Bạn có những ngày mà danh sách việc cần làm cứ dài ra mãi không? Hay những tuần mà bạn cảm thấy bận rộn, nhưng công việc vẫn chưa hoàn thành vì bạn dành phần lớn thời gian để theo dõi và trả lời các truy vấn?
Bất kể bạn là nhân viên tiếp thị, kỹ sư phần mềm, chuyên gia quản lý hay giám đốc điều hành, công việc có thể làm lộn xộn lịch trình của bạn và ảnh hưởng đến công việc cũng như cuộc sống cá nhân.
May mắn thay, bảng điều khiển công việc là một cách tốt hơn để quản lý công việc! Bảng điều khiển công việc giúp bạn giám sát các dự án cá nhân và công việc từ đầu đến cuối, với mức độ căng thẳng tối thiểu và hiệu quả tối đa.
Vì quản lý công việc không phải là việc dễ dàng, không có mô hình nào phù hợp với tất cả các công việc. Do đó, bảng điều khiển công việc cũng có nhiều hình dạng và kích thước khác nhau. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu các loại bảng điều khiển công việc khác nhau và chia sẻ các mẹo giúp bạn thiết lập và quản lý bảng điều khiển công việc để đơn giản hóa cuộc sống của bạn.
Bảng điều khiển công việc là gì?
Bảng điều khiển công việc là một phần của phần mềm quản lý công việc và cung cấp chế độ xem 360 độ về tất cả các dự án của bạn và tiến độ của chúng. Đây là bảng điều khiển tập trung, nơi bạn và các nhóm của bạn có thể theo dõi hiệu suất, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc, xác định và giải quyết các vướng mắc, và cuối cùng là hoàn thành dự án đúng thời hạn.
Bảng điều khiển công việc hợp lý hóa quy trình làm việc, cải thiện quản lý thời gian và nâng cao năng suất. Nếu không có bảng điều khiển công việc, bạn sẽ khó theo dõi các thời hạn khác nhau, xác định nguyên nhân chậm trễ và cung cấp phản hồi ngay lập tức. Vì vậy, hãy coi nó như một trung tâm điều khiển cho nhóm của bạn.
Khi được tích hợp vào các hoạt động hàng ngày, bảng điều khiển công việc giúp bạn dễ dàng hợp tác, theo dõi năng suất của từng cá nhân và thu thập thông tin quan trọng về tiến độ của các dự án.
Các loại bảng điều khiển công việc khác nhau
Bảng điều khiển công việc được thiết kế để đáp ứng các yêu cầu và thách thức khác nhau. Dưới đây là một số loại bảng điều khiển công việc phổ biến.
1) Bảng điều khiển công việc chiến lược
Bảng điều khiển công việc chiến lược cho phép người dùng theo dõi tiến độ của các mục tiêu dài hạn với chế độ xem toàn cảnh tất cả các dự án có liên quan. Bảng điều khiển này cung cấp chế độ xem tổng hợp các dữ liệu quan trọng, điều chỉnh các hoạt động hàng ngày phù hợp với mục tiêu dài hạn của dự án và bao gồm các tính năng phân tích xu hướng và theo dõi mục tiêu.
Bảng điều khiển hiển thị dữ liệu cấp cao có giá trị, giúp các giám đốc điều hành cấp cao đưa ra quyết định sáng suốt mà không bị lạc hướng. Họ có thể sử dụng thông tin chi tiết từ dữ liệu lịch sử để hiểu xu hướng và mô hình, phát hiện bất kỳ vấn đề quan trọng nào và thay đổi chiến lược nếu cần thiết. Điều này giúp những người ra quyết định điều hành tổ chức hiệu quả và đảm bảo các dự án của họ phù hợp với mục tiêu kinh doanh tổng thể.
2) Bảng điều khiển công việc hoạt động
Bảng điều khiển hoạt động giúp bạn quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày và giải quyết các thách thức về giám sát hiệu suất và quản lý công việc theo thời gian thực. Bảng điều khiển này cung cấp dữ liệu và thông tin chi tiết theo thời gian thực, với các tính năng như nguồn cấp dữ liệu trực tiếp, phân tích quy trình và công cụ quản lý công việc.
Bảng điều khiển công việc hoạt động là công cụ không thể thiếu cho các nhà quản lý và trưởng nhóm, vì họ phụ thuộc vào các công cụ để cung cấp thông tin cập nhật ngay lập tức về các hoạt động đang diễn ra. Có thông tin này trong tay, họ có thể phản ứng nhanh chóng và cung cấp phản hồi khi cần thiết, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
3) Bảng điều khiển công việc phân tích
Bảng điều khiển công việc phân tích cung cấp phân tích sâu, xác định xu hướng và ra quyết định chiến lược từ dữ liệu lịch sử. Nó giúp người dùng thu thập thông tin quan trọng, dự đoán xu hướng trong tương lai và xây dựng chiến lược hiệu quả.
Vì loại bảng điều khiển này có các tính năng phân tích nâng cao như phân tích xu hướng và mô hình dự đoán, nên nó rất hữu ích cho các nhà phân tích dữ liệu và quản lý cấp trung.
Bảng điều khiển này còn giúp bạn đánh giá hiệu suất của bản thân và nhóm ở mức chi tiết, phát hiện các mẫu và so sánh các chỉ số theo thời gian. Bạn có thể sử dụng kết quả để đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu và khách quan.
4) Bảng điều khiển công việc SaaS
Lĩnh vực SaaS phải đối mặt với những thách thức lớn như duy trì khách hàng, theo dõi doanh thu và quản lý chi phí.
Bảng điều khiển công việc SaaS giải quyết những thách thức này bằng cách cung cấp chế độ xem chi tiết về các chỉ số quan trọng như chi phí thu hút khách hàng (CAC), doanh thu định kỳ hàng tháng (MRR) và giá trị trọn đời của khách hàng (CLTV).
Được thiết kế riêng cho các doanh nghiệp SaaS, loại bảng điều khiển này cho phép các giám đốc điều hành và quản lý theo dõi chặt chẽ động thái của khách hàng và tình hình tài chính, giúp ra quyết định chiến lược như tối ưu hóa giá cả và nỗ lực giữ chân khách hàng.
5) Bảng điều khiển công việc hoạt động tiếp thị
Bảng điều khiển công việc hoạt động tiếp thị giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ quản lý chiến dịch, phân bổ nguồn lực và tương tác với khách hàng. Bảng điều khiển này cung cấp thông tin chi tiết về các nỗ lực tiếp thị theo thời gian thực, cho phép các nhà quản lý và nhóm theo dõi các chỉ số KPI như khách hàng tiềm năng, chuyển đổi và lưu lượng truy cập web.
Bảng điều khiển công việc hoạt động tiếp thị là một bổ sung hữu ích cho bảng điều khiển CRM. Chúng cho phép bạn theo dõi các chiến dịch, phân tích nguồn khách hàng tiềm năng và đánh giá các chỉ số tương tác. Các chuyên gia tiếp thị có thể dựa vào bảng điều khiển để nhanh chóng điều chỉnh chiến lược và triển khai phương pháp tiếp thị linh hoạt, hiệu quả.
6) Bảng điều khiển công việc phân tích chăm sóc sức khỏe
Chăm sóc bệnh nhân hiệu quả, thời gian chờ đợi ngắn và hoạt động được tối ưu hóa là những mục tiêu thiết yếu của một tổ chức chăm sóc sức khỏe.
Bảng điều khiển phân tích chăm sóc sức khỏe giải quyết những vấn đề này bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về xu hướng chăm sóc bệnh nhân, theo dõi kết quả điều trị và sử dụng tài nguyên.
Các tính năng quan trọng như theo dõi thời gian chờ đợi và tỷ lệ thành công của điều trị hỗ trợ các quyết định dựa trên dữ liệu. Điều này giúp cải thiện kết quả điều trị cho bệnh nhân, giảm chi phí hoạt động và hợp lý hóa các hoạt động chăm sóc sức khỏe.
7) Bảng điều khiển đa năng
Đôi khi, một mẫu quản lý công việc được tạo sẵn như Mẫu quản lý nhiệm vụ của ClickUp có thể hoạt động hoàn hảo, bất kể nhu cầu bảng điều khiển của bạn là gì. Nó giúp bạn thu hẹp các nhiệm vụ ưu tiên quan trọng bằng cách xem chúng trong Danh sách, Bảng và Lịch.
Hơn nữa, Mẫu quản lý nhiệm vụ của ClickUp được thiết kế để giúp bạn:
- Hình dung và sắp xếp các công việc như các cột mốc của dự án hoặc các giai đoạn của chiến dịch tiếp thị theo trạng thái, mức độ ưu tiên hoặc bộ phận
- Theo dõi và tối ưu hóa quy trình công việc như chu kỳ phát triển sản phẩm hoặc quy trình hỗ trợ khách hàng dựa trên băng thông và tiến độ công việc
- Cộng tác giữa các nhóm như bán hàng và phát triển hoặc nhân sự và tiếp thị trong việc lập lịch, phân công và hoàn thành công việc
Thay vì mất hàng giờ tìm kiếm một khung làm việc hiệu quả cho nhóm của bạn, chỉ cần sử dụng mẫu quản lý công việc này. Sau khi thêm vào quy trình làm việc, bạn chỉ cần điền thông tin chi tiết và tận hưởng năng suất được cải thiện.
Đọc thêm: Tạo bảng điều khiển OKR
Làm thế nào để tạo bảng điều khiển công việc?
Bây giờ bạn đã xem xét các nguyên tắc cơ bản, đây là cách bạn có thể tạo bảng điều khiển công việc hiệu quả:
Bước 1: Chọn phần mềm bảng điều khiển công việc và tạo dự án mới
Chọn một phần mềm bảng điều khiển công việc phù hợp và tạo một dự án mới. Đặt tên cho bảng điều khiển của bạn để phản ánh mục đích và dự án liên quan đến nó. Đặt mục tiêu và kết quả lý tưởng của dự án bằng các thuật ngữ rõ ràng, có thể đo lường được.
Sau đó, chọn một mẫu phù hợp với yêu cầu của bạn hoặc tùy chỉnh bảng điều khiển cho các yêu cầu cụ thể của dự án.
Bước 2: Thêm các thành phần cần thiết vào dự án bảng điều khiển công việc của bạn
Trang bị cho bảng điều khiển công việc của bạn các thành phần quan trọng như thanh tiến độ, danh sách công việc và chỉ báo vấn đề rủi ro cao để cung cấp tổng quan toàn diện về dự án.
Chọn các yếu tố phù hợp với KPI và mục tiêu của dự án. Ví dụ: phần mềm Quản lý dự án tùy chỉnh của ClickUp cung cấp các trường có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn.
Bước này rất quan trọng để có chế độ xem rõ ràng, nhanh chóng về trạng thái dự án của bạn.
Bước 3: Chế độ xem tiến độ và phát hiện các điểm nghẽn
Thiết lập bảng điều khiển nhiệm vụ để theo dõi tiến độ dự án và xác định các điểm nghẽn bằng các công cụ như Bản đồ lộ trình hoặc các biểu đồ trực quan như Biểu đồ Gantt của ClickUp.
Kết hợp phân tích để theo dõi số lượng công việc bị trì hoãn và phân bổ tài nguyên quá mức. Các nhà quản lý và trưởng nhóm có thể cập nhật thông tin về xu hướng và khả năng trì hoãn bằng cách liên tục cập nhật và xem xét các chỉ số tiến độ.
Bước 4: Làm việc để đạt được các cột mốc hiện tại
Hướng bảng điều khiển công việc của bạn tập trung vào các cột mốc hiện tại, sử dụng các công cụ như theo dõi cột mốc và đếm ngược thời hạn. Thiết lập này, rất quan trọng cho việc nhận thức về dự án, giúp hình dung tiến độ của bạn đối với các mục tiêu chính.
Các nhà quản lý dự án và trưởng nhóm có thể đảm bảo rằng các thời hạn được tuân thủ nhờ các cảnh báo kịp thời được thiết lập trên bảng điều khiển của họ.
Bước 5: Cảnh giác với các mục rủi ro cao
Tập trung vào việc xác định và theo dõi các mục rủi ro cao trong dự án của bạn bằng cách sử dụng các tính năng của bảng điều khiển như bộ lọc và mã màu để đánh dấu các công việc phức tạp hoặc quan trọng.
Tạo các phần để theo dõi các mục ưu tiên cao. Điều này có thể giúp bạn quản lý rủi ro tiềm ẩn một cách chủ động.
ClickUp Tasks cung cấp tùy chỉnh với thẻ và bộ lọc để phân loại hiệu quả và quản lý rủi ro trong các dự án khác nhau.
Hãy nhớ luôn cập nhật đánh giá rủi ro thường xuyên. Việc đánh giá rủi ro luôn cập nhật và phù hợp với sự thay đổi của dự án sẽ đảm bảo bảng điều khiển hiển thị chính xác và giúp giảm thiểu rủi ro kịp thời. Bước quan trọng này đảm bảo dự án của bạn không gặp phải sự chậm trễ hoặc phức tạp không lường trước được
Bước 6: Chọn loại biểu đồ phù hợp với dữ liệu của bạn
Loại biểu đồ phù hợp có thể giúp bạn trình bày dữ liệu dự án một cách hiệu quả.
Xác định loại biểu đồ hoặc biểu đồ phù hợp nhất cho KPI của bạn: biểu đồ cột để phân tích xu hướng, biểu đồ tròn để thể hiện tỷ lệ, biểu đồ đường để thể hiện sự phát triển theo thời gian hoặc bảng và thước đo để thể hiện thông tin chi tiết và tập trung.
Tất nhiên, hãy cố gắng tránh làm lộn xộn bảng điều khiển của bạn với quá nhiều loại biểu đồ. Tập trung vào một vài biểu đồ đại diện cho dữ liệu có liên quan nhất để mang lại trải nghiệm người dùng mượt mà và ra quyết định nhanh chóng
Bước 7: Đặt số liệu của bạn vào bối cảnh
Để giải thích dữ liệu trong bảng điều khiển một cách chính xác và có ý nghĩa, hãy đảm bảo rằng dữ liệu đó được đặt trong bối cảnh phù hợp.
Bạn phải điều chỉnh dữ liệu của mình cho phù hợp với mục tiêu dự án hoặc tổ chức rộng lớn hơn bằng cách thiết lập các điểm chuẩn, so sánh dữ liệu hiện tại với số liệu lịch sử và minh họa tiến độ so với dòng thời gian. Ví dụ, Nhiệm vụ ClickUp cung cấp các tùy chọn trực quan hóa đa năng và các công việc con có thể tùy chỉnh để trình bày dữ liệu quan trọng một cách hiệu quả.
Người thiết kế bảng điều khiển nên làm rõ ý nghĩa của dữ liệu ngay từ cái nhìn đầu tiên, có thể bằng cách thêm văn bản giải thích, chỉ số so sánh hoặc đường xu hướng.
Ngoài ra, hãy nhớ áp dụng kỹ thuật kể chuyện trong thiết kế bảng điều khiển để hướng dẫn người xem xem dữ liệu một cách logic và hấp dẫn. Cách tiếp cận kể chuyện này giúp cải thiện trải nghiệm và sự hiểu biết của người dùng.
Bước 8: Xây dựng các thành phần bảng điều khiển
Chọn phần mềm bảng điều khiển cho phép bạn sắp xếp biểu đồ, đồ thị và bảng dữ liệu bằng tính năng kéo và thả dễ sử dụng.
Tập trung vào việc tạo bố cục giúp thông tin quan trọng dễ tiếp cận và nổi bật.
Áp dụng thiết kế đáp ứng cho bảng điều khiển để đảm bảo bảng điều khiển có thể truy cập được trên các thiết bị khác nhau, như máy tính bảng và điện thoại thông minh. Khả năng thích ứng này cho phép các thành viên trong nhóm tương tác với bảng điều khiển mọi lúc, mọi nơi, giúp thông tin quan trọng luôn sẵn sàng.
Bước 9: Cộng tác, chia sẻ và thu thập phản hồi
Bạn sắp hoàn thành rồi. Bạn cần mời các bên liên quan, thành viên nhóm và những người khác trên bảng điều khiển của bạn đóng góp ý kiến. Bước này rất quan trọng để xác định các lĩnh vực cần cải thiện, các tính năng mới tiềm năng hoặc các yếu tố gây nhầm lẫn.
Người quản lý dự án hoặc người tạo bảng điều khiển phải tích cực tìm kiếm và kết hợp phản hồi này để cải thiện tính hữu ích của bảng điều khiển.
Nhiệm vụ ClickUp tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác và phản hồi với các tính năng như nhiều người được giao nhiệm vụ và chủ đề bình luận. Bằng cách này, toàn bộ nhóm có thể hợp tác để bảng điều khiển hoạt động hiệu quả cho họ.
Một mẹo chuyên nghiệp ở đây là tạo một vòng phản hồi có cấu trúc bằng cách sử dụng các công cụ như khảo sát hoặc phỏng vấn. Các ý kiến cụ thể về tính khả dụng, tính rõ ràng và hiệu quả sẽ giúp tinh chỉnh bảng điều khiển hơn nữa, biến nó thành một công cụ hiệu quả hơn. Bảng điều khiển của bạn đã sẵn sàng để sử dụng.
Bước 10: Lên lịch đánh giá và cập nhật thường xuyên
Giống như bất kỳ cỗ máy nào được vận hành tốt, bảng điều khiển công việc của bạn cũng cần được bảo trì. Sau khi triển khai, bạn phải lên lịch đánh giá và cập nhật bảng điều khiển thường xuyên.
Có thể dự án của bạn đã phát triển, do đó bạn cần thay đổi phạm vi hoặc hướng của các công việc. Hoặc vai trò của một thành viên trong nhóm đã thay đổi.
Tuy nhiên, các đánh giá này không chỉ để cập nhật thông tin. Lên lịch các phiên đào tạo và củng cố các phương pháp hay nhất trong nhóm của bạn về cách sử dụng và tương tác với bảng điều khiển. Bằng cách hướng dẫn các thành viên trong nhóm cách sử dụng bảng điều khiển hiệu quả, bạn có thể tối đa hóa tính hữu ích của bảng điều khiển trong quy trình quản lý công việc của dự án.
6 mẹo quản lý bảng điều khiển công việc
Tạo bảng điều khiển và quản lý bảng điều khiển là hai việc hoàn toàn khác nhau. Bạn có thể thuê chuyên gia để tạo bảng điều khiển, nhưng nếu không có những mẹo sau, bạn có thể sẽ không thể làm được.
- Rèn luyện trí tuệ cảm xúc: Mỗi người có một phong cách làm việc khác nhau, nhưng mọi người luôn phản ứng tốt khi bạn đánh giá cao nỗ lực của họ. Nêu bật những thành công và thách thức của cá nhân và nhóm để động viên các thành viên
- Điều chỉnh (và tái điều chỉnh) bảng điều khiển theo mục tiêu kinh doanh: Thường xuyên xem xét và điều chỉnh bảng điều khiển để phản ánh mục tiêu kinh doanh
- Luôn linh hoạt và dễ thích ứng: Bảng điều khiển của bạn không phải là một chương trình tĩnh. Cập nhật bảng điều khiển thường xuyên để phù hợp với nhu cầu thay đổi của dự án và yêu cầu của nhóm
- Nhận biết và giải quyết nhu cầu học tập: Cung cấp đào tạo và tài nguyên để đảm bảo nhóm của bạn thành thạo trong việc sử dụng bảng điều khiển
- Ưu tiên bảo mật và bảo mật dữ liệu: Hạn chế thông tin nhạy cảm chỉ cho nhân viên được ủy quyền. Hợp tác là điều tuyệt vời, nhưng tuân thủ cũng vậy
- Thường xuyên dọn dẹp và cập nhật dữ liệu: Để tránh những thông tin sai lệch, hãy thiết lập một quy trình định kỳ cho việc xác minh và bảo trì dữ liệu
Chọn bảng điều khiển công việc phù hợp với bạn
Theo Khảo sát Xu hướng Công nghệ 2024 của Capterra, hơn một nửa (58%) người mua ở Mỹ hối tiếc về một lần mua phần mềm trong 12 đến 18 tháng qua.
Vì vậy, trước khi quyết định chọn bảng điều khiển công việc, hãy đảm bảo rằng phần mềm đó trực quan, phản hồi nhanh và có thể thích ứng với nhu cầu phát triển của công ty bạn.
Với bảng điều khiển nhiệm vụ có thể tùy chỉnh cao, ClickUp Tasks có thể phù hợp với mọi người. Đăng ký miễn phí và để chúng tôi chỉ cho bạn cách sử dụng 😊.
Câu hỏi thường gặp
1. Làm thế nào để tạo bảng điều khiển công việc?
Để tạo bảng điều khiển, hãy chọn một phần mềm bảng điều khiển công việc phù hợp và thiết lập một dự án mới. Thêm các thành phần cần thiết như thanh tiến độ, danh sách công việc và chỉ báo vấn đề rủi ro cao để cung cấp tổng quan về dự án.
Theo dõi tiến độ và phát hiện các điểm nghẽn tiềm ẩn bằng các công cụ như Bản đồ lộ trình hoặc Biểu đồ Gantt. Tập trung vào các cột mốc hiện tại và kết hợp các tính năng để theo dõi các mục có rủi ro cao.
Chọn loại biểu đồ phù hợp với dữ liệu của bạn để thể hiện KPI một cách chính xác. Đảm bảo bạn xây dựng các thành phần bảng điều khiển với thiết kế thân thiện với người dùng và thường xuyên xem xét, cập nhật bảng điều khiển để giữ cho nó luôn phù hợp.
2. Các yếu tố của bảng điều khiển công việc là gì?
Bảng điều khiển công việc thường bao gồm một số yếu tố quan trọng: chỉ báo tiến độ tổng thể, danh sách công việc, ma trận rủi ro và công cụ theo dõi KPI. Ngoài ra, bảng điều khiển còn có thể chứa các công cụ theo dõi cột mốc, đếm ngược thời hạn và các yếu tố trực quan như biểu đồ Gantt hoặc biểu đồ cột.
Các chỉ báo vấn đề ưu tiên cao hoặc rủi ro cao, cùng với bộ lọc và hệ thống mã màu, cũng rất phổ biến. Bảng điều khiển phải được thiết kế để dễ sử dụng, với bố cục hiển thị rõ ràng các thông tin quan trọng nhất.
3. Lợi ích của bảng điều khiển công việc là gì?
Bảng điều khiển công việc giúp cải thiện quản lý dự án bằng cách cung cấp cái nhìn tổng quan rõ ràng về trạng thái dự án của bạn. Nó cũng giúp bạn theo dõi tiến độ của các mục tiêu và công việc khác nhau, đồng thời xác định các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
Bảng điều khiển công việc cũng cải thiện sự phối hợp và giao tiếp trong nhóm bằng cách tập trung thông tin dự án. Nó hỗ trợ quá trình ra quyết định bằng cách trình bày dữ liệu ở định dạng dễ tiếp cận và có thể hành động. Bằng cách sử dụng bảng điều khiển công việc cho tất cả các dự án cá nhân và công việc, bạn có thể cải thiện năng suất, quản lý tài nguyên tốt hơn và theo dõi dự án đến khi hoàn thành.