Quản lý nhiều công việc và dự án là một thách thức lớn, đồng thời bạn còn phải đảm bảo quản lý tài nguyên, giao tiếp hiệu quả với nhóm và hoàn thành công việc đúng hạn.
Sử dụng bảng tính không còn hiệu quả như trước đây. Một số công việc nhỏ có thể nhanh chóng trở thành một mớ hỗn độn khổng lồ, thiếu tổ chức. Dựa vào các phương pháp quản lý công việc truyền thống sẽ khiến bạn cảm thấy quá tải và kém hiệu quả.
Bên cạnh đó, bạn phải đủ linh hoạt để thích ứng với những thay đổi trong phạm vi, yêu cầu hoặc hạn chế của dự án. Bỏ qua một yêu cầu nhỏ hoặc bỏ lỡ thời hạn có thể làm hỏng toàn bộ quy trình làm việc của bạn.
Đó là lúc các công cụ tổ chức công việc phát huy tác dụng để giải quyết tình trạng hỗn loạn. Chúng giúp chia nhỏ cấu trúc công việc của bạn thành các thành phần dễ quản lý, cho phép bạn điều phối nhiều dự án một cách hiệu quả.
Trình tổ chức công việc đóng vai trò như một trung tâm điều khiển, đảm bảo bạn luôn duy trì năng suất và không bao giờ bỏ lỡ thời hạn.
Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ giới thiệu các tính năng khác nhau mà bạn cần trong một công cụ tổ chức công việc để giúp bạn chọn công cụ phù hợp với nhu cầu của mình và cho phép bạn hoàn thành công việc một cách hiệu quả. ✅
Lợi ích của việc sử dụng công cụ tổ chức công việc
Các trình quản lý công việc mang lại nhiều lợi ích — quy trình làm việc được tối ưu hóa, năng suất cao hơn, cảm giác kiểm soát và thành tựu.
Tuy nhiên, đó chưa phải là tất cả. Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về những lợi ích khác của việc sử dụng phần mềm quản lý công việc xuất sắc:
1. Tăng cường hiển thị công việc
Phần mềm quản lý công việc giúp chia nhỏ các dự án lớn thành các công việc nhỏ hơn mà bạn có thể hoàn thành ở mỗi giai đoạn của vòng đời dự án. Điều này giúp bạn dễ dàng xem tất cả các công việc cần hoàn thành và theo dõi từng công việc từ một bảng điều khiển duy nhất.
Ví dụ: nếu bạn đang ra mắt một tính năng sản phẩm mới cần tài sản nội dung, bạn có thể tạo bảng điều khiển công việc để theo dõi các công việc khác nhau mà các thành viên trong nhóm cần hoàn thành.
Bảng điều khiển công việc cung cấp cho bạn chế độ xem 360 độ hoàn chỉnh về tất cả các công việc đang tiến hành để bạn biết những gì đang diễn ra.
Các chế độ xem khác nhau, chẳng hạn như biểu đồ Gantt và đồ thị, cung cấp thông tin chi tiết hữu ích về lập kế hoạch, giám sát và báo cáo. Bạn có thể tùy chỉnh chế độ xem để hiểu rõ hơn về tiến độ dự án của mình.
2. Theo dõi công việc tốt hơn
Trình tổ chức công việc cho phép bạn theo dõi tất cả các công việc ở các giai đoạn khác nhau tại một nơi, vượt một bước so với việc theo dõi bằng giấy bút hoặc bảng tính.
Với các tính năng tìm kiếm mạnh mẽ, bạn có thể xem các công việc và người đang thực hiện chúng trong thời gian thực.
Ví dụ: ClickUp cho phép bạn tạo nhiều chế độ xem để giúp bạn theo dõi từng nhiệm vụ và biết trạng thái của nó:
3. Cải thiện quy trình kinh doanh
Các trình quản lý công việc tuyệt vời giúp hình dung quy trình làm việc và công việc để đơn giản hóa việc xác định vấn đề và giải quyết chúng trước khi chúng ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình làm việc của dự án.
Tuy nhiên, sự kém hiệu quả do dòng thời gian không rõ ràng và công việc bị quên là điều khó tránh khỏi.
Harvard Business Review báo cáo rằng 1/6 dự án CNTT có thời gian thực hiện vượt quá 70%.
Trình tổ chức công việc cho phép bạn tập trung các công việc để luôn đi trước dòng thời gian và tiết kiệm thời gian với các tính năng quản lý thời gian nâng cao như theo dõi thời gian hoặc tự động hóa công việc, tự động kích hoạt các sự kiện nhất định khi một công việc được đánh dấu là hoàn thành.
Ví dụ: bạn có thể theo dõi những công việc trong quy trình làm việc nào mất nhiều thời gian hơn mức cần thiết và chọn tự động hóa các công việc lặp lại.
Nếu một số công việc mất nhiều thời gian hơn vì sản phẩm cuối cùng cần nhiều lần sửa đổi trước khi được phê duyệt, bạn có thể hỗ trợ các thành viên trong nhóm để giúp họ làm việc hiệu quả hơn.
Các tính năng khóa cần xem xét khi chọn trình tổ chức công việc
Đã đến lúc nói về các tính năng khóa cần tìm kiếm trong một trình quản lý công việc. Hãy bắt đầu.
Tính năng 1: Khả năng tạo lịch trình
Lập lịch công việc giúp nhân viên hình dung mục tiêu của mình và phân bổ thời gian và nguồn lực để hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
Lịch trình công việc chi tiết thời gian thực hiện và thời gian kết thúc của từng công việc. Trình tổ chức công việc của bạn phải cho phép bạn tạo lịch trình giúp bạn và nhân viên của bạn luôn đi đúng hướng.
Quản lý thời gian ClickUp cho phép bạn lên lịch thời gian và lập kế hoạch công việc bằng lịch, biểu đồ Gantt, dòng thời gian và chế độ khối lượng công việc. Bạn cũng có thể xem dòng thời gian dự án tại đây, tạo các mối phụ thuộc và sắp xếp lại ngày.
Với việc lập lịch công việc tốt hơn, nhóm của bạn sẽ hoàn thành công việc đúng hạn, giao tiếp sẽ hiệu quả hơn và từ đó mang lại kết quả tốt hơn cho nhóm.
Tính năng 2: Nhiều chế độ xem
Nhiều chế độ xem chi tiết tên công việc, thời hạn, trạng thái và mức độ ưu tiên của tất cả các công việc trong nhóm có thể giúp trình bày rõ ràng hơn về những gì đang diễn ra.
Nhóm, lọc và xem từng công việc trong dự án của bạn với nhiều chế độ xem. Ví dụ: Chế độ xem Nhóm giúp bạn xem thành viên nào đang bận rộn hơn những người khác. Mặt khác, Chế độ xem Lịch nhóm các công việc của bạn theo ngày đáo hạn.
ClickUp Views đi kèm với hơn 15 chế độ xem có thể tùy chỉnh hoàn toàn để phù hợp với hầu hết mọi công việc của nhóm bạn. Bạn có thể chọn giữa các chế độ xem công việc cốt lõi như danh sách, bảng và lịch và các chế độ xem nâng cao như Gantt, bảng, dòng thời gian, bản đồ tư duy, v.v.
Dưới đây là danh sách một số chế độ xem khác nhau mà ClickUp cung cấp: 👇
- Chế độ xem danh sách — chỉ đơn giản là liệt kê tất cả các công việc của bạn trong một danh sách gọn gàng, dễ quản lý
- Chế độ xem Bảng — cho phép bạn thiết lập các bảng kéo và thả mạnh mẽ được phân chia theo các giai đoạn hoặc danh mục
- Chế độ xem lịch — lập bản đồ công việc theo ngày
- Chế độ xem Gantt — lý tưởng để theo dõi các công việc phụ thuộc lẫn nhau
- Chế độ xem hoạt động — hiển thị tổng hợp các hoạt động tại một địa điểm
- Chế độ xem dòng thời gian — trực quan hóa các công việc theo cách tuyến tính
- Chế độ xem khối lượng công việc — giúp bạn xem khối lượng công việc của từng thành viên trong nhóm tại một thời điểm cụ thể.
- Chế độ xem bảng — mỗi hàng và cột có cùng chiều cao, lý tưởng để xem hoặc nhập thông tin hàng loạt
- Bản đồ Tư duy — xây dựng cấu trúc phân cấp để liên kết và nhóm các công việc trong một cấu trúc dạng cây
- Chế độ xem bản đồ — xác định vị trí công việc của bạn trên bản đồ.
Với tùy chọn lựa chọn từ nhiều chế độ xem, bạn có thể xem mục tiêu và công việc một cách toàn diện hơn và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
Tính năng 3: Tùy chọn tùy chỉnh
Trình tổ chức công việc của bạn phải cho phép bạn tùy chỉnh các yếu tố khác nhau của công việc để phù hợp với nhu cầu của bạn.
Các tính năng tùy chỉnh cho phép bạn điều chỉnh giao diện người dùng để phù hợp với sở thích cá nhân. Ví dụ: bạn có thể thêm danh mục và nhãn, mã màu và tùy chọn thông báo tùy chỉnh vào công việc của mình.
Bạn cũng có thể tạo các phụ thuộc công việc cho từng công việc để đảm bảo hoàn thành tất cả các công việc quan trọng ở mỗi giai đoạn của dự án.
ClickUp cho phép bạn thiết lập các nhiệm vụ hoàn toàn có thể tùy chỉnh với các loại nhiệm vụ tùy chỉnh cho khách hàng hoặc sự kiện. Bạn có thể chọn từ nhiều chế độ xem và có tất cả những tính năng khác mà chúng tôi đã đề cập ở trên.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp cung cấp khả năng tùy chỉnh đáng kinh ngạc với ClickApps, các ứng dụng nhỏ dựa trên hàm mà bạn có thể bật hoặc tắt để kiểm soát các yếu tố như tự động hóa, nhiều người được giao nhiệm vụ, trường tùy chỉnh và hơn thế nữa.
Tính năng 4: Quản lý tệp
Quản lý tệp tin giúp bạn có được những gì cần thiết mà không cần tìm kiếm tài liệu và tệp tin trên các thiết bị khác nhau.
Khi chọn trình tổ chức công việc, hãy tìm một trình có tính năng quản lý tệp mạnh mẽ để giúp bạn nhanh chóng lưu trữ và truy xuất các tệp cần thiết.
Trình tổ chức công việc cũng phải hỗ trợ nhiều tệp đính kèm và cung cấp các tùy chọn lọc khi bạn phân công công việc.
Phân cấp dự án của ClickUp cho phép bạn tạo Không gian Làm việc và sắp xếp các thư mục trong mỗi không gian.
Bạn có thể đính kèm tệp từ các tệp đính kèm từ các ứng dụng lưu trữ đám mây như Dropbox, Google Drive, Box và Microsoft OneDrive/SharePoint.
Bạn cũng có thể mã hóa màu cho từng thư mục và sử dụng Tìm kiếm ClickUp để tìm các tệp đã lưu trữ. Gói miễn phí của nó bao gồm 100 MB dung lượng lưu trữ và tất cả các gói trả phí đều cung cấp dung lượng lưu trữ không giới hạn.
Tính năng 5: Bảo mật
Bảo vệ dữ liệu kinh doanh quan trọng của bạn trong trình tổ chức công việc là điều tối quan trọng. Kiểm tra xem trình tổ chức công việc của bạn có các tính năng như bảo vệ bằng mật khẩu, nhãn để quản lý quyền truy cập và quyền, vai trò người dùng và thư mục hay không.
ClickUp hoạt động hoàn toàn trên Amazon Web Services (AWS) với bảo mật đẳng cấp thế giới. Nó cũng đã đạt được chứng nhận kiểm toán cho Nguyên tắc Dịch vụ Tin cậy của Kiểm soát Tổ chức Dịch vụ (SOC 2).
Tính năng 6: Khả năng truy cập trên thiết bị di động
Giải pháp quản lý công việc của bạn không chỉ hoạt động trên màn hình máy tính.
Tìm kiếm tính tương thích với iOS và Android, đồng bộ hóa liền mạch giữa phiên bản di động và máy tính để bàn, cũng như khả năng truy cập ngoại tuyến trong trình tổ chức công việc của bạn.
Tính năng 7: Khả năng báo cáo
Là một nhà quản lý, bạn không chỉ phải phân công công việc và tạo/lập quy trình làm việc, mà còn phải đảm bảo nhóm làm việc đúng tiến độ và tối đa hóa năng suất. Báo cáo và phân tích cung cấp thông tin chi tiết về hiệu suất của nhóm và tiến độ đang theo dõi.
Xem xét các tính năng quản lý công việc như thống kê hoàn thành công việc, dữ liệu theo dõi thời gian và báo cáo công việc quá hạn. Với tính năng báo cáo được bật, công cụ quản lý công việc của bạn có thể gửi cho bạn các cập nhật quan trọng về nhóm của bạn.
Bảng điều khiển ClickUp cho phép bạn theo dõi và quản lý hiệu suất bằng dữ liệu, danh sách, thẻ và biểu đồ tùy chỉnh. Bảng điều khiển hàng ngày được cá nhân hóa giúp bạn dễ dàng hình dung năng suất của mình. Bạn cũng có thể đánh giá khối lượng công việc của nhóm, tổng quan về doanh số, v.v.
Tính năng 8: Theo dõi thời gian
Một tính năng thiết yếu khác là theo dõi thời gian để giúp bạn phân bổ công việc, tối đa hóa việc sử dụng thời gian và tạo dòng thời gian trong tương lai. Dưới đây là lý do tại sao theo dõi thời gian là rất quan trọng:
- Theo dõi thời gian bằng bảng chấm công giúp tăng tính linh hoạt trong công việc và tạo sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống
- Quản lý dự án nâng cao với sự phân biệt rõ ràng về thời gian thực hiện từng công việc
- Giảm thời gian dành cho công việc hành chính bằng cách loại bỏ việc ghi chép thời gian thủ công và điền vào bảng tính
Tính năng Theo dõi thời gian dự án của ClickUp cho phép bạn tiết kiệm thời gian và theo dõi thời gian bằng các phần mở rộng của Google và tích hợp với các ứng dụng như Toggl, Harvest, Time Doctor, Clockify, v.v. Nó cũng cung cấp các báo cáo tiết kiệm thời gian với báo cáo thời gian của cá nhân và nhóm và bảng tính.
Tính năng 9: Giao diện thân thiện với người dùng
Nhóm của bạn không nên lãng phí thời gian để tìm hiểu hoặc học cách sử dụng phần mềm phức tạp. Chọn một công cụ quản lý công việc có giao diện thân thiện với người dùng và bố cục tính năng gọn gàng để bạn có thể bắt tay vào công việc ngay lập tức.
Ngoài ra, hãy tìm kiếm các nguồn hỗ trợ khách hàng và tài nguyên đào tạo tốt. Các tính năng này giúp giảm thiểu thời gian học tập và giúp bạn nhanh chóng làm quen với các tính năng nâng cao của trình tổ chức công việc.
Tính năng 10: Khả năng tích hợp
Một phần mềm quản lý công việc tốt phải tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác mà bạn sử dụng.
Ví dụ: tích hợp email giúp chuyển email thành công việc, tích hợp lịch giúp quản lý thời hạn và lịch trình, ứng dụng ghi chú cho phép bạn ghi lại ý tưởng nhanh chóng.
Giả sử một bên liên quan gửi phản hồi về chiến dịch tiếp thị qua email. Trong trường hợp đó, các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng chuyển đổi phản hồi thành một công việc trong nền tảng và phân công cho các thành viên trong nhóm có liên quan.
Với các tích hợp này, việc chuyển đổi liên tục giữa các nền tảng sẽ được loại bỏ. Không chỉ quy trình làm việc của bạn trở nên trơn tru hơn, mà bạn còn có thể tiết kiệm được nhiều thời gian hơn.
Sử dụng ClickUp làm Trình tổ chức nhiệm vụ
Bây giờ bạn đã biết rằng phần mềm quản lý công việc cơ bản không thể đáp ứng được nhu cầu của bạn. Bạn đang tìm kiếm một công cụ có tất cả các tính năng tuyệt vời mà chúng tôi đã đề cập ở trên?
Sử dụng ClickUp, phần mềm quản lý công việc tốt nhất được xây dựng với một ứng dụng duy nhất có thể thay thế tất cả các ứng dụng khác.
ClickUp đã giúp Lids rất nhiều trong việc hợp tác nhóm và theo dõi công việc. Nó đã đẩy nhanh quy trình làm việc, hợp lý hóa quản trị và cải thiện kết quả. Công ty đã tiết kiệm hơn 100 giờ cho các nhóm nhờ các công cụ quản lý dự án ClickUp.
ClickUp cũng đã giúp Cemex giảm thời gian chuyển giao dự án từ vài giờ xuống vài giây và cung cấp một nền tảng để hợp tác với hơn 50 thành viên trong nhóm tại một nơi. Cemex cung cấp quy trình làm việc và dự án tốt hơn nhờ tự động hóa, quy trình tiếp nhận nâng cao, hiển thị thời gian thực và quy trình hợp lý hóa.
ClickUp Tasks cho phép bạn lập kế hoạch, tổ chức và cộng tác trong các nhiệm vụ với các tùy chỉnh có thể điều chỉnh để đơn giản hóa việc quản lý nhiệm vụ.
Dưới đây là những lợi ích của ClickUp Tasks, một phần mềm quản lý công việc miễn phí:
- Cộng tác: Thúc đẩy công việc nhóm với các tính năng cộng tác nhanh chóng, cho phép nhiều người được giao nhiệm vụ và chủ đề bình luận. Bạn cũng có thể thêm bình luận dưới dạng mục hành động và chia sẻ bản ghi màn hình để làm rõ hơn
- Tính linh hoạt: Hình dung các công việc trong nhiều chế độ xem và điều hướng dễ dàng. Với các công việc con có thể tùy chỉnh, bạn có thể lấy tất cả thông tin cần thiết bất cứ lúc nào
- Loại nhiệm vụ tùy chỉnh: Quản lý mọi loại công việc với các loại nhiệm vụ tùy chỉnh của ClickUp bằng cách sử dụng các quy ước đặt tên khác nhau và xác định các loại nhiệm vụ
- Mẫu tùy chỉnh: Xây dựng quy trình làm việc minh bạch và tiết kiệm thời gian với sự trợ giúp của các mẫu. Bạn cũng có thể tạo và sử dụng lại các mẫu danh sách công việc sau này để tiết kiệm thời gian.
- Ước lượng thời gian: Hiểu rõ năng suất của nhóm bằng công cụ theo dõi thời gian để luôn đi trước mục tiêu và xác định những lỗ hổng
- Ưu tiên: Tập trung vào những việc quan trọng nhất với năm mức độ ưu tiên, từ thấp đến khẩn cấp. Giữ cho nhóm luôn được thông báo về những công việc cần làm và những công việc cần làm sau.
- Thẻ: Thêm thẻ tùy chỉnh để phân loại công việc theo cách bạn muốn và lọc chúng từ các dự án và địa điểm khác nhau
- Mối quan hệ và phụ thuộc: Thêm mối quan hệ để chuyển sang các công việc liên quan nhanh hơn và thêm phụ thuộc để xác định thứ tự cho các hoạt động khác nhau trong một công việc
- Quay màn hình: Giảm thiểu thời gian lãng phí trong cuộc họp và các chủ đề email dài bằng cách tăng cường giao tiếp trong nhóm với tính năng chia sẻ quay màn hình
- Tích hợp: Kết nối với các công cụ yêu thích của bạn như Slack, Zoom, Clockify, Timely, GitLab, Dropbox, Zoom, Toggl, Webhooks, v.v
Đây là điểm đến duy nhất để sử dụng tất cả các kỹ năng quản lý công việc của bạn. Lưu trữ dữ liệu quan trọng, tạo bảng tính, sử dụng Tài liệu Google và loại bỏ sự cần thiết của nhiều ứng dụng.
Tất cả các tài nguyên bạn cần để quản lý công việc hiệu quả đều có sẵn trong phần mềm quản lý công việc đơn giản này.
Mẫu danh sách công việc hàng ngày của ClickUp
ClickUp không chỉ là phần mềm mà còn là một công cụ toàn diện với nhiều tài nguyên, bao gồm nhiều mẫu, giúp bạn nhanh chóng bắt đầu công việc.
Mẫu Danh sách công việc hàng ngày của ClickUp cung cấp một công cụ theo dõi kế hoạch hàng ngày để giúp bạn hoàn thành công việc đúng tiến độ. Mẫu này cho phép bạn bắt đầu trong vài giây với các nhiệm vụ có thể tùy chỉnh.
Tạo danh sách việc cần làm hiệu quả với ClickUp. Dưới đây là cách mẫu này có thể giúp bạn:
- Đặt mục tiêu khả thi để góp phần vào thành công lâu dài
- Theo dõi tiến độ dự án một cách chính xác và theo dõi công việc tại một nơi duy nhất
- Công việc có thể tùy chỉnh để giúp nhóm của bạn tập trung và hoàn thành công việc trước thời hạn
- Theo dõi công việc cần làm hàng ngày với ghi chú và nhắc nhở tự động để theo dõi tiến độ
- Chia nhỏ công việc thành các danh sách việc cần làm nhỏ và duy trì động lực trong khi hoàn thành công việc
Quản lý nhiệm vụ đơn giản ClickUp
Mẫu Quản lý công việc đơn giản của ClickUp là một mẫu hữu ích khác để đơn giản hóa các giải pháp quản lý công việc.
Một số tính năng chính của mẫu này bao gồm:
- Tạo danh sách công việc cần làm và chia nhỏ dự án thành các công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn
- Ưu tiên, trực quan hóa và sắp xếp công việc một cách nhất quán và kịp thời
- Cấu trúc rõ ràng để thêm công việc và nhãn với ngày đáo hạn, mức độ ưu tiên và trạng thái hoàn thành
Chọn phần mềm quản lý công việc tốt nhất cho nhóm của bạn
Phần mềm tổ chức công việc và quản lý dự án có thể giúp quản lý công việc trở nên dễ dàng với các tính năng phân bổ, lập lịch và theo dõi thời gian. Ngoài ra, với các mẫu sẵn sàng sử dụng, bạn có thể bắt đầu quản lý công việc ngay lập tức. Tiết kiệm thời gian, hiển thị tốt hơn và lập lịch công việc cho nhóm với các chế độ xem linh hoạt.
Với các tính năng này, trình tổ chức công việc có thể đơn giản hóa công việc của bạn và mang lại lợi ích cho nhóm và ban quản lý.
Một công cụ tổ chức công việc như ClickUp có thể giúp bạn cộng tác, tùy chỉnh, theo dõi thời gian, ghi lại màn hình, đặt thẻ và tích hợp với các công cụ khác, tất cả chỉ trong một nơi. Đây là một phần mềm có thể giúp bạn quản lý ngay lập tức tất cả các khía cạnh của việc quản lý công việc.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay để tiến tới các công cụ quản lý công việc hiệu quả và hiệu suất cao.
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
1. Bạn tổ chức quản lý công việc như thế nào?
Việc tổ chức quản lý công việc có thể trở nên đơn giản và hiệu quả với trình tổ chức công việc cho phép bạn lên lịch công việc, đặt thời hạn, cộng tác với nhóm và tiết kiệm thời gian.
2. Công việc của một người quản lý công việc là gì?
Trình quản lý công việc giúp bạn phân công công việc cho nhóm, đảm bảo nhóm luôn đi đúng hướng, giúp nhóm hoàn thành công việc đúng hạn và liên tục theo dõi hiệu suất của nhóm để xác định những điểm còn thiếu sót.
3. Bạn tổ chức và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc như thế nào?
Trình tổ chức công việc có thể sắp xếp và phân bổ công việc dựa trên tình trạng sẵn sàng và băng thông của nhân viên. Nó cũng có thể giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc bằng thẻ và nhãn để nhân viên biết công việc nào cần làm trước.