Bạn có biết rằng nhân viên thiếu gắn kết gây thiệt hại cho nền kinh tế Mỹ tới 1,9 nghìn tỷ đô la mỗi năm do mất năng suất?
Nhân viên năng suất cao là tài sản quý giá của bất kỳ công ty nào. Họ làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, tăng doanh thu kinh doanh mà không cần mở rộng lực lượng lao động.
Các tổ chức đầu tư nhiều thời gian, công cụ và nguồn lực để đo lường năng suất của nhân viên. Nỗ lực này không chỉ giúp xác định nhân viên có hiệu suất cao và lập kế hoạch thưởng và khen thưởng. Nó còn giúp công ty xác định chính xác các điểm nghẽn và quy trình kém hiệu quả ảnh hưởng đến mức năng suất chung của nhân viên.
Nhưng trước tiên, năng suất là gì? Là số công việc hoàn thành, số giờ làm việc hay mục tiêu đạt được? Đối với hầu hết các doanh nghiệp, đó là sự kết hợp của tất cả các yếu tố này và hơn thế nữa.
Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi sẽ khám phá các chỉ số năng suất đa dạng mà các doanh nghiệp có thể sử dụng để đánh giá mức năng suất cá nhân và tập thể của nhân viên.
Hiểu về năng suất
Năng suất là việc thu được kết quả có giá trị nhất từ các nguồn lực bạn đầu tư. Do đó, năng suất và tăng trưởng kinh tế có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Chu kỳ kinh doanh, suy thoái kinh tế và tỷ lệ lạm phát ảnh hưởng lớn đến năng suất. Ví dụ, suy thoái kinh tế có thể dẫn đến sa thải nhân viên, từ đó làm giảm năng suất của lực lượng lao động.
Tương tự, môi trường kinh tế vĩ mô ổn định giúp cải thiện sự tự tin và bảo mật việc làm của nhân viên. Lực lượng lao động của bạn sẽ tập trung hơn vào công việc với sự cống hiến và cam kết cao hơn. Ngoài ra, vì "môi trường kinh tế vĩ mô ổn định" thường đồng nghĩa với "điều kiện kinh doanh ổn định", các công ty có thể duy trì hoạt động ổn định và tránh các biện pháp cắt giảm chi phí.
Một khung phân tích tác động của điều kiện kinh tế đối với năng suất của lực lượng lao động là Solow Residual, còn được gọi là Năng suất tổng yếu tố (TFP).
Trong khung phân tích dư Solow, "năng suất" đề cập đến yếu tố không thể giải thích được trong so sánh giữa đầu ra và đầu vào. Sự tăng trưởng đầu ra không thể giải thích này được cho là do hiệu quả tăng lên từ những tiến bộ công nghệ và năng suất của nhân viên.
Những yếu tố ảnh hưởng đến năng suất
Dưới đây là một số yếu tố phổ biến ảnh hưởng đến năng suất của nhân viên:
- Động lực nhóm: Mối quan hệ căng thẳng giữa các thành viên trong nhóm và quản lý có thể dẫn đến xung đột và giảm sút tinh thần, cuối cùng cản trở năng suất của nhóm
- Quy trình tổ chức: Quy trình làm việc không hiệu quả và rườm rà cũng có thể dẫn đến lỗi và chậm trễ, khiến nhân viên cảm thấy thất vọng và giảm năng suất
- Giao tiếp: Một yếu tố khác có thể cản trở năng suất là các thói quen giao tiếp kém như chỉ thị không rõ ràng, quản lý quá chi tiết hoặc các cuộc họp thường xuyên làm mất thời gian làm việc
- Hạ tầng công nghệ: Việc không có trang thiết bị và phần mềm phù hợp cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Máy tính cũ kỹ, kết nối internet chậm hoặc phần mềm không đủ tiêu chuẩn có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả làm việc
- Khối lượng công việc: Thời hạn không thực tế và nguồn lực không đủ là những yếu tố quan trọng khác không chỉ ảnh hưởng đến mức năng suất của nhân viên mà còn ảnh hưởng đến sức khỏe tổng thể của họ
Năng suất là hàm của rất nhiều yếu tố liên quan đến nhau. Do đó, việc đo lường mức năng suất phù hợp trở nên quan trọng đối với một tổ chức nghiêm túc trong việc cải thiện quy trình và duy trì sức khỏe và sự hài lòng của lực lượng lao động.
Cách đo lường năng suất
Có nhiều phương pháp và khung để định lượng năng suất. Các phép đo năng suất này tính đến nhiều yếu tố, chỉ số và công thức cơ bản để đưa ra thước đo năng suất của từng nhân viên, bộ phận và hàm trong tổ chức (và liệu có thể cải thiện các con số này hay không).
Các mức độ đo lường năng suất khác nhau
Để đo lường năng suất trong một công ty, bạn cần xem xét nhiều cấp độ khác nhau, từ từng nhân viên đến toàn bộ tổ chức. Mỗi cấp độ cho bạn một chế độ xem khác nhau về hoạt động của công ty, chẳng hạn như sản lượng của một người, kết quả của nhóm hoặc hiệu suất chung của công ty.
Cá nhân
Báo cáo năng suất cá nhân là một cách tuyệt vời để phân tích hiệu quả của từng cá nhân. May mắn thay, hầu hết các công cụ quản lý dự án hoặc năng suất đều cung cấp báo cáo tích hợp về hiệu suất và năng suất của từng cá nhân.
Ví dụ: Mẫu báo cáo năng suất cá nhân ClickUp cho phép nhân viên theo dõi thời gian của họ cho các nhiệm vụ hàng tuần và hàng tháng khác nhau.
Mẫu này hiển thị các dữ liệu như:
- Một nhân viên dành bao nhiêu thời gian cho các công việc có mức độ ưu tiên khác nhau
- Làm thế nào họ có thể cải thiện mức độ hiệu suất và làm việc nhanh hơn
- Tiến độ tổng thể mà họ đạt được so với mục tiêu hoặc chỉ tiêu của mình
Các cá nhân cũng có thể sử dụng các thuộc tính tùy chỉnh như Thanh toán, Loại công việc, Tiến độ và Thời gian thực hiện để lưu trữ các chi tiết công việc quan trọng và hiển thị dữ liệu năng suất của họ một cách chi tiết hơn.
Các nhóm
Việc đo lường năng suất cho các nhóm bắt đầu bằng việc điều chỉnh các nỗ lực cá nhân cho phù hợp với các mục tiêu chung. Điều này bao gồm việc cài đặt các mục tiêu rõ ràng và có thể đo lường được cho nhóm và theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu đó. Điều này đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm làm việc hướng tới các mục tiêu chung và cho phép đánh giá hiệu suất dựa trên việc đạt được các mục tiêu chung.
Điều này có thể chuyển thành các mục tiêu như số lượng khách hàng tiềm năng đủ điều kiện cho nhóm tiếp thị và doanh thu trên mỗi người dùng cho nhóm bán hàng. Tại đây, bạn cũng có thể tận dụng các tính năng theo dõi mục tiêu của công cụ quản lý dự án.
Ví dụ: với ClickUp Goals, bạn có thể đặt các loại mục tiêu khác nhau để đo lường tiến độ và năng suất, chẳng hạn như:
- Số mục tiêu: Để theo dõi số lượng khách hàng tiềm năng đủ điều kiện được tạo ra trong một tháng
- Mục tiêu có/không: Để kiểm tra xem một tính năng hoặc bản sửa lỗi đã được triển khai theo kế hoạch hay chưa
- Mục tiêu công việc: Đếm số lượng phiếu hỗ trợ mà nhân viên dịch vụ khách hàng đóng mỗi tuần
Bằng cách cài đặt các mục tiêu SMART (Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể đạt được, Có liên quan, Có thời hạn) và thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện, bạn có thể đánh giá hiệu quả năng suất tập thể của nhóm và đảm bảo đạt được mục tiêu hàng tuần, hàng tháng và hàng quý.
Các tổ chức
Hầu hết các tổ chức xác định chỉ mục năng suất bằng cách kiểm tra các số liệu như tốc độ tăng trưởng doanh thu, tỷ suất lợi nhuận và lợi tức đầu tư (ROI).
Trong trường hợp này, các bộ phận khác nhau, chẳng hạn như tiếp thị, bán hàng và thành công của khách hàng, sẽ phối hợp và làm việc để đạt được một số mục tiêu chiến lược, chẳng hạn như tạo khách hàng tiềm năng, tương tác với khách hàng và doanh thu thường niên (ARR).
Dưới đây là hai cách để đo lường tỷ lệ năng suất của toàn tổ chức:
- Doanh thu trên mỗi nhân viên: Chỉ cần chia tổng doanh thu cho tổng số nhân viên để tìm ra doanh thu trên mỗi nhân viên. Vì vậy, nếu bạn có 20 nhân viên và doanh thu của bạn là 100.000 đô la trong một tuần, mỗi nhân viên sẽ tạo ra trung bình 5000 đô la
- Tỷ lệ hiệu quả của nhóm: Đầu tiên, tính lợi nhuận gộp (doanh thu trừ tất cả chi phí). Sau đó, chia lợi nhuận cho chi phí lương của nhân viên. Nếu lợi nhuận gộp của bạn là 50.000 đô la và tổng đầu tư vào nhân viên là 5.000 đô la, thì tỷ lệ hiệu quả của nhóm là 10:1
Điểm tốt của tỷ lệ hiệu quả nhóm là bạn không cần chỉ tập trung vào doanh thu hoặc lợi nhuận. Bạn cũng có thể sử dụng các chỉ số hiệu suất khác như Net Promoter Score (NPS) và tỷ lệ hoàn thành sprint.
Ba công thức để đo lường năng suất
Dưới đây là một số công thức phổ biến có thể đo lường chỉ mục năng suất cho các ngành khác nhau.
1. Năng suất lao động
Đây là công thức đơn giản nhất — tất cả những gì bạn cần làm là chia sản lượng cho đầu vào.
Nếu một công ty sản xuất 1.000 đơn vị sản phẩm trong một tuần, thì cần 100 giờ lao động để sản xuất chúng. Khi đó, năng suất sẽ là 1.000/100, tức là 10 đơn vị mỗi giờ.
2. Tính toán dựa trên mục tiêu
Cách tiếp cận này tập trung vào việc đánh giá hiệu suất so với các mục tiêu hoặc chỉ tiêu đã định trước. Ở đây, nó chỉ ra rõ ràng liệu một mục tiêu cụ thể đã đạt được, vượt quá hay không đạt được. Sau đó, bạn có thể đánh giá lại chiến lược và kế hoạch của mình để đạt được thành công trong tương lai.
Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là tăng 20% doanh thu hàng tháng, tỷ lệ năng suất của bạn được đo lường bằng cách xem bạn:
- Đạt được mục tiêu đó và tăng doanh thu của bạn lên 20% (tỷ lệ năng suất 100%)
- Vượt chỉ tiêu và tăng doanh thu lên 25% (tỷ lệ năng suất 125%)
- Đạt được mục tiêu và tăng doanh thu lên 15% (tỷ lệ năng suất 75%)
3. phản hồi 360 độ
Trong phương pháp này, bạn thu thập phản hồi từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng và nhân viên, để đánh giá toàn diện hiệu suất của một cá nhân hoặc nhóm.
Bạn có thể thu thập phản hồi thông qua khảo sát và phỏng vấn, hoặc bằng cách chấm điểm cá nhân hoặc nhóm theo các tiêu chí định sẵn. Không giống như hai phương pháp kia, phản hồi 360 độ mang tính chất định tính hơn định lượng và có thể cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết hơn về hiệu suất của cá nhân hoặc nhóm.
Tính toán năng suất và hiệu quả
Năng suất thường được sử dụng thay thế cho hiệu quả, nhưng hai khái niệm này khác nhau khi được sử dụng trong các bối cảnh cụ thể.
- Năng suất phân tích mối quan hệ giữa đầu ra và đầu vào — số lượng hoặc chất lượng đầu ra được tạo ra trên mỗi đơn vị đầu vào. Vì vậy, công thức sẽ là một thước đo Đầu ra / Đầu vào
- Mặt khác, hiệu quả đánh giá mức độ sử dụng tài nguyên để đạt được kết quả mong muốn. Vì vậy, công thức sẽ là (Đầu ra / Đầu vào) x 100%
Mặc dù cả hai chỉ số này đều quan trọng đối với hiệu suất tổ chức, nhưng chúng cung cấp các góc nhìn khác nhau về hiệu quả hoạt động.
Đo lường năng suất: Ví dụ thực tế
Dưới đây là cách bạn có thể đo lường năng suất cho các ngành khác nhau:
- Sản xuất: Đang theo dõi số lượng sản phẩm được sản xuất mỗi giờ trên dây chuyền lắp ráp
- Dịch vụ: Đếm số cuộc gọi của khách hàng được xử lý mỗi ngày cho mỗi nhân viên tại trung tâm cuộc gọi
- Bán lẻ: Tính toán doanh thu bán hàng trên mỗi nhân viên trong cửa hàng bán lẻ
- Công nghệ: Đo lường các tính năng mới được cung cấp trong mỗi chu kỳ sprint
- Ngành khách sạn: Đo lường tỷ lệ lấp đầy phòng hoặc doanh thu trên mỗi phòng trống trong khách sạn
Dưới đây là một số KPI mà bạn có thể sử dụng cho các nhóm hoặc vai trò công việc khác nhau:
- Tiếp thị: Khách hàng tiềm năng đến từ các kênh tiếp thị nội bộ, lượt truy cập trang web, chuyển đổi quảng cáo
- Doanh số: Tài khoản mới, doanh thu tạo ra, tỷ lệ chuyển đổi
- Sản phẩm và kỹ thuật: Tính năng mới, bản sửa lỗi, thời gian đưa ra thị trường
- Thành công của khách hàng: Điểm NPS, số lượng phản hồi, đánh giá của khách hàng
Cuối cùng, khi đo lường năng suất, hãy đảm bảo rằng bạn không quá nhấn mạnh vào bất kỳ yếu tố nào, cho dù đó là cá nhân hay nhóm, số lượng hay chất lượng. Điều quan trọng không chỉ là con số, bạn còn phải tính đến chất lượng, bối cảnh và các yếu tố khác.
Đo lường năng suất bao gồm việc sử dụng kết hợp các chỉ số định lượng và định tính, cài đặt các mục tiêu thực tế và thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục.
Đo lường năng suất của các nhóm làm việc từ xa cũng quan trọng không kém.
Đo lường năng suất trong công việc từ xa
Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư, được đặc trưng bởi những tiến bộ công nghệ — Trí tuệ nhân tạo (AI), Blockchain, Thực tế ảo (VR) và tự động hóa — đã thay đổi cơ bản cách chúng ta làm việc.
Các công ty không chỉ đang nhảy vào xu hướng làm việc kết hợp và làm việc từ xa, mà còn liên tục hợp tác với các nhà thầu, đại lý và freelancer. Lực lượng lao động phân bố trên toàn cầu này khiến việc áp dụng các biện pháp đo lường năng suất chính xác trở nên thực sự khó khăn.
Đây là lúc các công cụ quản lý không gian làm việc và theo dõi năng suất như ClickUp phát huy tác dụng. Với bộ công cụ toàn diện — quản lý dự án, giao tiếp nội bộ, tài liệu và thậm chí tự động hóa — ClickUp có thể giúp các tổ chức theo dõi năng suất của cả cá nhân và nhóm.
Ngoài ra, các công cụ giao tiếp đồng bộ và thời gian thực, khả năng tự động hóa và nhiều tính năng khác có thể giúp hợp lý hóa giao tiếp và giảm bớt công việc bận rộn. Cách thực hiện như sau:
Theo dõi tiến độ dự án
Với ClickUp, bạn có thể thiết lập các dự án riêng biệt (với các nhiệm vụ, công việc con và mục hành động), phân công chúng cho các thành viên trong nhóm và thảo luận về các cập nhật trạng thái tại một nơi. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Chế độ xem Bảng ClickUp để sắp xếp (và kéo thả các nhiệm vụ) để cập nhật trạng thái của chúng một cách nhanh chóng.
Đo lường năng suất bằng cách chỉ định Điểm Sprint và mức độ ưu tiên cho mỗi nhiệm vụ hoặc mục hành động trong ClickUp. Điều này có thể giúp bạn định lượng công việc mà mỗi nhân viên (và nhóm) hoàn thành trong mỗi chu kỳ sprint.
Một lợi ích bổ sung là điểm sprint cũng có thể giúp bạn ước lượng thời gian và nỗ lực cần thiết để hoàn thành từng công việc, đảm bảo bạn phân bổ công việc hiệu quả mà không gây quá tải cho nhóm của mình.
Đo lường biểu đồ tiến độ thực hiện
Một cách tuyệt vời khác để đo lường năng suất là đặt mục tiêu cho mỗi sprint hoặc dự án. ClickUp cho phép bạn truy cập vào nhiều báo cáo hiệu suất để phân tích tiến độ của nhóm, xác định các điểm nghẽn và điều chỉnh kế hoạch năng suất. Một số biểu đồ bao gồm:
- Biểu đồ Burnup và Burndown: Hiển thị lượng công việc đã hoàn thành và lượng công việc còn lại
- Luồng tích lũy: Các biểu đồ này giúp bạn hình dung tiến độ công việc qua các giai đoạn khác nhau, chẳng hạn như công việc tồn đọng, đang tiến hành và thử nghiệm, để bạn có thể xác định thời gian công việc ở mỗi giai đoạn
- Tốc độ: Cho biết thời gian trung bình mà nhân viên cần để hoàn thành một công việc, giúp bạn lập kế hoạch sprint trong tương lai tốt hơn
Tính toán năng suất bằng cách theo dõi thời gian
Chúng tôi nhận thấy cách đơn giản nhất để theo dõi năng suất là so sánh đầu vào với đầu ra. Đối với nhân viên tri thức, đây là thời gian dành cho một công việc so với số công việc đã hoàn thành.
Nếu bạn có nhân viên tự do hoặc nhân viên bán thời gian được trả lương theo giờ, bạn có thể sử dụng phần mềm theo dõi thời gian để biết được số giờ làm việc có thể tính tiền của họ.
Ví dụ, ClickUp cung cấp tính năng theo dõi thời gian tích hợp cho phép từng nhân viên thêm mục nhập thời gian cho từng nhiệm vụ cùng với ghi chú mô tả công việc họ đã làm.
Các nhà quản lý có thể truy cập bảng chấm công của từng nhân viên và đánh giá năng suất và mức độ hiệu quả công việc của họ. Họ cũng có thể sử dụng tính năng theo dõi thời gian tích lũy để hiểu mỗi thành viên trong nhóm dành bao nhiêu thời gian cho các nhóm công việc khác nhau.
Đọc thêm: 8 mục tiêu năng suất để tăng năng suất trong năm 2024
Đo lường năng suất của nhóm với ClickUp
Nâng cao mức năng suất của nhóm là điều quan trọng để đạt được mục tiêu và tăng doanh thu và tỷ suất lợi nhuận của công ty. Ưu tiên đo lường năng suất là điều cần thiết để thúc đẩy tăng trưởng, đổi mới và thành công.
Nếu bạn là một phần của Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư, chúng tôi khuyên bạn nên thử ClickUp. Nó không chỉ giúp bạn theo dõi mức năng suất cá nhân và tập thể trong tổ chức của bạn, mà còn đi kèm với một bộ công cụ có thể nâng cao năng suất của nhóm bạn.
Không tin chúng tôi? Đây là ý kiến của một khách hàng ClickUp:
Công ty của bạn đang bỏ lỡ rất nhiều năng suất nếu không sử dụng ClickUp! Nếu không có Clickup, tôi sẽ phải thuê thêm 3 người để hoàn thành cùng một công việc.
Công ty của bạn đang bỏ lỡ rất nhiều năng suất nếu không sử dụng ClickUp! Nếu không có Clickup, tôi sẽ phải thuê thêm 3 người để hoàn thành cùng một công việc.
Nhóm của bạn có thể giảm bớt công việc lặp đi lặp lại nhờ tính năng tự động hóa quy trình làm việc của ClickUp, tìm kiếm thông tin nhanh chóng với ClickUp Brain (trợ lý genAI) và hợp lý hóa giao tiếp bằng video clip, trò chuyện và bảng trắng.
Nói một cách đơn giản, bạn sẽ có một công cụ tất cả trong một giúp tăng năng suất và đo lường năng suất để bạn có thể liên tục cải thiện.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay và khám phá cách nó có thể giúp bạn theo dõi xu hướng năng suất của công ty.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Cách đo lường năng suất tốt nhất là gì?
Mặc dù không có cách nào là tốt nhất để đo lường năng suất, nhưng các chỉ số KPI dành riêng cho dự án có thể hữu ích. Chúng cung cấp các điểm dữ liệu rõ ràng để theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu cụ thể. Ngoài ra, chúng có thể được tùy chỉnh cho các bộ phận khác nhau, chẳng hạn như phát triển, tiếp thị và bán hàng.
2. Làm thế nào để tính toán năng suất?
Cách đơn giản nhất để tính năng suất là chia sản lượng cho tổng đầu vào sử dụng.
Ví dụ: nếu một nhân viên bán hàng thực hiện 20 cuộc gọi cho khách hàng trong 5 giờ, năng suất của họ là:
20 cuộc gọi / 5 giờ = 2 cuộc gọi mỗi giờ
3. Ba thước đo năng suất là gì?
Ba thước đo năng suất phổ biến là:
- Sản lượng trên đầu vào: Tính tổng sản lượng (hàng hóa hoặc dịch vụ sản xuất) chia cho tổng đầu vào (nguồn lực sử dụng, như giờ lao động hoặc vốn đầu tư)
- Mục tiêu: Theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu năng suất cụ thể để xem liệu các nguồn lực có được sử dụng hiệu quả hay không
- Thời gian: Đo lường thời gian thực hiện công việc (ví dụ: thời gian chu kỳ) để xác định các điểm nghẽn trong quy trình làm việc