Phát triển sản phẩm bao gồm nhiều phần chuyển động, từ nghiên cứu và lập kế hoạch đến tạo mẫu và tìm nguồn cung ứng. Để đảm bảo mỗi công việc và bước được quản lý tốt nhất theo khả năng của nhóm, điều quan trọng là phải đối xử bình đẳng và dành sự quan tâm thích đáng cho chúng.
Tuy nhiên, khi bạn đang thực hiện một dự án phức tạp, rất có thể một số công việc sẽ được ưu tiên hơn những công việc khác, dẫn đến kết quả không đạt yêu cầu. Khung Scrum giải quyết vấn đề này bằng cách chia các quy trình phát triển chi tiết thành các chu kỳ, giúp khối lượng công việc dễ quản lý hơn, duy trì động lực của nhóm scrum và nâng cao chất lượng sản phẩm. 👌
Nếu bạn cảm thấy khung Agile này là câu trả lời cho những mong muốn của mình, thì bạn thật may mắn! Bài viết này sẽ cho bạn biết tất cả những gì bạn cần biết về quy trình làm việc Scrum, lợi ích, sự kiện và vai trò để hiểu đầy đủ về quản lý dự án Scrum. Ngoài ra, bạn sẽ học cách khởi chạy quy trình làm việc Scrum và những công cụ nào để sử dụng để hợp lý hóa quy trình.
Quy trình làm việc Scrum là gì?
Quy trình làm việc Scrum, thường được gọi là quy trình làm việc nhanh hoặc sprint, tập trung vào Scrum, một khung công tác trong phương pháp quản lý dự án Agile.
Loại quy trình công việc này xoay quanh các vai trò và sự kiện cho phép nhóm của bạn tổ chức công việc và hoàn thành các công việc trong các chu kỳ ngắn, còn được gọi là sprint. Mỗi sprint thường kéo dài tối đa bốn tuần, sau đó nhóm sẽ tiến hành sprint review — một cuộc họp tổng kết để thảo luận về những việc đã làm tốt và xác định những lĩnh vực cần cải thiện. 🏃
Bằng cách chia nhỏ các công việc lớn thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, quy trình công việc Scrum giúp các nhóm cảm thấy bớt áp lực trong công việc và do đó, làm việc hiệu quả hơn và phản ứng nhanh hơn.
Bạn có thể xây dựng các chu kỳ sprint từ đầu hoặc bắt đầu lập kế hoạch ngay lập tức với Mẫu lập kế hoạch sprint Scrum của ClickUp, có danh sách và bảng chuyên dụng để hỗ trợ từng bước trong kế hoạch của bạn!
Các lợi ích chính của việc sử dụng quy trình làm việc Scrum
Các quy trình làm việc này rất phổ biến trong thế giới kinh doanh và các thành viên nhóm scrum thích phương pháp Agile này vì nhiều lý do. Dưới đây là những lợi ích chính của việc triển khai quy trình làm việc scrum:
- Học mọi lúc mọi nơi: Vì quy trình làm việc Scrum cho phép bạn chia nhỏ công việc thành các phần nhỏ hơn, bạn sẽ có nhiều cơ hội hơn để phản ánh về công việc của mình trong quá trình thực hiện và đưa ra những cải tiến cần thiết
- Ưu tiên khách hàng: Mục tiêu chính của Scrum là cung cấp công việc chất lượng cao mà khách hàng của bạn sẽ hài lòng. Khi sử dụng Scrum trong hoạt động của mình, bạn sẽ có xu hướng suy nghĩ về tác động của công việc thường xuyên hơn và liên tục cải tiến để giữ cho khách hàng hài lòng
- Tăng cường hợp tác liên chức năng : Scrum tập trung vào tinh thần đồng đội — nó thúc đẩy các nhóm làm việc chặt chẽ và hợp tác trong từng bước để đạt được mục tiêu chung một cách hiệu quả hơn
- Khuyến khích trách nhiệm: Vì vai trò và trách nhiệm được xác định rõ ràng trong quy trình làm việc Scrum, mỗi thành viên trong nhóm đều biết công việc cần làm và cảm thấy có trách nhiệm với công việc của mình
Các sự kiện chính trong quy trình làm việc Scrum là gì?
Mỗi chu kỳ sprint bao gồm bốn sự kiện hoặc nghi lễ chính —dưới đây là nội dung của từng sự kiện:
- Lập kế hoạch sprint: Cuộc họp ban đầu yêu cầu sự có mặt của toàn bộ nhóm Scrum. Chương trình nghị sự là lập kế hoạch cho các công việc cần hoàn thành trong chu kỳ sprint tiếp theo để đạt được mục tiêu đã định
- Daily Scrum: Cuộc họp ngắn hàng ngày để kiểm tra tiến độ công việc. Cuộc họp này giúp nhóm đảm bảo các kết quả công việc đang đi đúng hướng và thực hiện các điều chỉnh cần thiết nếu có sự chậm trễ
- Đánh giá sprint: Điều này diễn ra vào cuối mỗi chu kỳ sprint. Nó giúp nhóm Scrum xác định liệu sprint có thành công hay không bằng cách đánh giá công việc họ đã hoàn thành và phân tích phản hồi của các bên liên quan
- Sprint retrospective: Được tổ chức trước chu kỳ sprint tiếp theo để cải thiện kế hoạch sprint trong tương lai. Mục đích là để xem xét lại những điều đã làm tốt và những điều chưa tốt
Các vai trò chính trong quy trình làm việc Scrum là gì?
Quy trình làm việc Scrum hoạt động hiệu quả vì vai trò và trách nhiệm luôn được xác định rõ ràng, và mọi người đều phải chịu trách nhiệm về công việc của mình. Hãy cùng xem ba vai trò tạo nên một nhóm Scrum. 🧐
Chủ sở hữu sản phẩm
Chủ sở hữu sản phẩm là nhân vật trung tâm trong quy trình làm việc Scrum. Công việc của họ là tối đa hóa giá trị sản phẩm cho doanh nghiệp và khách hàng. Vai trò này đi kèm với các trách nhiệm sau:
- Cài đặt mục tiêu
- Bảo trì sản phẩm tồn đọng
- Thu thập phản hồi
Ngoài ra, Chủ sở hữu sản phẩm phải có câu trả lời cho các câu hỏi như tại sao quy trình này quan trọng, quy trình này nên bao gồm những gì và quy trình này dành cho ai để đảm bảo sản phẩm có chất lượng cao.
Scrum Master
Công việc của Scrum Master là giám sát chu kỳ sprint và hỗ trợ quy trình làm việc Scrum. Họ phải thành thạo khung Scrum để hướng dẫn các thành viên khác trong nhóm và dạy họ cách triển khai hiệu quả hơn.
Các Scrum Master cũng nên:
- Giữ cho nhóm luôn có động lực để hoàn thành chu kỳ sprint thành công
- Loại bỏ mọi thứ có thể làm nhóm mất tập trung khỏi việc đạt được mục tiêu
- Thúc đẩy các giá trị Scrum trong suốt chu kỳ
Nhóm phát triển
Các nhóm phát triển phần mềm là các nhóm đa chức năng. Chúng thường bao gồm các nhà phát triển, người kiểm tra và nhà thiết kế, cùng với các vai trò liên quan khác. Về cơ bản, họ chịu trách nhiệm cho tất cả các hoạt động trong quy trình làm việc, chẳng hạn như:
- Sửa đổi công việc dựa trên phản hồi nhận được
- Quản lý các mục tồn đọng sprint
- Làm việc để đạt được mục tiêu sprint chung
Trong hầu hết các trường hợp, các nhóm này bao gồm từ ba đến chín thành viên để đảm bảo các sprint không quá phức tạp để quản lý.
Cách khởi chạy quy trình làm việc Scrum trong 5 bước
Để đảm bảo thành công trong việc khởi chạy quy trình làm việc Scrum, việc thực hiện các bước thích hợp theo đúng thứ tự là rất quan trọng. Tất cả các thành viên trong nhóm phải luôn biết vai trò của mình và toàn bộ nhóm phải được cập nhật tiến độ để có thể thực hiện các thay đổi và cải thiện quy trình làm việc trước khi chu kỳ sprint kết thúc.
Quản lý tất cả các phần chuyển động này có vẻ khó khăn, nhưng chúng tôi ở đây để chỉ cho bạn cách xử lý chúng như một chuyên gia với sự trợ giúp của ClickUp — công cụ quản lý dự án Agile tối ưu! Nó có một bộ tính năng hoàn chỉnh, ClickUp Sprints, để trao quyền cho các nhóm Scrum và agile hợp tác hiệu quả để đạt được các mục tiêu chung. 🛠️
Hãy xem các bước khóa bạn cần thực hiện để khởi chạy quy trình làm việc Scrum thành công.
Bước 1: Xác định vai trò
Vai trò được xác định rõ ràng giúp các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm và tập trung vào việc hoàn thành nhiệm vụ của mình và đạt được mục tiêu một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất có thể.
Khi thành lập nhóm Scrum, bạn sẽ muốn chọn những người có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm để phát huy tốt vai trò mà họ được tuyển dụng. Hãy nhớ rằng các vai trò trong Scrum không nhất thiết phải trùng với chức danh mà những người này đang có trong công ty của bạn. Ví dụ: nếu bạn tin rằng một nhân viên nào đó có tiềm năng trở thành một Scrum Master xuất sắc nhờ kiến thức sâu rộng về khung Scrum, hãy trao vai trò này cho họ! 👍
Đảm bảo tất cả các vai trò được phân công rõ ràng với Mẫu Vai trò và Trách nhiệm Quản lý Dự án ClickUp! Công cụ tiện dụng này giúp bạn thiết lập sứ mệnh, mục tiêu và trách nhiệm của nhóm. Bạn có thể ghi lại các chi tiết quan trọng của dự án trong các Trường Tùy chỉnh được tạo sẵn để:
- Tổng quan về dự án
- Mục tiêu
- Mục tiêu
- Dòng thời gian dự án
- Ngân sách và tài nguyên
Tận dụng phần Gặp gỡ nhóm để xác định trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm, cùng với mô tả ngắn gọn về vai trò của họ. Ngoài ra, bạn có thể thêm ảnh của họ để cá nhân hóa tài liệu và đảm bảo mọi người đều có một bản sao để tránh nhầm lẫn. 😏
Bước 2: Tổ chức phiên lập kế hoạch sprint
Khi tất cả các vai trò đã được phân định, đã đến lúc tổ chức phiên lập kế hoạch sprint! Trong bước này của quá trình khởi chạy quy trình làm việc Scrum, Chủ sở hữu sản phẩm chia sẻ thông tin cập nhật về dự án với toàn bộ nhóm. Họ cũng trình bày danh sách công việc sản phẩm và thông báo cho nhóm về những công việc cần được ưu tiên. Những công việc này sau đó sẽ được ghi vào danh sách công việc sprint.
Tiếp theo, nhóm Scrum xem xét từng mục trong danh sách công việc tồn đọng và các nguồn lực có sẵn để quyết định xem danh sách công việc tồn đọng có thể được thực hiện hay không. Nếu mọi thứ có vẻ khả thi, họ sẽ xác định các phụ thuộc và thời gian sprint — thường từ một tuần đến một tháng.
Giao tiếp tốt trong nhóm là rất quan trọng trong giai đoạn lập kế hoạch này. Tận dụng các công cụ cộng tác hàng đầu của ClickUp để tập trung các nỗ lực cộng tác!
Sử dụng Bảng trắng ClickUp để động não, tạo Bản đồ Tư duy và biểu đồ luồng để minh họa kế hoạch sprint của bạn, đồng thời chia sẻ không gian làm việc kỹ thuật số của bạn với nhóm để phối hợp thời gian thực. 🤝
Để tiết kiệm thời gian và giúp mọi người có thể truy cập kế hoạch sprint của bạn, hãy sử dụng Mẫu lập kế hoạch sprint Agile của ClickUp. Công cụ mạnh mẽ này là lựa chọn lý tưởng để phân công công việc, đánh giá tiến độ của nhóm và theo dõi nỗ lực cần thiết cho mỗi sprint thông qua Trường Tùy chỉnh cho thời hạn và giờ làm việc.
Nhập các mục sprint backlog của bạn vào danh sách được cung cấp và theo dõi sự phát triển của chúng trên bảng Kanban kéo và thả. Bảng Trạng thái phát triển cho phép bạn xem các mục đang ở giai đoạn Lập kế hoạch, Thực hiện hay Sẵn sàng để xem xét, giúp bạn dễ dàng theo dõi chu kỳ sprint.
Mẹo bổ sung: Cài đặt mục tiêu SMART là điều bắt buộc nếu bạn muốn đo lường hiệu suất chu kỳ sprint một cách khách quan. Sử dụng Mẫu Mục tiêu SMART của ClickUp và các Trường Tùy chỉnh có sẵn để đặt các mục tiêu Scrum cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, thực tế và có thời hạn. 🥅
Bước 3: Khởi chạy sprint
Sau một phiên lập kế hoạch chi tiết, cuối cùng cũng đến lúc bắt tay vào công việc! Với một kế hoạch rõ ràng, việc khởi động sprint sẽ trở nên dễ dàng — nhóm biết việc cần làm, họ quen thuộc với các thời hạn và tất cả đều nỗ lực hướng tới cùng một mục tiêu.
Tuy nhiên, những thách thức vẫn có thể xảy ra trong quá trình thực hiện, vì vậy đây là lúc Scrum Master thể hiện bản lĩnh. Trong trường hợp mọi việc không diễn ra theo kế hoạch, Scrum Master phải cung cấp hỗ trợ và các biện pháp để đưa dự án trở lại đúng hướng. Để làm được điều này, họ phải luôn được thông báo về tiến độ của chu kỳ sprint.
Sử dụng Mẫu quản lý Scrum Agile của ClickUp giúp đơn giản hóa quy trình bằng cách cung cấp tất cả các yếu tố cần thiết của quy trình làm việc Scrum — theo dõi công việc tồn đọng, quản lý sprint và thử nghiệm, cũng như tổng quan về các buổi tổng kết. Bạn có thể sắp xếp tất cả các sự kiện Scrum và lưu trữ chúng một cách gọn gàng trong các thư mục như:
- Nghi thức: Bao gồm danh sách và bảng để theo dõi các cuộc họp tổng kết sprint và các cuộc họp đang theo dõi
- Backlog: Đi kèm với các chế độ xem đa dạng để giúp bạn theo dõi các sản phẩm tồn đọng và lỗi
- Sprint: Cho phép bạn quản lý các chu kỳ sprint và các cuộc họp hàng ngày
- QA: Cung cấp tổng quan về các lần chạy thử nghiệm
Mẫu thư mục này có thể tùy chỉnh hoàn toàn — chèn chi tiết sprint của bạn, tạo Trường Tùy chỉnh cá nhân hóa và theo dõi toàn bộ chu kỳ để không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào! 💥
Bước 4: Tổ chức các cuộc họp hàng ngày
Quy trình làm việc Scrum thành công đòi hỏi mọi người phải đồng nhất trong khi chu kỳ sprint đang tiến độ. Điều này giúp ngăn ngừa lỗi và đảm bảo các thay đổi cần thiết sẽ được thực hiện ngay lập tức. Đó là lý do tại sao việc tổ chức các cuộc họp hàng ngày và cho phép mọi người chia sẻ tiến độ của họ là rất quan trọng.
Để cuộc họp của bạn ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin, chúng tôi đề xuất các phương pháp hay nhất sau đây:
- Tuân thủ khung thời gian: Không ai thích những cuộc họp dường như kéo dài mãi mãi. Để tránh điều này, hãy giữ cho cuộc họp ngắn gọn và súc tích — chỉ đề cập đến những cập nhật quan trọng nhất và dành thời gian cho công việc trong sprint. Tốt nhất, cuộc họp không nên dài hơn 10-15 phút
- Tổ chức các cuộc họp vào cùng một thời gian mỗi ngày: Phát triển thói quen giúp các công việc thường ngày trở nên bớt khó khăn hơn. Tổ chức các cuộc họp hàng ngày vào cùng một thời gian, dù là vào đầu hay cuối ngày, sẽ tạo ra thói quen giúp tăng năng suất và thúc đẩy trách nhiệm
- Giữ đúng tiến độ: Khi cuộc họp bắt đầu, hãy tuân thủ kế hoạch và không để cuộc thảo luận đi chệch hướng. Nếu có bất kỳ sự lạc đề nào xảy ra, hãy nhanh chóng chuyển chủ đề trở lại chủ đề ban đầu để bạn có thể kết thúc cuộc họp trong thời gian tối ưu mà không phải vội vàng bỏ qua những thông tin quan trọng
Cách tốt nhất để đảm bảo bạn sẽ bao quát tất cả các vấn đề trong các cuộc họp hàng ngày là ghi chú chúng vào Mẫu cuộc họp hàng ngày ClickUp tiện dụng! Bên cạnh tên và ảnh hồ sơ của mỗi thành viên trong nhóm, mẫu Bảng trắng này có các phần để cập nhật thời gian thực, lập kế hoạch, ghi chú và theo dõi tiến độ. Tuy nhiên, bạn có toàn quyền tùy chỉnh mẫu này để phù hợp với nhu cầu của chu kỳ sprint — thay đổi màu sắc, hình dạng và phông chữ, thêm hoặc xóa văn bản và các phần. 🎨
Sau khi sửa đổi mẫu cho phù hợp với tầm nhìn của bạn, hãy chia sẻ mẫu đó với các thành viên trong nhóm. Họ có thể sử dụng ghi chú dán để ghi lại những nội dung muốn thảo luận trong cuộc họp tiếp theo. Bằng cách đó, bạn sẽ có ý tưởng rõ ràng về nội dung cuộc họp, từ đó giảm thiểu khả năng lạc đề.
Bước 5: Tiến hành tổng kết Scrum
Vào cuối mỗi chu kỳ sprint, đã đến lúc nhìn lại quá trình đã qua. Trong giai đoạn này, bạn cần nhìn lại công việc của mình để xem những gì đã làm tốt, những gì cần cải thiện và những hành động bạn có thể thực hiện để thay đổi cần thiết trong tương lai.
Không cần phải bắt đầu quá trình này từ đầu vì Mẫu Brainstorm Sprint Retrospective của ClickUp bao gồm tất cả các phần chính bạn cần cho các cuộc thảo luận. Tất cả những gì bạn cần làm là tùy chỉnh chúng bằng cách thêm kết luận của riêng bạn và mã hóa màu cho từng phần theo ý thích.
Chia sẻ mẫu với nhóm của bạn và hướng dẫn họ xem lại ghi chú của mình để họ có thể sắp xếp ý tưởng và kết luận của mình trên Bảng trắng dựa trên các chủ đề chung. Chúng bao gồm:
- Điều gì đã diễn ra tốt: Đánh dấu tất cả các lĩnh vực thành công — thảo luận xem các nhóm có hợp tác hiệu quả hay không, đánh giá thành công của dự án về việc hoàn thành mục tiêu và đánh giá xem khách hàng có hài lòng với sản phẩm cuối cùng hay không
- Điều gì không diễn ra suôn sẻ: Xác định các lĩnh vực cần cải thiện bằng cách chỉ ra các điểm nghẽn, khó khăn trong thời gian giao hàng và các vấn đề với sản phẩm cuối cùng (nếu có). Điều này sẽ giúp bạn cải thiện công việc trong tương lai để không lặp lại những sai lầm tương tự
- Kế hoạch hành động: Xem xét cả thành công và thất bại và quyết định cách xử lý các dự án trong tương lai dựa trên đó. Tập trung vào những điều đã diễn ra tốt đẹp và cố gắng thực hiện chúng trong chu kỳ tiếp theo, nhưng cũng dành thời gian quý báu để cải thiện những điều có thể làm tốt hơn
- Mục tiêu hồi cứu: Tạo danh sách các mục tiêu bạn muốn đạt được trong chu kỳ sprint tiếp theo và cam kết thực hiện chúng. Bạn thậm chí có thể chỉ định các mục kế hoạch hành động cho các thành viên khác nhau trong nhóm để xác định trách nhiệm cho các công việc sau khi cuộc họp kết thúc
Giữ nhóm của bạn gần gũi và mẫu này còn gần gũi hơn nữa! Thỉnh thoảng xem lại mẫu này trong chu kỳ sprint tiếp theo để xem mọi thứ có diễn ra theo kế hoạch và nhóm có tuân thủ các mục tiêu và bài học đã đặt ra hay không. 👨🏫
Hợp lý hóa quy trình làm việc Scrum với ClickUp
Trước khi bắt đầu chu kỳ sprint tiếp theo, hãy sử dụng hướng dẫn từng bước về cách khởi chạy quy trình làm việc Scrum của chúng tôi làm danh sách kiểm tra để xem bạn đã bao gồm tất cả các quy trình chưa. Và hãy nhớ, đừng bỏ qua bất kỳ bước nào — mỗi bước đều quan trọng như nhau nếu bạn muốn công việc của mình diễn ra suôn sẻ.
Hợp lý hóa nỗ lực của bạn hơn nữa và đăng ký ClickUp miễn phí ngay bây giờ! Từ lập kế hoạch sprint và quản lý scrum đến các mẫu sản phẩm tồn đọng, bạn sẽ hoàn toàn thích sử dụng các tính năng thân thiện với người dùng trong mọi giai đoạn của quy trình làm việc Scrum. 💖