hoàn thành và thời gian hoàn thành.
7. Mẫu kế hoạch quy trình ClickUp
Kế hoạch quy trình về cơ bản là lộ trình từng bước để đạt được kết quả cụ thể.
Nó bao gồm các bước bạn sẽ thực hiện để hoàn thành mục tiêu, các biện pháp đảm bảo chất lượng và phản hồi bạn sẽ áp dụng, cũng như bất kỳ kế hoạch phản ứng phù hợp nào. Đây là cách tốt nhất để đảm bảo rằng bạn (hoặc khách hàng của bạn) đạt được kỳ vọng, và đó là lý do tại sao chúng tôi tạo ra Mẫu kế hoạch quy trình của ClickUp .
Kế hoạch quy trình thường được yêu cầu cho mục đích tuân thủ trong các công việc mà sản phẩm hoặc dịch vụ cần được kiểm tra để đảm bảo chất lượng. Tài liệu này cung cấp các trường để ghi chi tiết các hoạt động cụ thể của doanh nghiệp bạn.
- Phần danh sách các hành động cải tiến: Bao gồm mô tả, đầu vào và đầu ra, phương pháp sử dụng, tiêu chí và các hành động cần thực hiện nếu không đáp ứng tiêu chí.
- Phần chi tiết về sửa đổi kế hoạch quy trình: Bao gồm ngày sửa đổi, lịch sử sửa đổi và danh sách những người phê duyệt và xác nhận.
Cho dù bạn đang ra mắt sản phẩm mới hay triển khai chiến lược bán hàng mới, việc có kế hoạch quy trình là rất quan trọng. Kế hoạch sẽ giúp bạn duy trì sự tổ chức và đảm bảo rằng bạn đang tuân theo các phương pháp và quy trình tốt nhất để đạt được thành công. Ngoài ra, có kế hoạch rõ ràng sẽ giúp bạn yên tâm về khả năng thực hiện tầm nhìn của mình.
8. Mẫu kế hoạch công việc Microsoft Excel
Mặc dù chúng tôi cho rằng thư viện mẫu của ClickUp cung cấp mọi thứ mà một doanh nghiệp cần để tổ chức và duy trì công việc, nhưng chúng tôi biết rằng bạn không thể luôn chọn được giải pháp mà mình muốn sử dụng. Đối với các tổ chức yêu cầu bạn sử dụng các sản phẩm của Microsoft và những người thích bảng tính hơn tài liệu Word, các Mẫu Kế hoạch Công việc Excel này là lựa chọn phù hợp cho bạn.
Excel cung cấp một số mẫu dòng thời gian và lộ trình có thể tùy chỉnh để giúp bạn tổ chức các dự án của mình.
- Dòng thời gian dự án: Tạo dòng thời gian để theo dõi lịch trình dự án, hiển thị tháng thực hiện từng công việc. Bao gồm bảng tên hoạt động, ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Excel cung cấp ba mẫu dòng thời gian dự án chi tiết và một mẫu dòng thời gian dự án bốn tuần.
- Mẫu kế hoạch công việc: Hiển thị các dự án của bạn trong 4 giai đoạn, bao gồm các hoạt động cần thiết trong mỗi giai đoạn. Dữ liệu được nhập vào một trang tính khác và sau đó tự động được điền vào lộ trình trực quan.
Các mẫu này không được thiết kế riêng cho quản lý dự án, nhưng trong trường hợp khẩn cấp, chúng vẫn cho phép bạn sắp xếp các công việc cấp bách nhất của dự án và trình bày chúng một cách trực quan. Và nếu bạn thích tài liệu hơn bảng tính, đây là cách tạo dòng thời gian bằng Word.
📮ClickUp Insight: 37% nhân viên gửi ghi chú theo dõi hoặc biên bản cuộc họp để theo dõi các mục hành động, nhưng 36% vẫn dựa vào các phương pháp khác, không thống nhất.
Nếu không có hệ thống thống nhất để ghi lại các quyết định, những thông tin quan trọng mà bạn cần có thể bị chôn vùi trong các cuộc trò chuyện, email hoặc bảng tính. Với ClickUp, bạn có thể ngay lập tức biến các cuộc hội thoại thành nhiệm vụ có thể thực hiện được trong tất cả các nhiệm vụ, cuộc trò chuyện và tài liệu của mình, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin nào.
9. Microsoft Project Mẫu dòng thời gian kế hoạch dự án
Nếu bạn cần lập kế hoạch dự án trong bộ Microsoft nhưng muốn có giải pháp toàn diện hơn các mẫu Excel, hãy xem xét các Mẫu kế hoạch công việc Microsoft Project .
Microsoft Project là một chương trình phần mềm giúp bạn lập kế hoạch, lên lịch và quản lý các dự án phức tạp. Với các tính năng như biểu đồ Gantt, quản lý tài nguyên và theo dõi công việc, Microsoft Project giúp bạn dễ dàng sắp xếp công việc và tuân thủ thời hạn.
Project cũng tích hợp với các chương trình Microsoft khác như Excel và Outlook, để bạn có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và cộng tác với nhóm của mình. Cho dù bạn đang lên kế hoạch cho một đám cưới, xây dựng một tòa nhà hay ra mắt một sản phẩm mới, Microsoft Project có thể giúp bạn đi đúng hướng và hoàn thành công việc.
Mẫu kế hoạch dự án này có thể giúp bạn sắp xếp các công việc và cột mốc theo cách dễ dàng chia sẻ với nhiều thành viên trong nhóm và các bên liên quan. Tuy nhiên, để sử dụng các mẫu này, bạn phải đăng ký dịch vụ.
10. mô hình tài chính điện tử Mẫu lập kế hoạch dự án đơn giản trên Google Trang tính
Đối với những người không thể chọn nền tảng quản lý dự án của riêng mình và công ty của họ sử dụng Google Workspace, Google Trang tính cũng có Mẫu Kế hoạch Công việc dành cho bạn!
Tin tốt về Google Trang tính là nếu bạn đã từng sử dụng Microsoft Excel, bạn sẽ cảm thấy rất quen thuộc. Đây là công cụ bảng tính dựa trên đám mây cho phép bạn tạo, chỉnh sửa và chia sẻ sổ làm việc với người khác trong thời gian thực. Google Trang tính cho phép bạn cộng tác với nhóm của mình tại một địa điểm tập trung mà không cần lưu và gửi tệp qua lại.
Để lập kế hoạch công việc, bạn có thể sử dụng Google Trang tính để đặt thời hạn, theo dõi tiến độ dự án, phân công công việc và hơn thế nữa. Cho dù bạn đang làm việc trong một dự án có nhiều người tham gia, chuẩn bị bản trình bày hay chỉ đơn giản là cần sắp xếp danh sách công việc hàng ngày, Google Trang tính có thể giúp bạn hợp lý hóa quy trình và làm cho cuộc sống công sở của bạn dễ dàng hơn rất nhiều.
Tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn với mẫu kế hoạch công việc ngay hôm nay
Ưu tiên khối lượng công việc và lập kế hoạch để hoàn thành trách nhiệm của bạn là điều bắt buộc để đạt được năng suất cao nhất có thể. May mắn thay, có nhiều phần mềm quản lý dự án có thể giúp bạn, cho dù bạn đang tìm cách tổ chức công việc hàng năm, theo dự án hay theo quý.
Có thể chúng tôi có chút thiên vị, nhưng chúng tôi nghĩ cách dễ nhất để bắt đầu lập kế hoạch khối lượng công việc là sử dụng ClickUp. Không gian làm việc của ClickUp cho phép bạn dễ dàng hình dung các nhiệm vụ của mình, và các mẫu của chúng tôi giúp bạn sắp xếp chúng một cách nhanh chóng và trực quan, cho dù bạn đang làm việc một mình hay là thành viên của một nhóm lớn hơn. Và khi bạn cần hợp tác với những người đóng góp khác, ClickUp giúp việc nhận phản hồi trở nên đơn giản.
Bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí, hãy thử ngay hôm nay để xem một chút kế hoạch trước có thể tối đa hóa sản lượng của bạn trong dài hạn như thế nào.