Hãy nghĩ về điều này: bạn chỉ còn hai tuần nữa là đến ngày ra mắt sản phẩm quan trọng và áp lực đang đè nặng lên vai. Giống như người tung hứng bóng trong rạp xiếc, bạn phải phân công công việc cho từng người, đặc biệt là khi nhân viên của bạn phân bổ ở nhiều bộ phận khác nhau và yêu cầu công việc ập đến từ mọi phía.
Chẳng mấy chốc, bạn sẽ có ba người làm cùng một công việc và thời gian quý báu sẽ trôi qua vô ích.
Đó là lý do tại sao có một hệ thống phân công công việc có cấu trúc không chỉ là điều tốt mà còn là cứu cánh. Đó là lộ trình giúp bạn tiết kiệm thời gian, cải thiện giao tiếp và tăng hiệu quả của nhóm.
Vì vậy, hãy cùng khám phá cách bạn có thể biến việc phân công công việc thành yếu tố thành công.
Hiểu về việc phân công công việc
Phân công công việc cho các thành viên trong nhóm, còn được gọi là phân công nhiệm vụ, có nghĩa là phân phối khối lượng công việc cho một dự án hoặc mục tiêu giữa các thành viên trong nhóm dựa trên chuyên môn, tính sẵn sàng, sự tin tưởng và vai trò của họ. Điều này đảm bảo các công việc được hoàn thành hiệu quả và đúng thời hạn.
Phân công công việc không chỉ là đánh dấu vào ô. Đó là việc tổ chức công việc của bạn để hướng tới mục tiêu lớn hơn.
Phân biệt giữa công việc và công việc con
Công việc là các mục công việc độc lập, còn công việc phụ là các thành phần phụ thuộc, chi tiết hơn nhưng cần thiết để hoàn thành công việc lớn hơn.
Hãy tìm hiểu chi tiết hơn bằng một ví dụ.
Đối với bộ phận tiếp thị, mục tiêu chính trong một quý có thể là "Khởi động chiến dịch truyền thông xã hội mới".
Bây giờ, công việc chính này cần được chia thành các công việc phụ. Bảng sau đây hiển thị danh sách các công việc phụ:
| Công việc | Công việc con | Mô tả | Thành viên nhóm được chỉ định |
| Khởi chạy một chiến dịch truyền thông xã hội mới | Tạo chiến lược chiến dịch | Phát triển chiến lược, mục tiêu và đối tượng mục tiêu | Trưởng phòng Marketing |
| Thiết kế nội dung trực quan | Tạo đồ họa và hình ảnh | Thiết kế đồ họa | |
| Viết nội dung | Viết bài đăng, quảng cáo và nội dung quảng cáo hấp dẫn | Người viết nội dung | |
| Lên lịch đăng bài | Lên lịch đăng bài trên các nền tảng khác nhau | Chuyên viên quản lý mạng xã hội | |
| Theo dõi mức độ tương tác | Theo dõi và phân tích hiệu suất chiến dịch | Chuyên viên phân tích mạng xã hội | |
| Điều chỉnh chiến lược | Thực hiện điều chỉnh dựa trên dữ liệu tương tác | Trưởng phòng Marketing |
Bằng cách chia nhỏ công việc thành các công việc phụ, các thành viên trong nhóm có thể làm việc hiệu quả hơn và đảm bảo rằng mọi khía cạnh của mục tiêu tổng thể đều được thực hiện.
Trong khi hiểu mối quan hệ giữa hai khái niệm này, điều quan trọng là phải biết rằng công việc và công việc phụ khác nhau ở các cấp độ khác nhau, chẳng hạn như phân cấp, phạm vi, đang theo dõi, mức độ phức tạp của quyền sở hữu và sự phụ thuộc.
Đọc thêm: Cách theo dõi công việc tại nơi làm việc
Mối quan hệ giữa việc phân công công việc và năng suất của nhóm
Bạn sẽ làm gì nếu được giao mục tiêu tăng 50% năng suất của nhóm? Nghe có vẻ như một nhiệm vụ bất khả thi, phải không? Đặc biệt là khi các hướng dẫn không rõ ràng và thực tế như việc mong đợi con mèo của bạn làm thuế cho bạn.
Nhưng vấn đề là: khi bạn phân công công việc một cách hợp lý, chúng sẽ tự động trở thành mã bí mật giúp tăng năng suất của nhóm.
Hãy cùng phân tích chi tiết:
- Cân bằng khối lượng công việc: Không phải là chơi trò yêu thích. Phân bổ công việc dựa trên kỹ năng, không chỉ dựa trên độ tin cậy. Chắc chắn, Karen luôn giao việc đúng hạn, nhưng nếu cô ấy chìm ngập trong công việc trong khi những người khác chỉ ngồi không, bạn sẽ phải đối mặt với tình trạng kiệt sức
- Vai trò rõ ràng: Khi mọi người đều biết mình cần làm gì, công việc đã hoàn thành một nửa. Sự nhầm lẫn? Không còn nữa. Trách nhiệm? Rõ ràng tuyệt đối
- Cảm giác quyền sở hữu: Khi bạn phân công công việc rõ ràng mà mỗi thành viên trong nhóm có thể xử lý, bạn có thể thấy họ làm việc như một người sếp. Sẽ có ít nhầm lẫn hơn và động lực làm việc cao hơn
- Khả năng thích ứng: Việc phân công công việc hiệu quả cần xem xét các tình huống thay đổi và cho phép điều chỉnh nhanh chóng. Điều này giúp nhóm của bạn duy trì năng suất ngay cả khi gặp phải những tình huống bất ngờ
- Cộng tác: Phân công công việc tốt giống như tổ chức một bữa tiệc tuyệt vời — nó khiến mọi người trò chuyện với nhau, nghĩa là bạn có thể thấy rõ nhóm của mình đang trò chuyện, chia sẻ kiến thức và giải quyết vấn đề cùng nhau
So sánh phân công và ủy thác công việc
Phân công và ủy thác công việc thường được sử dụng thay thế cho nhau. Chúng có vẻ giống nhau nhưng thực chất giống như hai anh em họ với tính cách rất khác nhau.
Phân công công việc
Phân công công việc bao gồm việc xem xét tổng thể và sắp xếp các phần phù hợp với nhau bằng cách kết hợp các kỹ năng với công việc, cân bằng khối lượng công việc giữa các nhóm và điều chỉnh công việc cho phù hợp với mục tiêu dự án.
Ví dụ: bạn có thể có nhiều công việc để tổ chức một sự kiện công ty thành công, như quyết định địa điểm, dịch vụ ăn uống và gửi thư mời khách.
Các công việc này được phân bổ cho những người khác nhau theo vai trò và chuyên môn của họ. Điều phối viên hậu cần có thể xử lý việc đặt địa điểm, giám đốc vận hành có thể giám sát dịch vụ ăn uống, và nhóm tiếp thị có thể phụ trách việc mời khách.
Phân công
Phân công công việc có nghĩa là trao quyền cho các thành viên trong nhóm, phát triển kỹ năng và sự tự tin của họ, đồng thời giải phóng thời gian của bạn để tập trung vào các mục tiêu lớn hơn thay vì chỉ kiểm tra danh sách việc cần làm.
Ví dụ, nếu bạn giao việc đặt địa điểm cho điều phối viên hậu cần, bạn tin tưởng họ sẽ đặt địa điểm và xử lý các cuộc đàm phán và hợp đồng với nhà cung cấp. Cách tiếp cận này khuyến khích tinh thần trách nhiệm của các thành viên trong nhóm vì họ sở hữu kết quả, không chỉ là công việc.
Các nhà quản lý dự án giỏi nhất biết cách làm cả hai việc này một cách hiệu quả. Họ chuyển đổi giữa phân công và ủy quyền với cùng một mục tiêu: tạo ra một nhóm làm việc hiệu quả cao, hoàn thành mục tiêu.
Đọc thêm: Cách sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên
Các chiến lược và mẹo hiệu quả để phân công công việc cho các thành viên trong nhóm
Việc phân công công việc hiệu quả cho các thành viên trong nhóm là rất quan trọng khi quản lý nhiều dự án với thời hạn chặt chẽ và các nhóm phân bố ở nhiều địa điểm khác nhau.
Mặc dù quá trình này có vẻ khó khăn, nhưng ClickUp, một công cụ quản lý dự án và nhiệm vụ, có thể giúp bạn sắp xếp mọi thứ theo trật tự. Nó cho phép bạn lập kế hoạch, tổ chức và cộng tác trong bất kỳ dự án nào.
Ví dụ, Nhiệm vụ ClickUp cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan rõ ràng về các nhiệm vụ, phân công và tiến độ, giúp bạn giữ cho toàn bộ nhóm làm việc đồng bộ và các dự án đi đúng hướng.
Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng nó:
- Khi tạo công việc, bạn có thể giao công việc đó trực tiếp cho một thành viên cụ thể trong nhóm. Nhấp vào biểu tượng dấu cộng ở góc trên bên phải hộp của một người và công việc sẽ tự động được giao cho họ
- Phân phối công việc đồng đều giữa các thành viên trong nhóm dựa trên kỹ năng và chuyên môn của họ. Bạn có thể xem xét thời hạn, mức độ ưu tiên và sức chứa của từng cá nhân để tối ưu hóa năng suất
Hơn thế nữa? ClickUp Brain cung cấp các gợi ý để phân công nhiệm vụ cho nhân viên một cách chiến lược.
Ví dụ:
- Gợi ý 1: Tạo kế hoạch phân công công việc cho một dự án mới, xem xét điểm mạnh và thời gian rảnh của từng thành viên trong nhóm. Bao gồm dòng thời gian và các mối phụ thuộc giữa các công việc
- Gợi ý 2: Lập chiến lược phân phối công việc để cân bằng khối lượng công việc dựa trên kỹ năng và chuyên môn
- Gợi ý 3: Tạo lộ trình phân công công việc cho các dự án phức tạp, nêu rõ trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm
Cũng nên đọc: Cách tạo bảng điều khiển công việc để quản lý công việc*
Cài đặt mục tiêu và mục đích rõ ràng cho các công việc
Đặt mục tiêu và mục đích rõ ràng là mục tiêu chính của một tổ chức. Điều này giúp các thành viên trong nhóm của bạn tập trung vào công việc mà không bị phân tâm và luôn nhận thức được các ưu tiên của mình.
Để đơn giản hóa việc này, bạn có thể xác định phân công công việc bằng cách sử dụng khung mục tiêu SMART (Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể đạt được, Có liên quan và Có thời hạn).
Mẫu Mục tiêu SMART của ClickUp được thiết kế để giúp bạn tạo và theo dõi mục tiêu cho bản thân và nhóm của mình.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Tạo trạng thái tùy chỉnh, chẳng hạn như 'Crushing It' (Hoàn thành xuất sắc) hoặc 'Off Track' (Không đạt tiến độ), phù hợp với ngôn ngữ của nhóm bạn
- Thêm tối đa 12 trường tùy chỉnh khác nhau để mục tiêu của bạn trở nên dễ đo lường hơn. Giống như việc chấm điểm cho mục tiêu của bạn vậy!
- Xem tiến độ mục tiêu của bạn trong nháy mắt
- Biến những mục tiêu lớn, đáng sợ thành những công việc nhỏ. Đột nhiên, "tăng doanh thu lên 50%" trở thành một loạt các bước có thể thực hiện được
- Sử dụng chế độ xem bảng để xem mục tiêu của bạn có thể đạt được hay không. Nó giống như chế độ xem toàn cảnh dự án của bạn từ trên cao
- Đặt cột mốc để mọi người luôn đi đúng hướng và sử dụng tự động hóa để tăng tốc độ. Giống như có một trợ lý cá nhân giúp bạn đạt được mục tiêu vậy
Ưu tiên công việc dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp
Không phải tất cả các công việc đều giống nhau. Bạn có thể cần phải làm một công việc vì nó đột nhiên trở thành ưu tiên của CEO (tầm quan trọng) hoặc vì thời hạn sắp đến (khẩn cấp).
Mẫu Quản lý nhiệm vụ của ClickUp giúp bạn dễ dàng hình dung và sắp xếp các công việc dựa trên mức độ ưu tiên, trạng thái và bộ phận.
Mẫu này sắp xếp các việc cần làm của bạn thành ba danh sách: Mục hành động, ý tưởng và công việc tồn đọng được đánh dấu theo mức độ ưu tiên. Điều này có nghĩa là bạn có thể có cái nhìn tổng quan rõ ràng về các công việc chính cần tập trung trong cùng một danh mục mà không mất quá nhiều thời gian.
Mẫu Phân công nhiệm vụ của ClickUp có tất cả các công cụ tích hợp sẵn để giúp các nhóm:
- Phân loại công việc theo trạng thái, mức độ ưu tiên hoặc bộ phận
- Hình dung tiến độ công việc bằng giao diện trực quan
- Giám sát quy trình làm việc dựa trên sức chứa của nhóm
- Tối ưu hóa quy trình để nâng cao hiệu quả
- Cộng tác liền mạch với các nhóm để lên lịch, phân công và hoàn thành công việc
Đọc thêm: Những điều cần tìm kiếm trong một công cụ tổ chức công việc cho các nhóm làm việc hiệu quả
Phân công công việc cho các thành viên trong nhóm có kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết
Điều quan trọng là phải phân công công việc phù hợp với điểm mạnh và kỹ năng của từng thành viên trong nhóm. Khi phân công công việc, không chỉ xem xét chuyên môn của họ mà còn xem xét sự sẵn sàng và sức chứa của họ để thực hiện công việc đó.
Xem xét các dự án hoặc công việc trước đây mà các thành viên trong nhóm đã hoàn thành xuất sắc. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khả năng của họ và cách họ có thể đóng góp cho các nhiệm vụ mới.
Mẹo chuyên nghiệp💡: Mặc dù việc phân công công việc phù hợp với kỹ năng là rất quan trọng, nhưng hãy cân nhắc phân công những công việc có thể giúp các thành viên trong nhóm phát triển. Điều này có thể nâng cao kỹ năng của họ và chuẩn bị cho họ đảm nhận những trách nhiệm trong tương lai.
Khuyến khích nhóm đóng góp ý kiến và nuôi dưỡng ý thức quyền sở hữu
Quản lý dự án hoạt động hiệu quả nhất khi các thành viên trong nhóm không làm việc riêng lẻ. Mọi người nên hiểu rõ trách nhiệm và đóng góp của nhau. Quan trọng là cùng nhau hợp tác để đạt được mục tiêu chung lớn hơn bất kỳ công việc cá nhân nào.
Giao cho nhóm của bạn những công việc mà họ hào hứng và tự tin. Điều này giúp họ cảm thấy có quyền sở hữu và trách nhiệm. Hãy trở thành một nhà lãnh đạo hợp tác bằng cách khuyến khích họ tiến lên và cung cấp các công cụ cần thiết, như đào tạo và tài nguyên. Điều này giúp nâng cao tinh thần của nhóm và khiến mọi người tham gia tích cực hơn và năng suất hơn.
Giao tiếp nhất quán trong quá trình phân công công việc
Cần duy trì giao tiếp nhất quán trong suốt quá trình phân công công việc. Giải thích chi tiết công việc, kỳ vọng và thời hạn; khuyến khích các thành viên trong nhóm đặt câu hỏi và yêu cầu làm rõ.
Sử dụng cộng tác không đồng bộ là cách tốt nhất. Tích hợp các công cụ giao tiếp nhóm với hệ thống quản lý công việc để tăng hiệu quả là cách dễ nhất.
Để giao tiếp hiệu quả và dễ dàng khi phân công nhiệm vụ, hãy sử dụng ClickUp Assign Comments.
Tính năng này cho phép bạn ngay lập tức gán nhận xét cho các thành viên trong nhóm và gán lại hoặc giải quyết chúng trực tiếp trong bất kỳ quy trình công việc nào. Điều này đảm bảo rằng tất cả các thông tin liên quan đến một công việc được sắp xếp gọn gàng ở một nơi, tránh bỏ sót các chi tiết quan trọng.
Thực hiện theo dõi để đảm bảo hoàn thành công việc
Hầu hết các công việc không phải là công việc một lần là xong. Việc theo dõi nhanh có thể đóng vai trò như một cuộc kiểm tra thường xuyên để xem xét tiến độ công việc. Có thể cần các biện pháp theo dõi khác để xác nhận các vấn đề phụ thuộc đang được giải quyết, đảm bảo hoàn thành công việc đúng thời hạn.
Tính năng Nhắc nhở của ClickUp giúp việc theo dõi trở nên dễ dàng. Để xác định những việc cần theo dõi, chỉ cần đặt nhắc nhở dưới dạng các mục hành động nhỏ hơn. Bạn có thể ủy quyền nhắc nhở hoặc tạo nhắc nhở của riêng mình.
Nhắc nhở cho phép bạn xác định thời gian và ngày bạn muốn được nhắc nhở, thậm chí thêm tệp liên quan đến công việc và tùy chỉnh cách thức và thời gian bạn muốn được thông báo, chẳng hạn như:
- Vào ngày đáo hạn
- 10 phút trước
- 1 giờ trước
- Tùy chỉnh…
- Không thông báo
Bạn có thể chọn ủy quyền, xóa hoặc đánh dấu nhắc nhở là đã hoàn thành sau khi công việc tiếp theo được hoàn thành.
Đọc thêm: Giảm căng thẳng với tính năng gộp công việc: Hướng dẫn duy trì năng suất và hiệu quả
Cách giao công việc cho thành viên nhóm
Cốt lõi của việc quản lý công việc hiệu quả là một khung công việc vững chắc, hoạt động trên các nhóm, quy trình công việc và dự án khác nhau. Hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng ClickUp để quản lý hiệu quả việc phân công công việc giữa các thành viên trong nhóm.
Chúng tôi nhận ra rằng mình thiếu một cách hiệu quả để theo dõi công việc và không có cái nhìn rõ ràng về những việc nhóm sản phẩm đang làm, vì vậy chúng tôi bắt đầu tìm kiếm một nền tảng mới. Sau đó, chúng tôi tìm thấy ClickUp. Nền tảng này là sự kết hợp hoàn hảo – không quá kỹ thuật và khó hiểu, cũng không quá cơ bản. Nó cho chúng tôi sự linh hoạt để tạo, di chuyển và tổ chức các nhóm và dự án theo cách riêng của họ.
Chúng tôi nhận ra rằng mình thiếu một cách hiệu quả để theo dõi công việc và không có cái nhìn rõ ràng về những việc nhóm sản phẩm đang làm, vì vậy chúng tôi bắt đầu tìm kiếm một nền tảng mới. Sau đó, chúng tôi tìm thấy ClickUp. Nền tảng này là sự kết hợp hoàn hảo – không quá kỹ thuật và khó hiểu, cũng không quá cơ bản. Nó cho chúng tôi sự linh hoạt để tạo, di chuyển và tổ chức các nhóm và dự án theo cách riêng của họ.
Cách sử dụng ClickUp để phân công nhiệm vụ – từng bước
Quản lý công việc hiệu quả đòi hỏi kế hoạch tỉ mỉ và sự hợp tác nhịp nhàng — điều khó đạt được với bảng tính hoặc ghi chú dán.
ClickUp Multiple Assignees cho phép bạn giao nhiều người thực hiện một nhiệm vụ, từ đó tăng cường sự hợp tác và quản lý nhiệm vụ.
Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng tính năng này:
- Cho phép nhiều người được giao nhiệm vụ:
- Quản trị viên hoặc chủ sở hữu không gian làm việc có thể bật hoặc tắt ClickApp Nhiều người được giao nhiệm vụ trong ClickUp
- Đi đến góc trên bên phải, nhấp vào menu Hành động nhanh, chọn ClickApps và tìm 'Nhiều người được giao'. Chuyển đổi bật hoặc tắt
- Bạn có thể chọn Không gian nào để kích hoạt tính năng này
- Giao nhiều người:
- Trong chế độ xem Công việc, nhấp vào người được giao hiện tại
- Chọn người được giao nhiệm vụ bổ sung từ menu thả xuống
- Để xóa người được giao nhiệm vụ, di chuột qua hình đại diện của họ và nhấp vào biểu tượng 'x'
- Sắp xếp và lọc:
- Với tính năng Nhiều người được giao nhiệm vụ được bật:
- Sắp xếp công việc theo nhiều người được giao trong chế độ xem Danh sách và Bảng
- Lọc công việc theo nhiều người được giao trong chế độ xem Công việc
Đọc thêm: Cách phân công công việc tại nơi làm việc: 10 mẹo để phân công hiệu quả
Các công cụ và tính năng của ClickUp để phân công công việc
Cho dù bạn đang phải xoay xở nhiều dự án hay cần giữ cho nhóm của mình đi đúng hướng, trình lập lịch nhiệm vụ toàn diện của ClickUp có mọi thứ bạn cần.
ClickUp Views cung cấp hơn 15 chế độ xem có thể tùy chỉnh để giúp bạn hình dung các nhiệm vụ và dự án của mình, giúp bạn dễ dàng theo dõi công việc. Dưới đây là các chế độ xem chính mà bạn có thể sử dụng:
- Xem dạng danh sách: Có được cái nhìn tổng quan rõ ràng về tất cả các công việc của bạn bằng cách sắp xếp chúng với các tùy chọn sắp xếp, lọc và nhóm linh hoạt
- Bảng Kanban: Trực quan hóa tiến độ công việc và dự án theo trạng thái, người được giao, mức độ ưu tiên và hơn thế nữa để xác định các điểm nghẽn và giữ cho dự án tiếp tục tiến triển
- Chế độ xem lịch: Dễ dàng kéo và thả công việc để lên lịch và bắt đầu cuộc họp, cho phép bạn quản lý công việc và nhóm của mình trên một lịch linh hoạt
Sử dụng Trường Tùy chỉnh ClickUp và Trạng thái Tùy chỉnh ClickUp để thêm chi tiết và tùy chỉnh cho từng nhiệm vụ.
Thêm thẻ như 'Đang tiến hành' hoặc trạng thái danh sách kiểm tra đơn giản như 'Chưa hoàn thành'. Theo dõi tiến độ và đặt mức độ ưu tiên — Xác định công việc ưu tiên bằng cách dễ dàng gán cho chúng một trong năm mức độ khác nhau, từ thấp đến khẩn cấp, mỗi mức được mã hóa bằng màu sắc khác nhau.
Mẹo chuyên nghiệp💡: Sử dụng các tính năng này cùng với Bảng điều khiển ClickUp có thể tùy chỉnh để giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc, theo dõi tiến độ và cải thiện hiệu suất dự án.
Các tính năng độc đáo của ClickUp giúp đơn giản hóa việc phân công công việc
Dưới đây là một số tính năng khác của ClickUp có thể giúp bạn phân công công việc:
1. Bảng trắng hợp tác
Bảng trắng của ClickUp cho phép các thành viên trong nhóm của bạn đưa ra ý tưởng và lên kế hoạch công việc hoặc lộ trình bằng cách chỉ cần kéo và thả các đối tượng.
Phần hay nhất là các nhóm của bạn có thể phối hợp công việc trong thời gian thực. Mọi người đều có thể xem hoạt động và làm việc chặt chẽ như một nhóm. Họ có thể thêm ghi chú, liên kết đến công việc, tệp, tài liệu và hơn thế nữa để làm rõ hơn.
2. Tự động hóa công việc
Tự động hóa ClickUp có thể cải thiện đáng kể quy trình làm việc của bạn bằng cách tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và hợp lý hóa các quy trình.
Tự động hóa có thể giúp bạn thực hiện những việc sau:
- Tự động hóa dựa trên trạng thái: Cấu hình ClickUp để thực hiện các hành động cụ thể khi trạng thái thay đổi. Ví dụ, Tự động hóa có thể tự động giao một nhiệm vụ cho trưởng nhóm và gửi email cho họ khi trạng thái thay đổi thành 'Hoàn thành'
- Người được giao nhiệm vụ động: Giữ cho Tự động hóa của bạn linh hoạt bằng cách giao công việc cho người tạo công việc, người theo dõi hoặc người dùng đã kích hoạt một hành động cụ thể
- Tự động hóa việc phân công công việc: Đăng bình luận, thay đổi trạng thái, di chuyển danh sách công việc và hầu hết mọi thứ khác
3. Hộp thư đến email
Chúng ta đều biết hộp thư của mình có thể lộn xộn đến mức nào. Bất cứ lúc nào, bạn cũng có thể thấy 12.860 email nhấp nháy khi mở hộp thư. Các tab chính, mạng xã hội và cập nhật cũng không giúp ích gì. Vậy, bạn có phải đào bới đống email không mong muốn để tìm thông tin cập nhật về công việc của mình không? Câu trả lời là KHÔNG!
Hộp thư đến của ClickUp đơn giản hóa công việc của bạn và giúp bạn thực hiện các công việc ưu tiên hàng đầu trong danh sách công việc của mình một cách dễ dàng. Nó còn cung cấp:
- Trung tâm tập trung: Tất cả các thông tin liên lạc công việc của bạn đều được tập trung tại một nơi, giúp mọi thứ diễn ra suôn sẻ
- Đánh dấu thông báo quan trọng: Hộp thư đến riêng biệt giúp lọc bỏ các thông báo không cần thiết và đánh dấu các thông báo quan trọng nhất, cho phép bạn tập trung vào những việc quan trọng nhất
- Quy trình công việc theo ngữ cảnh: Bạn có thể xem công việc và thông báo song song, cung cấp cho bạn ngữ cảnh cần thiết để giải quyết công việc một cách hiệu quả
4. Trò chuyện toàn diện
Giao tiếp liền mạch là nền tảng cho sự thành công của bất kỳ dự án nào. Nhưng nếu không có bối cảnh, những bình luận như "Có tin mới gì không?" thường có thể khiến bạn mất tập trung. Trò chuyện của ClickUp hợp nhất giao tiếp dưới một mái nhà, cho phép bạn chia sẻ tin tức mới, liên kết tài nguyên và cộng tác.
Bạn cũng có thể:
- Phân công công việc: Sử dụng @đề cập để đưa bất kỳ ai vào cuộc hội thoại và gán nhận xét để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ mà không bị phân tâm
- Bao gồm liên kết và tệp đính kèm: Nhóm các tệp đính kèm một cách thuận tiện trong các công việc bằng cách nhúng trang web, bảng tính, video và liên kết để truy cập nhanh
- Định dạng dễ dàng: Định dạng bình luận của bạn dễ dàng dưới dạng danh sách gạch đầu dòng và băng rôn; bạn thậm chí có thể sử dụng phím tắt /Slash Command để tiết kiệm thời gian định dạng
Giao nhiệm vụ cho những người bên ngoài ClickUp và những lợi ích của nó
Bạn có thể giao công việc cho các cá nhân bên ngoài tổ chức, những người đóng vai trò như cộng tác viên bên ngoài cho một dự án ngắn hạn. Cách thức hoạt động như sau:
- Email hoặc tin nhắn:
- Giao tiếp chi tiết công việc qua email hoặc nền tảng nhắn tin
- Xác định rõ ràng trách nhiệm, thời hạn và bất kỳ thông tin liên quan nào
- Sử dụng dòng tiêu đề mô tả để đảm bảo người nhận hiểu được mức độ khẩn cấp
- Tài liệu được chia sẻ:
- Tạo tài liệu chia sẻ (ví dụ: Tài liệu Google, Microsoft Word) để phác thảo công việc
- Bao gồm mô tả công việc, ngày đáo hạn và người được giao
- Chia sẻ liên kết tài liệu với các thành viên nhóm bên ngoài
- Tóm tắt công việc:
- Cung cấp tóm tắt hoặc cập nhật công việc thường xuyên
- Sử dụng các điểm chính ngắn gọn để nêu bật tiến độ, thách thức và các bước tiếp theo
- Đảm bảo các thành viên nhóm bên ngoài nhận được các bản tóm tắt này kịp thời
- Công cụ hợp tác:
- Khám phá các công cụ cộng tác có thể truy cập được cho cả người dùng ClickUp và thành viên nhóm bên ngoài
- Các nền tảng này cho phép phân công và theo dõi công việc ngay cả đối với những người không phải là người dùng
Một số lợi ích của việc phân công công việc cho người ngoài ClickUp:
- Các công việc được xác định rõ ràng đảm bảo rằng mọi người đều biết trách nhiệm của mình. Các thành viên nhóm bên ngoài hiểu vai trò của mình và có thể đóng góp hiệu quả
- Việc phân công công việc giúp thuận tiện cho việc trao đổi thông tin về tiến độ, cập nhật và thách thức. Các cộng tác viên bên ngoài nhận thông tin kịp thời qua email, tin nhắn hoặc tài liệu được chia sẻ
- Phân công công việc hợp lý ngăn ngừa sự trùng lặp nỗ lực. Nguồn lực (thời gian, kỹ năng, công cụ) được sử dụng hiệu quả
- Các thành viên nhóm bên ngoài có thể tham gia mà không cần truy cập ClickUp. Các công cụ cộng tác thu hẹp khoảng cách giữa người dùng ClickUp và người không dùng ClickUp
Vượt qua những thách thức trong việc phân công công việc
Việc phân công công việc cho các thành viên trong nhóm có thể rất quan trọng đối với trưởng nhóm và quản lý dự án. Giữ cho các nhóm luôn có động lực và gắn kết trong khi đảm bảo các công việc phù hợp với thế mạnh của từng thành viên là rất quan trọng để duy trì khối lượng công việc cân bằng và ngăn ngừa tình trạng kiệt sức.
Dưới đây là một số vấn đề thường gặp khi phân công công việc:
- Sự hiểu lầm: Thiếu bối cảnh về công việc được giao có thể giống như một cuộc đua tiếp sức, trong đó người chạy phải chuyển gậy một cách trơn tru
- Phân công quá nhiều: Có thể khiến các thành viên trong nhóm quá tải, gây khó khăn trong việc theo kịp mọi việc
- Quản lý vi mô: Dẫn đến lãng phí thời gian do phải dành nhiều thời gian cho việc theo dõi và quản lý tiến độ
- Thiếu tích hợp: Điều này có nghĩa là không có quy trình thống nhất để giảm thiểu việc trao đổi thông tin qua lại
Dưới đây là cách ClickUp có thể giúp bạn
- Các loại và danh mục nhiệm vụ: ClickUp cho phép bạn xác định các loại và danh mục nhiệm vụ. Các loại nhiệm vụ mô tả các đặc điểm cụ thể của nhiệm vụ (ví dụ: 'Thiết kế', 'Kỹ thuật', 'Tiếp thị'), trong khi các danh mục nhiệm vụ nhóm các nhiệm vụ có liên quan lại với nhau (ví dụ: 'Xây dựng nhóm', 'Bán hàng'). Bằng cách sắp xếp nhiệm vụ theo cách này, bạn có thể tránh được sự hiểu lầm và đảm bảo sự rõ ràng
- Các mức độ ưu tiên: ClickUp cung cấp năm mức độ ưu tiên (từ thấp đến khẩn cấp) cho các nhiệm vụ. Các mức độ ưu tiên được mã hóa bằng màu sắc giúp bạn và nhóm của bạn nhanh chóng xác định và xử lý các nhiệm vụ cần được chú ý ngay lập tức
- Danh sách kiểm tra: Sử dụng danh sách kiểm tra trong các công việc để chia nhỏ các nhiệm vụ phức tạp thành các bước nhỏ hơn. Bạn thậm chí có thể chỉ định các mục danh sách kiểm tra cho các thành viên trong nhóm, đảm bảo trách nhiệm rõ ràng và tránh phân công quá nhiều công việc
- Theo dõi thời gian: Tính năng Theo dõi thời gian của ClickUp cho phép nhân viên thêm mục nhập thời gian cho từng nhiệm vụ kèm theo ghi chú về hoạt động của họ. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các freelancer hoặc nhân viên bán thời gian được trả lương theo giờ, giúp đo lường chính xác số giờ làm việc và năng suất
- Khả năng tích hợp: Tích hợp ClickUp cho phép giao tiếp và chia sẻ dữ liệu liền mạch giữa các nền tảng. Tích hợp này giúp giảm thiểu thách thức do thiếu tích hợp
Đọc thêm: 10 mẫu miễn phí để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc của nhóm
Tăng cường sự tham gia của nhân viên và cải thiện tinh thần làm việc chung của nhóm thông qua việc phân công công việc chiến lược
Dưới đây là một số cách bạn có thể lưu ý để cải thiện sự tham gia của nhân viên trong khi phân công công việc cho các thành viên trong nhóm:
- Điều chỉnh công việc phù hợp với mục tiêu phát triển cá nhân: Trao đổi với các thành viên trong nhóm về nguyện vọng nghề nghiệp của họ và phân công công việc phù hợp với mục tiêu phát triển của họ
- Luân phiên các dự án khó: Thực hiện việc này bằng cách phân phối công việc giữa các nhóm, tìm ra những lĩnh vực mà mỗi thành viên trong nhóm quan tâm và theo dõi sự thay đổi mục tiêu của họ theo thời gian. Điều này có thể ngăn chặn sự độc quyền trong công việc thú vị và mang đến cơ hội tỏa sáng cho mọi người
- Thực hiện chia sẻ công việc giữa các đồng nghiệp: Nâng cao sự hợp tác trong nhóm bằng cách khuyến khích các thành viên phân công công việc phụ cho nhau. Ghép các thành viên có kinh nghiệm với những người muốn phát triển kỹ năng mới. Điều này giúp xây dựng lòng tin, khuyến khích sự hợp tác và phát triển kỹ năng lãnh đạo ở tất cả các cấp
- Tạo cơ hội liên chức năng: Nỗ lực hợp tác giữa các bộ phận để mở rộng tầm nhìn, xây dựng sự đồng cảm và tạo ra văn hóa công ty gắn kết hơn
- Cho phép tạo công việc: Cho phép các thành viên trong nhóm linh hoạt sắp xếp công việc để phù hợp hơn với phong cách làm việc hoặc lãi suất của họ trong phạm vi hợp lý. Sự tự chủ này có thể tăng cường đáng kể sự tham gia của nhân viên
- Phân công công việc minh bạch: Đảm bảo đóng góp của từng cá nhân được nêu rõ khi trình bày các dự án đã hoàn thành. Sự công nhận này giúp nâng cao tinh thần và khuyến khích sự tham gia trong tương lai
Đọc thêm: Quản lý dự án và quản lý công việc – Sự khác biệt là gì?
Phân công công việc hiệu quả với ClickUp
Việc phân công công việc đóng vai trò quan trọng trong quản lý dự án và hợp tác nhóm hiệu quả. Bạn cung cấp sự rõ ràng và trách nhiệm bằng cách phân công công việc, đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm biết rõ trách nhiệm của mình.
Phân bổ công việc hiệu quả giúp hợp lý hóa quy trình làm việc, cân bằng khối lượng công việc một cách tối ưu và cho phép theo dõi tiến độ. Hơn nữa, nó khuyến khích sự hợp tác, cho phép các thành viên trong nhóm chia sẻ ý kiến và đạt được kết quả tốt hơn.
ClickUp cung cấp các công cụ và tính năng cần thiết để hợp lý hóa quy trình này. Với các tính năng như nhiều người được giao nhiệm vụ, trường tùy chỉnh, tự động hóa và các yếu tố cộng tác thời gian thực, chẳng hạn như công cụ trò chuyện và bình luận, bạn có thể giao nhiệm vụ và đảm bảo sự cộng tác trong nhóm của mình.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!