Chiến lược quản lý công việc hợp tác hiệu quả cho các nhóm

Khi nói đến năng suất, các nhóm luôn tìm kiếm lợi thế. Cách chúng ta làm việc không ngừng phát triển, và cùng với đó, các công cụ chúng ta sử dụng để hoàn thành công việc cũng vậy.

Mục tiêu của phần mềm quản lý công việc hợp tác là giúp các nhóm làm việc cùng nhau hiệu quả hơn, điều này rất hợp lý.

Ai lại không muốn hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn? Khi được sử dụng đúng cách, các công cụ này sẽ giúp các nhóm tận dụng tối đa các nguồn lực mà họ đang có để hoàn thành dự án thành công.

Hướng dẫn này cung cấp cái nhìn sâu hơn về cách thức thực hiện tất cả những điều đó.

Quản lý công việc hợp tác là gì?

Quản lý công việc hợp tác là quá trình lập kế hoạch, theo dõi và thực hiện các công việc bởi một nhóm cá nhân để đạt được mục tiêu chung.

May mắn thay, có các công cụ quản lý công việc hợp tác để giúp lập kế hoạch công việc dễ dàng hơn, mặc dù không phải tất cả chúng đều cung cấp kết hợp các tính năng phù hợp với mọi nhu cầu hợp tác.

Bất kỳ công cụ hợp tác nào đáng giá đều cung cấp một bộ tính năng chung cho phép phối hợp công việc nhóm, chẳng hạn như:

Cuối cùng, phần mềm quản lý công việc hợp tác tốt nhất sẽ giúp các nhà quản lý dự án đơn giản hóa các quy trình và tích hợp một bộ công cụ trực quan toàn diện.

Lợi ích của việc sử dụng các công cụ quản lý công việc hợp tác

Hãy cùng thảo luận về những lợi ích của việc sử dụng các công cụ quản lý công việc hợp tác phù hợp.

Cải thiện quản lý dự án

Hãy xem xét một dự án yêu cầu một nhóm làm việc đồng thời nhiều công việc. Nếu không có phần mềm quản lý công việc hợp tác, rất dễ xảy ra tình trạng thông tin bị mất trong quá trình giao tiếp hoặc các thành viên trong nhóm không biết những người khác đang làm gì.

Các công cụ phù hợp giúp mọi người luôn được cập nhật thông tin và cho phép họ cập nhật tiến độ khi cần thiết, giúp các nhà quản lý dễ dàng theo dõi trạng thái dự án và điều chỉnh khi cần thiết.

Cho phép độc lập về địa điểm

Các công cụ và phần mềm hợp tác cho phép các thành viên trong nhóm có thể làm việc từ mọi nơi, mọi lúc. Cho phép hợp tác đồng bộ hoặc trực tiếp giúp lịch làm việc của các thành viên trong nhóm trở nên linh hoạt hơn.

Tiến độ được theo dõi và các vấn đề được xác định nhanh chóng. Các thay đổi được thực hiện trong thời gian thực để mọi người luôn đi đúng hướng với một nguồn thông tin duy nhất.

Cải thiện giao tiếp và hợp tác

Các công cụ như ClickUp Whiteboard cho phép các thành viên trong nhóm giao tiếp nhanh chóng và dễ dàng thông qua tính năng trò chuyện trực tiếp. Nó cho phép các nhóm chia sẻ thông tin cập nhật trong thời gian thực và tập trung lịch sử trò chuyện của họ xung quanh các quyết định quan trọng của dự án.

Giảm chi phí dự án

Tiết kiệm chi phí là một yếu tố quan trọng!

Khi các nhóm làm việc cùng nhau hiệu quả hơn, kết quả là chi phí dự án giảm do tài nguyên được quản lý tốt hơn. Một nhóm càng khai thác được nhiều giá trị từ tài nguyên của mình, mọi người càng có lợi.

Tăng năng suất bằng cách đáp ứng thời hạn

Khi các thành viên trong nhóm hợp tác hiệu quả, họ sẽ hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Điều này dẫn đến tăng năng suất cho toàn bộ nhóm. Thời hạn cũng dễ dàng hơn vì công cụ quản lý công việc tập trung giúp loại bỏ sự hiểu lầm hoặc rủi ro như mất tài liệu, những điều chỉ làm chậm tiến độ của nhóm.

Ra quyết định tốt hơn

Cho phép ra quyết định tốt hơn là điều bắt buộc trong một thế giới phát triển nhanh chóng. Khi các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau với khả năng hiển thị cao trong các công cụ quản lý thông thường, họ sẽ có thêm thời gian để đưa ra quyết định tốt hơn.

Và như chúng ta đều biết, quyết định tốt hơn đồng nghĩa với kết quả tốt hơn… điều này đồng nghĩa với lợi nhuận cao hơn.

Hợp tác trực tuyến

Với nền tảng năng suất, các nhóm sử dụng tính năng phát hiện cộng tác trực tiếp của ClickUp, vượt xa khả năng của Tài liệu Google. Ví dụ: bạn có thể chỉnh sửa và thêm nhận xét vào công việc của nhau trong thời gian thực và xem các thành viên khác trong nhóm đang thêm gì khi họ làm việc.

ClickUp giúp bạn dễ dàng thực hiện việc đó trong Không gian Làm việc của mình. Không cần công cụ tài liệu bên ngoài!

Ví dụ về quản lý công việc hợp tác

Bây giờ bạn đã biết những lợi ích của quản lý công việc hợp tác hiệu quả, hãy cùng xem một số ví dụ thực tế về cách các nhóm sử dụng các công cụ hợp tác để quản lý công việc của họ.

Nhóm tạo/lập nội dung

Đối với các nhóm tạo/lập nội dung, điều quan trọng là phải có một trung tâm nơi tất cả các thành viên trong nhóm có thể hợp tác hiệu quả trong các dự án. Sử dụng các công cụ quản lý công việc hợp tác như ClickUp, các nhóm có thể lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ trong thời gian thực.

Nhóm làm việc từ xa hoặc phân tán

Các nhóm làm việc từ xa hoặc phân tán cần một cách để duy trì kết nối và quản lý công việc hiệu quả mà không cần phải ở cùng một địa điểm. Các công cụ quản lý công việc hợp tác cung cấp các tính năng giao tiếp thời gian thực, theo dõi công việc và chia sẻ tệp, giúp các nhóm làm việc từ xa dễ dàng duy trì kết nối và năng suất.

Nhóm lập kế hoạch sự kiện

Kế hoạch sự kiện đòi hỏi sự phối hợp và hợp tác của nhiều thành viên trong nhóm. Với các công cụ quản lý công việc hợp tác, người lập kế hoạch sự kiện có thể tạo công việc, phân công cho các thành viên trong nhóm và theo dõi tiến độ để đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng lịch trình.

Nhóm tiếp thị

Các nhóm tiếp thị cần phối hợp nhịp nhàng để tạo và thực hiện các chiến dịch. Các công cụ quản lý công việc hợp tác cung cấp các tính năng như lịch chia sẻ, dòng thời gian dự án và phân công công việc, giúp các nhóm tiếp thị duy trì sự tổ chức và tiến độ chiến dịch.

Cách chọn công cụ hợp tác để quản lý công việc hợp tác

Việc lựa chọn một công cụ hợp tác là một nhiệm vụ khó khăn khi có quá nhiều lựa chọn.

Tuy nhiên, một đơn đặt hàng lớn không nhất thiết là không thể thực hiện được. Bắt đầu bằng việc phác thảo chi tiết về nhóm của bạn sẽ rất hữu ích. Sử dụng cả nhu cầu của nhóm và mục tiêu dự án làm tiêu chí để tham chiếu chéo là cách đảm bảo bạn có được mọi thứ cần thiết trong một giải pháp quản lý công việc hợp tác. Hãy suy nghĩ về:

Khi bạn đi sâu hơn vào quy trình đánh giá thực tế, đây là một số câu hỏi chung cần xem xét:

Bạn có cần tích hợp với các công cụ phần mềm khác không?

Nếu bạn không chắc chắn, hãy xem cách nhóm của bạn hiện đang hoàn thành công việc. Có công cụ cộng tác nào hiện tại đang đảm nhận nhiều công việc nặng nề trong quản lý dự án mà bạn không muốn thay thế không? Các giải pháp quản lý công việc cộng tác của bạn có cần tích hợp phần mềm hội nghị truyền hình chuyên dụng không?

Kiểm tra các tích hợp tốt nhất của ClickUp!

Có cần thời gian đào tạo không?

Một số công cụ hợp tác được thiết kế cho các nhóm nhỏ hơn và dễ sử dụng hơn, trong khi một số công cụ khác phức tạp hơn và cần thời gian để nhóm của bạn làm quen. Hãy xem xét quá trình học tập và thời gian cam kết cần thiết để các nhóm của bạn bắt đầu một cách thuận lợi.

Hỗ trợ khách hàng như thế nào?

Hỗ trợ khách hàng là một phần quan trọng nhưng dễ bị bỏ qua trong quá trình đánh giá. Bạn muốn dễ dàng liên hệ với ai đó nếu có thắc mắc, gặp sự cố hoặc cần hỗ trợ kỹ thuật. Một số công cụ phần mềm thậm chí còn cung cấp các phiên đào tạo được cá nhân hóa cho các nhóm lớn.

Công cụ quản lý công việc hợp tác tốt nhất là gì?

ClickUp là công cụ quản lý công việc hợp tác tốt nhất cho các công ty khởi nghiệp, doanh nghiệp và mọi tổ chức khác vì nhiều lý do. Dưới đây là tổng quan nhanh về các công cụ và tính năng quản lý công việc hợp tác mạnh mẽ trong ClickUp:

Xem công việc theo cách của bạn với hơn 10 chế độ xem dự án

Các cá nhân đóng góp làm việc trong các công việc thuộc một nhóm lớn hơn có thể tạo chế độ xem để tìm hiểu chi tiết công việc được giao cho họ. Các chế độ xem phổ biến nhất bao gồm:

Làm việc liên chức năng với các công việc và mối quan hệ

Công việc là khối xây dựng cơ bản của ClickUp. Bạn có thể giao công việc cho nhiều thành viên trong nhóm, theo dõi tệp, đặt trạng thái và thêm nhận xét để cập nhật tiến độ cho mọi người. Trong một công việc, bạn có thể thực hiện các hành động sau để hợp tác tại nơi làm việc một cách liền mạch:

Phần mềm cộng tác ClickUp sử dụng tính năng phụ thuộc nhiệm vụ để giúp bạn dễ dàng xem nhiệm vụ nào phụ thuộc vào nhiệm vụ nào và lập kế hoạch phù hợp. Điều này rất hữu ích khi bạn cố gắng tạo dòng thời gian dự án hoặc cố gắng xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn.

Phân phối tài nguyên hiệu quả với khả năng hiển thị hàng ngày

Trong quá trình tạo quy trình làm việc hợp tác, không nên bỏ qua các tính năng quản lý tài nguyên. Các tính năng này cho phép người quản lý dự án xem xét việc sử dụng tài nguyên, cho dù đó là nhân lực, tiền bạc hay thời gian, và cung cấp cho các nhóm thông tin chi tiết có thể hành động về những gì cần thiết để hoàn thành dự án.

Kết nối các nhóm với quản lý công việc hợp tác

Với sự xuất hiện của công việc từ xa và tất cả những thay đổi nhanh chóng đang diễn ra tại nơi làm việc, các nhóm cần một cách đáng tin cậy để duy trì kết nối, sự thống nhất và năng suất.

Các công cụ cộng tác có thể làm chậm hoặc tăng năng suất của nhóm, vì vậy nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng duy nhất để điều phối các nhóm của mình, hãy dùng thử ClickUp miễn phí và ngừng chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng và công cụ để hoàn thành công việc.