Phân tích công việc là một phần không thể thiếu trong nhiệm vụ của người quản lý dự án. Bạn bắt đầu với một lượng lớn các công việc chồng chéo nhau, có mức độ ưu tiên khác nhau và đòi hỏi các kỹ năng khác nhau. Việc phân công các công việc này cho các bộ phận có thể rất khó khăn, đặc biệt nếu bạn muốn hoạt động hàng ngày diễn ra hiệu quả.
Để tận hưởng sự phân công công việc và trách nhiệm rõ ràng, các nhà quản lý dự án cần phải thành thạo các loại công việc và loại nhiệm vụ. Chúng giúp bạn chia nhỏ các kết quả cần đạt được thành các công việc và công việc con, đồng thời phân công công việc cho các thành viên trong nhóm dựa trên kỹ năng hoặc thời hạn của dự án.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tìm hiểu sâu về các loại và danh mục công việc và chỉ cho bạn cách tổ chức và hoàn thành công việc một cách xuất sắc!
Bonus: Chúng tôi sẽ phân tích quá trình thêm loại hoặc danh mục công việc mới trong ClickUp, một giải pháp quản lý dự án tất cả trong một.
Giải thích về loại công việc và danh mục công việc [Với ví dụ]
Mọi người thường sử dụng danh mục công việc và loại công việc một cách thay thế cho nhau, nhưng chúng không giống nhau. Về mặt kỹ thuật, danh mục công việc là một tập hợp chung bao gồm nhiều loại công việc.
Nói cách khác, loại công việc mô tả các đặc điểm của công việc ở cấp độ vi mô, trong khi danh mục công việc là khái niệm vĩ mô. Ví dụ: bạn có thể tạo một danh mục công việc có tên Xây dựng nhóm. Sau đó, bạn có thể thêm các loại công việc khác vào danh mục này, ví dụ: Tìm địa điểm, Đặt hàng thức ăn, Gửi lời mời và Phân bổ ngân sách.
Danh mục mô tả bản chất của công việc và tất cả các công việc trong đó đều tuân theo bản chất đó, đảm bảo không có sự nhầm lẫn nào. Ví dụ: "Phân bổ ngân sách" có thể là một công việc siêu ngẫu nhiên nếu bạn không biết bối cảnh, trong ví dụ của chúng tôi là xây dựng nhóm.
Cả loại công việc và danh mục công việc đều có thể tùy chỉnh.
Nhiều quản lý dự án có các loại công việc đại diện cho các nhóm, như Thiết kế, Kỹ thuật, Tiếp thị và Bán hàng. Các loại công việc trong mỗi loại có thể đại diện cho trách nhiệm của từng nhóm. Ví dụ: loại Bán hàng có thể có các loại công việc như Giao tiếp, Dự báo, Mục tiêu và Lập kế hoạch*
Bạn có thể phân loại thêm các loại công việc theo mức độ ưu tiên, thời hạn, trạng thái hoặc tiêu chí khác phù hợp với dự án của bạn. Mục đích là để mọi thứ dễ dàng tìm kiếm.
Mẹo: Hầu hết các công cụ quản lý dự án cho phép bạn thêm thẻ để xác định loại và danh mục công việc. Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng ClickUp, bạn có thể tạo, chỉnh sửa và xóa thẻ công việc để sắp xếp công việc của mình — tất cả đều có thể truy cập dễ dàng thông qua Tìm kiếm toàn cầu.
Tầm quan trọng của việc quản lý loại công việc và danh mục công việc
Việc phân loại công việc thành các loại và danh mục có thể không có nhiều ý nghĩa nếu bạn đang làm việc với quy mô nhỏ. Tuy nhiên, khi dự án của bạn mở rộng quy mô, số lượng công việc sẽ tăng lên nhanh chóng và sự thiếu tổ chức sẽ dẫn đến thất bại.
Ngoài việc hỗ trợ khả năng mở rộng, quản lý công việc hiệu quả còn mang lại những lợi ích sau:
- Phân công và theo dõi công việc nhanh hơn
- Thiết lập trách nhiệm giải trình
- Cài đặt ưu tiên
Các loại công việc và danh mục công việc rất quan trọng đối với bất kỳ cấu trúc phân chia công việc (WBS) hiệu quả nào. Chúng giúp bạn phân tích dự án và chia nhỏ thành các công việc con nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, được phân loại theo loại và danh mục. Sau đó, bạn có thể sắp xếp trình tự và mối quan hệ giữa các công việc để đảm bảo đơn đặt hàng công việc nhất quán và giảm thiểu sự hiểu lầm trong nhóm.
Nếu bạn là nhóm phát triển phần mềm sử dụng phương pháp vòng đời phát triển hệ thống (SDLC), các loại và danh mục công việc là điều bắt buộc. Các phân loại này giúp nhóm luồng công việc của bạn thành bảy giai đoạn trước, trong và sau khi phát hành:
- Lập kế hoạch
- Phân tích
- Thiết kế
- Phát triển
- Kiểm tra
- Thực hiện
- Bảo trì
Các giai đoạn này là các danh mục công việc của bạn và bạn sẽ thiết lập các loại công việc khác nhau trong mỗi giai đoạn. Bằng cách đó, bạn sẽ tạo ra một phân cấp công việc duy nhất và một tổng quan toàn diện, giúp bạn kiểm soát tối đa các dự án của mình.
Tuy nhiên, việc phân loại công việc thành các loại và danh mục không chỉ quan trọng trong SDLC mà còn trong bất kỳ phương pháp quản lý dự án nào bạn chọn. Nó giúp bạn nhìn thấy bức tranh toàn cảnh và phóng to chi tiết, tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm chỉ bằng vài cú nhấp chuột và tối ưu hóa tài nguyên để tránh lãng phí.
Mẹo chuyên nghiệp: Bạn đang chuẩn bị một luồng công việc theo cấp bậc? Sử dụng Mẫu cấu trúc phân chia công việc ClickUp để tiết kiệm thời gian. Mẫu này có các phần được tạo sẵn để tổ chức công việc, điều phối các thành viên trong nhóm và theo dõi tiến độ.
Hiểu về phân loại công việc trong quản lý dự án
Hãy đi vào chi tiết để giải thích vai trò và tầm quan trọng của phân loại công việc trong quản lý dự án:
Tổ chức hiệu quả
Bị ngập trong đống công việc chưa được phân loại có thể làm bạn và đồng nghiệp mất năng lượng, dẫn đến nhầm lẫn và lãng phí thời gian. Bằng cách phân loại công việc thành các loại và danh mục, bạn sẽ trở thành một chuyên gia tổ chức và đảm bảo có thể tìm thấy công việc cụ thể chỉ với vài cú nhấp chuột.
Phân bổ tài nguyên một cách chính xác và hiệu quả
Một trong những lợi ích lớn nhất của việc sắp xếp công việc thành các loại và danh mục là hiểu được bản chất của chúng. Bằng cách nhóm các công việc tương tự nhau, bạn sẽ có thể phân bổ nguồn lực một cách hợp lý , tránh sự chậm trễ và đảm bảo các nhóm của bạn không làm ảnh hưởng đến nhau.
Khi bạn trở nên thành thạo hơn trong việc phân loại công việc, bạn sẽ nhận thấy rằng bạn có thể dễ dàng ước tính thời gian, mức độ ưu tiên và ngân sách của một công việc, từ đó tối đa hóa khả năng thành công của các kế hoạch dự án.
Phần thưởng: Nâng cao kỹ năng phân loại nhiệm vụ của bạn với các công cụ hỗ trợ trực quan! Sử dụng Mẫu phân bổ tài nguyên ClickUp để hình dung tình trạng sẵn có của tài nguyên và tận dụng tối đa nhân lực, vật liệu và ngân sách của bạn.
Mối quan hệ công việc minh bạch
Phân loại công việc cho phép bạn tạo và quản lý các mối quan hệ giữa các công việc để đảm bảo các nhóm của bạn làm việc theo lịch trình đã định.
Hãy xem một ví dụ: giả sử các danh mục công việc của bạn là Bán hàng, Phát triển và Tiếp thị. Trong danh mục Tiếp thị, bạn có các loại công việc như Thiết kế trang web cho khách hàng X và Tối ưu hóa trang web cho khách hàng X. Rõ ràng, bạn không thể tối ưu hóa một trang web không tồn tại, vì vậy bạn sẽ đảm bảo rằng nhóm của bạn xử lý loại công việc Thiết kế trang web cho khách hàng X trước.
Một cách khác mà các loại và danh mục công việc có thể giúp bạn lập kế hoạch trước và quản lý rủi ro đồng thời là xếp hạng ưu tiên. Bạn có thể tạo các loại và danh mục dựa trên mức độ ưu tiên và hướng dẫn nhóm của mình hoàn thành các công việc khó khăn, có mức độ ưu tiên cao trước khi giải quyết các công việc khác.
Tiêu chuẩn hóa quy trình
Hiểu rõ các loại và danh mục công việc sẽ giúp bạn xác định những công việc phù hợp hoặc không phù hợp với quy trình làm việc tiêu chuẩn của nhóm. Kiến thức này giúp chuẩn hóa tất cả các quy trình và đảm bảo mọi thành viên trong nhóm biết chính xác việc cần làm và thứ tự thực hiện.
Trong dài hạn, việc tiêu chuẩn hóa quy trình tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và đơn giản hóa quá trình đào tạo và tiếp nhận nhân viên mới, vì vậy đây là điều bạn nên tận dụng.
Giờ đây, bạn có thể xác định các quy trình cần được chuẩn hóa bằng Mẫu SOP ClickUp. Mẫu tài liệu này cho phép bạn xác định các loại công việc và trình tự các bước để cải thiện sự hợp tác và thúc đẩy sự thống nhất trong các quy trình trên toàn công ty.
4 phương pháp hay nhất để tổ chức các loại và danh mục công việc
Khi nói đến việc tổ chức các loại và danh mục công việc, không có phương pháp nào là phù hợp cho tất cả. Tuy nhiên, chúng tôi có một số mẹo và phương pháp hay nhất có thể giúp bạn, đặc biệt nếu bạn mới làm quen với việc phân loại công việc.
1. Nghiên cứu dự án của bạn
Quy tắc chung để phân loại công việc là hiểu rõ về dự án trước khi chia nhỏ thành các công việc, loại và danh mục. Nếu bạn không hiểu bản chất của dự án, việc phân loại công việc thành các loại và danh mục sẽ không giúp ích gì, thậm chí còn có thể làm chậm tiến độ và gây nhầm lẫn trên toàn bộ bảng.
Khám phá và ghi lại phạm vi, thời hạn, yêu cầu và mục tiêu của dự án để xác định các loại và danh mục công việc phù hợp có vẻ hữu ích trong bối cảnh này. Sau đó, xem xét tiêu chí bạn sẽ sử dụng để phân loại. Một số tùy chọn là mức độ khẩn cấp, mức độ quan trọng, nhóm, thời gian, chi phí và phương pháp tiếp cận.
Phần thưởng: Sử dụng Mẫu Bảng trắng Phạm vi Dự án ClickUp để tóm tắt các nhiệm vụ và hoạt động, thúc đẩy sự hợp tác và làm rõ các loại nhiệm vụ, cột mốc, dòng thời gian và kết quả dự án của bạn.
2. Tham khảo ý kiến của nhóm của bạn
Thái độ đòi hỏi cao sẽ không giúp bạn tiến xa với nhóm của mình. Đúng, bạn muốn phân loại công việc phù hợp với mình, nhưng bạn cũng phải xem xét động lực của nhóm, phong cách làm việc, kỹ năng và trách nhiệm của từng cá nhân. Một giải pháp thông minh ở đây là thảo luận với các trưởng bộ phận để tạo ra các loại và danh mục công việc hợp lý và có chức năng, bổ sung cho dự án.
3. Hãy sẵn sàng cho việc phân loại lại
Khi dự án của bạn mở rộng, bạn sẽ cần xem xét lại cách tổ chức các loại và danh mục công việc để phản ánh những thay đổi về mức độ phức tạp và quy mô công việc. Việc tinh chỉnh và cập nhật thường xuyên sẽ giúp bạn xác định các danh mục công việc mới cần được xử lý riêng để đạt hiệu quả cao hơn.
4. Tìm công cụ quản lý dự án và công việc chất lượng
Bạn có thể có những sáng kiến phân loại nhiệm vụ tốt nhất, nhưng chúng sẽ không có giá trị nếu bạn không có công cụ để biến chúng thành hiện thực. Nếu bạn muốn tạo các loại và danh mục nhiệm vụ giúp bạn và nhóm của bạn đi đúng hướng, bạn cần một nền tảng quản lý nhiệm vụ chất lượng như ClickUp.
ClickUp là một công cụ quản lý dự án và nhiệm vụ xuất sắc với các chức năng không chỉ giúp bạn phân loại nhiệm vụ mà còn hợp lý hóa sự hợp tác và giao tiếp để giữ cho các nhóm làm việc gọn gàng và hiệu quả.
Hãy xem các tùy chọn khiến ClickUp trở thành sự lựa chọn tuyệt vời:
Nhiệm vụ ClickUp để đặt loại hoặc danh mục nhiệm vụ và xác định quy trình công việc
Nhiệm vụ ClickUp là một bộ tính năng cho phép bạn tạo, tổ chức, quản lý và xử lý hàng loạt các nhiệm vụ của mình.
Hãy bắt đầu với việc tạo/lập nhiệm vụ — chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn có thể tạo nhiệm vụ và công việc con để tổ chức công việc của mình. ClickUp cho phép bạn lựa chọn các loại nhiệm vụ để quản lý các yêu cầu dự án khác nhau một cách dễ dàng. Một số tùy chọn mặc định là Nhiệm vụ, Cột mốc, Tính năng, Lỗi và Khách hàng.
Bạn có thể chọn một biểu tượng cho mỗi loại để dễ nhận biết và hấp dẫn hơn về mặt thị giác. Nếu không tìm thấy loại công việc mong muốn trong các loại công việc có sẵn, bạn luôn có thể tùy chỉnh loại công việc của riêng mình. 🪄
Để tùy chỉnh, hãy sử dụng Loại nhiệm vụ tùy chỉnh ClickUp để biểu thị các loại công việc khác nhau liên quan đến các danh mục như mục hàng tồn kho, khách hàng, sự kiện hoặc nhóm của bạn. Tạo loại nhiệm vụ tùy chỉnh rất dễ dàng — bạn chỉ cần:
- Truy cập cài đặt Không gian Làm việc của bạn
- Nhấn Tạo loại công việc
- Đặt các trường Biểu tượng, Tên số ít & số nhiều và Mô tả
- Nhấp vào hộp kiểm Tạo loại công việc
Đảm bảo mỗi tên loại công việc tùy chỉnh phải khác biệt để dễ điều hướng và tổ chức hơn.
Ghi chú: Chỉ quản trị viên mới có thể tạo, chỉ định, chỉnh sửa và xóa các loại nhiệm vụ. Ngoài ra, hãy lưu ý rằng các loại nhiệm vụ tùy chỉnh chỉ khả dụng cho người dùng trong ClickUp 3. 0.
Tận dụng Trường Tùy chỉnh và Ưu tiên Nhiệm vụ của ClickUp
Tùy chọn tiếp theo rất quan trọng cho việc phân loại nhiệm vụ là Trường Tùy chỉnh ClickUp. Theo một cách nào đó, chúng có thể là danh mục nhiệm vụ của bạn — chúng cung cấp thêm thông tin về từng nhiệm vụ và thêm bối cảnh cho bức tranh tổng thể.
Bạn có hơn 15 tùy chọn Trường Tùy chỉnh để lựa chọn. Ví dụ: sử dụng Trường Tùy chỉnh Ngày để thêm ngày quan trọng vào một công việc cụ thể. Hoặc sử dụng Trường Tùy chỉnh Tiền để cung cấp thông tin như ngân sách, chi phí hoặc giá cả. Với Trường Tùy chỉnh Người, bạn có thể kết nối các thành viên nhóm với các công việc cụ thể để điều hướng dễ dàng hơn và giảm nhầm lẫn. Trường Tùy chỉnh Tiến độ giúp bạn theo dõi từng công việc và xác định vấn đề sớm.
Một tùy chọn khác giúp phân loại nhiệm vụ dễ dàng hơn là Ưu tiên nhiệm vụ ClickUp. Với tùy chọn này, bạn có thể dễ dàng lập kế hoạch cho bước tiếp theo và đảm bảo nhóm của bạn biết phải làm gì tiếp theo. Bạn có bốn cờ ưu tiên để lựa chọn:
- Cờ đỏ: Khẩn cấp; người (hoặc những người) chịu trách nhiệm phải hoàn thành ngay LẬP TỨC
- Cờ vàng: Ưu tiên cao; cần hoàn thành sớm
- Cờ xanh: Bình thường; việc cần làm bất cứ khi nào có thời gian
- Cờ màu xám: Mức độ thấp; việc cần làm cuối cùng
Còn nhiều hơn nữa! Nếu dự án của bạn bao gồm nhiều công việc lặp lại theo khoảng thời gian cụ thể, bạn không cần phải tạo lại từ đầu mỗi lần. Thay vào đó, chỉ cần cài đặt công việc lặp lại bằng vài cú nhấp chuột và ClickUp sẽ tự động nhắc nhở bạn.
Một tùy chọn tiết kiệm thời gian khác là Tự động hóa ClickUp. Đặt kích hoạt và hành động, đồng thời cho phép ClickUp xử lý các nhiệm vụ lặp đi lặp lại trong khi nhóm của bạn tập trung vào các loại nhiệm vụ đòi hỏi nhiều kiến thức hơn.
Chế độ xem ClickUp để trực quan hóa một loại hoặc danh mục công việc cụ thể
Cách tiếp cận đa chiều để phân loại nhiệm vụ có thể khám phá những hiểu biết mới và giúp bạn điều chỉnh chiến lược, tăng hiệu quả và hợp lý hóa quy trình làm việc. Phiên bản cách tiếp cận đa chiều của ClickUp là chế độ xem ClickUp — cho phép bạn quan sát các nhiệm vụ và dự án từ các góc độ khác nhau.
Nền tảng này cung cấp hơn 15 chế độ xem và bạn có thể chuyển đổi giữa các chế độ này tùy ý, tùy thuộc vào nội dung bạn muốn tập trung. Nếu bạn muốn có cái nhìn tổng quan về các công việc của mình và lọc chúng một cách dễ dàng, hãy sử dụng chế độ xem Danh sách. Chế độ xem Bảng là bảng Kanban giúp bạn phóng to tiến độ dự án và phân loại công việc dựa trên một tiêu chí cụ thể, chẳng hạn như trạng thái, ưu tiên hoặc người được giao.
Một trong những chế độ xem nâng cao hơn là Biểu đồ Gantt. Chế độ này cho phép bạn theo dõi và điều chỉnh dòng thời gian và công việc để phản ánh những phát triển mới, tạo phụ thuộc và theo dõi chặt chẽ tiến độ dự án. Một chế độ xem nâng cao khác là Khối lượng công việc. Với chế độ này, bạn có thể xem lại sức chứa của nhóm đối với các hàm hoặc danh mục khác nhau.
Bảng trắng ClickUp để brainstorm tên danh mục công việc (hoặc bất cứ điều gì khác!)
Chúng tôi đã đề cập rằng tổ chức các loại và danh mục nhiệm vụ là một hoạt động tập thể. Để làm được điều đó, bạn cần một công cụ khuyến khích sự hợp tác và giao tiếp. ClickUp Whiteboards chính là công cụ đó — nó cho phép bạn và nhóm của bạn brainstorm, lập chiến lược và biến ý tưởng thành hiện thực trên một bảng vẽ kỹ thuật số vô hạn.
Bảng vẽ này cho phép bạn tự do thể hiện sự sáng tạo và cộng tác với nhóm của mình thông qua văn bản, hình vẽ, hình dạng, nhận xét, ghi chú dán và tệp đính kèm. Yêu cầu các thành viên trong nhóm đóng góp ý kiến về phân loại công việc, tạo tên danh mục và thiết kế phân cấp dự án. Mọi cập nhật trên Bảng trắng đều diễn ra trong thời gian thực, nên rất phù hợp cho các nhóm làm việc kết hợp và từ xa.
Khi mỗi người tham gia có một con trỏ với tên của họ trên đó, bạn có thể dễ dàng theo dõi ai đang làm việc gì.
Ngoài ra, bạn có thể tạo công việc trực tiếp trên Bảng trắng và cung cấp thêm bối cảnh bằng cách liên kết chúng với tệp hoặc các công việc khác.
Mẫu danh sách công việc ClickUp thân thiện với người dùng
Bạn không cần phải sắp xếp công việc của mình từ đầu và lãng phí thời gian — tại sao không sử dụng các mẫu danh sách công việc ClickUp? Các tài liệu khung sẵn có này cung cấp một nền tảng vững chắc để liệt kê, sắp xếp, ưu tiên và giám sát việc hoàn thành các nhiệm vụ và hoạt động.
Các mẫu mang lại sự rõ ràng và khả năng tùy chỉnh — bạn có thể điều chỉnh mọi yếu tố để phù hợp với phạm vi và yêu cầu của dự án cũng như phong cách làm việc của nhóm.
Mẫu danh sách công việc không phải là mẫu duy nhất trong bộ sưu tập của ClickUp. Nền tảng này cung cấp thư viện mẫu với hơn 1.000 tùy chọn tập trung vào các lĩnh vực như tiếp thị, tài chính và kế toán, cũng như sử dụng cá nhân. Tìm mẫu yêu thích, chỉnh sửa một chút và tận hưởng con đường tắt đến thành công! 💪
ClickUp Brain để tạo kho lưu trữ tương tác các nhiệm vụ đã được giao và đã hoàn thành
ClickUp hợp nhất nhiệm vụ và quản lý dự án với AI để tạo ra một trợ lý công việc cách mạng — ClickUp Brain. 🧠
Đây là một trong những mạng lưới thần kinh đầu tiên trên thế giới học mọi thứ về công ty, dự án và công việc của bạn, đồng thời đóng vai trò là trợ lý tương tác cho bạn và nhóm của bạn.
Các thành viên trong nhóm của bạn có thể sử dụng ClickUp Brain và Trình quản lý kiến thức AI để tìm câu trả lời cho các câu hỏi liên quan đến tài liệu, dự án và nhiệm vụ, chẳng hạn như công việc tiếp theo cần làm hoặc nhiệm vụ khẩn cấp nhất.
Ngoài việc trả lời câu hỏi, ClickUp Brain còn có thể là một trợ lý quản lý dự án đắc lực. Tính năng AI Project Manager có thể viết tóm tắt dự án, cập nhật thông tin nhóm và xây dựng tự động hóa, tất cả chỉ trong vài giây.
ClickUp Brain cũng là một AI Writer (trình viết AI) đam mê, có thể tạo ra tất cả các loại tài liệu, kiểm tra chính tả và ngữ pháp, đồng thời viết các câu trả lời tập trung vào đối tượng cho các tin nhắn.
Tạo và quản lý loại và danh mục nhiệm vụ với ClickUp
Phân loại công việc thông minh là một kỹ năng quan trọng đối với các nhà quản lý dự án muốn dẫn dắt một nhóm thành công và hoàn thành các dự án chất lượng đúng thời hạn. Nhưng kỹ năng thuần túy là không đủ — bạn cần một công cụ hỗ trợ.
Là một công cụ quản lý dự án AI hàng đầu, ClickUp có mọi thứ bạn cần để tạo, tổ chức và theo dõi nhanh các nhiệm vụ cũng như hợp tác hiệu quả với nhóm của bạn.
Đăng ký ClickUp và bước vào tương lai của quản lý công việc! 🌝