Mọi bảng điều khiển công việc bị bỏ rơi đều "chết" theo cùng một cách. Không phải do bố cục kém hay công cụ không phù hợp, mà là từ khoảnh khắc một số mâu thuẫn với những gì nhóm đã chứng kiến trong tuần đó, và mọi người ngừng tin vào những gì hiển thị trên màn hình.
Đó là lý do tại sao hướng dẫn này lại đi ngược lại so với hầu hết các hướng dẫn về bảng điều khiển khác. Bốn trong số sáu bước của nó diễn ra trước khi bạn chạm vào bất kỳ bố cục nào, bởi vì bảng điều khiển giống như một tấm gương: nó chỉ có thể phản ánh những gì hồ sơ công việc của bạn đã ghi lại. Nếu hồ sơ được lập chính xác, một bảng điều khiển đơn giản gồm bốn thẻ sẽ giúp bạn điều hành công việc vào thứ Monday một cách suôn sẻ. Ngược lại, nếu hồ sơ sai sót, thì ngay cả màn hình đẹp nhất thế giới cũng sẽ trở thành nguồn cơn của những đối số hàng tuần.
Dưới đây: quy trình thiết lập, cách xây dựng, nơi triển khai và yếu tố giúp bảng điều khiển duy trì độ tin cậy sau tuần đầu tiên.
Tóm tắt: Chỉ định một người chịu trách nhiệm, trạng thái rõ ràng và ngày đáo hạn cho mỗi công việc. Xây dựng bảng điều khiển gồm bốn thẻ: công việc theo trạng thái, công việc quá hạn, công việc theo từng người và công việc bị tắc nghẽn. Chọn một thời điểm cố định để cập nhật trạng thái, chẳng hạn như 5 phút đầu tiên của cuộc họp Monday, và thử nghiệm bảng điều khiển với một tuần mà bạn đã nhớ rõ trước khi tin tưởng sử dụng nó cho một tuần mà bạn chưa nhớ rõ.
Bảng điều khiển công việc là gì?
Bảng điều khiển tác vụ là một giao diện duy nhất hiển thị trạng thái thời gian thực của một tập hợp các công việc, thường được lọc theo một nhóm, dự án hoặc cá nhân cụ thể. Bảng điều khiển này kết hợp số lượng công việc đang mở và đã hoàn thành, danh sách công việc quá hạn, phân tích công việc theo người phụ trách, và thông tin về những công việc đang bị tắc nghẽn.
Bảng điều khiển không chứa dữ liệu riêng. Khi bạn mở nó, bảng điều khiển sẽ đọc các bản ghi công việc của bạn và hiển thị nội dung trong đó. Các bản ghi được cập nhật sẽ tạo ra một bảng điều khiển chính xác. Các bản ghi lỗi thời sẽ tạo ra một bảng điều khiển trông có vẻ chính xác nhưng thực chất là sai.
Bảng điều khiển công việc so với bảng điều khiển dự án so với báo cáo trạng thái
Ba loại này trả lời các câu hỏi khác nhau dành cho các đối tượng độc giả khác nhau. Bảng điều khiển công việc đang theo dõi quá trình thực hiện ở cấp độ công việc. Bảng điều khiển dự án đang theo dõi tiến độ triển khai ở cấp độ dự án. Báo cáo trạng thái là bản tóm tắt bằng văn bản dành cho những người không truy cập vào cả hai loại trên.
| Kích thước | Bảng điều khiển công việc | Bảng điều khiển dự án | Báo cáo trạng thái |
|---|---|---|---|
| Đơn vị đo lường | Các công việc riêng lẻ | Dự án, giai đoạn, cột mốc | Nội dung tường thuật kèm theo các số nổi bật |
| Độc giả chính | Nhóm thực hiện công việc và người đứng đầu nhóm | Quản lý chương trình, PMO, trưởng bộ phận | Các nhà lãnh đạo, khách hàng, các bên liên quan |
| Cập nhật nhịp độ | Liên tục được cập nhật khi mở | Liên tục, được rà soát hàng tuần | Tổng hợp hàng tuần hoặc hàng tháng |
| Câu hỏi đã được giải đáp | Công việc nào đang trễ hạn và ai đang phụ trách? | Dự án này có hoàn thành đúng hạn không? | Chúng ta có nên lo lắng không, và lo lắng về điều gì? |
| Lỗi khi | Trạng thái trở nên lỗi thời | Các cột mốc không được liên kết với các công việc thực tế | Tác giả làm dịu đi những tin xấu |
Quy tắc cốt lõi: Chọn công cụ phù hợp với người dùng. Nhóm sử dụng bảng điều khiển công việc, PMO cần bảng điều khiển dự án, còn các nhà lãnh đạo thường làm việc với báo cáo.
Tại sao hầu hết các bảng điều khiển công việc lại ngừng được sử dụng?
Hầu hết các bảng điều khiển công việc đều bị bỏ rơi vì các dữ liệu công việc đằng sau chúng trở nên lỗi thời, và chỉ cần một số trông có vẻ sai, cả nhóm sẽ ngừng tin tưởng vào phần còn lại trên màn hình. Một nghiên cứu trên Tạp chí Chất lượng Y tế (Journal of Medical Quality) đã ghi nhận hai bảng điều khiển tại cùng một bệnh viện với cùng dữ liệu và mục đích. Một bảng được áp dụng, còn bảng kia thì không.
Sự khác biệt này không liên quan gì đến thiết kế. Thay vào đó, nghiên cứu đã chỉ ra ba cơ chế xã hội thiết yếu ảnh hưởng đến việc liệu một bảng điều khiển có được chấp nhận và sử dụng hay không:
- Một môi trường làm việc đoàn kết, nơi bảng điều khiển đóng vai trò là nền tảng cho những cuộc hội thoại cởi mở và chân thành, đồng thời giúp các thành viên trong nhóm cảm thấy an tâm khi bày tỏ ý kiến.
- Sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm về dữ liệu và cách dữ liệu đó sẽ được sử dụng
- Các hành vi lãnh đạo trong nhóm
Vấn đề tin cậy thường là lý do phổ biến khiến bảng điều khiển bị bỏ rơi. Khi ai đó phát hiện ra một số không khớp, mọi cuộc họp liên quan đến bảng điều khiển đều biến thành cuộc tranh luận về độ chính xác của dữ liệu.
Theo báo cáo “Tình hình Quản lý Dự án” của Wellingtone, một nửa số tổ chức thậm chí còn không có quyền truy cập vào các chỉ số KPI dự án theo thời gian thực. 72% chuyên gia quản lý dự án phải dành nửa ngày hoặc hơn mỗi tháng để tổng hợp thủ công các báo cáo trạng thái dự án.
Vì vậy, trước khi bắt tay vào xây dựng bất cứ thứ gì, hãy đảm bảo ba điều sau đây:
- Chỉ định người chịu trách nhiệm cho từng công việc
- Đảm bảo rằng trạng thái dự án có cùng ý nghĩa đối với tất cả mọi người
- Đặt ngày đáo hạn thực tế hoặc điều chỉnh lại ngày đáo hạn
Một cách nhanh chóng để kiểm tra các công việc hiện tại của bạn: sắp xếp bất kỳ danh sách công việc nào theo thời gian cập nhật gần nhất. Bất kỳ công việc nào chưa được chạm đến trong hai tuần đều cần thay đổi trạng thái hoặc vốn dĩ không phải là công việc thực sự ngay từ đầu.
Cách xây dựng bảng điều khiển công việc trong sáu bước
Một bảng điều khiển công việc được xây dựng qua sáu bước, và chỉ hai bước cuối cùng liên quan đến bố cục. Bốn bước đầu tiên thiết lập các bản ghi công việc mà bảng điều khiển sẽ đọc từ đó: quyết định mà nó hỗ trợ, trạng thái được cài đặt, quyền sở hữu và ngày đáo hạn, cùng quy trình cập nhật. Nếu bỏ qua những bước này, bạn sẽ xây dựng bảng điều khiển dựa trên dữ liệu chưa hoàn chỉnh.
Bước 1: Đặt tên cho quyết định mà bảng điều khiển hỗ trợ
Hãy ghi lại quyết định cụ thể mà ai đó sẽ đưa ra từ màn hình này trước khi bạn thêm bất kỳ thẻ nào. “Xem tình hình của nhóm” là một nhận xét. “Hàng tuần vào Monday, quyết định chọn hai công việc nào để ưu tiên và giao lại cho ai” là một quyết định, và nó cho bạn biết chính xác những thẻ nào cần tạo.
Trước khi thêm một thẻ, hãy đối chiếu nó với quyết định đó:
- Giữ lại nếu thẻ này thay đổi việc cần làm của ai đó trong tuần này
- Hãy loại bỏ nếu thẻ đó thú vị nhưng không thúc đẩy hành động nào
- Hãy gác lại nếu câu hỏi đằng sau nó chỉ mới xuất hiện một lần
Mẹo chuyên nghiệp: Hãy hỏi ba người sẽ sử dụng bảng điều khiển nhiều nhất xem họ đã kiểm tra những gì bằng tay vào tuần trước. Những câu hỏi mà họ lặp lại chính là những thẻ đầu tiên của bạn.
Bước 2: Thống nhất về các trạng thái mà toàn bộ nhóm sẽ sử dụng
Mỗi thẻ trên bảng điều khiển được tính toán dựa trên danh sách trạng thái của bạn, vì vậy hãy xác định danh sách này cùng với nhóm và giới hạn ở năm hoặc sáu giai đoạn. Viết một định nghĩa ngắn gọn cho mỗi giai đoạn và lưu trữ nó tại nơi nhóm lên kế hoạch công việc.
Hai giai đoạn sau đây thường gây ra nhiều nhầm lẫn nhất khi không được xác định rõ ràng:
- Bị chặn hoặc đang chờ: Hãy gán trạng thái riêng cho các công việc bị chặn. Nếu không, một công việc đang chờ xem xét hợp đồng sẽ vẫn được tính là công việc đang hoạt động. Bảng điều khiển sẽ hiển thị rằng nhóm đang bận rộn trong khi một phần công việc thực tế lại không tiến triển gì cả
- Đang xem xét: Xác định chính xác ý nghĩa của cụm từ “đang xem xét” đối với nhóm của bạn. Nếu một người dùng cụm từ này để chỉ việc phê duyệt của khách hàng, trong khi người khác dùng để chỉ phản hồi từ đồng nghiệp, số lượng “đang xem xét” sẽ trộn lẫn hai hàng đợi khác nhau với hai chu kỳ xử lý khác nhau
Trước khi chính thức xác định các trạng thái, hãy yêu cầu nhóm phân loại 20 công việc thực tế bằng cách sử dụng các trạng thái này. Bất cứ khi nào hai người không đồng ý về việc một công việc nên thuộc trạng thái nào, điều đó có nghĩa là định nghĩa về trạng thái đó vẫn chưa đủ rõ ràng.
Bước 3: Quy định mỗi công việc chỉ có một người chịu trách nhiệm và một ngày đáo hạn
Giao mỗi công việc cho đúng một người. Một công việc được giao cho ba người sẽ hiển thị đúng trên bảng điều khiển nhưng không ai nhận làm, vì mỗi người được giao công việc đều cho rằng người khác đã nhận rồi.
Làm tương tự với các ngày đáo hạn. Khi danh sách công việc tồn đọng tràn ngập những ngày đáo hạn mà ai cũng biết là chỉ mang tính tham vọng, nhóm sẽ học cách bỏ qua các thẻ công việc quá hạn. Hãy đặt các ngày đáo hạn mà người chịu trách nhiệm cam kết thực hiện, và điều chỉnh lại những ngày đáo hạn bị trễ thay vì để chúng vẫn hiển thị màu đỏ. Nếu danh sách công việc tồn đọng đã đầy những ngày đáo hạn mà không ai tin tưởng, hãy bắt đầu bằng việc ưu tiên các công việc cạnh tranh với nhau.
Chỉ cần thay đổi một cài đặt là có thể loại bỏ toàn bộ các công việc chưa được giao cho người nào đó và chưa có ngày đáo hạn: đặt các trường “người được giao” và “ngày đáo hạn” thành bắt buộc khi tạo công việc.
Bước 4: Cài đặt thói quen cập nhật trước khi thiết kế bố cục
Quyết định thời điểm cập nhật trạng thái và ai sẽ thực hiện việc này. Có hai mô hình thường được áp dụng:
- Khi chuyển giao công việc: Người chuyển giao công việc sẽ cập nhật trạng thái ngay khi công việc được chuyển giao
- Theo lịch trình: Nhóm thực hiện một cuộc điểm danh trạng thái kéo dài 5 phút trong một cuộc họp hiện có, chẳng hạn như cuộc họp đứng vào Monday
Chọn một phương pháp và kết hợp nó với hoạt động mà nhóm đang thực hiện. Ví dụ, nếu nhóm của bạn tổ chức cuộc họp đứng vào thứ Hai, hãy dành năm phút đầu tiên để cùng nhau xem bảng và cập nhật trạng thái công việc. Như vậy, việc cập nhật sẽ diễn ra ngay trong cuộc họp mà mọi người đã tham gia.
Lời khuyên hữu ích: Cài đặt tính năng tự động hóa để đánh dấu bất kỳ công việc nào không có cập nhật trong 10 ngày qua. Tính năng này không thể thay thế thói quen kiểm tra định kỳ, nhưng sẽ giúp phát hiện những công việc bị bỏ sót, nhờ đó bạn không cần phải kiểm tra từng công việc một cách thủ công.
Bước 5: Tạo bảng điều khiển đầu tiên của bạn
Bắt đầu với bốn thẻ. Mỗi thẻ trả lời một câu hỏi cụ thể mà nhóm của bạn thường xuyên đặt ra:
- Các công việc đang mở theo trạng thái: Một biểu đồ thanh hoặc biểu đồ tròn hiển thị số lượng công việc ở từng giai đoạn. Điều này giúp bạn xác định nơi công việc đang ứ đọng. Nếu có 20 công việc ở trạng thái ‘đang thực hiện’ và chỉ có 1 công việc ở trạng thái ‘đang xem xét’, thì hoặc là bước xem xét đang là điểm nghẽn, hoặc là mọi người không đẩy nhanh tiến độ các công việc.
- Công việc quá hạn: Danh sách tất cả các công việc đã quá ngày đáo hạn, được sắp xếp theo số ngày trễ. Các công việc cũ nhất sẽ nằm ở đầu danh sách, để nhóm xử lý chúng trước tiên
- Số công việc theo người phụ trách: Bảng phân tích số lượng công việc đang chờ xử lý mà mỗi người đang đảm nhận. Đây là nơi bạn có thể phát hiện sự mất cân bằng. Nếu một người có 30 công việc đang chờ xử lý trong khi hai người khác mỗi người chỉ có 8 công việc, bạn sẽ biết cần phân bổ lại công việc ở đâu để tránh trường hợp ai đó bỏ lỡ hạn chót
- Công việc bị tắc nghẽn: Một thẻ riêng dành cho các công việc không thể tiến triển. Các công việc bị tắc nghẽn sẽ ẩn trong số lượng công việc đang mở, khiến chúng trông giống như đang được xử lý. Hãy ghi chú thời gian mỗi công việc đã bị tắc nghẽn để bạn biết những công việc nào cần được báo cáo lên cấp trên
Hãy sử dụng bốn thẻ này trong hai tuần trước khi thêm bất kỳ thứ gì khác. Nếu bạn cứ phải rời khỏi bảng điều khiển để tra cứu cùng một thông tin (ví dụ: những việc cần hoàn thành trong tuần này), đó chính là thẻ thứ năm của bạn.
Khi sắp xếp các thẻ, hãy đặt các công việc quá hạn và bị tắc nghẽn ở góc trên bên trái. Đó là nơi mọi người nhìn vào đầu tiên, và những thẻ này cần được xử lý nhanh nhất. Đặt các biểu đồ xu hướng (như tỷ lệ hoàn thành theo thời gian) ở phần dưới của trang, vì những thông tin này sẽ hỗ trợ cho kế hoạch hàng tuần.
Bước 6: Kiểm tra bằng cách áp dụng vào một tuần mà bạn đã nắm rõ
Hãy chọn một tuần gần đây mà bạn còn nhớ rõ những gì đã xảy ra: những công việc nào bị trễ hạn, ai bị quá tải công việc, và những vấn đề gì đã gây cản trở.
Mở bảng điều khiển của tuần đó và so sánh những gì nó hiển thị với những gì bạn biết đã thực sự xảy ra. Nếu nhóm của bạn đã trải qua một tuần khó khăn với việc trễ hạn nhưng bảng điều khiển lại cho thấy mọi việc đều diễn ra đúng tiến độ, thì có điều gì đó trong quá trình thiết lập đã sai. Tốt hơn hết là phát hiện ra điều đó ngay bây giờ thay vì để ai đó đưa ra quyết định dựa trên thông tin đó.
Hai điều cần chú ý cụ thể:
- Phạm vi không chính xác: Các bộ lọc trên bảng điều khiển có thể trỏ đến danh sách sai, hoặc bỏ sót toàn bộ công việc của một nhóm. Nếu công việc của nhóm kỹ thuật không hiển thị, mọi số trên bảng điều khiển đều không đầy đủ
- Loại trừ ngầm: Một số bộ lọc theo ngày sẽ loại bỏ các công việc đã hoàn thành trước khi phạm vi bắt đầu. Điều này khiến hiệu suất làm việc của bạn trông thấp hơn so với thực tế, vì bảng điều khiển chỉ tính toán một phần của bức tranh tổng thể
Việc cần làm là thực hiện buổi đánh giá này cùng một đồng nghiệp đã có mặt trong tuần đó. Hai bạn sẽ nhớ những điều khác nhau, và khi làm việc cùng nhau, hai bạn sẽ phát hiện ra những lỗ hổng mà bảng điều khiển đã bỏ sót – những điều mà nếu làm một mình, cả hai đều không thể phát hiện ra.
Hướng dẫn này bao gồm các bước tương tự, bao gồm cả những thói quen giúp bảng điều khiển luôn chính xác:
Điều gì giúp bảng điều khiển vẫn hữu ích sau tuần đầu tiên?
Các bước từ 1 đến 6 sẽ giúp bạn xây dựng bảng điều khiển. Những thói quen này giúp dữ liệu trong bảng điều khiển vẫn đáng đọc ngay cả sau một tháng.
- Xác định phạm vi dữ liệu: Ghi lại các danh sách công việc, nhóm và phạm vi thời gian cung cấp dữ liệu cho bảng điều khiển. Nếu không có bước này, theo thời gian sẽ có các thẻ mới được thêm vào từ các nguồn khác nhau. Cuối cùng, hai thẻ trên cùng một màn hình sẽ hiển thị các số mâu thuẫn nhau, và không ai biết nên tin vào số nào
- Xác định mức cơ sở cho tình huống bình thường: Ghi lại số lượng công việc quá hạn thông thường của nhóm, số công việc trung bình trên mỗi người và số lượng công việc bị tắc nghẽn thông thường trong một sprint bình thường. Báo cáo "Pulse of the Profession" năm 2025 của PMI cho thấy các chuyên gia có tầm nhìn kinh doanh sắc bén đang theo dõi trung bình 9,1 yếu tố hiệu suất cho mỗi dự án, so với 6,3 đối với những người khác, bao gồm các khía cạnh như sự hài lòng của khách hàng và sự phù hợp chiến lược – những yếu tố mà một cột trạng thái đơn thuần không thể phản ánh được. Bạn không cần phải theo dõi chín yếu tố ngay từ ngày đầu tiên, nhưng hãy ghi lại hai hoặc ba số mà nhóm của bạn sẽ chú ý nếu chúng tăng gấp đôi.
- Thống nhất các ngưỡng báo động: Quyết định trước số nào sẽ kích hoạt hành động. Ví dụ: “bất kỳ ai có hơn 20 công việc chưa hoàn thành sẽ nhận được cuộc hội thoại về việc phân bổ lại công việc.” Nếu không có ngưỡng báo động, mọi người sẽ nhìn vào bảng điều khiển, cảm thấy lo lắng mơ hồ và không làm gì cả
- Thêm thông tin bối cảnh cho từng thẻ: Đặt một dòng mô tả hoặc nhãn trên mỗi thẻ để người xem bảng điều khiển lần đầu tiên có thể hiểu ngay nội dung mình đang xem
- Kết nối từng số với công việc cụ thể: Mỗi số trên bảng điều khiển nên dẫn trực tiếp đến các công việc cụ thể đằng sau nó chỉ với một cú nhấp chuột. Nếu ai đó thấy “8 công việc bị chặn” mà phải mở một ứng dụng khác để tìm xem đó là những công việc nào, họ sẽ ngừng sử dụng bảng điều khiển
- Đặt quy tắc loại bỏ: Nếu trong vòng bốn tuần không ai thực hiện theo thông tin trên một thẻ, hãy loại bỏ thẻ đó. Kiểm tra bảng điều khiển hàng tháng và loại bỏ bất kỳ mục nào không còn ảnh hưởng đến quyết định
Bạn nên xây dựng bảng điều khiển công việc ở đâu?
Có ba phương pháp phù hợp với hầu hết mọi nhóm: bảng tính, công cụ BI chuyên dụng hoặc nền tảng quản lý công việc nơi các công việc đã được lưu trữ sẵn. Dưới đây là cách lựa chọn giữa các phương án này.
| Cách tiếp cận | Điểm mạnh | Điểm yếu | Phù hợp nhất cho |
|---|---|---|---|
| Bảng tính (Excel, Google Trang tính) | Miễn phí, quen thuộc, bạn có thể tái cấu trúc nó chỉ trong một buổi chiều | Lưu giữ một bản sao công việc mà ai đó phải đảm bảo luôn đồng bộ | Các nhóm dưới 10 người đang theo dõi ít hơn 100 công việc |
| Công cụ BI (Power BI, Tableau, Looker) | Kết hợp dữ liệu công việc với dữ liệu tài chính, CRM và sản phẩm ở mọi quy mô | Cần có đường ống dữ liệu và người phụ trách kỹ thuật, cùng với độ trễ cập nhật | Các tổ chức báo cáo trên nhiều hệ thống |
| Nền tảng quản lý công việc | Bảng điều khiển đọc trực tiếp các công việc đang hoạt động, do đó không thể lệch khỏi nguồn dữ liệu | Báo cáo được giới hạn trong phạm vi dữ liệu của nền tảng đó | Các nhóm đã tập trung công việc vào một hệ thống duy nhất |
Bảng tính
Bảng điều khiển dạng bảng tính là một bảng tổng hợp (pivot table) kết hợp với hai hoặc ba biểu đồ trên danh sách công việc. Nhập các công việc của bạn dưới dạng các hàng, gắn thẻ cho từng công việc với trạng thái, người chịu trách nhiệm và ngày đáo hạn, sau đó sử dụng các công thức để đếm và sắp xếp chúng theo các trường đó.
Các mẫu bảng theo dõi công việc trên Excel và Google Trang tính đã được tích hợp sẵn các công thức và biểu đồ. Chỉ cần dán các công việc của bạn vào đó, và bạn sẽ có ngay một bảng điều khiển hoạt động trong vòng một giờ.
Những điều hiệu quả:
- Không tốn chi phí thiết lập: Nếu có ai đó trong nhóm của bạn biết các công thức cơ bản trong bảng tính, bạn có thể bắt đầu ngay hôm nay
- Tính linh hoạt tối đa: Bất kỳ chỉ số nào bạn có thể viết công thức tính toán đều có thể trở thành một thẻ trên bảng điều khiển, chẳng hạn như số ngày trễ trung bình trên mỗi người hoặc số công việc hoàn thành mỗi tuần
- Chia sẻ dễ dàng: Cả Excel Online và Google Trang tính đều cho phép bạn chia sẻ liên kết chế độ xem. Các bên liên quan có thể xem số liệu mà không thể chỉnh sửa hoặc vô tình làm hỏng bất kỳ nội dung nào
Giới hạn:
- Bảng tính chỉ chứa bản sao của công việc: Nhóm của bạn thực hiện các công việc thực tế ở nơi khác. Mỗi khi trạng thái của một công việc thay đổi, ai đó phải cập nhật thủ công bảng tính để khớp với
- Xung đột khi chỉnh sửa có thể gây nhầm lẫn: Bảng điều khiển Google Trang tính xử lý tốt việc nhiều trình chỉnh sửa đồng thời. Trong khi đó, các tệp Excel được chia sẻ qua email hoặc ổ đĩa chung lại không làm được điều này: hai người có thể ghi đè lên những thay đổi của nhau mà không hề hay biết. Khi có hơn hai hoặc ba người thường xuyên chỉnh sửa, các công thức bị hỏng và các hàng bị ghi đè sẽ bắt đầu xuất hiện. Cả hai công cụ này đều không có tính năng theo dõi lịch sử chỉnh sửa tích hợp sẵn
Bỏ qua nếu: Có hơn ba người cập nhật dữ liệu nguồn, hoặc dự án kéo dài hơn một quý.
Phù hợp nhất cho: Các nhóm nhỏ, dự án ngắn hạn và bất kỳ ai cần một bảng điều khiển hoạt động ngay hôm nay mà không cần mua phần mềm.
Các công cụ BI chuyên dụng
Các công cụ phân tích kinh doanh như Power BI, Tableau và Looker thu thập dữ liệu từ nhiều hệ thống khác nhau và tổng hợp chúng thành một báo cáo duy nhất. Chúng kết nối với công cụ quản lý công việc, hệ thống tài chính, CRM và phân tích sản phẩm của bạn, sau đó cho phép bạn xây dựng các bảng điều khiển tổng hợp dữ liệu từ tất cả các nguồn đó cùng một lúc.
Ví dụ, bạn có thể hiển thị tiến độ hoàn thành công việc theo từng nhóm cùng với doanh thu mà các dự án của từng nhóm tạo ra. Hoặc so sánh thời gian chu kỳ phát triển phần mềm với khối lượng phiếu hỗ trợ khách hàng. Các công cụ BI rất lý tưởng cho những chế độ xem tổng quan xuyên hệ thống như vậy.
Những điều hiệu quả:
- Kết hợp dữ liệu giữa các hệ thống: Chi phí trên mỗi tính năng được triển khai hoặc doanh thu trên mỗi nhóm dự án đòi hỏi phải kết hợp dữ liệu công việc với dữ liệu tài chính. Các công cụ BI xử lý điều này ngay từ đầu
- Độ sâu lịch sử: Các công cụ BI lưu trữ các bản chụp nhanh dữ liệu của bạn theo thời gian trong kho dữ liệu. Bạn có thể so sánh thời gian chu kỳ của quý này với năm ngoái, hoặc theo dõi sự thay đổi của năng suất trong vòng sáu tháng
- Kiểm soát truy cập chi tiết: Bạn có thể giới hạn thông tin mà mỗi người nhìn thấy xuống đến từng hàng cụ thể. Một bảng điều khiển có thể phục vụ cho một lãnh đạo xem được tất cả các dự án, một nhà thầu chỉ xem được dự án của họ và một khách hàng chỉ xem được các sản phẩm đầu ra của họ
Giới hạn:
- Cần có người am hiểu kỹ thuật để duy trì đường ống dữ liệu: Kết nối giữa hệ thống quản lý công việc và kho dữ liệu cần được thiết lập, giám sát và khắc phục sự cố khi gặp trục trặc. Người đó thường thuộc nhóm dữ liệu và có danh sách công việc tồn đọng riêng, do đó việc thực hiện các thay đổi có thể diễn ra chậm chạp
- Dữ liệu không được cập nhật theo thời gian thực: Hầu hết các bảng điều khiển BI đều được làm mới theo lịch trình, thường là một lần vào ban đêm. Bảng điều khiển sẽ hiển thị tình trạng của ngày hôm qua cho đến lần làm mới tiếp theo. Điều này phù hợp cho việc đánh giá hàng tháng, nhưng không phù hợp cho cuộc họp hàng ngày khi dữ liệu đã cũ 18 giờ.
Bỏ qua nếu: Bạn chỉ cần theo dõi những công việc trễ hạn và người chịu trách nhiệm. Sử dụng công cụ BI cho mục đích này là quá phức tạp.
Phù hợp nhất cho: Các nhóm cần hiển thị dữ liệu công việc cùng với dữ liệu tài chính, khách hàng hoặc sản phẩm trên cùng một bảng điều khiển.
Các nền tảng quản lý công việc
Hầu hết các nền tảng quản lý công việc (Asana, Jira, monday.com, Smartsheet và các nền tảng khác) đều có bảng điều khiển tích hợp, hiển thị trực tiếp các công việc mà nhóm của bạn thực hiện hàng ngày. Đối với hầu hết các nhóm thực hiện quản lý dự án trực quan hàng ngày, đây chính là nơi họ thường sử dụng.
Những điều hiệu quả:
- Không có sự chênh lệch so với nguồn: Bảng điều khiển đọc dữ liệu công việc theo thời gian thực. Không ai sao chép dữ liệu giữa các hệ thống, do đó các số sẽ không bị lệch pha về mặt đồng bộ
- Xem chi tiết từng bản ghi: Hầu hết các nền tảng đều cho phép bạn nhấp vào một số trên biểu đồ để xem các công việc cụ thể ẩn sau số đó
- Đảm bảo chất lượng dữ liệu ngay từ nguồn: Các trường bắt buộc, danh sách trạng thái được khóa và lời nhắc nhở tự động hóa giúp đảm bảo các bản ghi mà bảng điều khiển truy xuất luôn đầy đủ
Giới hạn:
- Một số chỉ số được cập nhật chậm trễ. Dữ liệu cơ bản của công việc như trạng thái và người được giao công việc sẽ được cập nhật ngay lập tức. Các chỉ số được tính toán như biểu đồ burndown và thời gian chu kỳ thường được cập nhật theo lịch trình, đôi khi chỉ một lần mỗi ngày. Hãy kiểm tra thời gian cập nhật của nền tảng để tránh bị nhầm lẫn bởi những số chưa được cập nhật kịp thời
- Báo cáo chỉ giới hạn trong phạm vi các hoạt động diễn ra trên nền tảng. Nếu một phần công việc diễn ra bên ngoài công cụ, bảng điều khiển sẽ không hiển thị thông tin đó. Bạn chỉ nhìn thấy các công việc đã được ghi lại trên nền tảng, do đó bất kỳ công việc nào đang được theo dõi ở nơi khác đều là điểm mù.
Bỏ qua nếu: Báo cáo của bạn cần kết hợp dữ liệu công việc với phân tích tài chính hoặc sản phẩm. Công cụ BI xử lý điều này tốt hơn, và nhiều nhóm thường sử dụng cả hai: bảng điều khiển quản lý công việc cho các buổi đánh giá hàng tuần của nhóm và bảng điều khiển BI cho các báo cáo hàng tháng dành cho lãnh đạo.
Phù hợp nhất với: Các nhóm đã quản lý công việc trong một hệ thống duy nhất và cần theo dõi tiến độ, khối lượng công việc và rủi ro trên cùng một màn hình.
3 ví dụ về bảng điều khiển công việc theo vai trò
Bảng điều khiển công việc hoạt động khác nhau tùy thuộc vào đối tượng sử dụng. Dưới đây là ba ví dụ: trưởng nhóm quản lý công việc trong tuần, nhân viên thực hiện nhiệm vụ quản lý danh sách công việc của bản thân và quản lý chương trình điều phối giữa các nhóm.
1. Bảng điều khiển hàng tuần của trưởng nhóm nhóm
Một trưởng nhóm tiếp thị quản lý sáu chiến dịch với sự tham gia của năm thành viên. Mỗi Monday trước cuộc họp standup, họ mở một màn hình để trả lời hai câu hỏi: ai cần hỗ trợ để giải quyết vướng mắc, và có công việc nào cần chuyển giao cho người khác không?
Bảng điều khiển tiếp thị của họ hoạt động dựa trên bốn thẻ:
- Công việc quá hạn theo người chịu trách nhiệm: Danh sách công việc này liệt kê tất cả các công việc đã quá ngày đáo hạn, được phân nhóm theo người chịu trách nhiệm. Thay vì phải hỏi từng người xem công việc nào đang quá hạn, người phụ trách có thể xem toàn bộ danh sách ngay lập tức và quyết định phân công lại công việc như thế nào
- Các công việc bị tắc nghẽn hơn ba ngày: Một công việc bị tắc nghẽn trong một hoặc hai ngày thường sẽ tự giải quyết. Tuy nhiên, nếu một công việc bị tắc nghẽn trong ba ngày trở lên, người phụ trách có lẽ cần phải can thiệp, dù là bằng cách loại bỏ yếu tố phụ thuộc hay phân công lại công việc
- Các công việc phải hoàn thành trong tuần này: Phần này hiển thị tất cả những công việc cần hoàn thành trước cuối tuần. Nó giúp người phụ trách có cái nhìn rõ ràng về những công việc có nguy cơ bị trễ hạn nếu không được xử lý ngay lập tức
- Số công việc đang mở của mỗi người: Trước khi phân công lại công việc quá hạn hoặc bị tắc nghẽn cho ai đó, người phụ trách sẽ kiểm tra thẻ này để đảm bảo rằng người đó thực sự có sức chứa để đảm nhận
Nên thêm vào sau tháng đầu tiên: Một thẻ "công việc bị bỏ quên" tạo danh sách các công việc không có cập nhật trong 10 ngày qua. Các công việc bị bỏ quên rất dễ bị bỏ sót vì chúng không hiển thị là quá hạn hay bị chặn. Chúng chỉ nằm đó. Thẻ này giúp bạn phát hiện ra các công việc như việc bàn giao thiết kế mà không ai nhận vì người thiết kế nhận bàn giao không biết đó là công việc của mình.
Hãy tập trung vào mục tiêu. Bảng điều khiển này có bốn thẻ, và mỗi thẻ dẫn đến một hành động cụ thể: phân công lại, giải quyết trở ngại hoặc đánh dấu. Biểu đồ xu hướng và tỷ lệ hoàn thành rất hữu ích cho các buổi đánh giá sprint, nhưng chúng không hỗ trợ cho ba hành động trên. Nếu cần, hãy thêm chúng vào một bảng điều khiển đánh giá hàng tuần riêng biệt.
2. Chế độ xem hàng ngày của nhân viên thực thi
Một kỹ sư cấp cao đang trong giai đoạn lập kế hoạch sprint cần biết ba điều khi bắt đầu ngày làm việc: tôi nên làm gì, công việc nào đang gặp khó khăn, và có công việc mới nào được giao cho tôi kể từ hôm qua không? Bảng điều khiển của họ được thiết kế hoàn toàn tập trung vào các công việc cá nhân của chính họ.
Bạn cần bốn thẻ:
- Các công việc của tôi cần hoàn thành trong tuần này: Danh sách công việc của họ trong tuần, được sắp xếp theo mức độ ưu tiên. Đây chính là hàng đợi công việc của họ. Họ mở danh sách này, xem công việc nào quan trọng nhất và bắt đầu từ đó
- Các công việc bị chặn của tôi: Nếu có bất kỳ công việc nào đang chờ người khác xử lý, thẻ này sẽ hiển thị cho họ biết. Kỹ sư có thể nêu vấn đề này trong cuộc họp standup hoặc gửi tin nhắn ngay lập tức
- Các công việc được giao cho tôi trong 24 giờ qua: Các công việc mới không phải lúc nào cũng đi kèm với thông báo mà kỹ sư có thể nhìn thấy kịp thời. Thẻ này sẽ ghi lại tất cả các công việc đã được giao cho họ kể từ hôm qua
- Liên kết đến bảng sprint: Khi một công việc cần bối cảnh của nhóm, chỉ cần một cú nhấp chuột là có thể truy cập ngay vào bảng chia sẻ mà không cần phải tìm kiếm.
Tại sao bảng điều khiển này lại quan trọng đối với toàn nhóm: Khi một kỹ sư hoặc nhà thiết kế có bảng điều khiển cá nhân giúp họ lập kế hoạch cho ngày làm việc của mình, họ sẽ cập nhật các công việc như một phần của quy trình làm việc. Điều đó có nghĩa là mọi bảng điều khiển khác sẽ nhận được dữ liệu chính xác hơn mà không cần ai phải đi theo dõi cập nhật. Nếu bạn chỉ xây dựng một bảng điều khiển theo hướng dẫn này, hãy xây dựng bảng điều khiển này trước tiên.
3. Chế độ xem chương trình liên chức năng
Một giám đốc vận hành đang điều phối việc ra mắt sản phẩm liên quan đến các bộ phận tiếp thị, hỗ trợ và kỹ thuật. Không có bảng điều khiển nào của một nhóm riêng lẻ nào có thể phản ánh toàn bộ bức tranh về quá trình ra mắt, bởi vì mỗi nhóm chỉ đang theo dõi công việc của riêng mình. Bảng điều khiển tùy chỉnh này theo dõi các khoảng trống giữa các nhóm, cụ thể là các điểm chuyển giao công việc từ nhóm này sang nhóm khác.
Để theo dõi tiến độ, hãy sử dụng năm thẻ:
- Công việc bị chặn bởi nhóm khác: Danh sách công việc này liệt kê mọi công việc đang chờ nhóm khác hoàn thành công việc, kèm theo tên của nhóm gây cản trở. Các cuộc họp standup của từng nhóm riêng lẻ không đề cập đến các mối phụ thuộc giữa các nhóm này, nên nếu không có thẻ này, chúng sẽ bị bỏ qua cho đến khi ai đó trễ hạn
- Tỷ lệ hoàn thành các cột mốc quan trọng: Thay vì đếm từng công việc riêng lẻ, thẻ này hiển thị tiến độ so với các cột mốc quan trọng trong kế hoạch ra mắt
- Các mục quá hạn được nhóm theo nhóm: Tính năng này hiển thị nhóm nào đang chậm tiến độ và mức độ chậm trễ ra sao, tất cả trên cùng một màn hình. Nếu không có tính năng này, người quản lý vận hành sẽ phải mở ba bảng riêng biệt và tự ghép các thông tin lại với nhau
- Xu hướng thời gian chu kỳ: Chỉ số này đang theo dõi xem tiến độ công việc có đang nhanh hơn hay chậm lại khi ngày ra mắt đến gần. Nếu thời gian chu kỳ tăng lên (các công việc mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành), đó là dấu hiệu sớm cho thấy nhóm đang đạt đến giới hạn sức chứa hoặc gặp phải nhiều yếu tố phụ thuộc hơn
- Thời gian chuyển giao giữa các nhóm: Đây là thẻ mà hầu hết các bảng điều khiển chương trình thường bỏ qua. Chỉ số này đo lường khoảng thời gian công việc đã hoàn thành bị bỏ ngỏ trước khi nhóm tiếp theo tiếp nhận. Ví dụ, nhóm Kỹ thuật hoàn thành một tính năng vào thứ Ba, nhưng nhóm Tiếp thị lại không bắt đầu viết nội dung ra mắt cho đến Monday tuần sau. Bảng công việc của từng nhóm trông có vẻ ổn, nhưng quá trình ra mắt đã mất đi năm ngày trong khoảng trống đó, và không có bảng điều khiển của nhóm nào riêng lẻ có thể hiển thị được điều này.
Phần mà không ai lường trước được: quyền sở hữu. Mỗi nhóm đều có một người phụ trách bảng của họ. Bảng điều khiển này nằm giữa các nhóm, nên không có nhóm nào sở hữu nó. Chỉ định một người để xem xét nó hàng tuần và báo hiệu khi có khoảng trống trong quá trình chuyển giao hoặc trở ngại liên nhóm chưa được giải quyết. Nếu không có điều đó, bảng điều khiển vẫn tồn tại, nhưng không ai hành động dựa trên những gì nó hiển thị, vì mọi người đều cho rằng nhóm khác đang theo dõi nó.
Cách chúng tôi xây dựng bảng điều khiển công việc trong ClickUp
ClickUp là nền tảng quản lý công việc nơi các công việc, tài liệu, mục tiêu và trò chuyện được tích hợp trong cùng một không gian làm việc. Bảng điều khiển ClickUp lấy dữ liệu trực tiếp từ các công việc đó, vì vậy bạn không cần phải xuất hay đồng bộ hóa bất kỳ thứ gì. Mỗi thẻ trên bảng điều khiển đều được cập nhật từ cùng một nguồn dữ liệu mà nhóm của bạn cập nhật hàng ngày.
Tạo bảng điều khiển
Mở phần Bảng điều khiển từ thanh bên trái. Nhấp vào + Bảng điều khiển mới, đặt tên cho bảng điều khiển sao cho phù hợp với quyết định mà nó hỗ trợ (từ Bước 1), và chọn bắt đầu từ một bảng điều khiển trống hoặc một mẫu có sẵn.
ClickUp cung cấp các mẫu có sẵn cho các thiết lập phổ biến như theo dõi sprint và tổng quan dự án. Các mẫu này cung cấp cho bạn một bố cục ban đầu mà bạn có thể tùy chỉnh; trong khi các bảng điều khiển trống cho phép bạn xây dựng từ đầu.
Để thêm một thẻ, hãy nhấp vào + Thêm thẻ, chọn loại thẻ và chỉ định thẻ đó vào Không gian, Thư mục hoặc Danh sách công việc mà nhóm của bạn đang thực hiện công việc.
Lọc toàn bộ bảng điều khiển cùng một lúc
Theo mặc định, mỗi thẻ trên bảng điều khiển ClickUp sẽ lấy dữ liệu từ bất kỳ không gian, thư mục hoặc Danh sách công việc nào mà bạn đã chỉ định khi cài đặt. Tuy nhiên, bạn cũng có thể áp dụng một bộ lọc duy nhất ở cấp độ bảng điều khiển, và mọi thẻ dạng biểu đồ trên trang sẽ tự động điều chỉnh để phù hợp với bộ lọc đó.
Ví dụ: giả sử bảng điều khiển của bạn hiển thị dữ liệu từ toàn bộ Marketing Space. Bạn sắp tham gia buổi đánh giá sprint và chỉ muốn xem các công việc thuộc sprint hiện tại. Thay vì chỉnh sửa bộ lọc của từng thẻ một, hãy áp dụng bộ lọc phạm vi ngày tháng ở cấp độ bảng điều khiển. Lúc này, mọi biểu đồ trên trang sẽ chỉ hiển thị dữ liệu của sprint đó. Hủy bộ lọc để quay lại xem toàn bộ dữ liệu.
Mỗi thẻ riêng lẻ vẫn có thể có bộ lọc riêng bên cạnh bộ lọc ở cấp độ bảng điều khiển. Vì vậy, bạn có thể tạo một bảng điều khiển được lọc theo không gian (Space) của một nhóm, với một thẻ duy nhất lọc thêm chỉ hiển thị các công việc bị chặn. Điều này có nghĩa là một bảng điều khiển có thể vừa đóng vai trò tổng quan hàng tuần, vừa là công cụ phân tích chi tiết tập trung, mà không cần phải xây dựng và duy trì hai bảng điều khiển riêng biệt.
Bạn còn có những việc cần làm khác với Bảng điều khiển ClickUp?
- Tạo bản cập nhật trạng thái dựa trên hoạt động thực tế của công việc: Thêm thẻ AI StandUp hoặc AI Dự án Update vào bảng điều khiển của bạn, và ClickUp Brain sẽ tự động tổng hợp bản tóm tắt dựa trên những gì nhóm đã thực hiện: các công việc đã hoàn thành, thay đổi trạng thái và các rào cản mới. Chỉnh sửa bản nháp và chia sẻ nó, thay vì phải bắt đầu từ một trang trống mỗi tuần
- Tự động duy trì dữ liệu nhiệm vụ gọn gàng: Chỉ cần thiết lập quy tắc một lần, và ClickUp Automations sẽ tự động thực thi chúng mỗi khi điều kiện kích hoạt được đáp ứng. Ví dụ: chuyển nhiệm vụ cha sang trạng thái ‘Đang xem xét’ khi công việc con cuối cùng của nó được hoàn thành, thông báo cho người phụ trách khi nhiệm vụ quá ngày đáo hạn, hoặc tự động phân công nhiệm vụ mới dựa trên giá trị của Trường Tùy chỉnh. ClickUp cung cấp các mẫu sẵn có cho các quy tắc phổ biến, hoặc bạn có thể tạo quy tắc tùy chỉnh của riêng mình
- Phát hiện vấn đề giữa các lần kiểm tra bảng điều khiển: Super Agent là một đồng nghiệp được hỗ trợ bởi AI mà bạn có thể cấu hình với một vai trò cụ thể và chỉ định cho một dự án hoặc không gian. Hãy xác định những gì nó cần theo dõi: số lượng công việc quá hạn tăng vọt vượt quá ngưỡng cho phép hoặc các công việc trên nhiều danh sách công việc bị chậm tiến độ. Khi phát hiện vấn đề, nó sẽ đăng thông báo trong trò chuyện hoặc bình luận trực tiếp trên công việc liên quan.
- Kiểm soát quyền xem thông tin thông qua tính năng chia sẻ bảng điều khiển: Chia sẻ bảng điều khiển với những người cụ thể, nhóm hoặc bất kỳ ai trong Không gian Làm việc. Các thẻ chỉ hiển thị những công việc mà người xem có quyền truy cập
- Nhúng bảng điều khiển dưới dạng chế độ xem ngay bên cạnh các Danh sách công việc của bạn: Thay vì phải chuyển đến phần Bảng điều khiển riêng biệt, hãy thêm bảng điều khiển vào các Chế độ xem (Views) của ClickUp. Nhóm chỉ cần mở không gian (Space) mà họ đang làm việc, nhấp vào tab bảng điều khiển và xem báo cáo ngay tại đó
Giới hạn:
- Bảng điều khiển được thiết kế dành cho máy tính để bàn. Ứng dụng di động ClickUp cho phép bạn xem bảng điều khiển, nhưng bố cục và cách tương tác với các thẻ được thiết kế dành cho màn hình toàn màn hình. Nếu nhóm của bạn chủ yếu sử dụng thiết bị di động để cập nhật tiến độ công việc, họ sẽ tận dụng được nhiều hơn từ danh sách công việc trên di động
- Các thẻ có giới hạn dữ liệu. Các thẻ tính toán có thể xử lý tối đa 25.000 công việc. Đối với hầu hết các nhóm, con số này là quá đủ. Tuy nhiên, nếu bạn đang xây dựng một bảng điều khiển bao quát toàn bộ tổ chức với lịch sử công việc kéo dài nhiều năm, bạn có thể sẽ đạt đến giới hạn này và cần phải thu hẹp phạm vi các thẻ của mình xuống các phạm vi ngắn hơn hoặc các không gian cụ thể.
Bỏ qua nếu: Bạn là người dùng cá nhân đang theo dõi dưới 20 công việc. Chế độ xem Xem dạng danh sách hoặc Bảng đã được lọc sẽ cung cấp cho bạn cùng thông tin mà không cần thiết lập.
Phù hợp nhất cho: Các nhóm làm việc nơi nhiều người cần theo dõi tiến độ công việc, sự cân bằng khối lượng công việc và các rủi ro trên cùng một màn hình.
Một bảng điều khiển vẫn hiệu quả ngay cả trong tháng tới
Các bảng điều khiển hiệu quả thường có giao diện đơn giản và bao gồm bốn hoặc năm thẻ. Chúng hiệu quả vì nhóm đã thống nhất về câu hỏi mà màn hình này cần trả lời, và có người đảm bảo rằng nó được kiểm tra thường xuyên.
Những bảng điều khiển thường bị bỏ rơi thường bắt đầu với quy mô lớn hơn. Chúng cuối cùng phải gánh vác quá nhiều thẻ, biểu đồ và chỉ số. Trong vòng một tháng, một nửa số liệu trông không chính xác vì việc cập nhật công việc bị chậm trễ. Sau hai tháng, nhóm ngừng mở bảng điều khiển và quay lại các cuộc họp cập nhật trạng thái.
Nếu nhóm của bạn đã sử dụng ClickUp, bảng điều khiển sẽ tự động cập nhật từ chính các công việc mà mọi người cập nhật hàng ngày, không cần duy trì nguồn dữ liệu riêng biệt. Bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí ngay hôm nay.
Các câu hỏi thường gặp về bảng điều khiển công việc
Bảng Kanban là một không gian làm việc: bạn di chuyển các thẻ công việc qua các cột để cập nhật trạng thái của chúng. Bảng điều khiển công việc là một bản tóm tắt chỉ đọc được xây dựng dựa trên công việc đó. Bạn thực hiện các thao tác trên bảng, và bạn xem bảng điều khiển. Bảng hiển thị mọi thẻ trong một dự án; bảng điều khiển tổng hợp dữ liệu từ các dự án để phát hiện các trường hợp ngoại lệ như công việc quá hạn và bị khối hóa. Hầu hết các nhóm đều sử dụng cả hai: bảng để theo dõi luồng công việc hàng ngày và bảng điều khiển để đánh giá hàng tuần.
Công cụ theo dõi công việc là hệ thống bạn sử dụng để ghi chép và cập nhật các công việc. Bảng điều khiển công việc là một chế độ xem tóm tắt được xây dựng dựa trên các bản ghi đó. Bạn làm việc trong công cụ theo dõi và xem thông tin trên bảng điều khiển. Công cụ theo dõi lưu trữ mọi trường thông tin và bình luận cho từng công việc, trong khi bảng điều khiển chỉ hiển thị các số liệu tổng hợp và các trường hợp ngoại lệ mà người xem cần, chẳng hạn như số lượng công việc quá hạn và sự mất cân bằng khối lượng công việc.
Đúng vậy. Có sẵn các mẫu miễn phí cho ClickUp, Excel và Google Trang tính, và hầu hết các nền tảng quản lý công việc đều cung cấp các bảng điều khiển mẫu trong kế hoạch miễn phí của họ. Mẫu giúp tiết kiệm thời gian bố cục nhưng vẫn hiển thị chính xác những gì nhóm của bạn ghi chép, do đó, nguyên tắc “một người chịu trách nhiệm, một trạng thái, một ngày đáo hạn” quan trọng hơn việc bạn chọn mẫu nào.
Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể thiết kế bố cục bảng điều khiển và tóm tắt dữ liệu, nhưng không thể sửa chữa các bản ghi cơ sở. ClickUp Brain trả lời các câu hỏi dựa trên dữ liệu thời gian thực trong không gian làm việc bằng ngôn ngữ thông thường. Điều này giải quyết các truy vấn một lần, vốn có thể trở thành các thẻ dư thừa vĩnh viễn. Giới hạn của nó cũng giống như bất kỳ bảng điều khiển nào: nếu trạng thái và người phụ trách đã lỗi thời, thì chế độ xem do AI tạo ra chắc chắn sẽ sai.
Bảng điều khiển quản lý tổng hợp nhiều bảng điều khiển nhiệm vụ thành một chế độ xem tổng quan dành cho nhà lãnh đạo, những người hiếm khi mở các danh sách công việc cơ bản. Nó hiển thị các chỉ số như tỷ lệ hoàn thành, mức tiêu thụ ngân sách và các chỉ số KPI chính trên toàn nhóm hoặc đơn vị kinh doanh, thường được trích xuất từ nhiều hệ thống thay vì chỉ một công cụ quản lý nhiệm vụ. Bảng điều khiển nhiệm vụ hiển thị các mục công việc; trong khi bảng điều khiển quản lý cho biết liệu hoạt động đó có đang đi đúng hướng hay không.
Trong vòng năm giây sau khi mở bảng điều khiển, người xem nên nắm bắt được ít nhất một thông tin quan trọng mà không cần cuộn trang hay đặt câu hỏi. Nielsen Norman Group định nghĩa bảng điều khiển là các giao diện hiển thị thông tin tổng quan mà người dùng có thể thực hiện hành động dựa trên đó với mức độ xử lý nhận thức tối thiểu. Đối với bảng điều khiển công việc, điều này có nghĩa là các công việc quá hạn và bị chặn sẽ được hiển thị ở góc trên bên trái – nơi ánh mắt người dùng hướng đến đầu tiên – còn các biểu đồ xu hướng sẽ nằm ở phần dưới của trang.