Cách tạo dòng thời gian trong Microsoft Word (ví dụ và mẫu)

Bạn muốn học các thủ thuật đơn giản để biến dòng thời gian cơ bản trong Microsoft Word từ nhàm chán thành ấn tượng?

Tin tốt là bạn không cần phải là chuyên gia thiết kế đồ họa hay dành thêm thời gian để có được dòng thời gian chuyên nghiệp như mong muốn! Với những thay đổi nhỏ này, bạn sẽ tạo ra một dòng thời gian tùy chỉnh bắt mắt từ đầu, khiến đồng nghiệp của bạn phải xin mẫu dòng thời gian của bạn!

Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn không chỉ một mà là hai hướng dẫn: tạo dòng thời gian cơ bản bằng SmartArt và bằng bảng. (Vì chúng ta phải có nhiều lựa chọn!)

Hãy bắt tay vào việc!

Dòng thời gian là gì?

Một trong những công cụ quản lý dự án được công nhận nhất là dòng thời gian: một biểu đồ giúp mọi người hình dung thời hạn, thống kê, sự kiện hoặc cột mốc theo thứ tự thời gian. Dòng thời gian dự án có thể đơn giản hoặc chứa nhiều chi tiết để thể hiện khoảng thời gian của một dự án nhất định.

Không có câu trả lời đúng cho câu hỏi về những gì nên hoặc không nên có trong dòng thời gian — mỗi công ty, mỗi ngành công nghiệp đều khác nhau. Vì vậy, thay vào đó, hãy tự hỏi bản thân: Thông tin quan trọng nhất mà khán giả của tôi nên ghi nhớ từ dòng thời gian này là gì?

👉 Xem hướng dẫn này để khám phá thêm các yếu tố của dòng thời gian dự án.

Mặc dù bạn có thể đã tạo dòng thời gian trong Microsoft Word khi mới bắt đầu sự nghiệp, nhưng rất có thể bạn đã phải vật lộn với một đống hàm không cần thiết. 😮‍💨

Chúng tôi hiểu rất rõ cảm giác này. May mắn thay, có một công cụ quản lý dự án tuyệt vời không chỉ tạo dòng thời gian mà còn tăng năng suất và khả năng lập kế hoạch. Chúng ta sẽ nói về điều đó sau. 🤓

Cách tạo dòng thời gian trong Word bằng đồ họa SmartArt

Đồ họa SmartArt là một tập hợp đa dạng các bố cục dòng thời gian (hoặc hình minh họa) có sẵn trong Word, Excel, PowerPoint và Outlook, cung cấp các cách khác nhau để hiển thị các khái niệm hoặc dữ liệu. Vì chúng ta cần đồ họa SmartArt để thể hiện thông tin tuần tự, chúng ta sẽ sử dụng bố cục dòng thời gian Quy trình (các bước trong một quy trình hoặc dòng thời gian).

Với một vài chỉnh sửa đơn giản, dòng thời gian của bạn sẽ:

Từ đây…

… đến đây 🤩

Ghi chú: Trong hướng dẫn này, chúng tôi sử dụng Microsoft Word cho Mac Phiên bản 16. 54. Các bước và tính năng có thể khác nếu bạn sử dụng nền tảng hoặc phiên bản khác.

1️⃣ Mở một tài liệu mới trống

2️⃣ Chèn bố cục dòng thời gian SmartArt

3. Sử dụng hộp thoại SmartArt Text Pane để thêm thông tin khóa của bạn. Nhấn phím Return để thêm các trường văn bản cho thông tin khóa và Shift để tạo dấu đầu dòng cho chi tiết bên dưới thông tin khóa

Mẹo: Nếu bạn không thấy SmartArt Text Pane, hãy chuyển đến thanh công cụ và trong tab SmartArt Design, chọn Text Pane

4. Thay đổi phông chữ bằng cách chọn toàn bộ bảng, sau đó chuyển đến tab Trang chủ và thay đổi Loại phông chữ và Kích thước phông chữ. Trong ví dụ này, chúng tôi sử dụng phông chữ Franklin Gothic Book và kích thước 16

Tại thời điểm này, bạn đã có một dòng thời gian tiêu chuẩn có thể được coi là "đã hoàn thành", nhưng nó cần được tô màu. 🎨

3️⃣ Tùy chỉnh dòng thời gian của bạn

Dưới đây là bảng màu mà chúng tôi tạo riêng cho bạn để thiết kế các biểu đồ và đồ thị trực quan, chuyên nghiệp và thống nhất. Hãy nhớ rằng, bạn không cần phải là nhà thiết kế đồ họa để tạo ra các mẫu tuyệt đẹp... bạn chỉ cần biết ai đó biết ai đó. 😉

Dưới đây là bảng màu thực tế được các nhà thiết kế phê duyệt mà bạn có thể lưu vào máy tính của mình! ⬇️

Vậy làm thế nào để sử dụng bảng màu này?

3. Lặp lại bước này cho các Sự kiện quan trọng và danh sách gạch đầu dòng khác

Tùy chọn: Để đảm bảo tính nhất quán, hãy thay đổi màu phông chữ của danh sách dấu đầu dòng từ Đen thành Trắng để phù hợp với màu văn bản Sự kiện quan trọng.

Bây giờ đến bước cuối cùng: emoji! 🎉🎉🎉

Biểu tượng cảm xúc thêm phần thú vị cho giao tiếp không lời. Nếu bạn không có hình ảnh hoặc biểu tượng nào để thêm phần sinh động cho tài liệu dòng thời gian của mình, hãy sử dụng biểu tượng cảm xúc! Cách thực hiện như sau:

Các hộp của bạn bị lệch? Dưới đây là một mẹo khác: giữ phím Shift và nhấp để chọn các hộp văn bản. Sau đó, trong tab Hình dạng Định dạng > Sắp xếp > Căn chỉnh > Căn giữa > sử dụng các phím mũi tên để di chuyển tất cả các hộp mới được căn chỉnh đến địa điểm mong muốn.

Bạn đã làm được rồi! 🎊💃

Lưu mẫu này làm mẫu dòng thời gian cho tương lai của bạn:

Cách tạo dòng thời gian cơ bản trong Microsoft Word bằng bảng

Mối quan hệ với bảng rất phức tạp: Mọi thứ có thể diễn ra suôn sẻ cho đến khi một sai sót nhỏ trong giao tiếp làm hỏng tất cả.

Sử dụng bảng là một tùy chọn khác để tạo dòng thời gian trong Word, nhưng không nhất thiết phải phức tạp hay nhàm chán! Với một vài chỉnh sửa đơn giản, dòng thời gian của bạn sẽ:

Từ đây…

… đến đây 😍

Ghi chú: Trong hướng dẫn này, chúng tôi sử dụng Microsoft Word cho Mac Phiên bản 16. 54. Các bước và tính năng có thể khác nếu bạn sử dụng nền tảng hoặc phiên bản khác.

1️⃣ Mở một tài liệu Word mới

2️⃣ Chèn và định dạng bảng

Tùy thuộc vào số lượng Sự kiện chính và số ngày dự án cần thiết, đây là hướng dẫn tính toán để quyết định số lượng Cột và Hàng cần thiết cho dòng thời gian:

Cột: Số ngày + năm cột = tổng số cột

"Năm" ở đây là gì? Chúng ta sẽ hợp nhất năm ô để tạo không gian cho văn bản.

Hàng: Số sự kiện quan trọng = tổng số hàng

Từ giờ trở đi, không còn cần tính toán nữa. 🤝

6. Đánh dấu hàng đầu tiên và thay đổi kích thước phông chữ thành 9

7. Đánh dấu cột đầu tiên và thay đổi kích thước phông chữ thành 12

Phần thưởng: Phần mềm dòng thời gian dự án!

3️⃣ Thêm các sản phẩm/sự kiện

2. Bắt đầu từ hàng thứ hai và thêm tất cả văn bản Sự kiện quan trọng vào cột đầu tiên

3. Thêm ngày 1-31 vào hàng đầu tiên trong bảng (nhớ bỏ qua cột đầu tiên)

Mẹo: giảm kích thước phông chữ để số vừa với cùng một dòng hoặc mở rộng chiều rộng bảng

4. Căn chỉnh văn bản Sự kiện quan trọng trong các ô bằng cách đánh dấu cột đầu tiên, và trong tab Bố cục, nhấp vào biểu tượng Căn giữa

5. Lặp lại bước 4 cho các ngày trong hàng đầu tiên

4️⃣ Tùy chỉnh bảng dòng thời gian của bạn

Bạn có thể dừng lại ở đây và kết thúc công việc, nhưng chúng ta có thể thực hiện một chỉnh sửa nhỏ để bảng biểu đồ trông bớt cứng nhắc hơn: điều chỉnh đường viền bảng.

3. Đánh dấu toàn bộ bảng và trong tab Thiết kế bảng, chọn đường chấm chấm trong Kiểu đường viền > Đường viền > Tất cả đường viền

4. Để thêm một đường dày hơn cho đường viền bên ngoài, hãy đánh dấu tất cả các ô trừ hàng đầu tiên và cột đầu tiên. Trong tab Thiết kế bảng, chọn đường liền trong Kiểu đường viền > Đường viền > Đường viền bên ngoài

Bạn đã sẵn sàng! 🎉🕺

Lưu mẫu này làm mẫu dòng thời gian cho tương lai của bạn:

👉 Các hướng dẫn liên quan khác:

Mẫu dòng thời gian Word miễn phí

Bạn có biết Microsoft có thư viện mẫu trực tuyến không? Ngoài việc truy cập các mẫu trực tiếp từ các ứng dụng Microsoft, bạn có thể duyệt qua cửa hàng trực tuyến để tìm các mẫu miễn phí và cao cấp. Dưới đây là một số mẫu dòng thời gian miễn phí mà bạn có thể tải xuống ngay:

4 nhược điểm chính của việc sử dụng Microsoft Word để tạo dòng thời gian

Mặc dù chúng tôi đã rất vui khi tạo dòng thời gian tùy chỉnh bằng SmartArt Graphics và bảng, nhưng việc đó có vẻ hơi... dài dòng?

Ngay cả khi thực hiện các thao tác cơ bản nhất để tạo một bảng đơn giản cũng phải mất nhiều lần nhấp chuột và điều hướng cẩn thận để hoàn thành việc xây dựng dòng thời gian trong Microsoft Word. Microsoft Word là một trong những phần mềm phổ biến nhất hiện nay, nhưng nó bị giới hạn bởi nhu cầu và sự thay đổi của lực lượng lao động hiện đại.

Dưới đây là những điều bạn cần biết trước khi đầu tư thời gian, công sức và tài nguyên vào Microsoft Word:

Có vẻ như bạn cần một giải pháp thay thế cho Microsoft Word.

Bức tranh tổng thể: Tạo dòng thời gian trong ClickUp

Cho dù bạn chưa từng nghe về ClickUp hay đang cân nhắc sử dụng ClickUp làm công cụ quản lý dự án, hãy xem đây là dấu hiệu để bắt đầu ngay hôm nay!

ClickUp là nền tảng năng suất tối ưu cho phép các nhóm quản lý dự án, cộng tác thông minh hơn và tập trung tất cả công việc vào một công cụ. Cho dù bạn là người mới sử dụng ứng dụng năng suất hay là chuyên gia quản lý dự án, tính tùy chỉnh của ClickUp có thể mở rộng cho bất kỳ kích thước nhóm nào để đảm bảo sự cộng tác nhất quán.

Hãy để ClickUp thực hiện tất cả công việc tạo dòng thời gian để bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc ra quyết định quan trọng cho dự án của mình.

Những việc bạn có thể làm trong chế độ xem Dòng thời gian:

Bạn đang làm việc trên nhiều dự án cùng một lúc? Chế độ xem Gantt của ClickUp sẽ giúp bạn quản lý các cột mốc, ưu tiên và phụ thuộc của dự án chỉ với vài cú nhấp chuột.

Những việc bạn có thể làm trong chế độ xem Gantt:

Ít nhấp chuột hơn, hiệu quả hơn

Các công cụ trực quan hóa là tài sản quan trọng của dự án, không nên mất quá một giờ mỗi tuần để tạo ra. Để theo kịp những thay đổi trong kế hoạch dự án mà các nhà quản lý và doanh nghiệp gặp phải hàng ngày, họ cần phần mềm tốt nhất — ClickUp!

Tạo tài khoản miễn phí trên ClickUp ngay hôm nay và tạm biệt các tài liệu Word có giới hạn! 👋